modelo de asistencia técnica integral a operadores de los
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MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 1 de 122 MODELO DE ASISTENCIA TÉCNICA INTEGRAL A OPERADORES DE LOS PROGRAMAS Y SERVICIOS MISIONALES DEL ICBF MATÍAS Con el apoyo de: MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 2 de 122 Contenido 1 GLOSARIO ...................................................................................................... 4 2 INTRODUCCIÓN ............................................................................................. 7 3 ANTECEDENTES ............................................................................................ 9 4 MARCO DE REFERENCIA ............................................................................ 11 4.1 Marco legal y normativo de la asistencia técnica en el ICBF ............................ 11 4.2 Contexto del modelo de asistencia técnica integral .......................................... 26 4.2.1 Propósito de la asistencia técnica integral a operadores. ........................................... 26 4.2.2 Enfoque y alcance de la asistencia técnica integral a operadores de programas y servicios .................................................................................................................................... 27 4.2.3 Definición del concepto ............................................................................................... 27 5 OBJETIVOS DEL MODELO DE ASISTENCIA TÉCNICA .............................. 30 5.1 Objetivo general ............................................................................................... 30 5.2 Objetivos específicos........................................................................................ 30 6 METODOLOGÍA PARA EL DISEÑO DEL MODELO DE ASISTENCIA TÉCNICA............................................................................................................... 31 6.1 Diagnóstico sobre la asistencia técnica integral................................................ 31 6.1.1 Universo de análisis para la elaboración del diagnóstico............................................ 31 6.1.2 Fuentes de información ............................................................................................... 31 6.1.3 Instrumentos para la recolección de información ........................................................ 31 6.1.4 Recolección de información ........................................................................................ 32 6.1.4.1 Consulta con las Direcciones Misionales: .......................................................... 34 6.1.4.2 Consulta con las Coordinaciones Regionales de Asistencia Técnica: ............... 34 6.1.4.3 Consulta con las Coordinaciones de Centros Zonales: ...................................... 38 6.1.4.4 Consulta con los Operadores de programas y servicios misionales: ................. 38 6.2 7 Metodología para el diseño del modelo de asistencia técnica integral .............. 40 RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO SOBRE LA ASISTENCIA TÉCNICA ... 44 7.1 Estado actual ................................................................................................... 44 7.1.1 Desde el nivel nacional ................................................................................................ 44 7.1.1.1 Observaciones al lineamiento técnico para el desarrollo de la asistencia técnica versión 2009 ......................................................................................................................... 44 7.1.1.2 Razones por las cuales la asistencia técnica presenta la actual situación ........ 44 7.1.2 Diagnóstico obtenido a través del ejercicio realizado con las Coordinaciones Regionales de Asistencia Técnica: ........................................................................................... 48 7.1.3 Diagnóstico obtenido a través del ejercicio realizado con las Coordinaciones de los Centros Zonales de Asistencia Técnica: .................................................................................. 58 7.1.4 Diagnóstico obtenido de la consulta realizada a los operadores de programas o servicios misionales .................................................................................................................. 59 7.1.4.1 Evaluación de los valores ................................................................................... 60 7.1.4.2 Evaluación de las prácticas o costumbres al brindar asistencia técnica ............ 61 7.1.4.3 Evaluación de las normas aplicadas sobre asistencia técnica ........................... 63 7.1.4.4 Evaluación de los saberes sobre asistencia técnica .......................................... 64 ________________________________________________________________________________________ 2 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS 7.1.5 MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 3 de 122 Análisis comparativo de los diagnósticos por grupo ................................................... 65 7.2 Requerimientos del modelo de asistencia técnica integral ................................ 65 7.3 Atributos del modelo de asistencia técnica integral .......................................... 69 8 MODELO DE ASISTENCIA TÉCNICA INTEGRAL A OPERADORES DE LOS PROGRAMAS Y SERVICIOS MISIONALES DEL ICBF ....................................... 74 8.1 Supuestos utilizados en el diseño del modelo .................................................. 74 8.2 Estructura del modelo....................................................................................... 75 8.2.1 Componentes del proceso ........................................................................................... 76 8.2.1.1 Los insumos y los proveedores de la asistencia técnica .................................... 76 8.2.1.2 La operación de la asistencia técnica ................................................................. 77 8.2.1.2.1 Las modalidades de la asistencia técnica ..................................................... 77 8.2.1.2.2 Los medios para brindar asistencia técnica................................................... 78 8.2.1.2.3 Las temáticas de la asistencia técnica .......................................................... 78 8.2.1.3 Los responsables de brindar la asistencia técnica ............................................. 79 8.2.1.4 Los productos de la asistencia técnica ............................................................... 86 8.2.1.5 Los beneficiarios de la asistencia técnica ........................................................... 91 8.2.1.6 Los mecanismos de control de la asistencia técnica .......................................... 92 8.2.1.7 Los indicadores de la asistencia técnica ............................................................ 92 8.2.2 La interacción de la asistencia técnica con otros procesos. ....................................... 93 8.2.2.1 Sentido de horizonte compartido entre procesos ............................................... 95 8.3 8.3.1 8.3.2 8.3.3 Descripción de la operación del modelo ........................................................... 98 Operación de la asistencia técnica en el nivel zonal ................................................... 98 Operación de la asistencia técnica en el nivel regional............................................. 102 Operación de la asistencia técnica en el nivel nacional ............................................ 106 9 RUTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE ASISTENCIA TÉCNICA INTEGRAL A OPERADORES DE LOS PROGRAMAS Y SERVICIOS MISIONALES DEL ICBF ..................................................................................... 114 9.1 Cronograma de implementación ..................................................................... 114 ANEXO 1 - Manual de cargo del funcionario(a) que brinda asistencia técnica ... 118 ANEXO 2 - Variables de caracterización de operadores ..................................... 120 BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................... 121 ________________________________________________________________________________________ 3 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 4 de 122 CAPITULO 1 1 GLOSARIO Atención integral. Conjunto de acciones y servicios dirigidos a garantizar los derechos impostergables en salud, nutrición, educación, ciudadanía y protección de manera concurrente entre la familia, el estado y la sociedad con la finalidad de asegurar el pleno desarrollo del ser humano1. Calidad. Grado en que un conjunto de características inherentes cumplen con unos 2 requisitos . 3 Competencia. Aptitud demostrada para aplicar los conocimientos y habilidades . Conjunto de conocimientos (saberes), habilidades (saber hacer) y actitudes (saber estar y querer hacer) que, aplicados en el desempeño de una determinada responsabilidad o 4 aportación profesional, aseguran su buen logro . Mejora continua. Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. NOTA El proceso mediante el cual se establecen objetivos y se identifican oportunidades para la mejora es de carácter continuo, a través del uso de los hallazgos de auditoría, las conclusiones de auditoría, el análisis de datos, la revisión por la dirección y otros medios, 5 y generalmente conduce a la acción correctiva y preventiva . 6 Modelo. Arquetipo o punto de referencia para imitarlo o reproducirlo .Un modelo es la representación de un objeto, sistema o idea, de forma diferente al de la entidad misma. El propósito de los modelos es ayudarnos a explicar, entender o mejorar un sistema. Un modelo de un objeto puede ser una réplica exacta de éste o una abstracción de las propiedades dominantes del objeto7. Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, para transformar elementos de entrada en resultados8. 1 Norma Técnica de Empresa. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar 001. Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC). 2012 2 Ibid. Página 3. 3 Ibid. Página 3. 4 VELA, Grande. Luis Sagi. Gestión por Competencias. Editorial ESIC. Madrid. 2004. 5 Ibid. Página 4. 6 Diccionario de la Lengua Española. Real Academia Española. Disponible en http://lema.rae.es/drae/?val=modelo 7 Curso virtual de la Universidad Nacional de Colombia. Disponible en: http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4060010/lecciones/Capitulo1/modelo.htm 8 Ibid. Página 4. ________________________________________________________________________________________ 4 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 5 de 122 NOTA 1 Los elementos de entrada de un proceso son generalmente resultados o productos de otros procesos. NOTA 2 Los procesos de una organización generalmente se planifican y se ponen en práctica bajo condiciones controladas, para aportar valor. 9 Producto. Resultado de un proceso . Proveedor. Organización o persona que proporciona un bien, producto o servicio10. EJEMPLO Productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto, o prestador de un servicio o información. NOTA 1 Un proveedor puede ser interno o externo a la organización. NOTA 2 En una situación contractual un proveedor puede denominarse "contratista". Riesgo. Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos11. NOTA 1 Un efecto es una desviación de aquello que se espera, sea positivo, negativo o ambos. NOTA 2 Los objetivos pueden contemplar aspectos diferentes (por ejemplo, financieros, salud y seguridad, y metas ambientales) y se pueden aplicar en niveles diferentes (estratégico, en toda la organización, en proyectos, productos y procesos). NOTA 3 A menudo el riesgo está caracterizado por la referencia a los eventos potenciales y a sus consecuencias o a una combinación de ellos. NOTA 4 Con frecuencia, el riesgo se expresa en términos de la combinación de las consecuencias de un evento (incluyendo los cambios de circunstancias) y en la probabilidad de que suceda. NOTA 5 Incertidumbre es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con la comprensión o el conocimiento de un evento, su consecuencia o probabilidad. Servicio. Conjunto de actividades desarrolladas por la organización y los responsables 12 del servicio, orientadas a garantizar el cumplimiento de los objetivos de la modalidad . 9 Ibid. Página 4. Ibid. Página 4. Ibid. Página 5. 10 11 ________________________________________________________________________________________ 5 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 6 de 122 Servicio Público de Bienestar Familiar. Se entiende como Servicio Público de Bienestar Familiar el conjunto de acciones del Estado que se desarrollan para cumplir en forma integral y permanente con el reconocimiento, la garantía, protección y restablecimiento de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, así como la prevención de su amenaza o vulneración y el fortalecimiento familiar. (Decreto 936 de 2013)13. Sistema Nacional de Bienestar Familiar. El Sistema Nacional de Bienestar Familiar es el conjunto de agentes, instancias de coordinación y articulación y de relaciones existentes entre éstos para dar cumplimiento a la protección integral de los niños, niñas y adolescentes y el fortalecimiento familiar en los ámbitos nacional, departamental, distrital, municipal. 14. Transferir. Ceder a otra persona el derecho, dominio o atribución que se tiene sobre 15 algo . 16 Usuario. Persona o entidad que recibe un producto o servicio . 12 Ibid. Página 2. Decreto 936 de 2013 Decreto 936 de 2013. 15 Diccionario de la Lengua Española. Real Academia Española. Disponible enhttp://lema.rae.es/drae/?val=transferencia 16 Ibid. Página 5. 13 14 ________________________________________________________________________________________ 6 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 7 de 122 CAPÍTULO 2 2 INTRODUCCIÓN La Ley 1098 de 2006 y el Decreto 0936 de 2013 señalan que es función del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) la prestación del Servicio Público de Bienestar Familiar junto con las entidades responsables de la garantía de los derechos de niños, niñas y adolescentes, la prevención de su vulneración, la protección y el restablecimiento de los mismos. En concordancia, la misión del Instituto es trabajar por el desarrollo y la protección integral de la primera infancia, la niñez, la adolescencia y el bienestar de las familias colombianas. Para lograr el cumplimiento de la misión institucional, una de los procesos fundamentales es la asistencia técnica que debe brindarse a las entidades prestadoras y operadoras de servicios y programas institucionales. En aras de mejorar la capacidad institucional para brindar asistencia técnica, la Dirección General del ICBF, se impuso la tarea de diseñar un modelo17 de asistencia técnica, con carácter integral, dirigido a los operadores y prestadores de servicios institucionales cuya finalidad es fortalecer su capacidad de gestión técnica, administrativa y financiera, de manera que se asegure la calidad en el desarrollo de los programas o en la prestación de los servicios institucionales. Para diseñar el Modelo de Asistencia Técnica Integral dirigido a los operadores y prestadores de servicios institucionales (MATÍAS), se valoró la historia institucional, es decir, todo el acervo de información con que cuenta el ICBF sobre asistencia técnica. Para ello se adelantó un proceso sistemático de consulta, recolección y análisis de la información relacionada con la asistencia técnica. En este proceso participaron activamente, colaboradores de los niveles nacional, regional y zonal pertenecientes a diferentes áreas misionales y de apoyo y que tienen relación directa con el tema, así como un número importante de operadores de servicios en todo el país. Teniendo como base los resultados de la lectura sobre la situación actual de la asistencia técnica en el ICBF, se elaboró una definición del concepto de asistencia técnica y un modelo de operación de la misma, que se enmarca en los lineamientos del decreto 0987 del 14 de mayo de 2012 por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar “Cecilia de la Fuente de Lleras" y se determinan las funciones de sus dependencias y de la Resolución 2859 de 2013 mediante la cual se reglamenta la estructura del ICBF en el nivel Regional y Zonal. Finalmente, la implementación del modelo diseñado conlleva un cambio en la cultura institucional, con respecto a la forma como se debe asumir la asistencia técnica. Para responder a dicho cambio se plantean dos estrategias que le sirven de soporte al modelo: 17 Un modelo es una representación de un objeto, sistema o idea, de forma diferente al de la entidad misma. El propósito de los modelos es ayudarnos a explicar, entender o mejorar un sistema. Un modelo de un objeto puede ser una réplica exacta de éste o una abstracción de las propiedades dominantes del objeto. Concepto disponible en: http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4060010/lecciones/Capitulo1/modelo.htm ________________________________________________________________________________________ 7 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 8 de 122 por una parte la asistencia técnica como una función que se gerencia desde el nivel nacional, pero cuya operación se concentra en el nivel territorial, lo que garantiza su administración como un proceso y por ende su articulación con el Sistema Integrado de Gestión. Se somete a consideración del equipo directivo, asumir la asistencia técnica, en el mediano o largo plazo, como un proyecto de inversión, un propósito institucional, que articula el proceso de asistencia técnica al Mapa Estratégico Institucional, brindándole la relevancia y sostenibilidad correspondiente. ________________________________________________________________________________________ 8 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 9 de 122 CAPÍTULO 3 3 ANTECEDENTES La asistencia técnica en el ICBF ha sido una función que se ha desarrollado históricamente desde su creación con la Ley 75 de 1968 en donde se señala, en el artículo 53, literal e), que para el cumplimiento sus fines esenciales, que son los de proveer a la protección del menor y, en general al mejoramiento de la estabilidad y del bienestar de las familias colombianas, el instituto tendrá, además de las funciones que le corresponde (…) Crear establecimientos especializados en el manejo y tratamiento de los niños afectados por retardo en su desarrollo mental y establecimientos de rehabilitación de menores, lo mismo que auxiliar técnica y económicamente a los que de esta naturaleza existen ya en el país y dirigir y administrar los de propiedad nacional que hoy funcionan. En forma consecuente con la evolución de la Institución y de su naturaleza, la Ley 7 de 1979, en el artículo 21, relaciona dentro de las funciones del ICBF, la creación de programas de protección preventiva y especial para menores de edad, lo mismo que auxiliar técnica y económicamente a los organismos de esta naturaleza existentes en el país cuando lo considere conveniente. A pesar de estos preceptos legales el ICBF no dispone de un marco normativo o reglamentario diseñado específicamente para brindar asistencia técnica a los operadores de los programas y servicios misionales que desarrolla la entidad, el Instituto si cuenta con un lineamiento técnico de carácter general, que orienta el desarrollo de la asistencia técnica en el marco de la política pública de infancia, adolescencia y familia. Este documento se adoptó el 29 de octubre de 2009, mediante la Resolución Nº 4225. En su momento, este lineamiento, buscaba contribuir con el desarrollo e implementación de la política de infancia, adolescencia y familia, de acuerdo con lo estipulado en las leyes 1098 de 2006 (artículo 11), 7 de 1979 y 75 de 1968, en las que se establece que: “el ICBF como ente rector, coordinador y articulador del Sistema Nacional de Bienestar Familiar - SNBF, le corresponde definir los lineamientos técnicos que las entidades deben cumplir para garantizar los derechos de los niños, niñas y adolescentes para asegurar su restablecimiento, y asistir técnicamente a los entes nacionales, departamentales, distritales y municipales en la ejecución de sus políticas públicas, sin perjuicio de las competencias y funciones constitucionales y legales propias para cada uno de ellos”. A pesar de que el lineamiento se sustenta en la necesidad de que el ICBF “(…) estructure un proceso de asistencia técnica con un enfoque de Garantía de Derechos, Poblacional, Territorial y Diferencial de universalización, dirigido a los diferentes actores con responsabilidades dentro de la ley (familia, sociedad, Estado) que permita conocer, interiorizar y actuar de acuerdo con sus competencias dentro de los límites de la Constitución y la ley”, adolece de algunas deficiencias que dificultan su comprensión y aplicación. Entre estas cabe mencionar: ________________________________________________________________________________________ 9 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 10 de 122 En el capítulo correspondiente al marco jurídico de la asistencia técnica, se incluyen una serie de disposiciones que no guardan unidad de materia con el propósito del lineamiento. El lineamiento aborda diversas definiciones sobre el concepto y alcance de la asistencia técnica. En algunos apartes se afirma que es una estrategia permanente de asesoría y acompañamiento, en otros la define como una función, pero más adelante señala que forma parte de “los procesos de conceptualización acerca del quehacer y de la práctica institucional producto de la experiencia y conocimientos acumulados que involucra la movilización de saberes de los diferentes actores (…)” Los objetivos del lineamiento no permiten visualizar con claridad cuál es el propósito de la asistencia técnica, pues se centran en dar mayor énfasis al apoyo en el diseño de políticas públicas de niñez, adolescencia y familia, a la aplicación de metodologías e instrumentos y a facilitar, apoyar, monitorear, evaluar y dinamizar la gestión de las regionales y seccionales y de los centros zonales del ICBF. En varios apartes, como es el caso del capítulo 2: Principios y Características de la Asistencia Técnica, se utilizan categorías o conceptos que no corresponden al contenido. Según lo establecido en el capítulo 7 del lineamiento: Etapas e Insumos de la Asistencia Técnica, “La asistencia técnica tiene en cuenta el ciclo de procesos PHVA (Planear- Hacer – Verificar – Actuar) que permite la cualificación de las acciones”, es necesario revisar y actualizar la metodología, los procedimientos y los instrumentos a utilizar, con el fin de adecuarlos al marco político y normativo que orienta la gestión del ICBF, así como a las funciones y responsabilidades asignadas a las áreas misionales, de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 0987 de 2012 y en la Resolución 2859 de 2013 mediante la cual se reglamenta la estructura del ICBF en el nivel Regional y Zonal. Es importante señalar que el ICBF, en ejercicio de su misión, ha acumulado una vasta experiencia en brindar asistencia técnica sin embargo solo el lineamiento técnico aquí mencionado es un antecedente con carácter documental. Adicionalmente a las observaciones que se hicieron al lineamiento técnico, en un capítulo posterior de este documento, se describirán en detalle los resultados del diagnóstico sobre la asistencia técnica en el ICBF. Actualmente, el Decreto 0987 de 2012 por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se determinan las funciones de sus dependencias, plantea la asistencia técnica como una función generalizada, que deben realizar varias áreas misionales y de apoyo y cuyos destinatarios son otras dependencias además de las organizaciones prestadoras de servicios y programas misionales. ________________________________________________________________________________________ 10 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 11 de 122 CAPÍTULO 4 4 4.1 MARCO DE REFERENCIA Marco legal y normativo de la asistencia técnica en el ICBF A continuación se relacionan las normas relativas a la asistencia técnica en el ICBF y para una mayor comprensión del marco legal se incluyen los artículos correspondientes: Ley 75 de 1968. Por la cual se dictan normas sobre filiación y se crea el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Artículo 53. Para el cumplimiento de sus fines esenciales, que son los de proveer a la protección del menor y, en general al mejoramiento de la estabilidad y del bienestar de las familias colombianas, el instituto tendrá, además de las funciones que le corresponde conforme a los artículos anteriores, las siguientes: (…) e) Crear establecimientos especializados en el manejo y tratamiento de los niños afectados por retardo en su desarrollo mental y establecimientos de rehabilitación de menores, lo mismo que auxiliar técnica y económicamente a los que de esta naturaleza existen ya en el país y dirigir y administrar los de propiedad nacional que hoy funcionan. Ley 7 de 1979. Por la cual se dictan normas para la protección de la Niñez, se establece el Sistema Nacional de Bienestar Familiar, se reorganiza el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se dictan otras disposiciones Artículo 21. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar tendrá las siguientes funciones: (…) 15. Prestar la asistencia técnica necesaria para el estudio integral del menor de edad que esté bajo las órdenes de los Jueces de Menores del país. Ley 1098 DE 2006. Por la cual se expide el Código de la Infancia y la Adolescencia. Artículo 11. Exigibilidad de los Derechos. Salvo las normas procesales sobre legitimidad en la causa para incoar las acciones judiciales o procedimientos administrativos a favor de los menores de edad, cualquier persona puede exigir de la autoridad competente el cumplimiento y el restablecimiento de los derechos de los niños, las niñas y los adolescentes. El Estado en cabeza de todos y cada uno de sus agentes tiene la responsabilidad inexcusable de actuar oportunamente para garantizar la realización, protección y el restablecimiento de los derechos de los niños, las niñas y los adolescentes. Parágrafo. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, como ente coordinador del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, mantendrá todas las funciones que hoy tiene (Ley 75/68 y Ley 7ª/79) y definirá los lineamientos técnicos que las entidades deben cumplir para garantizar los derechos de los niños, las niñas y los adolescentes, y para asegurar su restablecimiento. Así mismo coadyuvará a los entes nacionales, ________________________________________________________________________________________ 11 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 12 de 122 departamentales, distritales y municipales en la ejecución de sus políticas públicas, sin perjuicio de las competencias y funciones constitucionales y legales propias de cada una de ellas. Artículo 58. Red de Hogares de Paso. Se entiende por Red de Hogares de Paso el grupo de familias registradas en el programa de protección de los niños, las niñas y los adolescentes, que están dispuestas a acogerlos, de manera voluntaria y subsidiada por el Estado, en forma inmediata, para brindarles el cuidado y atención necesarios. En todos los distritos, municipios y territorios indígenas del territorio nacional, los gobernadores, los alcaldes, con la asistencia técnica del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, organizarán las redes de hogares de paso y establecerá el registro, el reglamento, los recursos, los criterios de selección y los controles y mecanismos de seguimiento y vigilancia de las familias, de acuerdo con los principios establecidos en este código. Resolución 1616 de 2006. Por la cual se modifica la Resolución No. 2622 del 2003, que fija la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en el nivel Regional y Municipal y se establecen las funciones de las diferentes dependencias Modificada por la Resolución 2859 de 2013. Resolución 4525 del 30 de Septiembre de 2009. Por la cual se adopta lineamiento técnico para el desarrollo de la asistencia técnica en el marco de la política pública de infancia, adolescencia y familia Decreto 0987 de 2012. Por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar "Cecilia de la Fuente de Lleras" y se determinan las funciones de sus dependencias Artículo 16. Dirección de Logística y Abastecimiento: Son funciones de la Dirección de Logística y Abastecimiento las siguientes: (…) 18. Prestar asistencia técnica y de capacitación, en coordinación con la Dirección de Gestión Humana, a las dependencias del nivel Nacional y Regional del Instituto en la aplicación de buenas prácticas para la administración y manejo de los productos suministrados. Artículo 20. Subdirección de Mejoramiento Organizacional: Son funciones de la Subdirección de Mejoramiento Organizacional las siguientes: (…) 6. Aprobar los formatos, procedimientos y guías que faciliten la gestión institucional, asegurando su control e impartiendo la capacitación, asistencia técnica y orientación necesaria en el Instituto. Artículo 25. Dirección Sistema Nacional de Bienestar Familiar -SNBF: Son funciones de la Dirección Sistema Nacional de Bienestar Familiar las siguientes: ________________________________________________________________________________________ 12 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 13 de 122 (…) 5. Definir los parámetros bajo los cuales se brinda asesoría y asistencia técnica en materia de dinamización del Sistema Nacional de Bienestar Familiar y a las organizaciones del orden nacional y territorial que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar. Artículo 26. Subdirección de Articulación Nacional del Sistema Nacional de Bienestar Familiar. Son funciones de la Subdirección de Articulación Nacional del Sistema Nacional de Bienestar Familiar las siguientes: 1. Coordinar la prestación de asesoría y asistencia técnica a las Regionales y Centros Zonales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y a las organizaciones del orden nacional y territorial que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar. Artículo 27. Subdirección de Articulación Territorial del Sistema Nacional de Bienestar Familiar. Son funciones de la Subdirección de Articulación Territorial del SNBF las siguientes: 1. Coordinar la prestación de asesoría y asistencia técnica a los miembros territoriales del SNBF que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar. 2. Coordinar la asistencia técnica a las instituciones y entidades territoriales para el logro de los objetivos del SNBF. (…) 7. Brindar los lineamientos y la asistencia técnica a las Direcciones Regionales para que promuevan la coordinación del SNBF en su territorio. Artículo 28. Dirección de Primera Infancia: Son funciones de la Dirección de Primera Infancia las siguientes: (…) 8. Diseñar las estrategias de Asistencia Técnica dirigida a Regionales, Centros Zonales, Prestadores de los servicios, para la divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de calidad, y rutas de atención de primera infancia, medici6n y control de los avances en la atención, seguimiento y asesoría en la aplicación de los mismos. Artículo 29. Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a la Primera Infancia: Son funciones de la Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a la Primera Infancia las siguientes: (…) 3. Brindar asistencia técnica para la evaluación y monitoreo de la política pública de Primera Infancia y la medición de los avances de la atención integral. Artículo 31. Dirección de Niñez y Adolescencia: Son funciones de la Dirección de Niñez y Adolescencia las siguientes: (…) 10. Diseñar las estrategias de Asistencia Técnica dirigida a, Regionales, Centros Zonales, Prestadores de los servicios, para la divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de calidad, y rutas de atención de niñez y adolescencia, medición y control de los avances en la atención, seguimiento y asesoría en la aplicación de los mismos. ________________________________________________________________________________________ 13 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 14 de 122 Artículo 32. Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a la Niñez y a la Adolescencia: Son funciones de la Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a la Niñez y a la Adolescencia: (…) 3. Brindar asistencia técnica a las Direcciones Regionales, Centros Zonales, Entidades Territoriales y prestadores de los servicios, para la divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de niñez y adolescencia. (…) 8. Brindar asistencia técnica para la evaluación y monitoreo de la política pública de niñez y adolescencia y la medición de los avances de la atención integral. Artículo 34. Dirección de Familias y Comunidades: Son funciones de la Dirección de Familias y Comunidades las siguientes: (…) 11. Diseñar las estrategias de Asistencia Técnica dirigida a, Regionales, Centros Zonales, Prestadores de los servicios, para la divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de calidad, y rutas de atención de Familia y Comunidad, medición y control de los avances en la atención, seguimiento y asesoría en la aplicación de los mismos. Artículo 35. Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a la Familia y Comunidades: Son funciones de la Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a la Familia y Comunidades las siguientes: (…) 3. Brindar asistencia técnica a las Direcciones Regionales, Centros Zonales, Entidades Territoriales y prestadores de los servicios, para la divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de Familia y Comunidad. (…) 8. Brindar asistencia técnica para la evaluación y monitoreo de la política pública de Familia y Comunidad. Artículo 37. Dirección de Nutrición: Son funciones de la Dirección de Nutrición las siguientes: (…) 18. Brindar asistencia técnica a las Direcciones Regionales y entes territoriales cuando corresponda para la elaboración, 'ejecución y seguimiento de planes, programas y proyectos de carácter nacional y departamental en materia de Seguridad Alimentaria y Nutricional, con base en los lineamientos y resultados del seguimiento, supervisión, evaluación o investigaciones efectuadas. Artículo 38. Dirección de Protección. Son funciones de la Dirección de Protección las siguientes: (…) 7. Definir los parámetros bajo los cuales se brinda asesoría y asistencia técnica a las Regionales y Centros Zonales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y a las ________________________________________________________________________________________ 14 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 15 de 122 organizaciones del orden nacional y territorial que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar. Artículo 39. Subdirección de Restablecimiento de Derechos. Son funciones de la Subdirección de Restablecimiento de Derechos las siguientes: (…) 8. Brindar, en conjunto con la Subdirección de Adopciones, asistencia técnica a las autoridades administrativas y judiciales para el restablecimiento internacional de derechos de la niñez. 9. Brindar asesoría y asistencia técnica a la Regionales y Centros Zonales a los operadores y a las entidades del orden territorial competentes en la prestación del Servicio Público de Bienestar Familiar para niños, niñas y adolescentes víctimas de la violencia generada por los grupos armados al margen de la ley, sobre la operación de las acciones relacionadas con el conflicto armado del país. (…) 19. Realizar asistencia técnica y gestionar inter e intra institucionalmente el cumplimiento de los compromisos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en la Política Pública Nacional de Discapacidad y la de Prevención y Erradicación del Trabajo Infantil y Protección del Joven Trabajador. (…) 31. Brindar asistencia técnica a las Regionales y a las autoridades administrativas competentes para la elaboración, ejecución y seguimiento de planes, programas y proyectos de carácter nacional y departamental en materia del Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos, con base en: (1) los lineamientos técnicos y los estándares de calidad para la atención de niños, niñas y adolescentes víctimas de la violencia generada por los grupos armados al margen de la ley, (2) la atención de la población infantil, jóvenes y familias en situación de desplazamiento forzado o víctima de desastres y (3) los resultados del seguimiento, supervisión, evaluación o investigaciones efectuadas. Artículo 40. Subdirección de Responsabilidad Penal. Son funciones de la Subdirección de Responsabilidad Penal las siguientes: (…) 9. Brindar asistencia técnica a las Regionales y entes territoriales cuando corresponda, para la elaboración, ejecución y seguimiento de planes, programas y proyectos de carácter nacional y departamental en materia del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes (SRPA), con base en los lineamientos y resultados del seguimiento, supervisión, evaluación o investigaciones efectuadas. Artículo 41. Subdirección de Adopciones. Son funciones de la Subdirección de Adopciones las siguientes: (…) 10. Divulgar, capacitar y prestar asistencia técnica a los Comités de Adopción de las Regionales y de las Instituciones Autorizadas para desarrollar el Programa de Adopción; así como asesorar a abogados, usuarios y público en general interesados en aspectos normativos, legislativos y procedimentales relativos al Programa de Adopción. (…) ________________________________________________________________________________________ 15 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 16 de 122 20. Brindar, en conjunto con la Subdirección de Restablecimiento de Derechos, asistencia técnica a las autoridades administrativas y judiciales para el restablecimiento internacional de derechos de la niñez. (…) 22. Brindar asistencia técnica a las Regionales para la elaboración, ejecución y seguimiento de planes, programas y proyectos de carácter nacional y departamental para en materia de implementación de los lineamientos definidos para la ejecución de las actividades y programas del proceso de adopciones, con base en los lineamientos y resultados del seguimiento, supervisión, evaluación o investigaciones efectuadas. Artículo 42. Direcciones Regionales: Son funciones de las Direcciones Regionales, además de las contenidas en los Decretos 2388 de 1979, y 1137 de 1999 y, en los estatutos del Instituto, las siguientes: (…) 3. Prestar asistencia técnica a los Gobiernos Departamentales y Municipales en materia del servicio de bienestar familiar. Decreto 936 de 2013. Por el cual se reorganiza el Sistema Nacional de Bienestar Familiar, se reglamenta el inciso primero del artículo 205 de la Ley 1098 de 2006 y se dictan otras disposiciones Artículo 10°. Funciones del comité ejecutivo del sistema nacional de bienestar familiar. Las funciones del Comité Ejecutivo del Sistema Nacional de Bienestar Familiar serán: (…) 10. Coordinar la definición de líneas de inversión, la asistencia técnica a los entes territoriales y el seguimiento a la ejecución de los recursos provenientes de los excedentes del crecimiento económico y de otras fuentes de financiamiento de orden nacional que contribuyan a la protección integral de lograr niños, niñas y adolescentes. Artículo 14°. El instituto colombiano de bienestar familiar como ente rector, coordinador y articulador del sistema familiar de bienestar familiar. Corresponde al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, como ente rector, coordinador y articulador del Sistema Nacional de Bienestar Familiar: (…) 5. Definir los parámetros bajo los cuales se brinda asesoría y asistencia técnica en materia de dinamización del Sistema Nacional de Bienestar Familiar y a las organizaciones del orden nacional y territorial que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar. Resolución 366 de 2013. Por la cual se adopta el Manual de Supervisión de Contratos y Convenio suscritos por el ICBF El Manual de Supervisión en el capítulo 7 se refiere a los roles frente a la supervisión, en los diferentes niveles del Instituto: Nacional, Regional y Zonal. (…) SUPERVISIÓN ________________________________________________________________________________________ 16 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 17 de 122 Sede de la Dirección General: - Programa misional o área de apoyo: Presta asistencia técnica a las Direcciones Regionales y a los Centros Zonales. - Dirección de Contratación: Presta asistencia técnica a las Direcciones Regionales y Centros Zonales en el ejercicio de la supervisión, en materia contractual, a través del correo “consultas regionales”. (…) Direcciones Regionales: - Coordinador Jurídico de la Regional o quien haga las veces de Director de Contratación en la Regional: Presta asistencia técnica a los centros zonales en el desarrollo del Modelo de Supervisión. (…) INTERVENTORÍA Direcciones Regionales - Supervisor: Según la modalidad de contratación correspondiente, y conforme lo establecido en los respectivos lineamientos técnicos: Recepciona los soportes de visitas y a partir de los resultados, adelanta la asistencia técnica requerida para el agente educativo, operadores y proveedores comunitarios o ente territorial. (…) Coordinaciones Zonales - Enlace del programa misional o área de apoyo: Realiza asistencia técnica a partir de los resultados a los agentes educativos comunitarios y entes territoriales. Resolución 2859 de 2013. Por la cual se modifica la Resolución número 1616 de 2006 y se reglamenta la estructura del ICBF, en el Nivel Regional y Zonal Artículo 4°. Modificar los artículos 4° y 5° de la Resolución número 1616 de 2006, el cual quedará así: (…) Las Direcciones Regionales Atlántico, Bolívar, Córdoba, Cundinamarca, Arauca, Boyacá, Caldas, Caquetá, Casanare, Cauca, Cesar, Chocó, Guajira, Huila, Magdalena, Meta, Nariño Norte de Santander, Putumayo, Quindío, Risaralda, San Andrés, Santander, Sucre y Tolima del ICBF tendrán la siguiente estructura interna: 1. Dirección Regional 2. Grupo Jurídico 3. Grupo Administrativo 4. Grupo Financiero 5. Grupo de Planeación y Sistemas 6. Grupo de Asistencia Técnica ________________________________________________________________________________________ 17 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 18 de 122 Artículo 5°. Modificar el artículo 6° de la Resolución número 1616 de 2006, el cual quedará así: Las Direcciones Regionales Amazonas, Guainía, Guaviare, Vaupés y Vichada del ICBF tendrán la siguiente estructura interna: 1. Dirección Regional 2. Grupo Gestión de Soporte 3. Grupo de Asistencia Técnica Artículo 8°. Modificar el artículo 10 de la Resolución número 1616 de 2006, el cual quedará así: (…) Se entiende por equipo de atención, el grupo de Profesionales Interdisciplinarios (Entre los que se pueden encontrar Defensor de Familia, Psicólogo, Trabajador Social, Nutricionista u otro Profesional del Área Social), adscritos a un Centro Zonal que prestan servicios de Protección Integral o coordinan la operación, asistencia técnica y supervisión de programas del ICBF en un municipio del área de influencia de un Centro Zonal del ICBF, que por condiciones difíciles de acceso, desplazamiento, dispersión geográfica, demanda de servicios, dinámicas de ordenamiento territorial, falta de presencia de otras entidades del Estado y la falta de cobertura de unidades móviles, requieren la presencia del ICBF para atender a los niños, niñas, adolescentes y familias. Artículo 9°. Modificar el artículo 12 de la Resolución número 1616 de 2006, el cual quedará así: (…) La Dirección Regional tendrá las siguientes funciones: (…) 3. Ejercer la coordinación y funcionamiento efectivo del Sistema Nacional de Bienestar Familiar con las entidades del nivel departamental y brindar asistencia técnica para su operación, en coordinación con la Dirección Nacional del Sistema Nacional de Bienestar Familiar. (…) 11. Prestar asistencia técnica a los Gobiernos Departamentales y Municipales en materia del servicio público de bienestar familiar en coordinación con la Dirección Nacional del Sistema Nacional de Bienestar Familiar. Artículo 11. (…) Las funciones de la Dirección Regional en relación con el Sistema Nacional de Bienestar Familiar, de conformidad con las instrucciones y lineamientos impartidos por la Dirección del Sistema Nacional de Bienestar Familiar son: 1. Coordinar y articular el Sistema Nacional de Bienestar Familiar en el ámbito Departamental, por medio de asesoría y asistencia técnica a los miembros territoriales del SNBF que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar. (…) 5. Prestar asistencia técnica a los Centros Zonales del ICBF para su participación en las mesas municipales de infancia, adolescencia y familia y en los Consejos de Política Social, así como la promoción de la coordinación del SNBF en su territorio. ________________________________________________________________________________________ 18 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 19 de 122 (…) Las funciones de la Dirección Regional en relación con el aseguramiento de estándares de conformidad con las instrucciones y lineamientos impartidos por la Oficina de Aseguramiento a la Calidad son: (…) 3. Analizar, en conjunto con los referentes del Grupo de Asistencia Técnica, los resultados del control de la operación y proponer acciones para el mejoramiento de la prestación del servicio en los programas del ICBF. (…) Las funciones de la Dirección Regional en relación con el servicio y atención de conformidad con las instrucciones y lineamientos impartidos por la Dirección de Servicio y Atención son: 1. Implementar en la Regional y coordinar la implementación en los Centros Zonales, los lineamientos técnicos, procesos y procedimientos de prestación del servicio al ciudadano y dar asistencia técnica a los Centros Zonales para su implementación. DE LOS GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO (…) GRUPO DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS Artículo 15. Modificar el artículo 16 de la Resolución número 1616 de 2006, el cual quedará así: (…) Las funciones del Grupo de Planeación y Sistemas en relación con la Gestión Tecnológica de conformidad con las instrucciones y lineamientos impartidos por la Dirección de Tecnología e Información son: 1. Brindar asistencia técnica a los Centros Zonales y dependencias de la Dirección Regional en el manejo y actualización de los sistemas de información, herramientas de automatización de oficinas, equipos de cómputo, periféricos y equipos de comunicaciones de datos a los usuarios de las diferentes dependencias. GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Artículo 16. Modificar el artículo 17 de la Resolución número 1616 de 2006, el cual quedará así: El Grupo de Asistencia Técnica es el encargado de planear, orientar, apoyar y monitorear la gestión Regional y de los Centros Zonales para garantizar la prestación del Servicio Público de Bienestar Familiar y la aplicación de la política de protección integral de la primera infancia, la niñez, la adolescencia y el bienestar de la familia y comunidades y la política de atención al adolescente en conflicto con la ley - Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes. Las funciones del Grupo de Asistencia Técnica de conformidad con las instrucciones y lineamientos impartidos por la Subdirección General, las Direcciones de Primera Infancia, Niñez y Adolescencia, Familias y Comunidades, Nutrición y Protección son: Funciones Generales: ________________________________________________________________________________________ 19 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 20 de 122 1. Coordinar con las dependencias de la Regional y los Centros Zonales la interacción y el desarrollo de políticas y lineamientos, planes y programas en materia de primera infancia, niñez y adolescencia, familia, poblaciones especiales, nutrición, medidas de protección, sistema de responsabilidad penal para adolescentes y en otros temas que le sean asignados por la Dirección Regional. 2. Coordinar las acciones para el cumplimiento en la implementación de la ley de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno en lo que le compete a la Regional. 3. Coordinar la operación y funcionamiento de los servicios de atención a la población víctima del conflicto armado interno en especial de las Unidades Móviles en la atención humanitaria de emergencia, así como hacer seguimiento y evaluación. 4. Asistir el desarrollo de los mandatos normativos y de política relativos al SRPA, que comprende diferentes sujetos, empezando por el adolescente en conflicto con la ley, la víctima de su conducta punible, el entorno familiar y el comunitario en desarrollo de la finalidad restaurativa del Sistema. 5. Atender la gestión de información relativa al Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes y apoyar los procesos de coordinación territorial para la operación y desarrollo del SRPA. Las funciones del Grupo de Asistencia Técnica en relación con la Primera Infancia de conformidad con las Instrucciones y lineamientos impartidos por la Dirección de Primera Infancia son: 1. Liderar en la Regional y los Centros Zonales, la implementación de las políticas, planes, programas y proyectos relativos a la primera infancia. 2. Coordinar y brindar asistencia técnica a las dependencias de la Regional y los Centros Zonales, en la elaboración de estudios y análisis para determinar las problemáticas de la primera infancia en el departamento. 3. Apoyar la orientación, encadenamiento de servicios y atención prioritaria en las diferentes políticas, planes, programas y proyectos a los niños y las niñas hijos de adolescentes en conflicto con la ley, o bien vinculados al SRPA en proceso de restablecimiento de derechos. 4. Brindar asistencia técnica a los Centros Zonales y Entidades Departamentales de los lineamientos técnicos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de primera infancia. 5. Coordinar y brindar asistencia técnica a los Centros Zonales para la implementación y desarrollo de la política y la atención integral a Mujeres Gestantes y Madres Lactantes y niños de primera infancia. 6. Asesorar y monitorear a los Centros Zonales sobre la implementación de los esquemas de operación y supervisión de los servicios de primera infancia. 7. Apoyar los procesos de contratación y operación de los programas de primera infancia en los casos que se requiera. 8. Gestionar a nivel regional y zonal, la programación de metas sociales y asignación de los recursos financieros para la operación de los programas de primera infancia y hacer monitoreo a la ejecución de los mismos. 9. Coordinar y asesorar a los Centros Zonales para la implementación, ejecución y seguimiento del sistema de focalización de los programas de primera infancia. ________________________________________________________________________________________ 20 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 21 de 122 10. Articular y guiar a los Centros Zonales en la implementación de las estrategias y acciones requeridas para el fortalecimiento y migración de la oferta institucional de primera infancia a esquemas de atención integral. 11. Coordinar y monitorear con los Centros Zonales, el desarrollo del modelo operativo para la recolección de la información de cada uno de los usuarios atendidos en los programas de primera infancia. Las funciones del Grupo de Asistencia Técnica en relación con Niñez y Adolescencia de conformidad con las instrucciones y lineamientos impartidos por la Dirección de Niñez y Adolescencia son: 1. Liderar en la Regional y los Centros Zonales la implementación de las políticas, planes, estrategias, programas y proyectos relativos a la niñez y adolescencia. 2. Coordinar y brindar asistencia técnica a las dependencias de la Regional y los Centros Zonales en la elaboración de estudios y análisis para determinar las problemáticas de la niñez y adolescencia en el departamento. 3. Brindar asistencia técnica a los Centros Zonales y Entidades Departamentales de los lineamientos técnicos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de niñez y adolescencia. 4. Desarrollar en el departamento y asesorar a los Centros Zonales para la ejecución de las campañas de prevención de las problemáticas propias de la niñez y adolescencia. 5. Adelantar acciones que impulsen la apropiación y desarrollo de la política de prevención de la utilización de niños, niñas y adolescentes para la comisión de delitos. 6. Asesorar y monitorear a los Centros Zonales sobre la implementación de los esquemas de operación y supervisión de los programas de niñez y adolescencia. 7. Apoyar los procesos de contratación y operación de los programas de niñez y adolescencia en los casos que se requiera. 8. Gestionar a nivel regional y zonal, la programación de metas sociales y asignación de los recursos financieros para la operación de los programas de niñez y adolescencia y hacer monitoreo a la ejecución de los mismos. 9. Coordinar y asesorar a los Centros Zonales para la implementación, ejecución y seguimiento del sistema de focalización de los programas de niñez y adolescencia. 10. Coordinar y monitorear con los Centros Zonales, el desarrollo del modelo operativo para la recolección de la información de cada uno de los usuarios atendidos en los programas de niñez y adolescencia. 11. Velar por el oportuno y correcto registro de beneficiarios y unidades de servicio de los programas de niñez y adolescencia a escala regional en los sistemas de información desarrollados por la sede nacional para tal fin. Las funciones del Grupo de Asistencia Técnica en relación con Familia y Comunidad de conformidad con las instrucciones y lineamientos impartidos por la Dirección de Familias y Comunidades son: 1. Liderar en la Regional y los Centros Zonales, la implementación de las políticas, planes, programas, estrategias y proyectos relativos a la familia y comunidades. ________________________________________________________________________________________ 21 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 22 de 122 2. Coordinar y brindar asistencia técnica a las dependencias de la Regional y los Centros Zonales en la elaboración de estudios y análisis para determinar las problemáticas de la familia y comunidades en el departamento. 3. Brindar asistencia técnica a los Centros Zonales y Entidades Departamentales de los lineamientos técnicos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de familia y comunidades. 4. Desarrollar en el departamento y asesorar a los Centros Zonales para la ejecución de las campañas formativas culturales y educativas para la promoción y prevención en temáticas de dinámica familiar que apoyen la prevención de las diferentes violencias que se dan a su interior. 5. Asegurar la orientación, encadenamiento de servicios y atención prioritaria a las familias de los adolescentes en conflicto con la ley, o bien vinculados al SRPA en proceso de restablecimiento de derechos. 6. Asesorar y monitorear a los Centros Zonales sobre la implementación de los esquemas de operación y supervisión de los programas de familia y comunidades. 7. Apoyar los procesos de contratación y operación de los programas de familia y comunidades en los casos que se requiera. 8. Gestionar a nivel regional y zonal la programación de metas sociales y asignación de los recursos financieros para la operación de los programas de familia y comunidad y hacer monitoreo a la ejecución de los mismos. 9. Coordinar y asesorar a los Centros Zonales para la implementación, ejecución y seguimiento del sistema de focalización de los programas de familia y comunidad. 10. Coordinar y monitorear con los Centros Zonales, el desarrollo del modelo operativo para la recolección de la información de cada uno de los usuarios atendidos en los programas de familia y comunidad. Las funciones del Grupo de Asistencia Técnica en relación con nutrición de conformidad con las instrucciones y lineamientos impartidos por la Dirección de Nutrición son: 1. Liderar en la regional, la implementación de las políticas, planes, programas, estrategias y proyectos relativos a la seguridad alimentaria y nutricional. 2. Apoyar al Director Regional en las mesas de seguridad alimentaria y nutricional para la formulación del Plan de Segundad Alimentaria y Nutricional en el departamento. 3. Dar directrices a los Centros Zonales para la formulación de Planes de Seguridad Alimentaria y Nutricional Municipales, hacer monitoreo, consolidación y reporte a la Dirección de Nutrición. 4. Brindar asistencia técnica a través de los Consejos Departamentales de Política Social a los entes territoriales que forman parte del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, en los ejes de seguridad alimentaria y nutricional para canalizar acciones y recursos. 5. Impartir instrucciones a las Nutricionistas Dietistas de los Centros Zonales en el componente nutricional, relacionado con la construcción de minutas regionales para servicios ICBF que lo requieran, seguimiento y asistencia técnica en los aspectos requeridos. 6. Adelantar las actividades administrativas que garanticen la programación, contratación y el suministro de fórmulas infantiles y elementos para niños, niñas y adolescentes en servicios de protección. ________________________________________________________________________________________ 22 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 23 de 122 7. Brindar asistencia técnica a los Centros Zonales en el marco de la seguridad alimentaria y nutricional y en los lineamientos técnicos de los programas y servicios de protección, primera infancia niñez, adolescencia, familia y comunidad. 8. Formular el plan de capacitación para nutricionistas de Centros Zonales y otros agentes del SNBF en los temas de seguridad alimentaria y nutricional. 9. Desarrollar en el departamento y asesorar a los Centros Zonales para la ejecución de actividades educativas y acciones que propendan por estilos de vida saludables para la población colombiana. 10. Coordinar y controlar la ejecución de los programas o proyectos transversales de nutrición que requiera el Instituto. 11. Coordinar y asesorar a los Centros Zonales en la programación, distribución y seguimiento al suministro de Bienestarina para los servicios. 12. Consolidar, analizar y retroalimentar la información del sistema de seguimiento nutricional de Centro Zonal y remitir a la Dirección de Nutrición. 13. Asesorar y monitorear a los Centros Zonales sobre la implementación de los esquemas de operación y supervisión de los servicios que incluyan el componente nutricional. 14. Gestionar a nivel regional y zonal, la programación de metas sociales y asignación de los recursos financieros para la operación de los programas de nutrición y hacer monitoreo a la ejecución de los mismos. 15. Coordinar y asesorar a los Centros Zonales para la implementación, ejecución y seguimiento de los lineamientos de focalización que se establece para los programas de nutrición. 16. Coordinar y monitorear con los Centros Zonales, el desarrollo del modelo operativo para la recolección de la información de cada uno de los usuarios atendidos en los servicios que incluyan el componente nutricional. Las funciones del Grupo de Asistencia Técnica en relación con protección de conformidad con las instrucciones y lineamientos impartidos por la Dirección de Protección son: 1. Liderar en la Regional y los Centros Zonales, la implementación de las políticas, planes, programas, estrategias, proyectos, procesos y procedimientos relativos a la protección de la primera infancia, niñez y adolescencia. 2. Coordinar y brindar asistencia técnica a las dependencias de la Regional y los Centros Zonales, en la elaboración de estudios y análisis para determinar las problemáticas de vulneración, amenaza e inobservancia de los derechos de los niños, niñas y adolescentes. 3. Brindar asistencia técnica a los Centros Zonales, Entidades Departamentales y Centros de Servicios Judiciales, de los lineamientos técnicos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas y servicios de protección, en materia de restablecimiento de derechos y adopciones. 4. Desarrollar en el departamento y asesorar a los Centras Zonales para la ejecución de las campañas formativas, culturales y educativas de protección que apoyen la prevención a la vulneración de los derechos de los niños, niñas y adolescentes y la utilización de los niños, niñas y adolescentes en la comisión de delitos. ________________________________________________________________________________________ 23 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 24 de 122 5. Asesorar y monitorear a los Centros Zonales sobre la implementación de los esquemas de operación y supervisión de los programas y servicios de protección en materia de restablecimiento de derechos y adopciones. 6. Gestionar a nivel regional y zonal, la programación de metas sociales y financieras, la asignación de los recursos financieros para la operación de los programas y servicios de protección en materia de restablecimiento de derechos y adopciones. 7. Promover y velar por la ejecución adecuada de los convenios suscritos por cualquier instancia del ICBF para el fortalecimiento de la protección de los niños, niñas y adolescentes. 8. Coordinar acciones para garantizar la implementación efectiva del Sistema de Información Misional (SIM), en los módulos que corresponden a protección, en materia de restablecimiento de derechos y adopciones. 9. Coordinar con la Oficina Asesora de Comunicaciones y las estrategias de difusión de los programas y servicios de protección. 10. Coordinar el desarrollo y monitoreo de los Comités de Adopción y Restablecimiento de Derechos. 11. Coordinar la aplicación de los criterios para evaluar a las familias solicitantes dentro del proceso de adopciones y asegurar que estos sean conocidos y aplicados por todos los Centros Zonales. 12. Realizar el seguimiento de los niños, niñas y adolescentes adoptados y enviar reportes mensuales a la Subdirección de Adopciones. 13. Articular la elaboración de los conceptos técnicos requeridos para otorgar las licencias de funcionamiento a las entidades que prestan servicios de protección en materia de restablecimiento de derechos y adopciones. 14. Adelantar las acciones tendientes a la búsqueda de alternativas para los niños, niñas y adolescentes con declaración de adoptabilidad a quienes por características especiales se les dificulte restituir su derecho de pertenecer a una familia por medio de la adopción y en este caso, diseñar proyectos de vida para los mismos. 15. Programar las novedades de personal de los equipos de protección destinados para restablecimiento de derechos y adopciones, en todos los Centros Zonales y velar por el buen funcionamiento de los mismos previendo cualquier evento que pueda afectar la prestación del servicio. Las funciones del Grupo de Asistencia Técnica en relación con el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes de conformidad con las instrucciones y lineamientos impartidos por la Dirección da Protección son: 1. Promover le apropiación y el desarrollo territorial de la finalidad del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes (SRPA). 2. Impulsar la cobertura, calidad y pertinencia de los programas de atención especializada del Sistema Nacional de Bienestar Familiar (SNBF), en los que se cumplirán las sanciones de acuerdo con los lineamientos técnicos que fije el SRPA, acorde a lo establecido en la Ley 1098 de 2006, los estándares del ICBF y los procesos de marco pedagógico definidos. 3. Apoyar al seguimiento y supervisión de los programas de atención especializada del SNBF en los que se cumplirán las sanciones o medidas del SRPA. Así mismo, promover la cualificación constante de los operadores de las mismas y su especialización. ________________________________________________________________________________________ 24 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 25 de 122 4. Asegurar que la autoridad competente, el defensor de familia o quien haga sus veces a nivel territorial verifiquen la garantía de derechos del adolescente en conflicto con la ley y su víctima en caso de ser menor de edad. 5. Realizar la coordinación en los asuntos relativos al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en los Centros de Servicios Judiciales y las gestiones que allí se requieran en aras de la verificación y garantía de los derechos de los adolescentes en conflicto con la ley y de los niños y las niñas vinculados a la comisión de un delito. 6. Articular esfuerzos con el referente del Sistema Nacional de Bienestar Familiar con miras a garantizar la oferta de programas y proyectos de las entidades de este sistema acorde con las necesidades y particularidades de los adolescentes en conflicto con la ley y la finalidad restaurativa del SRPA. 7. Socializar, difundir y promover el cumplimiento de los lineamientos técnicos para la atención de los adolescentes y jóvenes del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes, acorde a las características y particularidades sociales culturales étnicas, entre otras en su región. 8. Velar por el oportuno reporte y con la frecuencia establecida de las estadísticas del SRPA en su jurisdicción a la Subdirección de Responsabilidad Penal, Así mismo, realizar los informes solicitados sobre la oferta para el SRPA y el desarrollo de la misma en su departamento, localidades, zonas, comunas o sectores. 9. Ser el enlace territorial de la Subdirección de Responsabilidad Penal y anudar esfuerzos con el grupo del SRPA en las regionales que así lo demanden. 10. Brindar asesoría para el fortalecimiento del componente pedagógico en los centros de protección y de atención en los programas de restablecimiento en administración de justicia para adolescentes en conflicto con la ley penal; al igual que de la finalidad restaurativa del SRPA. (…) Parágrafo 3°. Los Grupos de Asistencia Técnica de las Direcciones Regionales Amazonas, Guainía, Guaviare, Vaupés y Vichada, desarrollarán las funciones señaladas en el presente artículo, y las funciones definidas en el artículo 15 de la presente resolución para el Grupo de Planeación y Sistemas. Las funciones del Centro Zonal en relación con el Sistema Nacional de Bienestar Familiar son: FUNCIONES DE LOS CENTROS ZONALES Artículo 19. Modificar el artículo 18 de la Resolución número 1616 de 2006, el cual quedará así: (…) Las funciones del Centro Zonal en relación con el Sistema Nacional de Bienestar Familiar son: 1. Coordinar y articular el Sistema Nacional de Bienestar Familiar a nivel municipal, por medio de asesoría y asistencia técnica a los miembros territoriales del SNBF que prestan el servicio público de Bienestar Familiar. (…) ________________________________________________________________________________________ 25 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 26 de 122 4. Brindar asistencia técnica a los entes territoriales para el funcionamiento de las mesas municipales de infancia, adolescencia y familia y para la realización de los Consejos de Política Social. (…) Las funciones del Centro Zonal en relación con la Primera Infancia son: 3. Brindar asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de servicio, agentes educativos y entidades municipales de los lineamientos técnicos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de primera infancia. (…) Las funciones del Centro Zonal en relación con la niñez y adolescencia son: 4. Brindar asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de servicio, agentes educativos y entidades municipales de los lineamientos técnicos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de niñez y adolescencia. (…) Las funcionas del Centro Zonal en relación con Familias y Comunidades son: 3. Brindar asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de servicio, agentes educativos y entidades municipales de los lineamientos técnicos, estándares de calidad y rutas de atención para los programas de familia y comunidades. (…) Las funciones del Centro Zonal en relación con Nutrición son: 3. Brindar asistencia técnica, a través de los Consejos Municipales de Política Social, a los entes territoriales que forman parte del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, en los ejes de seguridad alimentaria y nutricional, para canalizar acciones y recursos. (…) Las funciones del Centro Zonal en relación con Protección son: 5. Brindar asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de servicio de protección, comisarías de familia, Inspectores de Policía, Entidades Municipales y Centros de Servicios Judiciales, de los lineamientos técnicos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas y servicios de protección, en materia de restablecimiento de derechos, adopciones y responsabilidad penal para adolescentes. 4.2 Contexto del modelo de asistencia técnica integral El propósito de la asistencia técnica y la orientación que se le da a la misma para lograr su objetivo, conducen a una definición del concepto de asistencia técnica. Estos elementos, propósito, enfoque y definición, contextualizan el Modelo de Asistencia Técnica Integral a Operadores de Programas y Servicios Institucionales – Matías. 4.2.1 Propósito de la asistencia técnica integral a operadores. Mejorar el desempeño y fortalecer la capacidad de gestión, técnica, administrativa y financiera de los operadores misionales del ICBF, de manera que se asegure la calidad en el desarrollo de los programa y en la prestación de los servicios. ________________________________________________________________________________________ 26 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS 4.2.2 MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 27 de 122 Enfoque y alcance de la asistencia técnica integral a operadores de programas y servicios El enfoque con el que se analiza y modela la asistencia técnica es de proceso. La gestión por procesos permite a la asistencia técnica identificar la relación que tiene con otros procesos institucionales, en función de los insumos que éstos proveen para su realización. Adicionalmente este enfoque permite identificar las características del producto que debe generar la asistencia técnica, en la medida en que se tengan presentes las necesidades y expectativas de sus beneficiarios, es decir, de los operadores de los programas y servicios misionales. Como se aprecia en el marco legal, la asistencia técnica es una función institucional que se realiza en los diferentes niveles en los que está organizada la gestión del ICBF: nacional, regional y zonal y se brinda a los diferentes agentes y actores que conforman el Sistema Nacional de Bienestar Familiar y en varios temas, dependiendo del rol que tengan en el Sistema. Para efectos del Modelo de Asistencia Técnica Integral a Operadores de Programas y Servicios (MATÍAS), como su nombre lo indica, el alcance del modelo es a nivel de los operadores de programas y servicios institucionales. El proceso de asistencia técnica en sus cuatro etapas, planeación, ejecución, evaluación y ajustes, contará con la participación coordinada de los equipos en los niveles nacional, regional y zonal. La asistencia técnica debe ser interpretada desde varias perspectivas porque así se garantiza su articulación con los diferentes aspectos de la gestión institucional. El proceso de asistencia técnica (perspectiva 1) se soporta en unas funciones definidas y diferenciadas entre dependencias (perspectiva 2) lo que facilita su comprensión como una capacidad institucional, agenciada de forma coordinada desde diferentes áreas misionales y de apoyo. Adicionalmente, la asistencia técnica se soporta en un proyecto de inversión (perspectiva 3) que garantiza la programación de recursos específicos y con sus resultados aporta al logro de los objetivos estratégicos del ICBF. Administrar la asistencia técnica como un proceso, le permite al ICBF identificar las relaciones con otros procesos y delimitar el alcance y las competencias en cada interrelación y en el mismo sentido, articularla al Sistema Integrado de Gestión y en consecuencia, aplicar el modelo de gestión de la calidad en sus productos. 4.2.3 Definición del concepto La asistencia técnica integral es un proceso de transferencia e intercambio de conocimientos, saberes, metodologías e instrumentos, para el desarrollo y fortalecimiento de competencias y habilidades aplicadas a una disciplina o práctica específica, con el objeto de mejorar el desempeño y fortalecer la capacidad de los operadores misionales del ICBF, de manera que se asegure la calidad en el desarrollo de los programas y en la prestación de los servicios. ________________________________________________________________________________________ 27 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 28 de 122 Figura 1. Definición de Asistencia Técnica Integral TRANSFERENCIA Conocimiento, saberes, estrategias, metodologías, tecnología. OPERADOR RETROALIMENTACIÓN Mayor capacidad institucional – mejor prestación de los servicios misionales Como se puede apreciar en la figura 2, en la parte superior de la misma se encuentran los aspectos que justifican el diseño de un modelo unificador de la asistencia técnica, entre ellos, la heterogeneidad de capacidades de los operadores frente a un mismo servicio o programa, las debilidades que presentan algunos operadores frente a la prestación de los servicios, el desconocimiento de los lineamientos técnicos y junto a estos elementos, el deber institucional de brindar asistencia técnica y la debilidad que puede estar presentando el talento humano encargado de brindar asistencia técnica. Se destacan también en la figura, aquellos conceptos con los que se suele confundir la asistencia técnica como la capacitación y la supervisión. Finalmente, en la parte inferior de la figura, están las consecuencias o efectos de la asistencia técnica, como por ejemplo, lograr una aplicación efectiva de los lineamientos técnicos, mejorar la calidad en la prestación de los servicios y programas misionales y a la vez, mejorar el nivel de articulación entre las áreas del ICBF, fortalecer la gestión por procesos y entre ellos la gestión del conocimiento. ________________________________________________________________________________________ 28 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 29 de 122 Figura 2. Mentefacto18 – Concepto de Asistencia Técnica Deber institucional de brindar asistencia técnica Heterogeneidad en la capacidad de los operadores Debilidades en la prestación de los servicios misionales 1. 1. 3. 4. Proceso de transferencia Estrategia de mejora Medio Proyecto Desconocimiento de los lineamientos técnicos Re-procesos entre asistencia técnica y capacitación Debilidades en la aplicación de los lineamientos existentes Mejoramiento de la calidad en la prestación de los servicios misionales Fortalecimiento de la gestión del conocimiento Talento humano con perfil inadecuado 5. 6. 7. 8. ASISTENCIA TECNICA INTEGRAL Aplicación efectiva de los lineamientos técnicos Desarticulación operativa entre áreas Homogeneidad entre las capacidades de los operadores Capacitación Supervisión Lineamiento Fin Fortalecimiento de la articulación entre áreas/procesos Fortalecimiento de la gestión por procesos 18 El mentefacto es una herramienta inherente a la pedagogía conceptual propuesta por Miguel de Zubiría Samper. Fundación Alberto Merani. En el centro se presenta el concepto a desarrollar, en la parte superior están los antecedentes, en la inferior se ubican los efectos, a su vez en la parte izquierda empezando la numeración, se presentan los conceptos del mismo orden, y en la parte derecha aquellos con los que suele confundirse pero que son de orden diferente al concepto. ________________________________________________________________________________________ 29 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 30 de 122 CAPÍTULO 5 5 5.1 OBJETIVOS DEL MODELO DE ASISTENCIA TÉCNICA Objetivo general Desarrollar un proceso de transferencia e intercambio de conocimientos, saberes, metodologías e instrumentos, entre los niveles nacional, regional y zonal del ICBF, que permita mejorar el desempeño y fortalecer las competencias y habilidades de los equipos técnicos del Instituto y de los prestadores de servicios misionales, para asegurar la calidad de la respuesta institucional. 5.2 Objetivos específicos Recopilar y analizar la información documental existente en el ICBF sobre asistencia técnica, tanto de carácter legal como técnico. Consultar sobre aspectos relativos a la asistencia técnica, a las instancias o áreas misionales y de apoyo, así como a los colaboradores y operadores de programas y servicios institucionales. Levantar un diagnóstico sobre la situación de la asistencia técnica en el ICBF. Definir los criterios para caracterizar y categorizar a los operadores de programas y servicios institucionales. Definir y documentar el modelo de la asistencia técnica integral a operadores de programas y servicios institucionales. Definir y documentar las etapas, procedimientos e instrumentos del proceso de asistencia técnica integral a operadores de programas y servicios institucionales. Diseñar un plan para la implementación del modelo de Asistencia Técnica Integral a Operadores de Programas y Servicios Misionales del ICBF. Articular la asistencia técnica al Sistema Integrado de Gestión del ICBF, de tal forma que su realización como proceso permita la interacción con otros procesos institucionales, y en consecuencia ésta logre su propósito, mejorar el desempeño y fortalecer la capacidad de los operadores misionales del ICBF. ________________________________________________________________________________________ 30 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 31 de 122 CAPÍTULO 6 6 METODOLOGÍA PARA EL DISEÑO DEL MODELO DE ASISTENCIA TÉCNICA 6.1 Diagnóstico sobre la asistencia técnica integral Para diseñar el modelo de asistencia técnica fue necesario levantar un diagnóstico institucional que permitiera responder una serie de interrogantes básicos, tales como: ¿Cómo se concibe en términos de su objeto y alcance?, ¿Cómo opera?, ¿Qué se debe hacer para mejorar la asistencia técnica que se presta actualmente a los operadores de los programas y servicios misionales del ICBF? 6.1.1 Universo de análisis para la elaboración del diagnóstico Colaboradores de las direcciones misionales del ICBF, Colaboradores de las áreas misionales y de apoyo del ICBF, Dirección de Planeación y Control de Gestión, Dirección de Gestión Humana, Dirección de Sistemas y Tecnología, Colaboradores de las direcciones regionales y de los centros zonales, Oficina de Aseguramiento de la calidad y Operadores de los programas y servicios misionales del ICBF. 6.1.2 Fuentes de información Para la elaboración del diagnóstico se tuvieron en cuenta dos fuentes fundamentales de información, la documental y la humana alrededor de la asistencia técnica. La fuente documental se divide en dos categorías: los documentos de carácter legal sobre la asistencia técnica y los documentos de carácter técnico. Esta información se analizó y organizó en función de atributos como la vigencia de los documentos y la relación directa que pudieran tener con la asistencia técnica. El resultado de la revisión de la documentación legal se presenta en el capítulo sobre el marco de referencia. 6.1.3 Instrumentos para la recolección de información Para recolectar información sobre asistencia técnica se consultaron las coordinaciones de asistencia técnica a nivel regional, las coordinaciones de los centros zonales de Bogotá y 1.152 operadores de los programas y servicios misionales a nivel nacional. Los instrumentos diseñados específicamente para recolectar información se enuncian en la siguiente tabla. ________________________________________________________________________________________ 31 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 32 de 122 Tabla N° 1. Instrumentos utilizados por grupo consultado Nº 1 GRUPO CONSULTADO Direcciones misionales Nº 1 INSTRUMENTO Grupo focal y Entrevistas 2 Cuestionario sobre asistencia técnica 2 Coordinaciones regionales de asistencia técnica 3 Prospectiva: Análisis MIC MAC Coordinaciones centros zonales Operadores de programas y servicios misionales 4 Cuestionario sobre asistencia técnica Análisis de percepción y cultura 19 organizacional 3 4 5 Para una mayor ilustración sobre los instrumentos aplicados se pueden consultar los anexos de este documento. 6.1.4 Recolección de información Para el tratamiento de la fuente de información humana, los métodos usados fueron la entrevista en grupo o reuniones de trabajo con áreas misionales y de apoyo que tienen relación con la asistencia técnica y el desarrollo de talleres o actividades grupales que permitieran recoger el conocimiento y la experiencia de los servidores públicos y de los operadores de programas y servicios institucionales. A continuación se relacionan los insumos documentales objeto de análisis, así como las áreas misionales y de apoyo, las instituciones de carácter privado y las personas (colaboradores y operadores) que participaron de las actividades descritas. La documentación analizada se enuncia a continuación: Tabla N° 2. Documentación insumo contextualización ICBF. Nº 1 2 3 4 5 DOCUMENTO Ley 75 de 1968 Ley 7 de 1979 Ley 1098 de 2006 Decreto 987 de 2012 Decreto 936 de 2013 Resolución 1616 de 2006 Resolución 2859 de 2013 Resolución 366 de 2013 Resolución 2690 de 2013 Norma Técnica de Empresa ICBF/ICONTEC Manual de oferta Institucional Manual de Contratación Manual de Supervisión CANTIDAD 19 3 2 4 1 5 Instrumento adaptado del original elaborado por el grupo de investigación de la Universidad Nacional de Colombia. http://www.humanas.unal.edu.co/cyco/servicios/practicas/ ________________________________________________________________________________________ 32 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS Nº 6 7 8 9 10 11 12 MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 33 de 122 DOCUMENTO Manual de funciones y competencias laborales para los empleados de planta global del ICBF de acuerdo a la resolución 1542 del 12 de julio de 2007 Manual del Sistema Integrado de Gestión Guía para verificación de estándares de los contratos de aporte del ICBF. Lineamiento técnico para el desarrollo de la asistencia técnica en el marco de la política pública de infancia; adolescencia y familia Marco de referencia para la formulación del plan operativo 2013 Lineamientos de Programación 2013 Ficha caracterización del proceso de gestión humana. Ficha caracterización del proceso de gestión contratación. Ficha caracterización del proceso de gestión jurídica. Ficha caracterización del proceso de mejoramiento continuo. Ficha caracterización del proceso de evaluación y monitoreo de la gestión. Ficha caracterización del proceso de aseguramiento estándares. Procedimiento ejecución de actividades inspección y vigilancia y control sede nacional Procedimiento ejecución de actividades inspección y vigilancia y control regional Fichas caracterización del proceso de capacitación Ficha de proyecto Primera Infancia. Ficha de proyecto Familia. Ficha de proyecto de Protección. Ficha de proyecto Nutrición. Informe sistemas de información. Seguimiento a informes de IVC 2012 Visitas IVC 2013 Mapas de riesgos de calidad y evaluación Mapas de riesgos de gestión humana. Mapas de riesgos de mejoramiento. Mapas de riesgos de gestión contratación Presentaciones contenido referente a Direcciones misionales y de apoyo (Contextualización): Organización Funcional Subdirección Inducción 2013 Actualización de lineamientos para el restablecimiento de derechos Mapa estratégico ICBF 2012 – 2014 Plan institucional de capacitación PIC 2013 Se han generado diferentes archivos y documentos de trabajo (descripción de metodologías, instrumentos de captura información, matrices, tabulaciones, etc.) CANTIDAD 4 9 4 3 4 5 19 63 Para efectos de recopilar la experiencia y conocimiento de los servidores públicos del nivel nacional, regional y zonal, así como de los operadores, se consultaron: ________________________________________________________________________________________ 33 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 34 de 122 Tabla N° 3. Colaboradores y operadores consultados en el diagnostico Nº NIVEL 1 2 3 4 5 Nacional 6 7 8 12 14 15 16 17 Regional Zonal 18 ÁREA/DEPENDENCIA/GRUPO Dirección de Primera Infancia (Director, subdirector, colaboradores) Dirección de Niñez y Adolescencia (Director, subdirector, colaboradores) Dirección de Familia y Comunidades (Director, subdirector) Dirección de Nutrición (Director, subdirector) Dirección de Protección (Director, subdirector) Subdirección Restablecimiento de Derechos Dirección Sistema Nacional de Bienestar Familiar (Director, subdirector, colaboradores) Dirección de Planeación y Control de Gestión (Director y dos personas Subdirección Mejoramiento organizacional) Dirección de Gestión Humana (Directora, colaboradores) Subdirección General (Subdirectora, colaboradores) Subdirección de Sistemas integrados de Información (Director, subdirector, colaboradores) Oficina de Aseguramiento a la Calidad (Director, colaboradores) Coordinadores de Protección y asistencia técnica Coordinadores centros zonales Bogotá Reuniones con los diferentes operadores de programas y servicios del ICBF en 23 departamentos. (Santander, Choco, Putumayo, Boyacá, Nariño, San Andres, Bolívar, Amazonas, Casanare, Tolima, Guajira, Cesar, Antioquia, Huila, Caldas, Cundinamarca, Magdalena, Arauca, Atlántico, Norte de Santander, Risaralda, Quindío; Meta) TOTAL Nº DE PARTICIPANTES 6 3 2 2 2 2 3 3 4 3 4 3 33 30 1057 1.157 6.1.4.1 Consulta con las Direcciones Misionales: Esta consulta se realizó mediante un análisis de grupo cuyo objetivo fue establecer: El concepto y alcance de la asistencia técnica que se brinda a los operadores. Los problemas y experiencias exitosas logradas en el desarrollo de las acciones de asistencia técnica. Las innovaciones y mejoras incorporadas para superar las dificultades detectadas. 6.1.4.2 Consulta con las Coordinaciones Regionales de Asistencia Técnica: Esta consulta se realizó en dos momentos, en el primero se recogió información sobre el concepto de asistencia técnica y alcance del mismo. La técnica empleada fue el análisis de expertos y fue conducida mediante la metodología de “café del mundo”. Mediante esta metodología, los asistentes intercambiaron sus apreciaciones haciendo parte de ________________________________________________________________________________________ 34 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 35 de 122 diferentes grupos de trabajo. Los resultados de la aplicación del cuestionario fueron organizados en una matriz para facilitar su comparación y la identificación de factores transversales o coincidentes. En el segundo momento y con base en los resultados del ejercicio anterior, se organizó y aplicó la metodología de análisis de sensibilidad o MIC MAC20, herramienta de prospectiva estratégica21 que comprende tres etapas principales: construcción de las bases, identificación de cuestiones principales en juego, y construcción de escenarios. En la etapa de construcción de las bases, el método consiste en establecer y analizar el sistema objeto de estudio, la asistencia técnica. El propósito de esto fue identificar los puntos y cuestiones fundamentales que representan apuestas para el futuro y en torno a los cuales los actores podrían elaborar sus estrategias. Los puntos identificados fueron los componentes que caracterizan el proceso de asistencia técnica, es decir, sus insumos, sus proveedores, sus operaciones, quienes la operan, sus productos y sus beneficiarios, así como los recursos y los controles dispuestos. Los resultados de la jornada anterior fueron los insumos que justificaban la perspectiva de procesos que se describió a los asistentes. Se explicó la definición de los ocho componentes de un proceso y en cada uno el participante escribía en una tarjeta un ejemplo del componente. Por ejemplo: Para la categoría insumos, los asistentes señalaron los lineamientos técnicos. Esta apreciación se escribía en una tarjeta y se ubicaba en una cartelera específica para el componente insumos. Al final de esta etapa se obtuvieron ocho componentes que describían el proceso de asistencia técnica. En la segunda etapa, la de identificación de cuestiones principales en juego, el objetivo fue identificar los problemas o las debilidades de cada componente del proceso de asistencia técnica. Estos problemas o debilidades regulan la existencia y evolución de las variables identificadas. Al tomar en cuenta la percepción de los actores se pudo comprender mejor las evoluciones observadas, y ampliar el rango de futuras evoluciones del proceso en su conjunto. Consecuentemente con los problemas y debilidades señaladas, se debían proponer posibles soluciones o alternativas de intervención a dichos problemas. 20 El método MICMAC ha sido creado por Michel Godet y desarrollado dentro en el LIPSOR - Cf M.Godet, Manuel de prospective stratégique, Tome 2 Editions Dunod 2001 - Cf M.Godet, Creating Futures Scenario Planning as a strategic Management Tool, Editions Economicastratégique, Tome 2 Editions Dunod 2001 - Cf M.Godet, Creating Futures Scenario Planning as a strategic Management Tool, Editions Economica 21 GODET, Michel. Caja de herramientas de la prospectiva content/uploads/2011/06/ProspectivaHerramientas_godet.pdf estratégica. Disponible en: http://citep.rec.uba.ar/ubatic/wp- ________________________________________________________________________________________ 35 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 36 de 122 Figura 3. Componentes de un proceso Controles Recursos Metodológicamente, se organizó un grupo por cada componente. Cada grupo debía señalar los problemas y sus soluciones y explicarlos a los demás asistentes. En la última etapa del ejercicio, se valoraron las relaciones entre las variables. Estas relaciones son determinantes en el futuro del proceso y por ende para formular un modelo que normalice la operación de la asistencia técnica. Las relaciones entre las variables identificadas se evaluaron en función de su interdependencia o de su influencia entre sí. Por lo anterior, fue importante formular preguntas claves que facilitaran el análisis lógico de las relaciones entre uno y otro aspecto de cada componente. Por ejemplo, para identificar la relación que pudiera existir entre dos problemas se preguntaba: ¿Qué tanto incide el problema A sobre el problema B? o ¿El problema A genera al problema B? Para analizar la relación entre las variables debía calificarse en una escala de tres valores, siendo (1) una influencia nula, (3) una influencia moderada y (5) una alta influencia, en caso de estar analizando la relación desde el punto de vista de la influencia. Ejemplo de calificación de los problemas identificados para un componente: ________________________________________________________________________________________ 36 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 37 de 122 Componente: Insumos Problema 1 Problema 1 Problema 2 Problema 3 Problema n Total de influencia Problema 2 Problema 3 Problema n 5 3 1 1 1 1 1 3 5 5 1 1 9 11 5 Total de dependencia 9 3 9 7 3 28 Los totales de la calificación de problemas y alternativas de tratamiento luego se graficó para comparar la influencia frente a la dependencia entre las variables. La nube de puntos resultante en la gráfica se subdivide en cuatro áreas que se llaman: Área superior izquierda – zona de poder Área superior derecha – zona de conflicto Área inferior izquierda – zona de autonomía Área inferior derecha – zona de resultados Zona de poder: En este cuadrante se ubican los problemas y las alternativas de tratamiento más influyentes en el diseño del modelo, por los valores asignados tienen mucha influencia o incidencia en los demás y poca dependencia. Zona de conflicto: Las variables que se encuentran en la zona de conflicto, son incidentes en las demás variables pero además son dependientes de otras. En la medida en que se desarrollen las alternativas de intervención de la zona de poder, las variables de conflicto suelen pasar a la zona de poder y dejar de ser dependientes. Zona de resultados: Las variables ubicadas en la zona de resultados representan temas que son muy dependientes de otros, es decir, en la medida en que se intervengan las variables que están ubicadas en la zona de poder, éstas influirán el cambio de las variables de la zona de resultados. Zona de autonomía. Contiene variables que ni son influyentes, ni son dependientes, es decir, indiferentes a lo que se haga sobre las variables de poder o conflicto. ________________________________________________________________________________________ 37 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 38 de 122 Figura 4. Relación entre influencia y dependencia entre variables Influencia Zona de poder Zona de conflicto Zona de autonomía Zona de resultados Dependencia 6.1.4.3 Consulta con las Coordinaciones de Centros Zonales: Esta consulta se llevó a cabo a través de la aplicación de un cuestionario que los asistentes respondieron en grupo, es decir, con la técnica “análisis de expertos”. La dinámica con la que se coordinó el trabajo de grupos fue la denominada “café del mundo”, en la que se conformaron varios grupos y éstos analizaban y respondían la pregunta asignada, luego al pasar a la siguiente pregunta se conformaban nuevos grupos y así mismo para una tercera y última pregunta. Los resultados de la aplicación del cuestionario fueron organizados en una matriz para facilitar su comparación y la identificación de factores transversales o coincidentes entre los grupos y por pregunta. 6.1.4.4 Consulta con los Operadores de programas y servicios misionales: La metodología empleada para consultar a los operadores de programas y servicios misionales y recolectar de manera organizada sus respuestas fue la aplicación de un cuestionario que recogía las apreciaciones sobre aspectos relacionados con la asistencia técnica. Esta herramienta fue adaptada de la metodología que se utiliza para evaluar el cambio organizacional alrededor de un aspecto en particular, la cultura. Esta consulta se realizó desde el punto de vista de la cultura organizacional22 alrededor de la asistencia técnica en razón a que el propósito de mejorar la capacidad de los 22 El concepto de cultura organizacional adoptado es el utilizado por Acosta R. Carlos A. en el artículo Cuatro preguntas para iniciarse en cambio organizacional y publicado en la Revista Colombiana de Psicología en 2002, en este se afirma que cualquier cambio en la organización es también un cambio en la cultura, bien de una área o bien de la empresa en general. A decir verdad, los cambios en las ________________________________________________________________________________________ 38 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 39 de 122 operadores de los servicios misionales conlleva comprender la manera en que la entidad ha venido desarrollando la asistencia técnica y a partir de esta lectura diseñar su transformación, esto conlleva a un cambio organizacional. Acosta (2002) señala que el cambio organizacional tiene que ver con la cultura organizacional, de una u otra forma. La cultura se ve afectada por los cambios, ya sea que se ubiquen en pequeñas unidades o que se localicen en la totalidad de la empresa. Dicho de otro modo, cualquier cambio en la organización es también un cambio en la cultura, bien de un área o bien de la empresa en general. A decir verdad, los cambios en las organizaciones son cambios culturales dado que las reformas se producen en los valores, en las normas, en las costumbres o en los saberes mediante los cuales la organización alcanza su misión. Figura 5. Componentes de la cultura organizacional sobre asistencia técnica Valores Saberes Asistencia Técnica Normas Costumbres Metodológicamente, en primer lugar se definieron las afirmaciones o preguntas para cada una de las cuatro categorías: saberes, prácticas, normas y valores, preguntas relacionadas con asistencia técnica. Estas afirmaciones fueron diseñadas tomando como base los resultados y conclusiones obtenidas del encuentro con las coordinaciones regionales de protección y asistencia técnica y de la revisión documental realizada. Fundamentalmente, las posturas identificadas frente a la asistencia técnica fueron la de asumirla como un requisito administrativo relacionado con dinámica contractual y la de asumirla como una oportunidad de mejoramiento organizacional. Para evaluar los valores alrededor de la asistencia técnica, mediante varias afirmaciones, que debían calificar los operadores, se analizó por qué es importante, por qué se considera necesaria y qué efectos produce. Al evaluar las prácticas o costumbres sobre brindar asistencia técnica, se analizaron aspectos como la frecuencia con la que se recibe, la oportunidad al recibirla, qué tanto sirve para mejorar lo que se quiere, qué tan pertinentes son los temas y si es satisfactoria. organizaciones son cambios culturales dado que las reformas se producen en los valores, en las normas, en las costumbres o en los saberes mediante los cuales la organización alcanza su misión. ________________________________________________________________________________________ 39 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 40 de 122 Para evaluar la normativa relacionada con asistencia técnica, se preguntó a los operadores por la coherencia entre los lineamientos técnicos y la asistencia técnica, al igual que para las obligaciones contractuales y para los estándares de los servicios. Adicionalmente se preguntó por las normas internas (las de los operadores), reglamento interno y procedimientos. Finalmente, la cuarta categoría que se evalúa es la de los saberes sobre asistencia técnica. A los operadores se les preguntó por la similitud de la asistencia técnica con la supervisión y con la verificación de estándares y luego se les preguntó por las razones por las cuales se puede considerar apropiado el método para brindar asistencia técnica. Los resultados de esta verificación serán descritos en el siguiente capítulo. Para responder se utilizó la escala de Likert, en la que el cuestionado puede responder de 1 a 5 su nivel de acuerdo con las afirmaciones planteadas. Siendo (1) en total desacuerdo, (2) parcialmente en desacuerdo, (3) en desacuerdo pero en algo estoy de acuerdo, (4) parcialmente de acuerdo, y (5) totalmente de acuerdo. Por ejemplo: Valores: La asistencia técnica es importante… Porque facilita el cumplimiento del contrato. Porque da puntos para una próxima contratación. Porque mejora la capacidad de la institución. Porque es obligatoria. Porque no tiene costo. Porque mejora el servicio a nuestros beneficiarios finales. Los cuestionarios fueron aplicados en los encuentros que coordinó la Oficina de Aseguramiento de la Calidad y a los que asistieron cerca de 1.300 operadores de programas y servicios misionales de todo el país. En la escala Likert se puede calificar el promedio obtenido en la escala mediante la sencilla fórmula PT/NT (donde PT es la puntuación total en la escala y NT es el número de afirmaciones). Las respuestas fueron analizadas por cada categoría y de acuerdo con la frecuencia de cada respuesta se identificaron posturas diferenciadas frente a cada aspecto. 6.2 Metodología para el diseño del modelo de asistencia técnica integral Teniendo en cuenta que el propósito de mejorar la capacidad de los operadores en la prestación de los servicios se puede lograr a través de la asistencia técnica, es pertinente diseñar un modelo que describa la operación de la asistencia técnica, desde su planeación hasta su ajuste, pasando por su operación. En este sentido, el punto de partida para describir el método utilizado para diseñar el modelo de asistencia técnica es la definición de modelo. Un modelo es una representación de un objeto, sistema o idea, ________________________________________________________________________________________ 40 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 41 de 122 de forma diferente al de la entidad misma. El propósito de los modelos es ayudarnos a explicar, entender o mejorar un sistema. Un modelo de un objeto puede ser una réplica exacta de éste o una abstracción de las propiedades dominantes del objeto23. Para estructurar el modelo de asistencia técnica integral a operadores (MATÍAS) se han considerado los siguientes elementos: (i) los componentes, ((ii) los parámetros, (iii) las relaciones funcionales, (iv) las restricciones y (v) la función objetivo. Cada parte de la estructura será descrita brevemente. Los componentes son las partes constituyentes del sistema. También se les denomina elementos o subsistemas. Para el caso del MATÍAS, los componentes del modelo son: Los insumos que se requieren para que la asistencia técnica opere. Los proveedores de dichos insumos. Los temas y las estrategias para brindar la asistencia técnica. Los operadores de la asistencia técnica. Los productos de la asistencia técnica. Los beneficiarios de la asistencia técnica. Los controles que se apliquen a la asistencia técnica. Los recursos requeridos para la asistencia técnica. Los parámetros son cantidades a las cuales se les asignar valores, una vez establecidos los parámetros, son constantes y no varían dentro de la simulación. Para el caso del MATÍAS, cada componente está sujeto a unos parámetros definidos y su evolución o comportamiento dependerá de dichos valores. Las relaciones funcionales muestran el comportamiento de parámetros dentro de un componente o entre componentes de un sistema. Para el MATÍAS, los insumos pueden estar relacionados de acuerdo con el nivel administrativo que los produzca, es decir, los insumos que entrega el nivel nacional enmarcan y orientan el uso que se le deba dar a los insumos que produce el nivel regional y a su vez los que produzca el nivel zonal. En síntesis, los tres insumos tiene una relación de complementariedad y su uso final se verá reflejado en el plan de asistencia técnica de cada nivel. Las restricciones son limitaciones impuestas a los parámetros o la manera en la cual los recursos pueden asignarse o consumirse. Finalmente, la función objetivo define explícitamente los objetivos del sistema y cómo se evaluarán, es una medida de la eficiencia del sistema. En el caso del MATÍAS, el objetivo es el de mejorar la capacidad de los operadores en la prestación y operación de programas y servicios misionales. 23 BERMON Angarita, Leonardo. Simulación. Universidad Nacional de Colombia. Facultad de Administración. Sede Manizales. Conceptos tomados de: Torres, Armando. Simulación Discreta. Introducción a la Simulación. Disponible en: http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4060010/lecciones/Capitulo1/modelo.htm ________________________________________________________________________________________ 41 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 42 de 122 Las características deseables de un modelo y sobre las cuales es pertinente evaluar el diseño del MATÍAS son: Que sea completo Que sea adaptable Que genere credibilidad Que sea simple en su descripción Que sea factible tanto en información como en recursos Que sea económico Respecto a la economía, se espera que la implementación del MATÍAS se realice en un tiempo lo suficientemente razonable como para observar sus beneficios. Dicha razonabilidad representa el punto de equilibrio del modelo. La siguiente gráfica ilustra el anterior planteamiento. Figura 6. Punto de equilibrio económico en la implementación de un modelo Un aspecto importante de la metodología con la que se construyó el MATÍAS es la clase de modelo a la que pertenece. MATÍAS es un modelo dinámico, es decir que reconoce el transcurso del tiempo como una determinante para su implementación. El equilibrio entre el detalle del modelo y la solución de problemas es importante. Al construir MATÍAS, se equilibró la necesidad del detalle en la descripción de la estructura del modelo con la de hacer manejables los problemas identificados con el diagnóstico. Aunque un modelo es una abstracción, cuanto más detallado sea, mejor será la semejanza del modelo con la realidad. Pero es preciso advertir que todo modelo debe ________________________________________________________________________________________ 42 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 43 de 122 limitar el detalle en algún aspecto porque el exceso en el detalle puede elevar los costos en la implementación o producir dificultades para plantear las soluciones o las mejoras al sistema, en este caso, a la asistencia técnica. Al hacer la descripción de la asistencia técnica en lugar del detalle, se plantearon supuestos sobre el comportamiento de la asistencia técnica. Se consideró que estos supuestos no contradijeran el comportamiento observable de la asistencia técnica y en todo caso siempre que fue posible, se verificó la veracidad del supuesto comparándolo con la observación, a través de reuniones con colaboradores o de la aplicación de instrumentos de verificación. Los riesgos que hacen parte del diseño y de la implementación de un modelo son aspectos que deben ser observados, con miras a prever alternativas de intervención. Como primer riesgo se advierte que no existe garantía alguna de que el tiempo y el trabajo dedicados a establecer el modelo satisfagan por completo las expectativas generadas sobre sus utilidades o beneficios. El fracaso suele ocurrir porque el nivel de recursos asignados para la implementación no es suficiente. Sin embargo, el diseño del MATÍAS ha contemplado este aspecto y ha procurado crear unas condiciones organizacionales propicias para su implementación. Estas condiciones se pueden apreciar en los supuestos y las acciones del proyecto de implementación. Otro riesgo que se presentó y que ya fue eliminado hace referencia a la lectura deficitaria que del problema hace el equipo consultor y con la cual orienta el modelo. Esta situación se superó a través de la retroalimentación oportuna y precisa por parte del equipo de la Subdirección General. Finalmente, la tercera advertencia es la referente a la utilización de una misma solución para todos los niveles del modelo. No considerar las particularidades de la gestión en cada nivel conduce al fracaso en la operación del modelo. Para el MATÍAS los niveles en los que opera la asistencia técnica son el nacional, el regional y el zonal, cada uno de ellos con su propia lógica procedimental, pero compartiendo el propósito, el enfoque y la definición de la asistencia técnica. ________________________________________________________________________________________ 43 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 44 de 122 CAPÍTULO 7 7 RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO SOBRE LA ASISTENCIA TÉCNICA 7.1 Estado actual A continuación se describen los resultados de cada una de las metodologías aplicadas a cada grupo en particular, para construir el diagnóstico institucional sobre la Asistencia Técnica. 7.1.1 Desde el nivel nacional 7.1.1.1 Observaciones al lineamiento técnico para el desarrollo de la asistencia técnica versión 2009 En el año 2009, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar adoptó el lineamiento técnico para el desarrollo de la asistencia técnica en el marco de la política pública de infancia, adolescencia y familia. Como bien se plantea en este documento, en concordancia con lo establecido en la Ley 1098 de 2006, la Ley 7ª. de 1979 y la Ley 75 de 1968, al ICBF como ente rector, coordinador y articulador del Sistema Nacional de Bienestar Familiar - SNBF, le corresponde definir los lineamientos técnicos que las entidades deben cumplir para garantizar los derechos de los niños, niñas y adolescentes para asegurar su restablecimiento, y asistir técnicamente a los entes nacionales, departamentales, distritales y municipales en la ejecución de sus políticas públicas, sin perjuicio de las competencias y funciones constitucionales y legales propias para cada uno de ellos. Aun cuando el lineamiento se sustenta en la necesidad de que el ICBF “(…) estructure un proceso de asistencia técnica con un enfoque de Garantía de Derechos, Poblacional, Territorial y Diferencial de universalización, dirigido a los diferentes actores con responsabilidades dentro de la ley (familia, sociedad, Estado) que permita conocer, interiorizar y actuar de acuerdo con sus competencias dentro de los límites de la Constitución y la ley”, presenta algunas deficiencias que dificultan su comprensión y aplicación como por ejemplo el alcance y pertinencia del marco legal señalado, el alcance de la definición de asistencia técnica, su propósito y la vigencia de la forma de realizar la asistencia técnica. 7.1.1.2 Razones por las cuales la asistencia técnica presenta la actual situación Razones asociadas a los operadores: Amplia heterogeneidad y diversidad en la capacidad técnica, administrativa y financiera de los operadores misionales. Limitada oferta de operadores calificados para trabajar en algunas disciplinas o especialidades, particularmente en territorios alejados o con problemas de orden público y acceso. ________________________________________________________________________________________ 44 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 45 de 122 Diversidad de enfoques técnicos y conceptuales para la prestación de un mismo servicio y para el desarrollo de las actividades contratadas, en muchos casos acompañada de posturas inflexibles frente a la solicitud de incorporar otros métodos o técnicas de trabajo. Actitud reacia al cambio y al manejo y transferencia de información. Carencia de formación integral en algunos profesionales y desinterés por incorporar la visión social en el trabajo que desarrollan. Escasas iniciativas de innovación y mejora. Buena parte de los operadores se limitan a cumplir con el objeto contractual y con los lineamientos dados por el ICBF. Para el caso de los operadores de comunidades indígenas y afro descendientes: actitud reacia o negativa de cumplir con los requisitos legales del proceso contractual y rechazo o reticencia a aceptar la asistencia técnica del Instituto, con el argumento de que viola su autonomía étnica. Desconocimiento de los conductos y canales de comunicación que debe utilizar en el ICBF, para aclarar las dudas técnicas. Razones asociadas al ICBF: No existe unidad de criterio en las cinco direcciones misionales del ICBF, Protección, Primera Infancia, Niñez y Adolescencia, Familia y Comunidades y Nutrición, sobre las características y alcances de la asistencia técnica que se debe brindar a los operadores. Se manejan diferentes conceptos y definiciones. En general la asistencia técnica se entiende como una o varias de las siguientes acciones: - Capacitación. (Se asume como un proceso de difusión de lineamientos y entrega de manuales operativos de programas). Asesoría. (Definición de elementos técnicos “lineamientos”, en lo referente a los programas, pautas de ejecución de los programas) Resolver consultas. (Gestionar y responder las consultas de casos puntuales, vía correo electrónico, skype o telefónica). Acompañamiento. Seguimiento, supervisión y control de carácter administrativo y contractual. (Procurar que quien opera el programa, se mantenga dentro de los lineamientos técnicos, que cumpla con el objeto y la entrega de los productos pactados en el contrato y con la programación definida por el ICBF). - ________________________________________________________________________________________ 45 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 46 de 122 No se dispone de un método que permita categorizar y calificar el desempeño y las competencias de los operadores misionales por tipo o modalidad o servicio, presencia regional, logros obtenidos e innovaciones incorporadas para cualificar su gestión. Se desconoce el lineamiento técnico para el desarrollo de la asistencia técnica o no se aplica, pues se considera que no responde a las características de los programas y servicios que se prestan. En la mayoría de los casos, no existe un proceso de planificación de la asistencia técnica y se confunden los medios con la finalidad. Es así como se informa sobre el desarrollo de actividades puntuales de asesoría y orientación, capacitación, video conferencias, etc., que no responden a la identificación del problema a resolver, ni al cumplimiento de objetivos y resultados previamente establecidos. Tampoco se cuenta con instrumentos para identificar los avances o el impacto resultante de esta gestión, en términos de lograr mayor eficacia, eficiencia y garantizar la mejora continua en la prestación de los servicios encomendados a los operadores. Falta de claridad sobre los roles y responsabilidades a cargo de los diferentes niveles en el ICBF: nacional, regional zonal y SNBF. Carencia de información oportuna y confiable, que permita identificar los requerimientos de asistencia técnica de los operadores misionales. Carencia de método e instrumentos para identificar los problemas y planificar las acciones de asistencia técnica a desarrollar. Esto obliga a que el ICBF, desarrolle dichas acciones casi exclusivamente por demanda, atendiendo las solicitudes que formulan las direcciones regionales o los operadores. Inexistencia de un concepto común de asistencia técnica en las direcciones misionales, que respetando la diversidad programática y territorial, permita unificar los criterios sobre el propósito y alcance de las acciones que se deben desarrollar en este campo. Debilidades o carencia de profesionales calificados y con la actitud requerida para negociar y brindar asistencia técnica a algunos operadores, particularmente en los niveles regional y zonal. Estas falencias llevan a que: - Los operadores no encuentren un interlocutor válido en las regionales para resolver sus requerimientos o necesidades en materia de asistencia técnica. Los operadores se salten los niveles y conductos regulares. Operadores con cierto nivel de especialización temática y amplia experiencia, no identifiquen o reconozcan como interlocutores técnicos “validos” a sus pares del ICBF. ________________________________________________________________________________________ 46 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS - - MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 47 de 122 Se centralicen los procesos de asistencia técnica, atentando contra una de las variables de éxito, como lo es la prestación de la asistencia en el sitio y contexto en donde se presenta la necesidad (asistencia técnica a distancia). Que el proceso de interlocución con operadores especializados se limite a la supervisión, por la disparidad en el manejo y dominio técnico de las temáticas. (actitud y confianza). Limitaciones en la disponibilidad del recurso humano, frente a la excesiva carga operativa, hecho que restringe la dedicación de los equipos técnicos al trabajo intelectual. Creencia de que los lineamientos técnicos y sobre todo aquellos de carácter operativo, subsanan las deficiencias y vacíos que se presentan en los modelos de atención y en la capacidad técnica del ICBF a todo nivel. En algunas ocasiones, los lineamientos se vuelven camisa de fuerza y reducen el dialogo entre el operador y el ICBF a la supervisión y control sobre su cumplimiento. La envergadura de algunos programas hace que el número de operadores desborde la capacidad de interlocución directa e impida identificar requerimientos particulares de asistencia técnica. Limitaciones en el presupuesto para financiar el desplazamiento al territorio de los equipos técnicos responsables de brindar asistencia técnica, lo que obliga a impartir orientaciones de carácter general, desconociendo en muchas oportunidades el contexto regional y la problemática específica que se debe resolver. Excesivo número de documentos técnicos producidos por el ICBF, en la mayoría de los casos muy extensos y utilizando un lenguaje de difícil comprensión. Disociación entre la asistencia técnica a los operadores misionales y la que se brinda a los niveles regional y zonal del ICBF. ________________________________________________________________________________________ 47 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS 7.1.2 MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 48 de 122 Diagnóstico obtenido a través del ejercicio realizado con las Coordinaciones Regionales de Asistencia Técnica: Los resultados del primer día con la aplicación del cuestionario fueron organizados en una matriz que facilitó la comparación de las conclusiones de cada grupo. Tabla N° 4. Conclusión resultados encuentro Coordinadores Regionales Asistencia Técnica ¿Qué es? Grupo 1 Grupo 2 Grupo 3 Grupo 4 ¿Cómo opera? ¿Cómo debería ser? Proceso Transversal a todas las áreas del ICBF. De acuerdo a los resultados se realizan planes de mejoramiento. Se aplica el PHVA se puede utilizar cualquier medio, se deben dejar soportes de asistencia técnica, debe ser permanente y evaluado. Planeada y articulada con los demás procesos – Ciclo PHVA Proceso Dinámico, que no quede solo en el correo electrónico, que sea preciso, operativo y permanente. Es una construcción permanente y participativa. Es en doble vía. Planeada y articulada con los demás procesos – Ciclo PHVA Presencial Estrategia Dirigida a los equipos interdisciplinares y operadores se hacen grupos de acuerdo con la temática que se va a dar en el momento, se indaga sobre el conocimiento previo a la capacitación y posterior a la misma con el fin de definir si el objetivo propuesto se alcanzó. En canal presencial (formación, reuniones, grupos de estudios, talleres) solo en este espacio se verifica el conocimiento previo y posterior a la capacitación), canal escrito (oficios, comunicados, memorandos, para aclarar directrices o procedimientos), asistencia vía telefónica, virtual (videoconferencia). Planeada y articulada con los demás procesos. Interdisciplinar – Integral – Ciclo PHVA Proceso A través de la planeación, ejecución, seguimiento y evaluación. Partiendo de un diagnóstico y plasmándolo en un plan de asistencia técnica. Planeada y articulada con los demás procesos – Ciclo PHVA Los resultados del segundo día y obtenidos mediante el análisis relacional entre las variables identificadas fueron: ________________________________________________________________________________________ 48 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 49 de 122 COMPONENTE – INSUMOS Tabla N° 5. Problemas – Soluciones de Insumos de la asistencia técnica PROBLEMAS Falta de cultura de autoaprendizaje INFLUENCIA 14 DEPENDENCIA 14 No se leen los lineamientos y se aplican a criterio personal 14 14 Su complejidad dificulta su aplicación Con perfil inadecuado No hay coherencia con la realidad de la región 12 16 4 12 16 4 SOLUCIONES Autocapacitación Lineamientos con enfoque diferencial, individual y regional Profesionales competentes para el cargo y programa INFLUENCIA 8 8 6 DEPENDENCIA 8 4 10 La complejidad de los lineamientos técnicos, sumada a la carencia de talento humano con perfil adecuado, son los problemas de mayor incidencia. Las alternativas de intervención determinantes son: Contar con lineamientos técnicos con enfoque diferencial, individual y regional y con una estrategia de auto-capacitación. Esta última sólo es posible si se cuenta con personal idóneo. COMPONENTE – PROVEEDORES Tabla N° 6. Problemas – Soluciones de Proveedores de la asistencia técnica PROBLEMAS Insuficiente apropiación Insuficiente planeación Exigencias de inmediato cumplimiento Alta rotación de personal Debilidad en la vinculación de TH Fallas en la comunicación Asignación de tareas por fuera de las funciones INFLUENCIA DEPENDENCIA 25 19 23 23 13 17 17 19 17 13 21 25 6 10 Las necesidades superan la capacidad de respuesta 8 2 Insuficiencia de recursos 6 8 SOLUCIONES Adecuada planeación Validación del conocimiento Posicionamiento y articulación INFLUENCIA DEPENDENCIA 6 10 10 2 6 10 ________________________________________________________________________________________ 49 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 50 de 122 Las debilidades en el proceso de vinculación del talento humano, sumadas a una débil apropiación de los colaboradores sobre su rol como asistentes técnicos, son los problemas de mayor incidencia en las direcciones del nivel nacional. Por su parte, en el nivel regional, la solicitud de tareas o requerimientos del nivel nacional, supera la capacidad de respuesta. Lo anterior se ve como el problema más influyente. Con respecto a las alternativas de solución, la validación del conocimiento, interpretada como tener en cuenta la opinión del talento humano del nivel regional y con ello asegurar la memoria institucional, representa la solución determinante para las dificultades que presenta el tema proveedores de la asistencia técnica. COMPONENTE – OPERACIÓN. La operación de la asistencia técnica se consideró desde el ciclo PHVA. Tabla N° 7. Problemas – Soluciones de Operación de la asistencia técnica PROBLEMAS/PLANEACIÓN INFLUENCIA DEPENDENCIA Inmediatez 10 4 Falta de autonomía Debilidad en perfiles 6 6 8 10 INFLUENCIA DEPENDENCIA 10 6 6 4 8 10 INFLUENCIA DEPENDENCIA 6 4 6 4 8 4 INFLUENCIA DEPENDENCIA Estructuración 25 25 Autonomía Recursos suficientes y oportunos Fortalecer el proceso de evaluación Articulación entre dependencias 19 23 21 25 19 21 25 23 Recurso humano competente y con perfiles adecuados 25 25 PROBLEMAS/CAPACITACIÓN Falta de recursos Falta de personal Se suplen acciones operativas y falta personal PROBLEMAS/EVALUACIÓN Ausencia de equipo especializado Falta de capacitación Desarticulación SOLUCIONES La ausencia de equipo especializado para realizar la evaluación de la asistencia técnica, junto con la falta de recursos para realizar labores de capacitación y el carácter reactivo o de inmediatez con el que se presta la asistencia técnica son los problemas de mayor incidencia para la operación del proceso. ________________________________________________________________________________________ 50 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 51 de 122 Brindar mayor autonomía a las coordinadoras regionales en la administración de la asistencia técnica, así como una cantidad suficiente y oportuna de recursos son las alternativas determinantes para contrarrestar los problemas identificados. COMPONENTE – RESPONSABLE Se entiende por “responsable” aquel que brinda la asistencia técnica. Tabla N° 8. Problemas – Soluciones de Responsables de la asistencia técnica PROBLEMAS Insuficiencia de TH Falta de competencias habilidades y experiencia Desarticulación Falta de planificación SOLUCIONES Integralidad Acompañamiento en terreno Plan de AT nacional Vinculación de TH con perfil Proceso de formación permanente Exclusividad de responsables de procesos Reubicación de servidores públicos con experiencia perfiles y INFLUENCIA DEPENDENCIA 3 9 5 7 INFLUENCIA 18 20 22 26 22 3 3 9 9 DEPENDENCIA 20 28 24 20 28 24 20 20 12 De manera lógica y coherente con el componente, el talento humano constituye un problema para él mismo, por su falta de competencia. Es un factor determinante. Como una alternativa de intervención a los problemas identificados está la reubicación del personal de acuerdo con su perfil y experiencia. COMPONENTE – PRODUCTO Tabla N° 9. Problemas – Soluciones de Producto de la asistencia técnica PROBLEMAS INFLUENCIA DEPENDENCIA Recursos de capacitación centralizados 5 7 Falta de tiempo para capacitación 5 7 Debilidades en el seguimiento a los procesos de capacitación 9 11 Rotación de contratistas 7 9 Desactualización en metodologías de capacitación 13 11 Desarticulación entre áreas Gestión Humana y Técnicas 19 13 Falta de recursos 2 6 Falta de personal 10 6 Se suplen acciones operativas y falta personal 6 6 Inmediatez 6 8 ________________________________________________________________________________________ 51 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS PROBLEMAS Falta de autonomía Debilidad en perfiles SOLUCIONES Planes de formación acordes a las necesidades Asignación y control de recursos Ajuste de lineamientos Definir criterios de control Integralidad en el proceso de AT Fortalecer procesos de participación Planta de personal acorde a cargas laborales MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 52 de 122 INFLUENCIA DEPENDENCIA 6 8 6 2 INFLUENCIA DEPENDENCIA 18 14 20 12 20 16 16 14 28 28 12 28 16 18 Las metodologías de capacitación desactualizadas y la debilidad que presenta el seguimiento y la evaluación de los procesos de capacitación, resultan ser los problemas determinantes de los productos de la asistencia técnica. La carencia de personal, aunado a la debilidad en el perfil profesional del talento humano existente, son dos problemas de mucha incidencia sobre las demás dificultades identificadas. La asignación y control de recursos, junto con un plan de formación acorde con las necesidades de la regional y contar con criterios de control definidos, son soluciones influyentes en toda la problemática que se identificó para los productos de la asistencia técnica. COMPONENTE – BENEFICIARIO Tabla N° 10. Problemas – Soluciones de Beneficiario de la asistencia técnica PROBLEMA Alta rotación de contratistas Perfil no acorde con los requerimientos Equipos técnicos con bajo perfil, baja remuneración y alta rotación Asistencia técnica puntual y reactiva no como proceso Falta desarrollo de procedimientos y protocolos Alta rotación de actores, especialmente del ente territorial Temática disgregada, múltiples acciones, muchos comités y contenidos Capacidad de respuesta por encima del límite Perfil no acorde al requerimiento SOLUCIÓN Incorporar contratistas a planta global Proceso de selección y evaluación Asistencia técnica concertada Integrara políticas sectoriales Revisar estándares: servicios, costos, cupos Planes de asistencia técnica a operadores INFLUENCIA 1 3 DEPENDENCIA 3 1 2 6 4 9 2 4 6 3 7 7 5 INFLUENCIA 11 11 15 15 7 21 9 9 7 DEPENDENCIA 17 11 15 13 9 15 ________________________________________________________________________________________ 52 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 53 de 122 Los equipos técnicos regionales y zonales, como parte de los beneficiarios del proceso de asistencia técnica, presentan problemas derivados de la alta rotación del personal y de los perfiles inadecuados para las labores que desempeñan. En el caso de los aperadores, los problemas determinantes se originan en el hecho de que reciben asistencia técnica puntual y no como parte de un proceso, sumado a que en muchas oportunidades no cuentan con el personal que cumpla el perfil adecuado a los requisitos de los servicios. En un panorama más amplio, los actores del Sistema Nacional de Bienestar Familiar también son beneficiarios de la asistencia técnica y de igual forma presentan problemas como la alta rotación, especialmente de representantes de las entidades territoriales. Como alternativas de intervención para superar la problemática descrita, sería deseable contar con un proceso de selección y evaluación en cada una de las categorías planteadas. COMPONENTE – CONTROLES Tabla N° 11. Problemas – Soluciones de Controles de la asistencia técnica PROBLEMA Inadecuada socialización de cambios Limitados recursos humanos Desconocimiento de sistemas de información No concordancia entre lineamientos técnicosprocedimientos - indicadores Deficiente validación de instrumentos Instrumentos y estándares sin enfoque diferencial Saturación de instrumentos Falta estandarización de procedimientos financieros Falta claridad en metas, plan de acción y asistencia técnica SOLUCIÓN Minimización de sistemas de información Socialización oportuna de herramientas SGC Adecuación instrumentos verificación evaluación con enfoque diferencial Fortalecimiento del proceso de supervisión Actualización hojas de vida de indicadores Estandarización de instrumentos Utilización adecuada de sistemas de información INFLUENCIA 8 6 8 DEPENDENCIA 8 6 8 25 25 25 21 25 19 19 INFLUENCIA 20 18 19 23 21 23 23 DEPENDENCIA 16 18 18 24 14 26 30 30 20 28 28 22 El factor determinante que afecta la labor de supervisión y seguimiento a la asistencia técnica se deriva de las limitaciones en la disponibilidad del recurso humano. Los problemas que más inciden en la aplicación de los instrumentos existentes para el control de la asistencia técnica, obedecen a su alto número y al deficiente proceso de validación al que fueron sometidos, con la consecuente saturación del tiempo de los equipos. ________________________________________________________________________________________ 53 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 54 de 122 Como solución o alternativa de intervención a los problemas identificados, se propone minimizar los sistemas de información, entendiendo por minimización evitar la proliferación de aplicativos e instrumentos. En el mismo sentido, se considera que la divulgación y actualización de las herramientas del Sistema de Gestión de la Calidad, puede ser un camino para mejorar el control del proceso. COMPONENTE – RECURSOS Tabla N° 12. Problemas – Soluciones de Recursos de la asistencia técnica PROBLEMA Insuficientes recursos para asistencia técnica Insuficiente recursos para transporte y logística Insuficiencia de recurso humano Débil perfil del recurso humano Las competencias no son acordes a las necesidades Falta de equipos Fallas en canales de comunicación SOLUCIÓN Asignación de talento humano acorde a las necesidades Cambio y asignación de equipos Crear rubro de asistencia técnica Asignar recursos para asistencia técnica INFLUENCIA 5 1 2 6 6 5 1 INFLUENCIA 3 3 7 3 DEPENDENCIA 1 5 2 6 6 1 5 DEPENDENCIA 3 3 3 7 La insuficiencia de presupuesto para asistencia técnica, así como de equipos de cómputo, son los problemas que más inciden en este componente. Ante esta situación, la creación de un rubro específico para asistencia técnica, aparece como la opción determinante para contrarrestar los problemas de recursos. Análisis comparativo entre resultados de los grupos de trabajo: Con la debida homologación de los valores asignados a los problemas y a las alternativas de solución o intervención, es posible lograr una sola imagen de todas las variables y a su vez, ubicar gráficamente aquellas más relevantes para el desarrollo del modelo de asistencia técnica. A continuación se presenta el análisis comparativo y sus respectivas conclusiones. Análisis de las dificultades identificadas en la zona de poder: En este cuadrante se ubican los problemas y las alternativas de tratamiento más influyentes en el diseño del modelo. Entre los problemas identificados están: El recurso humano para brindar asistencia técnica es insuficiente y su perfil no responde a los requerimientos de esta labor. Los recursos disponibles en general no son suficientes para llevar a cabo la labor de asistencia técnica. ________________________________________________________________________________________ 54 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 55 de 122 Lo anterior sumado a una carga de trabajo que supera la capacidad de respuesta de los equipos y la urgencia con la que se solicitan respuestas, conduce a la realización de tareas de baja calidad, representadas en el escaso tiempo que se les dedica, en especial a la asistencia técnica. RRHH insuficiente Figura 7. Relación entre las variables problema de la asistencia técnica Inmediatez Poca capacidad de respuesta Perfiles débiles Debilidad en los criterios de vinculación Perfil inadecuado Desarticulación Recursos insuficientes Insuficiente planeación de la asistencia técnica Poca capacidad de respuesta Complejidad de los lineamientos técnicos Inmediatez Fallas en la comunicación CONFLICTO Asignación de tareas por fuera de las funciones PODER Falta de capacitación Alta rotación de contratistas Debilidades en el seguimiento a la capacitación Alta rotación de contratistas Lineamientos que no responden a la realidad de las regionales AUTONOMÍA Debilidades en capacitación Recursos insuficientes Falla en los canales de comunicación RESULTADOS Análisis de las dificultades identificadas en la zona de conflicto: Las variables que se encuentran en la zona de conflicto, son incidentes en las demás variables, pero además son dependientes de otras. En la medida en que se desarrollen las alternativas de intervención de la zona de poder, las variables de conflicto suelen pasar a la zona de poder y dejar de ser dependientes. En este caso, en la zona de conflicto se repiten varios de los problemas existentes en la zona de poder, como la carencia de recursos, sobre todo el talento humano y la debilidad ________________________________________________________________________________________ 55 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 56 de 122 en su perfil profesional, al igual que con la debilidad en la planeación de la asistencia técnica, lo que conlleva a una deficiente prestación de este servicio. Aparecen variables novedosas y relacionadas con el talento humano, entre ellas: Débil articulación entre la gestión del talento humano y las áreas misionales, lo que se evidencia en la calidad de la capacitación, pues ésta, por una parte no necesariamente responde a las necesidades de las regionales y por otra parte su diseño y metodología no asegura la apropiación de los lineamientos técnicos por parte de los equipos. Adicionalmente, las regionales desconocen la cantidad y tipo de lineamientos técnicos que se producirán en el año, lo que produce una percepción de desborde o saturación en el número de documentos e instrumentos y la consecuente dificultad para utilizarlos en debida forma. Otras variables relacionadas con el talento humano y que se identificaron como problema son la debilidad en los criterios con los que se vinculan algunos servidores y la alta rotación del personal. Estas dos situaciones, indudablemente afectan negativamente a la asistencia técnica por múltiples razones, la capacitación se pierde cuando se da a personal que está rotando, vincular servidores cuyo perfil no es coherente con las funciones que se le asignen es una situación que degrada el ambiente organizacional porque genera en las personas confusión sobre la credibilidad de los procesos. Análisis de la zona de resultados y autonomía: Por su alto nivel de dependencia, las debilidades que se identificaron en las zonas de resultados y autonomía van a ser transformadas por el desarrollo de las variables de intervención. Por ejemplo, diferenciar la asignación de recursos para brindar asistencia técnica y fortalecer la capacidad de los equipos regionales, junto con una planeación adecuada del trabajo, incluyendo la asistencia técnica y la capacitación, permitirá reducir el efecto nocivo producido por la alta rotación del personal, la capacitación que no responde a las necesidades y tener personal sin un perfil adecuado. Entre las alternativas de intervención identificadas se puede evidenciar, que las más influyentes, es decir, las alternativas a priorizar son: Asignar recursos específicos para la asistencia técnica y brindar mayor autonomía a las regionales para la administración de los mismos. La lectura de las necesidades de los operadores en las regiones debe recogerse de tal forma que permita la construcción de un plan de asistencia técnica coherente y efectivo, es decir, cuyo contenido esté orientado hacia la eliminación o disminución de aquellos aspectos que entorpecen o impiden que los servicios se operen como está previsto. ________________________________________________________________________________________ 56 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 57 de 122 Figura 8. Relación entre las variables solución de la asistencia técnica Planear la asistencia técnica a operadores Garantizar suficientes recursos CONFLICTO Asignación y control de recursos por parte de las regionales Otorgar más autonomía a las regionales Articular los sistemas de información Planes de formación acorde con las realidades PODER Estandarizar instrumentos Asignar recursos a asistencia técnica Mejorar la estructura funcional Actualizar HV indicadores Fortalecer proceso de evaluación Fortalecer el uso adecuado de los sistemas de información Planta de personal acorde a las necesidades Definir criterios de control Asignación de personal acorde a las necesidades Fortalecer el proceso de selección y evaluación Fortalecer el proceso de supervisión Fortalecer los procesos de participación Revisión de estándares, servicios y costos AUTONOMÍA RESULTADOS Adicionalmente, aunque la entidad ha avanzado en la definición de estándares de calidad para sus servicios y en la metodología para su verificación, esta información y esta práctica no se está utilizando en debida forma, es decir, es necesario mejorar el nivel de articulación de los resultados de la verificación de estándares con la planeación de la asistencia técnica. Las variables que se identificaron como alternativas de intervención en la zona de conflicto fueron: Fortalecer la articulación entre las áreas o dicho de otra manera, reducir el trabajo aislado entre las áreas, tanto entre las misionales con el área de talento humano como entre ellas mismas. Fortalecer el proceso de planeación en general, con especial énfasis en la planeación de la asistencia técnica. ________________________________________________________________________________________ 57 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS 7.1.3 MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 58 de 122 Diagnóstico obtenido a través del ejercicio realizado con las Coordinaciones de los Centros Zonales de Asistencia Técnica: Los resultados de la aplicación del cuestionario fueron organizados en una matriz para facilitar la comparación de las conclusiones de cada grupo. Tabla N° 13. Resultados encuentro Coordinadores Zonales Regional Bogotá ¿Qué es? Grupo 1 Proceso Asistencia Técnica ¿Cómo opera? Elaboración de plan de asistencia técnica de acuerdo a los hallazgos encontrados en la prestación del servicio. Reuniones mensuales con representantes de las organizaciones para capacitación, asesoría, acompañamiento. Formulación plan de mejoramiento. Se reporta a la regional el avance del plan de capacitación. ¿Cómo debería ser? Planeada, con seguimiento y evaluación. Contextualizada con las necesidades de los territorios y condiciones socioculturales para fortalecer las competencias de los operadores. Con recursos (logísticos, humanos, financieros, tecnológicos). Continua y planeada. Teniendo como premisa el Ciclo PHVA. Grupo 2 Proceso La aplicación es difícil porque la herramienta actual no lo facilita y en la práctica cotidiana se ha convertido en el complemento de una serie de actividades sueltas y desarticuladas. Contextualizada al territorio. Con seguimiento y evaluación. Con recursos (logísticos, humanos, financieros, tecnológicos). Transversal; dinámica; contextualizada. Grupo 3 Grupo 4 Proceso Asesoría y acompañamiento Capacitación, visitas, de acuerdo a los hallazgos en la supervisión. Con recursos (logísticos, humanos, financieros, tecnológicos) Integral; organizada; planificada; respetada. Falta sistematicidad debido a la falta de recursos humanos y tiempo. Con recursos (logísticos, humanos, financieros, ________________________________________________________________________________________ 58 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS Asistencia Técnica ¿Cómo opera? ¿Qué es? MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 59 de 122 ¿Cómo debería ser? tecnológicos). Caracterizando operadores. 7.1.4 Diagnóstico obtenido de la consulta realizada programas o servicios misionales a los operadores de Figura 9. Evaluación de la cultura organizacional alrededor de la asistencia técnica VALORES ¿Qué se debe saber? -Similitudes y diferencias - Método SABERES ¿Cómo se valora? - Es necesaria porque… - Es importante porque … ASISTENCIA TECNICA NORMAS ¿Cómo se reglamenta? - Lineamientos técnicos -Obligaciones contractuales PRACTICAS ¿Cómo se practica? - Frecuencia - Oportunidad - Pertinencia - Efectividad - Satisfacción -Reglamento interno - Procedimientos - Estándares Es necesario tener en cuenta que la escala de calificación es: (5) Totalmente de acuerdo (4) Parcialmente de acuerdo (3) En desacuerdo pero en algo estoy de acuerdo (2) Parcialmente en desacuerdo (1) En total desacuerdo ________________________________________________________________________________________ 59 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 60 de 122 7.1.4.1 Evaluación de los valores Tabla N° 14. Resultados evaluación de cultura de los valores N° Importancia: La Asistencia Técnica es importante… 1 porque facilita el cumplimiento del contrato. 2 porque da puntos para una próxima contratación. 3 porque mejora la capacidad de la institución. 4 porque es obligatoria. 5 porque no tiene costo. 6 porque mejora el servicio a nuestros beneficiarios finales. Necesidad: La Asistencia Técnica es necesaria… 7 por las debilidades en la operación de los servicios. 8 9 para mejorar la calidad en la operación de los servicios. no es necesaria porque al suscribir el contrato se demuestra la capacidad necesaria para operar los servicios. Actitud: Recibir Asistencia Técnica… 10 refuerza el trabajo en equipo Operador – ICBF. 11 es señal de las debilidades del operador. 5 4 3 2 1 NS/NR 59% 23% 60% 22% 28% 18% 18% 19% 16% 11% 7% 13% 6% 12% 10% 2% 9% 3% 10% 9% 4% 25% 2% 25% 28% 10% 13% 10% 15% 15% 82% 8% 2% 1% 1% 6% 35% 23% 13% 6% 9% 15% 79% 12% 3% 1% 1% 4% 9% 8% 11% 11% 45% 16% 78% 12% 2% 1% 1% 7% 10% 11% 13% 42% 6% 18% Evaluación de los valores – importancia de la asistencia técnica: Con respecto a la forma de valorar la asistencia técnica, el 90% considera que su importancia radica en el beneficio para el usuario final de los servicios. Mejorar la capacidad de la institución a través de la asistencia técnica le da una alta importancia a la misma (79%), y finalmente, llama la atención que un 77% de la población considera que la asistencia técnica también es importante porque facilita el cumplimiento del contrato. Esta afirmación es relevante por varias razones, entre ellas porque muestra la relación directa que ha tenido la asistencia técnica con la supervisión del contrato. Es importante señalar que el 90% de los encuestados consideran a la asistencia técnica como una oportunidad de mejora. Evaluación de los valores – necesidad de la asistencia técnica: Para el 91% de los operadores, la asistencia técnica es necesaria porque ayuda a mejorar la calidad en la operación de los servicios. Esta percepción es seguida por un 55% que considera que la asistencia técnica se necesita porque existen debilidades en la operación de los servicios. Es llamativo que un 17% de los encuestados ponen en duda que al suscribir el contrato se demuestre la capacidad necesaria para operar los servicios. Esta última apreciación refuerza la consideración de que se deben fortalecer las capacidades ________________________________________________________________________________________ 60 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 61 de 122 de todos los operadores de los servicios de bienestar familiar, incluso antes de que lleguen a ser contratados. Evaluación de los valores – ¿Qué representa recibir asistencia técnica? El 90% de los encuestados considera que recibir asistencia técnica refuerza el trabajo en equipo Operador – ICBF. Esta respuesta es importante porque la asistencia técnica vista como un vehículo para reforzar capacidades mutuas es un factor que debe ser aprovechado al implementar el modelo de asistencia técnica. 7.1.4.2 Evaluación de las prácticas o costumbres al brindar asistencia técnica Tabla N° 15. Resultados evaluación de cultura de prácticas o costumbres N° Frecuencia: En el último año he recibido… 12 No he recibido visita de asistencia técnica. 13 Una visita de asistencia técnica. 14 Más de dos visitas de asistencia técnica. 5 4 3 2 1 NS/NR 20% 4% 4% 2% 22% 47% 29% 7% 3% 2% 18% 41% 28% 7% 3% 2% 18% 42% Oportunidad: Siempre que se presenta una dificultad operativa, 15 contractual o administrativa la comunico al supervisor. 16 Siempre que comunico una dificultad operativa, contractual o administrativa recibo asistencia técnica. Siempre que recibo asistencia técnica se hace en 17 tiempos razonables que no afectan el desarrollo del contrato. Pertinencia: Siempre que recibo asistencia técnica es 18 específicamente sobre la dificultad presentada. Efectividad: Siempre que recibo asistencia técnica se resuelven 19 las dificultades que se presentaban. Satisfacción: Siempre que he recibido asistencia técnica he 20 quedado satisfecho. 58% 17% 6% 2% 3% 15% 35% 18% 13% 6% 10% 17% 37% 18% 11% 7% 10% 18% 27% 21% 14% 8% 16% 14% 36% 25% 12% 8% 7% 13% 34% 29% 13% 5% 7% 12% Evaluación de las prácticas o costumbres al brindar asistencia técnica – frecuencia de la asistencia técnica: En esta pregunta se resalta que más del 40% de la población encuestada no haya respondido a ninguna de las inquietudes. Esta afirmación conduce a cuestionar la diferenciación que hacen los operadores de la asistencia técnica con respecto a otros motivos de visita o de interacción con el ICBF, en especial con las visitas de supervisión y estándares. Sin embargo, el 36% de la población considera que recibió una visita de ________________________________________________________________________________________ 61 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 62 de 122 asistencia técnica, el 35% más de dos en el año y un 24% no recibió visita de asistencia técnica. Evaluación de las prácticas o costumbres al brindar asistencia técnica – oportunidad de la asistencia técnica: El 75% de los encuestados considera que siempre que se presentan dificultades operativas, administrativas o contractuales, se comunican al supervisor del contrato, lo que representa que el operador tiene un alto grado de confianza en él. El 53% y el 55% consideran que siempre recibe atención oportuna a la solicitud de asistencia técnica y que ésta no afecta el desarrollo normal del contrato. Entre el 16% y el 17% de los operadores manifiestan no estar conformes con la oportunidad de la asistencia técnica. Esta observación está directamente relacionada con uno de los problemas identificados por los centros zonales y por las regionales, la falta de recursos, entre ellos personal suficiente para atender los requerimientos de los operadores y cumplir con el plan de asistencia técnica. Evaluación de las prácticas o costumbres al brindar asistencia técnica – pertinencia de la asistencia técnica: El 48% de las respuestas están de acuerdo con la pertinencia de la asistencia técnica porque siempre que la reciben es específicamente sobre la dificultad presentada. Un 24% de los encuestados no está de acuerdo con la pertinencia de la asistencia técnica. Evaluación de las prácticas o costumbres al brindar asistencia técnica – efectividad de la asistencia técnica: Frente a la efectividad de la asistencia técnica que reciben los operadores, el 61% considera que se logran los efectos esperados. Un 15% de los operadores encuestados percibe que los resultados esperados con la asistencia técnica no se logran. Evaluación de las prácticas o costumbres al brindar asistencia técnica – satisfacción con la asistencia técnica: El 63% de los operadores encuestados manifiestan quedar satisfechos con la asistencia técnica brindada. Un 12% de los encuestados manifiesta su insatisfacción y otro 12% se abstiene de responder. ________________________________________________________________________________________ 62 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 63 de 122 7.1.4.3 Evaluación de las normas aplicadas sobre asistencia técnica Tabla N° 16. Resultados evaluación de cultura de normas aplicadas N° Lineamientos Técnicos del ICBF… son totalmente coherentes con la forma en que se 21 presta el servicio. 22 han fortalecido la capacidad de la institución. han evitado la presencia de dificultades en la 23 operación. 24 son de fácil aplicación. 25 26 27 28 29 30 Las obligaciones contractuales… son totalmente coherentes con los lineamientos técnicos del ICBF. son totalmente coherentes con la forma en que se presta el servicio. El reglamento interno de la entidad a la que represento… existe en la institución para controlar la operación del servicio. es conocido por cada uno de los colaboradores. Los procedimientos internos de la entidad a la que represento… Están diseñados para facilitar la operación del servicio. son coherentes con los lineamientos técnicos del ICBF. Los estándares técnicos… son totalmente coherentes con la forma en que se presta el servicio. son totalmente coherentes con los lineamientos 32 técnicos del ICBF. 31 5 4 3 2 1 NS/NR 29% 27% 19% 8% 6% 10% 40% 32% 13% 3% 2% 11% 26% 31% 18% 5% 6% 14% 24% 28% 20% 7% 5% 16% 37% 27% 15% 5% 5% 10% 36% 30% 14% 6% 2% 13% 57% 19% 6% 2% 2% 13% 61% 18% 6% 2% 2% 11% 60% 21% 7% 1% 1% 10% 53% 26% 9% 2% 1% 11% 34% 32% 16% 5% 3% 11% 36% 30% 15% 5% 4% 11% Evaluación de las normas aplicadas sobre asistencia técnica – lineamientos técnicos: Como normas que regulan la práctica de la asistencia técnica, se tuvieron en cuenta, los lineamientos técnicos, las obligaciones contractuales, los estándares técnicos y el reglamento y los procedimientos internos de cada institución. Frente a los lineamientos técnicos, el 56% de los encuestados manifiesta estar de acuerdo con la coherencia que tienen los lineamientos técnicos con la forma en que se presta el servicio. El mismo porcentaje de población considera que los lineamientos técnicos evitan la presencia de dificultades en la operación, esto refleja que las entidades incorporan la línea técnica impartida a través de estos documentos. Un 52% considera que los lineamientos técnicos son de fácil aplicación. Más del 50% de los encuestados consideran que hay coherencia entre las obligaciones contractuales y los requisitos de los servicios, al igual que entre éstos y los estándares ________________________________________________________________________________________ 63 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 64 de 122 técnicos. En el mismo sentido, el 66% de los encuestados consideran que existe coherencia entre las obligaciones contractuales y las forma de operar los servicios. El 76% de los operadores encuestados considera que el reglamento interno de trabajo ayuda a controlar la operación y que es de amplio conocimiento por parte del equipo. Los procedimientos internos de la entidad facilitan la operación de los servicios y tienen coherencia con los lineamientos técnicos, esto lo manifiesta el 80% de la población. Esta percepción demuestra que la gestión en la gestión de los operadores está orientada hacia procesos. 7.1.4.4 Evaluación de los saberes sobre asistencia técnica Tabla N° 17. Resultados evaluación de cultura de los saberes N° La Asistencia Técnica… 33 es lo mismo que la supervisión. 34 es lo mismo que la verificación de estándares. no es clara su diferencia frente a la supervisión ni a la 35 verificación de estándares. El método para brindar Asistencia Técnica… es adecuado porque el tiempo que le dedican es 36 suficiente. es adecuado porque las herramientas son 37 apropiadas. es adecuado por que se hace sobre temas de 38 importancia para la prestacion de los servicios. es adecuado porque lo hacen profesionales 39 capacitados para ello. 5 12% 13% 4 3 2 1 NS/NR 11% 10% 8% 47% 13% 11% 11% 8% 43% 14% 21% 16% 14% 8% 24% 17% 27% 21% 15% 8% 12% 17% 25% 24% 18% 6% 9% 18% 42% 25% 11% 4% 5% 13% 44% 23% 9% 3% 5% 15% Evaluación de los saberes sobre asistencia técnica – similitudes y diferencias: Un porcentaje del (55%) considera que la diferencia entre supervisión y asistencia técnica es clara y evidente al igual que entre esta última y verificación de estándares (51%). Evaluación de los saberes sobre asistencia técnica – método: El 20% de los encuestados no están de acuerdo con el método empleado para brindar asistencia técnica, porque el tiempo con el que se brinda es insuficiente y el 15% además considera que las herramientas empleadas no son apropiadas. Con respecto a las temáticas, el método es adecuado porque se tratan temáticas de importancia para la prestación de servicios, percepción que tiene el 67% de la población encuestada. Esta respuesta sirve para validar la pregunta sobre pertinencia, que se valoró en las prácticas sobre asistencia técnica. El 67% de los encuestados está de acuerdo con el método para brindar asistencia porque el personal está capacitado para hacerlo. ________________________________________________________________________________________ 64 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS 7.1.5 MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 65 de 122 Análisis comparativo de los diagnósticos por grupo Una vez se tuvieron los resultados de los diferentes niveles consultados en el ICBF y los operadores, se realizó un comparativo para establecer donde se presentaban posiciones similares. Tabla N° 18. Análisis comparativo de los diagnósticos por grupo consultado Nº OPORTUNIDAD DE MEJORA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 La asistencia técnica es de carácter correctivo Debilidad en el perfil de quien brinda asistencia técnica Alta rotación del personal Desarticulación institucional Exceso de formatos Se requiere un plan de asistencia técnica Poca capacidad de respuesta institucional Presupuesto insuficiente para financiar asistencia técnica Debilidades en la planeación Los lineamientos técnicos no son claros Exceso de aplicativos La supervisión reemplaza a la asistencia técnica Instrumentos de asistencia técnica insuficientes La asistencia técnica no es integral solo se centra en lo misional Inoportunidad en la asistencia técnica Diversidad de enfoques técnicos y conceptuales par la prestación de servicios Resistencia al cambio No se agencia el cambio Heterogeneidad de operadores Inexistencia de un método para calificar y categorizar operadores Inexistencia de un concepto común de asistencia técnica Oferta de operadores limitada 16 17 18 19 20 21 22 NAL X X X X X X X X X X X X NIVEL REG ZON X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X OPER X X X X X X X X X De acuerdo con las oportunidades de mejora coincidentes se deben identificar algunas condiciones organizacionales que requiere el modelo de asistencia técnica integral. 7.2 Requerimientos del modelo de asistencia técnica integral Frente a su enfoque, el modelo de asistencia técnica integral requiere: Que se le aplique el ciclo de gestión PHVA, es decir, que la asistencia técnica se planee, se ejecute (hacer), se verifique y se ajuste de acuerdo con los resultados de la evaluación (actuar). ________________________________________________________________________________________ 65 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 66 de 122 Que interactúe con otros procesos en función de los insumos requeridos y de los productos que genera. Como proceso, la asistencia técnica operará con carácter reactivo frente a situaciones identificadas o detectadas como fallas en el servicio de bienestar familiar, pero también tendrá carácter preventivo, es decir, también se brindará asistencia técnica a los operadores de servicios de bienestar familiar que fortalezcan su capacidad operativa, independientemente de su nivel de desempeño o del tipo de vinculación con el ICBF. En la etapa de planeación el modelo de asistencia técnica integral requiere: Capacidad institucional que permita una lectura sistemática de las condiciones de operación de los operadores de servicios de bienestar familiar en el territorio y que se anticipe a las situaciones en las que hay que brindar asistencia técnica correctiva. Insumos y proveedores definidos. Un plan de asistencia técnica que responda a las necesidades identificadas en el territorio y coherente con las directrices impartidas desde el nivel nacional en la materia. Un aplicativo informático que facilite: - - La lectura de las oportunidades de mejora identificadas en los informes que sirven de insumo. La clasificación de las oportunidades de mejora de acuerdo con los tipos de procesos vigentes: estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación. La estructuración de un plan de asistencia técnica que se pueda analizar por tipo de proceso, por proceso, por acción de mejora, medio utilizado de asistencia técnica, por tiempo requerido, por entidad y rol de quien debe recibir la asistencia técnica (población objeto), por fecha de inicio y fecha de terminación, por lugar en el que se desarrolla la asistencia técnica, por responsable(s) de brindar asistencia técnica, por recursos a invertir en la asistencia técnica y por indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad. La producción de reportes sobre asistencia técnica. Una estrategia pedagógica de permanente aplicación, dirigida a todos los agentes, y entidades que hacen parte del Sistema Nacional de Bienestar familiar, con especial énfasis en los operadores de los programas y servicios institucionales, cuyo propósito es formar en temas relacionados con los derechos de la infancia y la adolescencia, la política pública, la normativa relacionada, los lineamientos técnicos, los estándares de los servicios, la gestión empresarial, y otros temas que fortalecen la capacidad de quienes hacen parte del Sistema. Un rubro presupuestal específico para la asistencia técnica de tal forma que se garantice una administración de los recursos presupuestales diferenciada de otros ________________________________________________________________________________________ 66 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 67 de 122 rubros y con ello se posibilite la evaluación de la eficiencia en el proceso de asistencia técnica. En la etapa de realización o ejecución de la asistencia técnica se requiere: Talento Humano suficiente y con el perfil adecuado para brindar asistencia técnica. A continuación se presenta una descripción de los atributos de desempeño de un profesional que brinda asistencia técnica24: - - - Motiva a los operadores de servicios de bienestar familiar para aplicar los cambios requeridos para mejorar su desempeño o para participar en la definición de alternativas de mejora; Organiza sus tareas de tal forma que logra sus objetivos durante su jornada laboral; Analiza las situaciones que presentan los operadores de servicios de bienestar familiar y plantea diferentes escenarios de análisis y de tratamiento, intervención o solución. Está dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos; Es ético, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto; Es diplomático, es decir, con tacto en las relaciones con las personas; Es observador, es decir, activamente consciente del entorno físico y las actividades; Es perceptivo, es decir, instintivamente consciente y capaz de entender las situaciones; Es versátil, es decir, se adapta fácilmente a diferentes situaciones; Es tenaz, es decir, persistente, orientado hacia el logro de los objetivos; Es decidido, es decir, alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y razonamiento lógicos; Es seguro de sí mismo, es decir, actúa y funciona de forma independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros; Actúa con fortaleza, es decir, capaz de actuar ética y responsablemente aún cuando dichas acciones no siempre sean populares y a veces puedan resultar en desacuerdo o confrontación; Es abierto a la mejora, es decir, dispuesto a aprender de las situaciones, y en búsqueda de mejores resultados de auditoría; Es sensible culturalmente, es decir, observante y respetuosos de la cultura del auditado; Es colaborador, es decir, que interactúa eficientemente con otros, incluyendo los miembros del equipo auditor y el personal del auditado. Un plan de capacitación institucional orientado por competencias. El talento humano que brinda asistencia técnica requiere una formación constante en las competencias inherentes a la asistencia técnica. Adicionalmente a los contenidos temáticos que suelen conformar el plan institucional de capacitación, éste debe contemplar el 24 Para mayor información sobre el perfil del profesional que brinda asistencia técnica se puede consultar el anexo 2 – manual de cargo. ________________________________________________________________________________________ 67 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 68 de 122 fortalecimiento de las competencias y habilidades propias de quien brinda asistencia técnica. Unos procedimientos documentados que orienten la forma de realizar la asistencia técnica. Los procedimientos identificados son: - Categorización operadores Seminario de actualización en Asistencia Técnica Integral Planeación de Asistencia Técnica Integral Evaluación de Asistencia Técnica Integral Cátedra de Asistencia Técnica ICBF Gestión del conocimiento derivado de Asistencia Técnica Integral Acuerdos de servicio entre quien brinda asistencia técnica integral y el operador En la etapa de evaluación de la asistencia técnica se requiere: Unos indicadores definidos para saber si la asistencia técnica se realiza según como se planea (eficacia), para saber si los recursos invertidos en asistencia técnica son suficientes y bien utilizados (eficiencia) y para saber si la asistencia técnica ofrecida transformó la capacidad de los operadores que la recibieron (efectividad). Una auditoría de calidad periódica como parte del programa de auditorías internas de calidad del Sistema Integrado de Gestión del ICBF. En la etapa de acción o ajustes a la asistencia técnica se requiere: Que los Grupos de Asistencia Técnica del nivel regional analicen los informes de asistencia técnica elaborados por los Centros Zonales y utilicen las recomendaciones realizadas para tomar decisiones sobre los asuntos de su competencia y en consecuencia para elaborar el plan de asistencia técnica de la siguiente vigencia y el informe consolidado de Asistencia Técnica del nivel regional. Que las Subdirecciones de Operación de las Direcciones de Atención a la Primera Infancia, de Atención a la Niñez y adolescencia, de Atención a la Familia y Comunidades, así como las Subdirecciones de la Dirección de protección: - Analicen los informes de asistencia técnica elaborados por las Direcciones Regionales y utilicen las recomendaciones allí consignadas para tomar decisiones y aplicar acciones de mejora sobre los asuntos señalados. - Informen a las Direcciones de Nutrición y de Protección y a la Subdirección de Mejoramiento Organizacional, a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad y a la Dirección de Gestión Humana sobre las recomendaciones encontradas en los informes de asistencia técnica de las regionales. Que la Subdirección de Mejoramiento Organizacional, utilice las recomendaciones realizadas, para tomar decisiones sobre los asuntos de su competencia y aplicar las ________________________________________________________________________________________ 68 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 69 de 122 acciones de mejora correspondientes con los procesos que administran. Las recomendaciones estarán relacionadas, entre otras, con funciones de la Subdirección como: - - - Que la Oficina de Aseguramiento a la Calidad, utilice las recomendaciones realizadas, para tomar decisiones sobre los asuntos de su competencia y aplicar las acciones de mejora correspondientes con los procesos que administran. Las recomendaciones estarán relacionadas, entre otras, con funciones de la Oficina como: - 7.3 Promover una cultura de mejoramiento, innovación y mejores prácticas en la gestión por procesos de la Entidad. Coordinar el diseño, documentación y puesta en operación de los procesos y procedimientos, para mejorar la gestión Institucional. Liderar el proceso de mejora continua en los programas, proyectos y servicios a cargo del Instituto y el cumplimiento de los estándares nacionales e internacionales, entre otras, las normas NTCGP 1000, ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, Y OHSAS 18001. Fomentar en coordinación con la Dirección de Gestión Humana, una cultura de gestión del conocimiento que contribuya al mejoramiento continuo e innovación de los procesos. Coordinar, con la Oficina de Aseguramiento a la Calidad, las acciones tendientes a mejorar la calidad de los servicios, el cumplimiento de las funciones, la efectividad de los resultados y, optimizar el uso de los recursos, modernizar y tecnificar la Entidad, con base en el diagnóstico de la gestión institucional y demás instrumento de que desarrolle el Instituto. La coordinación de la implementación de los procesos de aseguramiento de la calidad. La elaboración periódica de informes sobre las condiciones de la prestación de los servicios del Instituto. La realización, en coordinación con la Subdirección de Mejoramiento Organizacional, de propuestas tendientes a mejorar la calidad de los servicios. La promoción de la implementación de normas de calidad a las organizaciones prestadoras de servicio al Instituto. Atributos del modelo de asistencia técnica integral De acuerdo con los elementos de contexto institucional que se han puesto de presente, los atributos que debe tener el Modelo de Asistencia Técnica Integral son: Unifica criterios y genera consenso alrededor de un concepto común de asistencia técnica. Enmarca el ejercicio de identificación y caracterización de los operadores, orientando las estrategias para hacerlo de tal forma que permita establecer su desempeño y competencia, en aras de fortalecer capacidades. ________________________________________________________________________________________ 69 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 70 de 122 Se fundamenta en la gestión del conocimiento toda vez que busca aprovechar las competencias y capacidades del talento humano del ICBF, como núcleo del proceso de asistencia técnica. Promueve un clima de confianza mutua y sentido de horizonte compartido entre los operadores, entre las áreas misionales y de apoyo del ICBF y entre operadores y equipos de asistencia técnica. La confianza y el sentido de horizonte compartido son elementos básicos para la construcción de capacidades. Fortalece continuamente al equipo de asistencia retroalimentación periódica, en los niveles regional y local. Promueve la creación y consolidación de escenarios de gestión del conocimiento y de interlocución técnica con operadores y entre operadores (experiencias exitosas, experiencia significativa, buena prácticas). Estimula el debate y a la argumentación, respetando la pluralidad de opiniones y visiones de los actores involucrados. técnica mediante su Adicionalmente este modelo debe ser: Completo: Debe reconocer todas las variables de gestión institucional que se relacionan con la asistencia técnica. Adaptable: Debe ser aplicable a la gestión institucional, sin alterar la misión y ajustándose a los lineamientos estratégicos vigentes. Tener credibilidad: Los servidores y servidoras interesados en la asistencia técnica creen en la mejora de la capacidad de los operadores mediante la aplicación del modelo porque identifican su gestión en el modelo y reciben la retroalimentación del mismo. Simple: Los parámetros establecidos para el modelo están bajo el control de las áreas misionales y de apoyo identificadas como responsables de la asistencia técnica. Factible tanto en Información como en recursos. Las respuestas que entrega como producto de su evaluación, son aplicables a la mejora de otros procesos. Económico. Los beneficios que genera el modelo de asistencia técnica superan los costos de implementación. Esquemático. Para su comprensión, el modelo se puede representar en varios tipos de esquema. ________________________________________________________________________________________ 70 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 71 de 122 Dinámico. A medida que se implemente el modelo, se transformará la calidad de la asistencia técnica obedeciendo su propia retroalimentación. Fácil de entender por parte de quienes intervienen en el proceso de asistencia técnica. Dirigido a metas y objetivos. Fácil de controlar y manejar por parte del quienes intervienen en el proceso de asistencia técnica. Evolutivo, es decir, que debe ser sencillo al principio y volverse más complejo, de acuerdo con los temas y con quienes intervienen en el proceso de asistencia técnica. Tabla N° 19. Análisis relacional entre el diagnóstico, los requerimientos y los atributos del Modelo de Asistencia Técnica Integral Nº ELEMENTO DIAGNÓSTICO - 1 Carácter correctivo - 2 3 4 5 Debilidad en el perfil del talento humano Desarticulación institucional - Exceso de formatos. - Exceso de aplicativos. - Debilidades en la planeación. - Se requiere un plan de asistencia - REQUERIMIENTO DEL MATÍAS Proceso con orientación preventiva. Lectura sistemática de las condiciones de operación en el territorio. Estrategia pedagógica de permanente aplicación. Talento Humano suficiente y con el perfil adecuado. Plan de capacitación institucional especialmente diseñado para asistencia técnica. ATRIBUTO DEL MATÍAS - Se fundamenta en la gestión del conocimiento. - Promueve un clima de confianza mutua y sentido de horizonte compartido. - Fortalece continuamente al equipo de asistencia técnica - Interacción con otros procesos. - Insumos y proveedores definidos. - Aplicativo informático. - Promueve la creación y consolidación de escenarios de gestión del conocimiento y de interlocución técnica. - Estimula el debate y a la argumentación, respetando la pluralidad de opiniones y visiones de los actores involucrados. Aplicativo informático. - Fácil de entender por parte del usuario. - Dirigido a metas u objetivos. - Aplicación ciclo PHVA. - Capacidad institucional que permita una lectura sistemática de las condiciones de operación en - Promueve un clima de confianza mutua y sentido de horizonte compartido entre los operadores, entre las áreas misionales y de apoyo del ICBF y entre operadores ________________________________________________________________________________________ 71 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS Nº ELEMENTO DIAGNÓSTICO técnica REQUERIMIENTO DEL MATÍAS el territorio. - Un plan de asistencia técnica que responda a las necesidades identificadas en el territorio y coherente con las directrices impartidas desde el nivel nacional en la materia. 6 Falta claridad en los lineamientos técnicos - Aplicación ciclo PHVA. - Insumos y proveedores definidos. 7 Presupuesto insuficiente Un rubro presupuestal específico. 8 La supervisión reemplaza a la asistencia técnica 9 10 Instrumentos insuficientes Sin integralidad, solo se centra en lo misional Que interactúe con otros procesos en función de los insumos requeridos y de los productos que genera. - Insumos y proveedores definidos. - Un plan de asistencia técnica que responda a las necesidades identificadas en el territorio y coherente con las directrices impartidas desde el nivel nacional en la materia. - Un plan de capacitación institucional orientado por competencias. - Unos procedimientos documentados. - Capacidad institucional que permita una lectura sistemática de las condiciones de operación en el territorio. - Insumos y proveedores definidos. - Que interactúe con otros MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 72 de 122 ATRIBUTO DEL MATÍAS y equipos de asistencia técnica. - Unifica criterios y genera consenso alrededor de un concepto común. - Fácil de entender por parte del usuario. - Fácil de controlar y manejar por parte del usuario. - Completo. Reconoce todas las variables de gestión institucional que se relacionan con la asistencia técnica. - Factible tanto en Información como en recursos. - Económico. Los beneficios que genera el modelo de asistencia técnica superan los costos de implementación. - Unifica criterios y genera consenso alrededor de un concepto común. - Se fundamenta en la gestión del conocimiento. - Completo. Reconoce todas las variables de gestión institucional que se relacionan con la asistencia técnica. - Adaptable: Debe ser aplicable a la gestión institucional, sin alterar la misión y ajustándose a los lineamientos estratégicos vigentes. - Completo: Debe reconocer todas las variables de gestión institucional que se relacionan con la asistencia técnica. - Promueve la creación y consolidación de escenarios de gestión del conocimiento y de interlocución técnica con operadores ________________________________________________________________________________________ 72 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS Nº 11 ELEMENTO DIAGNÓSTICO Inoportunidad MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 73 de 122 REQUERIMIENTO DEL MATÍAS procesos en función de los insumos requeridos y de los productos que genera. - Una estrategia pedagógica de permanente aplicación, dirigida a todos los agentes, y entidades que hacen parte del Sistema Nacional de Bienestar familiar. y entre operadores (experiencias exitosas, experiencia significativa, buena prácticas). - Estimula el debate y a la argumentación, respetando la pluralidad de opiniones y visiones de los actores involucrados. - Capacidad institucional que permita una lectura sistemática de las condiciones de operación en el territorio. - Talento Humano suficiente y con el perfil adecuado. - Fortalece continuamente al equipo de asistencia técnica mediante su retroalimentación periódica, en los niveles regional y local. - Tener credibilidad: Los servidores y servidoras interesados en la asistencia técnica creen en la mejora de la capacidad de los operadores mediante la aplicación del modelo porque identifican su gestión en el modelo y reciben la retroalimentación del mismo. - Dinámico. A medida que se implemente el modelo, se transformará la calidad de la asistencia técnica obedeciendo su propia retroalimentación. ATRIBUTO DEL MATÍAS ________________________________________________________________________________________ 73 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 74 de 122 CAPÍTULO 8 8 MODELO DE ASISTENCIA TÉCNICA INTEGRAL A OPERADORES DE LOS PROGRAMAS Y SERVICIOS MISIONALES DEL ICBF 8.1 Supuestos utilizados en el diseño del modelo Metodológicamente, es pertinente plantear para el proceso de asistencia técnica los supuestos bajo los cuales se desarrollará. En la medida en que se vayan realizando las etapas de implementación del MATÍAS, el cumplimiento de cada supuesto ira validando el modelo. Supuesto 1: Control - El ICBF identifica y estandariza los parámetros del proceso de asistencia técnica para garantizar su operación y la generación de sus productos. Supuesto 2: El ICBF considera la gestión del conocimiento como el fundamento para potenciar la asistencia técnica y de esta manera aprovecha el “saber hacer”, el “poder hacer” y el “querer hacer” de su talento humano y de los operadores misionales para atender la problemática encontrada. Supuesto 3: Gerencia del proceso - La responsabilidad explícita de la gerencia de la asistencia técnica está asignada a una oficina o área funcional del ICBF. Supuesto 4: Diferenciación funcional: La asistencia técnica es un proceso diferente a otras prácticas institucionales como: la capacitación, la supervisión, la verificación de estándares, la inspección, la vigilancia y el control. Supuesto 5: Perfil – El ICBF tiene definido y documentado el perfil del talento humano requerido para brindar asistencia técnica. Supuesto 6: Dedicación - En los niveles regional y zonal existen equipos dedicados específicamente a la asistencia técnica para asegurar una operación y una administración con la calidad requerida. Supuesto 7: Formación por competencias – El ICBF fortalece periódicamente las competencias y habilidades de los profesionales que brindan asistencia técnica, mediante un programa de formación especialmente diseñado para este tema. Supuesto 8: El ICBF reduce los riesgos asociados con la calidad de los servicios, mediante una estrategia pedagógica que convoca a todos los operadores en cada regional, y en la que se desarrollan temas directamente relacionados con la operación de los programas y la prestación de los servicios misionales. ________________________________________________________________________________________ 74 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 75 de 122 Supuesto 9: El ICBF sistematizará los conocimientos, saberes y prácticas de los operadores de servicios misionales, que identifique y considere apropiados para hacer parte de su sistema de gestión. 8.2 Estructura del modelo La estructura del Modelo de Asistencia Técnica Integral a Operadores de Programas y Servicios Misionales – MATÍAS, está compuesta por: (i) los componentes del proceso de asistencia técnica, (ii) las etapas del proceso de asistencia técnica y (iii) los instrumentos y medios del proceso. Figura 10. Estructura del modelo de asistencia técnica ETAPAS DEL PROCESO PLANEACIÓN EJECUCIÓN VERIFICACIÓN AJUSTE CONTROLES COMPONENTES DEL PROCESO PROVEEDOR INSUMOS OPERACION PRODUCTO BENEFICIARIO RECURSOS INSTRUMENTOS Y MEDIOS PLAN DE ASISTENCIA TÉCNICA APLICATIVO DE ACCIONES DE MEJORA INFORMES DE EVALUACIÓN ________________________________________________________________________________________ 75 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS 8.2.1 MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 76 de 122 Componentes del proceso 8.2.1.1 Los insumos y los proveedores de la asistencia técnica Tabla N° 20. Proveedores/insumos de la asistencia técnica Nº 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 INSUMO Instrumentos para verificación de estándares Plan de asistencia técnica a terceros Plan de acción para verificación de estándares Plan de compras para verificación de estándares Mapa de riesgos para verificación de estándares Informes de verificación de estándares Informe de auditorías de calidad Informes de asistencia técnica Registros de operadores Informes de eventos con operadores Boletín virtual de operadores Instrumentos para IVC Plan de visitas de inspección, vigilancia y control Plan de auditoría de servicios a operadores Informes de verificación de estándares Informe de auditorías Informes de inspección, vigilancia y control Informes de certificación Bitácora de innovación y registro de acciones de mejora en el aplicativo. Mapa de riesgos Plan de acción Planes de mejora Bitácora de innovación Avances de la estrategia permanente de innovación y cambio organizacional Acciones de mejora implementadas y registradas en el aplicativo Bitácora de innovación y registro de acciones de mejora en el aplicativo Política de monitoreo y evaluación Mapa de riesgos Resultados, análisis, alarmas y recomendaciones de monitoreo y evaluación Acciones de mejora. Investigaciones y evaluaciones. Bitácora de innovación y registro de acciones de mejora en el aplicativo. Informe de auditorías al sistema de control interno Informe de auditorías regulares de la Contraloría General de la República Informe de Seguimiento a los mapas de riesgos PROVEEDOR Oficina de Aseguramiento de la Calidad Dirección de Planeación y Control de Gestión Subdirección de Monitoreo y Evaluación Oficina de Control Interno Subdirección de Mejoramiento Organizacional ________________________________________________________________________________________ 76 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS Nº INSUMO MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 77 de 122 PROVEEDOR Dirección de Gestión Humana Dirección misional – Dirección Regional – Coordinación Centro Zonal 35 Plan de capacitación institucional 36 Informe de supervisión de contratos 37 Informes de comisión 38 Base de datos de los operadores de programas y servicios de bienestar familiar Dirección de Contratación 8.2.1.2 La operación de la asistencia técnica La operación de la asistencia técnica se desarrolla en tres elementos: las modalidades, los medios y las temáticas. Figura 11. La operación de la asistencia técnica PROVEEDOR INSUMOS MODALIDADES 8.2.1.2.1 OPERACION MEDIOS PRODUCTO BENEFICIARIO TEMÁTICAS Las modalidades de la asistencia técnica Las modalidades de la asistencia técnica son dos: (i) Asistencia técnica correctiva y (ii) Asistencia técnica preventiva. Asistencia técnica correctiva: Por asistencia técnica correctiva debe entenderse el proceso que se lleva a cabo para eliminar la(s) causa(s) de una dificultad o debilidad detectada u otra situación no deseable que afecte la operación de los programas institucionales o la prestación de los servicios misionales. El carácter preventivo de la asistencia técnica busca evitar que algo vuelva a suceder. Asistencia técnica preventiva: Por asistencia técnica preventiva debe entenderse el proceso que se lleva a cabo para eliminar la(s) causa(s) de una dificultad o debilidad potencial u otra situación potencial no deseable que afecte la operación ________________________________________________________________________________________ 77 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 78 de 122 de los programas institucionales o la prestación de los servicios misionales. El carácter preventivo de la asistencia técnica busca evitar que algo suceda. 8.2.1.2.2 Los medios para brindar asistencia técnica Desde la perspectiva preventiva, la asistencia técnica se puede brindar a través de medios de divulgación de información y de formación, dirigidos a los diferentes agentes del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, con el objeto de fortalecer sus conocimientos sobre el Sistema y así minimizar la probabilidad de que se presenten dificultades en la operación de los servicios. Desde el punto de vista correctivo y de acuerdo con la complejidad de la necesidad que presente el operador, la asistencia técnica se puede brindar a través de: Asistencia telefónica Mensajes de correo electrónico Chat Curso de capacitación virtual Jornadas de capacitación presencial Asesoría presencial Estudio de caso Foro Encuentro de intercambio de buenas prácticas Acompañamiento 8.2.1.2.3 Las temáticas de la asistencia técnica Las temáticas en las que se debe brindar asistencia técnica se pueden organizar en las cuatro categorías según los procesos institucionales: estratégicos, misionales, de apoyo y de seguimiento y evaluación. Tabla N° 21. Temas de asistencia técnica por tipo de proceso N° TIPO DE PROCESO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Estratégico Misional TEMÁTICA Sistema Nacional de Planeación: Pla Nacional de Desarrollo, Plan Indicativo o Estratégico (sectorial y de la entidad), Plan de Acción, etc. Políticas públicas Normativa Lineamientos técnicos – aplicación y restricciones Rutas de atención Participación infantil Enfoque y atención diferencial Operatividad de las políticas publicas Estrategias de atención a primera infancia Estrategias de atención a niñez y adolescencia Estrategias de atención a jóvenes y familia ________________________________________________________________________________________ 78 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS N° TIPO DE PROCESO 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 Apoyo Seguimiento y evaluación MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 79 de 122 TEMÁTICA Estrategias de intervención en Protección Atención alimentaria y nutricional Sistema de Responsabilidad Penal Adolescente Ley de víctimas Procesos y procedimientos Evaluación y monitoreo de la política pública de Primera Infancia y la medición de los avances de la atención integral Temas de pertinencia y especialización técnica para el desarrollo de los procesos y programas misionales del ICBF Norma técnica de empresa ICBF Contratación pública Presentación de cuentas Gestión administrativa, contable, presupuestal y financiera Marco legal de la administración de recursos públicos Gestión del riesgo Evaluación de la gestión Aplicación de indicadores 8.2.1.3 Los responsables de brindar la asistencia técnica De acuerdo con la normativa vigente y con los niveles en los que está organizada la gestión en el ICBF, son responsables de brindar asistencia técnica: Tabla N° 22. Responsables de la asistencia técnica en el nivel nacional ÁREA Dirección de Logística y Abastecimiento Subdirección de Mejoramiento Organizacional Dirección Sistema Nacional de Bienestar Familiar –SNBF ROL Brinda capacitación, en coordinación con la Dirección de Gestión Humana, a las dependencias del nivel Nacional y Regional del Instituto en la aplicación de buenas prácticas para la administración y 25 manejo de los productos suministrados . Coordina las Direcciones Regionales el apoyo necesario a los Centros Zonales para brindar asistencia técnica a los operadores de servicios en la aplicación de buenas prácticas para la administración y manejo de los productos suministrados. Aprueba los formatos, procedimientos y guías para facilitar la gestión institucional, asegurando su control e impartiendo la capacitación y orientación necesaria en el Instituto. Coordina las Direcciones Regionales el apoyo necesario a los Centros Zonales para brindar asistencia técnica a los operadores de servicios en el manejo de los formatos, procedimientos y guías, cuando se considere necesario. Define los parámetros bajo los cuales se brinda asesoría y asistencia técnica en materia de dinamización del Sistema Nacional de Bienestar Familiar a las organizaciones del orden nacional y territorial 25 Decreto 0987 de 2012. Por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar "Cecilia de la Fuente de Lleras" y se determinan las funciones de sus dependencias. ________________________________________________________________________________________ 79 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS ÁREA Subdirección de Articulación Nacional del Sistema Nacional de Bienestar Familiar Subdirección de Articulación Territorial del Sistema Nacional de Bienestar Familiar Subdirección General Dirección de Primera Infancia Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a la Primera Infancia MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 80 de 122 ROL que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar. Brinda asesoría y capacitación a las Regionales y Centros Zonales sobre la asistencia técnica a las organizaciones del orden nacional y territorial que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar. Coordina las Direcciones Regionales el apoyo necesario a los Centros Zonales para brindar asistencia técnica a las organizaciones del orden nacional y territorial que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar. Coordina con las Direcciones Regionales el apoyo a los Centros Zonales para la prestación de asesoría y asistencia técnica a los miembros territoriales del SNBF que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar. Coordina con las Direcciones Regionales el apoyo a los Centros Zonales para la prestación de asistencia técnica a las instituciones y entidades territoriales para el logro de los objetivos del SNBF para que promuevan la coordinación del SNBF en su territorio. Gerencia el Modelo de Asistencia Técnica Integral a Operadores MATÍAS Define los lineamientos o las directrices generales que deben orientar la asistencia técnica para la vigencia, en coordinación con la Oficina de Aseguramiento a la Calidad y la Subdirección de Mejoramiento Organizacional. Diseña en coordinación con la Oficina de Aseguramiento a la Calidad los lineamientos generales para que en cada regional se organice y se lleve a cabo una cátedra de asistencia técnica ICBF. Presenta a la Dirección General para su aprobación, los lineamientos generales para la organización y realización de la cátedra de asistencia técnica ICBF. Elabora y presenta a la Dirección General, en conjunto con la Oficina de Aseguramiento a la Calidad y la Subdirección de Mejoramiento Organizacional, un informe consolidado de los resultados de la asistencia técnica en el ICBF para retroalimentar los procesos misionales y administrativos que se vean reflejados. Diseña las estrategias de capacitación en asistencia técnica dirigida a Regionales y Centros Zonales para la divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de calidad, y rutas de atención de primera infancia, medición y control de los avances en la atención, seguimiento y asesoría en la aplicación de los mismos. Coordina con las Regionales el apoyo necesario a los Centros Zonales para brindar la asistencia técnica a los Prestadores de los servicios para divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de calidad, y rutas de atención de primera infancia, medición y control de los avances en la atención, seguimiento y asesoría en la aplicación de los mismos. Brinda capacitación las regionales y a los Centros Zonales para la evaluación y monitoreo de la política pública de Primera Infancia y la medición de los avances de la atención integral. Coordina con las Regionales el apoyo necesario a los Centros Zonales para brindar la asistencia técnica a los Prestadores de los servicios para la evaluación y monitoreo de la política pública de ________________________________________________________________________________________ 80 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS ÁREA Dirección de Niñez y Adolescencia Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a la Niñez y a la Adolescencia Dirección de Familias y Comunidades Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a la Familia y Comunidades Dirección de Nutrición MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 81 de 122 ROL Primera Infancia y la medición de los avances de la atención integral. Diseña las estrategias de capacitación en asistencia técnica dirigida a Regionales, Centros Zonales para la divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de calidad, y rutas de atención de niñez y adolescencia, medición y control de los avances en la atención, seguimiento y asesoría en la aplicación de los mismos. Coordina con las Regionales el apoyo necesario a los Centros Zonales para brindar la asistencia técnica a los Prestadores de los servicios para la divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de calidad, y rutas de atención de niñez y adolescencia, medición y control de los avances en la atención, seguimiento y asesoría en la aplicación de los mismos. Brinda capacitación en asistencia técnica a las Direcciones Regionales, Centros Zonales para la divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de niñez y adolescencia y brinda asistencia técnica para la evaluación y monitoreo de la política pública de niñez y adolescencia y la medición de los avances de la atención integral. Coordina con las Regionales el apoyo necesario a los Centros Zonales para brindar la asistencia técnica a Entidades Territoriales y prestadores de los servicios, para la divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de niñez y adolescencia y brinda asistencia técnica para la evaluación y monitoreo de la política pública de niñez y adolescencia y la medición de los avances de la atención integral. Diseña las estrategias de capacitación en asistencia técnica dirigida a Regionales y Centros Zonales para la divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de calidad, y rutas de atención de Familia y Comunidad, medición y control de los avances en la atención, seguimiento y asesoría en la aplicación de los mismos. Coordina con las Regionales el apoyo necesario a los Centros Zonales para brindar la asistencia técnica a los Prestadores de los servicios para la divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de calidad, y rutas de atención de Familia y Comunidad, medición y control de los avances en la atención, seguimiento y asesoría en la aplicación de los mismos. Brinda capacitación a las Direcciones Regionales, Centros Zonales para la divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de Familia y Comunidad y brindar asistencia técnica para la evaluación y monitoreo de la política pública de Familia y Comunidad. Coordina con las Regionales el apoyo necesario a los Centros Zonales para brindar la asistencia técnica a Entidades Territoriales y prestadores de los servicios, para la divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de Familia y Comunidad y brindar asistencia técnica para la evaluación y monitoreo de la política pública de Familia y Comunidad. Brinda capacitación a las Direcciones Regionales y para la elaboración, ejecución y seguimiento de planes, programas y ________________________________________________________________________________________ 81 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS ÁREA Dirección de Protección Subdirección de Restablecimiento de Derechos MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 82 de 122 ROL proyectos de carácter nacional y departamental en materia de Seguridad Alimentaria y Nutricional, con base en los lineamientos y resultados del seguimiento, supervisión, evaluación o investigaciones efectuadas. Coordina con las Regionales el apoyo necesario a los Centros Zonales para brindar la asistencia técnica a los entes territoriales para la elaboración, ejecución y seguimiento de planes, programas y proyectos de carácter nacional y departamental en materia de Seguridad Alimentaria y Nutricional, con base en los lineamientos y resultados del seguimiento, supervisión, evaluación o investigaciones efectuadas. Define los parámetros bajo los cuales se brinda asesoría y capacitación a las Regionales y Centros Zonales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Coordina con las Regionales el apoyo necesario a los Centros Zonales para brindar asistencia técnica a las organizaciones del orden nacional y territorial que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar. Brinda, en conjunto con la Subdirección de Adopciones, asistencia técnica a las autoridades administrativas y judiciales para el restablecimiento internacional de derechos de la niñez. Brinda asesoría y capacitación a las Regionales y Centros Zonales sobre la operación de las acciones relacionadas con el conflicto armado del país. Coordina con las Regionales el apoyo necesario a los Centros Zonales para brindar asistencia técnica a los operadores y a las entidades del orden territorial competentes en la prestación del Servicio Público de Bienestar Familiar para niños, niñas y adolescentes víctimas de la violencia generada por los grupos armados al margen de la ley. Realiza capacitación y gestiona inter e intra institucionalmente el cumplimiento de los compromisos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en la Política Pública Nacional de Discapacidad y la de Prevención y Erradicación del Trabajo Infantil y Protección del Joven Trabajador. Coordina con las Regionales el apoyo necesario a los Centros Zonales para brindar asistencia técnica a las instituciones responsables por el cumplimiento de los compromisos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en la Política Pública Nacional de Discapacidad y la de Prevención y Erradicación del Trabajo Infantil y Protección del Joven Trabajador. Brinda capacitación a las Regionales en asistencia técnica para la elaboración, ejecución y seguimiento de planes, programas y proyectos de carácter nacional y departamental en materia del Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos, con base en: (1) los lineamientos técnicos y los estándares de calidad para la atención de niños, niñas y adolescentes víctimas de la violencia generada por los grupos armados al margen de la ley, (2) la atención de la población infantil, jóvenes y familias en situación ________________________________________________________________________________________ 82 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS ÁREA Subdirección de Restablecimiento de Derechos Subdirección de Adopciones MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 83 de 122 ROL de desplazamiento forzado o víctima de desastres y (3) los resultados del seguimiento, supervisión, evaluación o investigaciones efectuadas. Coordina con las Regionales el apoyo necesario a los Centros Zonales para brindar asistencia técnica a las autoridades administrativas competentes para la elaboración, ejecución y seguimiento de planes, programas y proyectos de carácter nacional y departamental en materia del Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos. Divulga y capacita a los Comités de Adopción de las Regionales para desarrollar el Programa de Adopción; así como asesora a abogados, usuarios y público en general interesados en aspectos normativos, legislativos y procedimentales relativos al Programa de Adopción. Coordina con las Regionales el apoyo necesario a los Centros Zonales para brindar asistencia técnica a los Comités de Adopción de las Instituciones Autorizadas para desarrollar el Programa de Adopción. Brinda, en conjunto con la Subdirección de Restablecimiento de Derechos y las Direcciones Regionales, asistencia técnica a las autoridades administrativas y judiciales para el restablecimiento internacional de derechos de la niñez. Brinda capacitación a las Regionales en asistencia técnica para la elaboración, ejecución y seguimiento de planes, programas y proyectos de carácter nacional y departamental para en materia de implementación de los lineamientos definidos para la ejecución de las actividades y programas del proceso de adopciones, con base en los lineamientos y resultados del seguimiento, supervisión, evaluación o investigaciones efectuadas. Coordina con las Regionales el apoyo necesario a los Centros Zonales para brindar asistencia técnica en la elaboración, ejecución y seguimiento de planes, programas y proyectos de carácter nacional y departamental para en materia de implementación de los lineamientos definidos para la ejecución de las actividades y programas del proceso de adopciones. Responsables de la asistencia técnica en el nivel regional: En el nivel regional, hay dos equipos relacionados con la asistencia técnica: el equipo de profesionales de la Dirección Regional y el grupo de asistencia técnica formalmente definido: El equipo de profesionales de la Dirección Regional26: Ejerce la coordinación y funcionamiento efectivo del Sistema Nacional de Bienestar Familiar con las entidades del nivel departamental y brindan asistencia técnica para 26 Resolución 2859 de 2013. Por la cual se modifica la Resolución número 1616 de 2006 y se reglamenta la estructura del ICBF, en el Nivel Regional y Zonal. ________________________________________________________________________________________ 83 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 84 de 122 su operación, en coordinación con la Dirección Nacional del Sistema Nacional de Bienestar Familiar. Presta asistencia técnica a los Gobiernos Departamentales y Municipales en materia del servicio público de bienestar familiar en coordinación con la Dirección Nacional del Sistema Nacional de Bienestar Familiar. Coordina y articula el Sistema Nacional de Bienestar Familiar en el ámbito Departamental, por medio de asesoría y asistencia técnica a los miembros territoriales del SNBF que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar. Presta asistencia técnica a los Centros Zonales del ICBF para su participación en las mesas municipales de infancia, adolescencia y familia y en los Consejos de Política Social, así como la promoción de la coordinación del SNBF en su territorio. Analiza, en conjunto con los referentes del Grupo de Asistencia Técnica, los resultados del control de la operación y proponer acciones para el mejoramiento de la prestación del servicio en los programas del ICBF. Implementa en la Regional y coordinan la implementación en los Centros Zonales, los lineamientos técnicos, procesos y procedimientos de prestación del servicio al ciudadano y dar asistencia técnica a los Centros Zonales para su implementación. El grupo de Asistencia Técnica: Es el encargado de planear, orientar, apoyar y monitorear la gestión regional y de los centros zonales para garantizar la prestación del servicio público de bienestar familiar y la aplicación de la política de protección integral de la primera infancia, la niñez, la adolescencia y el bienestar de la familia y comunidades y la política de atención al adolescente en conflicto con la ley (Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes). Las funciones generales del Grupo de Asistencia Técnica de conformidad con las instrucciones y lineamientos impartidos por la Subdirección General, las Direcciones de Primera Infancia, Niñez y Adolescencia, Familias y Comunidades, Nutrición y Protección son: Coordinar con las dependencias de la Regional y los Centros Zonales la interacción y el desarrollo de políticas y lineamientos, planes y programas en materia de primera infancia, niñez y adolescencia, familia, poblaciones especiales, nutrición, medidas de protección, sistema de responsabilidad penal para adolescentes y en otros temas que le sean asignados por la Dirección Regional. Coordinar las acciones para el cumplimiento en la implementación de la ley de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno en lo que le compete a la Regional. ________________________________________________________________________________________ 84 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 85 de 122 Coordinar la operación y funcionamiento de los servicios de atención a la población víctima del conflicto armado interno en especial de las Unidades Móviles en la atención humanitaria de emergencia, así como hacer seguimiento y evaluación. Asistir el desarrollo de los mandatos normativos y de política relativos al SRPA, que comprende diferentes sujetos, empezando por el adolescente en conflicto con la ley, la víctima de su conducta punible, el entorno familiar y el comunitario en desarrollo de la finalidad restaurativa del Sistema. Atender la gestión de información relativa al Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes y apoyar los procesos de coordinación territorial para la operación y desarrollo del SRPA. Responsables de la asistencia técnica en el nivel zonal: El equipo de atención, es decir, el grupo de Profesionales Interdisciplinarios (entre los que se pueden encontrar Defensor de Familia, Psicólogo, Trabajador Social, Nutricionista u otro Profesional del Área Social), adscritos al Centro Zonal prestan servicios de Protección Integral o coordinan la operación, asistencia técnica y supervisión de programas del ICBF en el municipio del área de influencia del Centro Zonal del ICBF, que por condiciones difíciles de acceso, desplazamiento, dispersión geográfica, demanda de servicios, dinámicas de ordenamiento territorial, falta de presencia de otras entidades del Estado y la falta de cobertura de unidades móviles, requieren la presencia del ICBF para atender a los niños, niñas, adolescentes y familias27. Las funciones del Centro Zonal en relación con el Sistema Nacional de Bienestar Familiar son28: Coordinar y articular el Sistema Nacional de Bienestar Familiar a nivel municipal, por medio de asesoría y asistencia técnica a los miembros territoriales del SNBF que prestan el servicio público de Bienestar Familiar. Brindar asistencia técnica a los entes territoriales para el funcionamiento de las mesas municipales de infancia, adolescencia y familia y para la realización de los Consejos de Política Social. Brindar asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de servicio, agentes educativos y entidades municipales de los lineamientos técnicos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de primera infancia. Brindar asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de servicio, agentes educativos y entidades municipales de los lineamientos técnicos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de niñez y adolescencia. 27 28 Ibidem Ibidem ________________________________________________________________________________________ 85 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 86 de 122 Brindar asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de servicio, agentes educativos y entidades municipales de los lineamientos técnicos, estándares de calidad y rutas de atención para los programas de familia y comunidades. Brindar asistencia técnica, a través de los Consejos Municipales de Política Social, a los entes territoriales que forman parte del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, en los ejes de seguridad alimentaria y nutricional, para canalizar acciones y recursos. Brindar asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de servicio de protección, comisarías de familia, Inspectores de Policía, Entidades Municipales y Centros de Servicios Judiciales, de los lineamientos técnicos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas y servicios de protección, en materia de restablecimiento de derechos, adopciones y responsabilidad penal para adolescentes. 8.2.1.4 Los productos de la asistencia técnica Tabla N° 23. Productos de la asistencia técnica en el nivel nacional ÁREA Dirección de Logística y Abastecimiento en coordinación con la Dirección de Gestión Humana Subdirección de Mejoramiento Organizacional Dirección Sistema Nacional de Bienestar Familiar – SNBF Subdirección de Articulación Nacional del Sistema Nacional de Bienestar Familiar Subdirección de Articulación Territorial del Sistema Nacional de Bienestar Familiar Dirección de Primera Infancia PRODUCTOS Plan de trabajo para apoyar a los Centros Zonales para brindar asistencia técnica a los operadores de servicios en la aplicación de buenas prácticas para la administración y manejo de los productos suministrados. Plan de trabajo para apoyar a los Centros Zonales para brindar asistencia técnica a los operadores de servicios, en la aplicación de formatos, procedimientos y guías aprobados y controlados. Parámetros definidos bajo los cuales se brinda asesoría y asistencia técnica en materia de dinamización del Sistema Nacional de Bienestar Familiar y a las organizaciones del orden nacional y territorial que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar. Asesoría y capacitación sobre mecanismos de asistencia técnica. Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros Zonales para brindar asistencia técnica a las organizaciones del orden nacional y territorial que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar. Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros Zonales para la prestación de asesoría y asistencia técnica a los miembros territoriales del SNBF que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar. Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros Zonales para la prestación de asistencia técnica a las instituciones y entidades territoriales para el logro de los objetivos del SNBF para que promuevan la coordinación del SNBF en su territorio. Estrategias de capacitación en asistencia técnica dirigida a Regionales y Centros Zonales para la divulgación y apropiación de ________________________________________________________________________________________ 86 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS ÁREA Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a la Primera Infancia Dirección de Niñez y Adolescencia Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a la Niñez y a la Adolescencia Dirección de Familias y Comunidades MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 87 de 122 PRODUCTOS lineamientos, estándares de calidad, y rutas de atención de primera infancia, medición y control de los avances en la atención, seguimiento y asesoría en la aplicación de los mismos. Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros Zonales para brindar la asistencia técnica a los Prestadores de los servicios para divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de calidad, y rutas de atención de primera infancia, medición y control de los avances en la atención, seguimiento y asesoría en la aplicación de los mismos. Capacitación a las regionales y a los Centros Zonales para la evaluación y monitoreo de la política pública de Primera Infancia y la medición de los avances de la atención integral. Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros Zonales para brindar la asistencia técnica a los Prestadores de los servicios para la evaluación y monitoreo de la política pública de Primera Infancia y la medición de los avances de la atención integral. Estrategias de capacitación en asistencia técnica dirigida a Regionales, Centros Zonales para la divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de calidad, y rutas de atención de niñez y adolescencia, medición y control de los avances en la atención, seguimiento y asesoría en la aplicación de los mismos. Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros Zonales para brindar la asistencia técnica a los Prestadores de los servicios para la divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de calidad, y rutas de atención de niñez y adolescencia, medición y control de los avances en la atención, seguimiento y asesoría en la aplicación de los mismos. Capacitación en asistencia técnica a las Direcciones Regionales, Centros Zonales para la divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de niñez y adolescencia y brinda asistencia técnica para la evaluación y monitoreo de la política pública de niñez y adolescencia y la medición de los avances de la atención integral. Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros Zonales para brindar la asistencia técnica a Entidades Territoriales y prestadores de los servicios, para la divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de niñez y adolescencia y brinda asistencia técnica para la evaluación y monitoreo de la política pública de niñez y adolescencia y la medición de los avances de la atención integral. Estrategias de capacitación en asistencia técnica dirigida a Regionales y Centros Zonales para la divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de calidad, y rutas de atención de Familia y Comunidad, medición y control de los avances en la atención, seguimiento y asesoría en la aplicación de los mismos. Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros Zonales para brindar la asistencia técnica a los Prestadores de los servicios para la divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de calidad, y rutas de atención de Familia y Comunidad, ________________________________________________________________________________________ 87 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS ÁREA Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a la Familia y Comunidades Dirección de Nutrición Dirección de Protección Subdirección de Restablecimiento de Derechos, en conjunto con la Subdirección de Adopciones MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 88 de 122 PRODUCTOS medición y control de los avances en la atención, seguimiento y asesoría en la aplicación de los mismos. Capacitación a las Direcciones Regionales, Centros Zonales para la divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de Familia y Comunidad y brindar asistencia técnica para la evaluación y monitoreo de la política pública de Familia y Comunidad. Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros Zonales para brindar la asistencia técnica a Entidades Territoriales y prestadores de los servicios, para la divulgación y apropiación de lineamientos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de Familia y Comunidad y brindar asistencia técnica para la evaluación y monitoreo de la política pública de Familia y Comunidad. Capacitación a las Direcciones Regionales y para la elaboración, ejecución y seguimiento de planes, programas y proyectos de carácter nacional y departamental en materia de Seguridad Alimentaria y Nutricional, con base en los lineamientos y resultados del seguimiento, supervisión, evaluación o investigaciones efectuadas. Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros Zonales para brindar la asistencia técnica a los entes territoriales para la elaboración, ejecución y seguimiento de planes, programas y proyectos de carácter nacional y departamental en materia de Seguridad Alimentaria y Nutricional, con base en los lineamientos y resultados del seguimiento, supervisión, evaluación o investigaciones efectuadas. Asesoría y capacitación a las Regionales y Centros Zonales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros Zonales para brindar asistencia técnica a las organizaciones del orden nacional y territorial que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar. Asistencia técnica a las autoridades administrativas y judiciales para el restablecimiento internacional de derechos de la niñez. Asesoría y capacitación a las Regionales y Centros Zonales sobre la operación de las acciones relacionadas con el conflicto armado del país. Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros Zonales para brindar asistencia técnica a los operadores y a las entidades del orden territorial competentes en la prestación del Servicio Público de Bienestar Familiar para niños, niñas y adolescentes víctimas de la violencia generada por los grupos armados al margen de la ley. Capacitación sobre el cumplimiento de los compromisos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en la Política Pública Nacional de Discapacidad y la de Prevención y Erradicación del Trabajo Infantil y Protección del Joven Trabajador. Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros Zonales para brindar asistencia técnica a las instituciones ________________________________________________________________________________________ 88 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS ÁREA Subdirección de Restablecimiento de Derechos, en conjunto con la Subdirección de Adopciones Subdirección de Adopciones MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 89 de 122 PRODUCTOS responsables por el cumplimiento de los compromisos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en la Política Pública Nacional de Discapacidad y la de Prevención y Erradicación del Trabajo Infantil y Protección del Joven Trabajador. Capacitación a las Regionales en asistencia técnica para la elaboración, ejecución y seguimiento de planes, programas y proyectos de carácter nacional y departamental en materia del Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos, con base en: (1) los lineamientos técnicos y los estándares de calidad para la atención de niños, niñas y adolescentes víctimas de la violencia generada por los grupos armados al margen de la ley, (2) la atención de la población infantil, jóvenes y familias en situación de desplazamiento forzado o víctima de desastres y (3) los resultados del seguimiento, supervisión, evaluación o investigaciones efectuadas. Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros Zonales para brindar asistencia técnica a las autoridades administrativas competentes para la elaboración, ejecución y seguimiento de planes, programas y proyectos de carácter nacional y departamental en materia del Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos. Capacitación a los Comités de Adopción de las Regionales para desarrollar el Programa de Adopción; asesoría a abogados, usuarios y público en general interesados en aspectos normativos, legislativos y procedimentales relativos al Programa de Adopción. Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros Zonales para brindar asistencia técnica a los Comités de Adopción de las Instituciones Autorizadas para desarrollar el Programa de Adopción. Asistencia técnica a las autoridades administrativas y judiciales para el restablecimiento internacional de derechos de la niñez, en conjunto con la Subdirección de Restablecimiento de Derechos y las Direcciones Regionales. Capacitación a las Regionales en asistencia técnica para la elaboración, ejecución y seguimiento de planes, programas y proyectos de carácter nacional y departamental para en materia de implementación de los lineamientos definidos para la ejecución de las actividades y programas del proceso de adopciones, con base en los lineamientos y resultados del seguimiento, supervisión, evaluación o investigaciones efectuadas. Plan de trabajo para apoyar a las Regionales y a los Centros Zonales para brindar asistencia técnica en la elaboración, ejecución y seguimiento de planes, programas y proyectos de carácter nacional y departamental para en materia de implementación de los lineamientos definidos para la ejecución de las actividades y programas del proceso de adopciones. ________________________________________________________________________________________ 89 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 90 de 122 Productos de la asistencia técnica en el nivel regional: Plan y estrategias de asistencia técnica organizadas en conjunto con los Centros Zonales para la coordinación, funcionamiento y operación efectivo del Sistema Nacional de Bienestar Familiar Plan y estrategias de asistencia técnica coordinadas con los Centros Zonales a los Gobiernos Departamentales y Municipales en materia del servicio público de bienestar familiar. Plan y estrategias de asistencia técnica coordinadas con los Centros Zonales a los miembros territoriales del SNBF que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar. Capacitación y acompañamiento a los Centros Zonales del ICBF para su participación en las mesas municipales de infancia, adolescencia y familia y en los Consejos de Política Social, así como la promoción de la coordinación del SNBF en su territorio. Informe de análisis de los resultados del control de la operación y proponer acciones para el mejoramiento de la prestación del servicio en los programas del ICBF, (Bitácora de innovación y registro de acciones de mejora en el aplicativo). Plan y estrategias de capacitación para la implementación de los lineamientos técnicos, procesos, procedimientos de prestación del servicio al ciudadano, norma técnica de empresa ICBF y estándares técnicos, en la Dirección y en los Centros Zonales. Plan acción para orientar, apoyar y monitorear la gestión regional y de los centros zonales para garantizar la prestación del servicio público de bienestar familiar y la aplicación de la política de protección integral de la primera infancia, la niñez, la adolescencia y el bienestar de la familia y comunidades y la política de atención al adolescente en conflicto con la ley (Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes). Plan de acción para coordinar con los Centros Zonales la interacción y el desarrollo de políticas y lineamientos, planes y programas en materia de primera infancia, niñez y adolescencia, familia, poblaciones especiales, nutrición, medidas de protección, sistema de responsabilidad penal para adolescentes y en otros temas que le sean asignados por la Dirección Regional. Plan de acción para coordinar con los Centros Zonales el cumplimiento en la implementación de la ley de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno en lo que le compete a la Regional. Plan de acción para coordinar con los Centros Zonales la operación y funcionamiento de los servicios de atención a la población víctima del conflicto armado interno en ________________________________________________________________________________________ 90 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 91 de 122 especial de las Unidades Móviles en la atención humanitaria de emergencia, así como hacer seguimiento y evaluación. Plan de acción para coordinar con los Centros Zonales la manera de asistir el desarrollo de los mandatos normativos y de política relativos al SRPA, que comprende diferentes sujetos, empezando por el adolescente en conflicto con la ley, la víctima de su conducta punible, el entorno familiar y el comunitario en desarrollo de la finalidad restaurativa del Sistema. Productos de la asistencia técnica en el nivel zonal: Diagnóstico de las necesidades de asistencia técnica en el territorio. Plan y estrategias de asistencia técnica a los miembros territoriales del SNBF que prestan el servicio público de Bienestar Familiar para coordinar y articular el Sistema Nacional de Bienestar Familiar a nivel municipal. Plan y estrategias de asistencia técnica a los entes territoriales para el funcionamiento de las mesas municipales de infancia, adolescencia y familia y para la realización de los Consejos de Política Social. Plan y estrategias de asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de servicio, agentes educativos y entidades municipales de los lineamientos técnicos, norma técnica de empresa ICBF, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de: - Primera infancia Niñez y adolescencia Familia y comunidades Plan y estrategias de asistencia técnica, a través de los Consejos Municipales de Política Social, a los entes territoriales que forman parte del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, en los ejes de seguridad alimentaria y nutricional, para canalizar acciones y recursos. Plan y estrategias de asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de servicio de protección, Comisarías de Familia, Inspectores de Policía, Entidades Municipales y Centros de Servicios Judiciales, de los lineamientos técnicos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas y servicios de protección, en materia de restablecimiento de derechos, adopciones y responsabilidad penal para adolescentes. 8.2.1.5 Los beneficiarios de la asistencia técnica Es importante señalar que no debe confundirse asistencia técnica con capacitación institucional. En este sentido: ________________________________________________________________________________________ 91 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 92 de 122 Los beneficiarios de la asistencia técnica son los operadores de los programas y servicios misionales del ICBF. La capacitación es uno de los múltiples medios a través de los cuales se brinda asistencia técnica y no debe confundirse con la capacitación institucional que está dirigida a los colaboradores(as) del ICBF. Esta diferenciación es importante para utilizar adecuadamente los rubros presupuestales destinados para capacitación institucional y para asistencia técnica. 8.2.1.6 Los mecanismos de control de la asistencia técnica El plan de asistencia técnica. Instrumento que especifica las variables de la asistencia técnica que se prevé dar en un periodo de tiempo. Las copias de los correos electrónicos y de las conversaciones vía chat son evidencia de la asistencia técnica brindada y representan un alternativa para verificar la trazabilidad al proceso. Las actas de visita de asistencia técnica. Instrumento que demuestra la realización de la asistencia técnica. Los acuerdos de servicio. Instrumento que formaliza el compromiso entre el ICBF y el beneficiario de la asistencia técnica. El informe de asistencia técnica. Instrumento que evidencia las estrategias utilizadas para brindar asistencia técnica, los beneficiarios, los logros obtenidos, las dificultades, los aprendizajes y las recomendaciones sobre la asistencia técnica. 8.2.1.7 Los indicadores de la asistencia técnica Eficacia: Indica la realización de las actividades de asistencia técnica de acuerdo con el plan definido. Es de interés monitorear la proporción de visitas de asistencia técnica realizadas y la proporción de operadores beneficiados. Eficiencia: Indica la cantidad de recursos utilizados para financiar el plan de asistencia técnica. Es de interés monitorear el promedio de recursos asignados a cada estrategia de asistencia técnica y el total de recursos asignados a la asistencia técnica por periodo. La oportunidad con la que se asiste al operador está directamente relacionada con la eficiencia, por lo tanto hace parte de este tipo de indicador. Efectividad: Indica los efectos obtenidos en los beneficiarios de la asistencia técnica con la aplicación de las estrategias previstas. Es de interés monitorear el mejoramiento en la capacidad de los operadores de programas y servicios misionales. ________________________________________________________________________________________ 92 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 93 de 122 Se debe aclarar que los responsables de construir los indicadores son la Subdirección de Evaluación y Monitoreo en concertación con las direcciones misionales. 8.2.2 La interacción de la asistencia técnica con otros procesos. El proceso de asistencia técnica interactúa con: Tabla N° 24. Interacción de la asistencia técnica con otros procesos PROCESO PROVEEDOR INSUMO Gestión de la contratación Caracterización Base de datos de operadores Informes de supervisión Gestión Humana Plan institucional de capacitación Lineamientos técnicos Procesos misionales Mapa de Riesgos Evaluación y monitoreo de la gestión Mejoramiento continuo Política de Monitoreo y Evaluación Mapa de Riesgos Resultados, análisis, alarmas y recomendaciones de monitoreo y evaluación. Acciones de mejora. Investigaciones y evaluaciones. Bitácora de innovación y registro de acciones de mejora en el aplicativo. Mapa de Riesgos Plan de Acción Planes de Mejora Bitácora de innovación y registro de acciones de mejora en el aplicativo. Avances de la estrategia permanente de innovación y ETAPA DE PROCESO RECEPTOR PRODUCTO PROCESO CLIENTE Planeación de la asistencia técnica Plan de asistencia técnica Los procesos misionales Planeación de la asistencia técnica Realización de la asistencia técnica Planeación de la asistencia técnica Plan de asistencia técnica Los procesos misionales Estrategias de asistencia técnica aplicadas Los procesos misionales Planeación de la asistencia técnica Plan de asistencia técnica Los procesos misionales Planeación de la asistencia técnica Plan de asistencia técnica Los procesos misionales ________________________________________________________________________________________ 93 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS PROCESO PROVEEDOR MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 94 de 122 ETAPA DE PROCESO RECEPTOR PRODUCTO PROCESO CLIENTE Instrumentos Realización de la asistencia técnica Estrategias de asistencia técnica aplicadas Los procesos misionales Plan de Asistencia Técnica a terceros Plan de Acción. Plan de Compras Mapa de Riesgos Informes de Verificación de estándares Informes de inspección, vigilancia y control Informes de certificación. Informes de asistencia técnica. Registros de operadores. Informes de Eventos con operadores. Boletín virtual de operadores Planeación de la asistencia técnica Plan de asistencia técnica Los procesos misionales Instrumentos Realización de la asistencia técnica Estrategias de asistencia técnica aplicadas Los procesos misionales Plan de Asistencia Técnica a terceros Plan de visitas de inspección, vigilancia y control. Plan de Auditoria de servicios a operadores Informes de Verificación de estándares. Informe de Auditorias Informes de inspección, vigilancia y control Bitácora de innovación y registro de acciones de mejora en el aplicativo Planeación de la asistencia técnica Plan de asistencia técnica Los procesos misionales INSUMO cambio organizacional Aseguramiento a estándares Verificación, inspección y control a instituciones ________________________________________________________________________________________ 94 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 95 de 122 Figura 12. Interacción de la asistencia técnica con otros procesos GESTIÓN CONTRATACIÓN EVALUACIÓN Y MONITOREO DE LA GESTIÓN Caracterización de operadores Informes de supervisión -Política de Monitoreo y Evaluación -Mapa de Riesgos -Resultados, análisis, alarmas y recomendaciones de monitoreo y evaluación. -Acciones de mejora. Investigaciones y evaluaciones. -Bitácora de innovación y registro de acciones de mejora en el aplicativo. - Instrumentos - Plan de Asistencia Técnica a terceros -Plan de Acción. -Plan de Compras -Mapa de Riesgos ASEGURAMIENTO - Informes de Verificación de estándares A ESTÁNDARES Plan Institucional de Capacitación - Informes de inspección, vigilancia y control - Informes de certificación. - Informes de asistencia técnica. - Registros de operadores. - Informes de Eventos con operadores. - Boletín virtual de operadores. ASISTENCIA TÉCNICA - Mapa de Riesgos - Plan de Acción - Planes de Mejora - Bitácora de innovación -Avances de la estrategia permanente de innovación y cambio organizacional -Acciones de mejora implementadas y registradas en el aplicativo. GESTIÓN HUMANA MEJORAMIENTO CONTINUO - Instrumentos. - Plan de Asistencia Técnica a terceros -Plan de visitas de inspección, VERIFICACIÓN, vigilancia y control. INSPECCIÓN Y -Plan de Auditoria de servicios CONTROL A a operadores. -Informes de Verificación de INSTITUCIONES estándares. - Informe de Auditorias. -Informes de inspección, vigilancia y control. -Bitácora de innovación y registro de acciones de mejora en el aplicativo. 8.2.2.1 Sentido de horizonte compartido entre procesos La interacción de los procesos también se puede contextualizar cuando éstos comparten sus objetivos, o éstos son similares. Al comparar el objetivo del proceso de asistencia técnica con los objetivos de: (i) la evaluación y monitoreo de la gestión, (ii) el mejoramiento continuo, (iii) el aseguramiento a estándares y con (iv) la verificación, inspección y control, se puede apreciar su similitud y por lo tanto se interpreta su interdependencia. Estos procesos son aliados estratégicos para el desarrollo de la asistencia técnica. ________________________________________________________________________________________ 95 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 96 de 122 Tabla N° 25. Interdependencia entre los procesos con la asistencia técnica como un solo propósito Objetivo Proceso Estrategia Asistencia Técnica Evaluación y Monitoreo de la gestión Mejoramiento Continuo Aseguramiento a Estándares Verificación, Inspección y Control a Instituciones que prestan Servicio Público de Bienestar Familiar Propósito Transferir e intercambiar conocimiento, saberes, metodologías y mecanismos para desarrollar y fortalecer competencias y habilidades aplicadas a una disciplina o práctica específica Realizar monitoreo y evaluación a la gestión institucional Mejorar el desempeño y fortalecer la capacidad de los operadores misionales del ICBF, de manera que se asegure la calidad en el desarrollo de un programa o en la prestación de los servicios Implementar estrategias y acciones de mejora continua para la gestión institucional Lograr la excelencia e innovación en la prestación de servicios del ICBF Establecer, aplicar y evaluar estrategias de aseguramiento a la calidad Generar confianza al ICBF y a los niños, niñas, adolescentes y familias en la prestación del servicio público de bienestar familiar Realizar acciones de aseguramiento de la calidad a la gestión de las instituciones Generar insumos que orienten la toma de decisiones para la efectiva gestión institucional Garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos y legales que permitan generar confianza y excelencia en la prestación del servicio público de bienestar familiar ________________________________________________________________________________________ 96 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 97 de 122 Figura 13. Relación entre procesos que comparten su propósito. Asistencia Técnica Mejorar el desempeño y fortalecer la capacidad de los operadores misionales Evaluación y Monitoreo de la gestión Realizar monitoreo y evaluación a la gestión institucional Generar confianza y excelencia en la prestación del servicio público de bienestar familiar Establecer, aplicar y evaluar estrategias de aseguramiento a la calidad Aseguramiento a Estándares Mejoramiento Continuo Implementar estrategias y acciones de mejora continua para la gestión institucional Realizar acciones de aseguramiento de la calidad a la gestión de las instituciones Verificación, Inspección y Control Desde el punto de vista de los productos del proceso de asistencia técnica, se pueden establecer las siguientes relaciones, adicionales a las ya mencionadas: Tabla N° 26. Relaciones adicionales del proceso de asistencia técnica PRODUCTO/SALIDA DEL PROCESO ASISTENCIA TÉCNICA Diagnóstico de las necesidades de asistencia técnica en el territorio. Informe de gestión de la asistencia técnica. Asistencia técnica a los operadores de servicios misionales LÍDER DEL PROCESO BENEFICIARIO PROCESO Oficina de aseguramiento de la calidad Aseguramiento de estándares Inspección, vigilancia y control Dirección de gestión humana Gestión del talento humano Dirección de gestión humana Gestión del talento humano Subdirección de monitoreo y evaluación Evaluación, monitoreo y control Direcciones misionales Procesos misionales ________________________________________________________________________________________ 97 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS PRODUCTO/SALIDA DEL PROCESO ASISTENCIA TÉCNICA Buenas prácticas identificadas LÍDER DEL PROCESO BENEFICIARIO MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 98 de 122 PROCESO Direcciones misionales Procesos misionales Subdirección de mejoramiento organizacional Mejoramiento continuo Oficina de aseguramiento de la calidad Aseguramiento de estándares 8.3 Descripción de la operación del modelo El modelo de asistencia técnica integral a operadores de programas y servicios misionales del ICBF (MATÍAS) opera en los tres niveles en los que está organizada la gestión institucional, el nivel nacional, el regional y el zonal. La descripción de la operación del MATÍAS se hará por cada nivel, detallando los puntos de intersección o acciones de articulación entre uno y otro nivel. La descripción sigue la lógica del ciclo PHVA. 8.3.1 Operación de la asistencia técnica en el nivel zonal ETAPA DE PLANEACIÓN DE LA ASISTENCIA TÉCNICA INTEGRAL A OPERADORES – NIVEL ZONAL: El equipo asistencia técnica del Centro Zonal alimenta de forma periódica el aplicativo de acciones de mejora con los resultados de las visitas de asistencia técnica realizadas y con las solicitudes de asistencia técnica realizadas por los operadores. Periódicamente, el equipo asistencia técnica del Centro Zonal consulta la base de datos de los operadores de servicios para actualizar la información que se tiene sobre el número de operadores y sus características generales. El equipo asistencia técnica del Centro Zonal analiza las temáticas de asistencia técnica integral para el siguiente periodo, informadas por la Dirección Regional y que le fueron previamente comunicadas a éste por el nivel nacional. El equipo asistencia técnica del Centro Zonal genera un reporte sobre las oportunidades de mejora registradas en el aplicativo de acciones de mejora correspondientes a su zona de influencia. El equipo asistencia técnica del Centro Zonal, elabora el diagnóstico de las necesidades de asistencia técnica de su zona de influencia. Con la información del aplicativo se ________________________________________________________________________________________ 98 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 99 de 122 identifican las causas de las necesidades en materia de asistencia técnica. Esta información debe servir para establecer las temáticas que orientan la asistencia técnica, las actividades y los medios para brindarla. El equipo de asistencia técnica del Centro Zonal, elabora el plan preliminar de asistencia técnica en el aplicativo de acciones de mejora. El plan de asistencia técnica contiene: Objetivo general de la asistencia técnica Nombre de la Dirección Regional a la que pertenece el Centro Zonal Nombre del Centro Zonal Temática de asistencia técnica Contenidos por temática Programa o modalidad en la que se enmarca la temática Nivel de proceso en el que se enmarca la modalidad Macroproceso al que pertenece la modalidad Proceso al que pertenece la modalidad Meta a alcanzar por cada temática de asistencia técnica Indicador de la meta Actividad(es) a realizar para cada temática Medios a utilizar para desarrollar cada temática ¿Requiere apoyo de la Regional? Unidad de medida del tiempo Tiempo requerido para desarrollar cada temática Entidades destinatarias Fecha de iniciación Fecha de finalización Responsables de brindar asistencia técnica El equipo asistencia técnica del Centro Zonal, identifica las temáticas, actividades y medios de asistencia técnica en las que requiere apoyo del nivel regional para su realización. Esta identificación de apoyo necesario queda registrada en el formato de plan de asistencia técnica y debe ser coordinada posteriormente con la Dirección Regional. El equipo asistencia técnica del Centro Zonal, envía a la Dirección Regional su plan preliminar de asistencia técnica para su verificación y aprobación. El equipo de asistencia técnica del Centro Zonal, en reunión convocada por la Dirección Regional, revisa el Plan de Asistencia Técnica Integral. ¿El Plan de Asistencia Técnica Integral requiere ajustes? SI: El equipo de asistencia técnica del Centro Zonal realiza los ajustes al Plan de Asistencia Técnica convenidos con la Dirección Regional. NO: El equipo de asistencia técnica del Centro Zonal inicia la ejecución del Plan de Asistencia Técnica Integral. ________________________________________________________________________________________ 99 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 100 de 122 ¿La ejecución del Plan de Asistencia Técnica Integral requiere apoyo? SI: El equipo de asistencia técnica del Centro Zonal bajo la coordinación de la Dirección Regional define responsabilidades y acciones para asegurar el apoyo en la ejecución del Plan de Asistencia Técnica Integral. NO: El equipo de asistencia técnica del Centro Zonal inicia la ejecución del Plan de Asistencia Técnica Integral. ETAPA DE EJECUCIÓN DE LA ASISTENCIA TÉCNICA INTEGRAL A OPERADORES – NIVEL ZONAL: El equipo de asistencia técnica del Centro Zonal, distribuye las responsabilidades para la aplicación de cada temática del plan de asistencia técnica. Cada responsable del equipo de asistencia técnica del Centro Zonal ajusta las actividades y los medios para brindar la asistencia técnica y coordina con el (los) destinatarios de la asistencia técnica la implementación de los mismos. El responsable del equipo de asistencia técnica del Centro Zonal junto con el (los) destinatarios de la asistencia técnica definen los aspectos que deben ser impactados o mejorados con la asistencia técnica (indicadores de impacto). El responsable del equipo de asistencia técnica del Centro Zonal junto con el (los) destinatarios de la asistencia técnica suscriben un acuerdo de servicio (formato de actacompromiso) para garantizar el cumplimiento de los compromisos adquiridos por las partes en función de los contenidos y medios de asistencia técnica que se ha definido implementar. El equipo de asistencia técnica del Centro Zonal, desarrolla las actividades de asistencia técnica acorde al plan. ¿Se identifica una buena práctica en la prestación del servicio? SI: Si con ocasión de la asistencia técnica se identifica una práctica innovadora relacionada con la operación de los servicios de bienestar familiar, entonces, se registra en el aplicativo de acciones de mejora en la bitácora de innovación. (Acción de Gestión del Conocimiento) NO: El equipo de asistencia técnica del Centro Zonal, registra la ejecución del plan de asistencia técnica en el aplicativo de acciones de mejora en la medida en que se culmina la realización de cada actividad y según los medios acordados. La información sobre innovación registrada es consultada por la Subdirección de Mejoramiento Organizacional, la Oficina de Aseguramiento a la Calidad y por la ________________________________________________________________________________________ 100 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 101 de 122 Subdirección General para evaluar la viabilidad de su implementación como parte de un proceso institucional. (Acción de Gestión del Conocimiento) ETAPA DE VERIFICACIÓN DE LA ASISTENCIA TÉCNICA INTEGRAL A OPERADORES – NIVEL ZONAL: El equipo de asistencia técnica del Centro Zonal, genera un reporte de asistencia técnica y evalúa los resultados del proceso de asistencia técnica en el periodo. El aplicativo, con base en la información cargada en el plan y la información de ejecución de cada meta, muestra los resultados de los indicadores de eficacia, eficiencia e impacto. Esta evaluación se realiza para identificar aspectos que deban ajustarse en el plan de la vigencia siguiente. La autoevaluación que realiza el equipo de asistencia técnica del Centro Zonal sobre la asistencia técnica integral, contempla un análisis de los aspectos metodológicos que debe fortalecer el equipo de asistencia técnica. (Acción de Gestión del Conocimiento) El equipo de asistencia técnica del Centro Zonal, registra y valida la autoevaluación del plan de asistencia técnica en el aplicativo para que pueda ser analizado por la Dirección Regional correspondiente. El equipo de asistencia técnica del Centro Zonal, envía a la Dirección Regional el informe de evaluación de la asistencia técnica, diferenciando los resultados de la asistencia técnica de las necesidades en materia de competencias del equipo de asistencia técnica. NOTA: En el nivel zonal no se cierra el ciclo PHVA del proceso de asistencia técnica. Le corresponde al nivel regional a partir de la evaluación de los resultados informados por el nivel zonal, adoptar las acciones de mejora correspondientes. ________________________________________________________________________________________ 101 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 102 de 122 Figura 14. Operación de la asistencia técnica en el nivel zonal 1 2 Alimenta el aplicativo con los resultados de las visitas o estrategias de asistencia técnica. 3 Consulta la base de datos de los operadores de servicios. Analiza las temáticas de asistencia técnica registradas. 1 4 Alimenta el aplicativo con solicitudes de asistencia técnica realizadas por operadores. Genera un reporte sobre las oportunidades de mejora registradas. Dirección Regional: Informa las temáticas de asistencia técnica integral para el siguiente periodo. 19 8.3.2 6 Elabora el diagnóstico de las necesidades de asistencia técnica. 12 12 Envía reportes a Nivel Regional. Identifica necesidades de 18 capacitación en AT. a 5 Genera reporte y evalúa resultados. 17 Registrar innovaciones y resultados. 16 Asigna responsabilidad sobre asistencia técnica. 7 Establece las temáticas que orientan la asistencia técnica. 11 Realiza los ajustes convenidos. 9 Envía a la Dirección Regional plan preliminar de asistencia técnica. Coordina con el (los) destinatarios su implementación. Define de aspectos a transformar. Acuerdo de servicio. Brinda asistencia técnica. 13 14 15 ¿Requiere ajustes? Elabora el plan preliminar de asistencia técnica en el aplicativo. Identifica las temáticas o medios en los que requiere apoyo del nivel regional. Dirección Regional: Verifica y avala. 8 ¿Requiere apoyo? 10 Define el tipo y coordina. Operación de la asistencia técnica en el nivel regional ETAPA DE PLANEACIÓN DE LA ASISTENCIA TÉCNICA INTEGRAL A OPERADORES – NIVEL REGIONAL: El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional coordina y articula con las dependencias de la Regional y Centros Zonales el levantamiento de información de directorios de las diferentes entidades con las que se realiza la contratación de los servicios misionales del ICBF así como de las unidades de servicio. ________________________________________________________________________________________ 102 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 103 de 122 El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional analiza las temáticas de asistencia técnica para el siguiente periodo enviadas por las Direcciones Misionales a través de la Subdirección General. El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional comunica a los Centros Zonales, las temáticas de asistencia técnica para el siguiente periodo enviadas por el nivel nacional. El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional analiza los resultados del control de la operación de los servicios que se prestan en la Regional y propone acciones para su mejoramiento, para ello consulta en el aplicativo de acciones de mejora la información relativa a la regional y realiza un análisis por centro zonal de las temáticas que se deben atender con asistencia técnica. El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional, analiza el plan preliminar de asistencia técnica registrado en el aplicativo o enviado por cada Centro Zonal. El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional, verifica la coherencia entre: Las temáticas propuestas por el Centro Zonal, Las temáticas registradas y comunicadas por el nivel nacional y, Las temáticas que la Dirección Regional considera pertinentes. El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional convoca a los responsables de la asistencia técnica integral en los Centros Zonales a una jornada de trabajo para analizar los diferentes planes de asistencia técnica integral propuestos e identificar posibles sinergias o articulaciones que hagan más eficiente la asistencia técnica prevista. El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional, con el equipo de asistencia técnica del Centro Zonal, verifican y definen la pertinencia del apoyo a las actividades y modalidades de asistencia técnica previstas en el plan preliminar y el tipo de apoyo requerido. ¿Se deben hacer ajustes a los Planes de Asistencia Técnica Integral del los Centros Zonales? SI: Si el grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional considera que es necesario realizar ajustes, acuerda con el Centro Zonal los cambios que se consideran necesarios. El grupo de asistencia técnica del centro Zonal realiza los ajustes al Plan de Asistencia Técnica Integral y lo envía a la Dirección Regional. NO: La Dirección Regional aprueba el Plan de Asistencia Técnica Integral del los Centros Zonales. ________________________________________________________________________________________ 103 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 104 de 122 El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional, elabora el plan de asistencia técnica orientado a los operadores con los que tiene relación directa, es decir, a aquellos a los cuales les hace supervisión. El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional, integra los planes de asistencia técnica de los Centros Zonales validados al plan de asistencia técnica de la Dirección regional y genera un solo plan de asistencia técnica para la regional. El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional comunica a la Dirección del Sistema Nacional de Bienestar Familiar los requerimientos para apoyar a los Centros Zonales en la asistencia técnica. Esta información es insumo para la realización de la Propuesta Formativa del SNBF. (Acción de Gestión del Conocimiento) El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional coordina con la Dirección del Sistema Nacional de Bienestar Familiar el apoyo necesario para apoyar los Centros Zonales en el desarrollo de la asistencia técnica. De esta manera, la Dirección del SNBF programa la realización de su Propuesta Formativa. ETAPA DE EJECUCIÓN DE LA ASISTENCIA TÉCNICA INTEGRAL A OPERADORES – NIVEL REGIONAL: El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional realiza la asistencia técnica a su cargo o que ejecuta directamente y registra en el aplicativo de acciones de mejora, las acciones realizadas. ETAPA DE VERIFICACIÓN DE LA ASISTENCIA TÉCNICA INTEGRAL A OPERADORES – NIVEL REGIONAL: El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional, genera un reporte de asistencia técnica y evalúa los resultados del proceso de asistencia técnica en el periodo. El aplicativo, con base en la información cargada en el plan regional y la información de ejecución de cada Centro Zonal, muestra los resultados de los indicadores de eficacia, eficiencia e impacto. Esta evaluación se realiza para identificar aspectos que deban ajustarse en el plan de asistencia técnica de la Dirección Regional y de sus centros zonales en la vigencia siguiente. El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional identifica los aspectos que deben reforzarse en el equipo de asistencia técnica del Centro Zonal, elabora el plan preliminar de capacitación de los equipos de asistencia técnica y lo envía a la Dirección de Gestión Humana. (Acción de Gestión del Conocimiento) El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional coordina con la Dirección de Gestión Humana las acciones que deban realizarse para la capacitación de los equipos de asistencia técnica de los Centros Zonales. Con esta coordinación se fortalece la oferta ________________________________________________________________________________________ 104 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 105 de 122 de la Escuela ICBF, específicamente en el programa diseñado para los profesionales encargados de brindar asistencia técnica. (Acción de Gestión del Conocimiento) El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional ejecuta las acciones de capacitación que hayan sido coordinadas con la Dirección de Gestión Humana. (Acción de Gestión del Conocimiento) El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional genera reporte de la Propuesta Formativa del SNBF y evalúa los resultados. El aplicativo, con base en la información cargada en el plan y la información de ejecución, muestra los resultados de los indicadores de eficacia. Esta evaluación se realiza para identificar aspectos que deban ajustarse en el plan de la siguiente vigencia. El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional, registra la autoevaluación del plan de asistencia técnica en el aplicativo para que pueda ser analizado en conjunto por la Subdirección General, por la Dirección de Gestión Humana y por la Dirección del SNBF para identificar los posibles ajustes tanto a los lineamientos para realizar la Propuesta Formativa del SNBF, como al plan de capacitación de los equipos de asistencia técnica en la escuela ICBF. El grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional, envía a la Subdirección General el informe de evaluación de la asistencia técnica, diferenciando los resultados de la asistencia técnica de las necesidades en materia de competencias del equipo de asistencia técnica de la Dirección Regional y de los Centros Zonales. ________________________________________________________________________________________ 105 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 106 de 122 Figura 15. Operación de la asistencia técnica en el nivel regional 1 Coordina el levantamiento 2 de información de directorios de operadores de los servicios del ICBF. Analiza las temáticas de asistencia técnica para el siguiente periodo. 3 Comunica a los Centros Zonales, las temáticas de asistencia técnica para el siguiente periodo. 4 Realiza un análisis por centro zonal de las temáticas que se deben atender con asistencia técnica. 7 1 Subdirección general: Informa las temáticas de asistencia técnica integral para el siguiente periodo. Envía a la Subdirección General el informe de evaluación de la asistencia técnica. 22 5 Identificar ajustes al plan de asistencia técnica en la vigencia siguiente. 18 8.3.3 Ejecuta las acciones de capacitación coordinadas con la Dirección de Gestión Humana. 16 17 Evalúa los 21 resultados de la Propuesta Formativa del SNBF. 20 6 Analiza el plan preliminar de asistencia técnica registrado en el aplicativo o enviado por cada Centro Zonal. Identifica necesidades de capacitación en AT. 19 Elabora el plan preliminar de capacitación en asistencia técnica y lo envía a la Dirección de Gestión Humana. Analiza los diferentes planes de asistencia técnica integral propuestos e identifica posibles sinergias o articulaciones. Evalúa los resultados del proceso en el periodo. 15 14 13 Ejecuta el plan de asistencia técnica de la Dirección. Coordina con la Dirección del SNBF el apoyo para los Centros Zonales. Comunica a la Dirección del SNBF los requerimientos para apoyar a los Centros Zonales. Genera un solo plan de asistencia técnica para la regional. 12 11 Verifican y definen la pertinencia del apoyo a las actividades y modalidades de asistencia técnica previstas. ¿Requiere ajustes? Elabora el plan de asistencia técnica orientado a los operadores con los que tiene relación directa. Acuerda con el Centro Zonal los cambios que se consideran necesarios. Aprueba el Plan de Asistencia. Realiza los ajustes convenidos y devuelve el plan. 10 8 9 Operación de la asistencia técnica en el nivel nacional La Subdirección de Monitoreo y Evaluación, registra en el aplicativo de acciones de mejora la información resultante de: Mapa de Riesgos. Resultados, análisis, alarmas y recomendaciones de monitoreo y evaluación Acciones de mejora. Investigaciones y evaluaciones. Bitácora de innovación y de acciones de mejora. La Subdirección de Mejoramiento Organizacional, registra en el aplicativo de acciones de mejora la información resultante de: Mapa de Riesgos Plan de Acción ________________________________________________________________________________________ 106 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 107 de 122 Planes de Mejora Bitácora de innovación Avances de la estrategia permanente de innovación y cambio organizacional Acciones de mejora implementadas La Oficina de Aseguramiento a la Calidad, registra en el aplicativo de acciones de mejora la información resultante de: Por el proceso de aseguramiento a estándares: Instrumentos Plan de Asistencia Técnica a terceros Plan de Acción Plan de Compras Mapa de Riesgos Informes de Verificación de estándares Informes de inspección, vigilancia y control Informes de certificación Informes de asistencia técnica Registros de operadores Informes de Eventos con operadores Boletín virtual de operadores Por el proceso de verificación, inspección y control a instituciones: Instrumentos Plan de Asistencia Técnica a terceros Plan de visitas de inspección, vigilancia y control Plan de Auditoria de servicios a operadores Informes de Verificación de estándares Informe de Auditorias Informes de inspección, vigilancia y control Bitácora de innovación y registro de acciones de mejora en el aplicativo La Dirección de Contratación registra en el aplicativo de acciones de mejora las actas de conciliación y actualiza periódicamente la base de datos de operadores de servicios. El grupo de asistencia técnica de la Dirección Misional genera un reporte de las oportunidades de mejora organizadas por servicio y define las temáticas y, si lo considera necesario, las estrategias metodológicas con las cuales brindar asistencia técnica a los operadores de servicios o programas. El grupo de asistencia técnica de la Dirección Misional registra en el aplicativo las temáticas con las que considera deben fortalecerse la operación y prestación de los servicios. El grupo de asistencia técnica de la Dirección Misional elabora el plan de asistencia técnica para aquellos operadores a los cuales les realiza supervisión o con los cuales ________________________________________________________________________________________ 107 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 108 de 122 tiene una relación contractual. Este plan es registrado en el aplicativo de acciones de mejora. La Subdirección General, junto con la Oficina de Aseguramiento a la Calidad y la Subdirección de Mejoramiento Organizacional, con base en la información registrada en el aplicativo y de acuerdo con la naturaleza de cada dependencia, proponen los lineamientos o las directrices generales que deben orientar la asistencia técnica para la vigencia y las comunican a las Direcciones Misionales y a las Direcciones Regionales. La Subdirección General presenta la propuesta de lineamientos generales para la asistencia técnica integral, a la Dirección General y a todo el equipo directivo para asegurar su alineación frente a la asistencia técnica que se brindará en el siguiente periodo. La Subdirección General comunica a las Direcciones Regionales los lineamientos generales y las temáticas con las que se debe orientar la asistencia técnica de la vigencia. Las Direcciones Misionales y las demás dependencias del nivel nacional, están prestas a participar de la planeación de la asistencia técnica del nivel regional siempre que sean requeridas por éste. Estas dependencias coordinan el apoyo que soliciten las Direcciones Regionales para brindar asistencia técnica. La Subdirección General recibe y consolida el plan de asistencia técnica de la vigencia registrado en el aplicativo de acciones de mejora por cada Dirección Regional y lo presenta a la Dirección General y a todo el equipo directivo. ACCIONES FRENTE AL FORTALECIMIENTO DE LOS EQUIPOS QUE BRINDAN ASISTENCIA TÉCNICA La Dirección de Gestión Humana consulta el aplicativo de acciones de mejora para identificar las temáticas y aspectos que deben mejorarse o fortalecerse de los equipos de las Regionales y Centros Zonales de acuerdo con el procedimiento de formulación del plan institucional de capacitación. La Dirección de Gestión Humana junto con la Dirección de Planeación y Control a la Gestión y la Oficina de Control Interno, según el procedimiento vigente de formulación del plan institucional de capacitación, definen la matriz de necesidades y priorizan el programa específico para fortalecer las competencias en asistencia técnica. La Dirección de Gestión Humana revisa y consolida el plan de capacitación institucional para asistencia técnica de la vigencia. ACCIONES PARA APOYAR LA ASISTENCIA TÉCNICA DESDE EL NIVEL NACIONAL: La Dirección del Sistema Nacional de Bienestar Familiar recibe la comunicación de las Direcciones Regionales sobre los requerimientos de apoyo para los Centros Zonales y con esta información define y organiza las estrategias para construir la Propuesta ________________________________________________________________________________________ 108 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 109 de 122 Formativa del SNBF. Entre las estrategias con que cuenta la Propuesta Formativa están los cursos de extensión, los encuentros de experiencias y el aprendizaje entre pares. (Acción de Gestión del Conocimiento) La Dirección del Sistema Nacional de Bienestar Familiar y la Oficina de Aseguramiento a la Calidad definen y organizan las estrategias para apoyar a las Direcciones Regionales en el desarrollo de la asistencia técnica. La Dirección del Sistema Nacional de Bienestar Familiar y la Oficina de Aseguramiento a la Calidad presentan a la Subdirección General y a la Dirección General, para su aprobación, los lineamientos generales para la organización y realización de la Propuesta formativa del SNBF, que incluye acciones para dinamizar y fortalecer la Red de Socios Estratégicos. La Dirección del Sistema Nacional de Bienestar Familiar elabora la programación de la Propuesta Formativa del SNBF y la ejecuta de tal forma que brinda el apoyo requerido por los Centros Zonales. ETAPA DE VERIFICACIÓN DE LA ASISTENCIA TÉCNICA INTEGRAL A OPERADORES – NIVEL NACIONAL: La Subdirección General, en conjunto con la Oficina de Aseguramiento a la Calidad y la Subdirección de Mejoramiento Organizacional, con base en las evaluaciones registradas por cada Dirección Regional, elaboran un informe consolidado de los resultados de la asistencia técnica en el ICBF y lo presentan a la Dirección General para retroalimentar los procesos misionales y administrativos que se vean reflejados. ACCIÓN PARA GESTIONAR EL CONOCIMIENTO A PARTIR DE LAS BUENAS PRÁCTICAS IDENTIFICADAS: La información sobre innovación registrada en el aplicativo por el equipo de asistencia técnica del Centro Zonal, es consultada y analizada por la Subdirección de Mejoramiento Organizacional, la Oficina de Aseguramiento a la Calidad y la Subdirección General para evaluar la viabilidad de su implementación como parte de un proceso institucional. ________________________________________________________________________________________ 109 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 110 de 122 Figura 16. Operación de la asistencia técnica en el nivel nacional - Subdirección de Monitoreo y Evaluación - Subdirección de Mejoramiento Organizacional - Oficina de Aseguramiento a la Calidad - Dirección de Contratación Subdirección General Subdirección de Mejoramiento Organizacional - Oficina de Aseguramiento a la Calidad Dirección Misional 4 Proponen los lineamientos o las directrices generales que deben orientar la asistencia técnica para la vigencia y las comunican a las Direcciones Misionales y a las Direcciones Regionales. 2 Define las temáticas y, si lo considera necesario, las estrategias metodológicas con las cuales brindar asistencia técnica a los operadores de servicios o programas. 1 Registra en el aplicativo de acciones de mejora la información. 5 3 Registra en el aplicativo las temáticas con las que considera deben fortalecerse la operación y prestación de los servicios. 7 Elabora el plan de asistencia técnica para aquellos operadores a los cuales les realiza supervisión o con los cuales tiene una relación contractual. 8 Coordinan el apoyo que soliciten las Direcciones Regionales para brindar asistencia técnica. Presentan la propuesta de lineamientos generales para la asistencia técnica integral, a la Dirección General y a todo el equipo directivo para asegurar su alineación frente a la asistencia técnica que se brindará en el siguiente periodo. 6 9 10 Comunica a las Direcciones Regionales los lineamientos generales y las temáticas con las que se debe orientar la asistencia técnica de la vigencia. Recibe y consolida el plan de asistencia técnica de la vigencia de cada Dirección Regional y lo presenta a la Dirección General y a todo el equipo directivo. Elaboran un informe consolidado de los resultados de la asistencia técnica en el ICBF y lo presentan a la Dirección General para retroalimentar los procesos misionales y administrativos que se vean reflejados. ________________________________________________________________________________________ 110 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 111 de 122 Figura 17. Operación de la asistencia técnica en el nivel nacional Centro Zonal Dirección Regional Dirección de Gestión Humana 11 4 Identifica los aspectos que deben 1 Evalúa los resultados del proceso de asistencia técnica en el periodo. 2 Fortalece la oferta de la Escuela ICBF, específicamente en el programa diseñado para los profesionales encargados de brindar asistencia técnica. reforzarse en el equipo de asistencia técnica del Centro Zonal 5 Analiza los aspectos metodológicos que debe fortalecer el equipo de asistencia técnica. 3 Envía a la Dirección Regional el informe de evaluación de la asistencia técnica, diferenciando los resultados de la asistencia técnica de las necesidades en materia de competencias del equipo de asistencia técnica. Elabora el plan preliminar de capacitación de los equipos de asistencia técnica y lo envía a la Dirección de Gestión Humana. 9 Coordina con la Dirección de Gestión Humana las acciones que deban realizarse para la capacitación de los equipos de asistencia técnica de los Centros Zonales. 10 6Consulta el aplicativo de acciones de mejora para identificar las temáticas y aspectos que deben mejorarse o fortalecerse de los equipos de las Regionales y Centros Zonales. 7 Define la matriz de necesidades y priorizan el programa específico para fortalecer las competencias en asistencia técnica. 8 Revisa y consolida el plan de capacitación institucional para asistencia técnica de la vigencia. Ejecuta las acciones de capacitación que hayan sido coordinadas con la Dirección de Gestión Humana. ________________________________________________________________________________________ 111 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 112 de 122 Figura 18. Operación de la asistencia técnica en el nivel nacional Dirección del Sistema Nacional de Bienestar Familiar /Oficina de Aseguramiento a la Calidad 6 Recibe la comunicación de las Direcciones Regionales sobre los requerimientos de apoyo para los Centros Zonales 7 8 9 Dirección Regional 5 Comunica a la Dirección del Sistema Nacional de Bienestar Familiar los requerimientos para apoyar a los Centros Zonales en la asistencia técnica. Define y organiza las estrategias para construir la Propuesta Formativa del SNBF. Presentan a la Subdirección General y a la Dirección General, para su aprobación, los lineamientos generales para la organización y realización de la Propuesta formativa del SNBF, que incluye acciones para dinamizar y fortalecer la Red de Socios Estratégicos. 1 Identifica las temáticas, actividades y medios de asistencia técnica en las que requiere apoyo del nivel regional para su realización. 4 Con la Oficina de Aseguramiento a la Calidad definen y organizan las estrategias para apoyar a las Direcciones Regionales en el desarrollo de la asistencia técnica. 10 Centro Zonal Coordina la definición de responsabilidades y acciones para asegurar el apoyo en la ejecución del Plan de Asistencia Técnica Integral. 3 11 Verifica y define la pertinencia del apoyo a las actividades y modalidades de asistencia técnica previstas en el plan preliminar y el tipo de apoyo requerido. 2 Envía a la Dirección Regional su plan preliminar de asistencia técnica para su verificación y aprobación. Genera reporte de la Propuesta Formativa del SNBF y evalúa los resultados para identificar aspectos que deban ajustarse en el plan de la siguiente vigencia. Programa y ejecuta la Propuesta Formativa del SNBF de tal forma que brinda el apoyo requerido por los Centros Zonales. ________________________________________________________________________________________ 112 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 113 de 122 Figura 19. Operación modelo de asistencia técnica ________________________________________________________________________________________ 113 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 114 de 122 CAPÍTULO 9 9 RUTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE ASISTENCIA TÉCNICA INTEGRAL A OPERADORES DE LOS PROGRAMAS Y SERVICIOS MISIONALES DEL ICBF 9.1 Cronograma de implementación La ruta para la implementación del MATÍAS se estructura en siete líneas de acción: Línea 1 - Capacitación de los equipos de asistencia técnica Línea 2 - Divulgación y sensibilización sobre el MATÍAS Línea 3 - Aplicativo informático Línea 4 - Caracterización de operadores Línea 5 - Documentación procedimientos Línea 6 - Estrategia de sostenibilidad del MATÍAS La implementación está organizada por fases, de acuerdo con la complejidad de los objetos de trabajo de cada línea, con los avances que hasta el momento existen en cada línea y con el plazo estimado para culminar con el producto esperado. Es importante señalar que este plan de implementación es una propuesta que debe ser validada y podrá ser ajustada por los equipos que se definan como responsables. Tabla N° 27. Fases de implementación del MATÍAS FASE FASE 1 LÍNEA PLAZO LÍDER/ ALIADO ESTRATÉGICO Capacitación de los equipos de asistencia técnica Divulgación y sensibilización sobre el MATÍAS Corto plazo Inicio en 2013 Carácter permanente Corto plazo Inicio en 2013 Culmina en 2013 Caracterización de operadores Corto plazo Inicio en 2013 Culmina en 2013 Dirección de contratación – Dirección de Primera Infancia - Oficina de Aseguramiento a la Calidad Formulación del plan de asistencia técnica 2014 Corto plazo Inicio en 2013 Subdirección General -Subdirección de Mejoramiento Organizacional - Subdirección General - Dirección de Gestión Humana Subdirección General ________________________________________________________________________________________ 114 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS FASE LÍNEA PLAZO Culmina en 2013 FASE 2 FASE 3 Aplicativo informático Mediano plazo Inicio en 2013 Culmina en 2014 Documentación procedimientos Mediano plazo Inicio en 2013 Culmina en 2014 Acompañamiento y orientación a la ejecución del plan de asistencia técnica Estrategia de sostenibilidad del MATÍAS Mediano plazo Inicio en 2013 Culmina en 2014 Largo plazo Inicio en 2013 Culmina en 2015 MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 115 de 122 LÍDER/ ALIADO ESTRATÉGICO Oficina de Aseguramiento a la Calidad Subdirección de Sistemas integrados de Información - Subdirección de Mejoramiento Organizacional Oficina de Aseguramiento a la Calidad Subdirección de Mejoramiento Organizacional - Subdirección General Subdirección General Subdirección General - Dirección de Planeación y Control de Gestión A continuación se desagrega cada línea de acción sugerida, para implementar el modelo. ________________________________________________________________________________________ 115 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 116 de 122 Tabla N° 28. Cronograma implementación MATÍAS FASE LÍNEA DE ACCIÓN Capacitación de los equipos de asistencia técnica ACTIVIDADES 2013 2014 Diseño del programa Actualización del diseño de la cátedra de asistencia técnica ICBF Implementación del programa Evaluación del programa Divulgación y sensibilización sobre el MATÍAS 1 Caracterización de operadores Diseño de la estrategias de comunicación Implementación de la estrategia de comunicaciones Evaluación de la estrategia Coordinación de acciones entre desarrollos Definición del modelo único de caracterización Ajuste al aplicativo institucional definido Documentación de procedimientos relacionados Revisión de los insumos Formulación del Definición de temáticas plan de asistencia Coordinación con direcciones regionales técnica 2014 Validación con direcciones misionales Aplicativo informático de asistencia técnica 2 Documentación procedimientos Revisión del aplicativo actual que soporta el Sistema Integrado de Gestión Definición de ajustes al aplicativo acordes con el modelo de operación Ajustes al aplicativo Revisión de documentos vigentes y propuestos Actualización de los documentos Validación de los documentos Acompañamiento Programación de reuniones y orientación a la Realización de reuniones ejecución del plan de asistencia Evaluación del acompañamiento técnica Formulación del proyecto Estrategia de 3 sostenibilidad del MATÍAS Evaluación de la viabilidad Inscripción y registro ________________________________________________________________________________________ 116 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 117 de 122 ________________________________________________________________________________________ 117 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 118 de 122 ANEXO 1 - Manual de cargo del funcionario(a) que brinda asistencia técnica I. Nivel: Denominación del empleo: Código: Grado: N° de cargos: Dependencia: Cargo del Jefe inmediato: IDENTIFICACIÓN Profesional Profesional Especializado 4 Centro Zonal Coordinador(a) del Centro Zonal. II. PROPÓSITO PRINCIPAL Apoyar el fortalecimiento de la capacidad de gestión técnica, administrativa y financiera de los operadores de servicios y programas misionales, por medio de asesoría y asistencia técnica. III. FUNCIONES ESENCIALES 1. Apoyar la labor de monitoreo de las condiciones de calidad en las que se presta el servicio de Bienestar Familiar. 2. Elaborar los reportes necesarios sobre el monitoreo de las condiciones de calidad en las que se presta el servicio de Bienestar Familiar. 3. Elaborar el plan de asistencia técnica dirigido a los operadores de los servicios de Bienestar Familiar. 4. Coordinar con las entidades que se considere pertinente, las acciones que se consideren que se deben desarrollar en conjunto para la ejecución del plan de asistencia técnica dirigido a los operadores de los servicios de Bienestar Familiar. 5. Establecer los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad del plan de a de asistencia técnica dirigido a los operadores de los servicios de Bienestar Familiar. 6. Suscribir los acuerdos de servicio con los operadores del Servicio de Bienestar Familiar, que vayan a participar del plan de asistencia técnica. 7. Brindar asistencia técnica a los entes territoriales para el funcionamiento de las mesas de infancia, adolescencia y familia y para la realización de los Consejos de Política Social. 8. Brindar asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de servicio, agentes educativos sobre los lineamientos técnicos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de primera infancia. 9. Brindar asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de servicio, agentes educativos sobre los lineamientos técnicos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas de niñez y adolescencia. 10. Brindar asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de servicio, agentes educativos sobre los lineamientos técnicos, estándares de calidad y rutas de atención para los programas de familia y comunidades. 11. Brindar asistencia técnica, a través de los Consejos Municipales de Política Social, a los entes territoriales que forman parte del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, en los ejes de seguridad alimentaria y nutricional, para canalizar acciones y recursos. 12. Brindar asistencia técnica a las entidades contratistas, unidades de servicio de protección, comisarías de familia, Inspectores de Policía, Entidades Municipales y Centros de Servicios Judiciales, de los lineamientos técnicos, estándares de calidad y rutas de atención, para los programas y servicios de protección, en materia de restablecimiento de derechos, adopciones y responsabilidad penal para adolescentes. 13. Aplicar los indicadores definidos para la asistencia técnica para medir la eficacia, la eficiencia y la efectividad de la misma. 14. Elaborar los reportes de gestión de la asistencia técnica requeridos. IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. El profesional de asistencia técnica motiva a los operadores de servicios de bienestar familiar para aplicar los cambios requeridos para mejorar su desempeño o para participar en la definición de alternativas de mejora; 2. El profesional de asistencia técnica organiza sus tareas de tal forma que logra sus objetivos durante su jornada laboral; 3. El profesional de asistencia técnica analiza las situaciones que presentan los operadores de servicios de bienestar familiar y plantea diferentes escenarios de análisis y de tratamiento, intervención o solución. 4. El profesional de asistencia técnica está dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos; 5. El profesional de asistencia técnica es ético, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto; 6. El profesional de asistencia técnica es diplomático, es decir, con tacto en las relaciones con las personas; 7. El profesional de asistencia técnica es observador, es decir, activamente consciente del entorno físico y las ________________________________________________________________________________________ 118 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 119 de 122 actividades; El profesional de asistencia técnica es perceptivo, es decir, instintivamente consciente y capaz de entender las situaciones; El profesional de asistencia técnica es versátil, es decir, se adapta fácilmente a diferentes situaciones; El profesional de asistencia técnica es tenaz, es decir, persistente, orientado hacia el logro de los objetivos; El profesional de asistencia técnica es decidido, es decir, alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y razonamiento lógicos; El profesional de asistencia técnica es seguro de sí mismo, es decir, actúa y funciona de forma independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros; El profesional de asistencia técnica actúa con fortaleza, es decir, capaz de actuar ética y responsablemente aún cuando dichas acciones no siempre sean populares y a veces puedan resultar en desacuerdo o confrontación; El profesional de asistencia técnica es abierto a la mejora, es decir, dispuesto a aprender de las situaciones, y en búsqueda de mejores resultados de auditoría; El profesional de asistencia técnica es sensible culturalmente, es decir, observante y respetuosos de la cultura del auditado; El profesional de asistencia técnica es colaborador, es decir, que interactúa eficientemente con otros, incluyendo los miembros del equipo auditor y el personal del auditado. V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES Principios, procedimientos y métodos de asistencia técnica. Ley 1098 de 2006 Documentos del Sistema Nacional de Bienestar Familiar Lineamientos Técnicos sobre los Servicios de Bienestar Familiar Documentos del Sistema Integrado de Gestión Norma Técnica de Empresa NTC – ICONTEC Mapa Estratégico VI. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN Operadores de Programas y Servicios de Bienestar Familiar y los demás actores y agentes del Sistema Nacional de Bienestar Familiar que interactúen en el municipio. VIII. REQUISITOS ESTUDIOS Título profesional en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas, Administración Pública, Trabajo Social, Psicología. Título de postgrado relacionado con las funciones del cargo o con Gestión de la Calidad. Tarjeta o Matrícula Profesional en los casos reglamentados por la Ley. EXPERIENCIA Doce meses (12) de Experiencia Profesional. ________________________________________________________________________________________ 119 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 120 de 122 ANEXO 2 - Variables de caracterización de operadores Variables básicas de la entidad operadora: Nombre o razón social de la entidad. Naturaleza jurídica de la entidad. NIT Nombres y apellidos del representante legal. Cédula representante legal. Dirección de la entidad. Teléfono de la entidad. Responsable entidad: En caso de no ser el representante legal, debe ser algún miembro del equipo de la entidad, que pueda responder a los requerimientos del ICBF. Correo electrónico de la entidad o del representante legal Modalidades o servicios que presta la entidad. Utilizar la relación de servicios del ICBF. Regional. De acuerdo con la zona de ubicación de la sede principal, utilizar la relación de regionales del ICBF. Centro zonal. De acuerdo con la zona de ubicación de la sede principal, utilizar la relación de centros zonales del ICBF. Municipio en el que se ubica la sede principal. Fecha de creación de la entidad. Población objetivo. Tipo de población a los que presta servicios la entidad. Utilizar la relación de servicios del ICBF. Variables específicas de la entidad operadora: Información por servicio: o Modalidad del servicio: Ambulatorio, internado o institucionalizado. o Ciclo del servicio: De acuerdo con la modalidad del servicio y con el objetivo de la atención, cuánto tiempo debe permanecer la persona atendida. Capacidad instalada: Número de cupos total que puede llegar a utilizar. Capacidad utilizada: Número de cupos que actualmente utiliza. Índice de rotación. Número de personas atendidas en un mismo cupo en un periodo de tiempo (año, mes o día, depende del tipo de servicio). Experiencia en contratación con el Estado. SI/NO Número de contratos Relación de los contratos: Por contrato, entidad contratante, objeto del contrato, número de contrato, fecha de inicio, fecha de terminación, valor. Indicadores de capacidad financiera. ________________________________________________________________________________________ 120 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 121 de 122 BIBLIOGRAFÍA ACOSTA R. Carlos A. Cuatro preguntas para iniciarse en cambio organizacional y publicado en la Revista Colombiana de Psicología 2002, No. 11, 9-24 ALDUNATE, Eduardo y CÓRDOBA, Julio. Formulación de programas con la metodología de marco lógico. ONU. CEPAL. Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificación Económica y Social (ILPES). Santiago de Chile, abril de 2011 Norma Técnica de Empresa. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar 001. Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC). 2012 Curso virtual de la Universidad Nacional de http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/ Colombia. Disponible en: Manual de prospective stratégique, Tome 2 Editions Dunod 2001 - Cf M.Godet, Creating Futures Scenario Planning as a strategic Management Tool, Editions Economicastratégique, Tome 2 Editions Dunod 2001 - Cf M.Godet, Creating Futures Scenario Planning as a strategic Management Tool, Editions Economica GODET, Michel. Caja de herramientas de la prospectiva estratégica. Disponible en:http://citep.rec.uba.ar/ubatic/wpcontent/uploads/2011/06/ProspectivaHerramientas_godet.pdf VELA, Grande. Luis Sagi. Gestión por Competencias. Editorial ESIC. Madrid. 2004. Diccionario de la Lengua Española. Real Academia Española. Disponible en http://lema.rae.es/drae Normas consultadas: Ley 75 de 1968. Por la cual se dictan normas sobre filiación y se crea el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Ley 1098 de 2006. Por la cual se expide el Código de la Infancia y la Adolescencia. Decreto 0987 de 2012. Por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar "Cecilia de la Fuente de Lleras" y se determinan las funciones de sus dependencias. Decreto 936 de 2013. Por el cual se reorganiza el Sistema Nacional de Bienestar Familiar, se reglamenta el inciso primero del artículo 205 de la Ley 1098 de 2006 y se dictan otras disposiciones. Resolución 1616 de 2006. Por la cual se modifica la Resolución No. 2622 del 2003, que fija la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en el nivel Regional y Municipal y se establecen las funciones de las diferentes dependencias ________________________________________________________________________________________ 121 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MATIAS MD2.MPE1 15/10/13 Versión 1.0 Pág. 122 de 122 Resolución 4525 de 2009. Por la cual se adopta lineamiento técnico para el desarrollo de la asistencia técnica en el marco de la política pública de infancia, adolescencia y familia. Resolución 366 de 2013. Por la cual se adopta el Manual de Supervisión de Contratos y Convenio suscritos por el ICBF. Resolución 2859 de 2013. Por la cual se modifica la Resolución número 1616 de 2006 y se reglamenta la estructura del ICBF, en el Nivel Regional y Zonal. ________________________________________________________________________________________ 122 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!
