diferencias entre: secretarias, telefonistas y recepcionistas

M&C Autónomas – Servicios de Secretariado – www.caplem.com
EL TIEMPO ES ORO
DIFERENCIAS ENTRE:
SECRETARIAS, TELEFONISTAS Y
RECEPCIONISTAS
Reducción de costes y aumento de la productividad.
Cada vez con mayor frecuencia, el término “SECRETARIA” se confunde con el de
TELEFONISTA o RECEPCIONISTA.
Errores que, a corto/medio/largo plazo, pasarán factura. ¿Por qué?.
Una Secretaria o ASISTENTE DE DIRECCIÓN, a lo largo de su carrera profesional, se
especializa en los siguientes aspectos:
-
Técnicas de expresión verbal y no verbal.
Técnicas de Negociación.
Habilidades sociales.
Resolución de conflictos.
Atención al cliente (interno y externo) y gestión de reclamaciones.
Creatividad e innovación.
Técnicas de comunicación.
Protocolo empresarial.
Técnicas de archivo.
Organización de viajes y reuniones internas y externas.
Liderazgo y trabajo en equipo.
Planificación.
Organización del tiempo.
Idiomas.
Informática.
Etc…
Entre las funciones de la SECRETARIA o ASISTENTE DE DIRECCIÓN está,
por supuesto, atender el teléfono y recepcionar documentos o visitas DE SU JEFE
O SUPERIOR, pero NUNCA las llamadas o visitas del resto de empleados de la
empresa.
Para esta labor, se necesitará contar con los servicios de una TELEFONISTA o
RECEPCIONISTA.
Página 1 de 2
M&C Autónomas – Servicios de Secretariado – www.caplem.com
A la pregunta: ¿…. y el café?: La SECRETARIA o ASISTENTE DE DIRECCIÓN no
ejerce de camarera aunque, en determinadas ocasiones, si la ocasión lo requiere, puede
servir un café en una reunión estratégica. Sus habilidades sociales y su “sexto
sentido” le ayudarán a definir cuando entrar en la Sala de Reuniones, bien para
relajar los ánimos de los asistentes, bien para favorecer la firma de un contrato de
importancia para la empresa.
La SECRETARIA o ASISTENTE DE DIRECCIÓN es una profesión multidisciplinar
pero no por ello será una profesión a modo de “CAJÓN DE SASTRE”.
La SECRETARIA o ASISTENTE DE DIRECCIÓN velará por la buena imagen de la
empresa para la que trabaja (clientes internos y externos), utilizando para ello las
habilidades sociales que, sin duda, debe dominar a la perfección.
Si un Directivo necesita a una profesional para que le descargue de trabajo y le ayude a
organizar y planificar el trabajo en aras de la productividad, convirtiéndola en “su mano
derecha”, debería pensar en una SECRETARIA o ASISTENTE DE DIRECCIÓN.
Una SECRETARIA o ASISTENTE DE DIRECCIÓN no debería ejercer las labores de
TELEFONISTA o RECEPCIONISTA ya que, entre otras cosas, las tareas de la primera
requieren una gran concentración para gestionar con éxito el trabajo encomendado y de
todos es sabido que el “teléfono” y las “interrupciones” son los mayores ladrones del
tiempo.
Si la SECRETARIA o ASISTENTE DE DIRECCIÓN tiene además que atender las
innumerables llamadas telefónicas y/o atender a las visitas de todo el personal, es más
que probable que alguna o varias de las tareas que le hayan sido encomendadas, se
queden sin hacer, lo que provocará una sobrecarga de trabajo en perjuicio de todos,
empresa, trabajadora y clientes.
Del mismo modo, si una empresa necesita a una persona que se encargue de las
innumerables visitas, entrega y recepción de documentación para todos los empleados,
conducirlas a los correspondientes despachos, etc…, debería pensar en contratar a una
RECEPCIONISTA pero nunca a una Secretaria, y mucho menos a una SecretariaRecepcionista.
Salarialmente hablando, las SECRETARIAS o ASISTENTES DE DIRECCIÓN están, en
función de su experiencia, e idiomas, muy por encima del colectivo de TELEFONISTAS y
RECEPCIONISTAS por lo que, antes de empezar con un proceso de selección, medite y defina
cuál de estas tres especialistas es la que necesita contratar.
Cada Profesión debe ir acompañada no solo de conocimientos, sino también de actitudes y
aptitudes. Desempeñar tareas no acordes con una profesión determinada, puede provocarle a la
empresa un alto coste ya que, además de un despido o finiquito, deberá reiniciar el proceso de
búsqueda y selección de personal.
Si el tiempo es oro, de nosotros mismo dependerá sacarle el máximo partido a las 24 horas del
día.
Página 2 de 2