lineamiento (procedimiento) para la identificación y actualización

LINEAMIENTO (PROCEDIMIENTO) PARA LA IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN LEGAL
DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN
BOGOTÁ 2016
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
LINEAMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN LEGAL
CÓDIGO: SO-L02
Página 2 de 6
VERSIÓN: 0
TABLA DE CONTENIDO
1.
2.
3.
4.
5.
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
OBJETO: .................................................................................................................................................... 3
ALCANCE: ................................................................................................................................................. 3
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: ......................................................................................................... 3
REFERENCIAS NORMATIVAS ................................................................................................................. 3
DESCRIPCIÓN DEL LINEAMIENTO ......................................................................................................... 4
IDENTIFICACIÓN Y REGISTRO ............................................................................................................... 4
COMUNICACIÓN ....................................................................................................................................... 5
REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN ................................................................................................................. 5
RESPONSABILIDADES ............................................................................................................................. 6
ALTA DIRECCIÓN ..................................................................................................................................... 6
GRUPO ENCARGADO DEL TEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO .................................. 6
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
LINEAMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN LEGAL
CÓDIGO: SO-L02
Página 3 de 6
VERSIÓN: 0
1. OBJETO:
Establecer una metodología para la identificación, análisis, registro y control en el cumplimiento de
los requisitos legales en materia de prevención de riesgos laborales aplicables al Departamento
Nacional de Planeación (DNP).
2. ALCANCE:
Aplica para todas las actividades, procesos y servicios desarrollados por la Entidad bajo el ámbito
del Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo (SG - SST).
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
Se tienen en cuenta las definiciones descritas en el Decreto 1072 de 2015, Libro 2, Parte 2, Título 4, Capítulo
6, Artículo 2.2.4.6.2, las determinadas en la norma técnica OSHAS 18001, o la que haga sus veces, y las
estipuladas en la norma ISO 9000 última versión y en cada una de las normas que son empleadas en los
sistemas de gestión que la Entidad implemente y adopte como herramienta de trabajo, además de las
siguientes que son determinadas por la misma;

DNP:
Departamento Nacional de Planeación

SG:
Sistema de Gestión

SST:
Seguridad y Salud en el Trabajo

NTC:
Norma Técnica Colombiana

OHSAS:
Occupational Health and Safety Assessment Series
4. REFERENCIAS NORMATIVAS

Decreto 1072, Libro 2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6, Artículo 2.2.4.6.12, numeral 15.

NTC – OHSAS 18001: 2007 , o la norma técnica que haga sus veces
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
LINEAMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN LEGAL
CÓDIGO: SO-L02
Página 4 de 6
VERSIÓN: 0
5. DESCRIPCIÓN DEL LINEAMIENTO
5.1. IDENTIFICACIÓN Y REGISTRO
La Subdirección de Recursos Humanos de la Entidad, es la encargada de la consulta e identificación de la
legislación aplicable en materia de seguridad y salud en el trabajo (SST), empleando para esta actividad todas
las fuentes confiables que el Departamento Nacional de Planeación (DNP) considere apropiadas, como son
las siguientes:

Información directa de las entidades que regulan el tema en el País.

Diario Oficial.

Suscripciones a empresas especializadas en el tema.

ARL a la cual se encuentre suscrita la Entidad.

Información de internet.

Las demás que se consideren pertinentes.
Una vez se identifique la normativa legal, el Grupo encargado del tema de Seguridad y Salud en el Trabajo,
registra en la matriz legal del grupo encargado del tema de Seguridad y Salud en el Trabajo de la siguiente
forma:
1. Tipo de documento: Especificar si el documento identificado es: Ley, Decreto, Resolución, Sentencia,
Circular, entre otros.
2. Número de documento: Enunciar el número respectivo del documento.
3. Fecha y año de emisión: Mencionar la fecha y el año de expedición del documento.
4. Asunto: Citar el tema que desarrolla el documento.
5. Aspectos aplicables: Definir las partes del documento que aplican a la Entidad.
6. Proceso en el que aplica: Identificar a qué procesos o actividades de la Entidad aplica cada documento.
7. Responsable: Designar un responsable que vele por el cumplimiento de la normatividad para cada
documento.
8. Fecha de evaluación de cumplimiento: Establecer fechas para verificar y evaluar que se cumpla con la
normatividad identificada.
9. Cumple: Constatar si se cumple o no con la normativa.
10. Como lo cumple: Enunciar mediante qué acciones se está dando cumplimiento a la legislación.
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
LINEAMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN LEGAL
CÓDIGO: SO-L02
Página 5 de 6
VERSIÓN: 0
11. Evidencia de verificación y evaluación del cumplimiento: Demostrar que se realizó la evaluación y
verificación del cumplimiento con cada responsable establecido en la matriz legal.
Nota: La normativa identificada se encuentra almacenada en medio magnético, y en el Normograma de la
entidad ubicado en la web e intranet, como soporte de su existencia y que permita ser consultada por las
diferentes partes interesadas o cualquier persona que lo requiera
5.2. COMUNICACIÓN
El responsable de la Subdirección de Recursos Humanos, mediante memorando o correo
electrónico informa a las áreas que correspondan la normatividad aplicable a la Entidad, de manera
que los responsables de su ejecución tomen las decisiones y acciones pertinentes para el
cumplimiento de la legislación identificada.
Son responsables los funcionarios y contratistas del Departamento Nacional de Planeación (DNP), a
quien se le socialice la normatividad según corresponda, de gestionar y velar porque la misma sea
acatada y cumplida por la Entidad, de manera que no sea objeto de una sanción por los organismos
de control debido a su incumplimiento.
5.3. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN
Es responsabilidad del Grupo encargado del tema de Seguridad y Salud en el Trabajo, de manera
semestral efectuar una revisión de cómo la Entidad está dando cumplimiento a la normativa legal en
temas de seguridad y salud en el trabajo (SST), y de ser necesario, tomar acciones correctivas o
preventivas para ajustar donde se presenten desviaciones o futuras desviaciones en el cumplimiento
de alguna normatividad, con el fin de evitar sanciones por incumplimiento de lo que establece la
legislación nacional vigente.
De la actividad semestral de revisión, el responsable de la labor, deja registro mediante acta que
describe qué y cómo revisó, para definir el grado de cumplimento de la legislación por parte del
Departamento Nacional de Planeación (DNP).
El cumplimiento del presente lineamiento se convierte en entrada a las actividades propias del
sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SG – SST), y por ende, puede llegar a
impactar el bienestar de los funcionarios independiente de su forma de vinculación, incluyendo
contratistas y subcontratistas, en su salud física, mental y social.
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
LINEAMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN LEGAL
CÓDIGO: SO-L02
Página 6 de 6
VERSIÓN: 0
5.4. RESPONSABILIDADES
ALTA DIRECCIÓN
1. Certificar que la Entidad cumpla con la normatividad nacional vigente aplicable en materia de
riesgos laborales.
2. Garantizar la disposición de los recursos necesarios para el cumplimiento de la normatividad legal
aplicable en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo.
GRUPO ENCARGADO DEL TEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
2. Identificar la legislación que en Colombia exista en materia de seguridad y salud en el trabajo
(SST)
2. Mantener actualizada la matriz legal a medida que se emitan nuevas disposiciones aplicables a
la Entidad.
3. Difundir a los funcionarios y partes interesadas las nueva normatividad identificada.
4. Velar por el cumplimiento de la normatividad nacional vigente en materia de seguridad y salud
en el trabajo (SST) identificada en la matriz legal.
5. Verificar regularmente el cumplimiento de la legislación aplicable a la Entidad.
Fecha de Aprobación: Mayo 10 de 2016
Revisó:
____________________________________
Silvia Constanza Ortiz Calderón
Coordinadora Grupo de Salud Ocupacional
Aprobó:
___________________________________
Fridcy Alexandra Faura Pérez
Subdirectora de Recursos Humanos
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP