Col·legi Mare de Déu del Carme (Terrassa)
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Col·legi Mare de Déu del Carme (Terrassa) Caso de éxito, Octubre 2012 Caso de estudio: Col·legi Mare de Déu del Carme Internet solutions IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD A TRAVÉS DE LAS HERRAMIENTA CLICKEDU QUE INCORPORA EL MEJOR SOFTWARE DE CALIDAD QUALITEASY CON EL ACOMPAÑAMIENTO Y ASESORAMIENTO DE INTERFASE SL Breve descripción del centro El Col·legi Mare de Déu del Carme pertenece a los Padres Carmelitas de Cataluña, la entidad titular. La Orden de los Carmelitas tiene sus orígenes en el Monte Carmelo, de Palestina, en el siglo XII y actualmente están extendidos por los 5 continentes, con tareas tan variadas como lugares donde están donde la iglesia o la sociedad se lo ha pedido. Tienen parroquias, escuelas, centros de formación, centros de espiritualidad... En Cataluña, 2 parroquias (Santa Joaquima de Vedruna de Barcelona y Mare de Déu del Carme en Terrassa), 2 centros de culto (en Olot, Girona, Tàrrega y Lleida) y 1 colegio (Col·legi Mare de Déu del Carme, Terrassa). A Terrassa llegaron a principios del siglo XX, pero la guerra civil española, hizo fracasar este primer intento de tener un convento en esta ciudad, y no fue hasta el año 1942 que a demanda de los empresarios de la ciudad, para dar formación a los hijos de sus trabajadores, que llegaron para fundar el actual Colegio. Desde entonces que están en esta ciudad, con el objetivo de promover la formación integral de sus alumnos de acuerdo con una concepción cristiana del hombre, de la vida y del mundo, favoreciendo el crecimiento y maduración de los alumnos en todas sus dimensiones. Hasta el año 1996 estaba ubicado en un único edificio, pero a raíz de las reformas educativas y para mejorar los espacios inaugura unas nuevas instalaciones de 3.100 metros, que albergarán los estudios de ESO y Bachillerato. Desde el año 2004 el Col·legi Mare de Déu del Carme ha reactivado el programa de inversiones, cubriendo parte del patio de infantil - primaria, construyendo un nuevo edificio de servicios (Sala de actos, porche, cocina, comedor y pista polideportiva) de 1.625 metros, renovando ventanas, persianas y fachadas, rehabilitando WC’s y actualizando todo el equipamiento informático del centro, dotando a todas las aulas de proyector y ordenador. Como última inversión el centro a habilitado un campo de fútbol-7 de césped artificial en el edificio de secundaria. Actualmente se ofrece el servicio educativo en las etapas de enseñanza desde los 3 años hasta los 18, con 3 líneas: segundo ciclo de infantil, primaria, secundaria obligatoria y www.clickartedu.com [email protected] bachillerato, en las modalidades de SocialHumanístico y Científico-Tecnológico, con todas las unidades concertadas con el Departament d’Ensenyament. El Centro cuenta con un total de 1.273 alumnos. En cuanto al personal en el Col·legi Mare de Déu del Carme trabajan un total de 151 personas entre monitores de extraescolares, personal de administración y servicios subcontratados, de los cuales 83 son docentes del Centro. Como proyecto destacado, la escuela Mare de Déu del carme, y dentro de la tarea de ofrecer a sus alumnos una formación integral de la persona, tiene como gran reto el proyecto de internacionalización del centro. Actualmente el Centro cuenta con programas de estancias de verano en el Reino Unido, jornadas de trabajo con alumnos del Reino Unido y Hong Kong y 5 intercambios de alumnos: Suecia para alumnos de 2 º de Bachillerato, Suecia para alumnos de 2 º y 3 º de ESO, Francia, Polonia y New York. www.qualiteasy.com [email protected] Caso de estudio: Col·legi Mare de Déu del Carme Internet solutions Algunas de las principales funcionalidades de Clickedu • Programaciones, tutorías, atención a la diversidad, trabajo en el aula. • Recibos, y gestiona actividades extracurriculares, comedor, transporte escolar, guardería. • Envío de nóminas por email, traspaso de los asientos contables de la generación de recibos a programas de contabilidad más habituales del mercado. • Herramientas de trabajo con el alumnado y el profesorado, acceso a los contenidos digitales y educativos de las principales editoriales, acceso a contenidos del centro y entre escuelas Clickedu. • Gestión académica, administración por parte de los docentes de notas y gestión de clase, documentaciones y actas oficiales. • Control de asistencia, comunicaciones a las familias vía SMS, email. Mensajería interna para los alumnos y entre alumnos y docentes. • Control de los ordenadores fijos y portátiles del centro • Calendarios compartidos y gestión de salas, inventario con posibilidad de combinarse a la gestión de incidencias. • Incluye acceso a la plataforma por parte de alumnos y familias. • Sistema de gestión de incidencias, logísticas y técnicas, y acciones correctivas • Encuestas y gestión de la calidad entre padres, profesores y alumnos. • Documentación del Sistema de Gestión de Calidad: Publicar los principios, la política y los objetivos de calidad de la Organización (y ligarlos con los indicadores establecidos para cada proceso); Establecer la pirámide documental (manual, mapa de procesos, diagramas de flujo, formularios, registros, instrucciones de trabajo, …); validación electrónica de documentos. • Planes Formación Interna: Poner en marcha, aprobar, comunicar y dar seguimiento al Plan Anual de Formación (correspondiente a los profesionales de la organización y a los usuarios relacionados con la misma). • Planes de Auditorías: Permite poner a disposición del personal el Plan anual de Auditorías (con el objetivo de que se conozca cómo, cuándo y qué procesos o departamentos van a ser auditados). • Extraer Estadísticas de cualquier dato que se incorpora a la plataforma: alumnos, familias, programaciones, cuestionarios, indicadores, incidencias,... • Módulo Indicadores: Permite que un Centro Educativo pueda establecer los indicadores de calidad, gestión y académicos por los cuales va a medir a su organización. • Permite hacer toda la comunicación entre el personal y que quede registro. Por ejemplo:convocatorias de reuniones, circulares internas, comunicados para un responsable o a toda la comunidad educativa,… www.clickartedu.com [email protected] Proceso de implantación de un sistema de calidad Cuándo y por qué se plantea el Colegio la certificación en la norma ISO? El año 2011 la Dirección del Col·legi Mare de Déu del Carme incorpora como sistema de gestión del programa Clickedu, una herramienta informática que permite gestionar toda la información y documentación desde la misma plataforma. Paralelamente la Dirección del Centro, con un compromiso firme con la calidad, ve la necesidad de crear una estructura y un marco de referencia que integrara la mejora continua y la satisfacción de los alumnos, familias, profesorado y sociedad: la Norma ISO 9001/2008 . Fuimos aconsejados por la Consultora Interfase SL, con experiencia y conocedores del sector: “la clave del su éxito, es ordenar la mejora continua”. Esto nos hizo decidir por el proyecto. La combinación de estos elementos concluye en la decisión de iniciar un proceso de acreditación ISO 9001:2008 con el fin de disponer de una certificación reconocida a nivel internacional, que apoye el proyecto de internacionalización y en todas las actividades del centro, que nos ayuda a ordenar documentos y procedimientos, y a optimizar los recursos disponibles, estableciendo mecanismos y herramientas de seguimiento y control. Así pues y como objetivo de partida, se plantea conseguir la certificación en un curso académico, integrada dentro del Clickedu, y con el apoyo de la consultoría Interfase SL. www.qualiteasy.com [email protected] Caso de estudio: Col·legi Mare de Déu del Carme Internet solutions Acompañamiento externo consultoría. Interfase SL. ¿Qué aspectos ofrecidos por Interfase SL valora más positivamente? La colaboración de la consultora Interfase nos ha permitido agilizar todo el proceso de análisis y generación de la documentación, aportando una visión externa, desvinculada del día a día de la organización y con experiencia en procesos de acreditación “exprés” en otros centros educativos y organizaciones. Ha sido un trabajo continuo del día a día, semana a semana y con una implicación permanente del consultor. La metodología dinámica de gestión por procesos que Interfase SL ha aplicado, nos ha permitido sistematizar y coordinar las personas y las actividades para lograr la mejora continua, y sobre todo identificando y apoyando las buenas prácticas internas y externas, para que se manifiesten con más fuerza ya todos los ámbitos del centro. Integración de todas las necesidades en una única herramienta Qué aspectos ofrecidos por la plataforma valora más positivamente? • Integración de todas las necesidades del Centro (desde pasar lista, a la documentación, pasando por la facturación y la comunicación con las familias) • Proceso de configuración de la aplicación a medida, en sesiones presenciales con un implementador de Clickedu • Migración de datos del anterior software al actual Respecto al uso de herramientas informáticas de gestión Acompañamiento de software. Cuáles han sido las razones por Clickedu? El aspecto más destacado es la integración de todas las necesidades en una única herramienta, con una única gestión de base de datos y que es capaz de dar respuesta a familias, alumnos, profesorado, administración, secretaría y al sistema de calidad, con un único criterio de funcionamiento. Un aspecto muy importante a la hora de elegir la plataforma Clickedu fue la arquitectura de la misma: está centrada en el alumno y no en los procesos. Otro aspecto a destacar sería la facilidad de contacto y resolución de incidencias, por consultores conocedores de la gestión académica y de la gestión de calidad. www.clickartedu.com [email protected] • Usabilidad muy elevada, sistema intuitivo y dinámico • Integración de Qualiteasy, como herramienta de gestión de calidad, a la plataforma Clickedu en la gestión de documentos, gestión de las incidencias, las acciones de mejora, las encuestas de satisfacción, ... Qué prestaciones o funcionalidades de Clickedu son más utilizadas? En el momento de la migración a Clickedu el Centro planteó la gestión de forma integral, unificando todas las informaciones y gestiones en la plataforma. En este momento la gestión del Centro se lleva integralmente desde el Clickedu, no hay ninguna actividad académica que no se gestione desde la aplicación: www.qualiteasy.com [email protected] Caso de estudio: Col·legi Mare de Déu del Carme Internet solutions • Gestión académica: programaciones, evaluaciones, apoyo en el aula. • Gestión documental y de incidencias. • Comunicación con familias, alumnos y personal del centro. Beneficios ¿Qué beneficios y ventajas ha representado por el colegio la implantación del sistema de calidad? Beneficios a los alumnos, a las familias, los profesores y PAS. La implementación del ISO9001: 2008 ha permitido al Centro: • Integrar toda la gestión académica y de gestión. • Ordenar nuestros procesos y actividades. • Garantizar la prestación del servicio • Ganar en eficiencia y efectividad en el día a día. • Crear los mecanismos para que la mejora continua se pueda consolidar de una manera sistemática y más efectiva. Sería posible la implantación de un sistema de gestión de calidad sin herramientas TIC? Sería posible, pero la inversión en tiempo y recursos sería muy elevada. Con el sistema que el Col·legi Mare de Déu del Carme ha usado,: “ISO sin papeles” y con el apoyo de consultores expertos, Interfase SL, hemos conseguido llevar a cabo todo el proceso en un curso escolar. Las herramientas TIC en la actualidad permiten a nuestra escuela conseguir unos niveles educativos que la sociedad nos reclama, con todas las aulas dotadas con equipamientos multimedia, por lo tanto también la calidad forma parte de esta metodología de trabajo. ¿Qué otras acciones complementarias se realizan y que las familias confirman su apuesta por la calidad? El Col·legi Mare de Déu del Carme está inmerso en un proceso de mejora continua, las diferentes acciones que se llevan a cabo se pueden resumir en: • Transparencia, predisposición y espíritu de mejora de la organización. • Objetivos de mejora académica y de enseñanza en idiomas www.clickartedu.com [email protected] La Visión del Consultor En nuestra empresa de consultoría, Interfase S.L. creada en 2004, somos expertos en la gestión, la innovación y en implementar la gestión por procesos en las organizaciones. Somos especialistas en aplicar esta metodología al sector educativo (escuelas, fundaciones, ...) aplicando la mejora continua en el funcionamiento del día a día, y así convertir la calidad en un factor estratégico fundamental. En marzo de 2011 iniciamos el proyecto de mejora en el Col·legi Mare de Déu del Carme, con el objetivo final de certificar con la norma ISO 9001/2008 en el plazo de un año escolar, y como primer paso en el camino de la excelencia. Interfase recomendó hacerlo “sin papeles” con la tecnología del programa Qualiteasy. Paralelamente, el colegio iniciaba la implantación de una herramienta de gestión global especializada del ámbito educativo, Clickedu, y que justamente acababa de integrar la aplicación del Qualiteasy. Se trataba pues, de un triple reto, acompañar al colegio en la implantación de un Sistema de Calidad mediante la metodología de análisis para procesos, utilizar la herramienta Qualteasy integrada en la Plataforma Global Clickedu, y realizarlo en el plazo de un curso escolar. El proyecto de asesoramiento fue desarrollado en varias fases ( análisis de las actividades y de los flujos de cada proceso que se realiza en la escuela, documentar la información, gestionar las incidencias y la mejora continua en la plataforma Clickedu, y preparar la certificación ) y se ha estructurado en un calendario de reuniones con una colaboración e implicación intensiva por parte del colegio y de Interfase. También ha sido fundamental la utilización de Clickedu como herramienta de gestión del sistema de calidad que nos permitía gestionar los documentos, la gestión de las incidencias, las encuestas de satisfacción, las auditorías internas,... con un único gestor tecnológico, de fácil acceso a todo el personal implicado en la calidad y que además gestiona las programaciones, las evaluaciones, etc. La escuela ha obtenido la Certificación ISO 9001/2008 en julio de 2012. En nuestra opinión se han logrado los objetivos: el colegio se ha certificado y ha integrado la calidad en su funcionamiento diario, lo hace con herramientas tecnológicas de gestión y calidad integradas y se ha conseguido con dinamismo y naturalidad. Josep M. Tusell Àrea Manager Educació. Interfase S.L. www.qualiteasy.com [email protected] Caso de estudio: Col·legi Mare de Déu del Carme Internet solutions • Formación continuada del profesorado dirigida a mejorar las competencias docentes. • Optimización de los recursos • Mejora continua de los servicios prestados. El centro dispone de un servicio de cocina propia, con registro de cocina central, un servicio con una valoración excelente por parte de alumnos, familias y personal • Intercambios de experiencias y buenas prácticas con otros centros, tanto nacionales como internacionales, con el fin de integrar las mejores prácticas docentes. • Renovación de la licencia medioambiental del edificio de primaria y adecuación a las normativas vigentes en relación a seguridad y prevención. Resumen de los aspectos mas interesantes y positivos del proceso deimplantación en el Col·legi Mare de Déu del Carme. Esta certificación externa nos posiciona y nos ayuda a que todo el personal se alinee con este proyecto hacia la mejora continua. Se ha previsto la renovación del certificado ISO 9001/2008 durante los próximos años, realizando tanto auditorías internas como externas y con el objetivo de que participe todo el personal del Col·legi Mare de Déu del Carme. Quisiéramos destacar que la plataforma Clickedu ha sido determinante en el desarrollo y consecución de todos los objetivos de implementación propuestos, ya que nos ha facilitado integrar en una misma herramienta toda la gestión académica y de calidad (registro documental, gestión de incidencias, indicadores , etc.). Queremos también destacar la importancia de haber hecho todo este proceso con la ayuda el apoyo de la consultora Interfase SL., Con un asesoramiento comprometido y que ha conseguido, con su metodología, transformar la realidad del Col·legi Mare de Déu del Carme en procesos de calidad de una forma muy dinámica. Quisiera remarcar, antes de finalizar, que este proceso ha sido impulsado desde la dirección, apoyado por el Consejo Escolar y que se ha conseguido gracias a la implicación y participación de todo el personal del Col·legi Mare de Déu del Carme. Así pues, hemos alcanzado los objetivos en cuanto a la mejora continua del Col·legi Mare de Déu del Carme con un reconocimiento externo ISO 9001/2008, con el apoyo de la plataforma Clickedu, integrando toda la gestión del centro, tanto académica como de calidad. Todo este proceso se ha llevado a cabo en el curso escolar 2011-2012. Si miramos el trabajo realizado, vemos que efectivamente, se ha logrado la certificación como consecuencia del compromiso de la dirección con la calidad como parámetro de excelencia en una organización que aprende y mejora, y que quiere conseguir la satisfacción de los alumnos, de las familias y los profesores, en definitiva, de todos los integrantes de la comunidad educativa del Col·legi Mare de Déu del Carme. Conseguir esta certificación no quiere decir que nuestro objetivo de calidad, de mejora y de consecución de buenas prácticas esté alcanzado, todo lo contrario, quiere decir que es un primer paso para lograr la excelencia educativa del Col·legi Mare de Déu del Carme. Francesc Rubio. Director General Jose Juan Franco. Coordinador de Calidad www.clickartedu.com [email protected] www.qualiteasy.com [email protected]
