Manual de procedimientos e instrucciones técnicas para el

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DEL TACHIRA
VICERRECTORADO ACADEMICO
DECANATO DE DOCENCIA
DEPARTAMENTO DE INGENIERIA INDUSTRIAL
TRABAJO DE APLICACION PROFESIONAL
PASANTIAS PROFESIONALES
Manual de procedimientos e instrucciones técnicas para el
departamento de planificación de la producción
Alimentos Polar Comercial Planta Salsas y Untables
05-04-08 al 22-08-08
Autor(a):
Rodríguez R., Johana M.
C.I: V- 16.673.365
Tutor académico:
Ing. Infante, Cora
San Cristóbal, Noviembre de 2008
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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DEL TACHIRA
VICERRECTORADO ACADEMICO
DECANATO DE DOCENCIA
DEPARTAMENTO DE INGENIERIA INDUSTRIAL
TRABAJO DE APLICACION PROFESIONAL
PASANTIAS PROFESIONALES
Manual de procedimientos e instrucciones técnicas para el
departamento de planificación de la producción en Alimentos Polar
Comercial Planta Salsas y Untables
Autor(a):
Rodríguez Ruiz, Johana Marlet
C.I: V- 16.673.365
Correo Electrónico:
[email protected]
Teléfono:
0414- 7068782/0276-3416255
Tutor académico:
Ing. Infante, Cora
Correo electrónico:
[email protected]
San Cristóbal, Noviembre de 2008
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Universidad Nacional Experimental del Táchira
Vicerrectorado Académico
Decanato de Docencia
Departamento de Ingeniería Industrial
Trabajo de Aplicación Profesional
Elaboración del Manual de Procedimientos e Instrucciones Técnicas para el
departamento de Planificación de Producción de Alimentos Polar Comercial Planta
Salsas y Untables Valencia.
Autor: Rodríguez Ruiz, Johana Marlet
Tutor: Infante, Cora
San Cristóbal, Noviembre 2008
RESUMEN
El proyecto realizado en APC Planta Salsas y Untables Valencia, se refirió a la
elaboración del “Manual de Procedimientos e Instrucciones Técnicas para el
departamento de Planificación de Producción”, el mismo se dividió en diferentes etapas
las cuales facilitaron el desarrollo del manual estas fueron: Identificación de los
procedimientos inherentes al área de planificación, clasificación de dichos
procedimientos de acuerdo a su importancia dentro del proceso, para cada
procedimiento se levantaron las instrucciones de trabajo correspondientes, en este caso
las instrucciones utilizadas se refieren a transacciones del sistema SAP R/3. Una vez
identificados y clasificados se redactó la información recopilada con el fin de organizar
el departamento en lo que se refiere a tener toda la información de las actividades
realizadas documentada, todo esto apoyada en la norma ISO 9000:2000. Este proyecto
será de suma ayuda para los planificadores de producción, ya que les permitirá trabajar
de forma más organizada y armónica, además de facilitar la inducción del personal.
Palabras Claves: Manual, procedimientos, instrucción, planificación, sistema SAP R/3,
norma ISO 9000:2000.
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Índice general
Página.
Agradecimiento…………………………………………………………………….. i
Resumen…………………………………………………………………………….. ii
Capitulo I: Introducción…………………………………………………………….. 1
Identificación de la empresa……………………………………………………......... 1
Reseña histórica…………………………………………………………………. 2
Misión de empresas Polar……………………………………………………….. 5
Visión de empresas Polar………………………………………………………... 6
Política de calidad……………………………………………………………….. 6
Área de trabajo…………………………………………………………………......... 7
Situación actual……………………………………………………………………… 9
Planteamiento del problema……………………………………………………........ 9
El proyecto…………………………………………………………………………... 11
Objetivos………………………………………………………………………….…. 11
Objetivo General………………………………………………………………... 11
Objetivos Específicos…………………………………………………………… 12
Justificación………………………………………………………………………… 12
Importancia…………………………………………………………………………. 12
Alcance……………………………………………………………………………... 13
Capitulo II: Marco Teórico………………………………………………………… 14
Antecedentes del proyecto………………………………………………………..... 14
Bases teóricas………………………………………………………………………. 15
Manual de procedimientos……………………………………………………… 15
Utilidad del manual de procedimientos………………………………………… 16
Conformación del manual de procedimientos……………………………......... 17
Concepto de procedimiento………………………………………………......... 20
Características de los procedimientos…………………………………………. 20
Descripción del sistema SAP R/3……………………………………………… 21
Definición de transacción SAP………………………………………………… 22
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Procedimientos y transacciones ejecutadas en el departamento de
planificación……………………………………………………………….. 23
Concepto de instrucción técnica…………………………………………… 24
Concepto de documentación………………………………………………. 25
Ventajas de la documentación…………………………………………….. 25
Concepto de planificación………………………………………………… 25
Características de la planificación………………………………………… 26
Proceso de planificación…………………………………………………... 26
Definición de Gestión……………………………………………………... 27
Herramientas utilizadas para la elaboración del proyecto………………………28
Norma ISO 9000…………………………………………………………… 28
Documentación bajo las normas ISO 9000…………………………... 29
Control de registros requeridos por la norma ISO 9000……………... 30
Capitulo III: Metodología……………………………………………………… 31
Tipo de investigación……………………………………………………………31
Diseño del proyecto…………………………………………………………….. 32
Etapas para la elaboración del proyecto…………………………………………32
Delimitación del universo de estudio………………………………………. 32
Levantamiento de la información………………………………………….. 33
Unificación de los formatos utilizados para registrar información………… 33
Documentación de la información…………………………………………. 33
Análisis de la información documentada…………………………………… 34
Divulgación del manual…………………………………………………….. 34
Cronograma de Actividades…………………………………………………….. 35
Capitulo IV: Desarrollo y resultados del plan de trabajo……………………….. 37
Identificación y clasificación de los procesos inherentes al departamento de
planificación…………………………………………………………………….. 38
Unificar y complementar los formatos utilizados por los planificadores para
archivar información……………………………………………………………..38
Documentar la información en los formatos establecidos para tal fin……………42
Validar la información con las personas involucradas en el proceso……………..55
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Creación de la carpeta con la documentación levantada la cual incluye tablas,
formatos, procedimientos e instrucciones………………………………………. 55
Capitulo V: Análisis e interpretación de los resultados…………………………..58
Conclusiones…………………………………………………………………….. 60
Recomendaciones……………………………………………………………….. 61
Referencias Bibliográficas………………………………………………………. 62
Glosario…………………………………………………………………………... 63
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Índice de figuras
Contenido
Pág.
Figura 1.1 Estructura Organizacional……………………………………………….. 8
Figura 2.1 Diagrama del proceso de planificación………………………………….. 25
Figura 4.1 Formato de minuta semanal utilizado actualmente……………………… 35
Figura 4.2 Formato de minuta semanal mejorado…………………………………… 36
Figura 4.3 Plantilla del formato de procedimiento……………………………………37
Figura 4.4 Plantilla del formato de instrucción………………………………………. 39
Figura 4.5 Link de ayuda Polar SAP…………………………………………………. 45
Figura 4.6 Ubicación de la carpeta del manual de procedimientos en la red………… 51
Figura 4.7 Manual de procedimiento………………………………………………… 52
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Glosario
Planificación: Es el procedimiento por el cual se determina qué material se necesita, en
qué cantidad y en qué fecha es requerido para mantener los niveles de inventarios
adecuados a cada centro
Planificador: Encargado de programar los planes de producción para dar cumplimiento
a los estimados de ventas a través de la recopilación y análisis de los inventarios de
materia prima, material de empaque y producto terminado, para garantizar el alcance de
los objetivos y metas propuestos según los indicadores de confiabilidad, productividad y
eficiencia.
Planificación de la producción: Este proceso contempla diferentes niveles de la
planificación:
x Plan global de ventas y producción: Es generado mensualmente por la
gerencia nacional de logística, tomando en cuenta el pronóstico del
sistema “Demand Solution”. En este plan mensual se planifica la
producción, ventas y despachos, satisfaciendo los requerimientos del
mercado y optimizando los recursos de capacidad y disponibilidad de
materiales. Posteriormente se ejecuta la:
x Planificación de requerimientos de materiales: (MRP), el cual toma en
cuenta los requerimientos por producto hechos a la planta, los cuales a la
vez se originan de la planificación de los despachos en cada una de las
sucursales. Con base a estos requerimientos hechos a planta, el MRP
realiza una propuesta (orden previsional) para la fabricación del
producto. Finalmente se ejecuta la:
x Planificación de la capacidad: En la cual se crean las órdenes de
fabricación por turno y se ajustan a las capacidades de cada de las
máquinas.
Planificación de materiales: Permite que siempre esté disponible el material en el
momento en el que se necesite. El proceso de planificación tiene como fin generar
ordenes previsionales para comenzar el proceso de compras de los insumos.
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SAP AG: SAP es una de las empresas independientes de software más grandes del
mundo. Fue fundada en 1972 como “Systemanalyse und Programmentwicklung” (la
denominación más tarde se cambio por Systems, Aplications and Products in Data
Processing). Su origen está en un grupo de jóvenes ingenieros en Mannheim, Alemania,
en ese entonces empleados de IBM Alemania, que compartían una visión de producción
y marketing de software para soluciones integradas para empresas, ideas que no podían
llevar a cabo mientras trabajaban para este gran empleador. Entonces decidieron intentar
suerte en forma independiente, y dejaron IBM para crear su propia empresa de software.
En 1988, la firma fue constituida formalmente como SAP AG y llevo a cabo su primera
oferta pública. SAP AG es actualmente líder de aplicaciones de negocios en arquitectura
cliente/servidor.
R/3: Esta es la solución que ha levado al liderazgo a la empresa SAP AG. Es una
herramienta capaz de soportar todas las áreas de gestión de una empresa, integrándolas
con gran flexibilidad y efectividad.
Este sistema está compuesto de una serie de módulos funcionales que corresponden de
forma completa a los procesos operativos de las compañías, entre estos se encuentran:
FI: Gestión de finanzas
CO: Control de gestión
PS: Gestión de proyectos
MM: Gestión de mantenimiento
RE: Gestión de bienes inmuebles
AM: Gestión de activos fijos
SL: Gestión de promociones
La integración de SAP se logra mediante la puesta en común de la información de cada
uno de los módulos y por alimentación de la misma base de datos, por lo que es
necesario tener en cuenta que toda la información que se introduzca en el sistema
repercutirá en los demás usuarios que posean acceso.
Transacción: Es el conjunto de pasos necesarios para realizar una tarea determinada en
un sistema de proceso de datos empresariales. En R/3 es un proceso lógico. Desde el
punto de vista del usuario, una transacción es una unidad con contenido propio (por
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ejemplo: generar una lista de clientes, cambiar la dirección del proveedor, ejecutar un
programa, etc.)
Código de transacción: Secuencia de cuatro caracteres que identifica una transacción
SAP. Para invocarla se registra este código en el campo de comandos. Ejemplo: SM31
es el código para la transacción de “administración de tablas”
Material: Es un producto, equipo o servicio que puede ser producido, vendido
almacenado o transformado.
Centro: Es una planta de producción, un centro de distribución o una combinación de
localidades que comparten materiales. Puede tener asociados diferentes almacenes
donde se manejan los inventarios. Es asignado a un solo código de compañía (sociedad
financiera) y a una sola área de negocio.
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