procedimiento ingreso de elementos al inventario

PROCESO FINANCIERO/ SUBPROCESO INVENTARIOS
Código : PFI.25
PROCEDIMIENTO INGRESO DE ELEMENTOS AL INVENTARIO
Versión : 07
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Revisó:
Jefe División Financiera
Jefe Sección de Inventarios
Profesional Planeación
Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007
Resolución 1858
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Establecer las actividades que se deben seguir para ingresar al SIF todos
los bienes devolutivos mayores, menores, libros e intangibles que reciben
las UAA por trámite de compra, fabricación, donación, obsequio,
reposición o dación en pago.
Aplica a todas las UAA Académicas y/o Administrativas.
NORMATIVIDAD


Resolución 1336 de 2007, por la cual se modifica el Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la
Universidad Industrial de Santander.
Resolución 1744 de 2007, por la cual se modifica el artículo 41 “Salida de Bienes”, del Manual Normativo y Procedimental para la Administración y
Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de Santander.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Acta de Alta : Documento generado en el SIF para legalizar los elementos, que se reciben por concepto de donación, reposición o fabricación.

Avalúo: Estimación del precio de un bien.

Comprobante de salida: Documento generado por el SIF, el cual contiene el número de inventario, descripción del elemento, nombre y firma del
responsable. Con la firma de este documento el responsable acepta el elemento en el inventario.

Donación: Acto por el cual una persona natural o jurídica, denominada DONANTE transfiere a título gratuito y en forma irrevocable una parte de
sus bienes a otra que la acepta DONATARIO o BENEFICIARIO.

SIF: Sistema de Información Financiero

Solicitante: Corresponde a estudiante, servidor de la Universidad (Contratación externa y personal de planta) o particular.

Sticker: Adhesivo que tiene impreso el número de inventario con el código de barras correspondiente.
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DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Pistola de Marcación: Instrumento eléctrico de marcación.

Lápiz Grabador: Instrumento de lápiz de punta de tungsteno.

UAA: Unidad académica administrativa
CONSIDERACIONES

Para iniciar el procedimiento se deben tener disponibles los siguientes documentos:
- En caso de la compra de un bien: Orden de compra y factura de venta.
- En caso de una importación de un bien: Orden de compra, factura de venta, acta de reconocimiento del estado de la mercancía.
- En caso que el bien provenga de una donación: Carta de donación de la entidad, certificación del contador o revisor fiscal de la entidad indicando el
valor en libros del bien donado, carta del jefe de la UAA - UIS aceptando el bien, y resolución de la Universidad aceptando la donación.
- En caso que el bien provenga de una dación de pago: Carta de solicitud de la UAA, cotización de la empresa, concepto técnico de la División de
Mantenimiento Tecnológico tanto para el bien a entregar como para el que se va a recibir, y resolución de la Universidad aceptando la forma de
pago del bien.
- En caso de fabricación de un elemento: Comunicación de la UAA reportando la novedad, la cual debe contemplar la descripción del elemento,
cantidad y nombre de la UAA fabricante.

El trámite del avalúo de los bienes se realiza en colaboración con las unidades asesoras correspondientes :
- Bienes correspondientes a equipos eléctricos, electrónicos y electromecánicos - División de Mantenimiento Tecnológico.
- Bienes de madera - División de Planta Física, específicamente de carpintería.
- Bienes correspondientes a software o equipos de cómputo - División de Servicios de Información.
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CONSIDERACIONES

La marcación física de los elementos devolutivos mayores (equipos de laboratorio, equipos de oficina, maquinaría, equipos audiovisuales, parque
automotor, equipos de cómputo, cualquiera que sea su cuantía y los muebles y enseres cuyo costo de adquisición sea mayor a medio (0,5) SMMLV se
incluyen en esta clase de elementos) se realiza a través de un sticker, el cual tiene impreso el número de inventario con el código de barras
correspondiente; en algunos casos la marcación se realiza por medio de una pistola que graba el número de inventario en el elemento o a través de un
lápiz grabador.

Para la marcación física de los elementos adquiridos por las Sedes Regionales (Socorro, Barranca, Barbosa y Málaga), el Jefe de la Sección de
Inventarios envía al Coordinador de la Sede el listado de los bienes devolutivos mayores, junto con los stickers y una carta con las instrucciones
correspondientes para realizar la actividad de marcación. La sede debe enviar una certificación debidamente firmada por el Coordinador de la Sede
como constancia de la actividad realizada.
En caso de equipos eléctricos, electrónicos y/o electromecánicos, las sedes envían a la Sección de Inventarios el listado relacionando las series para
ingresarlas al SIF.

RECOMENDACIONES:
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Inicio/Fin
Dec isión
Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
Inicio
1. Realiza el ingreso al
elemento corresponde a:
en pago o fabricación
elemento de acuerdo al
Información Financiero.
1. Identifica necesidad de ingresar
un elemento al inventario
¿El elemento a
ingresar proviene de
una compra?
Procesamiento en S.I. o
intranet
Documento
inventario teniendo en cuenta si el
compra, donación, reposición, dación
interna; y verificando el rubro del
listado generado por el Sistema de
Conector
RESPONSABLE
Secretaria de la UAA
y/o Funcionario
Encargado
No
1/Pág. 5
Si
Caso 1. Compra de un elemento
2. Si el elemento a ingresar proviene de una compra, la UAA
efectúa la legalización, la cual consiste en realizar la entrada y la
salida de almacén en el SIF, registrando el nombre de la persona
que va asumir la responsabilidad del elemento en el inventario.
2. Legaliza elementos
provenientes de una
compra
Secretaria de la UAA
y/o Funcionario
Encargado
Una vez realizada la salida del almacén, el SIF automáticamente
asigna un número de inventario a los elementos devolutivos
mayores y un número consecutivo a los elementos devolutivos
menores, libros e intangibles.
3. Verifica que la UAA haya realizado correctamente la
clasificación de los bienes adquiridos, en los correspondientes
tipos y subtipos existentes en la Universidad.
3. Verifica correcta
clasificación de los bienes
¿Inconsistencias?
No
Auxiliar Administrativo
de Inventarios
2/Pág. 5
Si
4. Realiza ajustes
1
4. En caso de encontrar inconsistencias realiza los respectivos Auxiliar Administrativo
ajustes.
de Inventarios
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
5. Realiza la marcación física de elementos devolutivos
mayores.
Auxiliar Administrativo
de Inventarios
DIAGRAMA DE FLUJO
1
2
5. Realiza la marcación
física elementos
devolutivos mayores
Procedimiento
Trámite de Pólizas
Trámite de Pólizas
FIN
1
¿Donación?
Si
6. Envía documentos
soporte
Documentos soporte
No
3/Pág. 7
Caso 2. Elemento proveniente de una donación
6. Si el elemento a ingresar proviene de una donación, envía los
siguientes documentos a la Sección de Inventarios:




2
Carta de donación de la entidad
Certificación del contador o revisor fiscal de la
entidad indicando el valor en libros del bien donado
Carta del jefe de la UAA - UIS aceptando el bien
Resolución de la Universidad aceptando la donación.
Director o Jefe de la
UAA
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
7. Verifica documentos
7. Recibe y verifica los documentos suministrados por la UAA.
Auxiliar Administrativo
de Inventarios
8. Hace ingreso de los
bienes
8. Ingreso en el SIF los bienes al inventario por medio de un Auxiliar Administrativo
de Inventarios
acta.
DIAGRAMA DE FLUJO
2
5
Selecciona el acta
Registra la información del
bien
Clasifica el bien en los
tipos y subtipos
Legaliza el bien
Registra nombre de la
persona responsable
3
a) Genera la Resolución de la donación y posteriormente se
tramita el Acta de Alta en el caso de bienes fabricados o
recibidos en dación de pago
Auxiliar Administrativo
de Inventarios
b) Para el caso de donación registra nombre del benefactor,
documento de identificación, descripción del elemento, Auxiliar Administrativo
cantidad, valor unitario y nombre de la unidad. Si el bien
de Inventarios
proviene de fabricación o de dación de pago, registra la
descripción del elemento, cantidad y valor unitario.
c) El SIF automáticamente genera un código conformado por el
tipo, subtipo y número auxiliar; de ésta manera realiza la Auxiliar Administrativo
de Inventarios
clasificación de los bienes en los correspondientes tipos y
subtipos existentes en la Universidad.
d) Realiza la legalización del bien, la cual consiste en registrar
en el SIF la entrada y la salida de almacén.
Auxiliar Administrativo
de Inventarios
e) Registra el nombre de la persona que va a asumir la Auxiliar Administrativo
responsabilidad en el inventario.
de Inventarios
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
3
f) Genera en el SIF el Acta de Alta e imprime.
Genera Acta de Alta
Una vez realizada la salida del almacén, el SIF
automáticamente genera un número de inventario a los
elementos devolutivos mayores y un número consecutivo a
los elementos menores, libros e intangibles.
Acta de Alta
Auxiliar Administrativo
de Inventarios
2/Pág. 5
3
¿Dación de pago?
No
4/Pág. 8
Caso 3. Elemento recibido en dación de pago
Si
9. Envía documentos
soporte
Documentos soporte
9. Si el elemento ingresa por dación de pago envía los
siguientes documentos soporte a la Sección de Inventarios:




5/Pág. 6
Carta de solicitud de la UAA
Cotización de la empresa
Concepto técnico de la División de Mantenimiento
Tecnológico tanto para el bien a entregar como para el
que se va a recibir
Resolución de la Universidad aceptando la forma de pago
del bien.
Director o Jefe de la
UAA
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
4
Caso 4. Elemento fabricado
10. Envía documentos
soporte
10. Si el elemento a ingresar es fabricado por una UAA, envía
los siguientes documentos soporte a la Sección de
Inventarios:

Documentos soporte
5/Pág. 6
Comunicación de la UAA reportando la novedad, y
especificando la descripción del elemento, cantidad y
nombre de la UAA fabricante.
Director o Jefe de la
UAA
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
1
Octubre 11 de 2004
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del Documento



2
Diciembre 04 de 2007



3
Abril 14 de 2008
4
Septiembre 26 de 2008
5
Noviembre 19 de 2009
Adecuación del documento al Sistema de Gestión de Calidad según el Procedimiento
Control de Documentos
Inclusión de alcance, normatividad, definiciones y consideraciones.
Inclusión de los libros dentro de los elementos que deben ingresarse al inventario de la
Universidad.
Descripción detallada de las actividades relacionadas con la legalización de los elementos
provenientes de una compra.
En los casos de donación, fabricación, obsequio o dación en pago se incluye el trámite
del avalúo de los bienes, cambian los responsables del ingreso de los elementos al
inventario en el SIF y la legalización de los mismos.
Modificación e inclusión del Acta de Alta de Inventarios en el SIF

En las consideraciones se incluyeron las recomendaciones para la marcación de los
elementos devolutivos mayores, a su vez se presenta un cuadro resumen de los
instrumentos de marcación por tipo de bienes.

En la actividad 8 se hace una descripción detallada de la marcación de elementos
devolutivos mayores en las sedes (Socorro, Barranca, Barbosa y Málaga)

Se incluyeron nuevos responsables en las actividades 1, 2, 2a, 2b, 3 y 4.
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS


6
Septiembre 12 de 2013


7
Noviembre 14 de 2014
Modificación de la consideración “Para iniciar el procedimiento se deben tener disponibles los
siguientes documentos”.
Inclusión de la consideración “Para la marcación física de los elementos adquiridos por las
Sedes Regionales (Socorro, Barranca, Barbosa y Málaga), el Jefe de la Sección de
Inventarios envía el listado de los bienes devolutivos mayores, junto con los stickers y una
carta con las instrucciones correspondientes para realizar la actividad de marcación. La
sede debe enviar una certificación debidamente firmada por el Director de la Sede como
constancia de la actividad realizada. En caso de equipos eléctricos, electrónicos y/o
electromecánicos, las sedes envían a la Sección de Inventarios el listado relacionando las
series para ingresarlas al SIF”.
Clasificación de los casos por los cuales ingresan elementos al inventario (Compra,
donación, dación de pago y fabricación).
Cambios en la secuencia y numeración de las actividades.
Aclaración de la Actividad 1 y 8 a) de acuerdo con revisión realizada por Funcionarios de la
Sección.