SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

POSESIÓN – RESPONSABLES DEL TRÁMITE - REPRESENTANTE LEGAL
Concepto 2006055160-004 del 26 de febrero de 2007.
Síntesis: Si una vigilada no cuente con los cargos de secretario general o de
vicepresidente jurídico, su junta directiva deberá designar expresamente un representante
legal principal para que asuma como responsable del trámite de posesiones. No se
distingue si la ausencia o falta de designación del secretario general y/o vicepresidente
jurídico se origina porque no están contemplados dichos cargos en la entidad, o es una
situación transitoria o accidental, eventualidades donde la junta directiva debe designar
inmediatamente al responsable del mismo informando a esta Superintendencia. Se
diferencia la obligación de la entidad de informar sobre la situación de renuncia y al
registro de dicha novedad en la base de datos que lleva este Organismo. Se estableció un
plazo con la finalidad de que las instituciones vigiladas, con ocasión de las renuncias
presentadas por personas posesionadas ante esta Superintendencia, las reemplacen a la
mayor brevedad. Toda persona que ejerza, ya sea de manera permanente o transitoria, la
representación legal de una entidad vigilada debe posesionarse ante esta
Superintendencia, toda vez, que dicho representante legal es quien dirige, actúa y
compromete la sociedad.
«(…) me refiero a sus comunicaciones radicadas en esta Entidad con el número citado, en
las cuales plantea algunas inquietudes en relación con la aplicación de la Circular Externa
029 de 2006, modificatoria del Capítulo Décimo del Titulo Primero de la Circular Básica
Jurídica proferida por esta Superintendencia en materia del trámite de posesiones, las cuales
se absolverán de la siguiente manera:
1.- En primer término consulta cuál es la posición de este Organismo respecto de aquellos
casos en los cuales se presenta la renuncia y/o remoción de los cargos de vicepresidente
jurídico y/o secretario general, para efectos de determinar quiénes son los responsables de
los trámites de posesiones de una entidad vigilada ante esta Superintendencia, pues estima
que dicha situación no ha quedado comprendida dentro de la modificación del Capítulo
Décimo del Título Primero de la Circular Básica Jurídica.
Sobre el particular se considera que, por el contrario a lo expresado en su solicitud, la
eventualidad objeto de su inquietud está prevista en el citado instructivo, en cuanto allí se
señala que en caso de que una vigilada no cuente con los cargos de secretario general o de
vicepresidente jurídico, su junta directiva deberá designar expresamente un representante
legal principal para que asuma dicha función, esto es, para que sea el responsable del
trámite de posesiones.
En efecto el citado instructivo preceptúa textualmente:
“3. Funciones del responsable del trámite de posesión.
EI secretario general o vicepresidente jurídico de la entidad vigilada, o en su defecto! en
aquellas entidades que no cuenten con dichos cargos, un representante legal principal
designado expresamente para tal efecto por la Junta Directiva, será la persona responsable
de:
“Una vez firmada y transmitida la proforma a la SFC por el responsable del trámite de
posesión, se entiende que él mismo hace constar que la información allí consignada fue
revisada, coincide con los documentos suministrados por el postulado y que éstos reposan
en los archivos de la entidad.
“Es deber del responsable del trámite de posesión garantizar en todo momento la
confidencialidad de la información que conozca en desarrollo de sus funciones”.
Como se observa de la lectura del texto de la circular, en el acápite pertinente, allí no se
distingue si la ausencia o falta de designación de los cargos de secretario general y/o
vicepresidente jurídico se origina por una causa permanente, esto es, porque no están
contemplados dichos cargos en los estatutos de la entidad, o se deriva de una situación
transitoria o accidental como puede acaecer con la renuncia o remoción de la persona que
ejercía alguno de los mismos, eventualidades todas estas en las cuales necesariamente la
junta directiva de la vigilada debe designar de manera inmediata al responsable del mismo e
informarlo a esta Superintendencia, nombramiento que sólo puede recaer en cabeza de un
representante legal principal de aquella.
2.- De otra parte, expresa respecto de lo normado por el numeral 1.51 del Capítulo Décimo
del Título Primero de la Circular Básica Jurídica, que el plazo allí establecido para informar
a esta Superintendencia de las renuncias de personas que se posesionaron ante esta Entidad
(de 10 días hábiles contados a partir de la aceptación de la renuncia), debe ser contado a
partir del retiro del funcionario “(...) toda vez que éste continuará en ejercicio de sus
funciones como Representante Legal de fa entidad vigilada, hasta tanto su retiro no se haga
efectivo y posteriormente se proceda a cancelar su posesión ante los registros pertinentes en
dicha Superintendencia, y por ende del certificado de Existencia y Representación Legal de
la correspondiente entidad”.
Sobre el particular, consideramos que no resulta viable acceder a la propuesta de
modificación sugerida en tanto si se lee en su totalidad el precitado numeral 1.5.1 se
diferencia claramente la obligación a cargo de la entidad vigilada de informar sobre la
situación de renuncia y lo atinente al registro de dicha novedad en la base de datos que
lleva este Organismo que, como bien se señala en el tercer inciso del mismo numeral, sólo
procederá en caso de que la entidad no haya iniciado el trámite de posesión de la persona
que reemplace al renunciante y transcurra el período indicado en el inciso segundo (el
término señalado en los estatutos sociales o los 30 días para iniciar el nuevo trámite de
posesión), siendo para ello necesario dirigir la comunicación pertinente “C.) al Grupo de
Registro de la Superintendencia adjuntando el soporte respectivo en el cual se acredite la
fecha en que la misma fue presentada con el fin de que se actualice el registro conforme a
lo resuelto por la Corte Constitucional en Sentencia C-621 de 2003” (Inciso tercero del
numeral 1.5.1.).
3.- En punto al segundo inciso del citado numeral 1.5.1 en cuanto establece el término de
treinta (30) días corrientes, contados a partir de la fecha de presentación de la renuncia,
para que la vigilada inicie el trámite de posesión de la persona que va a reemplazar a
aquella que ha renunciado, es considerado por el FNG como muy corto en tanto “C) no
consulta la realidad de un proceso de selección efectivo para escoger una persona idónea
para ocupar dicho cargo, y en especial para seleccionar a quien vaya a desempeñar
funciones de representación legal en una entidad descentralizada por servicios del orden
Nacional, como en este caso lo es el FNG (…).
En este tema procede manifestar que el mencionado término responde al plazo observado
en las entidades vigiladas para realizar eficientemente la diligencia de reemplazo de una
persona que ejerza algún cargo respecto del cual deba obtenerse posesión ante este
Organismo.
Igualmente, dicho plazo fue establecido con la finalidad de que las instituciones vigiladas,
con ocasión de las renuncias presentadas por personas posesionadas ante esta
Superintendencia, las reemplacen a la mayor brevedad, en la medida en que por el interés
público que encarna la actividad desarrollada por las vigiladas siempre deben contar con la
plena operancia de sus árganos, sean estos directivos, administrativos o de control, pues de
lo contrario podría dificultar su funcionamiento o, incluso, en algún evento provocar su
parálisis temporal en la realización de sus funciones.
4.- De otra parte en cuanto a su propuesta de modificar el citado instructivo para exceptuar
del requisito de posesión ante esta Superintendencia a aquellos empleados públicos que
sean encargados de las funciones de representación legal de una entidad financiera estatal,
en los casos de vacancia temporal o absoluta, pues en su sentir el régimen de encargos en la
función pública tiene una especial naturaleza y características, es de indicar que tal
posibilidad debe devenir de una disposición legal que así lo consagre.
En efecto, de la lectura de los artículos 74 y 326, numeral 2, letra g del Estatuto Orgánico
del Sistema Financiero (modificado por el artículo 75 de la Ley 795 de 2003), norma de
orden público de carácter especial y de obligatoria observancia para los vigilados, se ha
encomendado a esta Superintendencia la función de “C..) posesionar y tomar juramento a
los directores, administradores, representantes legales, re visores fiscales, a los funcionarios
a que hace referencia el inciso primero del numeral 3 del artículo 102 del presente Estatuto,
y en general a quienes tengan la representación legal de las instituciones vigiladas, excepto
los gerentes de sucursales (...).
En tal sentido, a voces de lo afirmado por la entonces Superintendencia Bancaria en oficio
2005022936-2 del 11 de agosto de 2005 “(...) toda persona que ejerza, ya sea de manera
permanente o transitoria, la representación legal de una entidad vigilada debe posesionarse
ante esta Superintendencia, toda vez, que dicho representante legal es quien dirige, actúa y
compromete la sociedad, es decir, los actos que gestiona el Representante producen efectos
de una manera directa en el patrimonio o en la esfera jurídica del ente social; de ahí que sea
necesario en el caso de las vigiladas por este organismo, dada la actividad que desarrollan,
realizar la evaluación de idoneidad, carácter y responsabilidad de aquellos sujetos que
tienen a cargo la representación y administración de la entidad”.
5.- Finalmente sobre la sugerencia de modificar la circular en punto a la obligación allí
establecida para el responsable del trámite de posesión (Secretario General y/o
Vicepresidente Jurídico) de reportar a este Organismo la operancia de la vacancia
establecida en el numeral 4 del artículo 73 EOSF respecto de los miembros de junta
Directiva, consideramos que dicha obligación debe mantenerse en cabeza del mismo, en la
medida en que con el nuevo instructivo se buscó centralizar las funciones y obligaciones en
el responsable de verificar y efectuar dicho trámite de posesiones que bien puede ser el
secretario general, el vicepresidente jurídico, o en ausencia de ellos, un representante legal
principal de la entidad vigilada, tal como se expresó al principio de este oficio.
(…).»