de Atletismo en Pista Cubierta - Real Federación Española de
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Campeonato de España Cadete de Atletismo en Pista Cubierta Manual de Organización Campeonato de España Cadete Página 2 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete ÍNDICE Objeto del documento Introducción Estructura organizativa Acreditaciones Administración Alojamientos Coordinación Ciudad Instalaciones Logística Marketing Prensa Promoción Protocolo Reprografía Servicios Médicos Técnica Voluntarios Hoja de seguimiento Anexos Página 3 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete OBJETO DEL DOCUMENTO DE ORGANIZACIÓN El presente documento tiene como objetivo el servir de ayuda a los organizadores del Campeonato de España Cadete al aire libre. En él se recogen una serie de datos que ofrecen una visión global de las áreas organizativas, basado en las ediciones anteriores de este Campeonato. De acuerdo con la circular 110/2015, la responsabilidad de una competición nacional o internacional corresponde a la RFEA, la cual supervisará la misma, debiendo estar informada y debiendo aprobar los temas importantes de la organización. Para ello, la oficina de la RFEA se mantendrá en contacto permanente con el organizador con el fin de asegurar el éxito de la competición. La relación de personas, temas bajo su responsabilidad en el campeonato y contactos de la oficina de la RFEA son los siguientes: Coordinación General José Luis de Carlos [email protected] 607 88 17 21 Luis Saladie [email protected] 699 66 89 46 Andrés Matías [email protected] 91 548 24 23 Inscripciones/Resultados Anacleto Jiménez [email protected] 699 66 88 46 Internet José Luis Hernández [email protected] 699 66 89 12 Jueces & Cronometraje Juan Morcillo [email protected] 699 67 00 27 Marketing Luis Saladie [email protected] 699 66 89 46 Comunicación Ignacio Mansilla [email protected] 699 66 91 02 Prensa Gerardo Cebrián [email protected] 607 88 17 41 El teléfono de la centralita de la RFEA es el 91-5482423 y el fax el 91-5476113. El correo electrónico general es [email protected] y la pagina web, www.rfea.es Página 4 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete INTRODUCCIÓN AL CAMPEONATO El título oficial para su posterior utilización en los carteles es “Campeonato de España Cadete de Atletismo” o bien incluyendo la edición delante del título del Campeonato. La competición se celebra en cuatro jornadas, sábado y domingo mañana y tarde (se adjunta el horario en los anexos). Las pruebas a celebrar son las siguientes: Hombres: 100m, 300m, 600m, 1.000m, 3.000m, 110m vallas, 300m vallas, 1.500m obstáculos, altura, pértiga, longitud, triple, peso, disco, martillo, jabalina, 5.000m marcha, heptatlón y 4x100m. Mujeres: 100m, 300m, 600m, 1.000m, 3.000m, 110m vallas, 300m vallas, altura, pértiga, longitud, triple, peso, disco, martillo, jabalina, 3.000m marcha, exatlón y 4x100m. En la edición del pasado año, se inscribieron un total de 766 atletas (386 hombres y 380 mujeres). ESTRUCTURA ORGANIZATIVA La Organización del Campeonato de España Cadete de Atletismo puede designar un Comité de Honor, que estará formado por las personas que nombren las instituciones presentes en la organización. No es obligatoria su realización. Si se realiza, hay que tenerlo en cuenta para todos los actos de protocolo y promoción del Campeonato. El Comité de Honor estará formado por 1 presidente y varios vocales, en función de las instituciones participantes (Ayuntamiento, Diputación, Comunidad Autónoma, RFEA, Federación Autonómica, etc.) Para realizar los trabajos de organización, y dentro de los siguientes dos meses a la concesión del Campeonato, hay que designar un Comité Organizador (o Ejecutivo), que contará con la supervisión y colaboración de los técnicos de la RFEA. Estará formado por un Presidente o Director del Evento, un Coordinador General, un coordinador ciudad (personal que canaliza las diferentes acciones con las instituciones locales) y responsables de las diferentes áreas del Campeonato, por ejemplo: acreditaciones, administración, alojamientos, instalaciones, logística, marketing, promoción, prensa, protocolo, servicios médicos, área técnica y voluntarios. Esta estructura se podrá adaptar en función a los medios técnicos y humanos del organizador local. Página 5 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete ACREDITACIONES Para este tipo de campeonatos no es necesario elaborar un plan de acreditaciones. Si es importante que algunos colectivos tengan su propia indumentaria para ser fácilmente identificados: voluntarios, personal de la instalación, jueces, Servicios Médicos (Cruz Roja), etc. (los colectivos que dispongan de uniforme deberán utilizarlo durante el Campeonato). ADMINISTRACIÓN El área de administración llevará el control presupuestario del Campeonato (en coordinación con el Coordinador General) y vigilará que se cumplan todos los criterios en materia de justificación. Realizará los pagos que correspondan y realizará la documentación necesaria para poder percibir las subvenciones públicas. Llevará el control de cualquier ingreso que se produzca (patrocinio, venta de activos, etc.) Con el fin de ayudar a los organizadores, se adjunta en los anexos un documento con la especificación de los conceptos en los que suele haber gastos e ingresos en un Campeonato de España Cadete. ALOJAMIENTOS En el Campeonato de España Cadete los atletas participantes suelen viajar de manera individual, con el club o a través de su respectiva Federación Autonómica. No es un área que tenga un gran volumen de trabajo, pero es aconsejable preparar y remitir a las Federaciones Autonómicas y clubes de División de Honor y Primera División, una oferta hotelera a precios competitivos. En este caso, hay que solicitar se efectúen las reservas con la suficiente antelación. Si que es posible que la organización necesite alguna reserva de habitaciones, ya sea para jueces que no residan en la misma localidad. La RFEA suele reservar directamente sus necesidades de alojamiento. Solamente como dato, en ediciones anteriores se reservaron unas 13 habitaciones, para alojar a los jueces nombrados por el CNJ, personal RFEA y entrenadores del Comité Técnico de la RFEA. COORDINACION CIUDAD La finalidad de esta área es coordinar todas las acciones que se deban llevar a cabo con las instituciones locales, desde las peticiones para poder utilizar la vía pública (posibles aparcamientos de autocares y vehículos) a las necesarias ante los diversos organismos para obtener la colaboración de los diversos cuerpos de seguridad (policía nacional y/o autonómica, policía local). También se encargará de coordinar la seguridad del evento, de la coordinación del plan de evacuación de la instalación y, conjuntamente con el área de promoción y el plan que se establezca, de solicitar los espacios necesarios en la ciudad para apoyar la promoción de la competición. Página 6 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete INSTALACIONES Los requerimientos para una instalación que debe albergar este Campeonato son los siguientes: • Pista de 8 calles con equipamiento completo (vallas, colchonetas, etc.) • Iluminación eléctrica suficiente • La canalización principal desde el exterior de la pista hacia el interior debe estar en la zona de llegada. • Graderío con capacidad para un mínimo de 1.500 personas. Distribución de espacios en la tribuna para VIPs, Prensa, público, etc. • Vestuarios para atletas y servicios para el público. • Salidas a pista desde la tribuna a la altura de la salida del 100m, de la llegada y en la zona central para protocolo. • Servicio de megafonía con micrófono. • Sala para Servicios Médicos • Sala para el Control Anti-Dopaje • Sala para Fisioterapia • Sala para Gestión de Resultados (informática) y Secretaría Técnica. • Sala para Reprografía • Sala para el Centro de Información Técnica (CIT) • Sala para Jueces • Sala para Cámara de Llamadas (servicios de uso exclusivo para los atletas que estén en esta zona) • Zona de calentamiento (acotada, accesos, material, hielo, agua) • Almacén para material de competición • Almacén para material diverso • Sala de Cronometraje con canalización para el acceso de cables a pista. • Bar para el público abierto al menos durante el horario de competición. También deberá realizar, en coordinación con otras áreas, lo siguiente: • Planos de la instalación y servicios • Plano de acceso (como llegar a la instalación) • Señalización de zonas y circulaciones (dentro y fuera del Estadio) • Marcaje de salidas, llegada, vallas, parrilla, etc. (coordinación con el Área Técnica) • Ornamentación de la instalación, mástiles y banderas de las Comunidades Autónomas, maceteros, flores, etc. • Prever la colocación de soportes publicitarios y retirar o cubrir la publicidad existente en la instalación. • Ubicación del pódium y medidas del mismo. • Técnico de mantenimiento de fotocopiadoras durante la Competición. Página 7 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete • • • • • • Técnico de sonido y mantenimiento de megafonía Servicio de limpieza después de cada jornada y retén durante la celebración de las mismas. Megafonía Neveras en las siguientes ubicaciones: pista, zona de calentamiento, cámara de llamadas, zona VIP y otras zonas de la organización. Tablones de anuncios para la publicación de los resultados (al menos en zona de calentamiento y CIT) Mobiliario para las áreas de organización y pista (vallas, bancos, sillas, mesas, sombrillas, carpas…) Este Área deberá contar con un grupo de logística dedicado a la gestión del “almacén del Estadio”, inventario y reposición del material para las zonas de competición, calentamiento, reprografía… Durante los días de competición y con el fin de facilitar el trabajo de los diferentes colectivos, la Instalación deberá abrirse 90 minutos antes del inicio de cada jornada. LOGISTICA El área de logística deberá proveer a las diferentes áreas de trabajo de los materiales necesarios para desarrollar su función. Durante la primera fase del proceso organizativo deberá recoger las diversas peticiones y, posteriormente, conseguir (a través de cesiones, alquileres o compras) el diverso material. La cesión de determinado material puede ser a cambio de espacio publicitario, por lo que deberá coordinar este tema con el área de marketing. La lista de materiales comprende agua, bebidas, papel, fotocopiadoras, carpas, sistemas de comunicación (teléfonos, móviles o walkies), sillas, mesas, bancos, vallas, plantas y flores, ordenadores, impresoras, pic-nics para voluntarios y organización, etc. Por ejemplo, en el tema del consumo del agua, y en base a la experiencia de ediciones anteriores son necesarias unas 10.000 botellas de 33cl de agua natural. También deberá disponer de un grupo de personas, que se encargarán de la gestión de dicho material y de su reposición durante la competición (por ejemplo, agua en las diferentes neveras). Página 8 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete MARKETING La explotación de los derechos publicitarios del Campeonato de España de Veteranos de Atletismo, tanto dentro de la instalación (cualquier elemento de publicidad estática o dinámica), pertenecen en exclusiva a la RFEA. Asimismo es de competencia exclusiva de la Real Federación Española de Atletismo la explotación comercial de los siguientes activos publicitarios cuya producción va asociada a la organización del campeonato: • Cartel Oficial y todas sus adaptaciones • Folletos promocionales • Dorsal de la competición • Comercialización de productos • Muestra de producto, y • cualesquiera otros que se puedan desarrollar La negociación de cualquiera de los derechos publicitarios arriba mencionados con potenciales patrocinadores / colaboradores por parte del organizador local debe contar con la previa autorización de la Real Federación Española de Atletismo. Así cualquier acuerdo firmado sin la expresa aprobación de la RFEA no se considerará válido y la RFEA queda exenta del cumplimiento de los acuerdos comerciales que se hayan podido pactar con casas comerciales, entidades públicas, etc., sin su conocimiento y aprobación previos. EXCLUSIVIDAD PUBLICITARIA: Otra importante cuestión a tener en cuenta por el organizador local a la hora de la negociación de patrocinios locales radica en el hecho de que ningún organizador local puede negociar acuerdos comerciales que impliquen la venta de derechos publicitarios en competiciones RFEA con marcas comerciales que sean competencia directa de los actuales patrocinadores de la Real Federación Española de Atletismo que son Bridgestone, Joma y Loterías y Apuestas del Estado (patrocinadores principales), Baigorri, Kinder, Kyocera, LaLiga, Mondo, Podoactiva y Viajes El Corte Inglés (proveedores oficiales) y ADO y Consejo Superior de Deportes (colaboradores institucionales). En este sentido y en virtud de la exclusividad publicitaria que dimana de los acuerdos de patrocinio plurianuales vigentes entre la RFEA y sus patrocinadores / proveedores, se entenderán bloqueadas las siguientes categorías de patrocinio para la negociación de acuerdos por parte del organizador local: • BRIDGESTONE: Neumáticos • JOMA: ropa deportiva, calzado, material textil de todo tipo, etc. • LOTERÍAS Y APUESTAS DEL ESTADO • Baigorri: vinos y bodegas. • Kinder: Chocolates, bombones, batidos y demás productos lácteos, cereales, etc., extensible a cualquier producto alimenticio. • Kyocera: impresoras, fotocopiadoras, faxes, escáners, equipos ofimáticos en general. • LaLiga Sports (Liga Fútbol Profesional) • Mondo: Pavimentos, equipamiento técnico de atletismo, etc. • Podoactiva: podología deportiva y estudios biomecánicos. • Viajes El Corte Inglés: operadores turísticos y agencias de viajes. En cualquier caso y ante la duda, será siempre obligación del organizador local solicitar el visto bueno de la RFEA de aquellas negociaciones que si bien no tuvieran por objeto una de las categorías de patrocinio enumeradas anteriormente y cuya exclusividad está contractualmente comprometida con los patrocinadores y proveedores de la RFEA con una marca comercial cuya gama de productos si pudieran ser objeto de duda ó interpretación por motivos varios. PATROCINADORES LOCALES: La RFEA concede, por tanto, a los organizadores locales la posibilidad de negociar acuerdos comerciales con patrocinadores cediéndoles ciertos derechos publicitarios. Como ya quedó señalado en el punto anterior esos posibles acuerdos comerciales deben contar SIEMPRE con el previo visto bueno y autorización expresa de la RFEA y a través de ellos se podrán ofrecer a patrocinadores locales como contraprestación los siguientes derechos publicitarios: Página 9 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete Pancartas publicitarias en el montaje publicitario de pista en la competición (principalmente en el perímetro exterior de la pista aunque pueden ser interiores – línea de meta, concursos, etc.). El límite máximo que la RFEA establece para ceder espacio publicitario a los organizadores locales (tanto para instituciones como para patrocinadores privados) en este Campeonato es de 44 metros de publicidad (pancartas exteriores colocadas en el perímetro de la pista – U televisiva -) + 20 metros en la recta de meta, siempre que las características de cada instalación lo permitan. Será competencia del organizador local distribuir ese metraje publicitario que la RFEA le concede entre sus diversos patrocinadores privados o institucionales locales; la única limitación que la RFEA establece en ese sentido es que en ningún caso el organizador local podrá adjudicar más de la mitad del espacio publicitario que se le concede al mismo patrocinador (o más de la mitad de las pancartas de patrocinadores locales que la RFEA le autorice). La RFEA ofrece para los organizadores locales que estén interesados en ello la posibilidad de comprar metraje adicional de publicidad en el perímetro exterior de la pista. En estos casos la RFEA aplicará descuentos de hasta el 50% sobre las tarifas de venta de publicidad que en ese momento estén vigentes. Las pancartas publicitarias del organizador local (tanto de instituciones como de patrocinadores privados) deberán tener 4 x 1 metros (estándar de tamaño de las pancartas publicitarias para las competiciones RFEA) de cara a asegurar cierta homogeneidad en los montajes publicitarios de las mencionadas competiciones. Además las pancartas publicitarias pertenecientes a instituciones o patrocinadores privados locales no podrán contener mensajes comerciales o imágenes que sean contrarios al buen gusto o que la RFEA pueda juzgar como ofensivos o perjudiciales. El número de pancartas interiores será negociado individualmente en cada caso entre el organizador local y la RFEA atendiendo a distintos criterios (si la competición es televisada o no, nº de pancartas publicitarias exteriores que haya solicitado el organizador local, etc.). Otros aspectos a tener en cuenta con respecto al montaje de elementos publicitario en pista: Sólo podrán estar presentes aquellos elementos publicitarios que hayan sido aprobados por la RFEA, incluyendo tanto marcas comerciales como instituciones locales. El Organizador Local deberá tapar la publicidad estática existente en la instalación a no ser que haya sido expresamente autorizada por la RFEA. En caso de que haya algún impedimento, deberá ser comunicado a la RFEA con anterioridad a la Competición. El organizador local debe prestar especial atención a elementos como neveras, sombrillas, sillas, carpas temporales, etc., en los que si aparece algún tipo de publicidad, sólo podrá ser si ha sido expresamente autorizada por la RFEA o si pertenece a los patrocinadores de la RFEA. En caso contrario el organizador local se compromete a tapar la mencionada publicidad. Otros elementos publicitarios presentes durante la competición (parte delantera del pódium, vallas, panel de prensa, dorsal competición, etc.). La RFEA incluye publicidad de su patrocinador oficial en el dorsal de competición. Si el organizador local desea incluir el logo de alguna institución o patrocinador local en el dorsal deberá solicitar autorización a la RFEA, quien lo estudiará individualmente en cada caso. Elementos publicitarios en el material gráfico impreso de la competición: la RFEA autoriza a que los organizadores locales incluyan en el material gráfico impreso de cada competición RFEA los logos Página 10 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete de patrocinadores privados e instituciones con los que se hayan llegado a acuerdos aprobados por la RFEA. (Cartel oficial, programa oficial, folletos, dípticos promocionales, invitaciones, etc.). Según qué competición - y así se establecerá en el convenio por el que la RFEA delegue la organización de la misma en un organizador local - el diseño y producción del cartel oficial y demás elementos gráficos corresponderán al organizador local o bien dichas tareas las realizará la RFEA directamente. Cuando el diseño de los elementos gráficos de una competición corresponda al organizador local, la RFEA establece una Guía de Estilo para el diseño de este material gráfico, cuyas principales directrices el organizador local debe respetar. Así, con el fin de obtener una imagen homogénea y coherente, es fundamental crear una línea de diseño en la aplicación de los distintos logotipos (RFEA, organizador local, patrocinadores RFEA y locales, etc.) en los mencionados elementos gráficos. El principal elemento gráfico de esta Guía de Estilo es el Cartel Oficial de la competición, el cual será elaborado por el organizador local a partir del patrón de diseño que será enviado por la RFEA al organizador local en formato digital por correo electrónico. Como se podrá observar en el patrón de diseño, la elección de la imagen o motivo del cartel oficial puede hacerla libremente el organizador local de que se trate, respetando siempre los espacios reservados y los tamaños pre-asignados para título de la competición, logo RFEA, logos patrocinadores RFEA, logos patrocinadores e instituciones locales, etc. Además existen ciertas normas lógicas aplicables al diseño del cartel como por ejemplo que ningún logo de patrocinador local podrá tener un tamaño igual o superior a los logos de los Patrocinadores Principales de la RFEA (Bridgestone, Joma y Loterías y Apuestas del Estado), etc. En este sentido, tanto para el Cartel Oficial como para el resto de material gráfico a diseñar por el organizador local son de obligada aplicación las siguientes directrices: • Los logos de los patrocinadores deberán tener una ubicación que permita la máxima visibilidad. A este respecto se recomienda encuadrarlos sobre fondo de diferente color. • Como regla general, los logotipos de los proveedores/colaboradores deberán tener un tamaño máximo aproximado del 65% sobre el 100% de los patrocinadores principales. • Deberá existir separación entre las categorías: Organizadores, Patrocinadores, Proveedores e Instituciones. Se sugiere incluir el nombre de la categoría y a continuación los logos. En particular y por tratarse de un Campeonato de España, los logos de la RFEA y de la institución organizadora aparecerán en lugar destacado con un tamaño no inferior al de los patrocinadores principales. • Los logos de los patrocinadores de una misma categoría deberán mantener la misma proporción (superficie en centímetros cuadrados) • Los logos de la RFEA, de sus patrocinadores principales, proveedores oficiales e instituciones colaboradoras así como cualquier otro que por distintos motivos tuviera que aparecer en los elementos gráficos de las competiciones RFEA serán suministrados igualmente al organizador local en formato digital. En cualquier caso el diseño tanto del cartel oficial como de otras aplicaciones gráficas del mismo (folletos, dípticos, posters, etc.) debe ser remitido a la RFEA con CUARENTA Y CINCO (45) DÍAS de antelación para su expresa aprobación y el organizador local se debe comprometer a efectuar en el diseño del mismo las correcciones que la RFEA le transmita. El organizador debe remitir los diseños de todos los elementos gráficos a la siguiente dirección: [email protected] ó [email protected] Página web de la competición: en el caso de algunas competiciones de especial repercusión, tanto la RFEA como el organizador local podrán desarrollar un site o página web específico destinado a cubrir la mencionada competición. En estos casos y en referencia a la página web o site que desarrolle el organizador local sobre esa competición, los logos y demás elementos publicitarios que pudieran aparecer en ella deben necesariamente pertenecer a instituciones o patrocinadores locales cuya involucración en la competición haya sido previamente autorizada por la RFEA siguiendo el procedimiento establecido en los puntos 2 y 3 de este documento. El organizador local deberá además incluir en esa web específica de la competición los logos u otros elementos de los patrocinadores, proveedores y colaboradores institucionales de la RFEA y el logo de la propia RFEA. En cuanto a las normas de estilo que el organizador local debe seguir en el caso de la página web de la competición en lo referente a la inclusión de los logos de instituciones, patrocinadores locales, Página 11 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete patrocinadores, proveedores y colaboradores institucionales de la RFEA, etc., son de aplicación las recogidas en el epígrafe anterior referentes al material gráfico (tamaños, proporciones, división de logos por categorías, etc.). PLAZOS VIGENTES PARA COMPETICIONES RFEA: LA APLICACIÓN DE LA NORMATIVA PUBLICITARIA EN LAS Solicitud de autorización de patrocinios locales: Los organizadores locales en los que la RFEA haya delegado la organización de cualquier prueba deberán comunicar como mínimo con QUINCE DÍAS de antelación con respecto a la celebración de la prueba (por correo electrónico) cuáles son los patrocinadores locales (empresas y/o instituciones) con los que desean contar y cuál es la distribución por número de pancartas que desean hacer entre ellos del metraje publicitario concedido en virtud del punto 1 de este documento a cada organizador local. En esa solicitud el organizador local debe incluir la posible adjudicación a patrocinadores locales o instituciones de cualquier otro elemento publicitario de los mencionados dejando al margen las pancartas exteriores (pancartas interiores, publicidad en pódium, neveras, etc.). Se recuerda que en principio dicha solicitud tiene 2 limitaciones que son el no superar el total de metros de publicidad establecidos para cada tipo de prueba y en segundo término no coincidir más de la mitad del nº total de pancartas o de metros de publicidad al mismo patrocinador. Esta segunda limitación se llevará a rajatabla tratándose de patrocinadores privados pudiéndose hacer excepciones puntuales en el caso de colaboradores institucionales. Una vez recibida la solicitud, la RFEA contestará en el plazo de 48 horas concediendo la petición o en caso contrario desestimándola y justificando los extremos de esa desestimación. En el próximo punto se establece el procedimiento a seguir por parte del organizador local de cara a la realización de los montajes publicitarios de pista de las competiciones RFEA. MONTAJE PUBLICITARIO: Una vez que la RFEA haya autorizado la solicitud de patrocinadores locales y número de elementos publicitarios que se adjudican a cada patrocinador, la RFEA confeccionará un plano con la distribución de las pancartas en la pista. A partir de entonces, no se podrá incluir, cambiar o añadir ninguna otra pancarta sin la aprobación de la RFEA. El siguiente paso es la realización del montaje publicitario (colocación de las pancartas exteriores e interiores y otros elementos publicitarios de patrocinadores). En este Campeonato es el organizador local el encargado del montaje de la publicidad estática. La instalación donde se celebre la competición deberá quedar libre de publicidad no autorizada, como mínimo, tres días antes del inicio del Campeonato. Una vez finalizada la competición, el organizador local recogerá los elementos publicitarios y los remitirá a la RFEA el día siguiente. Es igualmente importante recordar que la competición no acaba cuando los atletas se retiran de la pista y que es conveniente recordar este extremo a todos los colectivos implicados en el montaje y desmontaje de la competición. Para más información, consultar la normativa http://www.rfea.es/normas/pdf/reglamento2016/20_publicidad.pdf Página 12 de 36 - 15/04/2016 RFEA de publicidad: Campeonato de España Cadete PRENSA De esta área depende que las infraestructuras para los medios de comunicación (escrita, radio, y fotógrafos) estén listas para el Campeonato. También se encargará de preparar la información para los medios de comunicación sobre el Campeonato (en coordinación con la RFEA). La infraestructura necesaria para este Campeonato se reduce a la tribuna de prensa, con 5 pupitres de 2 plazas (adaptar estas cifras a la asistencia prevista de medios locales). A esta tribuna se deberán enviar copias desde Reprografía de los resultados que se vayan produciendo. Es recomendable que una persona controle a los fotógrafos autorizados a acceder al interior de la pista. Estos deberán portar un peto. Sobre la información a entregar a los medios de comunicación, la RFEA a través de su Jefe de Prensa, realiza un dossier con los datos más importantes. Esta información se suele enviar en los días previos a la competición y también está disponible en la página web de la RFEA. Normalmente la RFEA realiza el envío a la prensa nacional que sigue durante todo el año el atletismo y el responsable de prensa del Organizador Local remite la misma a la prensa local. En coordinación con el área de promoción, se puede realizar una presentación del Campeonato. Se trata de un acto institucional y tiene lugar entre 10 y 20 días antes de la competición, en función de las agendas de las autoridades que deban asistir a la misma. Página 13 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete PROMOCION El área de promoción tendrá como objetivo el que mayor número de personas tenga conocimiento de la celebración del Campeonato, y que ello tenga como resultado la mayor afluencia de público a la instalación. Para ello, y en coordinación con el resto de áreas, tendrá que planificar y ejecutar una serie de actividades. Algunas de las actividades realizadas en el pasado son: • Realización del cartel del Campeonato • Campañas de publicidad en prensa escrita y radios • Presentación del Campeonato • Día – x (por ejemplo, 100 días para el comienzo del Campeonato) • Realización del díptico informativo (coordinación con Marketing y Entradas) Como también está escrito en otros párrafos de esta documentación, la RFEA debe aprobar todo el material gráfico antes de su impresión y existe una guía de estilo para la confección del cartel (ver Marketing). Normalmente, el díptico incluye portada (copia del cartel), horario de la competición, Records de España y del Campeonato y plano/s de la instalación. Por su parte, la información más relevante que debería incluir la web del Cto. es la siguiente: cartel, horario de la competición, reglamento, records de España de la categoría y del Cto., plano de la instalación, plano de accesos, oferta hotelera (si la hubiese), etc. Antes de su publicación, la página web debe tener el visto bueno de la RFEA. De cara a lograr que el Campeonato respire una misma imagen, es de vital importancia que todos los elementos gráficos y de diseño del mismo, sigan una misma línea. La RFEA, también interesada en que la instalación tenga una buena entrada, debe conocer el plan de promoción, y con el fin de ayudar, en lo posible, al organizador local en posibles acciones puntuales, a través de sus departamentos de prensa y/o Internet. Página 14 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete PROTOCOLO El área de protocolo es responsable de la planificación y ejecución de los actos protocolarios del Campeonato. Entre las tareas a desempeñar se encuentran: • Preparación de cartas para la formación del Comité de Honor y confirmaciones de aceptación o no del mismo. • Invitación al acto de presentación del Campeonato (coordinación con Prensa, Promoción y Marketing) • Si se requiere, invitación de Palco de Honor al Campeonato. La producción de la misma corre a cargo de la RFEA, por lo que se deberá comunicar los logotipos institucionales locales que deben aparecer en la misma. La distribución local corresponderá al Organizador Local, por lo que deberá comunicar a la RFEA el número de invitaciones que necesitan. • Tarjeta para el aparcamiento reservado para vips. • Tribuna de autoridades: Inspección fuerza pública, ornamentación, control de acceso, recinto acotado entorno a la tribuna, etc. • Ornamentación de la instalación: banderas de las Comunidades Autónomas participantes y mástiles y banderas de España, Com. Autónoma y Ciudad (coordinación con instalación). • Pódium y ornamentación del mismo. • Mobiliario en la sala de premiaciones (coordinación con logística) • Si procede, bolsas con programas, carteles, recuerdos, folletos turísticos, etc. para entregar a cada participante. Entregar al delegado de cada Federación o Club. • Procedimiento de premiaciones: coordinación de caza-medallistas, bandeja o cojín, autoridades y horario. En este Campeonato, la RFEA proporciona al organizador las medallas correspondientes (3 por prueba), con una cinta de la bandera de España. Es recomendable que la organización local aporte un pequeño ramo al vencedor y/o a todos los atletas en el pódium. Página 15 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete REPROGRAFIA Se encarga de la realización de las copias para todas las áreas. Deberá estar coordinada por una persona que tenga amplios conocimientos de atletismo, ya que durante la competición recibirá un volumen importante de papeles y deberá saber ordenar la documentación y el reparto de la misma. Puede ser una sub-área que dependa de prensa ó del área Técnica, pero para este tipo de competición se deben centralizar en un solo sitio las copias necesarias para el área Técnica (jueces y federaciones/clubes), prensa, VIPS y organización en general. Debe contar con 1 fotocopiadora de alta velocidad (50-60 copias/minuto), dotada con clasificador y grapadora. En el caso de que la fotocopiadora no disponga de grapadora, es aconsejable tener una eléctrica. La sala de reprografía contará con varias mesas, sillas, casilleros y bandejas para depositar las copias que deben distribuir los voluntarios. En cuanto al papel necesario, teniendo en cuenta las cifras de las últimas ediciones del Campeonato, se necesitarían al menos unas 2.000 hojas, con el siguiente desglose: Listas de salida Resultados Tablón Resultados 1 1 Jueces árbitros 1 1 Jurado de apelación 1 0 Cámara Llamadas 1 0 Videofinish (solo carreras) 1 0 Locutores Estadio / Dir.Compet. 1 1 Comité Técnico RFEA 2 2 Secretaria RFEA 1 1 Organizador Local 1 1 Prensa * * 105-110 115-120 Hojas por juego: TOTAL NÚMERO DE HOJAS APROXIMADAS * En función del número de medios locales que asistan Página 16 de 36 - 15/04/2016 2000 Campeonato de España Cadete SERVICIOS MEDICOS La organización de los Servicios Médicos del Campeonato de España Cadete precisa unas necesidades básicas. Esto es así para un correcto desarrollo de la atención sanitaria tanto para los atletas del Equipo Nacional, de los que se hace cargo el Equipo de los Servicios Médicos de la RFEA que se desplazan a la competición, como para el resto de los atletas de los que se debe hacer cargo el personal sanitario de la propia competición. Por lo tanto, los organizadores del citado campeonato deben proveer lo siguiente: Zona de Calentamiento: • Una sala amplia donde ubicar 2 camillas de 0,8m de alto y una de 0,7m de alto. Hay que tener presente que algunas Federaciones Autonómicas y algunos clubes acuden con su propio médico, e incluso fisioterapeuta y/o masajista. Por tanto, será necesaria prever espacio para ello. • Un fisioterapeuta oficial de la competición, que esté presente físicamente durante toda la competición en la instalación en la que se desarrolle el Campeonato. Es necesario que dicho fisioterapeuta esté familiarizado con el medio deportivo. • Hielo para uso de atletas y profesionales sanitarios de la competición y agua mineral Estadio o Pista de Competición: • Una sala médica (botiquín) próxima a la pista de competición. Idealmente lo más cercana posible a la zona mixta o la salida de los atletas de la pista. Deberá estar adecuadamente equipada de medicamentos y material de parafarmacia. Será preciso prever el equipamiento Soporte Vital Avanzado, siendo necesario, como mínimo contar con un desfibrilador semiautomático y personal capacitado para usarlo. • Un médico oficial de la competición, que esté presente físicamente durante toda la competición en la instalación en la que se desarrolle el Campeonato. Es necesario que dicho médico esté familiarizado con el medio deportivo. • Como mínimo 2 equipos de camilleros para evacuación de atletas lesionados en la pista. • Una ambulancia asistible y medicalizable para transporte de heridos o enfermos con equipamiento de Soporte Vital Avanzado (UVI Móvil). • Hielo en la zona mixta del Estadio para uso de los atletas y por los profesionales sanitarios de la competición. • Abundante agua mineral sin gas y refrescos en la zona mixta del estadio. • Un Centro Médico Asistencial de referencia para evacuación de heridos de gravedad. Preferiblemente, este Centro Asistencial deberá tener acuerdo de asistencia con la mayoría de las aseguradoras que cubren el Seguro Obligatorio de accidentes deportivos de las diversas federaciones territoriales. • Hay que prever asistencia a los espectadores. Esto debe ser coordinado con los organismos públicos locales o regionales que realicen asistencia a público en diversas manifestaciones deportivas y no deportivas. Página 17 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete TÉCNICA El área técnica es responsable de la organización técnica de la competición. Es una de las más importantes, ya que se encarga de lo que acontece en el “terreno de juego”. En primer lugar, y en coordinación con Instalaciones, debe verificar que la pista y todos sus elementos (círculos, pasillos, fosos, ría, etc.) cumplen con el reglamento y se encuentran en perfectas condiciones. Asimismo, deberá verificar, con la antelación suficiente, que todo el material de competición (vallas, colchonetas, artefactos, listones, etc.) cumple con el reglamento de la IAAF. La tarde del día anterior a la competición (viernes) se inicia el trabajo en el centro de confirmaciones. Debe ser una zona amplia, ya que por ella pasan atletas y delegados de clubes para confirmar su participación en el Campeonato, recoger su dorsal e imperdibles (más bolsa de promoción del Campeonato si existe). Su situación debe ser tal que permita el acceso de la gente, por lo que debe estar fuera de la instalación o en una zona de ella que permita un acceso exterior. La RFEA envía con suficiente antelación los dorsales de la competición. La lista de participantes por prueba y con el dorsal estará disponible el jueves anterior al Campeonato, pero será tras el cierre de confirmaciones cuando se imprima la definitiva. Dependiente del área técnica existe el CIT (Centro de Información Técnica), que es el punto de información de los clubes, atletas y Federaciones participantes en el Campeonato. Estará ubicado en una zona a la que puedan acceder los delegados de los equipos y allí recogerá los resultados. También servirá como punto de referencia en el caso de presentación de reclamaciones sobre el resultado de la competición. En función del diseño de la instalación, puede compartir el espacio con la reprografía, ya que buena parte de la copias va dirigida a la parte técnica de la competición. Si no comparte el espacio, es conveniente dividir el número de fotocopiadoras de la sala de reprografía e ubicar una de alta velocidad en el CIT. Debe estar dotado de un mostrador para poder atender a la gente, unos 10m de mesa, sillas y casilleros dónde guardar los juegos de listas de salida y resultados. El CIT debe recibir los artefactos personales de los atletas para su homologación posterior. Dentro de esta área se incluye el jurado de la competición, siendo la RFEA, a través del Comité Nacional de Jueces (CNJ), la responsable de la designación de los jueces que controlaran la competición. La RFEA designa directamente (con los gastos a su cargo) los siguientes jueces: • Juez Árbitro de Carreras • Juez Árbitro de Concursos • Presidente del Jurado de Apelación Si el Comité Autonómico de Jueces no dispone de Juez Jefe de Foto Finish de panel RFEA, la designación de este Juez la realiza la RFEA con los gastos a cargo del organizador local. El Comité Autonómico de Jueces respectivo deberá proponer al CNJ los nombres y funciones de los jueces locales 30 días antes de la celebración de la competición. Dentro del jurado está la figura del Director Técnico, sobre el que recae la responsabilidad de “vestir” la pista para la competición y certificar que todo el material cumple con los reglamentos de la IAAF y la RFEA. Debe ser nombrado lo antes posible una vez sea Página 18 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete concedido el Campeonato y realizará una visita previa a la sede de la competición para revisar el estado de la pista (material sintético, pintura, cajetines, fosos, tablas de batida, jaulas –puertas y red-, círculos, bordillo, ría, etc.) y revisar e inventariar el material de competición existente (artefactos, vallas, colchonetas, tacos de salida, etc.). Emitirá un informe a la RFEA, al organizador y a la instalación, comprometiéndose estos últimos a que las posibles deficiencias estén reparadas antes de un mes de la celebración del Campeonato. Especial interés hay que prestar sobre tres elementos: colchonetas de pértiga y altura (estado y medidas), jaula de lanzamientos (estado de la red, medida de las puertas y paneles, movimiento de estos últimos) y círculos de lanzamientos (superficie de cemento con cierta rugosidad, nunca deslizante). En las últimas ediciones del Campeonato, actuaron en torno a 50 jueces (incluyendo los que designa directamente el CNJ). Cronometraje: La sala de cronometraje debe tener unos 25m2 y estar alineada exactamente con la línea de meta. Son necesarios 6m de mesa, 4 sillas y 3 tomas de 220v. Es conveniente que exista aire acondicionado. Informática: En la secretaria de competición (gestión de resultados) se necesitará una persona de la organización (preferiblemente de la federación local) que colaborará en la secretaría y el manejo del programa de resultados (Introducción de los resultados, impresión de hojas de salida y resultados, etc.). La supervisión de este trabajo y la confirmación de la composición de las series, el orden de calles y el orden de competición en los concursos, corresponde a la persona que designará la RFEA. El Organizador local deberá disponer de una impresora y un cd con sus drivers para generar los resultados desde el ordenador de la RFEA. Asimismo la persona de la RFEA cuenta con un dispositivo para enviar los resultados por internet pero si no existe cobertura en la sala donde se le ubique, el organizador deberá proporcionar una línea ADSL o wifi. La introducción de los datos de los concursos y de las carreras se realizará en tiempo real, de manera que los resultados se puedan ofrecer en directo. Para ello, la RFEA desplazará una persona adicional (además de la que habitualmente supervisa la secretaría) y el material necesario (ordenadores, routers, etc.) para asegurar el funcionamiento de los equipos. En este caso, es imprescindible la colaboración de la Federación Autonómica correspondiente y del organizador local para lo siguiente: - En cada uno de los concursos en pista, se necesitará potencia eléctrica (220v) y mesa/silla para poder instalar el ordenador. - 6 personas para la introducción de los datos en cada uno de los concursos. Estas personas pueden ser jueces o voluntarios. Estas personas deben estar disponibles 30 minutos antes del inicio de la jornada de competición para poder recibir una breve formación. Página 19 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete VOLUNTARIOS El área de voluntarios tiene la responsabilidad de la captación, gestión y formación de todos los voluntarios necesarios para el buen funcionamiento de la competición. Obviamente, la formación debe estar coordinada con los diferentes responsables de áreas. En función de la instalación y de los medios técnicos disponibles, se deberán cubrir las necesidades de voluntarios de las siguientes áreas: • Técnica (colocación de vallas, tacos de salida, retorno de artefactos, cestas de recogida de ropa, marcadores de pista, alisado de arena etc.). Aquí habrá que incluir la persona de introducción de resultados que se menciona en el párrafo sobre la informática dentro del apartado de “Técnica”. En cuanto a los voluntarios de cestas, serán necesarios 2 grupos de 8 más sus respectivos coordinadores (18 personas en total). • Entrega de dorsales y confirmaciones: normalmente incluida dentro del Área Técnica. Son necesarios 4 voluntarios para el viernes por la tarde y 1 para el sábado mañana y tarde. • Reprografía (fotocopias, colocación en los tablones y distribución de las mismas) • Servicios Médicos • Seguridad/Control de accesos: en función de las circulaciones de los diferentes colectivos. • Prensa: en función de la asistencia prevista de medio locales. • Protocolo (entrega de medallas, caza-medallistas…) • Logística-almacén del Estadio (puede que sea personal de la instalación). Página 20 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete HOJA DE SEGUIMIENTO De Comité Organizador a RFEA Id Tarea Fecha límite Observaciones Durante los 3 meses siguientes a la adjudicación del Campeonato 3 meses antes 1 Firma del Convenio 2 Constitución del Comité Organizador 3 Oferta hotelera 3 meses antes 4 Informe de la Dirección Técnica del Cto. 2 meses antes 5 Envío plano instalación con zonas organización 2 meses antes 6 Envío del proyecto del cartel a la RFEA 7 Cartel producido 8 Envío del proyecto del díptico a la RFEA 2 semanas antes 9 Propuestas de patrocinio local 2 semanas antes 1 mes antes 3 semanas antes 10 Solicitud nº de pancartas por patrocinador 2 semanas antes De RFEA a Comité Organizador Id Tarea Fecha límite 1 Aprobación del Cartel 3 semanas antes 2 Envío de dorsales y medallas 2 semanas antes 3 Aprobación del díptico 1 semana antes 4 Envío de plano con distribución de pancartas 1 semana antes 5 Envío de las listas de participantes Jueves por la mañana Página 21 de 36 - 15/04/2016 Observaciones Campeonato de España Cadete ANEXOS • Circular RFEA sobre Propuestas de Organización de Campeonatos de España de Atletismo • Circular RFEA sobre alquiler de material de cronometraje • Horario de la Competición (provisional) • Cartel • Díptico / Programa • Guión para los conceptos del presupuesto Página 22 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete CIRCULAR RFEA SOBRE PROPUESTAS DE ORGANIZACIÓN DE CAMPEONATOS DE ESPAÑA DE ATLETISMO CIRCULAR Nº: 110/2015 - a la Junta de Gobierno de la RFEA Organizadores de Competiciones de Campo a Través, Marcha, Ruta y Pista - A los Directores Generales de la Comunidades Autónomas - Diputaciones Provinciales, Cabildos o Ayuntamientos con Pistas o actividades de Atletismo - a todas las Federaciones Autonómicas, Provinciales y Delegaciones (para conocimiento general) PROPUESTAS DE ORGANIZACION DE LOS CAMPEONATOS DE COMPETICIONES NACIONALES PARA LA TEMPORADA 2015/2016 ESPAÑA Y Todas las Federaciones Autonómicas que deseen presentar su candidatura para organizar las Competiciones Nacionales que se relacionan en el anexo I, deberán enviar debidamente cumplimentado el/los impreso/s que se adjuntan (se deberá remitir un impreso por cada competición) con el cual se comprometen a cumplir lo indicado en esta circular. El plazo de recepción en esta RFEA es el día 21 de julio de 2015 Art. 1º) – La Junta Directiva de la RFEA designará las Federaciones Autonómicas y, en su caso, las localidades, donde se celebraran las diferentes competiciones de carácter nacional e internacional. Art. 2º) - La responsabilidad de una competición nacional o internacional corresponde a la RFEA, la cual supervisará la misma. Art. 3º) – La solicitud de una competición debe venir firmada por la Federación Autonómica y la Institución que patrocine la misma. Art. 4º) - La Junta Directiva de la RFEA delegará en la Federación Autonómica elegida o en la Institución que firme el convenio con la RFEA, la organización de la competición. La Federación o la Institución firmante no podrán delegar en ningún Club o Entidad de cualquier tipo la organización, siendo la única responsable ante esta RFEA de la misma aunque podrá solicitar la colaboración o ayuda de los Clubes o Entidades donde se celebre la competición. Art. 5º) - El nombre de RFEA y su escudo, el nombre de la Federación Autonómica y su escudo, así como el logo de los patrocinadores de la RFEA con derecho a exclusividad, deberán figurar con carácter destacado en todos los carteles, programas, folletos, saludas, y/o cualquier otro tipo de publicaciones, incluyendo la realización de una página web, que se realicen con motivo de la competición. La RFEA supervisara toda la cartelería y objetos que se impriman en relación al Campeonato o Competición no pudiendo imprimirse nada sin su autorización. Todos los elementos gráficos deberán cumplir con la guía de estilo de la RFEA, que puede ser solicitada a la oficina de la RFEA ([email protected]) o se puede consultar y descargar desde la web de la RFEA (http://www.rfea.es/revista/manuales_organizacion.htm) Art. 6º) - La RFEA, a través de su Comité Nacional de Jueces, es la responsable de la designación del Jurado que controlara la competición. Art. 7º) - Protocolo. Es responsabilidad de esta RFEA fijar el protocolo de la competición, aunque el desarrollo del mismo lo efectúe el Comité Organizador del Campeonato. Art. 8º) – Publicidad. En todos los Campeonatos y Competiciones señaladas en el anexo I, los derechos de publicidad corresponden en exclusiva a la RFEA. Página 23 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete Art. 9º) - CONDICIONES DE ADJUDICACIÓN 9.1 CONDICIONES DE ORGANIZACIÓN A la vista de las propuestas y ofertas recibidas y previo informe técnico y económico, la Junta Directiva de esta RFEA designará las sedes de las competiciones. Una vez designadas las sedes de las competiciones que figuran en el Anexo I, se firmará un convenio entre la RFEA y el solicitante en el cual se establecerán los detalles y delimitaciones de responsabilidades de cada parte. El convenio debe ser firmado no más tarde de dos meses de la concesión del Campeonato en pista cubierta o campo a través y tres meses si la competición es al aire libre. Sin este trámite de firma la competición no se considera oficialmente concedida. La Federación designada como organizadora de una competición, se compromete, en caso de renuncia a celebrar la competición, a abonar los gastos que se hayan producido hasta ese momento, más una indemnización, que será fijada por la Junta Directiva de la RFEA. En caso de vacantes o de rechazo de candidaturas, la Junta Directiva de la RFEA podrá designar las sedes vacantes aunque no hubieran sido presentadas sus candidaturas. Asimismo en las competiciones internacionales la Junta Directiva de la RFEA podrá designar el lugar de celebración directamente. Son condiciones imprescindibles para optar a una organización disponer de: 9 Comité de Jueces, con suficiente número de colegiados, con licencia RFEA, para poder controlar la competición. (El número de jueces necesarios para el control de la competición, será fijado por el Comité Nacional de Jueces, el cual es responsable de la designación del mismo). 9 Suficiente número de personas encargadas de la organización. 9 Instalaciones y material de competición adecuado. 9 El aforo mínimo 9 Asistencia médica. en graderío que el Organizador debe garantizar es el siguiente: Campeonatos de Campo a Través 100 personas Campeonato Absoluto Pista Cubierta 1.500 personas Campeonato Absoluto Aire Libre 3.500 personas Resto de competiciones: Pista 1.500 personas Ruta / Marcha 100 personas 9 Plazas hoteleras suficientes para albergar a los participantes en el Campeonato a precio reducido, debiendo figurar el mismo en la petición y garantizar que los precios señalados se respetaran. 9 Se valorarán las condiciones (altitud, clima, etc.) según especialidades, la situación geográfica (coste de desplazamiento, facilidades de comunicación, etc.) y los precios de los alojamientos. 9 En las competiciones en ruta (carrera y marcha) y campo a través es condición indispensable para optar a la organización, la aprobación de los recorridos por el Comité Técnico de esta RFEA, debiendo presentar propuesta de plano y altimetría conjuntamente con la solicitud de organización. 9.2 CONDICIONES ECONOMICAS 9.2.1. GASTOS A cargo del solicitante: 1.- Abonar a la RFEA en concepto de ayuda a la competición la cantidad mínima de: Campeonato España Absoluto al Aire Libre 60.000 € Campeonato España Absoluto Campo a Través 45.000 € Campeonato España de Clubes campo a Través 45.000 € Campeonato España Absoluto Pista Cubierta 11.000 € Resto de Competiciones 4.000 € Página 24 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete Estas cantidades deberán garantizarse mediante aval bancario a la firma del convenio o pagaré 50% a la firma del convenio y el otro 50% tres meses antes de la fecha de celebración del Campeonato. En todo caso las cantidades deben abonarse antes de la celebración del Campeonato o Competición. 2.- Además el organizador deberá hacerse cargo de los gastos de los conceptos siguientes: a. Gastos de actuación de jueces, incluyendo el Juez Jefe de Fotofinish, el Juez Jefe de Cronometraje por transpondedor y los Jueces de Marcha que deba nombrar el CNJ, en el caso de que el Comité Autonómico no disponga de los suficientes. b. Gastos de cronometraje eléctrico y medios electrónicos. En el Campeonato de España Absoluto de Aire Libre o Pista Cubierta consistirá en el equipo de cronometraje, los detectores de salidas falsas, anemómetros (de carreras y concursos), marcadores de tiempo, marcadores de concursos, el sistema de medición indirecta y el sistema de comunicación de Tarjetas Rojas para las pruebas de marcha. En el Campeonato de España de 10.000m Absoluto serán necesarios 2 marcadores de tiempo en pista. En el resto de Campeonatos de España individuales en Pista Cubierta o Aire Libre será necesario disponer de un marcador de tiempo en pista sincronizado con videofinish, al igual que en los Campeonatos de España de Campo a Través (individual y Clubes), mientras que para el Campeonato de España de Marcha en ruta será necesario disponer de tres marcadores de tiempo y el sistema de comunicación de Tarjetas Rojas. c. Gastos del sistema de gestión de resultados en las competiciones televisadas (solo se aceptara el sistema que la RFEA tenga contratado). d. Gastos de secretaría e. Gastos de material de competición (El CNJ nombrara un juez encargado de supervisar el material de competición y el informe que el CNJ emita deberá ser aceptado por el Organizador, comprometiéndose a que el material necesario este disponible en el Campeonato. Se hará especial hincapié en las jaulas, círculos de lanzamiento y en las zonas de caída de altura y pértiga). Los costes derivados de este informe serán a cargo del solicitante, debiéndose realizar el informe (si procede) en un plazo máximo de un mes desde la designación de la sede. f. Gastos de organización y montaje g. Alquiler de pistas y pago de empleados h. Gastos del control antidopaje (montaje del recinto donde se efectúe el control y las bebidas necesarias para el desarrollo del control) i. Gastos de transporte interno y alojamiento de los equipos participantes (solo en encuentros internacionales) j. Gastos de montaje de tribuna de prensa (de acuerdo a las normas de Prensa RFEA en cada Campeonato) k. Gastos del montaje del Servicio Médico (de acuerdo a las normas del Servicio Médico de la RFEA) l. Gastos de alquiler de un Video-marcador y su estructura (únicamente en pruebas televisadas). La RFEA deberá haber aceptado previamente el modelo ya que debe coordinarse con los diferentes servicios informáticos m. Gastos de producción de televisión (únicamente en pruebas televisadas) De aplicación únicamente para Campeonato de Maratón, Media Maratón, 10km, Milla en Ruta, Trail y Montaña n. Abono del viaje, alojamiento y manutención a los atletas españoles de acuerdo a la Reglamentación específica de cada competición (aproximadamente 10 atletas). En caso de que el campeonato se dispute conjuntamente con una competición privada, los atletas participantes en el Campeonato de España no estarán obligados a abonar inscripción en la prueba que se desarrolla al Página 25 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete mismo tiempo que el Campeonato de España, y optarán a los premios que la organización tenga estipulados para su competición en las mismas condiciones que el resto de participantes. De aplicación únicamente para Jugando al Atletismo: o. Diseño y producción de camisetas para los participantes y organización (el diseño deberá ser aprobado por la RFEA) p. Trofeos a los tres primeros colegios en cada categoría Nota: Las condiciones mínimas para cada uno de estos apartados serán fijadas por la RFEA. A cargo de la RFEA: a). Viajes y dietas de los atletas participantes (según Reglamento del Campeonato y exceptuando lo indicado en el punto n) anterior) b). Viajes, alojamiento, manutención y dietas de actuación de los jueces que designe la RFEA (exceptuando lo indicado en el punto 9.2.a) anterior) c). Medallas oficiales de premiación y trofeo al 1er equipo clasificado (excepto Jugando al Atletismo) d). Dorsales 9.2.2. INGRESOS Los ingresos producidos por Taquillaje serán repartidos al 50% entre la RFEA y el organizador. En el convenio a realizar entre el organizador local y la RFEA se recogerán el número de entradas (de zona preferente o VIP y de zona de público) que el organizador deberá entregar a la RFEA. Las Federaciones Autonómicas podrán efectuar ofertas complementarias para apoyar sus candidaturas, incrementar la aportación del canon u otro tipo de ofertas (por ejemplo, alojamiento gratuito, etc.). En caso de que varias Federaciones opten a una competición y exista igualdad de condiciones técnicas y de costo, se valorarán las OFERTAS COMPLEMENTARIAS que cada Federación proponga. En las ofertas complementarias no deberán incluirse lo enunciado en el apartado 9.2.1. Madrid, 4 de mayo de 2015 Página 26 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete CIRCULAR RFEA SOBRE ALQUILER DE MATERIAL DE CRONOMETRAJE CIRCULAR Nº: 004/2016 - A todas las Federaciones Autonómicas - A todos los organizadores ALQUILER DE MATERIAL TECNICO PARA EL CONTROL DE LAS COMPETICIONES TEMPORADA 2015/16 Esta RFEA pone a disposición de todas la Federaciones Autonómicas y de los organizadores de competiciones en Pista, Ruta o Campo a Través el material que se especifica con objeto de obtener una mejora en el control de las competiciones que se celebran en España. 1. MATERIAL DISPONIBLE: a).- VIDEOFINISH Facilita el cronometraje oficial centesimal imprescindible para pruebas de atletismo. b).- MARCADOR DE PISTA Se puede utilizar como tiempo oficioso en pista y apoyo a tiempos oficiales en carreras en ruta y Campo a Través c).- MARCADORES ELECTRONICOS DE CONCURSOS Dan resultado del concurso en el momento: nombre del atleta, dorsal, marca, puesto en el concurso. d).- DETECTOR DE SALIDAS FALSAS Detecta si algún atleta realiza la salida ante del disparo. Proporciona el tiempo de reacción de todos los atletas, en el momento de la salida. e).- MEDICION INDIRECTA Se utiliza para la medición en los concursos, proporcionando una medición más rápida y precisa. f).- SEÑAL PARA TELEVISION Genera grafismos y señal de tiempo para su utilización en Televisión. g).- NOTIFICACION DE MARCHA Notifica de manera automática los partes de descalificación del jurado de Marcha. Genera señal para mostrar los partes en video pantallas o monitores. 2. TARIFA DE ALQUILER a).- VIDEOFINISH 550 € primer día de competición (equipo principal). 345 € primer día de competición (equipo de apoyo). 345 € por día extra de competición y equipo. b).- MARCADOR DE PISTA 480 € por un día de competición (primer marcador). 225 € por un día de competición (segundo marcador). 225 € por día extra de competición y marcador. c).- MARCADORES DE CONCURSO 820 € por día de competición y marcador. d).- DETECTOR DE SALIDAS FALSAS 480 € primer día de competición. 225 € por día extra de competición. e).- MEDICION INDIRECTA 235 € primer día de competición y estación. 115 € por día extra de competición y estación. Página 27 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete f).- SEÑAL PARA TELEVISION 1300 € por día de competición. g).- NOTIFICACION DE MARCHA 100 € por día de competición. Además de las tarifas de alquiler, el solicitante deberá abonar los gastos de alojamiento, dietas y traslado del personal técnico que manejara el equipo así como el transporte del material, en función a las siguientes características. 3. GASTOS DE TRANSPORTE DEL MATERIAL * CRONOMETRAJE, MARCADOR DE PISTA, MARCADORES DE CONCURSOS, DETECTOR DE SALIDAS FALSAS, MEDICION INDIRECTA, SEÑAL DE TELEVISION Y NOTIFICACION DE MARCHA: 0,19 €/km., o se abonara los gastos producidos por el envío mediante agencia de transporte. 4. PERSONAL TÉCNICO NECESARIO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LOS DIFERENTE APARATOS. Material Personas Video-finish 2 Detectores de salidas falsas 1 Medición indirecta 1 Señal de Televisión 1 Notificación de marcha 1 5. GASTOS DE TRASLADO DEL PERSONAL Solo se abonara gastos de traslado del personal, si la competición se celebra en una ciudad distinta a donde esté ubicado el material. 6. DIETAS El solicitante deberá abonar por persona las dietas que se estipulan en el siguiente cuadro: Personal residente en la misma Comunidad de la Competición: 114 € Personal residente fuera de Comunidad de la Competición: 143 € Por día extra de competición se deberá abonar por persona: 107 € A las cantidades abonadas les serán retenidos, por esta RFEA, el IRPF marcado por la Ley. 7. ALOJAMIENTO El solicitante se hará cargo de la estancia en régimen de pensión completa, del personal técnico desplazado. La estancia deberá ser en el Hotel de la Organización, durante un periodo de dos días (para competiciones de un día) y de un día más por cada día extra de competición. En caso de no existir Hotel de la Organización, el solicitante deberá abonar la reserva de un hotel de, como mínimo de tres estrellas. 8. CONDICIONES GENERALES a) La solicitud para la utilización del material de disponible, deberá ser remitido a esta RFEA, como mínimo un mes antes del día de la competición. b) Esta RFEA emitirá factura por los gastos de alquiler, incrementado con el IVA marcado por la Ley. c) El pago del importe de los servicios prestados, será abonado en su totalidad, a esta RFEA, mediante talón o transferencia a nombre de la Real Federación Española de Atletismo, preferentemente antes de celebrar la competición, y en cualquier caso, no más tarde del día en que se celebra la misma. Página 28 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete HORARIO DE LA COMPETICIÓN (provisional) HORA PRUEBA RONDA SEXO 1ª jornada - sábado mañana 9 de Julio 10:00 Martillo FINAL Hombres 11:00 100m.v. Exatlón Mujeres 11:15 100m Octatlón Hombres 11:30 100m Eliminatorias Mujeres 11:45 Altura Exatlón Mujeres 11:50 Peso Octatlón Hombres 12:00 100m Eliminatorias Hombres 12:00 Jabalina FINAL Mujeres 12:30 300m Semifinales Mujeres 12:45 300m Semifinales Hombres 13:00 300m.v. Semifinales Hombres 13.15 300m.v. Semifinales Mujeres 2ª jornada - sábado tarde 9 de Julio 17:30 Martillo FINAL Mujeres 18:00 Altura Octatlón Hombres 18:30 Peso Exatlón Mujeres 18:40 Triple FINAL Hombres 18:45 600m Semifinales Hombres 18:45 Pértiga Final Hombres 19:00 600m Semifinales Mujeres 19:15 100m Semifinales Hombres 19:15 Jabalina FINAL Hombres 19:30 100m Semifinales Mujeres 19:45 100m.v. Eliminatorias Hombres 19:50 Peso FINAL Hombres 20:15 100m.v. Eliminatorias Mujeres 20:35 Altura FINAL Hombres 20:40 Longitud FINAL Mujeres 20:45 1.000m Semifinales Hombres 21:00 Disco Octatlón Hombres 21:00 1.000m Semifinales Mujeres 21:15 1.500m obstáculos FINAL Hombres 21:30 1.500m obstáculos FINAL Mujeres 21:40 5.000 marcha FINAL Hombres Página 29 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete 3ª jornada - domingo mañana 10 de Julio 10:00 100m.v. Octatlón Hombres 10:00 Disco FINAL Mujeres 10:15 Longitud Exatlón Mujeres 10:15 3.000 marcha FINAL Mujeres 10:50 Pertiga Octatlón Hombres 10:55 100m.v. Semifinales Hombres 11:20 100m.v. Semifinales Mujeres 11:20 Jabalina Exatlón Mujeres 11:30 Longitud FINAL Hombres 11:40 300m.v. FINAL Hombres 11:50 300m.v. FINAL Mujeres 12:00 100m FINAL Hombres 12:10 100m FINAL Mujeres 12:20 300m FINAL Hombres 12:30 300m FINAL Mujeres 12:30 Jabalina Octatlón Hombres 12:40 600m Exatlón Mujeres 4ª jornada - domingo tarde 10 de Julio 18:00 Altura FINAL Mujeres 18:00 Pértiga FINAL Mujeres 19:00 Disco FINAL Hombres 19:00 600m FINAL Hombres 19:10 Peso FINAL Mujeres 19:10 600m FINAL Mujeres 19:20 100m.v. FINAL Hombres 19:30 Triple FINAL Mujeres 19:30 100m.v. FINAL Mujeres 19:40 1.000m FINAL Hombres 19:50 1.000m FINAL Mujeres 20:00 1.000m Octatlón Hombres 20:10 3.000m FINAL Mujeres 20:25 3.000m FINAL Hombres 20:40 4x100m clubes FINAL Mujeres 20:50 4x100m clubes FINAL Hombres Se puede consultar el horario definitivo y el reglamento en el siguiente enlace: http://www.rfea.es/normas/pdf/reglamento2016/06_al_cadete.pdf Página 30 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete CARTEL Página 31 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete DÍPTICO Página 32 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete GUIÓN PARA EL PRESUPUESTO GASTOS CAPITULO CONCEPTO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ALOJAMIENTOS Alojamientos jueces Alojamientos personal organización Alojamientos invitados Comidas jueces Comidas personal organización Comidas invitados ACREDITACIONES Gestión acreditaciones Ordenadores Impresoras color y tintas Gastos varios acreditaciones PROTOCOLO Y ACTOS SOCIALES Presentación oficial campeonato Atenciones a Vips Flores premiación Pódium Gastos varios protocolo Banderas MARKETING Vallas patrocinadores locales Atención patrocinadores PROMOCIÓN Plan de promoción Dípticos promocionales Publicaciones Carpetas Cartel Programa oficial Invitaciones Carpetas resultados Pagina web Gastos varios promoción GASTOS PERSONAL Responsables áreas Personal secretaría Locutor Voluntarios Personal de pista VIAJES Y TRANSPORTES Viajes comité organizador Transportes internos Alquiler vehículos Gasolina Seguro vehículos Comidas conductores CONTROL TÉCNICO Material área técnica Cronometraje Gestión de resultados Gastos actuación jueces Gastos secretaría Imperdibles COMUNICACIONES Página 33 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete 10 11 12 13 • 14 Teléfonos Walkies SEGUROS Seguro responsabilidad civil MEDIOS DE COMUNICACIÓN Atenciones prensa Actos medios comunicación Presentación oficial campeonato Ruedas de prensa INSTALACION Electrónica Cableados Decoración instalación Plantas Sombrillas Limpieza Mobiliario Técnicos Alquiler toros, carretillas, etc. Consumos agua, electricidad, gas Alquiler pista Señalización Neveras Bebidas (agua y refrescos) SERVICIOS MÉDICOS Camillas Equipos de fisioterapia Material fungible de fisioterapia Botiquín Hielo neveras ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN Canon rfea Fotocopiadoras Técnico fotocopiadoras Papel Material de oficina INGRESOS 50 51 52 53 INSTITUCIONES Ayuntamiento Diputación Comunidad Autónoma Otras instituciones PATROCINADORES ENTRADAS OTROS INGRESOS Página 34 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete Página 35 de 36 - 15/04/2016 Campeonato de España Cadete Página 36 de 36 - 15/04/2016
