guía de documentación justificativa del control de primer

GUÍA DE DOCUMENTACIÓN JUSTIFICATIVA DEL CONTROL DE PRIMER NIVEL
Esta lista define los documentos que deben ser presentados para la realización del control del primer nivel
(control de primer nivel o control del art. 13 del Reg. (CE) 1828/2006) de los gastos incluidos en la
justificación y realizados en el marco del Proyecto financiado por el Programa POCTEFA.
Este documento tiene por objetivo identificar de forma indicativa los documentos que serán necesarios
para la realización de la certificación de gastos y garantizar un tratamiento rápido de las solicitudes de
reembolso de fondos estructurales presentadas por los beneficiarios. Debido al carácter indicativo de la
misma, si se considera oportuno podrán ser solicitados documentos justificativos adicionales si fuera
necesario.
Cabe destacar que solo los gastos pagados son elegibles. Por tanto, debe acreditarse EL FORMULARIO
DE GASTOS DEL BENEFICIARIO firmado por un auditor externo o interventor público o, en su defecto, el
documento de pago efectivo mediante la presentación del extracto bancario en el cual se identifica la
salida de fondos según las instrucciones de la Autoridad de Gestión. Del mismo modo debe presentarse el
Formulario de financiación (cofinanciaciones e ingresos) firmado por el responsable financiero y adjuntar
los extractos bancarios justificativos del cobro (excepto que el mismo este firmado por un auditor externo o
un interventor público).
Finalmente cabe destacar la importancia de que toda la documentación enviada al controlador de primer
nivel debe realizarse de forma estructurada (referenciada) y ordenada de manera que se facilite su
posterior revisión. Es clave seguir esta instrucción puesto que no solamente agilizará el proceso de control
de primer nivel sino que además se evitarán errores así como las molestias derivadas de solicitudes
duplicadas de información. Por ello, recomendamos remitir un dossier ordenado por categoría de gasto y
nº de la línea de gasto (referenciando en su parte superior la línea de gasto declarada en la aplicación
informática SIGEFA), donde consten todas las facturas o justificantes declarados y grapando junto a cada
una el justificante de su pago.
Con carácter general para
la totalidad de gastos
justificados
Formulario de gastos y de financiación del beneficiario firmado por el
representante legal y representante financiero.
Copia de las facturas y/o justificantes de valor probatorio equivalente
(nóminas, …) que obligatoriamente mencionen:
-
-
-
Nombre y apellidos, razón o denominación social completa,
tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de
las operaciones.
La financiación del proyecto por parte de POCTEFA
(descripción del proyecto)
Acrónimo o nombre del proyecto.).
Número de factura.
Fecha de expedición.
Número de identificación fiscal atribuido por la Administración
española o francesa o, en su caso, por la de otro Estado
miembro de la Comunidad Europea, con el que ha realizado la
operación el obligado a expedir la factura.
Domicilio, tanto del obligado a expedir la factura como del
destinatario de las operaciones.
Tipo impositivo o tipos impositivos aplicados a las
operaciones.
La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá
consignarse por separado.
Como garantía adicional para evitar la doble financiación de gasto y
siempre y cuando no se mencione ni el acrónimo del proyecto ni la
financiación por parte del POTEFA en la factura, deberán estampillarse
obligatoriamente las facturas originales y el resto de justificantes con el
sello del acrónimo del proyecto y del Programa POCTEFA
Además, nota aclaratoria si la referencia de la compra al proyecto no
aparece claramente sobre la factura.
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Documentación bancaria justificante del pago de dichas facturas. En el
caso de que el formulario de gastos del beneficiario este firmado por un
auditor externo o interventor público, no es necesario aportar
justificantes bancarios ya que estos asumen la responsabilidad de
verificar que el gasto está efectivamente pagado.
A continuación se muestra una síntesis de los costes elegibles de acuerdo a las diferentes clases de gasto
Gastos de personal
Justificantes que hay que incluir con la 1a solicitud de pago para atestiguar
la correspondencia del gasto con el proyecto (estos documentos deben ser
aportados sólo una sola vez en la primera certificación efectuada por el
beneficiario):
-
-
Copia del contrato de trabajo, si el mismo menciona que el interesado
destina todo o parte de su tiempo de trabajo al proyecto financiado por
POCTEFA. En su defecto se necesita un documento probatorio donde
indique el tiempo de trabajo destinado al proyecto (ver más abajo).
Certificado firmado por una persona con capacidad suficiente del
organismo en cuestión mencionando las tareas desempeñadas por la
persona cuyo coste se está justificando en el proyecto POCTEFA.
Lista recapitulativa de todas las personas implicadas en el proyecto
Justificantes que hay que enviar en cada certificación:
-
Certificado firmado por una persona con capacidad suficiente del
organismo en cuestión mencionando, las tareas desempeñadas por la
persona cuyo coste se está justificando en el proyecto y breve resumen
de las actividades realizadas por cada uno de los trabajadores de los
que se están imputando sueldos y salarios.
-
Recursos humanos internos: cálculo detallado del coste hora junto
con la documentación justificativa. El detalle del cálculo realizado para
cada trabajador debe contener como mínimo la siguiente información:
1. Sueldos y salarios brutos
2. (+) Seguridad social a cargo de la empresa
3. (-) Bonificaciones de la Seguridad Social
4. Total (4) = (1) + (2) + (3)
5. (5) Horas según Convenio en el período elegible
6. (6) = (4) / (5)
Se adjunta un modelo de cálculo del coste hora para uso por parte del
beneficiario.
-
Adjuntar los Convenios Colectivos donde aparezca la jornada laboral del
período
-
Para comprobar el importe sobre la base del cual el coste del personal
ha sido calculado, se deben aportar las nóminas.
-
Para justificar el modo de cálculo de la imputación, si la persona objeto
de justificación dedica una parte variable de su tiempo de trabajo al
proyecto POCTEFA, aportar un certificado, firmado por una persona con
capacidad suficiente del organismo concernido (preferentemente el
responsable de Recursos Humanos), precisando el número de horas
que ha dedicado al proyecto así como las hojas del tiempo que soportan
dicho certificado firmadas por el empleado en cuestión y por el
responsable de Recursos Humanos.
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-
Para comprobar el pago de los salarios así como las cargas sociales
salariales y patronales es necesario aportar la documentación bancaria
del pago de las nóminas (o un certificado de la Seguridad Social
declarando que el Socio se encuentra al corriente de pago) así como el
correspondiente TC 2 (excepto si la hoja de gastos está firmada por un
auditor externo o un interventor público). Matizaciones:
-
Con frecuencia se adjunta la transferencia global de las nóminas del
beneficiario, En el control se requiere detalle de los pagos individuales
de la nómina de cada mes para cada trabajador imputado. Si no se
pueden aportar transferencias bancarias individuales de cada uno de los
trabajadores imputados al proyecto y lo que se aporta en la
transferencia global del Socio, para dar validez a los pagos necesitamos
las relaciones mensuales de nóminas donde aparezcan todos los
trabajadores del Socio para realizar la siguiente prueba de detalle:
-
1º. Cuadre del importe neto total de las relaciones de nóminas con el
pago según el extracto bancario.
-
2º Cuadre del importe neto de los trabajadores imputados en el proyecto
con las nóminas remitidas (es posible enviar el resumen de nóminas
mensual borrando o tachando aquellos trabajadores no afectos al
proyecto).
-
El coste correspondiente a la Seguridad Social sólo debe incluirse si
esta efectivamente pagado a la fecha de certificación. La retribución
variable sólo es imputable, proporcionalmente al tiempo en que el
trabajador ha estado afecto al proyecto, si:
1º El devengo (que debe demostrarse o certificarse por el responsable
de Recursos Humanos) se encuentra dentro del período en que los
trabajadores han estado afectos al proyecto.
2º Esta efectivamente pagada a la fecha de la certificación.
Gastos
correspondientes a
inversiones
-
Copia de las declaraciones mensuales de IRPF y extractos bancarios
justificativos del pago de los mismos o justificantes de la Agencia
Tributaria de estar al corriente de pago de estas obligaciones tributarias
a la fecha de la certificación.
-
Copia del presupuesto previsto realizado por un técnico con
cualificación suficiente (arquitecto, ingeniero, consejo experto, etc.) que
incluya descripción de las inversiones previstas
-
Las inversiones tienen que estar vinculadas al procedimiento de
licitación desarrollado y por tanto también se tiene que aportar la
documentación correspondiente a dicho procedimiento (pliego de
condiciones (administrativo y técnico), actas de la mesa de contratación,
acuerdo de adjudicación / contrato firmado etc.).
-
Documentación que justifique la necesidad de incurrir en las inversiones
en el marco del proyecto (insuficiencia de medios si procede)
-
Copia de las facturas y sus correspondientes pagos.
-
Ver adicionalmente el apartado de contratación pública.
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Gastos de viaje,
alojamiento y
desplazamiento
Copia de las facturas y pagos de las mismas que incluyan la siguiente
información:
-
Nombre, apellidos y cargo de la persona que efectuó el desplazamiento
-
Fecha de desplazamiento.
-
Motivo del desplazamiento y acción del proyecto al que corresponde el
mismo.
Adjuntar los Convenios Colectivos donde aparezca la jornada laboral del
período, importe de dietas, importe de kilometrajes…etc. Si no existiese
convenio, certificado de estos importes firmado por el responsable de
Recursos Humanos.
En el caso de utilización de un coche de empresa, no se considera elegible
el coste de la gasolina. El coste de gasolina puede imputarse en caso de
alquilar un vehículo para un viaje concreto. No obstante, deberá presentarse
la factura del alquiler del vehículo y la factura de la gasolina donde coste la
matrícula del vehículo y el nombre de la persona que ha realizado el
desplazamiento. Para los gastos de viaje en un coche privado perteneciente
a un empleado en el momento de la primera certificación que incluya gastos
de viaje en vehículo es preciso aportar la tabla kilométrica oficial (o copia de
la hoja del Convenio Colectivo en cuestión) utilizada para el cálculo de
dichos gastos (tabla oficial de tipo impositivo o la tabla interna del organismo
que justifica). Para todas las certificaciones, se deberá firmar por el
trabajador y por el responsable de Recursos Humanos un resumen de los
gastos de viaje que incluya:
Gastos generales
Alquileres
Teléfono / fax
Electricidad/gas (…)
-
Nombre, apellidos, y cargo de la persona que efectuó el desplazamiento
-
Distancia recorrida (ciudad de salida y de llegada).
-
Fecha del desplazamiento.
-
Objeto del desplazamiento, precisando la acción del proyecto al que
corresponde el mismo.
-
En caso de realizarse pagos en efectivo (o reembolsos al empleado) las
salidas de caja deben justificarse mediante movimiento contable de la
cuenta de caja, siempre firmado por el responsable de tesorería y con el
sello del Socio.
Los gastos generales son elegibles a condición de que hayan sido
calculados sobre costes reales imputables a la ejecución del proyecto en
cuestión. Podrán ser imputados mediante prorrata al proyecto de acuerdo a
un método equitativo y debidamente justificado teniendo en cuenta criterios
de reparto objetivos que permitan distinguir claramente la actividad del
beneficiario en relación con la actividad del proyecto así como establecer la
realidad de los costes y su correspondencia efectiva a este proyecto.
Dichos gastos corresponderán a los costes adicionales ocasionados para la
ejecución del proyecto en relación con los costes normales de
funcionamiento del beneficiario.
Justificantes que es necesario aportar:
-
-
Certificado firmado por el responsable financiero del Beneficiario donde
consten la tipología de gastos considerados, el importe total tomado
como base de los costes generales del Beneficiario y el porcentaje de
los mismos que ha imputado al proyecto.
Cuentas Anuales y/o balances de sumas y saldos al objeto de que el
controlador de primer nivel pueda verificar el importe tomado por el
Beneficiario como base de sus gastos generales.
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Gastos de
amortización
-
Documento narrativo aclaratorio, debidamente justificado, del criterio de
reparto objetivo utilizado que permita distinguir con claridad el
porcentaje de actividad del proyecto POCTEFA en relación al conjunto
global de actividades del Beneficiario.
-
Copia del documento (factura, escritura de compra-venta) que atestigua
que la adquisición del bien y titularidad del mismo cuya amortización se
está aplicando por parte del beneficiario
Y documento, firmado por una persona con capacidad suficiente en el
que se certifiquen los siguientes extremos:
-
-
Aportaciones en
especie
Que el bien cuya amortización se imputa no ha sido adquirido
con la ayuda de subvenciones nacionales o comunitarias.
Que los gastos correspondientes a la amortización se remiten
exclusivamente al período elegible del proyecto.
Método de cálculo de la amortización conforme con las reglas
contables/fiscales.
Aplicación del bien cuya amortización se imputa para el
proyecto POCTEFA.
Si se trata de la aportación de terrenos o bienes inmuebles, la
documentación estará formado por:
-
-
Copia del informe de peritaje del bien en el que se incluya el valor
del mismo y que haya sido realizado por un experto independiente
cualificado o un organismo oficial aceptado (los gastos de peritaje
no son elegibles)
En caso de imputación parcial del bien al proyecto POCTEFA, un
documento, firmado por un representante con capacidad suficiente
para ello del organismo beneficiario, en el que se incluya el modo
de cálculo empleado.
Si se trata de la aportación de bienes de equipo o de materiales, la
documentación estará formada por:
-
La base para la evaluación del valor del bien: su valor no puede ser
superior al precio de mercado
En caso de imputación parcial del bien al proyecto POCTEFA, un
documento, firmado por un representante con capacidad suficiente
para ello del organismo beneficiario, en el que se incluya el modo
de cálculo empleado.
Si se trata de la aportación de horas de trabajo, la documentación estará
formada por:
-
Documento que incluya la tabla horaria o diaria utilizada para el
cálculo: el valor aplicado deberá ser el normalmente considerado
para un trabajo similar
-
Documento, firmado por un representante con capacidad suficiente
para ello en el que se incluya:
-
Nombre, nombre y función del voluntario.
-
Tiempo destinado al proyecto POCTEFA.
-
Coste total del trabajo efectuado.
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Bienes de equipo
Si los equipos han sido comprados y se imputan al 100 % para el proyecto
será necesario aportar factura correspondiente a dicha adquisición así como
documento bancario que refleje su pago.
Si el equipo es comprado e imputado parcialmente al proyecto, la factura del
mismo será imputada a prorrata conforme a su utilización. En este caso
será necesario aportar la factura correspondiente a la adquisición así como
el documento bancario que refleje su pago y un informe firmado por un
representante con capacidad suficiente para ello en el que incluyan los
porcentajes de prorrata aplicados.
Si dichos bienes han sido adquiridos mediante procedimiento de
contratación pública, envío de la documentación correspondiente a dicho
procedimiento.
Gastos bancarios
Son considerados elegibles los siguientes gastos:
a) los gastos derivados de las transacciones financieras transnacionales;
b) cuando la ejecución de una operación requiera la apertura de una cuenta
o cuentas independientes, los gastos bancarios de apertura y gestión de la
cuenta o las cuentas;
c) el coste de las garantías aportadas por un banco u otro organismo
financiero será subvencionable en la medida en que la legislación nacional o
comunitaria exija dichas garantías.
En relación con los gastos correspondientes a la cuenta abierta para la
ejecución del proyecto POCTEFA, será necesario aportar una copia del
contrato bancario que menciona la obligación de pagar dichos gastos.
Para los gastos de transacciones financieras transnacionales, será
necesario aportar una copia del extracto de la cuenta en el que se incluye el
importe pagado.
Gastos de sub
contratación
Copia de las facturas y de su correspondiente pago. Informe que incluya
objeto de los trabajos subcontratados, necesidad de recurrir a dicha
subcontratación e informe de ejecución de las actuaciones (informe, foto,
etc.)
Gastos de formación
Copia facturas y sus correspondientes pagos así como mención de las
personas que han acudido a las acciones de formación así como
justificación de la realización de las mismas en el marco del proyecto
Gastos de
comunicación
Copia de las facturas pagadas así como aquellos indicadores que permitan
valorar que las operaciones de comunicación se hayan efectuado (informes,
fotos, publicaciones en periódicos o revistas, convocatorias, soporte de
audio y vídeo, etc.)
Varios
Copia de los contratos, facturas y sus correspondientes pagos así como
otros documentos de un valor probatorio equivalente
IVA
Cabe distinguir tres posibilidades:
-
El beneficiario no puede deducirse del IVA y por tanto para él es un
mayor gasto (en este caso es un gasto elegible). Será necesario
aportar informe de la Agencia Tributaria que explique este extremo.
-
El beneficiario se deduce del IVA y por tanto no es mayor gasto (no
es elegible).
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-
Ley 38/2003, de 17 de
noviembre, General
de Subvenciones
Contratación pública.
Ley 30/2007, de 30 de
octubre, de Contratos
del Sector Público.
El beneficiario está sujeto a prorrata y por lo tanto el IVA será
elegible en la medida en el que el mismo no es recuperable. Será
necesario aportar documentación justificativa de la prorrata
aplicada.
La Ley General de Subvenciones establece en su artículo 31.3 que cuando
el importe del gasto subvencionable supere la cuantía de 30.000 euros en el
supuesto de coste por ejecución de obra, o de 12.000 euros en el supuesto
de suministro de bienes de equipo o prestación de servicios por empresas
de consultoría o asistencia técnica, el beneficiario deberá solicitar como
mínimo tres ofertas de diferentes proveedores (no vinculados), con carácter
previo a la contracción del compromiso para la prestación del servicio o la
entrega del bien, salvo que por las especiales características de los gastos
subvencionables no exista en el mercado suficiente número de entidades
que lo suministren o presten, o salvo que el gasto se hubiera realizado con
anterioridad a la solicitud de la subvención.
Para aquellas entidades sujetas al ámbito de aplicación de la Ley 30/2007,
de 30 de octubre, de Contratos del Sector público, los contratos menores
podrán adjudicarse directamente a cualquier empresario con capacidad de
obrar y que cuente con la habilitación profesional necesaria para realizar la
prestación (y requisitos del artículo 95 de la LCSP):
Contrato
De importe inferior a
Obras
50.000 euros
Suministros
18.000 euros
Servicios
18.000 euros
En el supuesto en el que se haya desarrollado un procedimiento de
contratación pública será necesario aportar toda la documentación de dicho
procedimiento entre la que se incluye:
-
Informe justificando el tipo de procedimiento a aplicar.
Anuncio de publicidad previo, si procede.
Publicidad de la convocatoria de la licitación indicando la
cofinanciación europea.
-
Pliegos de cláusulas administrativas y técnicas.
-
Certificado del registro de las empresas presentadas a la
licitación a fecha de cierre del plazo de presentación de las ofertas.
Actas de las aperturas de los sobres.
Documentación completa enviada por adjudicatario (sobres con
documentación económica, técnica y la que aplique).
Informe de valoración de las propuestas donde aparezca la
oferta económica de cada licitador, cálculo bajas y la puntuación
económica y técnica de cada licitador.
-
-
Publicidad Adjudicación indicando la cofinanciación europea.
Comunicación adjudicación definitiva.
i) En relación con los candidatos descartados, la exposición resumida
de las razones por las que se haya desestimado su
candidatura.
ii) Con respecto de los licitadores excluidos del procedimiento de
adjudicación, también en forma resumida, las razones por las
que no se haya admitido su oferta.
-
Documentación presentada por el adjudicatario tras su
adjudicación provisional (garantía definitiva, certificado de estar
al corriente de obligaciones tributarias y con la seguridad social y la
que aplique).
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-
Contrato formalizado con el proveedor indicando la cofinanciación
europea.
Facturas con sus correspondientes pagos.
Certificaciones de obras, si procede.
En su caso, certificado de disponibilidad de terrenos.
En su caso, acta de comprobación del replanteo.
Acta de recepción de los trabajos.
Documentación, si aplica, de modificados de contratos,
especificando sus causas.
Si se ha realizado contratación mediante procedimiento
negociado:
i)
Aportar el pliego cláusulas administrativas y técnicas.
ii) Aportar la solicitud de ofertas efectuada a todos los
proveedores.
NOTA: según la LEY 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector
Público, se debe realizar procedimiento de contratación pública para
aquellos gastos o inversiones superiores a 18.000 euros y 50.000 euros
respectivamente.
Ingresos y gastos de
explotación
En el caso de una operación generadora de ingresos, copia de los
justificantes de los ingresos.
En el caso de una operación generadora de ingresos, copia de los
justificantes de los ingresos netos.
Se debe remitir también al controlador de primer nivel un informe de coste /
beneficio detallando los gastos de explotación y su procedencia, y
especificando la relación entre los gastos y los ingresos. Se tendrán que
presentar de manera separada los gastos de explotación ya declarados en el
proyecto y los gastos de explotación no incluidos en el presupuesto del
proyecto subvencionado.
Los montantes de ingresos y gastos de explotación se tendrán que introducir
y declarar en el SIGEFA conforme a la ficha nº6 de la guía de
procedimientos en el formulario de financiación, introduciendo como gastos
de explotación sólo aquellos gastos que no estén contemplados en la tabla
de costes programada.
Documentación no
financiera a entregar
-
Informe intermedio de ejecución o desarrollo de la operación, o el
informe final de ejecución para la solicitud de pago (incluyendo la
información de los indicadores de seguimiento adjuntos al convenio).
Este informe debe elaborarse conforme al modelo ajunto a este
documento. Su cumplimentación se realizará en el sistema informático
SIGEFA y adicionalmente deberá remitirse copia al controlador de
primer nivel.
-
Documentación relativa a los procedimientos de contratación
desarrollados conforme a lo mencionado en este documento.
-
Justificantes de las medidas adoptadas en materia de publicidad.
-
Justificantes de las medidas adoptadas en materia de protección y
mejora del medio ambiente.
-
Justificantes de las medidas adoptadas en materia de lucha contra las
desigualdades y la promoción de la igualdad entre mujeres y hombres
-
Documentación justificativa de qué actuaciones se están llevando a
cabo (informes, fotos, trípticos, etc.).
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