JMJ CRACOVIA 2016 Instrucciones para la inscripción de los

JMJ CRACOVIA 2016
Instrucciones para la inscripción de los peregrinos
¡Bienvenidos al sistema de inscripción en la JMJ de Cracovia 2016!
Antes de comenzar el proceso de inscripción, os pedimos que leáis
atentamente estas sencillas instrucciones.
Observación preliminar
La inscripción de los peregrinos se realizará por grupos; cada grupo será
coordinado y representado por un responsable y un vicerresponsable,
necesariamente mayores de edad. Está prevista, a parte, una específica
inscripción individual sólo para los obispos y los voluntarios (ver apartado
especial en esta página de inicio).
El grupo de edad indicativo para participar en la JMJ es de 14-30 años 1. La
custodia de cada uno de los menores de edad se encomendará a una
persona mayor de edad considerada suficientemente madura y
responsable, previa autorización escrita de los padres o del tutor legal del
menor (cada responsable podrá tener bajo su custodia un máximo de 10
participantes menores de edad). El documento de autorización de los
padres o del tutor legal está disponible en la segunda fase de inscripción
(el responsable de los menores de edad tendrá que llevar consigo esta
autorización durante todos los eventos principales de la JMJ).
El procedimiento de inscripción de los grupos de peregrinos se desarrolla
en dos fases: Fase 1 y Fase 2.
1
Las Conferencias Episcopales y los Movimientos, Asociaciones y Comunidades pueden señalar en cualquier
caso un grupo de edad diferente para los jóvenes que participan en la JMJ en el ámbito de su organización.
Fase 1:
En la primera fase de inscripción, será posible incluir en cada grupo entre
1 y 5.000 participantes (el llamado “macrogrupo”).
El responsable del grupo tendrá que rellenar, en todas sus cuatro partes,
el formulario de color azul disponible en esta página Internet
(register.wyd.va). Para que los grupos se puedan inscribir con mucha
antelación, se pedirán en esta primera fase sólo algunos datos generales:
proveniencia del grupo, nombre y dirección del responsable, número
previsto de participantes, lengua, etc.; no se pedirán contribuciones de
ningún tipo.
Todas las organizaciones – desde las conferencias episcopales, los
movimientos, asociaciones y comunidades, a las diócesis y parroquias –
tendrán que utilizar esta primera fase para anunciar su intención de
participar en la JMJ e indicar a modo orientativo el número total de
peregrinos, para que el Comité Organizador Local (COL) de Cracovia
pueda preparar en modo adecuado tanto las estructuras de acogida como
las sedes de los eventos.
Se podrán inscribir no sólo grandes grupos organizados, sino también
pequeños grupos espontáneos o peregrinos individuales, pero siempre
utilizando el mismo formulario de inscripción; no obstante, es preferible
que los grupos muy pequeños o los peregrinos individuales se inscriban
en grupos ya organizados a nivel parroquial, diocesano u otro.
Además, está prevista la inscripción de grupos “internacionales”, con
peregrinos provenientes de diversas naciones que desean participar
juntos en la JMJ.
Al final de esta primera fase de inscripción se entregará una cuenta con la
que el responsable (o el vicerresponsable) del grupo podrá acceder a un
área reservada para poder completar o modificar los datos ya
introducidos, pero podrá, sobre todo, iniciar una segunda fase de
inscripción, después de que su ficha haya sido convalidada por el COL (tal
convalidación necesitará un tiempo máximo de 3 días).
Importante: puesto que la entrega de la cuenta y las comunicaciones
sucesivas se realizarán por correo electrónico, es fundamental que el
responsable introduzca correctamente su correo electrónico (no Correo
Electrónico Certificado) y que en seguida controle su correo,
comprobando que los mensajes recibidos no se hayan archivado en la
casilla Spam.
Fase 2
Si el grupo inscrito en la primera fase no supera los 150 participantes, el
responsable podrá, desde la propia área reservada, decidir si para la
segunda fase de inscripción quiere continuar como grupo único,
confirmando o modificando los datos introducidos inicialmente y
añadiendo informaciones más específicas.
De lo contrario, el responsable tendrá que dividir los peregrinos en
diferentes subgrupos, cada uno compuesto de no más de 150 personas y
con su propio responsable y vicerresponsable. Para poder efectuar esta
operación, tendrá que disponer del nombre, apellido y Email correcto del
responsable y vicerresponsable de cada uno de los subgrupos (sólo uno
de los subgrupos podrá tener el mismo responsable y/o vicerresponsable
indicado en la Fase 1). La activación de los subgrupos se podrá realizar
también en diferentes momentos conforme vaya obteniendo los datos
necesarios.
A cada subgrupo se le asignará una cuenta, para acceder a su propia área
reservada, y un código de registro, que a partir de ese momento tendrá
que citarse como referencia en todas las comunicaciones con el COL de
Cracovia y el Consejo Pontificio para los Laicos (CPL), inclusive el objeto
de las transferencias y los pagos.
Los formularios (de color verde) con la solicitud de datos más específicos,
que se deben completar en la segunda fase de inscripción, los podrá
cumplimentar directamente el responsable del subgrupo o el responsable
del macrogrupo de pertenencia, accediendo a su área reservada. El
responsable tendrá que elegir también el “paquete del peregrino”
(http://www.krakow2016.com/es/paquete-del-peregrino) más adecuado
a las necesidades del subgrupo (con o sin alojamiento, con o sin comidas,
etc.) y encargarse de pagar la respectiva contribución mediante una
transferencia bancaria o una tarjeta de crédito, según las indicaciones
que se proporcionarán durante el proceso. Se pedirá además una
donación de 10 Euros por persona para el Fondo de Solidaridad, para
permitir que jóvenes de países más desfavorecidos puedan participar en
la JMJ. En esta segunda fase también es posible efectuar la inscripción
como grupo “internacional”.
Cada subgrupo tendrá que caracterizarse por la misma modalidad de
participación en la JMJ (mismas fechas de llegada y partida, elección de
un único “paquete del peregrino”). El COL de Cracovia hará lo posible por
asignar a cada subgrupo una única sede de catequesis y, en caso de
solicitar un alojamiento, un único alojamiento o en la misma zona.
Para facilitar la organización y la acogida, se pedirán algunos datos
específicos que conciernen a los sacerdotes, las personas con
discapacidad y los peregrinos que necesitan un visado para el ingreso en
Polonia. Por cada menor de edad presente en el grupo, el responsable
tendrá que descargar del sistema un formulario de autorización, que
deberán firmar sus padres o tutores legales.
Después de haber completado la inscripción y el pago de las
contribuciones para los paquetes, el responsable (o el vicerresponsable)
podrá imprimir un recibo que deberá presentar a su llegada en Cracovia
en el punto de check-in indicado en el mismo recibo; de este modo
recibirá el “kit del peregrino” que deberá distribuir entre los miembros de
su grupo, junto a toda la documentación y el material necesarios para la
participación en la JMJ.
N.B.: El número total de participantes indicado por el responsable del
macrogrupo en la Fase 1 de inscripción tiene que ser el más exacto
posible, pero es en todo caso orientativo. Por lo tanto, si en el momento
de la Fase 2 se comprueba que hay un número inferior de peregrinos con
respecto al cálculo inicial, es posible activar un menor número de
subgrupos y/o introducir por cada subgrupo un número inferior de
peregrinos.
Por otro lado, cuando el subgrupo haya completado el pago de las
contribuciones necesarias para los paquetes del peregrino, su inscripción
será considerada concluida; por ello, eventuales solicitudes de
modificación tendrán que seguir un procedimiento establecido de
“reapertura” de la ficha.
EJEMPLOS DE INSCRIPCIÓN:
A. Grandes grupos (más de 150 personas)
Ejemplo 1: El representante de la Diócesis X rellenará el formulario de la
Fase 1 (azul) para señalar que, por ejemplo, unas 4.000 personas de su
diócesis tienen intención de ir a la JMJ, organizándose a través de grupos
parroquiales. El responsable de la diócesis tendrá que recabar en ese
momento algunas informaciones mínimas en relación a tales grupos
(nombre, apellido y Email del responsable y el vicerresponsable).
Seguidamente, mediante un área reservada designada para ello, podrá
activar para cada uno de ellos un proceso autónomo con el que podrá
efectuar la inscripción efectiva de la Fase 2 (formulario verde),
respetando el límite máximo de 150 peregrinos.
Ejemplo 2: Una conferencia episcopal, que prevea la participación de
20.000 personas de su país, señalará 4 responsables que procederán con
la inscripción de 4 macrogrupos de 5.000 personas cada uno
(preferiblemente dando a los grupos nombres que estén vinculados entre
sí, por ej. CEF 01, CEF 02, CEF 03 y CEF 04). Cada macrogrupo tendrá que
dividirse después en subgrupos que pertenezcan a diversas diócesis. El
responsable de cada macrogrupo tendrá que actuar como está indicado
en el párrafo precedente, es decir tendrá que recoger algunas mínimas
informaciones en relación a tales grupos (nombre, apellido y Email del
responsable y vicerresponsable) y activar para cada uno de ellos un
procedimiento autónomo con el que hará la inscripción efectiva en la
Fase 2 (módulo verde), respetando el límite máximo de 150 peregrinos.
En el caso de que haya diferentes subgrupos provenientes de la misma
diócesis, se aconseja utilizar nombres fácilmente vinculados entre sí (por
ej. Diócesis Milán 01, Diócesis Milán 02, etc.).
Ejemplo 3: El responsable de un movimiento, asociación o comunidad
internacional podrá señalar la participación de (por ejemplo) 1.500
peregrinos de diferentes países, indicando su conformación
“internacional”. Después tendrá que determinar los responsables y
vicerresponsables de los diferentes subgrupos y activar para cada uno de
ellos la cuenta para proceder a la Fase 2 de la inscripción, manteniendo el
límite de 150 participantes de cada uno de ellos. Cada subgrupo podrá
elegir libremente una composición nacional o internacional. También en
este caso, si se desea identificar los subgrupos como pertenecientes al
mismo movimiento o asociación, conviene que se utilicen nombres que
estén asociados entre sí (por ej. FIAC 01, FIAC 02, etc.). N.B. Para
participar en las catequesis, cada subgrupo internacional tendrá que
indicar la lengua común de la mayoría de los participantes; del mismo
modo, puesto que será posible seleccionar una única fecha de llegada y
partida, el subgrupo tendrá que indicar la fecha válida para la mayoría de
los participantes (es oportuno que las llegadas y partidas del subgrupo
sean lo más homogéneas posibles).
Evidentemente, los movimientos, asociaciones y comunidades
internacionales podrán decidir si sus grupos participan o no en el marco
de la organización del respectivo país, diócesis o parroquia.
B. Pequeños grupos (menos de 150 personas)
El responsable inscribe el grupo en la Fase 1. Si los participantes tienen la
misma preferencia de “paquete de peregrino” y las mismas fechas de
llegada y partida, el responsable puede continuar con la segunda fase de
inscripción manteniendo un único grupo. De otro modo, tendrá que
subdividir de todas maneras el macrogrupo inicial en subgrupos más
pequeños, agrupándolos según fechas de llegada y partida y preferencias
de paquete, procediendo como indicado en los párrafos precedentes.