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PLAN NACIONAL
de Validación, Homologación
y CALIDAD DE INFORMACIÓN
Es una iniciativa direccionada a mejorar la calidad de información al interior
de clientes y proveedores, liderada por las principales cadenas comerciales,
industriales y GS1 Colombia.
Para conocer más acerca de esta iniciativa puede ver el comunicado oficial
en el siguiente link: CLIC AQUÍ
El plan se compone de 4 etapas:
Identificación y
calidad de impresión
Calidad
de Información
Sincronización
de bases de datos
Homologación
PLAN NACIONAL
de Validación, Homologación
y CALIDAD DE INFORMACIÓN
Identificación y
calidad de impresión
Calidad
de Información
Sincronización
de bases de datos
1. IDENTIFICACIÓN
Dentro del proceso de validación, se realiza la verificación del código
de barras para asegurar su lectura y correcto uso del estándar GS1.
2. CALIDAD DE INFORMACIÓN
Si el producto pasa satisfactoriamente el proceso de verificación, se
procede a realizar la captura de los 62 campos definidos en la guía de
implementación de PRICAT soportado en el estándar internacional
Data Quality Framework y 1 foto en resolución 180ppp y en 3 tamaños
diferentes.
3. SINCRONIZACIÓN
Una vez aceptada la información del proceso de captura, ésta será cargada al catálogo LOGYCA / SYNC. Usted podrá modificar la información comercial de acuerdo a sus necesidades, la información logística
no podrá ser modificada. Si tiene dudas comuníquese a
[email protected].
En el 2014 GS1 Colombia y las principales cadenas comerciales del país
adelantaron las primeras 3 etapas del Plan Nacional.
En el 2015 estamos trabajando en la etapa de Homologación, proceso
que entrará en vigor a partir del 1 de marzo del presente año y comenzará a ser requerido por las Cadenas.
Homologación
4. Homologación
Los proveedores podrán asegurar directamente los tres aspectos del
Plan Nacional: Identificación, Sincronización y Calidad de Información.
Para mantener la calidad de los datos inicialmente levantados, la
compañía deberá seguir un proceso de validación y homologación.
Para darle continuidad al proceso y homologar la información de sus
productos usted tienen las siguientes opciones:
1. Homologación producto a producto
2. Homologación de Empresas “dueños de marca”
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y CALIDAD DE INFORMACIÓN
1. HOMOLOGACIÓN PRODUCTO A PRODUCTO
Negociación
Proveedor - Cadena
1
2
Envío vía e-mail de información
capturada para aprobación
5
Proveedor
3
Envío de Muestra a
SITIOS DE CAPTURA
4
Confirmación vía
e-mail de aprobación
Comprador
Proveedor
Cargue de la información
7
Proceso de Captura de
información e imágenes (24h)
6
8
PROVEEDOR: Genera PRICAT
PRICAT
CADENA: Aprueba
PRICAT
El paso 2 aplica para el proceso de captura punto ciudad
La homologación producto a producto debe realizarse cada que su compañía vaya a
tranzar una nueva referencia con las Cadenas (Ya sean productos nuevos o portafolio
que no haya sido capturado durante el 2014). Para la homologación de sus productos
usted debe cumplir con las siguientes etapas.
1.1. CAPTURA DE INFORMACIÓN: para la captura de información de sus productos su
empresa cuenta con las siguientes opciones
OPCION
1.
2.
3.
Captura punto especializado
Captura en CEDI Cadenas
Captura en CEDI Proveedor
Observaciones
• Para mayor información acerca de las opciones 2 y 3 póngase en contacto con
Guillermo Alexander Quintero al correo [email protected].
• Para la captura de referencias nuevas que no hayan sido tranzadas con las cadenas,
solo aplicaran las opciones 1 y 3
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y CALIDAD DE INFORMACIÓN
1.1.1. PROCEDIMIENTO DE CAPTURA EN PUNTO ESPECIALIZADO (Max. 70 capturas).
El proceso de captura de producto en punto especializado es la opción que ofrecemos de capturar la información del portafolio de productos de su empresa en
alguno de los tres (4) puntos de captura que hemos dispuesto en las siguientes
ciudades: Bogotá, Medellín, Buga y Barranquilla.
Esta opción solo aplica para empresas cuyo portafolio de productos a capturar no
supere las 70 referencias entre GTIN13 y GTIN14. Si su portafolio es superior a esta
cantidad usted puede elegir alguna de las otras dos opciones (Captura CEDI cadenas o captura CEDI proveedor)
Usted cuenta con 2 posibilidades de captura tradicional y express, esta ultima
ofrece la ventaja de recibir la información en tiempo record
Las empresas interesadas en utilizar este servicio deben enviar sus productos a
alguno de los tres (4) puntos autorizados y seguir estos pasos:
1.1.1.1. Ubique la ciudad mas conveniente para su empresa y contactese al correo:
[email protected].
1.1.1.2. Diligencie esta plantilla y envíela al correo del líder de ciudad.
Nombre
empresa
NIT
Cant. productos
a capturar
(GTIN13 + GTIN14)
Nombre
contacto
Teléfono
contacto
Correo electrónico
1.1.1.3. Recibirá un agendamiento al correo electrónico de la persona contacto con
dos fechas opcionales de acuerdo a la disponibilidad del punto de captura. Responda
este mensaje informando la aceptación de alguna de las dos fechas o en caso de no
poder cumplir con la entrega sugiera una fecha adicional para el inicio de captura.
1.1.1.4. Entrega de mercancía: Envíe sus productos de acuerdo a la programación
acordada en la fecha y hora establecida. Tenga en cuenta las siguientes condiciones
de recepción de mercancía:
Envié el total de productos a capturar incluyendo la unidad de embalaje
Productos terminados y en perfecto estado.
La presentación debe ser la misma que será manejada con la Cadena, para garantizar que la verificación sea bajo las mismas condiciones que al momento de la lectura
en caja.
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y CALIDAD DE INFORMACIÓN
No serán aceptadas etiquetas o muestras pre impresas individuales sin su producto
correspondiente.
Si sus productos tienen condiciones de manipulación especiales infórmelas previamente.
Si el producto es refrigerado, envíelo en una nevera o dispositivo para garantizar la
integridad del producto durante el proceso de captura.
Si es un producto nuevo diligencie esta cláusula de confidencialidad.
1.1.1.5. Devolución de mercancía: Una vez finalizado el proceso de captura usted será
informado a través de correo electrónico y tendrá 3 días hábiles para retirar los productos. Transcurrido este tiempo LOGYCA hará disposición final a los productos.
1.2 ENTREGA DE INFORMACIÓN PARA VALIDACIÓN
Si usted eligió la captura tradicional, los resultados (Entregable) serán enviados al
correo de contacto suministrado por la empresa 3 días después de finalizado el proceso de captura.
Si usted eligió la captura express contará con la información 24 horas después de
haber entregado su mercancía
La empresa tendrá hasta 3 días hábiles para revisar la información y dar respuesta
manifestando sus observaciones. Transcurrido este tiempo se dará por aprobada la
información contenida en el Entregable y se cargara al catálogo LOGYCA / SYNC.
En caso de que sus productos no hayan sido certificados usted debe revisar las
columnas de observaciones del archivo entregado y realizar los ajustes internos
teniendo en cuenta la siguiente información:
Para los productos con observaciones relacionadas a la calidad de impresión del
código de barras cuentan con 6 meses para realizar las correcciones. (Clic aquí para
ver guía apoyo calidad código barras).
En el caso de la validación revisar si corresponde a un producto importado o si se
está haciendo un mal uso del código por parte de un tercero.
Una vez realizados los cambios se debe proceder a su recaptura para actualizar la
información.
1.3 CARGUE DE INFORMACIÓN A LOGYCA/SYNC
Los productos que hayan pasado satisfactoriamente las tres estapas de captura
(Validación, Verificación y Consistencia jerárquica) podrán ser visualizados por su
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empresa un día después de su aprobación o pasados los 3 días sin dar respuesta.
Luego de cargada la información, usted podrá hacer el envío del PRICAT a la cadena
con la información adicional como precios y demás.
Tenga en cuenta que al realizar el envío de un PRICAT con información de productos
no homologados este será rechazado.
Si requiere mayor información escribanos al correo electrónico:
[email protected].
2. HOMOLOGACIÓN DE EMPRESA “DUEÑOS DE MARCA”
2.1. REQUERIMIENTOS PREVIOS A LA HOMOLOGACIÓN
Para iniciar el proceso de Homologación Empresa usted debe tener capturado todo
su portafolio, en caso de no haber hecho la captura de su información durante el
2014, puede elegir una de las 3 opciones presentadas anteriormente (Captura en
CEDI cadenas, captura en CEDI proveedor o Captura punto Ciudad).
Asistencia de la empresa a la formación gratuita de códigos de barras,
sincronización y DQ. (En caso de no haber asistido a las capacitaciones en el año
2014 consulte el calendario 2015 aquí).
2.2 FASES PROCESO HOMOLOGACIÓN
FASE 1
FASE 2
Revisión de la documentación
Auditoria del proceso
con base en los requerimientos definidos
en el Data Quality Framework
de publicación en LOGYCA / SYNC
e inspección de productos
2.2.1. REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Esto con el objetivo de revisar la documentación existente cerciorándonos que los
procesos relacionados a la creación de información de los productos están basados
en estándares internacionales GS1 y se encuentran documentados, asegurando así
que la calidad de los datos podrá ser constante en el tiempo.
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1
2
La compañía completará la auto declaración del Data QualityFramework
La compañia enviará a GS1 Colombia la siguiente documentacion:
Guía de campos recomendados de uso (documento creado por GS1 Colombia),
recibimos el documentos y verificamos la existencia en los manuales de la empresa.
Manual de administración de calidad de datos basado en DQ Framework.
Manual de Auditoría interno vigente.
Se hace entrega del resultado de la auditoria, si es satisfactorio pasa a la Fase II, de
lo contrario se generará un informe con las NO conformidades y la compañía tendrá
hasta 2 semanas para revisar la información y enviarla nuevamente
2.2.2 AUDITORIA DEL PROCESO
Con el objetivo de auditar los procedimientos específicamente la etapa de publicación en LOGYCA / SYNC que permitirá asegurar la información
1
2
Se realizará inspección de productos de acuerdo a metodología definida en el
estándar Data Quality Framework, este proceso de inspección debe evidenciar
una consistencia y exactitud en los campos capturados igual o superior al 95%.
Se auditará el proceso de publicación de información hacia LOGYCA/SYNC,
en el cual se realiza una inspeccion completa del proceso incluyendo: quién, cómo
y cuándo. Validando asi las reglas de negocio descritas en la guía de campos
recomendados de uso, y los campos obligatorios para la publicación de información.
Después de realizada la auditoria se entregará un archivo en Excel Data Quaility KPI
Check list con la información capturada y su respectiva validación. Si la auditoria es
satisfactoria se generará certificado digital (el cual será enviado por correo electrónico al industrial y cadenas participantes de la iniciativa) además se habilitará la compañía en LOGYCA / SYNC para hacer procesos de publicación de forma automática.
Si esta NO es satisfactoria se generará un reporte con las inconsistencias.
NOTA: La empresa que no supere satisfactoriamente la auditoria en esta fase, deberá
iniciar nuevamente el proceso para poder obtener la certificación
Si desea iniciar con su proceso de Homologación puede contactarse con:
[email protected].