Manual de Procedimiento Organización de eventos institucionales

MANUAL DEL PROCESO
COORDINACIÓN GENERAL DE
COMUNICACIÓN
CÓDIGO:
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PROCEDIMIENTO PARA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS INSTITUCIONALES
ELABORADO POR:
Coordinación General de
Planificación Institucional
REVISADO POR:
Biviana Astudillo –
Coordinadora General de
Comunicación
FECHA: Julio 2012
FECHA: Julio 2012
VIGENCIA A PARTIR DE: Julio 2012
APROBADO POR:
Biviana Astudillo –
Coordinadora General de
Comunicación
FECHA: Julio 2012
1. CONTROL DEL DOCUMENTO
Versión
Motivo Cambio ó Anulación
Fecha de Actualización
2. OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es la difusión de las actividades del CPCCS a través de un
acercamiento directo a la ciudadanía.
3. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los eventos institucionales realizados por la Coordinación
General de Comunicación, dirigidos a la ciudadanía en general.
4. DEFINICIONES
N/A.
5. BASE LEGAL
•
•
•
•
•
•
Constitución de la Republica del Ecuador.
Ley Orgánica de Participación Ciudadana.
Ley Orgánica del CPCCS.
Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la información Pública (LOTAIP).
Estatuto Orgánico por procesos del CPCCS.
Normativa que se requiera.
6. DIRECTRICES
•
El requerimiento de realización de eventos se lo debe realizar mínimo con un mes de
anticipación a realizarse el evento.
•
Es indispensable el apoyo de la Coordinación General Administrativa Financiera para la
realización de eventos.
7. RESPONSABLES DE EJECUTAR EL PROCESO
•
•
•
Personal Técnico de Comunicación.
Dirección Nacional de Gestión Administrativa
Dirección Nacional de Gestión Financiera.
8. RESPONSABLES DEL RESULTADO DEL PROCESO
•
•
Coordinador (a) General de Comunicación (cuando son eventos del área).
Responsables de los procesos agregadores de valor.
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PROCEDIMIENTO PARA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS INSTITUCIONALES
9. PROCEDIMIENTO
9.1

La Coordinación General de Comunicación recibe requerimiento por parte de las
diferentes áreas del CPCCS. Los requerimientos pueden ser para:
EVENTOS OFICIALES:
9.2
La Coordinación General de Comunicación elabora base de datos.
9.3
La Coordinación General de Comunicación coordina con Dirección Nacional Administrativa
los temas logísticos a través del formulario F001 para contratación de local, audio, grupo
artístico, etc.
9.4
El área solicitante debe confirmar fecha, lugar y hora del evento, caso contrario se
detiene el proceso.
9.5
El (la) Técnico (a) de la Coordinación General Comunicación - Diseñador Gráfico, elabora
el arte de las invitaciones.
9.6
La Coordinación General de Comunicación imprime las invitaciones o coordina impresión
de las mismas a través de formulario FOO1 para impresión de invitaciones dirigido a
Dirección Nacional Administrativa.
9.7
La Coordinación General de Comunicación envía las invitaciones en coordinación con el
área solicitante.
9.8
La Coordinación General de Comunicación realiza visita de avanzada al lugar previsto
para el evento.
9.9
La Coordinación General de Comunicación realiza la convocatoria al evento a los medios
de comunicación.
9.10
La Coordinación General de Comunicación realiza el evento en coordinación con el área
solicitante.
9.11
Coordinación General de Comunicación realiza la evaluación del evento.

RUEDAS DE PRENSA, CONVOCATORIA A SESION DE PLENO, CONVERSATORIOS Y/O
TALLERES:
9.12
La (el) Asistente (a) de la Coordinación General de Comunicación envía convocatoria al
evento vía e-mail, llamada (s) telefónica (s).
9.13
El (la) Técnico (a) de la Coordinación General de Comunicación realiza publicación (es)
en redes sociales.
9.14
La Coordinación General de Comunicación organiza y coordina logística y producción
audio visual del evento.
9.15
La Coordinación General de Comunicación realiza el evento (y realiza transmisión TV
online del evento de ser el caso).
9.16
La Coordinación General de Comunicación evalúa el evento realizado y archiva los
materiales recopilados.
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9. REGISTROS DOCUMENTALES PARA EL PROCESO
•
•
•
Boletines.
Noticias.
Informe de resultados final.
10. CONTROL DE REGISTROS
Nombre
Código
Ubicación Física
Criterio de Almacenamiento
Tiempo de Conservación en Área
Tiempo en archivo Inactivo
Método de Destrucción
Responsable
Memorando Interno