proceso de capacitacion definicion de documentos - Practico

SIIGO
Versión 5.1
VENDEDOR WINDOWS
PROCESO DE CAPACITACION
DEFINICION DE DOCUMENTOS Y
SALDOS INICIALES
3
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION................................................................................3
1. DEFINICION DE DOCUMENTOS ....................................................4
1.1. DOCUMENTOS ..................................................................................... 5
1.1.1 Factura De Venta ............................................................................ 7
1.1.2. Otros Datos De La Factura ..............................................................11
1.1.3 Registro De Compras ......................................................................14
1.1.4. Comprobante De Egreso.................................................................18
1.1.5 Recibo De Caja ..............................................................................21
1.1.6 Devolución De Factura ....................................................................24
2. GENERADOR DE DOCUMENTOS ..............Error! Bookmark not defined.
3. SALDOS INICIALES.....................................................................33
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
SALDOS INICIALES DE DISPONIBLE........................................................34
SALDOS INICIALES CARTERA.................................................................40
SALDOS INICIALES INVENTARIO ............................................................43
SALDOS INICIALES DE PROVEEDORES ....................................................45
OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA INCLUIR SALDOS INICIALES .48
4. FUNCIONALIDADES DE LA ENTRADA DE COMPROBANTES ..........49
4.1 CONSULTA DE COMPROBANTES .............................................................49
TALLER ...........................................................................................52
INTRODUCCION
El proceso de parametrización de los documentos es uno de los ejes centrales en la
implementación del programa SIIGO, ya que las definiciones hechas aquí afectaran
todos y cada uno de los procesos contables. Con las definiciones que se tengan para
el proceso de documentos se puede asegurar el éxito en el resultado final de la
implementación, así como la obtención de informes útiles y exactos.
Además en la cartilla que presentamos a continuación nos permitirá conocer como es
el proceso de definición de documentos preimpresos o tipografiados con el fin de
maximizar la utilización del mismo y poder imprimir sobre la papelería del propio
usuario.
Por ultimo trataremos el tema de los saldos iniciales en donde muchas empresas
tienen contabilidad y como arrancar con SIIGO para una optima información y
además oportuna.
1. DEFINICION DE DOCUMENTOS
Dentro de la definición de los documentos, en SIIGO se debe tener en cuenta:
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Tipos de documento
Numeración
Formas de impresión
Cruces de documentos
Documentos Contables y Extracontables
Clasificación tributaria
Tipo de documento: SIIGO cuenta con 13 tipos de documentos que tienen como
objetivo organizar la información de la empresa, utilizando formatos propios para
cada uno de ellos.
En este listado se encuentran los documentos principales que cualquier compañía
requiere para ingresar la información correspondiente a las transacciones
comerciales y contables. En Siigo, cada uno de ellos está identificado por una letra,
que indica el Tipo De Documento que se está trabajando.
La ruta para definir cada uno de estos documentos es:
Ruta Menu Tipo Explorador: Contabilidad – Definición de documentos –
Parámetros
Ruta Menu
Documentos
Nuevo:
Contabilidad
–
Parametros
–
Pareametros
F
de
1.1. DOCUMENTOS
A – Ajustes x Inf.: Documento que permite contabilizar los ajustes por inflación de
activos fijos o propiedad, planta y equipo, inventarios, diferidos y demás partidas
ajustables por inflación. Además este tipo de documento permite contabilizar los
ajustes por diferencia en cambio cuando tenemos manejo de moneda extranjera.
C – Nota Credito: Documento que permite tener control contable de las notas
credito bancarias o tener control de las devoluciones de factura cuando no son
dentro del mismo periodo contable con el fin de afectar los costos de forma manual.
D – Nota Debito: Documento que permite tener control contable de las notas debito
bancarias o tener control de las devoluciones de mercancias de la empresa hacia los
proveedores.
E – Nota de Entrada: Documento que permite hacer entrada de mercancía a las
bodegas cuando no ha llegado con su respectiva factura.
F – Factura de Venta: Documento contable que permite tener control de la
facturación hecha en un periodo determinado y de acuerdo a la autorización dada
por la DIAN.
G – Comprobante de Egreso: Documento que permite contabilizar los diferentes
pagos a proveedores, pagos por gastos generales y anticipos a proveedores.
H – Nota de Salida: Documento que permite dar salida al inventario cuando se
presente cualquier tipo de situación diferente a una venta. Ejemplo: Obsequios,
perdida de mercancía, etc.
J – Nota de devolución: Documento que permite tener control a las devoluciones
de mercancías o devolución de facturas.
L – Notas: Documento que permite tener control contable a los demás conceptos
que no aparecen en este listado. Ejemplo: Consignaciones, Nómina, Parafiscales,
Provisiones, Depreciaciones, Amortizaciones, Cierre de año, Saldos iniciales, etc.
N- Nota Interna: Documento que permite tener un consecutivo de las notas
internas de contabilidad.
O – Nota de producción: Documento que permite tener un control sobre la
transformación de materia prima a producto terminado.
P – Registro de compras: Documento que permite tener un control contable de las
compras de inventarios, compras de servicios y compras de activos fijos o propiedad,
planta y equipo.
R – Recibo de caja: Documento que permite contabilizar el ingreso de dinero por
cancelación de facturas, ingreso por otros conceptos y anticipos realizados por parte
de los clientes.
S – Remisión: Documento que permite dar salida al inventario y posteriormente va
a ser facturada.
T – Nota de Traslado: Documento que permite mover mercancía de una bodega a
otra.
V – Cotización: Documento extracontable que permite hacer la presentación de los
productos de la empresa
Z – Pedido: Documento extracontable que permite hacer ingreso de las solicitudes
de mercancías hechas por los clientes
U- Devolución de Compras: Documento que permite tener control a las
devoluciones de mercancías o devolución de las compras realizadas.
Para saber como se habilitan y parametrizan los documentos en SIIGO, se tomarán
los documentos principales y en cada uno de ellos se explicarán los diferentes
campos que los componen.
1.1.1 Factura De Venta
El documento Factura de Venta se utiliza para registrar contablemente tanto las
cantidades como los valores correspondientes al inventario vendido, afectando la
correspondiente carga tributaria.
Los campos que se deben diligenciar son:
¾
¾
¾
¾
Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999
diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas,
sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo, y tener
consecutivos independientes.
Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura de la
utilización que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el
momento de la captura, permite digitar hasta 12 caracteres.
Numeración Inicial. El número desde el cual quiere empezar a generar el
consecutivo de comprobantes.
Documento Inactivo: Se debe parametrizar dicha opción en el caso en el
que no se desee utilizar más el documento.
¾
Nro. Automática. Seleccione la casilla si desea que la numeración la genere
automáticamente
el
programa,
de
lo
contrario
deje
en
blanco.
¾
Número de Ítems. Digite el número máximo de ítems o filas que se
requieren capturar dentro de un comprobante; es posible definir máximo 300
ítems.
Pág.Comp./Minerva (S/N/M). Si la impresión generada es estándar de
acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccionar S si se requiere en
página completa tamaño carta; N si se desea en media página; ó M si se
desea en las formas Minerva de comercialización genérica.
Número de Copias. Número de copias que se desean en la impresión de un
documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que está
utilizando para este proceso.
Título. Título del comprobante que se está parametrizando. Este aparecerá
en el momento de la impresión estándar o impresión con el formato genérico
que presenta el Sistema.
¾
¾
¾
¾
Leyenda. Se marca la casilla si se requiere que en la impresión de un
documento estándar o con el prototipo que presenta por defecto el Sistema,
se impriman los datos, Nombre de la empresa, Nit, Código actividad
económica, régimen. Estos datos los imprime en el encabezado del
documento; en el caso de la factura de venta adicionalmente con esta opción,
se imprime a pie de página la leyenda de ley que indica “Esta factura se
asemeja…”
¾
¾
¾
¾
¾
Usa Generador. . Este campo se debe seleccionar si la impresión del
documento NO se realiza en el formato estándar, sino que la empresa ya
tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al
seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento.
Actualiza e Imprima. Al marcar la opción, se indica que una vez se termine
de digitar el documento sea guardado en el Sistema y luego realice el trabajo
de impresión.
Redondea cifras. Se marca la casilla si se requiere que los registros sean
aproximados al peso.
Actualiza el Inventario: Seleccionar la casilla si la factura de venta es el
único documento que se utiliza en el proceso de facturación (esto para que
una vez realice una factura se descargue el inventario).
Número de Vencimientos. Si su empresa genera facturación a plazos o
cuotas, se asigna el número de plazos o cuotas máximos que puede utilizar
en el proceso de facturación. Esta opción permite manejar hasta 999
vencimientos.
¾
Desc. en Producto. Seleccione la casilla si en el proceso de facturación genera
descuentos en los productos. Este descuento no es contabilizado, simplemente lo
toma como un menor valor del precio de venta.
¾
Cta.Retención Dscto 3 (S/N). Asigne (S) si desea hacer la contabilización
de la retención en la fuente que le sea practicada.
RECUERDE
La cuenta contable debe estar asignada en la tercera
casilla dentro de la columna de descuentos en la
definición de la Devolución de Ventas (J), para que no
disminuya la base para el cálculo del IVA Devuelto.
¾
Cruza Remis/Pedido/Cotiza/No cruza (R/P/C/N). Se digita la letra de
acuerdo al tipo de documento que es necesario hacer antes de la factura de
venta (Pedido – Cotización – Remisión). Este cruce permite traer la
información que se ha capturado en un documento anterior. Estos cruces
entre varios documentos pueden ser implementados según los procesos y
necesidades de cada compañía:
Pedido – Cotización – Remisión - Factura de Venta
¾
¾
¾
¾
¾
¾
La factura será cruzada por la Remisión: Al seleccionar esta opción se
podrán cruzar varias remisiones con una sola factura y viceversa.
Obliga Cruce. Seleccionar la casilla si quiere hacer obligatorio el cruce.
Ctas ICA: Anticipo. Se digita la cuenta contable en la cual se contabilizará la
retención de ICA que sea practicada. Para el PUC comercial, la cuenta es
1355180000.
Ctas ICA: Retenido. Se registra la cuenta contable en la cual se
contabilizará la retención de ICA que se practique; en la facturación no tiene
efecto. Para el PUC comercial, la cuenta es 2368050000.
Cta Retención IVA. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará la
retención de IVA que le practiquen. Para el PUC comercial, la cuenta es
1355170000.
Cargos y Descuentos. Dentro de la estructura de la factura se pueden
definir tres cargos y tres descuentos:
En la columna de Descuentos se pueden definir tres descuentos incluyendo el
anticipo de retención en la fuente, este descuento va necesariamente en la tercera
casilla de descuento.
En las líneas 1 y 2 correspondientes a Cargos se pueden definir como mayor valor
de la venta fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para
el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta relacionada,
de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe asignarse la
cuenta del IVA. A cada descuento y cargo se le debe asignar una cuenta en la cual
será contabilizado el valor correspondiente.
IMPORTANTE
Si se comercializan productos con IVA diferencial el
sistema toma la cuenta definida en la apertura de las líneas y
grupos de inventarios.
1.1.2. Otros Datos De La Factura
¾
¾
Imp.Stand/Dsc.x item/dsc.Unitario (S/D/U). Si la impresión es estándar
con el prototipo ya definido por el sistema se selecciona la forma como
muestra impreso los descuentos. Imp.Stand (Si se tiene definido descuento
en producto, en la impresión coloca el valor de neto únicamente), Dsc.x item
(En la impresión trae discriminado el valor del descuento y cargo por ítem de
la factura), dsc.Unitario (Genera impreso el valor del producto unitario antes
del descuento y el valor del descuento discriminado.
Numeración Autorizada DIAN. Se registra el número de autorización para
facturación de la DIAN, para que sea impreso en la factura de tipo estándar,
como requisito legal de la factura.
¾
Numeración Autorizada. Numeración autorizada así: en la primera casilla el
prefijo de la factura, en la segunda casilla la numeración desde y en la tercera
la numeración hasta.
¾
Fecha Autorización. Se registra la fecha en la cual fue autorizada la
facturación.
Recalcula IVA en el Total. Seleccione el campo si en el proceso de
facturación quiere asignar manualmente el valor del IVA.
Cambia nombre del Tercero. Seleccione la casilla, si en el momento de
facturar quiere modificar los datos del tercero (dirección – teléfonos).
No Solicita Confirmación de Impresora por Previos: Se debe marcar
esta opción siempre y cuando no se desee que al imprimir el documento por
la opción de previos solicite siempre la impresora.
¾
¾
¾
Posteriormente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el sistema:
¾
¾
Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta
opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales,
de lo contrario imprime cinco decimales.
Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el
sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo
contrario imprime cinco decimales.
Finalmente, es posible digitar un mensaje fijo para la factura, en el momento de la
impresión.
1.1.3 Registro De Compras
Dentro los documentos tipo P se pueden definir hasta 999 comprobantes diferentes,
que pueden ser utilizados para las diferentes compras de inventarios, compras de
activos fijos y demás causaciones que representen una deuda adquirida con un
tercero.
Los campos que se deben diligenciar son:
¾
Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999
diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas,
sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo, y tener
consecutivos independientes.
¾
Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura de la
utilización que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el
momento de la captura. Permite trabajar hasta 12 caracteres
Numeración Inicial. Número desde el cual se requiere empezar a generar el
consecutivo de comprobantes.
Nro. Automática. Seleccione la casilla si desea que la numeración la genere
automáticamente el programa, de lo contrario deje en blanco.
Documento Inactivo: Se debe parametrizar dicha opción en el caso en el
que no se desee utilizar más el documento.
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Número de Ítems. Número máximo de ítems o filas que es necesario
capturar dentro de un comprobante; se pueden definir máximo 300 ítems.
Pág.Comp./Minerva (S/N). Si la impresión generada es estándar de
acuerdo a los prototipos que trae el sistema por defecto, seleccione S si se
quiere en una página completa tamaño carta; N si se desea en media página.
Número de Copias. Número de copias que se desea generar en la impresión
de un documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel
que está utilizando para este proceso.
Título. Título del comprobante que está parametrizando. Este aparecerá en el
momento de la impresión estándar o del prototipo que presenta el Sistema
por defecto.
Leyenda. Se marca la casilla si se desea que en la impresión de un
documento estándar se impriman los datos de Nombre de la empresa Nit, en
el encabezado del documento.
¾ Usa Generador. Este campo se debe seleccionar si la impresión del
documento NO lo realiza estándar, sino que la empresa ya tiene unos
documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta
opción, se debe elaborar el diseño del documento.
¾ Actualiza e Imprima. Al seleccionar la casilla se indica que una vez se
termine de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresión.
¾ Redondea cifras. En caso de necesitar que los registros de un documento
sean aproximados al peso.
¾ Número de Vencimientos. Si se establece una política de pagos a cuotas o
plazos con el proveedor, es posible establecer el número máximo de los
mismos con esta opción. Esta opción permite manejar hasta 999
vencimientos.
¾ Cta. Retención Dscto 3 (S/N). Asigne (S) si desea hacer la contabilización
de la retención en la fuente al momento de grabar el registro de compra.
¾
RECUERDE
La cuenta contable de Retención el la Fuente debe estar
asignada en la tercera casilla dentro de la columna de
descuentos en la estructura del registro de compra.
¾
Imp. Certificado. Seleccione la casilla si quiere que una vez se realice una
contabilización genere el certificado de retención de ese documento.
¾
IVA a Rég. Simplif. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará el
IVA a régimen simplificado. Para el PUC comercial, la cuenta es 2408??0000.
ICA Retenido. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará la
retención de ICA que practique. Para el PUC comercial, la cuenta es
2368??0000.
Cta. Retención IVA. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará la
retención de IVA que practique. Para el PUC comercial, la cuenta es
2367??0000.
Cuenta Reteiva Beneficio DIAN: Se digita la cuenta a la cual se llevará el
registro de Retención del Impuesto a las Ventas con Beneficio DIAN del 50%.
Cargos y Descuentos. Dentro de la estructura de la compra se pueden
definir tres cargos y tres descuentos, los cuales hacen referencia a valores
que pueden en algunas ocasiones aumentar o disminuir el valor a pagar en la
compra.
¾
¾
¾
¾
En la columna de descuentos se pueden definir tres descuentos incluyendo la
retención en la fuente que se practique (que obligatoriamente va en la tercera
casilla).
En las líneas 1 y 2 correspondientes a cargos se pueden definir como mayor valor de
la compra fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para el
IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta relacionada, de
lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe asignarse la cuenta
del IVA Descontable. A cada descuento y cargo se le debe asignar una cuenta en la
cual será contabilizado el valor correspondiente.
¾
No Solicita Confirmación de Impresora por Previos: Se debe marcar
esta opción siempre y cuando no se desee que al imprimir el documento por
la opción de previos solicite siempre la impresora.
Finalmente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el sistema:
¾
¾
Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta
opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales,
de lo contrario imprime cinco decimales.
Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el
sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo
contrario imprime cinco decimales.
1.1.4. Comprobante De Egreso
El comprobante de egreso se utiliza para registrar contablemente todas las salidas de
dinero de la empresa, especialmente por motivo de pago a proveedores.
Si para cada banco se tiene un consecutivo de egreso diferente o se tienen formas
continuas generadas por el mismo Banco, en Siigo se pueden definir un documento
tipo G por cada Banco.
Si se utiliza un solo consecutivo o si ya se tiene establecido un formato preimpreso,
solo de definirá un tipo.
Los campos que se deben diligenciar son:
¾
¾
¾
¾
¾
Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999
diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas,
sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo.
Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura
referente al uso que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el
momento de la captura. Máximo de 12 caracteres.
Numeración Inicial. Número desde el cual se quiere empezar a generar el
consecutivo de comprobantes.
Nro. Automática. Seleccione la casilla si se desea que la numeración sea
generada y sea controlada automáticamente por el programa, de lo contrario
se deja en blanco.
Documento Inactivo: Se debe parametrizar dicha opción en el caso en el
que no se desee utilizar más el documento.
¾
Número de Ítems. Número máximo de ítems o filas que se requiere
capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 990 ítems.
Pág. Comp./Minerva (S/N/M). Si la impresión generada es estándar de
acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccione S si se quiere en una
página completa tamaño carta; N si se desea en media página ó M si se
desea en las formas Minerva de comercialización genérica.
¾ Número de Copias. Número de copias que se desea en la impresión de un
documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que se
está utilizando para este proceso.
¾ Título. Título del comprobante que se está parametrizando. Este aparecerá
en el momento de la impresión estándar o del prototipo que presenta por
defecto el sistema.
¾ Leyenda. Al seleccionar esta opción el sistema imprime el nit de la compañía
en el caso de otros documentos traerá otras datos básicos de cada uno.
¾ Usa Generador. Este campo se debe seleccionar si la impresión del
documento NO lo realiza estándar, sino que la empresa ya tiene unos
documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta
opción, se debe elaborar el diseño del documento.
¾ Actualiza e Imprima. Se selecciona la casilla si se desea que una vez se
termine de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresión.
¾ Redondea cifras. Al seleccionar la casilla, el sistema aproxima al peso los
registros del documento.
¾ Cuenta Banco. El código de la cuenta del Banco que más utilice para girar,
este código se puede modificar en la elaboración del comprobante de egreso.
¾ No Solicita Confirmación de Impresora por Previos: Se debe marcar
esta opción siempre y cuando no se desee que al imprimir el documento por
la opción de previos solicite siempre la impresora.
¾
¾
Finalmente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el
sistema:
¾
Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta
opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales,
de lo contrario imprime cinco decimales.
Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el
sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo
contrario imprime cinco decimales.
¾
1.1.5 Recibo De Caja
El recibo de caja se utiliza para registrar contablemente todas las entradas de dinero
a la empresa, especialmente por motivo de cancelación de facturas de clientes.
Dentro los documentos tipo R se pueden definir hasta 999 diferentes, uno por cada
caja, siempre que se lleven consecutivos diferentes.
Si se utiliza un solo consecutivo o si ya se tiene establecido un formato preimpreso
solo se definirá un tipo de recibo.
Los campos que se deben diligenciar son:
¾
¾
¾
¾
¾
Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999
diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas,
sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo.
Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura de la
utilización que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el
momento de la captura. Máximo 12 caracteres.
Numeración Inicial. Número desde el cual se requiere empezar a generar el
consecutivo de comprobantes.
Nro. Automática. Se selecciona la casilla si se desea que la numeración sea
generada automáticamente por el programa, de lo contrario se deja en
blanco.
Documento Inactivo: Se debe parametrizar dicha opción en el caso en el
que no se desee utilizar más el documento.
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Número de Ítems. Número máximo de ítems o filas que se requiere
capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 990 ítems.
Pág.Comp./Minerva (S/N/M). Pág. Si la impresión generada es estándar
de acuerdo a los prototipos que presenta el sistema por defecto, se selecciona
S si se requiere en una página completa tamaño carta; N si se desea en
media página ó M si se desea en las formas Minerva de comercialización
genérica.
Número de Copias. Número de copias que desea en la impresión de un
documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que se
está utilizando para este proceso.
Título. Título del comprobante que está parametrizando. Este aparecerá en el
momento de la impresión estándar.
Leyenda. Asignar la casilla si se desea que en la impresión de un documento
estándar se impriman los datos, nombre de la empresa, Nit.
Usa Generador. Este campo se debe seleccionar si la impresión del
documento NO es realizada a nivel estándar, sino que la empresa ya tiene
unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar
esta opción, se debe elaborar el diseño del documento.
Actualiza e Imprima. Al seleccionar la casilla, se indica si se desea que una
vez se termine de digitar el documento sea salvado y luego genere la
impresión.
Redondea cifras. Seleccione la casilla si quiere que en los registros se
aproxime al peso
Cuenta Caja. Código contable de la caja en la cual se requiere dejar
registrado el ingreso. Este código se puede modificar en la elaboración del
recibo de caja.
Cuenta Interés Mora. Código contable de la cuenta donde se grabarán los
valores por concepto de interés por mora.
No Solicita Confirmación de Impresora por Previos: Se debe marcar
esta opción siempre y cuando no se desee que al imprimir el documento por
la opción de previos solicite siempre la impresora.
Finalmente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el sistema:
¾
¾
Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta
opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales,
de lo contrario imprime cinco decimales.
Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el
sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo
contrario imprime cinco decimales.
1.1.6 Devolución De Factura
Las Notas de Devolución se utilizan con el fin de reversar la contabilización y la salida
de cantidades de inventario, en el caso que un cliente haga una devolución de
mercancía comprada. Sólo se utiliza en el caso de devolución en ventas, NO en
compras.
Para definir este tipo de documento, se deben tener en cuenta los mismos
parámetros de la Factura de venta.
Los campos que se deben diligenciar son:
¾
¾
¾
¾
Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999
diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas,
sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo.
Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura de la
utilización que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el
momento de la captura. Máximo 12 caracteres.
Numeración Inicial. Número desde el cual se requiere iniciar el consecutivo
de comprobantes.
Documento Inactivo: Se debe parametrizar dicha opción en el caso en el
que no se desee utilizar más el documento.
¾
Nro. Automática. Se selecciona la casilla si se desea que la numeración la
genere automáticamente el programa, de lo contrario deja en blanco.
¾
Número de Ítems. Número máximo de ítems o filas que quiere capturar
dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 300 ítems.
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Pág.Comp. (S/N). Si la impresión generada es estándar de acuerdo a los
prototipos que trae el sistema, seleccione S si se quiere en una página
completa tamaño carta, N si se desea en media página.
Número de Copias. Número de copias que se desea en la impresión de un
documento. Debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que esta
utilizando para este proceso.
Título. Título del comprobante que está parametrizando. Este aparecerá en el
momento de la impresión estándar.
Leyenda. Si desea que en la impresión de un documento estándar se
impriman los datos, Nombre de la empresa, dirección, Nit, Código Actividad
económica, tipo de contribuyente. Lo imprime
en el encabezado del
documento.
Usa Generador. Este campo se debe seleccionar si la impresión del
documento NO lo realiza estándar, sino que la empresa ya tiene unos
documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta
opción, se debe elaborar el diseño del documento.
Actualiza e Imprima. Si se requiere que una vez se termine de digitar el
documento sea salvado y luego genere la impresión.
Redondea cifras. Se selecciona la casilla si se requiere que los registros de
un documento sean aproximados al peso.
Cta.Retención Dscto 3 (S/N). Asigne (S) si desea hacer la contabilización
de la retención en la fuente que le practiquen.
RECUERDE
La cuenta contable de la Retención en la Fuente debe
estar asignada en la tercera casilla dentro de la
columna de descuentos en la definición de la Devolución
de Ventas (J), para que no disminuya la base para el
cálculo del IVA Devuelto.
¾
Ctas. ICA: Anticipo. Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención
de ICA que se afecta con la devolución. Para el PUC comercial, la cuenta es
1355180000.
¾
Ctas. ICA: Retenido. Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención
de ICA que se afecta, para el caso de la devolución en ventas no tiene efecto.
Para el PUC comercial, la cuenta es 2368050000.
Cta. Retención IVA. Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención
de IVA que se afecta en la devolución. Para el PUC comercial, la cuenta es
1355170000.
Cargos y Descuentos. Dentro de la estructura de la devolución se pueden
definir tres cargos y tres descuentos, los cuales deben ser los mismos que
maneja en la Factura de Venta.
¾
¾
En la columna de descuentos se pueden definir tres, incluyendo la retención en la
fuente (que obligatoriamente va en la tercera casilla).
En las líneas 1 y 2 correspondientes a cargos se pueden definir como mayor valor de
la devolución fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base
para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta
relacionada, de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe
asignarse la cuenta del IVA Descontable por devoluciones. A cada descuento y
cargo se le debe asignar una cuenta en la cual será contabilizado el valor
correspondiente.
Si se comercializan productos con IVA diferencial el sistema toma la cuenta
definida en la apertura de las Líneas y Grupos de Inventarios.
¾
No Solicita Confirmación de Impresora por Previos: Se debe marcar
esta opción siempre y cuando no se desee que al imprimir el documento por
la opción de previos solicite siempre la impresora.
Finalmente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el sistema:
¾
¾
Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta
opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales,
de lo contrario imprime cinco decimales.
Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el
sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo
contrario imprime cinco decimales.
1.1.7 Devolución De Compras
Las Notas de Devolución se utilizan con el fin de reversar la contabilización y la salida
de cantidades de inventario, en el caso que un cliente haga una devolución de
mercancía comprada. Sólo se utiliza en el caso de devolución en ventas, NO en
compras.
Para definir este tipo de documento, se deben tener en cuenta los mismos
parámetros de la Factura de venta.
Los campos que se deben diligenciar son:
¾
¾
¾
¾
Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999
diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas,
sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo.
Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura de la
utilización que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el
momento de la captura. Máximo 12 caracteres.
Numeración Inicial. Número desde el cual se requiere iniciar el consecutivo
de comprobantes.
Documento Inactivo: Se debe parametrizar dicha opción en el caso en el
que no se desee utilizar más el documento.
¾
Nro. Automática. Se selecciona la casilla si se desea que la numeración la
genere automáticamente el programa, de lo contrario deja en blanco.
¾
Número de Ítems. Número máximo de ítems o filas que quiere capturar
dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 300 ítems.
¾
Pág.Comp. (S/N). Si la impresión generada es estándar de acuerdo a los
prototipos que trae el sistema, seleccione S si se quiere en una página
completa tamaño carta, N si se desea en media página.
Número de Copias. Número de copias que se desea en la impresión de un
documento. Debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que esta
utilizando para este proceso.
Título. Título del comprobante que está parametrizando. Este aparecerá en el
momento de la impresión estándar.
¾
¾
¾
Leyenda. Si desea que en la impresión de un documento estándar se
impriman los datos, Nombre de la empresa, dirección, Nit, Código Actividad
¾
¾
¾
¾
económica, tipo de contribuyente. Lo imprime
en el encabezado del
documento.
Usa Generador. Este campo se debe seleccionar si la impresión del
documento NO lo realiza estándar, sino que la empresa ya tiene unos
documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta
opción, se debe elaborar el diseño del documento.
Actualiza e Imprima. Si se requiere que una vez se termine de digitar el
documento sea salvado y luego genere la impresión.
Redondea cifras. Se selecciona la casilla si se requiere que los registros de
un documento sean aproximados al peso.
Cta.Retención Dscto 3 (S/N). Asigne (S) si desea hacer la contabilización
de la retención en la fuente que le practiquen.
RECUERDE
La cuenta contable de la Retención en la Fuente debe
estar asignada en la tercera casilla dentro de la
columna de descuentos en la definición de la Devolución
de Ventas (J), para que no disminuya la base para el
cálculo del IVA Devuelto.
¾
Ctas. ICA: Anticipo. Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención
de ICA que se afecta con la devolución. Para el PUC comercial, la cuenta es
1355180000.
¾
Ctas. ICA: Retenido. Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención
de ICA que se afecta, para el caso de la devolución en ventas no tiene efecto.
Para el PUC comercial, la cuenta es 2368050000.
Cta. Retención IVA. Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención
de IVA que se afecta en la devolución. Para el PUC comercial, la cuenta es
2367050000.
Cargos y Descuentos. Dentro de la estructura de la devolución se pueden
definir tres cargos y tres descuentos, los cuales deben ser los mismos que
maneja en la Factura de Venta.
¾
¾
En la columna de descuentos se pueden definir tres, incluyendo la retención en la
fuente (que obligatoriamente va en la tercera casilla).
En las líneas 1 y 2 correspondientes a cargos se pueden definir como mayor valor de
la devolución fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base
para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta
relacionada, de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe
asignarse la cuenta del IVA Descontable por devoluciones. A cada descuento y
cargo se le debe asignar una cuenta en la cual será contabilizado el valor
correspondiente.
Si se comercializan productos con IVA diferencial el sistema toma la cuenta
definida en la apertura de las Líneas y Grupos de Inventarios.
¾
No Solicita Confirmación de Impresora por Previos: Se debe marcar
esta opción siempre y cuando no se desee que al imprimir el documento por
la opción de previos solicite siempre la impresora.
Finalmente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el sistema:
¾
¾
Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta
opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales,
de lo contrario imprime cinco decimales.
Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el
sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo
contrario imprime cinco decimales.
3. SALDOS INICIALES
Los saldos iniciales corresponden a la información del Balance General con el que
arranca la compañía, a partir de la cual, se incluye el movimiento diario de la misma.
Para la inclusión de saldos iniciales se requieren los siguientes requisitos:
¾
¾
¾
FECHA: Corresponde a la fecha de corte a la cual se va a ingresar el saldo
inicial. Esta fecha fue incluida en el momento de la instalación de la
respectiva empresa.
INFORMACION DISCRIMINADA: Se debe tener la información discriminada
por medio de un Balance General, al corte de fecha al cual se ingresan los
saldos iniciales.
DOCUMENTO: Se debe definir un documento tipo L, el cual se codifica con el
número 999 y se denomina SALDOS INICIALES.
RECUERDE:
La ruta para definir los documentos es:
Ruta Menu Tipo Explorador: Contabilidad – Definición de
documentos.
Ruta Menu Nuevo: Contabilidad – parámetros –
Parametros de Documentos
¾
CUENTA PUENTE: Para la contabilización de los saldos iniciales se creará una
cuenta que se utilizará temporalmente, mientras se ingresa la información de
los saldos iniciales. Esta cuenta se codifica con el código 999999 y se
denomina cuenta puente.
RECUERDE:
La ruta para crear una cuenta contable es:
Ruta
Menu
Tipo
Explorador:
Contabilidad
Administración de cuentas contables – Apertura.
–
Ruta Menu Nuevo: Contabilidad – Parametros – Apertura
de Cuentas
IMPORTANTE:
Para la inclusión de los saldos iniciales se tomarán como
ejemplo:
Disponible,
Cartera,
Inventarios
y
Proveedores.
3.1 SALDOS INICIALES DE DISPONIBLE
Corresponde a los saldos iniciales de disponible todas las cuentas que registran los
recursos de liquidez inmediata total o parcial con que cuenta el ente económico y
puede utilizar para fines generales o específicos; dentro de los cuales podemos
mencionar la Caja, los Depósitos en Bancos y otras entidades financieras.
Para incluir los saldos iniciales se debe ingresar por:
Ruta Menu Tipo Explorador: Contabilidad – Generación de comprobantes Entrada de Comprobantes.
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos – Generación de Comprobantes –
Entrada de Comprobantes.
El sistema presenta tres opciones: Procesados – Resumido – Entrada. Los dos
primeros son informes auxiliares de los documentos elaborados; la opción Entrada
permite digitar, verificar, modificar y/o borrar cada uno de los documentos.
Inmediatamente el sistema solicitará algunos datos de carácter general que es
necesario incluirlos, los cuales son:
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
TIPO DE DOCUMENTO: Se debe seleccionar el tipo de documento que se va
a utilizar para contabilizar los saldos iniciales (Documento tipo L).
NUMERO DE TIPO DE DOCUMENTO: En esta opción se escogerá el 999.
NUMERO DE COMPROBANTE: Para llevar el consecutivo del documento
automáticamente, se debe digitar enter.
FECHA: Es la fecha de inclusión de los saldos iniciales.
SECUENCIA: Será la secuencia con la cual se llevarán los comprobantes de
saldos iniciales.
CUENTA: Se debe digitar la cuenta a utilizar para incluir el saldo inicial.
CENTRO DE COSTO: Se incluirá el código del centro de costo en donde se
afectará el movimiento contable, siempre y cuando la cuenta tenga la
marcación de centro de costo.
NIT: Se digitará el número de Nit al cual se le cargará el saldo de esta
cuenta.
RECUERDE:
El sistema solicitará centro de costo y Nit siempre y
cuando la cuenta contable utilizada esté marcada como si
centro de costo y si terceros.
¾
¾
¾
DEBITO O CREDITO: Se debe digitar la naturaleza de acuerdo a la cuenta
contable y a su saldo en el momento del ingreso del saldo inicial.
DESCRIPCION: Se debe digitar la descripción del comprobante que se esta
incluyendo.
VALOR: Se digitará el saldo de la cuenta contable que se encuentra del
Balance Inicial.
El cursor se ubica inmediatamente en la segunda secuencia para seguir
incluyendo los saldos iniciales, cuenta por cuenta.
RECUERDE:
Se debe incluir el saldo inicial de cada una de las cuentas
que hacen parte del Balance General.
IMPORTANTE:
El sistema permite, en la opción de descripción, digitar
la tecla F2 con el fin de repetir la descripción
inmediatamente anterior.
¾
CUENTA PUENTE: SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados, lo
que quiere decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los
créditos. Para cuadrar el comprobante se utiliza la cuenta puente.
RECUERDE:
La cuenta puente solamente se utilizará para el ingreso
de saldos iniciales, ya que esta cuenta no existe
contablemente. Esta cuenta debe quedar con saldo cero
(0) una vez se ingrese completamente el Balance Inicial.
Para grabar o contabilizar el comprobante se debe dar clic en la tecla
3.2 SALDOS INICIALES CARTERA
Ruta Menu Tipo Explorador: Contabilidad – Generación de comprobantes Entrada de Comprobantes.
Ruta Menu Nuevo: Contabilidad – Procesos – Generacion de Comprobantes –
Entrada de Comprobantes.
Para incluir los saldos iniciales de cartera se debe tener discriminada una a una las
facturas de cada uno de los clientes con sus respectivas fechas de vencimiento y el
valor de cada uno de sus respectivos vencimientos. Estas facturas deben ser tanto
las que estén vencidas como las que estén por vencer.
RECUERDE:
Para incluir los saldos iniciales de cartera seguiremos por la
misma ruta que trabajamos los saldos iniciales de Disponible:
Ruta Menu Tipo Explorador: Contabilidad – Generación de
comprobantes - Entrada de Comprobantes.
Ruta Menu Nuevo: Contabilidad – Procesos – Generacion
de Comprobantes – Entrada de Comprobantes.
Para el ingreso de saldos iniciales de cartera, se debe utilizar un documento tipo L –
Otros, y con el código 999 que se manejo en la inclusión del disponible, al cual se le
debe diligenciar el encabezado con el número de tipo de documento, el número de
comprobante, fecha, cuenta contable, centro de costo y Nit.
Una vez se empieza a digitar la información de cartera, el sistema trae un cuadro
adicional donde solicita los datos de la factura del cliente (Tipo de documento,
número de comprobante, número de la factura, número de vencimiento y fecha de
dicho vencimiento)
TIPO DE
DOCUMENTO
NUMERO DE
TIPO DE
DOCUMENTO
NUMERO DE
FACTURA O
DOCUMENTO
NUMERO DE
VENCIMIENTO
Este cuadro de datos generales se activará siempre y cuando la cuenta este
detallada como por cobrar.
Finalmente y
descuadrados,
créditos, para
utilizar Cuenta
teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes
es decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los
realizar el balance de los comprobantes de saldos iniciales se debe
Puente con el código 999999.
Para el ingreso de saldos iniciales de cartera se debe hacer que en cada secuencia se
discrimine, cliente por cliente, factura por factura y vencimiento por vencimiento.
Para grabar los comprobantes utilizamos la tecla
3.3 SALDOS INICIALES INVENTARIO
Ruta Menu Tipo Explorador: Contabilidad – Generación de comprobantes Entrada de Comprobantes.
Ruta Menu Nuevo: Contabilidad – Procesos – Generacion de Comprobantes –
Entrada de Comprobantes.
Para incluir los saldos de inventario es necesario tener discriminados los productos
con su respectivo nombre, código o referencia, las cantidades por cada una de las
bodegas que se manejen, el costo unitario y la valorización por cada producto.
Una vez se tiene toda esta información, se debe ingresar a la opción de Entrada de
Comprobantes:
Para el ingreso de saldos iniciales de inventarios, se debe utilizar un documento tipo
L - Otros, al cual se le debe diligenciar el encabezado con el número de tipo de
documento, el número de comprobante, fecha, cuenta contable, centro de costo y
Nit.
Una vez se empieza a digitar la información de inventarios, el sistema trae un cuadro
adicional donde solicita los datos del producto a incluir, la bodega que se afectara y
la cantidad que se ingresará. Los datos correspondientes al Costo Unitario y al
Saldo Bodega, los trae de acuerdo al movimiento del mismo.
Este cuadro se activará siempre y cuando se tenga el módulo de Inventarios
instalado y el código contable en su creación esté amarrado a una tabla de
inventarios o a la apertura de líneas y grupos.
Finalmente y teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes
descuadrados, es decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los
créditos, para realizar el balance de los comprobantes de saldos iniciales se debe
utilizar Cuenta Puente con el código 999999.
Para el ingreso de saldos iniciales de inventarios se debe discriminar por cada
secuencia: producto, cantidad por cada una de las bodegas y valor total de las
cantidades.
RECUERDE:
Para grabar los comprobantes utilizamos la tecla
y
para buscar en cualquier opción utilizaremos la tecla
,
(búsqueda alfabética),
(búsqueda numérica).
3.4 SALDOS INICIALES DE PROVEEDORES
Ruta Menu Tipo Explorador: Contabilidad – Generación de comprobantes Entrada de Comprobantes.
Ruta Menu Nuevo: Contabilidad – Procesos – Generacion de Comprobantes –
Entrada de Comprobantes.
Para incluir los saldos iniciales de proveedores se debe tener discriminada una a una
las facturas de cada uno de los proveedores con sus respectivas fechas de
vencimiento y el valor de cada uno de sus respectivos vencimientos. Estas facturas
deben ser tanto las que estén vencidas como las que estén por vencer.
Para el ingreso de saldos iniciales de cartera, se debe utilizar un documento tipo L –
Otros, y con el codigo 999 que se manejo en la inclusión del disponible, al cual se le
debe diligenciar el encabezado con el número de tipo de documento, el número de
comprobante, fecha, cuenta contable, centro de costo y Nit.
Una vez se empieza a digitar la información de proveedores, el sistema trae un
cuadro adicional donde solicita los datos de la factura del cliente (Tipo de
documento, número de comprobante, número de la factura, número de vencimiento
y fecha de dicho vencimiento)
TIPO DE
DOCUMENTO
NUMERO DE
TIPO DE
DOCUMENTO
NUMERO DE
FACTURA O
DOCUMENTO
NUMERO DE
VENCIMIENTO
Este cuadro de datos generales se activará siempre y cuando la cuenta este
detallada como por pagar.
Finalmente y teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes
descuadrados, es decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los
créditos, para realizar el balance de los comprobantes de saldos iniciales se debe
utilizar Cuenta Puente con el código 999999.
Para el ingreso de saldos iniciales de proveedores se debe hacer que en cada
secuencia se discrimine, cliente por cliente, factura por factura y vencimiento por
vencimiento.
Para grabar los comprobantes utilizamos la tecla
3.5 OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA INCLUIR SALDOS
INICIALES
Para facilitar una verificación posterior es recomendable organizar la información en
la digitación de los saldos, por tal motivo se sugiere clasificarlos de la siguiente
manera:
¾
Comprobante del disponible
¾
Comprobantes de deudores
¾
Comprobantes de obligaciones
Financieras
¾
Comprobantes de Cuentas por
Pagar
¾
¾
Comprobantes de Inventarios
Comprobante de Propiedad
Planta y Equipo
Comprobante de impuestos por
pagar
Comprobante de Cuentas de
Patrimonio
Comprobante de Ajustes por
inflación
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Caja
Bancos
Corporaciones
Clientes
Prestamos a Empleados
Anticipos a Proveedores
Retención en la Fuente
Pagares
Carta de Crédito
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Proveedores
Cuentas por pagar
Anticipo de Clientes
Saldos por Bodega
Valor Histórico Activos
Valor de la Depreciación
Retefuente
Impuesto a las ventas
Capital Social
Utilidad del ejercicio
Activo no monetarios
Pasivo no monetarios
Patrimonio
Cuentas de resultado
Se podrán incluir en forma opcional los valores de las cuentas de resultado, con el fin
de tener en cuenta los valores a nivel de ingresos, gastos y costos.
¾
Comprobante de Cuentas de Ingresos
¾
Comprobante de Cuentas de Egresos
Se debe tener en cuenta que la fecha con que se va a ingresar la información de
saldos iniciales, corresponde a la de instalación de la Empresa. Ej.: Si la Empresa se
instaló en diciembre 31 de 2006 los saldos iniciales se deben incluir en esta misma
fecha, ya que el movimiento se inicia en enero 1 de 2007
4. FUNCIONALIDADES DE LA ENTRADA DE COMPROBANTES
La entrada de comprobantes permite al usuario, ingresar a consultar, anular o
modificar comprobantes y a optimizar tiempo en su elaboración.
En esta opción es utilizada para realizar el registro de las transacciones contables
cuando no se tiene el módulo de Elaboración de Documentos
4.1 CONSULTA DE COMPROBANTES
Para consultar la contabilización de un comprobante, basta con ingresar al módulo
de:
Ruta Menu Tipo Explorador: Contabilidad – Generación de comprobantes Entrada de Comprobantes.
Ruta Menu Nuevo: Contabilidad – Procesos – Generacion de Comprobantes –
Entrada de Comprobantes.
Y llamar el tipo de comprobante a consultar.
En la parte inferior aparecerán tres opciones, las cuales son ANULA, BORRA O
IGNORA.
¾
¾
¾
IGNORA: Esta opción es utilizada cuando se quiere consultar un
comprobante sin realizar ninguna modificación en el.
ANULA: Esta opción se usa para anular documentos que no van a ser
utilizados posteriormente.
BORRA: Esta opción se utiliza para modificar o corregir comprobantes ya sea
en su valor, producto, etc. o simplemente para reversar un documento que
será utilizado posteriormente.
RECUERDE:
Si se quiere modificar un documento sin perder lo digitado,
al borrar el comprobante se deberá llamar inmediatamente
sin salir de la Entrada de comprobantes, ya que al hacerlo,
el comprobante quedará borrado.
Al llamar de nuevo el comprobante, aparecen en la pantalla las siguientes opciones:
¾
¾
REGISTRO A REGISTRO: Permite repasar el comprobante desde el primer
hasta el último ítem.
UNO EN ESPECIAL: Esta opción es utilizada cuando se conoce el ítem del
comprobante que se va a modificar, evitando así repasar todo el
comprobante.
Si modifica un valor en la partida débito, debe modificar la partida crédito, ya que
SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados.
\
TALLER
DEFINICION DE DOCUMENTOS Y
SALDOS INICIALES
SIIGO VENDEDOR
WINDOWS
3
5. PORTAL DE CLIENTES
Acceso a Actualizaciones
Ubíquese en el escritorio del equipo y de clic al icono
www.siigo.com, y allí ingrese por el portal de clientes
para acceso a la página
Digite su usuario y clave de acuerdo a la que le fue asignada por el Asesor en la
Sesion 2, teniendo en cuenta que User Name corresponde a su serial y Password a
su clave.
Una vez allí, a modo de prueba ingrese por la opción de Actualizaciones, escoja
leea las instrucciones que aparecen a continuacion y paso
seguido genere dicha actualizacion cualquier inquietud consulte al Asesor de
Servicios.
Actualización Parcial
1. Por favor verifique la versión que aparece en la parte superior derecha, ya que de
esta depende la que le entrega el sistema: Desea saber que versión le entregará el
sistema?
Nota: Si por algún motivo la versión no corresponde ingrese a 51 - Solicitud de
Servicios Via Web y reporte la novedad.
2. Revisada la versión de click en el botón Iniciar.
3. Al ingresar aparece la versión en la cual se encuentra y sobre la cual el sistema le
entregara los archivos correspondientes.
Indique los archivos y de qué módulo, basta con digitar el nombre del archivo mas
no necesariamente la extensión, ya que el sistema busca todos los archivos que
inicien con el nombre indicado.
Ejm. Archivos de Cartera Z301. El sistema busca todos los archivos que inician por
Z301* de acuerdo con la versión.
4. Luego de indicar los archivos de clic en el botón Continuar y el sistema inicia la
búsqueda de los archivos indicados.
5. Después de terminado el proceso el sistema muestra como resultado los link de
los archivos solicitados más los archivos de personalización. Para el ejemplo
aparecen los archivos Z300* solicitados mas todos los archivos de personalización.
Acceso a Preguntas Frecuentes
Ingrese por la opción de Preguntas Frecuentes / FAQ.
Una vez allí, Ingrese por la opción de búsqueda por modulo, ubique el modulo
CONTABILIDAD categoría PARAMETROS y busque los siguientes instructivos, léalos y
relaciónelos con la información expuesta en la Teoría de esta Sesión.
1. Cómo se define la factura de venta?
2. Cómo se define el Recibo de Caja?
Por ultimo, Ingrese por la opción de búsqueda por tema, ubique los siguientes
instructivos, léalos y relaciónelos con la información expuesta en la Teoría de esta
Sesión.
1. Cómo se realiza la formulación del presupuesto contable?
2. Cómo se realiza la formulación del presupuesto de
Inventarios?
3. Qué se debe tener en cuenta para el ingreso de los saldos
iniciales?
5.1.1 DEFINICION DE DOCUMENTOS
Ruta Menu Tipo Explorador: Contabilidad – Definición de documentos –
Parámetros
Ruta Menu
Documentos
Nuevo:
Contabilidad
Tipo
Comprobante
Descripción
Numeración Inicial
Numeración Automática
Numero de Ítem
Pagina Completa
Numero de Copias
Titulo
Leyenda
Usa Generador
Actualiza e Imprime
Redondea Cifras
Numero de Vencimientos
Régimen Común
Cuenta de Retención Dto. 3
Cuentas de ICA: Anticipo 135518
–
Parametros
–
Pareametros
F
Factura de Venta
001
Factura de Venta
1
Seleccione el campo
64
Seleccione el campo
1
Factura de Venta
Seleccione el campo
No seleccione el campo
Seleccione el campo
Seleccione el campo
006
47859
Seleccione el campo
Retenido 236805 Cta.Rte.IVA
135517
de
Descuentos
Descuento 417510
000000
Retención
135515
Fletes
IVA
Datos Complementarios
Impuesto Estándar Dto. x ítem
Numero de Autorización de la DIAN
Numeración Autorizada
Fecha de Autorización
Recalcula el IVA en el Total
Cargos
423580
000000
240805
S
145787
00001
88000
2006/10/30
No seleccione el campo
Utiliza cantidades de Productos
con 2 decimales
No seleccione el campo
Utiliza Precio Unitario Con 2 Decimales
Mensaje Fijo para la factura
Seleccione el campo
Gracias por su compra
_________________________________
Tipo
Comprobante
Descripción
Numeración Inicial
Numeración Automática
Numero de Ítem
Pagina Completa
Numero de Copias
Titulo
Leyenda
Usa Generador
Actualiza e Imprime
Redondea Cifras
Numero de Vencimientos
Cuenta de Retención Dto. 3
Imp. Cetif.
IVA a reg.simplif.
Cuentas de ICA Retenido
Cta.Retencion.IVA
P
Registro de compras
001
COMPRAS INV.
00001
Seleccione el campo
64
Digite S
1
COMPROBANTE DE COMPRA DE INV.
Seleccione el campo
No seleccione el campo
Seleccione el campo
Seleccione el campo
006
Seleccione el campo
No seleccione el campo
240830
236805
236705
Descuentos
000000
000000
Retención
236540
Cargos
000000
000000
IVA 16%
240810
Utiliza cantidades de Productos
con 2 decimales
No seleccione el campo
Utiliza Precio Unitario Con 2 Decimales
Seleccione el campo
Tipo
Comprobante
Descripción
Numeración Inicial
Numeración Automática
Numero de Items
Pagina Completa
Numero de Copias
Titulo
Leyenda
Usa Generador
Actualiza e Imprime
Redondea Cifras
Cuenta de Bancos
G
Egresos
001
Comprobante de Egreso
00001
Seleccione el campo
64
Seleccione el campo
1
Comprobante de Egreso
Seleccione el campo
No Seleccione el campo
Seleccione el campo
Seleccione el campo
1110050101
__________________________________________
Tipo
Comprobante
Descripción
Numeración Inicial
Numeración Automática
Numero de Ítem
Pagina Completa
Numero de Copias
Titulo
Leyenda
R
Recibo de Caja
001
Recibo de Caja
00001
Seleccione el campo
64
Seleccione el campo
1
Recibo de Caja
Seleccione el campo
Usa Generador
Actualiza e Imprime
Redondea Cifras
Cuenta de Caja
Cuenta de Int. De Mora
No Seleccione el campo
Seleccione el campo
Seleccione el campo
1105050000
4210050000
5.1.2 INFORME DE DEFINICION DE DOCUMENTOS
Ruta Menu Tipo Explorador
Impreso
Contabilidad – Definicion de documentos –
Ruta Menu Nuevo: Contabilidad – Parametros – Impresión de Parametros –
Parametros de Documentos
5.2 SALDOS INICIALES
5.3.1 DISPONIBLE
La sistematización de la información se programó con fecha de Diciembre 31 de
2003, por tanto se incluirá saldos iniciales de disponible, inventarios, cartera y
proveedores a esta fecha.
Ruta Menu Tipo Explorador: Contabilidad – Generación de comprobantes Entrada de Comprobantes.
Ruta Menu Nuevo: Cotabilidad – Procesos – Generacion de Comprobantes –
Entrada de Comprobantes.
, elegir el L que se titule saldos iniciales, al digitar enter
Digitar L y la tecla F2 o
se ubica en numero, iniciamos con el No. 1, Vendedor 001, fecha 31 Diciembre de
2003.
Se incluirá la información del disponible de acuerdo al siguiente cuadro:
CUENTA
NATURALEZA
NIT
DESCRIPCION
VALOR
1105050000
Debito
800.200.300
Saldos iniciales disponible
1.000.000
CUENTA
NATURALEZA
DESCRIPCION
1110050100
Debito
Saldos iniciales disponible (Digite la
tecla de función F2 para repetir la
descripción)
2.000.0000
VALOR
CUENTA
NATURALEZA
DESCRIPCION
1110050200
Debito
Saldos iniciales disponible (Digite la
tecla de función F2 para repetir la
descripción)
10.000.000
VALOR
CUENTA
NATURALEZA
DESCRIPCION
1120050100
Debito
Saldos iniciales disponible (Digite la
tecla de funcion F2 para repetir la
descripción)
2.500.000
VALOR
CUENTA
NATURALEZA
DESCRIPCION
9999990000
Crédito
Saldos iniciales disponible (Digite la
tecla de funcion F2 para repetir la
descripción)
15.500.000
VALOR
]
RECUERDE
La cuenta 999999 o cuenta puente es la que sirve para
realizar el cuadre en los comprobantes de saldos iniciales.
Digite la tecla F1 o
nos permite grabar el respectivo comprobante.
5.3.2 CARTERA o CUENTAS POR COBRAR
Ruta Menu Tipo Explorador: Contabilidad – Generación de comprobantes Entrada de Comprobantes.
Ruta Menu Nuevo: Cotabilidad – Procesos – Generacion de Comprobantes –
Entrada de Comprobantes.
La Empresa de Capacitación S.A tiene saldos en sus cuentas por cobrar, por esta
razón es necesario incluir las facturas pendientes por cobrar vencidas y por vencer
por cada uno de los clientes de la empresa.
Digite L y la tecla F2 o
, escoja el L que se titule saldos iniciales, al digitar enter
se ubica en numero, continuamos con el No. 2, Vendedor 001, fecha 31 Diciembre
de 2003.
Se incluirá la información de las cuentas por cobrar de acuerdo al siguiente cuadro, y
crear los datos del Cliente en caso de ser necesario:
CUENTA
CENTRO DE COSTO
NIT
DATOS GENERALES
1305050000
1
NIT DEL CLIENTE (Ver recuadro inferior)
Documento cruce
Fecha de vencimiento
Debito
Saldos iniciales de cartera
Valor del documento
NATURALEZA
DESCRIPCION
VALOR
CUENTA
NIT DEL
CLIENTE
NOMBRE DEL
CLIENTE
1305050000
860522232
1305050000
860522232
1305050000
830608862
1305050000
890546987
1305050000
890546987
ALMACEN
EL
MAXIMO
ALMACEN
EL
MAXIMO
DISTRIBUIDO
RA SAN FELIPE
COMERCIALIZ
ADORA DIRO
LTDA.
ALMACEN DON
FERNANDO
9999990000
DOCUMENTO
F-001-00001-001
FECHA
VENCIMIE
NTO
2006-10-15
NA
T
VALOR
D
3125000
F-001-00001-002
2006-11-15
D
2500000
F-001-00002-001
2006-12-01
D
1000000
F-001-00003-001
2006-12-24
D
6400000
F-001-00004-001
2006-02-29
D
10000000
C
32025000
RECUERDE
La cuenta 999999 o cuenta puente es la que sirve para
realizar el cuadre en los comprobantes de saldos iniciales.
Digite la tecla F1 o
nos permite grabar el respectivo comprobante.
Terminado el proceso verificamos dichos saldos con los siguientes listados:
1. ESTADO DE CUENTA
Ruta Menu Tipo Explorador: Cartera – Estados de cuenta – Pantalla
Ruta Menu Nuevo: Cuentas por Cobrar – Informes y Consultas – Estados de
Cuenta - Consulta Estado de Cuenta
Se incluirá la información de acuerdo al siguiente cuadro:
A UN CORTE ANTERIOR
NIT
N
860522232
2. INFORMES DE CARTERA
Ruta Menu Tipo Explorador: Cartera – Informes de Cartera – Ordenada
por Cuenta
Ruta Menu Nuevo: Cuenta por Cobrar – Informes y Consultas –Saldos por
Documento – Ordenado por Numero.
Se incluirá la información de acuerdo al siguiente cuadro:
TIPO DE INFORME
A UN CORTE ANTERIOR
CUENTA DESDE
CUENTA HASTA
CENTRO DE COSTOS DESDE
CENTRO DE COSTOS HASTA
USA SALTO DE PAGINA POR CUENTA
MODO DE IMPRESIÓN
GENERAL
NO
0000000000
9999999999
0
99
NO MARCAR LA OPCION
VISTA PRELIMINAR
5.3.3 INVENTARIOS
La Empresa Inversiones KBO LTDA tiene saldos en materia prima y producto
terminado, por esta razón es necesario incluir las dos por cada una de las bodegas
existentes.
, escoja el L que se titule saldos iniciales, al digitar enter
Digite L y la tecla F2 o
se ubica en numero, continuamos con el No. 3, Vendedor 001, fecha 31 Diciembre
de 2003.
Se incluirá la información de los inventarios de acuerdo a la siguiente información:
DESCRIPCION
NATURALEZA
DATOS GENERALES
BODEGA
CANTIDAD
VALOR
Saldos iniciales de inventario
Debito
Remítase a la tabla de datos generales
001
Remítase a la tabla de datos generales
Cantidad X Vr unitario
TABLA DATOS GENERALES
CUENTA
140505
140505
143005
143005
999999
DESCRIPCION
Caliza Mineral Ref. 3030
Caliza Mineral Ref. 4040
Vajilla Toscaza 6 puestos
Vajilla Valladolid 4 puestos
Cuenta Puente
CANTIDAD
200
300
150
100
NAT
Deb
Deb
Deb
Deb
Cred
VALOR
3000000
4500000
6000000
3000000
16.500.000
Digite L y la tecla F2 o
, escoja el L que se titule saldos iniciales, al digitar enter
se ubica en numero, continuamos con el No. 4, Vendedor 001, fecha 31 Diciembre
de 2003.
PRODUCTOS TERMINADOS
]
RECUERDE
La cuenta 999999 o cuenta puente es la que sirve para
realizar el cuadre en los comprobantes de saldos iniciales.
Digite la tecla F1 o
nos permite grabar el respectivo comprobante.
Terminado el proceso verificamos dichos saldos con los siguientes listados:
1. VALORIZACIÓN DE SALDOS
Ruta Menu Tipo Explorador: Inventarios – Valor del Inventario –
Valorización de saldos General
Ruta Menu Nuevo: Inventarios – Informes y Consultas – Saldos de
Inventario - Valorización de saldos Generales
ORDENAMIENTO
MES DE CORTE
PRODUCTO DESDE
PRODUCTO HASTA
INCONSISTENCIAS
CANTIDADES A 5 DECIMALES
IMPRIME CARRO ANCHO
COMANDOS DE IMPRESIÓN
NUMERICO
12
0000000000000
9999999999999
NO MARCAR LA OPCION
NO MARCAR LA OPCION
NO MARCAR LA OPCION
VISTA A EXCEL
Este listado se titula VALORIZACIÓN DE SALDOS y permite analizar la
valorización total del inventario mostrando saldos y costo de cada uno de los
productos y el valor total del inventario.
Al analizar el listado notara que muestra el costo unitario de cada producto, la
cantidad existente como saldo y la valorización total del inventario.
2. MOVIMIENTO CUENTAS
Ruta Menu Tipo Explorador: Contabilidad – PUC – Movimiento general.
Ruta Menu Nuevo: Contabilidad – Informes y Consultas – Cuentas
contables – Movimiento General de Cuentas
CUENTA: Digite la cuenta 1430050000
5.3.4 PROVEEDORES o CUENTAS POR PAGAR
Ruta Menu Tipo Explorador: Contabilidad – Generación de comprobantes Entrada de Comprobantes.
Ruta Menu Nuevo: Cotabilidad – Procesos – Generacion de Comprobantes –
Entrada de Comprobantes.
La Empresa de Capacitación S.A tiene saldos en sus cuentas por cobrar, por esta
razón es necesario incluir las facturas pendientes por cobrar vencidas y por vencer
por cada uno de los clientes de la empresa.
, escoja el L que se titule saldos iniciales, al digitar enter
Digite L y la tecla F2 o
se ubica en numero, continuamos con el No. 2, Vendedor 001, fecha 31 Diciembre
de 2003.
Se incluirá la información de las cuentas por cobrar de acuerdo al siguiente cuadro:
CUENTA
CENTRO DE COSTO
NIT
2205050000
1
NIT DEL PROVEEDORE (Ver recuadro
inferior)
Documento cruce
Fecha de vencimiento
Debito
Saldos iniciales de proveedores
Valor del documento
DATOS GENERALES
NATURALEZA
DESCRIPCION
VALOR
CUENTA
NIT DEL
CLIENTE
2205050000
830214987
2205050000
830214987
2205050000
98741236
2205050000
899952123
NOMBRE
DEL
CLIENTE
INMOBILIAR
IA BECERRA
Y FONSECA
S.A.
INMOBILIAR
IA BECERRA
Y FONSECA
S.A.
ARENAS
&
ARENAS
LTDA
KADELL
INTERNACIO
DOCUMENTO
P-001-00178-001
FECHA
VENCIMIENT
O
2006-12-15
NA
T.
VALOR
C
500000
P-001-00178-002
2007-01-15
C
500000
P-001-4377-001
2006-12-01
C
4100000
P-001-15452-001
2006-12-24
C
860000
2205050000
899952123
NAL LTDA.
KADELL
INTERNACIO
NAL LTDA.
P-001-8778-001
2006-08-29
9999990000
C
9100000
D
6870000
RECUERDE
La cuenta 999999 o cuenta puente es la que sirve para
realizar el cuadre en los comprobantes de saldos iniciales.
Digite la tecla F1 o
nos permite grabar el respectivo comprobante.
Terminado el proceso verificamos dichos saldos con los siguientes listados:
3. ESTADO DE CUENTA
Ruta Menu Tipo Explorador: Proveedores – Estados de cuenta – Pantalla
Ruta Menu Nuevo: Cuentas por pagar – Informes y Consultas – Estados de
Cuenta – Consulta Estados de Cuenta
Se incluirá la información de acuerdo al siguiente cuadro:
A UN CORTE ANTERIOR
NIT
N
899952123
4. AUXILIARES DE PROVEEDORES
Ruta Menu Tipo Explorador: Proveedores – Auxiliares de Proveedores –
Movimiento auxiliar.
Ruta Menu Nuevo: Cuentas por Pagar – Informes y Consultas –
Movimiento Proveedores – Moviemiento Auxiliar.
Se incluirá la información de acuerdo al siguiente cuadro:
DEL (MES- DIA)
AL (MES – DIA)
NIT DESDE
NIT HASTA
CENTRO DE COSTOS DESDE
12 – 01
12 – 31
0
9999999999999
0
CENTRO DE COSTOS HASTA
RANGO DE CUENTAS DESDE
RANGO DE CUENTAS HASTA
CARRO ANCHO
ORDEN
FORMA DE IMPRESIÓN
99
2205050000
2205050000
NO MARCAR OPCION
NUMERICO
VISTA PRELIMINAR
5. SALDOS MOROSA - TOTAL
Ruta Menu Tipo Explorador: Proveedores – Informe de Proveedores
Cuenta –General
–
Ruta Menu Nuevo: Cuentas por Pagar – Informes y Consultas – Saldos
Morosos – Ordenada por Cuenta
Se incluirá la información de acuerdo al siguiente cuadro:
A UN CORTE ANTERIOR
ORDENAMIENTO
NIT DESDE
NIT HASTA
CUENTA DESDE
CUENTA HASTA
COMANDOS DE IMPRESIÓN
N
ALFABETICO
0
9999999999999
0
9999999999
VISTA PRELIMINAR