INSTRUCTIVO PARA EL CORRECTO DILIGENCIAMIENTO DE LOS
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INSTRUCTIVO PARA EL CORRECTO DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES POR PARTE DE LOS FONDOS ROTATORIOS DE ESTUPEFACIENTES A NIVEL NACIONAL U.A.E. Fondo Nacional de Estupefacientes Ministerio de Salud y Protección Social República de Colombia METODOLOGIA APLICABLE A TODOS LOS FORMATOS: 1. El informe de gestión trimestral y con el soporte de cada uno de los formatos debidamente diligenciados, se deberá presentar los primeros diez (10) días calendario de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada vigencia para su retroalimentación en la reunión trimestral de gestión que se realizará por parte de la Unidad. 2. Cada informe deberá presentarse en un archivo diferente con el nombre del respectivo Anexo. 3. La información para todos los registros se consignara en tipo de letra ARIAL, mayúscula fija, tamaño 10. Abreviaturas (siglas): FRE: Fondo Rotatorio de Estupefacientes de la Secretaria, Instituto o Dirección Departamental de salud FNE: Fondo Nacional de Estupefacientes del Ministerio de Salud y Protección Social. MME: Medicamentos Monopolio del Estado Con el objetivo de facilitar y unificar los criterios para el diligenciamiento de la información que debe contener los anexos, se presentan los siguientes lineamientos: Los informes mensuales se deberán presentar los primeros diez (10) días calendario de cada mes. Los informes trimestrales se deberán presentar los primeros diez (10) días calendario de los meses de enero, abril. Julio y octubre de cada vigencia. Los informes semestrales se deberán presentar los primeros diez (10) días calendario de los meses de enero y julio de cada vigencia Los informes anuales se deberán presentar los primeros diez (10) días calendario del mes de enero de cada vigencia. En el evento de que haya meses en los cuales no se cuente con información para reportar a la Unidad, se deberá colocar una anotación en el Formato indicando la ausencia de datos para presentar. Evite enviar el Formato sin diligenciar o en blanco. Para el caso en que no se cuente con información a digitar dentro de una casilla de cualquiera de los Formatos de los Informes, se escribirá en texto no aplica “N/A” y para cantidad diligenciar en ceros “0”. Donde figuren campos para cantidades no se debe colocar textos y viceversa. Las observaciones o aclaraciones que se presenten dentro de la información que contiene cada Anexo, deberán ser establecidas al final del formato o dentro del correo electrónico remisorio del informe. Este archivo debe llevar el nombre, mes y vigencia correspondiente. Ejemplo: Distribución Febrero del 2012. Página 1 de 14 DM 14 in 07 - V04 INSTRUCTIVO PARA EL CORRECTO DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES POR PARTE DE LOS FONDOS ROTATORIOS DE ESTUPEFACIENTES A NIVEL NACIONAL U.A.E. Fondo Nacional de Estupefacientes Ministerio de Salud y Protección Social República de Colombia A continuación se detalla para cada Formato el nombre de las casillas con una breve explicación del contenido y forma de diligenciamiento de cada casilla. 1) FORMATO ANEXO No. 1 DE LA RESOLUCION 1479 DEL 2006 (Informe mensual sobre la distribución y consumo de medicamentos monopolio del Estado) Por efectos de Unificación de criterios con los funcionarios responsables de la administración de los FRE, se estableció que la recepción del Informe mensual de consumo de MME, se hará mediante el Anexo No. 1 de la Resolución 1478 de 2006 junto con la informe de distribución de MME, es decir que la información de distribución y consumo de MME se hará en un solo Formato, el mencionado Anexo 1. Este Informe deberá contener la información correspondiente a los movimientos que se realizan durante el mes inmediatamente anterior al diligenciamiento del Anexo, en unidades farmacéuticas de los MME distribuidos directamente por cada FRE, tanto para establecimientos farmacéuticos (prestadores de servicios de salud o Servicios Farmacéuticos) como para pacientes que lo solicitan directamente en las Instalaciones del FRE). DILIGENCIAMIENTO DEL ANEXO No. 1: MEDICAMENTO NOMBRE GENÉRICO NOMBRE COMERCIAL Registro Sanitario CONCENTRACION FORMA SALDO ENTRADAS FARMACEUTICA ANTERIOR ICA MEDICAMENTO: El nombre del medicamento sometido a fiscalización deberá registrarse en la Denominación común internacional (nombre genérico), y nombre comercial. Se deberá ajustar la información conforme al contenido del Registro Sanitario de cada medicamento y se diligenciara en la casilla correspondiente al Anexo. Página 2 de 14 DM 14 in 07 - V04 INSTRUCTIVO PARA EL CORRECTO DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES POR PARTE DE LOS FONDOS ROTATORIOS DE ESTUPEFACIENTES A NIVEL NACIONAL U.A.E. Fondo Nacional de Estupefacientes Ministerio de Salud y Protección Social República de Colombia CONCENTRACION: En esta casilla se diligencian los miligramos de principio activo contenidos en cada unidad farmacéutica, en el caso de ser una solución inyectable los miligramos por mililitro. Ejemplo: Meperidina HCl 100mg/2ml, la concentración deberá registrarse en minúsculas y sin espacios. FORMA FARMACEUTICA: es la disposición individualizada a que se adaptan los fármacos (principios activos) y excipientes para constituir un medicamento. Ejemplo: Solución Oral, Elixir, Tableta. SALDO ANTERIOR: Para esta celda se tendrán en cuenta los medicamentos en unidades farmacéuticas que el FRE mantiene en su stock y debe corresponder al saldo final del mes anterior. ENTRADAS: En esta casilla se diligenciaran los MME en unidades farmacéuticas que ingresen al FRE, sea por compra directa al FNE o préstamo de un FRE. Cuando se realice un préstamo de MME entre diferentes FRE, se deberá informar al FNE quien estudiara la viabilidad de la actividad y emitirá el concepto técnico respectivo para su autorización. S A L I D A S ESTABLECIMIENTO FARMACÉUTICO FACTURA COMPRADOR NACIONAL EXPORTACION NUEVO SALDO Razón Social Dirección Ciudad Departamento N° CANTIDAD PAIS CANTIDAD SALIDAS: Se divide en 9 casillas de las cuales NO se diligenciaran las correspondientes a exportación debido a que en este momento ningún FRE esta autorizado para realizar dicha actividad. Por lo cual en la casilla de país se escribirá en texto no aplica “N/A” y para cantidad diligenciar en ceros “0”. ESTABLECIMENTO FARMACEUTICO, COMPRADOR NACIONAL: Se diligenciara de acuerdo al nombre registrado ante la cámara de comercio, dirección, ciudad, departamento, del establecimiento inscrito ante el FRE. Página 3 de 14 DM 14 in 07 - V04 INSTRUCTIVO PARA EL CORRECTO DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES POR PARTE DE LOS FONDOS ROTATORIOS DE ESTUPEFACIENTES A NIVEL NACIONAL U.A.E. Fondo Nacional de Estupefacientes Ministerio de Salud y Protección Social República de Colombia No. DE FACTURA: Numero de la factura por medio de la cual el FRE dio salida al medicamento. Para la venta directa a pacientes, se deberá digitar el número completo del consecutivo del Recetario Oficial por medio del cual se realiza la prescripción y dispensación del medicamento. CANTIDAD: Numero en unidades Farmacéuticas vendidas por el fondo rotatorio al respectivo establecimiento/paciente. NUEVO SALDO: Se diligencia con fecha de corte a final del mes en unidades farmacéuticas con el inventario real que termina el mes y debe coincidir con el nuevo saldo o saldo inicial del mes siguiente. 2) FORMATO ANEXO No. 2 DE LA RESOLUCION 1479 DEL 2006 (Consolidado mensual sobre el Consumo de medicamentos franja violeta en su Jurisdicción). Para el informe del Consolidado mensual sobre el Consumo de medicamentos franja violeta en su Jurisdicción, se deberá tener en cuenta que el FRE recibe la información los primeros diez (10) calendario del mes y cuenta con veinte (20) días para consolidar la información recibida. El informe se debe presentar dentro de los diez (10) días calendario de cada mes con la información del mes que reportan los inscritos ante el FRE. Ejemplo: el FRE recibe de sus inscritos los primeros días del mes de febrero el informe de consumo del mes de enero de la misma vigencia, los consolida en los veinte días restantes del mes de febrero y dicha información consolidada se enviará al FNE sólo hasta los primeros diez (10) días del mes de marzo. Este informe de consumo debe contener la totalidad de la información reportada por los inscritos ante el FRE en su Jurisdicción con la totalidad de medicamentos que maneje según Resolución de Inscripción otorgada. DILIGENCIAMIENTO DEL ANEXO No. 2: MEDICAMENTO NOMBRE GENÉRICO NOMBRE COMERCIAL CONCENTRACION FORMA SALDO ENTRADAS FARMACEUTICA ANTERIOR MEDICAMENTO: El nombre del medicamento sometido a fiscalización deberá registrarse en la Denominación común internacional (nombre genérico), y nombre comercial, se deberá ajustar a la información contenida en el Registro Sanitario respectivo y se diligenciara en la casilla correspondiente al Anexo. Página 4 de 14 DM 14 in 07 - V04 INSTRUCTIVO PARA EL CORRECTO DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES POR PARTE DE LOS FONDOS ROTATORIOS DE ESTUPEFACIENTES A NIVEL NACIONAL U.A.E. Fondo Nacional de Estupefacientes Ministerio de Salud y Protección Social República de Colombia CONCENTRACION: En esta casilla se diligencian los miligramos de principio activo contenidos en cada unidad farmacéutica, en el caso de ser una solución inyectable los miligramos por mililitro. Ejemplo: Meperidina HCl 100mg/2ml, la concentración deberá registrarse en minúsculas y sin espacios. FORMA FARMACEUTICA: es la disposición individualizada a que se adaptan los fármacos (principios activos) y excipientes para constituir un medicamento. Ejemplo: Solución Oral, Solución Inyectable, Elixir, Tableta. SALDO ANTERIOR: El consolidado de consumo de medicamentos de control especial franja violeta, deberá corresponder a la sumatoria de los saldos anteriores de cada medicamento en unidades farmacéuticas que reporten los establecimientos inscritos ante el FRE como stock en inventario. ENTRADAS: El consolidado de consumo de medicamentos de control especial franja violeta , se diligenciara con la sumatoria de las cantidades de los medicamentos que ingresen a los establecimientos inscritos ante el FRE por compra a sus diferentes proveedores. SALIDAS USO HUMANO CANTIDAD Nro. FORMULAS USO VETERINARIO CANTIDAD NUEVO SALDO Nro. FORMULAS SALIDAS: Este ítem se divide en dos casillas que especifican si el medicamento fue con destino para uso humano o uso veterinario, y así se digitan las cantidades en unidades farmacéuticas y el número de fórmulas con las cuales se realizo la prescripción del medicamento. NUEVO SALDO: Se diligencia con fecha de corte a final del mes en unidades farmacéuticas con el inventario real que termina el mes y debe coincidir con el nuevo saldo o saldo inicial del mes siguiente. Se deberá tener en cuenta que la fecha de corte será del mes tras anterior a la fecha de reporte de la información. Página 5 de 14 DM 14 in 07 - V04 INSTRUCTIVO PARA EL CORRECTO DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES POR PARTE DE LOS FONDOS ROTATORIOS DE ESTUPEFACIENTES A NIVEL NACIONAL U.A.E. Fondo Nacional de Estupefacientes Ministerio de Salud y Protección Social República de Colombia 3) FORMATO DM 13 ft 38 – V02 (INFORME DE GESTIÓN CONTABLE Y FINANCIERA) Departamento: Digite el nombre completo del departamento al cual pertenece el FRE. Año: Digite el año en curso así: 2014, 2015… en formato número. Fecha de corte del presente informe: Cada trimestre se deberá colocar la fecha de corte de la información que se ingresará al formato teniendo en cuenta sólo los saldos establecidos en los extractos bancarios de la cuenta del FRE. Cuenta Nº: Digite el número completo de la cuenta bancaria administrada por el FRE (Formato “NÚMERO”) Tipo de cuenta: Digite el tipo de cuenta a la que corresponde la cuenta bancaria administrada por el FRE (Ahorros o Corriente). Banco: Digite el nombre completo de la institución bancaria a la cual pertenece la cuenta del FRE. Valor saldo de la cuenta FRE a 31 de Diciembre anterior: Digite el valor total presente en la cuenta administrada por el FRE a la fecha del 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. Ingresos por venta de medicamentos monopolio del Estado: Digite el valor de los ingresos en formato numero generados por concepto de venta de medicamentos monopolio del Estado por cada trimestre reportado Ingresos por venta de Recetarios Oficiales: Digite el valor total en formato número de los ingresos generados por concepto de venta de Recetarios Oficiales. Ingresos varios: Digite el valor en formato número de ingresos al FRE diferentes a los arriba señalados, especificando en la casilla de motivo el detalle del concepto del ingreso. Motivo 1: Especifique el motivo detallado por cada valor y concepto de ingresos varios reportados durante el trimestre reportado. Se resalta que esta casilla se debe establecer el valor exacto generado por los intereses de la cuenta de ahorros del FRE, información que deberá ser obtenida del extracto mensual de la cuenta generado por la entidad bancaria. Valor Ingresos totales por trimestre: El Formato cuenta con fórmulas que permiten obtener la sumatoria del valor total de ingresos obtenidos por el FRE durante cada trimestre. Este corresponde a la suma de los ingresos obtenidos por ventas de medicamentos monopolio del estado, ingresos por ventas de recetarios oficiales e ingresos adicionales tales como cobros por trámite de resoluciones, cobros de multas, intereses varios, etc. NO DEBE INGRESAR INFORMACIÓN EN ESTE CAMPO YA QUE CONTIENE UNA FORMULA PARA OBTENER EL VALOR DE CADA TRIMESTRE. Página 6 de 14 DM 14 in 07 - V04 INSTRUCTIVO PARA EL CORRECTO DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES POR PARTE DE LOS FONDOS ROTATORIOS DE ESTUPEFACIENTES A NIVEL NACIONAL U.A.E. Fondo Nacional de Estupefacientes Ministerio de Salud y Protección Social República de Colombia Valor en egresos “compras” de medicamentos monopolio del Estado: Digite el valor en formato número de las compras realizadas de medicamentos monopolio del Estado a corte del trimestre reportado a la Unidad. Valor en egresos “compras” de Recetarios Oficiales: Digite el valor en formato número de las compras ejecutadas por concepto de adquisición de Recetarios Oficiales durante el trimestre reportado. Valor egresos “compras” varios: Digite el valor en formato número de las compras de productos y/o servicios diferentes a medicamentos monopolio del Estado especificando el concepto de cada gasto realizado durante el trimestre. Motivo 2: Especifique el motivo de las compras varias ejecutadas discriminadamente para cada valor reportado. Valor Egresos totales por trimestre: El Formato cuenta con fórmulas que permiten obtener la sumatoria del valor total de inversiones o gastos realizados por el FRE durante cada trimestre. Este corresponde a la suma de las inversiones realizadas en compra de medicamentos monopolio del estado, inversiones realizadas en compra de recetarios oficiales y gastos adicionales tales como compra de materiales o equipos para el FRE, gastos propios del funcionamiento del FRE, etc. NO DEBE INGRESAR INFORMACIÓN EN ESTE CAMPO YA QUE CONTIENE UNA FORMULA PARA OBTENER EL VALOR DE CADA TRIMESTRE. Saldo al final del trimestre: El Formato cuenta con fórmulas que permiten obtener la sumatoria del valor resultante del saldo al final del trimestre anterior en el caso de los trimestres 2, 3 y 4 o el saldo acumulado para la vigencia actual en el caso del primer trimestre, más el valor de los ingresos, menos el valor de los gastos del trimestre correspondiente. NO DEBE INGRESAR INFORMACIÓN EN ESTE CAMPO YA QUE CONTIENE UNA FORMULA PARA OBTENER EL VALOR DE CADA TRIMESTRE. 4) FORMATO DM 11 ft 39 – V01 (NOVEDADES DE INSCRIPCIONES A NIVEL NACIONAL) Departamento: Digite el nombre completo del departamento al cual pertenece el FRE Ciudad: Digite el nombre de la ciudad y/o municipio en donde se presenta la novedad de inscripción. Nit: Digite el número completo de identificación tributaria del establecimiento que presenta la novedad de inscripción. Resolución: Digite el número de la Resolución asignada o modificada. Fecha: Digite la fecha de la novedad de la inscripción: modificación, ampliación, renovación y/o cancelación en formato texto así: DD/MM/AA (Día/Mes/Año). Tipo de Resolución: Digite el tipo de novedad de inscripción que se presenta, ejemplo: Ampliación, modificación, renovación, y/o cancelación. 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Dirección: Digite la dirección completa en donde se encuentra ubicado el establecimiento inscrito, utilice toda la nomenclatura utilizada. Teléfono: Digite el número del teléfono pre seguido de su indicativo entre paréntesis, ejemplo para Medellín –Antioquia escriba (4) y el número de teléfono Fax: Digite el número de fax reportado por el establecimiento inscrito. E-Mail: Digite la dirección de correo electrónica informada por el establecimiento inscrito, es valido la información del E-Mail personal del director técnico responsable Director Técnico: Digite el nombre completo del director técnico responsable legal, técnica y administrativamente del establecimiento. T. Profesional: Digite el número completo de la tarjeta profesional del director técnico responsable del establecimiento Profesión: Digite el nombre completo de la profesión que ostenta el director técnico responsable del establecimiento conforme a la documentación allegada para su registro. Por ejemplo Químico Farmacéutico, Tecnólogo en Regencia de Farmacia y/o Técnico Auxiliar en Servicios Farmacéuticos. No utilizar abreviaturas. Observaciones: Digite información que considere relevante en la consolidación de los datos enviados al Fondo Nacional de Estupefacientes, como por ejemplo los recaudos económicos obtenidos durante el trimestre de gestión por dicho concepto. 5) FORMATO DM 11 ft 40 – V01 (INFORME DE SANCIONES) Departamento: Digite el nombre completo del departamento al cual pertenece el FRE Trimestre: Digite el trimestre a corte del informe de gestión, ejemplo Primero, Segundo, Tercero y Cuarto, para cada vigencia. Nombre de la sociedad: Digite el nombre completo del establecimiento igual como registra en cámara de comercio o el equivalente a representación legal. Medicamento comercial: Digite el nombre en denominación Comercial del medicamento objeto de la sanción, por ejemplo, CONCERTA, VALIUM. RITALINA, etc. Página 8 de 14 DM 14 in 07 - V04 INSTRUCTIVO PARA EL CORRECTO DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES POR PARTE DE LOS FONDOS ROTATORIOS DE ESTUPEFACIENTES A NIVEL NACIONAL U.A.E. Fondo Nacional de Estupefacientes Ministerio de Salud y Protección Social República de Colombia Medicamento genérico: Digite el nombre en denominación genérica del medicamento objeto de la sanción; por ejemplo: ALPRAZOLAM, METILFENIDATO HCl, etc. Concentración: Digite la concentración del medicamento objeto de la sanción con su unidad de medida, por ejemplo: sólidos: 10mg, líquidos: 10mg/mL, etc. Forma farmacéutica: Digite completamente la forma farmacéutica del medicamento objeto de la sanción, por ejemplo: tableta, capsula, solución inyectable, supositorio, gragea, solución oral, elixir, etc. Cantidad: Digite la cantidad en formato numero del medicamento involucrado en la sanción u objeto de la sanción. Motivo: Digite el motivo de la sanción interpuesta por infracciones administrativas en la fabricación, distribución y dispensación de medicamentos de Control Especial sin autorización del FRE o FNE. Estado de situación: Digite y especifique en que estado se encuentra la sanción interpuesta a la fecha del informe, cuáles han sido los avances presentados durante el procedimiento, estableciendo responsabilidades ya sean de orden técnico, administrativo y/o jurídico. Valor: Digite el valor total impuesto a la sanción y/o decomiso por parte del FRE al establecimiento farmacéutico y/o persona natural/jurídica. Categoría: especifique el tipo de sanción impuesta, tales como: infracciones administrativas en la manipulación, condiciones de almacenamiento, infraestructura, recurso humano, distribución o dispensación de medicamentos de control especial. Observaciones: Digite cualquier observación de interés que aporte claridad y/o gestión en el momento de consolidación de la información reportada. 6) FORMATO DM 11 ft 41 – V01 (INFORME DE ANOMALIAS O DECOMISOS A NIVEL NACIONAL) Departamento: Digite el nombre completo del departamento al cual pertenece el FRE Trimestre: Digite el trimestre a corte del informe de gestión, ejemplo Primero, Segundo, Tercero y Cuarto, para cada vigencia. Nombre de la sociedad: Digite el nombre completo del establecimiento igual como registra en cámara de comercio o el equivalente a representación legal. Medicamento comercial: Digite el nombre en denominación Comercial del medicamento objeto de la sanción; por ejemplo, CONCERTA, VALIUM. RITALINA, etc. Página 9 de 14 DM 14 in 07 - V04 INSTRUCTIVO PARA EL CORRECTO DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES POR PARTE DE LOS FONDOS ROTATORIOS DE ESTUPEFACIENTES A NIVEL NACIONAL U.A.E. Fondo Nacional de Estupefacientes Ministerio de Salud y Protección Social República de Colombia Medicamento genérico: Digite el nombre en denominación genérica del medicamento objeto de la sanción; por ejemplo: ALPRAZOLAM, METILFENIDATO HCl, etc. Concentración: Digite la concentración del medicamento objeto de la sanción con su unidad de medida, por ejemplo: sólidos: 10mg; líquidos: 10mg/mL, etc. Forma farmacéutica: Digite completamente la forma farmacéutica del medicamento objeto de la sanción, por ejemplo: tableta, cápsula, solución inyectable, supositorio, gragea, solución oral, elixir, etc. Cantidad: Digite la cantidad en formato numero del medicamento en unidades farmacéuticas involucrado en la sanción u objeto de la sanción. Motivo: Digite el hallazgo de la anomalía encontrada. Estado de situación: Digite y especifique en que estado se encuentra la anomalía encontrada a la fecha de presentación del informe. Valor: Digite el valor impuesto por la anomalía encontrada por parte del FRE al establecimiento y/o persona natural/jurídica. Categoría: Digite y especifique si es contrabando, decomiso e incautaciones de sustancias sometidas a fiscalización, aparición de medicamentos reportados como robados, distribución a establecimientos no autorizados, establecimientos que no rinden informes, y los demás que consideren necesarios para una efectiva labor de vigilancia, seguimiento y control. Observaciones: Digite cualquier observación de interés que aporte claridad y/o gestión en el momento de consolidación de la información reportada. 7) FORMATO DM 13 ft 42 – V02 (INFORME DE GESTIÓN EN VISITAS DE CONCEPTOS TÉCNICOS) INSPECCION Y EMISIÓN DE Para cada una de las modalidades de establecimiento especifique la cantidad en formato número del total de establecimientos inspeccionados o visitados así como el total de establecimientos inscritos a corte del trimestre reportado, por ejemplo: El porcentaje lo dará el formato automáticamente toda vez que cuenta con una formula integrada para su cálculo, sin embargo confirme su resultado. Página 10 de 14 DM 14 in 07 - V04 INSTRUCTIVO PARA EL CORRECTO DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES POR PARTE DE LOS FONDOS ROTATORIOS DE ESTUPEFACIENTES A NIVEL NACIONAL U.A.E. Fondo Nacional de Estupefacientes Ministerio de Salud y Protección Social República de Colombia NOTA: El número de visitas realizadas deberá ser igual a la sumatoria de los conceptos técnicos emitidos durante el periodo del informe presentado (favorable, pendiente o desfavorable) Cuando se realice visita por segunda o tercera vez al mismo establecimiento farmacéutico se deberá colocar la observación en el informe presentado para efectos de establecer la incidencia en las visitas al establecimiento y no afecte el porcentaje del número de visitas realizadas sobre el número total de inscritos a la fecha de corte del informe. Para cada uno de las modalidades de establecimiento visitados o inspeccionados, especifique la cantidad en formato número del total de conceptos desfavorables, pendientes o desfavorables ejecutados al corte del trimestre reportado, igual, para los conceptos pendientes y desfavorables especifique el motivo por el cual se emitió dicho concepto, por ejemplo: Los motivos y/o detalles aceptados son: Incumplimiento en recurso humano, incumplimiento en áreas de almacenamiento, incumplimiento en equipos, no contar con autorización de distribución y/o comercialización de medicamentos de control especial. Se debe tener en cuenta dentro del informe presentado para efectos de los establecimientos que hayan obtenido el concepto técnico “pendiente”, colocar la observación de la fecha de plazo para la subsanación de los requerimientos y hallazgos dejados en acta de Auditoria. 8) FORMATO DM 13 ft 44 – V03 (INFORME DE GESTIÓN EN MANEJO DEL RECETARIO OFICIAL) FRE: Digite el nombre completo del departamento al cual pertenece el FRE. Recetario Oficial (Si/No): Digite una “x” en la columna “Si” si distribuye el Recetario Oficial, o escriba una “x” en la columna “No” si no distribuye el Recetario Oficial. Valor de Adquisición Recetario Oficial: Digite el valor al cual adquirió el Recetario Oficial, es decir el valor unitario de la fabricación de acuerdo al contrato descrito por la Secretaría Departamental de Salud para su adquisición. Valor de venta del Recetario Oficial: Digite el valor de venta del Recetario Oficial al cuerpo médico. No. De Fórmulas: Digite en números la cantidad total de fórmulas que posee cada Recetario Oficial. Página 11 de 14 DM 14 in 07 - V04 INSTRUCTIVO PARA EL CORRECTO DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES POR PARTE DE LOS FONDOS ROTATORIOS DE ESTUPEFACIENTES A NIVEL NACIONAL U.A.E. Fondo Nacional de Estupefacientes Ministerio de Salud y Protección Social República de Colombia Valor Fórmula: Esta columna no es necesario diligenciarla, contiene una fórmula que divide la columna “Valor del Recetario Oficial” entre la columna “No. De Fórmula”; de esta manera se obtiene el valor de cada Fórmula médica. Trimestre: Establezca el trimestre a corte del informe de gestión, ejemplo Primero, Segundo, Tercero y Cuarto de la vigencia. Recetarios Vendidos en el Trimestre: Escriba la cantidad en formato número de Recetarios Oficiales que se vendieron en el trimestre que está reportando. Valor Recaudado: Esta columna no es necesario diligenciarla, contiene una fórmula que multiplica la columna “Valor del Recetario Oficial” con la columna “Recetarios Vendidos en el Trimestre”; de esta manera se obtiene el valor total de los Recetarios Oficiales vendidos en el trimestre. Ganancia Neta: Esta columna no es necesario diligenciarla, contiene la siguiente fórmula: la columna “Valor del Recetario Oficial” se resta con la columna “Valor de Adquisición Recetario Oficial”, luego se multiplica con la columna “Recetarios Vendidos en el Trimestre”; de esta manera se obtiene la ganancia de los Recetarios Oficiales vendidos en el trimestre. Observaciones: Digite las especificaciones técnicas de la elaboración del Recetario Oficial. Ejemplo, Papel Químico, Marca de Agua, etc., número de copias y originales. INVENTARIO: Entrada: Digite el total de Recetario Oficiales que ingresan al inventario por compra al proveedor. Salida: Digite el total de Recetario Oficiales que son vendidos durante el periodo objeto del informe que se presenta. Saldo: Digite el total de Recetario Oficiales en inventario en el FRE con fecha de corte al mes anterior a la presentación del informe. 9) FORMATO DM 11 ft 46 – V01 (INFORME PROGRAMA DE CAPACITACION) FRE: Digite el nombre completo del departamento al cual pertenece el FRE. Capacitación: Digite el nombre de la Capacitación ofrecida y evento en el cual se participo. Fecha: Digite la fecha exacta en que se realizó la Capacitación. Duración: Digite el tiempo en horas de duración de la Capacitación y/o conferencia. Personal Capacitado: Digite la profesión del personal a quien va dirigida la Capacitación. Por ejemplo, Médicos, Tecnólogos en Regencias de Farmacia, Químicos Farmacéuticos, etc. Página 12 de 14 DM 14 in 07 - V04 INSTRUCTIVO PARA EL CORRECTO DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES POR PARTE DE LOS FONDOS ROTATORIOS DE ESTUPEFACIENTES A NIVEL NACIONAL U.A.E. Fondo Nacional de Estupefacientes Ministerio de Salud y Protección Social República de Colombia Número de Personas: Digite el número total de personas que asistieron a la Capacitación. Impacto Social: Digite los logros o impacto social establecidos como resultados que se observaron después de realizada la Capacitación. Observaciones: Digite aspectos adicionales o observaciones relevantes de la Capacitación, como por ejemplo quien ofreció la conferencia. Falta incluir las directrices y observaciones necesarias para el diligenciamiento de los Informes de los Formatos de Gestión Administrativa: Registro de Estudios sobre Prescripción, distribución y/o consumo de MCE – MME Registro de los Lineamientos generales del Plan de Mejoramiento FRE Registro Información de establecimientos que prestan el servicio de dispensación de MME 24/7 Registro de Logros a destacar FRE Registro del estado de Personal de apoyo a la gestión de los FRE Registro del estado de la Infraestructura de los FRE Registro del estado de equipos y elementos de trabajo del FRE Formato DM 13 ft 57 – V01 Formato DM 13 ft 58 – V01 Formato DM 13 ft 59 – V01 Formato DM 13 ft 60 – V01 Formato DM 13 ft 61 – V01 Formato DM 13 ft 62 – V01 Formato DM 13 ft 63 – V01 Página 13 de 14 DM 14 in 07 - V04 INSTRUCTIVO PARA EL CORRECTO DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES POR PARTE DE LOS FONDOS ROTATORIOS DE ESTUPEFACIENTES A NIVEL NACIONAL ELABORO: Q.F. Esp. GUSTAVO ADOLFO MORÁN CORTINA CARGO: Coordinador Técnico U.A.E. Fondo Nacional de Estupefacientes Ministerio de Salud y Protección Social República de Colombia REVISO: Q.F. Esp. GUSTAVO ADOLFO MORÁN CORTINA APROBÓ: Comité de Calidad CARGO: Coordinador Técnico FIRMA: FIRMA: FECHA: FECHA: FECHA: Página 14 de 14 DM 14 in 07 - V04