Normativa e instrucciones de ejecución de Proyectos PN y PE

NORMATIVA E INSTRUCCIONES SOBRE EJECUCIÓN DE
PROYECTOS I+D+I
RETOS Y GENERACIÓN DE CONOCIMIENTO
CONDICIONES DE EJECUCIÓN DE LA AYUDA
Normativa de la convocatoria
Las normas de ejecución y justificación de las ayudas se encuentran disponibles en la
web del ministerio: son un resumen de la normativa publicada en la orden de bases y
en la convocatoria. Asimismo, en el caso de proyectos cofinanciados por fondos FEDER,
es de aplicación la normativa FEDER sobre publicidad.
La ejecución de la ayuda y su justificación deberán sujetarse a lo dispuesto
en la orden de bases, en la resolución de convocatoria, en la resolución de
concesión y en las "Instrucciones de ejecución y justificación" que se
encuentran disponibles en la página web del Ministerio de Economía y
Competitividad (http://www.mineco.gob.es)
Además de la normativa establecida en la convocatoria y la orden de bases hay que
tener en cuenta la normativa de ejecución presupuestaria de la Universidad Pública de
Navarra.
Fecha última revisión: enero 2016
1
Gastos elegibles
Con carácter general el importe concedido se ha de ejecutar en función del presupuesto
solicitado, cuantía y concepto de gasto y de las limitaciones fijadas por el organismo
financiador en la convocatoria y en la resolución de concesión. Un gasto será elegible
siempre y cuando estuviera previsto en el presupuesto de la solicitud, se realice dentro
del periodo de ejecución del proyecto y se pueda justificar claramente su vinculación con
el proyecto. En particular:
- CONCEPTO DE GASTO, deberá estar previsto en la solicitud del proyecto
(presupuesto solicitado) o justificarse en el momento de su tramitación y en la
justificación anual correspondiente.
- IMPORTE : hasta el máximo autorizado en el presupuesto solicitado dentro de
cada subconcepto
- FECHAS (no se admiten gastos anteriores ni posteriores a las fechas de inicio y fin
del proyecto):
o Gasto realizado y actividad que genera el gasto dentro del plazo de
ejecución del proyecto (fecha inicio- fecha fin)
o Fecha de factura dentro del plazo de ejecución del proyecto (entre fecha
inicio y fecha fin, ambas incluidas)
o Fecha de pago dentro del periodo de justificación de la anualidad
correspondiente (fecha inicio proyecto hasta fecha fin proyecto + en
general 3 meses)
 Los pagos deben realizarse en la anualidad correspondiente de la
factura o en su defecto dentro del periodo de justificación (hasta la
fecha de presentación de la justificación). No se puede pagar una
factura en un ejercicio diferente salvo que el pago se realice dentro
del periodo de justificación.
La adquisición de equipamiento deberá realizarse al inicio del proyecto: se podrá
financiar la adquisición de equipamiento hasta dos meses antes de finalizar el
proyecto y en todo caso con la correspondiente justificación al respecto de la
necesidad y vinculación con el proyecto.
Fecha última revisión: enero 2016
2
Modificaciones en las condiciones de ejecución
NO requieren de autorización previa de la entidad financiadora:
• Cambios entre partidas
• Cambios en el equipo de trabajo (personal que participa en el proyecto pero que
no forma parte del equipo de investigación)
Si bien los cambios entre partidas de gasto y en el equipo de trabajo respecto al incluido
en la solicitud no requieren de autorización previa es IMPRESCINDIBLE que los ajustes
que se vayan a realizar se comuniquen al Servicio de Investigación y se incorporen a los
informes de seguimiento y final.
Novedad para convocatorias 2013 y 2014: El Ministerio obliga a presentar el documento
“Justificación científico-técnica de gastos no protegidos en la memoria económica de
solicitud” cuando se han tramitado gastos no recogidos en la solicitud del proyecto.
SÍ requieren de autorización previa de la entidad financiadora:
•
•
•
•
Cambio entidad beneficiaria
Modificación IP
Modificación equipo de investigación
Modificación periodo ejecución
Las solicitudes de modificaciones se realiza a través de la Carpeta Virtual de
Expedientes- Facilit@), en un plazo mínimo de dos meses antes de la finalización del
proyecto. En la web del Ministerio están disponibles los formularios para solicitar
modificaciones que el IP deberá cumplimentar, firmar, cargar en su expediente
virtual del proyecto (un solo pdf por cada modificación) e informar al Servicio de
Investigación, que se encargará de revisar y pasar a la firma y registro electrónico por
parte del Vicerrector de Investigación
El IP deberá informar al Servicio de Investigación:
• de las modificaciones previstas entre partidas presupuestarias y en el equipo de
trabajo respecto al incluido en la solicitud
• de cualquier notificación que reciba del Ministerio sobre las modificaciones
tramitadas o sobre cualquier información recibida sobre el proyecto.
Asimismo, las modificaciones efectuadas deberán incorporarse a los informes de
seguimiento y final, para facilitar su seguimiento.
Fecha última revisión: enero 2016
3
Conceptos de gasto elegibles
Gastos de personal: sólo será posible tramitar la contratación de personal con cargo al
proyecto en caso de que se hubiera previsto en el presupuesto de la solicitud. En tal
caso, la contratación de personal investigador se hará conforme al Reglamento de
Contratación de Personal Investigador con cargo a proyectos, contratos art. 83 LOU y
grupos de investigación
En la web de la universidad, en el apartado de investigación – formularios - contratación
de personal investigador, están disponibles los formularios de solicitud y la tabla para el
cálculo del coste de contratación.
Las solicitudes de contratación deben remitirse al Servicio de Investigación.
Gratificaciones: destinadas al personal contratado que participa en el proyecto, siempre
y cuando estén previstas en las correspondientes convocatorias de proceso selectivo.
Las solicitudes de pago de gratificaciones deben remitirse al Servicio de Investigación antes del día 25
del mes anterior al que se quiere hacer efectivo el pago de los honorarios, salvo que el pago esté
previsto para los meses de julio y diciembre, en cuyo caso deberá remitirse con anterioridad. El Servicio
de Investigación tramitará su pago a través de la nómina.
Gastos de Ejecución: comprende inventariable, fungible, viajes y dietas y otros gastos.
Conforme a la Ley Foral 14/2014, de 18 de junio, de modificación de la Ley Foral 6/2006, de 9 de junio,
de Contratos Públicos, en contratos de asistencia y suministro si el valor estimado excede los 6.000
euros (IVA excluido) se deberá solicitar como mínimo tres ofertas de diferentes proveedores con
carácter previo a la contracción del compromiso para la prestación del servicio o la entrega del bien.
De acuerdo con las bases de ejecución presupuestaria de la Universidad, la tramitación de gastos de
más de 3.000 euros requiere de una retención de crédito previa que se solicitará remitiendo a la Sección
de Contabilidad el impreso de retención de crédito que se encuentra disponible en la intranet de la
Universidad.
Fecha última revisión: enero 2016
4
Inventariable: se refiere a la adquisición de equipamiento científico y fondos
bibliográficos, que deberá estar dado de alta en inventario (físico y contable). El
gasto en esta partida, conforme a las bases de ejecución presupuestaria de la
universidad, es un gasto de gestión centralizada.
La adquisición de equipos informático y de software se hará conforme a los modelos
homologados por el Servicio Informático de la Universidad.
En caso de adquisición de equipamiento informático no específico (PC y portátiles)
conviene justificar adecuadamente su necesidad y vinculación con el proyecto.
No se podrán ejecutar gastos de material inventariable en los últimos meses del
proyecto, salvo que se justifique claramente su vinculación con el proyecto (hasta dos
meses antes de finalizar el proyecto).
En caso de que la adquisición de equipamiento requiera de un expediente de
contratación, hay que tener en cuenta los plazos para que el bien adquirido esté
recepcionado e instalado antes de la fecha fin de proyecto.
Los gastos de reparaciones y de mantenimiento de equipos sí son elegibles a partir de la
convocatoria 2013 de proyectos (Retos y Generación de Conocimiento)
Las solicitudes de compra de equipamiento deben remitirse a la Sección de Gestión Económica.
Las solicitudes de compra de fondos bibliográficos deben remitirse a Biblioteca.
Fungible (*): Debe quedar claramente descrito el gasto, evitando referencias
genéricas.
Los gastos generales de material de oficina no tendrán cabida en esta partida, ni
tampoco el material fungible informático como tóner, cartuchos de tinta, cds,
pendrives, pero sí son elegibles elementos como memoria ram, disco duro
externo, teclado, ratón, etc, gastos de correo-mensajería y de fotocopias
relacionados con la investigación.
En caso de que el concepto de la factura no identificara claramente el concepto de
gasto será preciso aportar una descripción del material fungible que se ha
adquirido, y en su caso la vinculación con el proyecto
Fecha última revisión: enero 2016
5
Viajes y dietas (*): deberán corresponder a personal con dedicación al proyecto;
se incluyen los gastos de asistencia a congresos y conferencias, visitas y estancias
cortas de investigadores (duración máxima 3 meses), tanto invitados como del
equipo de investigación del proyecto y aquellos gastos derivados de
internacionalización de la actividad y las actividades de colaboración con otros
grupos nacionales e internacionales directamente relacionadas con el proyecto,
siempre y cuando estuvieran previstos en el presupuesto de la solicitud del
proyecto.
La contratación de viajes y estancias, tanto para personal de la propia universidad como
para invitados, deberá realizarse a través de la agencia de viajes adjudicataria
cumplimentando el correspondiente impreso. Sólo se admitirán facturas de viajes y
estancias de otras agencias de viajes en caso de que la empresa adjudicataria de la UPNA
no iguale o mejore la oferta de terceros, siendo necesaria la presentación de la oferta de
la empresa adjudicataria de la UPNA.
El importe de las dietas será el establecido en el grupo 2 como dietas oficiales
publicadas en el BOE. En el impreso de liquidación de viajes y dietas será imprescindible
indicar el motivo del viaje o estancia, lugar y fechas.
Todos los gastos de manutención, desplazamientos y alojamientos que se abonen
directamente al personal externo a la Universidad se consideran como rendimiento de
trabajo y llevan una retención del 15%.
El Ministerio únicamente admite gastos de viaje de fecha inmediatamente anterior o
posterior a las fechas de realización de la actividad: congreso, estancia, etc
No serán elegibles gastos de comidas, cenas y otras atenciones de carácter
protocolario, todo ello sin perjuicio de los gastos de manutención que puedan
corresponder con cargo al concepto de viajes y dietas.
Otros gastos (*): podrá incluir gastos de formación, colaboraciones externas, de
utilización de servicios generales de apoyo a la investigación o grandes
instalaciones científicas, publicaciones y gastos de edición y asociados a
seminarios externos, incluyendo las visitas y estancias de investigadores invitados
por cortos períodos de tiempo y con relación directa con el proyecto. En todo
caso estos gastos deberán haber sido previstos en el presupuesto de la solicitud
del proyecto.
Fecha última revisión: enero 2016
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Gastos no elegibles:
• Cuotas sociedades científicas
• Cuotas de suscripciones en revistas en las que no se justifique su vinculación
directa con el proyecto
• Material de oficina
• Mobiliario de oficina
• Consumibles informáticos (toner, cartuchos...)
• Atenciones protocolarias (detalles, regalos)
• Gastos de comidas de trabajo, cena y otras atenciones de carácter protocolario,
todo ello sin perjuicio de los gastos de manutención que puedan corresponder con
cargo al concepto de viajes y dietas.
• Compensaciones del personal de investigación no vinculado a las entidades
beneficiarias cuando participen en la ejecución de las actuaciones objeto de
subvención, como por ejemplo pagos a estudiantes, sujetos experimentales,
gratificaciones y honorarios)
• Gastos de personal no vinculado con el proyecto (como miembro del equipo,
contratado con cargo al proyecto, o no reflejado en la memoria del proyecto
/presupuesto)
Justificaciones. Informes científico- técnicos y económicos.
Los informes científicos-técnicos de seguimiento y final se presentarán de acuerdo con
los modelos de impreso normalizados y a través de la aplicación telemática disponible
en la web del Ministerio, con carácter general durante el primer trimestre del año.
Convocatorias 2013 y 2014, para proyectos con duración superior a un año se establece
un informe científico-técnico de seguimiento a mitad del proyecto.
La justificación económica de los proyectos se realiza desde el Servicio de investigación,
que facilitará a los investigadores la información económica necesaria para completar
sus respectivos informes científico-técnicos.
Desde el Servicio de Investigación se informará puntualmente de la apertura de los
periodos de justificación y de los trámites a realizar.
Fecha última revisión: enero 2016
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TRAMITACIÓN DE LOS GASTOS:
FACTURAS emitidas por el proveedor:
- Facturas electrónicas: entran directamente en el sistema FACE. Para que sean
imputadas correctamente al proyecto deberán consignar los siguientes campos:
o
o
o
o
Partida presupuestaria:
303000XXXX
(orgánica del proyecto)
Órgano gestor:
U03500052
(investigación)
Unidad tramitadora:
U03500052
(investigación)
Órgano proponente: UFG del proyecto, nombre y apellidos del responsable
- Facturas en papel: deberán enviarse al registro de la universidad, quien las
remitirá a contabilidad para su inclusión en el sistema FACE. En estas facturas
también deberán de indicarse de forma inequívoca los campos señalados
anteriormente.
Independientemente de la forma de entrada en el sistema, las facturas asociadas a
proyectos son revisadas en el Servicio de Investigación, quien comprueba la elegibilidad
del gasto, y las imputa al proyecto correspondiente.
Tras la imputación se genera un documento de conformidad, con los datos de la factura y
su imputación, que es enviado al IP del proyecto para su firma y devolución al Servicio de
Investigación. En el documento de conformidad se anotará una breve descripción
comprensible del gasto realizado con el objetivo de que en el momento de justificar el
gasto ante el Ministerio quede suficientemente descrito.
Si las facturas que se entregan en el Registro General de la Universidad llevan ya la firma
del responsable y la codificación de las partidas de imputación de gasto sólo se remitirá
el documento de conformidad si es necesario modificar las partidas de imputación del
gasto.
Se recomienda entregar las facturas en papel en Registro General un mes antes de la
fecha fin de anualidad en curso o fecha fin de ejecución del proyecto, según
corresponda.
Fecha última revisión: enero 2016
8
Justificante de gasto (facturas abonadas por investigador, tickets, justificantes de viajes
y dietas y otros) deberán ir acompañados de la correspondiente relación de facturas, en
la que será preciso anotar:
- Ejercicio presupuestario (las facturas deberán imputarse en el ejercicio
presupuestario correspondiente a su fecha de emisión)
- UFG y Referencia proyecto (UFG= referencia contable del proyecto)
- Aplicación: partida presupuestaria en la que se quiere imputar el gasto,
conforme al subconcepto de gasto descrito en la solicitud:
 Pequeño equipamiento
640.02
 Material fungible
228.02.01
 Viajes y dietas
228.02.02
 Mantenimiento de equipos y reparaciones
228.02.07
 Varios
228.02.09
- Fecha del justificante
- Referencia del justificante
- CIF/NIF del proveedor
- Casa suministradora (proveedor, beneficiario a quien hay que hacer efectivo el pago)
- Descripción del gasto: no es el concepto de la factura sino una breve descripción
comprensible del gasto realizado, que será la que se incluya como descripción en
la contabilización del gasto, y que deberá encajar en los subconceptos de gasto
previstos en la solicitud. Es importante cumplimentar correctamente este campo
para evitar futuras subsanaciones por requerimientos del Ministerio.
- Importe: importe total del gasto a pagar, IVA incluido.
- Se adjuntarán las facturas emitidas a nombre de la universidad (llevarán el CIF
Q3150012G) y el justificante de pago del investigador que lo haya realizado.
- En el caso de viajes se adjuntará el impreso de justificación del viaje con el
desglose de gastos.
Se recomienda entregar los justificantes de gastos en el Servicio de Investigación un
mes antes a la fecha de fin de la anualidad en curso o fecha fin de ejecución del
proyecto, según corresponda.
Fecha última revisión: enero 2016
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RESUMEN DE LA TRAMITACIÓN DE GASTOS:
TIPO DE GASTO
TRAMITACIÓN
UNIDAD GESTORA
PERSONAL
IP A TRAVÉS DEL Sº
INVESTIGACIÓN
PERSONAL
GRATIFICACIONES
IP A TRAVÉS DEL Sº
INVESTIGACIÓN
NOMINAS
CONTABILIDAD
EQUIPAMIENTO
IP
GESTIÓN ECONÓMICA
BIBLIOGRAFÍA
IP
BIBLIOTECA
VIAJES
IP A TRAVÉS DE LA
AGENCIA DE VIAJES
CONTABILIDAD
DIETAS Y KM.
IP A TRAVÉS DEL Sº
INVESTIGACIÓN
IP A TRAVÉS DEL Sº
DE INVESTIGACIÓN
CONTABILIDAD
FUNGIBLE Y OTROS
GASTOS a pagar al
investigador
FUNGIBLE Y OTROS
GASTOS a pagar a la
casa suministradora
Fecha última revisión: enero 2016
Factura electrónica o
factura en papel a
través del Registro
General
10
INVESTIGACIÓN Y
CONTABILIDAD
CONTABILIDAD E
INVESTIGACIÓN
SITUACIÓN FACTURAS TRAS SU ENTRADA EN REGISTRO DE LA UNIVERSIDAD
(FACTURAS EN PAPEL)
UBICACIÓN
CONTABILIDAD
1
2
INVESTIGACIÓN
CONTABILIDAD
SITUACIÓN INICIAL
PENDIENTE DE INTRODUCIR EN EL
SISTEMA
PENDIENTE DE IMPUTAR.
Asignación de orgánica y económica
3
IMPUTADA PENDIENTE DE
CONFORME.
4
5
PENDIENTE DE CONTABILIZAR
PENDIENTE DE PAGAR
*el conforme puede ir en la factura
Fecha última revisión: enero 2016
11
SITUACIÓN
FINAL
INTRODUCIDA
EN SISTEMA
IMPUTADA
CONFORME
FIRMADO POR
IP*
CONTABILIZADA
PAGADA