SIABUC8. Manual del usuario - Biblioteca Nacional de Colombia

SIABUC 8
Cuarta edición
Sistema Integral Automatizado de Bibliotecas
de la Universidad de Colima.
Versión 8. Cuarta edición
© 1983 – 2005. Universidad de Colima
Dirección General de Servicios Bibliotecarios
Departamento de SIABUC
http://siabuc.ucol.mx/
Manual de SIABUC8. Cuarta Edición 2005
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Tabla de contenido
Introducción
¿Porqué utilizar SIABUC?
El modelo de automatización de bibliotecas con SIABUC
Instalación y actualizaciones de SIABUC8
¿Cómo instalar SIABUC8?
Actualizaciones de SIABUC8
Módulo de Utilerías
Descripción de módulo de utilerías
Opciones del módulo de Utilerías
¿Cómo darse de alta como administrador de siabuc8?
Opciones de Configuración
Opciones de Respaldos
Módulo de Análisis
¿Cómo realizar una ficha catalográfica en SIABUC8?
¿Qué hacer si se va eliminar, modificar o agregar un ejemplar ya existente?
Opciones para transferir información entre SIABUC8 y otros sistemas
Generación de productos impresos para el envío de ejemplares
Módulo de Adquisiciones
Descripción general del módulo de adquisiciones
¿Cómo se realiza el proceso de adquisición?
Donaciones
Reportes
Consultas
Módulo de Indizado de Libros
Módulo de Indizado de Revistas
Módulo de Estadísticas
Módulo de Préstamos
Catálogo de usuarios
Procesos diarios
Préstamo Interno
Consultas
Bloquear Usuarios
Libros reservados
Apartado de libros
Reportes
Módulo de Publicaciones
Captura de una nueva revista
Consultas
Impresión de fichas catalográficas
Impresión de fichas analíticas
Módulo de Consulta de Libros
Módulo de Consulta Revistas
Módulo de Inventario
Módulo de Consultas por Web
Requerimientos técnicos
Archivos necesarios para montar el catálogo en línea
Pasos para montar las consultas de SIABUC en el Web
Estructura de la Página Web de consultas
Estructura del archivo de configuraciones de salida (CFG)
Ejemplo de un archivo de configuración sencillo
¿Cómo obtener más ayuda?
¿Cómo reportar fallas a Soporte Técnico?
Más Información sobre SIABUC
El libro “Automatización de bibliotecas con SIABUC”
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Manual de SIABUC8. Cuarta Edición 2005
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Introducción
¿Porqué utilizar SIABUC?
Hoy en día, SIABUC es uno de los softwares más rentables por su precio tan
accesible, gastarán lo mismo si compran SIABUC o si agregan 10 nuevos libros a
su colección; además el soporte técnico es totalmente gratuito y directo con los
desarrolladores del sistema, por eso hay una gran cantidad de instituciones que lo
utilizan y recomiendan tanto en México como en América Latina.
SIABUC es desarrollado por la Universidad de Colima, México, que es una
universidad pública, y que tiene más de 20 años de experiencia interesada en
compartir y contribuir al desarrollo de nuestro país y de la región latinoamericana.
Se ha procurado que cada versión de SIABUC sea mejor, por su facilidad de uso,
que no se requiera tener conocimientos avanzados en biblioteconomía, ni
informática para automatizar los procesos de su biblioteca; que tampoco se
requiera de equipo de cómputo sofisticado; que por su precio sea accesible a
grandes, medianas o pequeñas bibliotecas, está en idioma español y realizado por
mexicanos, con soporte técnico en línea así como asesoría directa y
personalizada.
A continuación algunas características y funcionalidades más notables:
a) Facilidad en la catalogación y procesamiento de información utilizando
un esquema simplificado basado en el estándar MARC21 de la
Biblioteca del Congreso de Estados Unidos.
b) Facilidad de intercambio de datos, como esta basado en MARC puede
intercambiar información de registros bibliográficos (ISO 2709)
intercambiar en formatos de texto ASCII como el SBC o en formato
XML
c) Facilidades de intercomunicación con otros softwares de
automatización basados en estándares internacionales como lo es el
protocolo Z39.50
d) Facilidades de implementación en red, puede interconectarse en una
LAN, utilizando el esquema compartido de redes des Windows, puede
montar un catálogo en Línea (OPAC) a través de Internet utilizando
servicios de web e interconexión vía redes TCP/IP.
e) Servicio de soporte técnico en línea.
f) Alternativas de actualización de software, manejando bases de datos
de más de 500,000 títulos.
g) Facilidad de personalización del sistema, presentando el formato
HTML y utilizando para ello plantillas XSL.
h) Nuevo esquema de indizado más rápido y más compacto.
i) Refinamiento del cliente y servidor Z39.50 de SIABUC.
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j) Vinculación de referencias electrónicas para implementar una
Biblioteca Digital.
k) Nueva opción para importar fichas de sistemas que utilicen el formato
estándar ISO2709 como el WorldCAT de OCLC.
l) Control de Cutters para la catalogación de nuevas fichas.
m) Búsquedas boolenas, por frase y truncación en los campos de título,
autor, clasificación, ISBN, notas lugares y fechas de publicación.
n) Control y bitácora de actividades de los usuarios del sistema en los
diversos módulos como análisis, adquisiciones, préstamos, así como
una serie de nuevas estadísticas.
o) Un nuevo módulo de servicios bibliotecarios que permitirá administrar
el equipo, espacios y servicios auxiliares de una biblioteca como la
asignación de computadoras para consulta de internet, asignación de
cubículos, etc.
El modelo de automatización de bibliotecas con SIABUC
Con la automatización se mejora el servicio de las bibliotecas permitiendo un
control más adecuado de los materiales, rapidez en las consultas, precisión de los
registros de información y mayores beneficios a los usuarios de los servicios, todo
esto con las ventajas de cooperación bibliotecaria, reducción de la tareas
rutinarias, mejoramiento de los servicios y optimización de los recursos
financieros.
Todo el personal que trabaja en una biblioteca o centro de información se
beneficia con el uso del programa, puesto que todas sus acciones que realizan a
diario se simplifican, se automatizan los diferentes procesos de adquisiciones, el
procesamiento de información, la consulta de material bibliográfico, el préstamo,
renovación y devoluciones de materiales, el mantenimiento de la base de datos
para la consulta, la catalogación de publicaciones periódicas, etc.
La implementación de SIABUC dependerá de las características presentes en
cada biblioteca, que van desde aquellas que sólo cuenta con una computadora
(con todos los módulos habilitados) u otras bibliotecas en las que tienen varias
computadoras disponibles para habilitarlas como redes de servicio, es decir, se
puede establecer una distribución de computadoras PC en red para brindar los
servicios de consulta, otra para control de entrega y devolución de préstamos, o
también una red para manejar la catalogación simultánea.
El primer paso para automatizar la biblioteca, es la adquisición del software, luego
sería la instalación del SIABUC en modo monousuario o en red dependiendo de
las necesidades y características de la institución que lo adquiere, y seleccionar el
módulo de Utilerías para establecer la configuración inicial del sistema.
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Si usted maneja las compras de material bibliográfico, el primer proceso de la
automatización se dará con el módulo de Adquisiciones, con éste se puede
administrar el desarrollo de las colecciones, controlando las solicitudes, pedidos y
recepciones de materiales, administrar las donaciones e impresión de reportes de
envío de material bibliográfico. Se incluye también el proceso renovado de control
de asignación de recursos, proyectos y pagos de facturas.
El siguiente módulo, y uno de lo más importantes, es el de Análisis, donde se
captura la ficha catalográfica utilizando los campos fijos y variables de las
etiquetas MARC, la clasificación respectiva, la exportación e importación de fichas,
consulta de las mismas, las asignaciones de cutters, la impresión de listados de
envío, la impresión de etiquetas con clasificación y con código de barras, el
empacado y el procesado de material bibliográfico para envío, etc., es decir, las
tareas requeridas para la catalogación y procesamiento físico de materiales se
realizan en el módulo de Análisis.
Posterior a la captura viene la preparación de las bases de datos para permitir la
consulta por palabras o por campos, a este proceso se le conoce como Indizado y
existe tanto para Libros como para Revistas. Es el módulo de Consultas de libros
o revistas, el mecanismo que se utiliza en la biblioteca para permitirle a los
usuarios acceder a la información del acervo, lo más recomendable, en la medida
de lo posible, es configurar varias computadoras en red para permitir la consulta
simultánea a la base de datos.
Después de que los usuarios de la biblioteca están consultando el acervo de
manera digital, el siguiente paso será brindarles el servicio de Préstamos. Los
préstamos tanto internos como externos, las renovaciones, las devoluciones y el
cobro de multas por entrega tardía, la impresión de tickets a manera de recibos, la
generación de reportes y el acceso a los datos de los usuarios, las bibliotecas, las
escuelas, son tareas y procesos que se realizan con SIABUC8 en el módulo de
Préstamos.
La administración de las publicaciones periódicas se realiza con otro módulo que
lleva su nombre, aquí se controlan todas las revistas y sus ejemplares,
permitiendo generar fichas analíticas para detallar el contenido de cada artículo.
Es muy importante realizar ciertas actividades de mantenimiento para el óptimo
funcionamiento del sistema, como hacer respaldos de las bases de datos, realizar
inventarios anuales, reportes estadísticos y establecer permisos o cuentas de
usuario, así como el cambio de las configuraciones generales del sistema; estos
tópicos se describen en los apartados del módulo de Utilerías, Estadísticas e
Inventarios.
Cuando sea necesario poner en internet la información del acervo para tener su
propio OPAC, entonces revise los conceptos explicados en el apartado “Montando
los catálogos en el web”.
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Instalación y actualizaciones de SIABUC8
¿Cómo instalar SIABUC8?
SIABUC8, se distribuye en CD-ROM, para efectuar su proceso de instalación solo
necesita introducirlo en su lectora y aparecerá la pantalla siguiente:
Cuando falte algún componente para realizar la instalación; en esté aparecerá
INSTALAR en rojo, presione en instalar y se mostrará la siguiente pantalla.
Presione NEXT para continuar.
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Se elige la primera opción y se presiona NEXT para continuar.
Presione el botón de Finalizar. (Finish)
Requerirá reactivar el programa de instalación de SIABUC. Para esto introduzca
nuevamente su CD-ROM en la lectora y espere a que se muestre la interfaz de
instalación.
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En esta pantalla aparecerán los tres componentes instalados; Presione el botón
CONTINUAR.
En la pantalla principal de instalación tendrá varias opciones: como para visualizar
este documento, ¿cual? ¿el manual? Hacer una instalación ligera para aquellas
máquinas que funcionarán sólo como clientes de SIABUC8 o la instalación
completa de SIABUC8. Para instalar el sistema SIABUC presione el botón de
“Instalar SIABUC8”.
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Presione el botón ACEPTAR.
Si se desea que el sistema se instale automáticamente en el directorio que se
sugiere haga clic en el botón con la imagen de la computadora
En caso contrario elija el botón “Cambio directorio” para especificar la ruta donde
se instalará en su disco duro.
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Presione el botón Continuar.
Esta pantalla muestra el avance de instalación del programa SIABUC8 en su
computadora. Si desea interrumpir el proceso presione el botón “Cancelar”.
Esta pantalla le indica que el proceso ha terminado.
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Actualizaciones de SIABUC8
Las actualizaciones son un servicio que ofrece el departamento de SIABUC para
que sus usuarios tengan su sistema en óptimas condiciones. Una actualización
reemplaza los módulos ejecutables de SIABUC por versiones que incluyen
correcciones a errores detectados así como nuevas implementaciones y
adecuaciones solicitadas por nuestros usuarios. Una actualización no modifica los
datos que tengan capturados los usuarios sólo aplican para la versión de SIABUC
que se distribuye.
Las actualizaciones se descargan gratuitamente por internet desde nuestra página
Web en http://siabuc.ucol.mx/. Normalmente hay que seguir un proceso de registro
estadístico y después descargar un archivo compactado autoextraíble de
aproximadamente 2 MB. Este archivo tendrá que almacenarlo en una carpeta
temporal puesto que después se tendrá que descompactar para realizar la
actualización. El archivo de actualización se llamará SIABUC8_actX.YY.exe,
donde X es el número de versión de actualización y YY es otro número
consecutivo.
Una vez descargado el archivo hay que ejecutarlo haciendo doble clic sobre él. Se
mostrará una ventana en la que se listarán los archivos que se descomprimirán
archivos de SIABUC8 en una carpeta temporal por default c:\Temp_8XYY, pero
que también puede modificar y después de clic al botón Unzip.
Si desea modificar la ruta de donde colocará los archivos puede hacerlo
presionando el botón “Browse” y aparecerá esta ventana para que usted elija la
ruta de donde se van a descomprimir los archivos
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Después de elegir la ruta, elija la opción Unzip (descomprimir)
El sistema enviará un aviso de que han sido descomprimidos los archivos:
Posteriormente aparecerán los dos archivos en la ruta elegida que son:
y
Elija el icono
y de doble clic para iniciar el proceso de actualización, le
aparecerá una pantalla como la que se muestra a continuación:
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Después de haber leído cuidadosamente las instrucciones pulse el botón de
“Continuar”:
Dar clic en el botón
Se identifica automáticamente la carpeta donde va a ser actualizado el SIABUC8.
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Después de ser ubicado el SIABUC8 y presionar aceptar aparece el siguiente
mensaje.
En este paso SIABUC está realizando el copiado de los nuevos archivos.
Es muy importante que ningún módulo de SIABUC se encuentre en uso, puesto
que podría manifestarse un mensaje de error como el siguiente:
Para corregir esta situación, identifique el módulo de SIABUC en uso y finalice su
ejecución; posteriormente presione el botón de “Reintentar” para continuar el
proceso de actualización.
Al finalizar la actualización, SIABUC8 permite hacer una nueva actualización en
otra ubicación, si desea realizarla presione el botón “Sí” indique la nueva
ubicación, de lo contrario oprima el botón “No” para terminar el proceso.
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Para finalizar le aparecerá una pantalla como la siguiente indicando que el
proceso de actualización se ha realizado con éxito:
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MÓDULO DE UTILERÍAS
Descripción de módulo de utilerías
Antes de ingresar a este módulo es necesario llenar el catálogo de usuarios del
Módulo de Utilerías. En esta sección se incluye el proceso diario de actividades
exclusivas del administrador: captura de usuarios y permisos, configuración del
sistema, y acceso directo a todos módulos.
Funcionamiento del módulo
•
•
•
•
•
Registrar el trabajo realizado por cada usuario.
Asignar permisos para cada uno de los módulos definiendo tipos de usuario;
Establecer la configuración del sistema: datos generales y servicios;
Respaldar la información necesaria;
Elaborar estadísticas de productividad, entre otros.
Recomendaciones
Al usar por primera vez el Módulo de Utilerías de la versión de SIABUC8, es
importante considerar lo siguiente:
•
•
•
•
Ingresar los datos del administrador, usuarios y claves de acceso;
Actualizar los datos cada vez que se requiera;
Respaldar al menos 3 veces al mes y de preferencia para efectuar el respaldo
de las bases de datos, es necesario ser el único usuario en la red para evitar el
problema de archivos compartidos, si efectúa el respaldo sobre discos
flexibles, es necesario que estos se encuentren formateados y sin información;
El Módulo de Utilerías es para uso exclusivo del administrador del software, ya
que permite configurar opciones generales del sistema tales como: respaldos
automáticos, sistema y contraseñas.
Opciones del módulo de Utilerías
Una vez que se ingresa, aparecerá la siguiente pantalla del sistema, que muestra
las opciones: usuarios /analistas, configuración, respaldos, ayuda, cerrar,
adquisiciones, análisis, indizar libros, indizar revistas, estadísticas, prestamos,
publicaciones, consulta libros, consulta revistas, inventario.
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A continuación se describe brevemente cada uno de los iconos, consistencia:
Usuarios /Analistas
El propósito de éste icono es llevar un registro del trabajo realizado por cada
usuario, además de asignar permisos para cada uno de los módulos de acuerdo al
los tipos de usuarios definidos.
Esta opción permite registrar los datos del analista, nombre y clave de acceso,
para ingresar a los módulos de SIABUC.
Configuración
El propósito de este icono es ingresar los datos de la institución.
Respaldos
Este icono permite respaldar la información a disco duro o disco flexible, además
de programar un respaldo automático semanal.
Adquisiciones
Este icono permite realizar las actividades de adquisición, selección y envío de
material a procesar.
Análisis
Este icono permite realizar el procedimiento de captura y proceso de información
de las fichas catalográficas.
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Este módulo permite realizar el procedimiento de captura y consulta de ficha
catalográfica, impresión de etiquetas, códigos de barras y listados de envío de
material bibliográfico y documental.
Indizar libros
Este icono permite organizar las fichas del material para que puedan ser
consultado por cualquier palabra.
Indizar Revistas
Este icono permite organizar las fichas del material de publicaciones para que
pueda ser consultado por cualquier palabra.
Este módulo permite organizar las fichas del material de publicaciones periódicas
para poder realizar búsquedas por cualquiera de las opciones de consulta.
Préstamos
Este icono permite realizar las actividades básicas de una biblioteca, como:
catálogos, proceso diario, reportes, utilerías y préstamos
Publicaciones
Este icono permite capturar, consultar, borrar, modificar y ejecutar reportes de las
publicaciones periódicas y la ficha analítica.
Consulta Libros
Este icono permite realizar búsquedas al acervo bibliográfico de una biblioteca, la
consulta podrá ser por, titulo, autor, temas y libre.
Consulta Revistas
Este icono permite realizar búsquedas al acervo hemerográfico biblioteca, la
consulta podrá ser de artículos o revistas.
Estadísticas
Este icono permite manejar bancos de datos, con la finalidad de presentar un
resultado interpretado por el usuario ya sea en forma de reportes, mensajes,
gráficos, etc.
Inventario
Este icono permite iniciar un inventario nuevo, cerrar el inventario en proceso,
cancelar el inventario en proceso, capturar, reportes de libros inventariados,
reportes de la base completa, reportes de libros perdidos, generar reportes
históricos y borrar libros perdidos.
Salir
Este icono permite cerrar el Módulo de Utilerías.
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USUARIOS / ANALISTAS
Esta sección se activará solo para el usuario con permisos de administrador.
El propósito de este ícono de usuarios /analistas es llevar un registro del trabajo
realizado por cada usuario, además de asignar permisos para cada uno de los
módulos definiendo tipos de usuarios.
La selección de las opciones y permisos se determinan de acuerdo a los niveles
de seguridad que las políticas institucionales establezcan.
¿Cómo darse de alta como administrador de siabuc8?
Presione USUARIO/ ANALISTAS. Aparecerá la siguiente pantalla.
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Presione NUEVO USUARIO y capture los datos que se le solicitan y presione
GUARDAR para trabajar el programa. Cierre
El catálogo de analistas contiene los siguientes campos:
- Usuario
- Contraseña
- Repetir contraseña
- Nombre completo
En los cuales se registrarán los nuevos usuarios o modificarán los datos de los
usuarios existentes.
También cuenta con las siguientes opciones:
Permisos
• Visitante: Si selecciona este recuadro solo se podrá visualizar la
información, sin opciones de escritura sobre los módulos seleccionados
para el usuario;
• Usuario normal: En caso de seleccionar este recuadro, se podrán efectuar
las operaciones de altas, bajas y modificaciones sobre los módulos
seleccionados para el usuario, excepto a usuarios /analistas y
configuración;
• Administrador: En caso de seleccionar este recuadro se tendrá acceso a
todos los módulos, con los permisos de lectura y escritura.
Módulos
Una vez que active los permisos, deberá seleccionar los módulos a los que
afectará. Para activar el módulo deseado seleccione el recuadro que se encuentra
del lado izquierdo. Los módulos son los siguientes:
• Adquisiciones
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Análisis
Indizado
Consultas (administración)
Préstamo
Publicaciones periódicas
Estadísticas
Utilerías
Guardar
Una vez definidos los datos del usuario y los permisos y los módulos a los que
tendrá acceso, se guarda el registro activando el botón [Guardar].
Cancelar
Si activa el botón [Cancelar] (sin haber guardado el registro) se perderá la
información capturada.
Para salir de la ventana de usuarios /analistas active el botón [Salir].
Opciones de Configuración
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Esta sección se activará solo para el usuario con permisos de administrador.
Esta sección le permite ingresar los datos para configurar el sistema: como son
generales y de servicios.
Datos generales
Esta sección permite ingresar el nombre de la institución o empresa, nombre del
departamento y seleccionar las siguientes opciones:
[Cuentan con impresora de ticket]
[Trabajan los sábados]
[Trabajan los domingos]
Cuenta además con la opción de permitir reservar un libro solo es necesario
colocar la cantidad de días en el recuadro.
Datos de servicios
Selecciona los servicios con los que cuenta la institución como son:
Servidor Z39.5: Permite realizar consultas a todos los usuarios que manejen
este tipo de servidor.
Servidor de consultas remotas: Permite que otros usuarios (clientes)
consulten la disponibilidad del material bibliográfico o los adeudos de usuarios, por
medio del protocolo de Internet (IP).
Crear copia de seguridad al indizar: Genera una copia de la base de datos
cada vez que se realice el indizado.
Verificar la disponibilidad de ejemplares: Permite consultar a distancia si el
libro o revista se encuentra en préstamo, por medio del protocolo de Internet (IP).
IP: Permite ingresar el IP del servidor de consultas remotas con el que se
conectará, para verificar la disponibilidad de ejemplares.
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Opciones de Respaldos
Esta sección le permitirá realizar los respaldos de la información, puede en
cualquier momento programar un respaldo semanal.
Para entrar a esta sección deberá activar en el módulo utilerías la opción respaldo.
Notas importantes para realizar el respaldo de la información:
• Es recomendable realizar el respaldo de la información una vez por semana;
• Si cuenta con más de una unidad de disco fijo ó grabadora de discos
compactos en su computadora, realice el respaldo en una unidad diferente
del directorio donde se encuentra instalado SIABUC 8 (Disco compacto, otro
disco duro, etc.), esto para proteger la información de perdidas por ataques de
virus ó daño físico del disco duro.
Al activar esta sección, aparecerán los siguientes mensajes:
“Es recomendable ser el único usuario en la red al momento de realizar el
respaldo”
“Si efectúa el respaldo sobre discos flexibles, es necesario que estos se
encuentren formateados y sin información”
“El respaldo automático, debe realizarse cuando no haya usuarios activos en el
sistema
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Programar respaldo semanal
Seleccione el recuadro del (los) día (s) y la hora en la que desea respaldar,
escriba la ruta donde se guardará el respaldo.
Guardar cambios: Activando el botón [Guardar cambios] podrá guardar todas las
modificaciones en la configuración del respaldo automático.
Opciones: Puede elegir 1) eliminar el respaldo anterior cada vez, esta opción
sobrescribirá el respaldo anterior o 2) generar un nombre nuevo para cada
respaldo, con esta opción respaldará cada vez sin sobrescribir los respaldos
anteriores. Si desea conservar el último respaldo de cada mes seleccione 3) no
eliminar el último respaldo de cada mes.
Respaldar en este momento
Para ejecutar esta sección, deberá activar el botón [Respaldar en este
momento], seleccione la unidad a donde irá la información (A, C o D) y la ruta
asignada.
En caso de seleccionar una unidad de disco extraíble (A o D) aparecerá el
mensaje “Inserte el disco No. 1 en la unidad”. Deberá insertar los discos
necesarios a medida que los vaya pidiendo el sistema.
Una vez realizado el respaldo aparecerá un mensaje “Respaldo terminado con
éxito”.
Active el botón [Aceptar] para salir de esta opción.
Nota: Si ya ha realizado respaldos con anterioridad en la misma unidad y en el
mismo subdirectorio aparecerá el siguiente mensaje: “El archivo ya existe, ¿Desea
sobrescribirlo?”. Si su respuesta es [Sí], el respaldo anterior será sustituido por el
actual; si su respuesta es [No] tendrá que reiniciar el proceso y marcar una unidad
y ruta diferentes o cambiar de nombre al archivo de respaldo.
Nota: Si no ha insertado el disco en la unidad seleccionada, aparecerá el mensaje
“El dispositivo no está disponible” tiene que seleccionar uno de los botones de la
ventana activa [Anular], [Reintentar], [Omitir].
Para salir de esta opción deberá activar el botón [Salir].
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MÓDULO DE ANÁLISIS
(Procesamiento de información)
Los procesos técnicos como la captura de las fichas de material bibliográfico y
documental que conforman el acervo de una institución se realizan en el módulo
de análisis. El acceso al módulo de análisis se logra desde el menú de inicio o
desde el módulo de Utilerías como se muestra en la siguiente pantalla.
Para validar su entrada al sistema ingrese nombre de usuario, contraseña, clave y
presione el botón “aceptar” para continuar.
En la interfaz principal del módulo de análisis se muestran las opciones más
comunes.
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¿Cómo realizar una ficha catalográfica en SIABUC8?
Para capturar un ficha catalográfica debe ingresar a la opción Nueva ficha e
ingresar los datos que solicita la pantalla:
Tipo de Material: Esta opción es utiliza para seleccionar el tipo de material que se
está procesando. Para ver los tipos de material presione el menú desplegable.
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Primer Fecha y Segunda Fecha: Se refieren a las fechas (año) de publicación y de
itálicas del material que se trata.
Lugar de Publicación: En este campo se utilizan tres caracteres alfabéticos para
registrar el país en que se publicó la obra.
Código de Ilustración: En este campo debe seleccionar los códigos que aplican a
monografías. Pueden consignarse hasta cuatro de ellos para el mismo documento,
presione el botón siguiente para continuar.
Aparecerá la pantalla de captura de las Etiquetas MARC:
020 ISBN
Es el Número Internacional Normalizado de Libros, consta de 10 dígitos.
Ejemplo:
050 CLASIFICACIÓN L.C. (LIBRARY OF CONGRESS)
La clasificación agrupa los libros que traten el mismo tema o temas afines
formando clases y subclases que están representadas por letras. Por ejemplo el
esquema de clasificación N agrupa todo acerca de Bellas Artes.
N Bellas Artes
NA Arquitectura
NB Escultura
NC Dibujo
ND Pintura
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100 AUTOR PERSONAL
Nombre que identifica a la persona responsable de la creación intelectual de la
obra.
• El nombre del autor debe ser válido en el catálogo correspondiente, si éste no
se localiza, se omite.
• Se ingresa primero el apellido y después el nombre.
Ejemplo:
Cuando la obra tiene hasta tres autores, se ingresa al primero de ellos,
posteriormente se dan de alta los tres autores en la etiqueta 245 tal como
aparecen en el libro y finalmente se recuperan los coautores en la etiqueta 700.
Ejemplo:
•
Cuando la obra tiene más de tres autores el asiento principal será por título, es
decir que la etiqueta de Autor personal queda vacía.
•
En Mención de Responsabilidad se ingresa el primero de ellos seguido de tres
puntos suspensivos y et al. entre corchetes.
MENCIÓN DE RESPONSABILIDAD
• Aquí se registra a los prologuistas, ilustradores, introductores, compiladores,
etc., después de los autores separándose con punto y coma y con un espacio
antes y después.
• La forma de ingresarlos en la etiqueta es exactamente como viene en la
portada del material bibliográfico.
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•
28
Utilizar abreviaturas sólo en los asientos secundarios.
Prólogo
Prol.
Traducción
Tr.
Ilustrador
Il.
Prefacio
Pref.
Editor
Ed.
Compilador
Comp.
Coordinador
Coord.
Ejemplo:
250 EDICIÓN / MENCIÓN DE EDICIÓN
EDICIÓN
Es el código numérico que se anota para dar a conocer las veces que ha sido
publicada una obra.
•
•
•
Se recupera a partir de la segunda edición.
En edición sólo se escribe sólo el número.
Si la obra no tiene mención de edición, se deja el espacio vacío.
Ejemplo:
MENCIÓN DE EDICIÓN
Esta etiqueta se utiliza para indicar cuando la edición ha sido ampliada, corregida
o aumentada.
Utilizar las abreviaturas:
Aumentada
Corregida
Ampliada
Aum.
Corr.
Amp.
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29
Ejemplo:
260 LUGAR : EDITORIAL
LUGAR
Es el sitio donde está establecida la casa editora
•
Registrar el lugar de publicación como aparezca. Se da prioridad a México
cuando aparecen varios lugares, aunque éste no sea el primero de la lista, por
ejemplo:
Lugar de publicación:
México
Lugares de la portada: Buenos Aires-Colombia-Puerto Rico-México-New York
El registro debe ser:
•
México : Buenos Aires, Argentina
Cuando la obra no está publicada en México, pero dentro de los países que se
mencionan se encuentra éste, se menciona en segundo lugar separado por
punto y coma (;) ejemplo:
Lugar de publicación:
Buenos Aires
Lugares de la portada: Buenos Aires-Colombia-Puerto Rico-México-New York.
El registro debe ser:
Buenos Aires, Argentina ; México
EDITORIAL
Es el nombre de la empresa o entidad responsable de financiar, realizar o
publicar el documento.
•
Registrar el nombre del editor, distribuidor, etc., manteniendo la uniformidad de
estos nombres.
300 ÁREA DE LA DESCRIPCIÓN FÍSICA
•
Registrar en esta área el número total de páginas de la monografía haciendo la
separación de las dimensiones del libro de forma vertical con una diagonal (/).
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30
Ejemplo:
440 SERIE
Se entiende por serie el conjunto de documentos independientes, relacionados
entre sí por un título colectivo y cada uno de ellos identificado por su título
propiamente dicho. Pueden estar numerados o no.
•
Ingresar el nombre de la serie como aparece en el documento.
•
Utilizar números arábigos para indicar el número de la serie que le corresponde
a la obra.
•
Si el documento tiene otra designación que no sea un número, se anota como
aparece en la fuente.
•
Si tiene subserie se anota después del número de la serie con el punto al final.
Ejemplo:
500 NOTAS GENERALES
Se consideran aquí anotaciones de índole general, mencionando entre otros
datos, si la obra incluye índice, bibliografía, glosario, apéndice, videocasete,
casete, CD-ROM, disquete de 3½ (Para capturar tres y medio con ALT 171) etc.
Ejemplo:
502 NOTA DE TESIS
Es información complementaria que precisa el tipo de trabajo terminal, el grado
académico, la institución donde se presentó el trabajo y el nombre del asesor.
•
Obligatorio para documentos por un grado académico.
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31
•
Se ingresa primero el tipo de trabajo, grado obtenido y por último el nombre de
la institución.
Ejemplo:
503 NOTA DE HISTORIAL BIBLIOGRÁFICO
Aquí se indica el número y año de publicación de la reimpresión de la obra.
Ejemplo:
505 NOTA DE CONTENIDO
En esta etiqueta se mencionan los temas que trata la obra.
Ejemplos:
ENCABEZAMIENTOS DE MATERIA
Se entiende como encabezamiento de materia la palabra o palabras que,
colocadas en el primer renglón de las fichas de materia, indican el tema o asunto
específico de que trata la obra en cuestión.
600 ENCABEZAMIENTO BAJO AUTOR PERSONAL
Se utiliza cuando el contenido de la obra trata de algún personaje determinado.
Ejemplo:
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32
610 ENCABEZAMIENTO BAJO AUTOR CORPORATIVO
Se utiliza cuando un organismo e institución es parte del contenido de la obra.
Ejemplo:
611 ENCABEZAMIENTO BAJO CONFERENCIA, CONGRESO, ETC.
Se utiliza en los casos donde el tema es el nombre de un congreso, conferencia,
asamblea o cualquier otra reunión.
Ejemplo:
630 ENCABEZAMIENTO BAJO TÍTULO UNIFORME
Se utiliza en las obras, cuyo tema sea un título uniforme.
•
En el caso de constituciones el encabezamiento debe asentarse de la siguiente
forma:
•
En el caso de leyes, códigos, etc. el encabezamiento debe asentarse de la
siguiente forma:
650 ENCABEZAMIENTO BAJO TEMAS GENERALES
Son palabras clave que refieren los temas generales de una obra. Por medio de
estas palabras se puede recuperar la información al realizar una búsqueda. Se
escriben digitando primero los números arábigos. Si se tiene más de un tema,
deben separarse por una diagonal inversa (\), esto sirve para la recuperación de
una ficha por cada encabezamiento que se asigna.
Ejemplo:
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33
651 ENCABEZAMIENTO BAJO NOMBRES GEOGRÁFICOS
Categorización del documento analizado de acuerdo con el país o región a que se
refiere el contenido.
•
Anotar únicamente los nombres de los países o regiones sobre el contenido del
documento.
Ejemplo:
700 ASIENTO SECUNDARIO BAJO AUTOR PERSONAL
Nombre que identifica a la persona responsable de la creación intelectual de la
obra.
•
El nombre del autor debe ser validado en el catálogo correspondiente, si no se
localiza, se escribe tal como aparece en el documento.
•
En caso de que el documento tenga más de un autor personal se recuperan en
esta etiqueta, excepto el primero ya que se asienta en la etiqueta 100.
•
En esta etiqueta también se asientan los traductores, coautores, prologuistas,
editores y compiladores de la obra. Para varios asientos debe escribirse entre
ellos la diagonal inversa (\).
Ejemplo:
710 ASIENTO SECUNDARIO BAJO AUTOR CORPORATIVO
Los autores corporativos son: asociaciones, instituciones, firmas de negocios,
entidades oficiales y organismos gubernamentales con sus dependencias
subordinadas.
•
Se anota el nombre del autor corporativo en forma completa.
•
Cuando las entidades tienen nombres genéricos se agrega entre paréntesis el
nombre del país.
•
Para entidades gubernamentales se ingresa primero el nombre del país.
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•
34
En caso de que la obra tenga más de un autor corporativo, en esta etiqueta se
recuperan los demás autores. El primero se asienta en la etiqueta 110.
Ejemplo:
Llene los campos que se requieran según sea el libro. Si tiene alguna duda en
como capturar en algunos de los campos, puede visualizar los ejemplos que se
ofrecen en cada campo. Al presionar Grabar ficha
aparecerá la siguiente
pantalla.
Nota : Cabe destacar que los ejemplos que se muestran en los campos no califican para todas
las fichas; si su ficha no califica con el ejemplo del campo puede recurrir al libro Reglas de
Catalogación Angloamericanas.
En esta pantalla se captura el nuevo ejemplar presionando agregar nuevo. Se
desplegara la siguiente pantalla.
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35
Ingrese los datos que le pide y presione Aceptar. Se desplegará la siguiente
pantalla.
Presione Regresar. Una vez terminada la ficha se podrá realizar la captura de una
nueva ficha.
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36
¿Qué hacer si se va eliminar, modificar o agregar un ejemplar ya
existente?
Desde el menú principal del módulo de análisis presione consulta. Para desplegar
la pantalla que se muestra enseguida.
Presione consulta. Para desplegar la pantalla que se muestra enseguida.
En la barra de búsqueda se incluyen las siguientes opciones la ficha ya existente
de un libro Nº. de Adquisición, Nº. de Ficha, Titulo, Autor, Clasificación, ISBN. Al
seleccionar una de estas opciones se muestra la pantalla siguiente.
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37
En la pantalla se muestra la ficha del libro existente; Con las opciones: Modificar,
Eliminar y Ejemplares.
Modificar: Se utiliza para modificar la ficha cuando se ha detectado un error y solo
deberá seguir los pasos que le indique la computadora y grabar nuevamente la
ficha con las correcciones realizadas.
Eliminar: Se utiliza cuando queremos eliminar la ficha que se despliega en la
pantalla.
Ejemplares: Se utiliza cuando el libro ya esta dado de alta y sólo se desea
agregar un nuevo ejemplar.
Al elegir la opción de ejemplares le aparecerá la siguiente pantalla.
Se presiona el botón Agregar Nuevo y aparecerá la siguiente pantalla.
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38
Ingrese los datos que la pantalla le solicita y presione aceptar.
Opciones para transferir información entre SIABUC8 y otros
sistemas
En SIABUC existen diferentes formas para exportar datos; las cuales se describen
a continuación:
Exportar ISO-ISIS
Para enviar sus fichas y computadoras hacia otra computadora deberá exportarlas
Dentro de Análisis elija la opción de transferencias (Exportar ISO-ISIS) y le
aparecerá la siguiente pantalla
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Presione examinar, escriba el nombre de la ruta y el rango de fichas . De este
modo le parecerá la siguiente pantalla.
Presione Agregar y Exportar. Se despliega el siguiente mensaje.
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40
Exportar ISO-2709
Elija en nombre de la Ruta, presione Examinar y elija el rango de las fichas,
presione exportar.
Exportar SBC (ISIS o UNIX)
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Elija el nombre de la ruta y presione Examinar
Capture los rangos de las fichas y presione Agregar y después Exportar.
Importar SBC (ISIS o UNIX)
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42
Presione el botón de Examinar
Elija el nombre y presione Abrir. De este modo le aparecerá la siguiente pantalla.
Presione el botón de importar y le aparecerá la siguiente pantalla.
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Importar de SIABUC Siglo XXI
Este campo se utiliza importar de alguna ficha sin realizar la conversión, este lo
utiliza quienes cuentan con el programa anterior SIABUC Siglo XXI.
Importar por ISO-2709 (WorldCat)
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44
Acervo Completo (Exportar/ Importar).
Seleccione filtrar por biblioteca y presione Exportar Acervo. De este modo le
aparecerá la siguiente pantalla.
Escriba el nombre que le dará al archivo y presione Guardar.
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Presione Aceptar y se mostrará el siguiente mensaje.
Presione Montar Acervo y le aparecerá la siguiente pantalla.
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46
Generación de productos impresos para el envío de
ejemplares
Cuando los libros ya han sido procesados se debe realizar un reporte de envio en
el cual se genera un listado con la descripción del mismo, también se acostumbra
generar una etiqueta de código de barras y una de clasificación. Con SIABUC 8
estos tres pasos se encuentran entrelazados
Estando en la base de datos de la biblioteca elija Análisis y le aparecerá la
siguiente pantalla.
Elija impresión (Listados) y le aparecerá la siguiente pantalla.
1. – Generación del listado de envío
Estando en el módulo de Análisis, desde el menú de Impresión escoja la opción de
“Listado de envío de ejemplares” y le aparecerá la siguiente pantalla.
Lo primero que hay que realizar es capturar todos los números de adquisición que
corresponde a los ejemplares que se acaban de procesar y que se enviarán al
área de préstamo, para ello se va generando la lista de la izquierda.
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47
Teniendo el listado de los números de adquisición, presione el botón de Generar
Reporte y en la sección de la derecha se mostrará la vista previa del reporte de
envío.
La lista de los números de adquisición se guardar para su uso posterior. Si elige
Grabar le aparecerá la siguiente pantalla. Esta misma pantalla se hace referencia
para la elaboración de etiquetas con clasificación.
Para guardar la lista, es recomendable que en el campo nombre de archivo
escriba la fecha en que está siendo generada para su mejor localización. Presione
el botón Guardar y después Aceptar para continuar
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En la misma interfaz del “Generador de Listados” de envíos se le agregaron 2
nuevas opciones:
a. Generar etiquetas de códigos de barras
b. Generar etiquetas de clasificación
Usando cualquiera de estas dos opciones, SIABUC tomará automáticamente los
números de adquisición capturados previamente en la lista y con ellos generará
los nuevos productos.
2.- Generar etiquetas de códigos de barras
Sin salirse de la ventana del Generador de Listados de envíos, pulse el botón de
‘Generar etiquetas con código de barras’ y se vinculará con la opción de
‘Impresión de etiquetas de códigos de barras’.
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En la lista de la izquierda aparecerán los números de adquisición previamente
capturados.
NOTA: Si desea modificar la etiqueta presione el botón de Opciones y si no lo
desea presione Procesar lista, como se ilustra en la siguiente pantalla.
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50
Presione procesar listado
Presione “imprimir” para continuar
3.- Etiquetas con clasificación.
Regresando nuevamente a la pantalla del Generador de Listados de Ejemplares
para el envío,
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Elija la opción Generar etiquetas con clasificación y le aparecerá la siguiente
pantalla.
Donde automáticamente pasará el listado de números de adquisición previamente
capturados, bastará con presionar el botón de “imprimir” para terminar el proceso.
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52
MÓDULO DE ADQUISICIONES
El módulo de Adquisiciones es la interfaz de SIABUC para controlar lo referente a
la captura de Solicitudes, Pedidos y Recepciones de material adquirido tanto por
compra como por donación, es aquí donde se dan de alta en el sistema todos los
nuevos materiales y se les asigna una clave única de identificación a la que
llamaremos “número de adquisición”.
Para entrar al Módulo de Adquisiciones se puede llegar desde el Menú de Inicio de
Windows o desde el icono correspondiente del Módulo de Utilerías. Al elegir la
opción de adquisición se mostrará la pantalla de autentificación al usuario:
Capture el nombre de usuario (login) y contraseña,
presione aceptar para
continuar. De este modo le aparecerá la siguiente pantalla.
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53
Descripción general del módulo de adquisiciones
En la pantalla se mostrarán las siguientes opciones:
Solicitudes: Este proceso es la solicitud que hace alguna Institución al
departamento encargado de adquirir los ejemplares;
Pedidos: Es realizar el pedido con base el la cotización que envía el proveedor;
Recepción: Después de realizar el pedido se procede a recibir el material
adquirido;
Donaciones: Este campo nos sirve para registrar el material que ha sido donado;
Reportes: En este campo se realizan los reportes de los libros que fueron
adquiridos, solicitados, pedidos, imposibles de adquirir, donaciones y envíos;
Consulta: En este campo podemos realizar una búsqueda de algún ejemplar y
nos da la opción de realizarlo por: titulo, autor o número de adquisición, solicitados
o donados.
Ayuda: En éste se describe, brevemente las funciones del campo de
adquisiciones.
Salir: Permite la salida del módulo de adquisiciones a la interfaz principal del
sistema.
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54
¿ Cómo se realiza el proceso de adquisición?
El campo de solicitudes nos llevará al campo de pedidos y, posteriormente al de
recepción.
Solicitudes
Al elegir la opción de solicitudes le aparecerá la siguiente pantalla.
Presione la opción “Nueva” para continuar y se mostrará la siguiente pantalla.
Registrar los siguientes datos: nombre del solicitante, no. de escuela y no. de
biblioteca.
Capture la información que le pide y presione grabar para continuar. De este modo
se almacena la solicitud y se para a la siguiente pantalla.
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55
Presione el botón de agregar para continuar y se desplegará la siguiente pantalla.
Capture los datos que se piden y presione grabar para continuar.
En esta pantalla se capturan los datos de la obra, título, autor, año de edición la
editorial a la que corresponde, y el número de ejemplares solicitados.
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56
Ya con las solicitudes de las diferentes escuelas, el departamento de
adquisiciones pide una cotización al proveedor de los libros.
Pedidos
Este proceso se lleva a cabo después de realizada una solicitud, para
posteriormente hacer el pedido a sus proveedores. Esta actividad se realiza
pulsando el botón de pedidos que se muestra en la pantalla principal.
Al hacer esto se despliega la siguiente pantalla:
Al presionar la opción pedidos aparece la siguiente pantalla
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57
Al elegir pedidos le aparecerá la siguiente pantalla.
Elija “Seleccionar todas las solicitudes” y “procesar pedido” de esta manera
aparecerá la siguiente pantalla.
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58
Presione Guardar y le aparecerá la siguiente pantalla.
Recepción
Después de realizar el pedido, el siguiente paso es el de recepción del material
bibliográfico o documental adquirido.
Al elegir “recepción” y se exhibirá la siguiente pantalla, en donde tenemos dos
opciones la primera Mostrar solo los pedidos pendientes y mostrar los pedidos ya
procesados.
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59
En ésta pantalla presione Registrar para continuar y le aparecerá la siguiente
pantalla.
Si el libro fue adquirido se elige el botón Adquiridos y le aparecerá la siguiente
pantalla.
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60
Se muestra una ventana con la lista de solicitudes, se selecciona la que se
procesará y se dará clic en registrar. Enseguida se selecciona cada uno de los
títulos y en la parte inferior izquierda dar clic en adquirido. Esto muestra los datos
de libro junto con un recuadro para agregar los siguientes datos: precio por
unidad, número de factura y número de adquisición (se da un clic para que el
número de adquisición se grabe).
Al final el libro se mostrará como adquirido. Capture los datos que le pide y
presione Regresar.
De este modo podremos saber cuáles libros fueron adquiridos y cuales están
pedidos.
Donaciones
Esta opción nos sirve para llevar un registro del material que ha sido donado. Al
elegir este botón se desplegará la siguiente pantalla.
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61
Elija el botón “Nueva”. Con esta opción se podrá capturar una nueva solicitud.
Una vez presionado éste botón se exhibirá la siguiente pantalla.
Capture los datos que le pide y presione Grabar para continuar.
En esta ventana se captura el número de donación, la fecha actualizada, el
número y nombre de la institución a la que corresponda. Y el número de biblioteca
a la que se asigne el material en proceso.
Una vez capturados estos datos se da clic en la opción “Grabar”.
Posteriormente, se muestra la pantalla de captura de los datos acerca de la
donación.
En esta ventana se selecciona la opción “nuevo”, para capturar cada uno de los
títulos que han sido donados.
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Elija Nuevo y se exhibirá la siguiente pantalla.
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63
En esta ventana se procede a la captura del título, autor, editorial edición, los
ejemplares donados. Y el número de adquisición que le corresponda a cada uno
de los libros que se registren. Para finalizar este proceso dar clic en la opción
guardar.
Reportes
En este apartado se realizan los reportes de los libros que fueron adquiridos,
solicitados, pedidos, imposibles de adquirir, donaciones y envíos.
Capture la fecha inicial y el tipo de reporte y se activará el botón de Generar
Reporte.
En esta ventana se le debe indicar la fecha en la que deseamos la información, el
reporte lo genera indicándole el tipo de reporte, ya sea de libros adquiridos,
solicitados, donados y pedidos.
Posteriormente se selecciona si el reporte se desea por biblioteca o por escuela
en especifico.
Una vez que se capturan estos datos, se presiona la opción Generar Reporte,
aparecerá el listado con cada uno de los títulos previamente capturados.
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64
El reporte arrojará la información que le solicitamos y además desplegará el
período que comprendió el proceso, el total de títulos y el de ejemplares.
Estos reportes pueden ser almacenados en disquete o en formato impreso.
Consultas
En esta opción podemos buscar algún ejemplar y por: titulo, autor, número de
adquisición, solicitados o donados.
En la opción expresión se captura la información solicitada, ya sea por título, autor
o número de adquisición, se presiona el botón de buscar y se desplegará el listado
correspondiente a la información requerida. En el listado puede marcar y ver
únicamente el libro seleccionado presionando la tecla enter, sino puedes
mostrarse uno de los títulos solicitados, con la sólo presionar enter, sino te remite
a otra pantalla que muestra el estado del libro.
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MÓDULO DE INDIZADO DE LIBROS
¿Cómo indizar libros?
Para iniciar el proceso de indizado de la base de datos deberá asegurarse que
ningún usuario esté utilizando la base de datos de SIABUC, incluso será necesario
salir del módulo de Utilerías.
Al elegir la opción de indizar libros se desplazará la siguiente pantalla.
Capture los datos que le pide y presione Aceptar para continuar. De este modo le
mostrará la siguiente pantalla.
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67
Espere mientras la barra de progreso llega al 100 %
Al terminar el proceso se exhibirá la siguiente pantalla.
Presione Aceptar para continuar. De este modo se desplegará la siguiente
pantalla.
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68
Al terminar el proceso de indizado se mostrará un breve resumen del estado
actual de la base de datos y de la duración de este proceso.
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69
MÓDULO DE INDIZADO DE REVISTAS
¿Cómo indizar revistas?
Para realizar esto se siguen los mismos pasos del indizado de libros.
Al elegir esta opción le aparecerá la siguiente pantalla.
Capture los datos que le pide y presione aceptar para continuar y se le mostrará la
siguiente pantalla.
Barra de progreso en proceso.
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Al terminar el proceso se desplegará la siguiente pantalla.
Presione Aceptar para terminar.
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71
MÓDULO DE ESTADÍSTICAS
En este módulo se muestra información estadística de diferentes procesos
registrada en la base de datos del sistema. Los reportes se pueden visualizar en
pantalla, imprimir sus gráficas o guardar en disco.
Para acudir a este módulo, es necesario verificar los datos del usuario, como su
Login y su password:
Capture los datos que le pide y presione Aceptar para continuar. Se desplegará la
siguiente pantalla.
En la barra de herramientas se mostrará presupuesto, productividad, usuarios por
escuela, usuario con más préstamos, títulos, donaciones, consultas, prestamos,
ayuda, salir.
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Presupuesto:
Capture los datos que le pide y presione el botón de “GENERAR CONSULTA”.
Productividad:
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Elija la que es lo que desea que le grafique y presione el botón GENERAR
REPORTE y se mostrará la siguiente pantalla.
Usuarios por escuela:
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Elija la escuela que quiere ver plasmada gráficamente.
Usuarios con más prestamos:
Elija de que escuela quiere ver gráficamente a los usuarios con más prestamos y
presione el botón “GENERAR CONSULTA”.
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Títulos existentes por tema y antigüedad
Elija la biblioteca y lo que desee graficar (número de títulos o número de
ejemplares) y presione “GENERAR CONSULTA”.
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Donaciones
Presione GENERAR CONSULTA.
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Consulta
Presione “GENERAR CONSULTA” y le aparecerá la siguiente pantalla.
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Préstamo
Presione “AGREGAR RAÍZ”
siguiente pantalla.
y “GENERAR CONSULTA”. Le aparecerá la
Presione SALIR.
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MÓDULO DE PRÉSTAMOS
En este módulo se tienen los Menús de Catálogos, Proceso diario, Reportes,
Utilerías, salida, de los cuales tambien se muestran en una barra de herramientas
los botones de Usuario, préstamos, Devolución, Consultas, Préstamos internos,
Ayuda y Salir.
Catálogo de usuarios
Usuarios: En esta opción se registra al Nuevo Usuario, se puede Modificar o
Eliminar, Cancelar, Buscar, Reportes, Grabar y Salir.
Buscar:
Se utiliza para la localización de datos de un usuario dentro de la base.
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Las opciones que tiene la búsqueda del catálogo, permite que se efectúan
búsquedas por cualquier valor del primer campo en cuestión no importando que no
se digite completo. Para los demás campos sí se requiere que el término de
búsqueda sea exacto y coincida toda la palabra.
Reportes de catálogos de usuarios
La interfaz y la funcionalidad de esta opción son similar es para todos los
catálogos generales que maneja SIABUC, como son:
Usuarios
Bibliotecas
Proveedores
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Instituciones
Editoriales
Escuelas, etc.
Procesos diarios
Préstamo Externo
Se ingresa al icono de préstamo
Introduzca el dato que se le solicita y presione Buscar.
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Presione el botón Préstamo.
Ingrese el número de adquisición del ejemplar que vaya a registrar como préstamo
externo y presione el botón prestar para finalizar.
Cuando se realiza una renovación o devolución es necesario activar los datos del
libro para realizar la operación que requiera.
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Renovación
Activar el icono de renovación el sistema indica el día de entrega, si desea darle
más días de entrega sólo anexe la fecha que desea, y presione el icono de
renovación.
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Devolución
Presione el icono devolución.
Introduzca los datos que se le piden y presione Devolución y el proceso habrá
terminado. Indica, además, si el usuario tiene otro libro prestado,
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Emite un mensaje informando de la devolución correcta del material
Presione aceptar para continuar con el proceso.
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Préstamo Interno
Presione Préstamo Interno y se desplegará la siguiente pantalla.
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Ingrese el número de adquisición del libro que va ser objeto de préstamo y
posteriormente el número de cuenta del usuario. Para finalizar presione “registrar
préstamo”.
Devolución de préstamo interno
Seleccione la pestaña de “Devolución”, ingrese el número de adquisición del
material que se va a entregar y pulse el botón de “Devolución”
Si desea ver la lista de libros pendientes presione este botón y aparecerá la
siguiente pantalla.
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Si desea configurar, imprimir o grabar, puede hacerlo activando el icono indicado.
Consultas
Búsqueda rápida por índice
Puede realizar la búsqueda por ISBN, Título, Autor, Clasificación y No. de
Adquisición
Teclear la opción de búsqueda y active el icono correspondiente
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Al despliegue de la información seleccione del listado para ver la información más
detallada. Si requiere puede reservar el material activando el icono que
corresponde.
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Consulta por No. de Adquisición
Este icono le permite realizar consultas por el número de adquisición. De esta
forma despliega la información de acuerdo al formato anterior.
Consulta por palabra:
La búsqueda libre, o por título, autor o tema se accede por medio de la opción
buscar-
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Realiza un listado donde selección la información que desea ver,
Al activar el icono de mostrar ficha, se activa la siguiente opción
Al activar el icono de mostrar ficha, se activa la siguiente opción
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Bloquear Usuarios
Esta opción se utiliza para el bloqueo de usuarios que no cumplen con el
reglamento o se hacen acreedores a una adeudo por incumplimiento
Se registra el No. de cuenta del usuario anexando el porqué del bloqueo y la fecha
límite del bloqueo
Para desbloquear al usuario se registra el número de cuenta
al darle enter se procede activar la tecla de desbloqueo
dando un mensaje
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Libros reservados
Anexe el número de adquisición del libro que desea bloquear, indique el motivo
por el cual el libro se bloquea, en seguida presione el icono bloquear.
Aparece el siguiente mensaje que nos indica que la acción ha sido efectuada.
Desbloqueo de libro de reserva:
Seleccione en no. de adquisición el libro que se va a bloquear en seguida presione
el botón de desbloquear para efectuar la operación.
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Apartado de libros
Este proceso se realiza si el usuario requiere reservar un libro que está siendo
utilizado por otra persona. Se captura el No. de Adquisición del libro, el No. de
Cuenta de el usuario la fecha límite de la reservación. Y se presiona el botón de
reservar
Si el libro ya está reservado anteriormente indica
Si se presiona el botón de “Sí”, se cancela la reservación y aparece:
Al activar el botón de “Aceptar”, muestra:
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Si se presionará el botón de “No”, entonces no se efectúa la reservación y muestra
el siguiente mensaje:
Al dar de alta un libro reservación, en el préstamo externo, registrando el número
de cuenta del usuario estará la información del libro que reservó. Esto es para que
se preste a domicilio inmediatamente.
Al devolver el libro el sistema también lo da de baja en la opción de reserva.
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Reportes
Préstamos vencidos por bibliotecas.
Seleccione la Escuela de su interés señalando la fecha, activando el reporte
general. Este reporte puede grabar, imprimir o configurar la información
desplegada.
Reporte de préstamos vencidos por usuarios
Colocando el No. de cuenta del usuario o si desea todos solo dando enter sin
anotar número de cuenta de usuarios con prestamos vencidos indicado la fecha
de vencimiento que por ente se activa la actual, activando el icono de general
reporte. Este listado puede grabarse, configurar e imprimir.
Éste se obtiene sólo presionando “Enter”, si se desea obtener el reporte de un solo
usuario se introduce el No. de cuenta y se indica la fecha de vencimiento, por
defecto se activa la actual. Este listado puede grabarse, configurarse e imprimirse.
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Reporte de Libros prestados.
Para realizar este reporte se deberá anexar el No. de Cuenta o si lo prefiere
presionar “enter” para el despliegue de todos los libros prestados esto se puede
realizar por escuelas, fechas de entrega, y No. de cuenta.
Puede grabar, configurar e imprimir el repote desplegado.
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MÓDULO DE PUBLICACIONES
En este módulo se realiza la catalogación del material de publicaciones seriadas,
ya sean revistas, periódicos, gacetas, etc. Se captura una ficha general con todos
sus datos y para cada número existente de esa revista se captura un número de
adquisición. Si se desea, se pueden capturar los datos más relevantes de cada
artículo para generar las fichas analíticas correspondientes.
Captura de una nueva revista
El módulo de publicaciones periódicas tiene una interfaz y funcionamiento similar
al Módulo de Análisis. Para dar de alta una nueva publicación se utiliza la opción
de “Nueva Ficha”, donde aparece la siguiente ventana:
Aquí se indican los datos generales de la publicación, como son: idioma, editor,
periodicidad, ISSN, su título, descripción física, suscripción, fascículos recibidos,
etc. Capture los datos necesarios y presione “Grabar ficha” para continuar.
Al momento de grabar la ficha, se pregunta si desea agregar las existencias ó
números de revistas que tenga, si desea agregar la revista presione el botón Sí.
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En esta pantalla se visualizan las existencias de cada revista. Además, se pueden
agregar, modificar o suprimir los datos de los ejemplares o números de revistas
que se tengan:
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Nota: Cabe destacar que el SIABUC les antepone el prefijo “R” a todos los
números de adquisición que se capturen, para que se puedan diferenciar de los
demás tipos de materiales existentes.
Si se desea, se puede seleccionar un número de adquisición para capturar su
ficha analítica
Consultas
Pulsando el botón de “Consultas” de la barra de herramientas, nos mostrará la
siguiente ventana donde podemos localizar una ficha de diferentes formas, por su
números de adquisición, por su número de ficha, Nos muestra la ficha del
ejemplar.
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Desde esta misma pantalla se puede acceder a las opciones anteriormente
mencionadas como lo son la modificación o eliminación de la ficha, despliegue de
ejemplares, así como también se puede visualizar la información de la ficha en
diferentes formatos.
Impresión de fichas catalográficas
Desde la pantalla principal se podrá encontrar el botón de “Catalográfica”, que
permite seleccionar las diferentes fichas de publicaciones utilizando la opción de
rangos de fichas o fichas seleccionadas previamente, se visualizan en pantalla y
se pueden mandar a imprimir o grabar en disco. Su interfaz es la siguiente:
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Ingrese los datos que le pide y presione Generar Reporte y le aparecerá la
siguiente pantalla.
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Impresión de fichas analíticas
También desde la pantalla principal del módulo de publicaciones podemos utilizar
el botón de “Analítica”, con esta opción podemos localizar en la base de datos de
revistas todas las fichas analíticas que le correspondan a un cierto ejemplar. La
ventana de esta opción se muestra a continuación:
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Se introduce el dato del número de adquisición que representa cada ejemplar, de
este número se mostrarán las analíticas que contenga en la lista superior, para
generar el reporte seleccionamos los artículos deseados de la lista y pulsamos el
botón de “Generar reporte”, en la parte de abajo se visualizarán cada una de las
fichas analíticas solicitadas. El reporte generado se podrá guardar en disco o
mandar a impresión.
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MÓDULO DE CONSULTA DE LIBROS
Consulta Libros:
a).- Al elegir este campo le aparecerá la siguiente pantalla.
En esta pantalla se selecciona el campo donde se desee hacer la búsqueda y se
escriba las palabras a buscar.
Si en la base de datos se encuentra el ejemplar que está buscando, le aparecerá
la siguiente pantalla.
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Presione el botón Mostrar para visualizar las fichas catalográficas
muestra la siguiente pantalla.
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como lo
Si los datos del ejemplar que se va a procesar son exactamente iguales a los de la
ficha localizada, éste sólo se capturara como una copia adicional, por lo que se
recupera el número de la ficha para posteriormente editarla dentro del módulo de
análisis, agregando el número de adquisición del nuevo ejemplar.
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MÓDULO DE CONSULTA REVISTAS
Consulta revistas:
Seleccione el campo donde deseé realizar la búsqueda y le aparecerá la siguiente
pantalla.
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Presione Mostrar Ficha para desplegar la información y se mostrará la siguiente
pantalla.
En esta pantalla puede elegir que se muestre la información como ficha, tabla o
personalizado.
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MÓDULO DE INVENTARIO
Con el módulo de inventario podrá verificar las existencias reales de su acervo
monográfico contra lo que tiene capturado en la base de datos de SIABUC. Este
módulo se diseñó para que este proceso se realice en etapas y en diferentes
sesiones.
De manera general podemos esquematizar el proceso de inventario en los
siguientes pasos:
1. Iniciar el inventario
2. Capturar los ejemplares existentes del acervo. Este proceso se puede
realizar por varios usuarios a la vez, durante varios días o sesiones hasta
terminar de registrar todos lo libros.
3. Generar reportes de libros perdidos para detectar materiales
posiblemente extraviados.
4. Cuando ya no se tengan mas libros por capturar, se debe Cerrar el
inventario. Esta acción sólo la puede realizar la misma persona que inició el
inventario (se recomienda que sea el responsable de la biblioteca con clave
de Administrador)
5. Depurar la base de datos, borrando los ejemplares reportados como
perdidos y que no fueron localizados ó también aquellas fichas que
quedaron sin existencias.
Esta es la interfaz del módulo de inventario:
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Iniciar inventario
Presione el botón de principal (iniciar un inventario nuevo). Se mostrará la
siguiente pantalla.
Presione iniciar y se exhibirá la siguiente pantalla.
Está pantalla indica que el inventario se ha iniciado, presione Aceptar para y lo
regresar a la pagina principal.
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Captura
Capture los datos que se solicitan y presione regresar.
Reportes
En este campo se puede realizar el reporte por Libros Inventariados, Base
Completa, Libros Perdidos, Existencia por Clasificación.
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Presione Generar Reporte.
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MÓDULO DE CONSULTAS POR WEB
Una de las novedades del SIABUC siglo XXI, fue la posibilidad de tener las bases
de datos en un servidor de Web disponibles para la consulta de cualquier usuario
que disponga de una conexión a Internet. Con SIABUC8, se tiene también esta
posibilidad presentándose un módulo de Web corregido y aumentado para permitir
un mejor desempeño y flexibilidad a la hora de publicar nuestros catálogos.
El módulo de Web en realidad no tiene ninguna interfaz física o visible como los
demás módulos de SIABUC8, sino que es un componente ejecutable CGI que se
instala en un servidor de web para estar atento a las peticiones de consultas de
los usuarios. Este módulo, a diferencia de los demás, funciona exclusivamente por
internet soportado por un servidor de Web y la interfaz de consulta será cualquier
navegador de internet.
Requerimientos técnicos
En primer lugar, debemos considerar el tipo de Servidor Web que se utilizará. En
general, nos referiremos como “Servidor Web” al programa o sistema que recibe y
contesta las peticiones de parte de un Navegador o Cliente Web.
Usualmente cuando hablamos de un Servidor de Web, nos referimos a una
computadora en especial que está dedicada a esa función, sin embargo, debemos
tener en cuenta que cualquier computadora conectada a Internet puede ser un
Servidor, siempre que se le coloque el software adecuado.
El sistema de consultas por Web provisto por SIABUC8 puede funcionar con
prácticamente cualquier servidor de Web que cumpla con las siguientes
consideraciones:
Que sea compatible con Windows (95, 98, NT, 2000, XP o superior);
Compatible con CGI versión 1.1 en adelante;
Que admita la ejecución de programas de 32 bits;
Que tenga instalado SIABUC8 (sólo para efectos del registro de librerías y
componentes de acceso a datos).
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Archivos necesarios para montar el catálogo en línea
Para poner el catálogo en línea, son necesarios los siguientes archivos:
1. Las bases de datos
Las base de datos contienen la información capturada, esto es, las fichas. Los
archivos indispensables para este punto son:
Archivo
Descripción
SIABUC8.MDB
Es la base de datos principal. Dentro de esta base de datos se
encuentra la totalidad de las fichas capturadas de libros, revistas y los
catálogos generales del sistema.
Esta base de datos que contiene los índices para las búsquedas por
palabra.
Esta base se genera cada vez que se indiza la base de datos por lo que
no vale la pena respaldarla, pero si es importante que exista ya que de
otro modo no serán posibles las consultas.
Esta base de datos que contiene los índices para la búsqueda de
publicaciones periódicas. Si no se cuenta con información de revistas se
puede omitir este archivo.
Esta base de datos auxiliar necesaria para el registro estadístico de
consultas y la visualización de información especial
Indizado.MDB
IndizaPP.mdb
Estadísticas.MDB
Estos 4 archivos deberán colocarse en algún directorio del servidor de Web y
sobre de ellos se harán las búsquedas. Deberá tener en cuenta las siguientes
consideraciones:
• La base de datos deberá estar indizada. Esto con el fin de que los archivos de
índices estén actualizados;
• Las consultas por Web se pueden realizar directamente sobre la base de datos
de la instalación de SIABUC, es decir, se pueden consultar y capturar fichas al
mismo tiempo. No obstante, es muy recomendable que para las consultas por
Web se utilice una copia de la base (de estos 4 archivos), con el fin de tener
mayor control sobre la seguridad y los privilegios de los usuarios, además de
que de este modo no habrá conflictos al momento de realizar los indizados
periódicos correspondientes.
2. Página Web de consultas
Esta página podrá llevar el nombre que usted elija y normalmente tendrá una
extensión .HTM o bien .HTML deberá colocarse en una carpeta dentro de lo que
es la estructura de Web instalada. Por ejemplo, podría llamarse DEFAULT.HTM y
se colocaría dentro de la carpeta C:\INETPUB\WWWROOT; Una vez ahí, se puede
visualizar dicha página por medio del navegador, entrando a la dirección
http://127.0.0.1/. Para que un usuario externo la vea, deberá teclear la dirección
IP de su computadora, por ejemplo http://148.213.21.24, o el nombre del servidor
que tenga asignado.
Esta página Web de consultas, tiene las siguientes consideraciones:
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•
•
116
Deberá crearla una persona que tenga conocimientos sobre HTML;
Es personalizada, cada institución podrá diseñarla a su gusto y con la
apariencia que desee, incluso puede agregar los encabezados, el logotipo de
su institución y/o las imágenes que desee sin ningún problema.
3. Archivo de configuraciones de Salida
El archivo de configuraciones de salida al igual que la página Web de Consultas
tiene que ser creado de preferencia por el mismo diseñador de la página. El CDROM de SIABUC8 encontrará una carpeta que contiene algunos ejemplos de
Archivos de configuraciones dentro de la misma carpeta \WEBS8\ y tienen la
extensión CFG.
4. El archivo ejecutable Web_S8.EXE.
Se trata de un programa CGI, es decir, es un programa que tiene como objetivo
realizar algún tipo de interacción a través del Web. Este programa, está diseñado
con el “kernel” del módulo de consultas de SIABUC8 y es el que realiza las
consultas y muestra los resultados de las mismas al usuario, todo a través de una
página Web. Dicho ejecutable se encuentra dentro del CD-ROM de SIABUC siglo
XXI dentro de la carpeta \WEBS8\.
Pasos para montar las consultas de SIABUC en el Web
Los siguientes cuatro pasos están orientados a colocar una base de SIABUC8 a
consultas a través de una página Web comenzando desde cero. Estos pasos son
los que, básicamente, deberemos efectuar por cada base de datos que queramos
montar (nótese la excepción que se menciona en el paso dos).
Sin embargo, antes de proceder, deberemos tener en cuenta las siguientes
consideraciones:
•
•
•
•
•
Deberemos tener lista una base de datos de SIABUC 8 que contenga la
información (Fichas), dicha base de datos deberá estar indizada;
El servidor de Web debe estar correctamente instalado y funcionando (Puede
ser el Apache, PWS, IIS, OmniHTTPd o cualquier otro);
Será necesario algún editor de textos, el cual utilizaremos para crear o
modificar tanto el archivo de configuraciones como la página Web. Para este
efecto podemos utilizar el bloc de notas de Windows (Notepad);
Necesitaremos el CD-ROM original de SIABUC 8 donde vienen los archivos
CFG y Web_S8.exe;
Será necesario tener al menos conocimientos básicos del formato HTML.
Paso 1: Primero copiaremos la base de datos junto con los archivos de los índices
a una carpeta dentro de la computadora donde está el Servidor de Web.
Esta carpeta puede ser cualquiera, de preferencia crearemos una nueva carpeta
para colocar ahí las bases de datos, por ejemplo, creamos una carpeta nueva en
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117
el directorio raíz del disco duro C: y la llamaremos BASESWEB (puede llevar
cualquier otro nombre que usted desee).
Hecho esto, procedemos a copiar los archivos que constituyen la base de datos e
índices: SIABUC8.MDB, INDIZADO.MDB, INDIZAPP.MDB y
ESTADÍSTICAS.MDB.
Estos archivos los tomaremos del directorio donde se instaló el SIABUC8, el cual
suele encontrarse en: C:\Archivos de Programa\siabuc8\
NOTA: En caso de que se trate de un servidor bajo Windows NT, 2000 o XP
Professional, deberemos asegurarnos que dicha carpeta tenga los privilegios
necesarios para que sea accesible por el CGI de consultas, serán necesarios tanto
los derechos de escritura como de lectura.
Paso 2: Copiamos el programa de consultas (el CGI) al Directorio de Ejecución
correspondiente dentro del Servidor Web. Esto solo se hace una vez, de manera
que si ya se había copiado previamente (tal vez al montar otra base en el Web)
entonces no será necesario copiarlo nuevamente.
El Directorio de Ejecución, puede cambiar según el servidor de Web que estemos
utilizando, la manera más segura de averiguar el directorio sería entrando a la
sección de propiedades u Opciones Avanzadas del servidor instalado.
NOTA: Después de utilizar alguna de las versiones de actualización de SIABUC8,
también deberá de actualizar el módulo CGI con la nueva versión, en este caso
busque en el directorio de trabajo de SIABUC la nueva versión de web_s8.exe
Paso 3: Se debe crear una página en HTML que contenga un formulario de
consultas. Esta página será la que el usuario vea al entrar a la página. En esta
página estarán también las cajas de texto donde el usuario introduce lo que va a
buscar.
Podemos utilizar alguna de las páginas de ejemplo que vienen en el CD-ROM de
SIABUC, con el objetivo de rápidamente tener nuestro catálogo en línea, aunque
sería conveniente que posteriormente la modificáramos hasta adaptarla a la
presentación que queramos que tenga nuestro sitio.
Paso 4: Crear y personalizar el archivo de configuraciones de salida, dicho
archivo, es el que le dice al programa de búsqueda el formato que van a tener los
registros que se muestran como resultado de una consulta.
Este archivo tiene la extensión CFG, aunque esto es solamente por convención,
ya que en realidad puede funcionar sin importar la extensión que tenga. De
cualquier manera, es recomendable conservarlo con la extensión CFG,
simplemente por cuestiones de organización.
El archivo CFG, está estructurado de acuerdo a un formato específico que se verá
más adelante. De cualquier manera, si lo desea, puede revisar los ejemplos
contenidos dentro del CD-ROM de SIABUC8 para familiarizarse con la estructura
manejada por estos archivos.
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118
La ubicación del archivo de configuraciones de salida (CFG) será preferentemente
en la misma carpeta donde se encuentre el programa CGI (Web_S8.exe), y puede
ser nombrado a gusto del diseñador.
El archivo CFG es un archivo de texto plano por lo que podemos utilizar cualquier
editor de textos como el Bloc de Notas de Windows para visualizarlo o modificarlo,
como se muestra en la siguiente figura:
NOTA: Puede haber más de un archivo CFG para la consulta de una misma base
de datos, y dependiendo del que se active, será la presentación en que el usuario
final verá los registros consultados.
Estructura de la Página Web de consultas
La página Web de consultas, es una página hecha 100% en formato HTML, ésta
página puede diseñarse por medio de un Editor de Páginas especial, o bien, si ya
se tiene más experiencia en HTML, puede hacerse directamente en código fuente.
Esta página puede contener cualquier cantidad de imágenes, texto, ligas y
elementos característicos de las páginas Web convencionales, pero en algún lugar
de la página, deberá de existir un formulario de consultas. Es decir, un lugar en
donde el usuario que visita nuestra página puede introducir ciertos datos
relacionados con la información que desea consultar. Éstos datos son tomados
como elementos de búsqueda y son aplicados a la base de datos y finalmente los
registros o fichas encontrados le son presentados como otra página Web.
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Cuando estemos viendo el código fuente de una página diseñada para las
consultas de SIABUC8, nos mostrará el código HTML que conforma dicha página,
de entre todo ese código, en algún lugar debe de aparecer una sección parecida a
la siguiente:
<form action="/cgi-bin/Web_S8.EXE" method=”post”>
LIBRE:
<input type="text" name="txtLIB">
TITULO:
<input type="text" name="txtTIT">
AUTOR:
<input type="text" name="txtAUT">
TEMAS:
<input type="text" name="txtTEM">
<input type="submit" name="submit" value="Buscar">
<input type="reset" name="reset" value="Limpiar">
<input type="radio" name="FormatoFicha" value="1">Catalográfica
<input type="radio" name="FormatoFicha" value="0">Bibliográfica
<input type="hidden" name="Cantidad" value="10">
<input type="hidden" name="FichaINI" value="1">
<input type="hidden" name="ACERVO" value="LIBROS">
<input type="hidden" name="ArchivoCFG" value="Libros1.CFG">
</form>
Este código deberá de aparecer invariablemente en todas las páginas de
consultas de SIABUC, aunque, por cuestiones de formateo y estética, puede estar
mezclado con más códigos HTML cuya finalidad es solamente cambiar la
apariencia de la página.
Este código mencionado nos genera algo que es conocido comúnmente como un
Formulario.
El objetivo de los formularios es proporcionar un espacio en donde la persona que
visita la página Web pueda introducir información para que después un programa
CGI la procese y devuelva otra página como respuesta.
Un formulario siempre tiene asignado un evento o acción, en nuestro caso, la
acción es precisamente ejecutar una búsqueda. Así pues, la primera línea de
código, tiene 2 objetivos: el primero es especificar que se trata de un formulario,
esto se hace con la instrucción <FORM>, el segundo objetivo es indicarle al
formulario quien se va a encargar de hacer la acción (es decir, la búsqueda) En
nuestro ejemplo, se le debe de indicar el nombre y ubicación del programa CGI de
consultas, esto es el Web_S8.EXE y se le indica del siguiente modo:
<Form action="/cgi-bin/Web_S8.EXE" method=”post”>
También se utilizan parámetros o variables que necesita el CGI de SIABUC, estos
se pasan usando controles ocultos (hidden), como los siguientes:
<input type="hidden" name="Cantidad" value="10">
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<input type="hidden" name="FichaINI" value="1">
<input type="hidden" name="ACERVO" value="LIBROS">
<input type="hidden" name="ArchivoCFG" value="Libros1.CFG">
En estos cuatro controles le estamos informando que Cantidad será igual a 10. La
variable Cantidad es la que indica cuantos registros van a aparecer en cada
pantalla como resultado de la búsqueda. Es decir si al realizar la búsqueda se
encuentran 250 fichas, se mostrarán las primeras 10 únicamente, y se desplegará
además, un botón que al presionarlo mostrará las siguientes 10.
La siguiente variable es FichaINI, la cual siempre deberemos de mantenerla con
un valor de “1” lo cual le indica que cuando encuentre algún grupo de fichas
(después de realizar la búsqueda), siempre nos las muestre a partir de la primera.
Enseguida tenemos la variable ACERVO, la cual puede tener uno de cuatro
valores que son: “LIBROS”, “REVISTAS”, “ARTICULOS” o “CATALOGOS”.
Esta variable es la que determina sobre cual de las bases de datos de SIABUC
siglo XXI se va a realizar la búsqueda, y corresponden respectivamente a: La base
principal de libros, La base de Revistas, La base de Analíticas de Revistas, Los
catálogos del sistema.
Por último, la variable ArchivoCFG es el enlace o relación hacia el Archivo de
configuraciones de Salida. Esta variable pretende informar al Web_S8.EXE del
nombre (y la ubicación) del archivo CFG que va a utilizar. Esto es importante
porque puede haber más de un archivo CFG en el mismo directorio. Es
recomendable que el archivo CFG se encuentre en la misma carpeta que el
programa Web_S8.EXE, para que de este modo, baste simplemente con pasarle
el nombre del programa, en caso de que se encuentre en otra dirección, será
necesario que se especifique la ruta de acceso completa. Por ejemplo
“C:\CFGS\Libros.CFG” (Nótese que es una Ruta tipo MS-DOS y no una ruta de
Internet).
Estructura del archivo de configuraciones de salida (CFG)
El archivo de configuraciones de salida, es un documento que le dice al programa
Web_S8.EXE como es que debe presentar, tanto la página con los resultados de
la búsqueda, como las fichas encontradas.
Este documento está formado por 8 secciones, cada una de las secciones forma
una parte de la página Web con los resultados de la consulta. Las ocho secciones
son las siguientes:
BASE: { }
NOENCONTRADO: { }
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ERROR: { }
ENCABEZADO: { }
ENCABEZADO2: { }
SEPARADOR: { }
FINAL: { }
FORMATO: { }
Cada sección debe contener dentro de las llaves { } una sección de código HTML
y este código HTML se va a utilizar para formar la página que el visitante de
nuestra página va a ver.
Ejemplo de un archivo de configuración de salida completo:
BASE:
{C:\BASES_SIABUC8\}
NOENCONTRADO:
{
<h1>No se encontraron registros</h1>
}
ERROR:
{
<h1>Error de sintaxis</h1>
}
ENCABEZADO:
{
<body> <h1>SIABUC8</h1>
}
ENCABEZADO2:
{
<center>Se encontraron <!TOTAL!> registros.</center>
}
SEPARADOR:
{
<HR>
}
FINAL:
{
Final de la página.
</body>
}
FORMATO:
{
<center>
<table border=1><tr><td>
<pre>
<!FICHA!>
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</td></tr></table> </pre>
</center>
}
La primera sección es la sección BASE, que indica el programa de consultas
donde está ubicada la base de datos que va a consultar, por ejemplo:
BASE:
{C:\BASES_SIABUC8\}
La palabra BASE seguida de los dos puntos debe de ir en una sola línea;
enseguida entre las llaves, se coloca la ruta en donde se encuentra la base de
datos. Solamente se indica el directorio en donde están las bases de datos ya que
el programa de consultas “ya sabe” que archivos va a tomar. Esta es la única
sección que no está formada por código HTML.
La segunda sección es la sección NOENCONTRADO, esta sección contiene entre
dos llaves { } el código HTML que un usuario va a ver en el caso de que no
hubiera ninguna ficha como resultado de la búsqueda que realizó. Ejemplo de una
sección NOENCONTRADO:
NOENCONTRADO:
{
<h1>No se encontraron registros</h1>
}
En esta sección, al igual que en las siguientes, se puede colocar cualquier
cantidad de código HTML, se pueden utilizar varias líneas para poner dicho
código, siempre y cuando todo se encuentre en medio de las dos llaves { }, pero
dentro de ese código, no puede existir la llave que cierra “}” ya que esto
ocasionaría que se terminara la sección y se ignorara el resto del código a partir
de ahí.
La tercera sección es la de ERROR, y contiene el código que el usuario verá
cuando cometa un error de sintaxis al introducir su expresión de búsqueda, un
ejemplo podría ser el siguiente:
ERROR:
{
<h1>Error de sintaxis</h1>
<h2>Verifique su expresión de búsqueda.</h2>
}
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En esta sección podría ponerse información acerca de los operadores, o alguna
ayuda acerca de cómo debe de hacer sus consultas. Puede por ejemplo transcribir
la información que aparece en la ayuda del módulo de consultas.
La cuarta sección es la sección de ENCABEZADO, esta sección es la que forma el
inicio de la página Web de los resultados. Esta sección de ENCABEZADO es lo
primero que va a aparecer en la página de resultados, independientemente de que
haya o no fichas, este encabezado aparecerá siempre, aún cuando haya ocurrido
un error de sintaxis, o que no se hayan encontrado fichas. Ejemplo de la sección
ENCABEZADO:
ENCABEZADO:
{
<body>
<h1>SIABUC8</h1>
}
Usualmente en esta sección aparece la etiqueta BODY, por lo que es posible
declarar una imagen de fondo para toda la página (puede verificar alguna
referencia sobre la sintaxis de <BODY>). Además, en esta sección se ponen los
datos generales de la institución, logotipo y cualquier información que se desee
que aparezca siempre al inicio de la página.
La quinta sección, es la sección de ENCABEZADO2. Es parecida a la anterior ya
que aparece al inicio de la página. Sin embargo, aparecerá después de la anterior
y solamente cuando si se hayan encontrado fichas; es decir, si al hacer la
búsqueda no se encontró ninguna ficha, entonces No aparecerá esta sección, sino
que en lugar de ella parecerá la de NOENCONTRADO. Ejemplo de la sección
ENCABEZADO2:
ENCABEZADO2:
{
<center>Se encontraron <!TOTAL!> registros.</center>
}
En esta sección se pueden utilizar una serie de etiquetas especiales que tienen
como objetivo colocar alguna información especial. En el ejemplo mostrado se ve
una de estas etiquetas, cuando se formé la página de resultados, no se verá la
etiqueta <!TOTAL!>, en lugar de ella aparecerá un número que corresponderá
con el total de fichas encontradas.
Estas etiquetas no se cierran como la mayoría de las etiquetas de HTML.
Las etiquetas especiales válidas para esta sección son las siguientes:
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Significado
<!TOTAL!>
Inserta un número con el total de fichas encontradas.
<!CANTIDAD!>
Inserta el total de fichas mostradas (fichas por página)
<!DESDE!>
Inserta el número de la primera ficha que se está mostrando
en esta página.
<!HASTA!>
Inserta el número de la última ficha que se está mostrando en
esta página.
<!DESDEANTERIOR!> Inserta el número de la primera ficha que se mostró en la
página anterior (en caso de que ya se haya avanzado a la
siguiente página de resultados).
<!DESDESIGUIENTE!> Inserta el número de la primera ficha que corresponda a la
página siguiente (en caso de que no se alcancen a ver en una
sola página todas las fichas encontradas).
<!NOFORMATO!>
Inserta un número que corresponde al tipo de ficha que se
está mostrando (1 sí catalográfica, 0 sí bibliográfica)
<!TXTLIB!>
Inserta una cadena que contiene lo que el usuario puso en la
caja de texto correspondiente a la Búsqueda Libre.
<!TXTTIT!>
Inserta una cadena que contiene lo que el usuario puso en la
caja de texto correspondiente a la Búsqueda por Título.
<!TXTAUT!>
Inserta una cadena que contiene lo que el usuario puso en la
caja de texto correspondiente a la Búsqueda por Autor.
<!TXTTEM!>
Inserta una cadena que contiene lo que el usuario puso en la
caja de texto correspondiente a la Búsqueda por Temas.
<!TXTISBN!>
Inserta una cadena que contiene lo que el usuario puso en la
caja de texto correspondiente a la Búsqueda por ISBN.
<!TXTEDIT!>
Inserta una cadena que contiene lo que el usuario puso en la
caja de texto correspondiente a la Búsqueda por Editorial.
<!TXTSER!>
Inserta una cadena que contiene lo que el usuario puso en la
caja de texto correspondiente a la Búsqueda por Series.
<!TXTCLAS!>
Inserta una cadena que contiene lo que el usuario puso en la
caja de texto correspondiente a la Búsqueda por Clasificación.
Etiqueta
La sexta sección es la llamada SEPARADOR, en ésta como su nombre lo dice, se
coloca un separador de fichas, esto quiere decir que si en la búsqueda se
encuentran 4 fichas, este código se pondría “entre ficha y ficha”. En éste se puede
poner alguna imagen que separe cada registro. Un ejemplo de esta sección sería:
SEPARADOR:
{
<HR>
}
El separador se inserta después de cada ficha desplegada.
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125
La séptima sección es la sección llamada FINAL, y esta sección contiene el código
HTML que forma el final de la página de resultados, esta sección, al igual que la
sección de ENCABEZADO siempre aparece en la página, independientemente de
los resultados obtenidos en la consulta. Ejemplo de la sección de FINAL:
FINAL:
{
</body>
}
En esta sección se suele cerrar el <BODY> con </BODY> y tal vez hasta el
<HTML> con </HTML>, también en esta sección se puede poner una liga o enlace
de “Regresar” el cual nos mande de regreso a la página de consultas o hasta una
página principal.
En esta sección además, se pueden incluir las mismas etiquetas que en la sección
de ENCABEZADO2.
La última sección del archivo de configuraciones de salida es la sección de
FORMATO, esta sección es la que define como van a aparecer las fichas que se
encontraron con la consulta, en esta sección es en la que tienen más importancia
las Etiquetas Especiales,
Las etiquetas especiales válidas para esta sección son:
Significado
<!FICHA!>
Inserta una ficha Catalográfica o Bibliográfica (Según se haya
especificado en el Formulario de Captura de la página Web).
La ficha se inserta como texto plano, por lo que puede verse
desfasada, para corregir esto, se puede poner en medio de una
etiqueta <pre>. Ejemplo: <pre><!FICHA!></pre>
<!CLASIFICACION!> Inserta la clasificación correspondiente a la ficha, busca la
clasificación por default, en cualquiera de las etiquetas de
clasificación manejadas por SIABUC.
<!NFICHA!>
Inserta un número correspondiente al Número de Ficha.
<!PFICHA!>
Inserta un número correspondiente al Número de Ocurrencia,
es decir, el número consecutivo dentro de las fichas
encontradas.
<!TOTAL!>
Inserta un número con el total de fichas encontradas.
<!CANTIDAD!>
Inserta el total de fichas mostradas (fichas por página)
<!DESDE!>
Inserta el número de la primera ficha que se está mostrando en
esta página.
<!HASTA!>
Inserta el número de la última ficha que se está mostrando en
esta página.
Etiqueta
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Ejemplo de un archivo de configuración sencillo
Un ejemplo de la sección FORMATO:
FORMATO:
{
<center>
<table border=1><tr><td>
<pre>
<!FICHA!> </pre>
</td></tr></table>
</center>
}
En este ejemplo, cada ficha se pone dentro de un marco (tabla), el cual aparece
centrado en la página. Esto produciría una ficha con una presentación parecida a
Aparte de la etiqueta <!FICHA!>, contamos con otra etiqueta especial para colocar
la información de la ficha en nuestra página Web, esta etiqueta es la siguiente:
Etiqueta
<!#XXX!>
Significado
Inserta el valor de una etiqueta. Donde XXX representa el
número de la etiqueta dentro del Código MARC.
Por ejemplo, si se pone <!#100!> se insertaría el Autor
Personal de la ficha, ya que el 100 corresponde al autor
personal, de ese modo se puede extraer por separado cada
elemento de la ficha.
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Y a continuación se presenta un ejemplo de una sección FORMATO que utiliza
esta etiqueta:
FORMATO:
{
<b>Título: </b> <!245!> <br>
<b>Autor: </b> <!100!> <br>
<b>Editorial: </b> <!260!> <br>
<b>Descripción física: </b> <!300!> <br>
<b>Notas Generales: </b> <!260!> <br>
}
La apariencia del resultado sería:
En la ficha del ejemplo anterior, una de los datos que se eligió, fue Notas
Generales (Etiqueta 500 de MARC), sin embargo, resultó que la ficha
seleccionada no contenía información, y por este motivo, aparece en la página
Web solamente el mensaje de “Notas Generales:” pero sin información, lo cual en
algunos casos puede resultar engañoso o simplemente tener mala apariencia,
para solucionar esto, se cuenta con una variante de la etiqueta <!#xxx!> que es el
siguiente:
<!#:”mensaje<E>mensaje”:xxx!>
En donde xxx representa, al igual que en el anterior, el número MARC de la
etiqueta que queremos presentar, y lo que se encuentra entre comillas (“”), es lo
que se va a imprimir en la página Web, pero se va a imprimir únicamente cuando
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la etiqueta XXX contenga alguna información, de lo contrario, no aparecerá nada
de lo especificado en esa etiqueta.
Por otro lado, las palabras mensaje que aparecen dentro de las comillas,
representan cualquier información que se desee poner en la página, y antes de
que esta información se procese, el sistema reemplaza cualquier elemento <E>
por el contenido de la etiqueta XXX.
Por ejemplo, para corregir el problema visto anteriormente de las notas Generales,
pondríamos:
<!#:”<b>Notas Generales:</b> <E>”:500!>
Y entonces, si la etiqueta MARC 500 contiene información, entonces aparecerá la
leyenda completa y en caso contrario, no aparecería ninguna información
evitándose la mala apariencia anteriormente expuesta.
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129
¿Cómo podemos obtener más ayuda?
Existen varias instancias donde un usuario de SIABUC puede obtener ayuda o
más información para resolver algún problema con su SIABUC8, estas alternativas
son:
Usar la ayuda integrada del sistema,
Leer el manual del usuario,
Comunicarse con Soporte Técnico,
Adquirir el libro “Automatización de bibliotecas con SIABUC”
Todos los módulos de SIABUC cuenta con la opción de ayuda en línea, misma
que está relacionada con el tópico o sección del módulo que se esté utilizando en
ese momento.
La segunda alternativa es leer el “manual del usuario de SIABUC”, el cual viene
contenido en el CD-ROM y está disponible en el tradicional formato de MS Word.
Este documento puede ser visto en pantalla o impreso para tenerlo como una
referencia en papel siempre a la mano. Este documento es de un poco más de
130 páginas impresas en tamaño carta.
Y también para casos más especiales puede hacer uso de nuestro servicio
gratuito de Soporte Técnico. Este servicio se brinda en horas de oficina
generalmente mediante la asistencia telefónica o vía correo electrónico.
El Soporte Técnico que se brinda se realiza de manera directa y personalizada y
será atendido por nosotros mismos, quienes estamos en constante comunicación
con nuestros usuarios y gracias a ellos SIABUC ha seguido evolucionando
constantemente.
¿Cómo reportar fallas a Soporte Técnico?
Preferimos indudablemente la comunicación vía correo electrónico puesto que por
este medio podemos tenemos un documento que sirva de historial de cada caso y
para cada institución, le daremos algunas recomendaciones para que las incluyan
en su mensaje de correo cuando nos describan la problemática a resolver:
¿Qué versión tienen de SIABUC?
¿Está actualizado y que versión de actualización tiene?
¿En que consisten las fallas presentadas en SIABUC?
¿Mostraba algún mensaje de error?
¿Qué número y que descripción tenía este mensaje de error?
¿Qué características tiene la PC donde lo tienen instalado?
¿En qué directorio se encuentra instalado?
¿Qué módulos de SIABUC utilizan?
¿Cuántas fichas tenían capturadas en Análisis?
¿De qué tamaño son las bases de SIABUC?
¿Cómo tienen configurado su SIABUC?, etc..
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130
y claro añadir sus datos personales que nos permitan identificar claramente al
usuario como:
nombre completo,
institución que representa,
departamento,
email y país de origen.
Más Información sobre SIABUC
Para establecer convenios, programación de eventos, cursos, pasantías o
asesorías técnicas personalizadas, dirigirse a:
Dra. Evangelina Serrano Barreda
Dirección General de Servicios Bibliotecarios
Biblioteca de Ciencias
Universidad de Colima
Av. Gonzalo de Sandoval 444
CP 28040 Colima, Colima, México
Tel: (52) (312) 316-1121 Ext. 49001
TelFax: (52)(312) 316-1121 Ext. 49002
email: [email protected]
Página web:
http://www.ucol.mx/acerca/coordinaciones/CGSTI/desarrollo/
Para cuestiones de Soporte Técnico
MC. J. Román Herrera Morales
Departamento de SIABUC
Biblioteca de Ciencias
Dirección General de Servicios Bibliotecarios
Universidad de Colima
Av. Gonzalo de Sandoval # 444
CP. 28040 Colima, Colima, México
Tel: 52 (312) 31 6-11-21 Ext. 49004
TelFax: 52 (312) 31 6-11-21 Ext. 49002
Email: [email protected]
Página web: http://siabuc.ucol.mx/
Comercialización y Ventas
Comercializadora Universidad de Colima
email: [email protected]
http://comerci.ucol.mx/
Alfonso Sierra Partida # 314
Col. Jardines Vista Hermosa
CP. 28016 Colima, Colima, México
Tel / Fax (52) (312) 313-84-84
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Manual de SIABUC8. Cuarta Edición 2005
El libro “Automatización de bibliotecas con SIABUC”
Para allegarse información técnica más precisa adquiera el libro de SIABUC8
mismo que fue escrito en 2004 por el equipo de desarrollo de SIABUC8.
Información adicional:
Vea la tabla de contenido.
Información sobre los autores.
Si está interesado en mayor información o
alguna promoción por compras de mayoreo
por favor contacte a la
Dra. Evangelina Serrano Barreda.
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