manual de correspondencia capítulo 4 directrices

MANUAL DE CORRESPONDENCIA
CAPÍTULO 4
DIRECTRICES DEL ADMINISTRADOR
1. PROPÓSITO........................................................................................................1
2. RESPONSABILIDAD DEL CUMPLIMIENTO .....................................................1
3. FORMULACIÓN Y REDACCIÓN........................................................................1
4. FORMATO. ..........................................................................................................1
a. Fecha ..............................................................................................................1
b. Destinatario .....................................................................................................1
c. Número de directriz .........................................................................................2
d. Fecha de vigencia ...........................................................................................2
e. Asunto .............................................................................................................2
f. Exposición de motivos ....................................................................................2
g. Fundamento legal ...........................................................................................2
h. Directriz ...........................................................................................................2
i. Fecha de vencimiento ....................................................................................2
5. DISTRIBUCIÓN. ..................................................................................................2
6. INFORMACIÓN. ................................................................................................. 3
ANEXO – Ejemplo de una directriz del Administrador ............................................3
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CAPÍTULO 4
DIRECTRICES DEL ADMINISTRADOR
1. PROPÓSITO.
Establecer procedimientos uniformes para formular, redactar, circular para
revisión, emitir, distribuir y verificar la exactitud de la declaración formal de
instrucciones/directrices emitidas por el Administrador (AD). Las directrices pueden
ser temporales o permanentes y sirven para implementar un acuerdo, ley o
reglamento, o para establecer los procedimientos reglamentarios de operación de la
entidad.
2. RESPONSABILIDAD DEL CUMPLIMIENTO.
Los vicepresidentes ejecutivos de departamentos y oficinas principales
tienen la responsabilidad de hacer que se cumplan estos procedimientos. La
Gerente de la Sección de Coordinación Interinstitucional y Administrativa (COIA)
debe revisar los documentos recibidos, para asegurarse de que cumplan con estos
procedimientos, antes de enviarlos al Administrador.
3. FORMULACIÓN Y REDACCIÓN.
La formulación y redacción de una directriz del Administrador puede iniciarse a
cualquier nivel de la organización. El Vicepresidente del departamento u oficina
principal deben enviar un borrador al Administrador por intermedio de COIA, quien
le asignará un número de control y determinará la coordinación necesaria. Todas
las directrices del Administrador, sin distingo del tema, se deben coordinar con la
oficina de Asesoría Jurídica (AJ), para su revisión legal y con el Gerente Ejecutivo
de la división de Relaciones con la Gente (RHR), para determinar si las mismas se
deben consultar o negociar con los representantes exclusivos de los sindicatos.
4. FORMATO.
Las directrices del Administrador se deben preparar en papel membrete de la
oficina del Administrador y, por lo general, llevarán el formato que se describe a
continuación en el Anexo A.
a. Fecha: En este espacio se escribe la palabra FECHA: en mayúscula
cerrada y subrayada. La fecha se puede mecanografiar o ser colocada con un sello
de goma al momento de la firma del Administrador.
b. Destinatario(s): En este espacio se pone la palabra PARA: en mayúscula
cerrada y subrayada seguida de los colaboradores a quienes va dirigida la directriz.
Documento controlado – válido solo a la fecha que aparece en el documento”
Puede confirmar la versión vigente consultando a la Intranet.
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Capítulo 4
c. Número de la directriz. En este espacio se ponen las palabras NÚMERO
DE LA DIRECTRIZ: en mayúscula cerrada y subrayadas. La Gerente de la
Sección de Coordinación Interinstitucional y Administrativa de la oficina del
Administrador le asignará un número de directriz, que incluye las siglas del emisor
(ejemplo, AD); el año de emisión (ejemplo, 2009); un número en serie para la
declaración en, particular (por ejemplo 001). Por lo tanto, la primera manifestación
de una directriz del Administrador en el año 2009 sería la Directriz Número AD2009-001.
d. Fecha de vigencia. En este espacio se ponen las palabras FECHA DE
VIGENCIA: en mayúscula cerrada y subrayadas y se coloca la fecha en que la
directriz entra en vigor.
e. Asunto. En este espacio se pone la palabra ASUNTO: en mayúscula
cerrada y subrayada y se coloca el título o la descripción del tema de la directriz.
f. Exposición de motivos. En este espacio se ponen las palabras
EXPOSICIÓN DE MOTIVOS: en mayúscula cerrada y subrayadas seguidas de la
explicación concisa del objetivo, propósito o razón en que se fundamenta la
directriz. Si la directriz deroga o corrige una anterior, se debe citar la directriz
anterior.
g. Fundamento legal: En este espacio se colocan las palabras FUNDAMENTO
LEGAL: en mayúscula cerrada y subrayado seguidas de la explicación o referencia
del marco jurídico, reglamentos, manuales, instructivos o directrices previas
relacionadas con el tema a tratar en la presente directriz, en el caso que sea
aplicable.
h. Directriz. En este espacio se pone la palabra DIRECTRIZ: en mayúscula y
subrayada con una explicación clara y evidente de la instrucción que se emite.
i. Fecha de vencimiento. En este espacio se ponen las palabras FECHA DE
VENCIMIENTO: en mayúscula cerrada y subrayadas seguidas de la fecha en que
la directriz vence o la fecha hasta la que se desea que continúe en vigencia hasta
que sea revocada o enmendada. La declaración de directrices se puede volver a
emitir periódicamente.
5. DISTRIBUCIÓN.
Le corresponde a la Gerente de la Sección de Coordinación Interinstitucional y
Administrativa de la oficina del Administrador (COIA) determinar el tipo de
distribución de las directrices del Administrador (v. gr., General, A, B o C, u otro tipo
de distribución) y la Unidad de Correos (COIC) se encargará de la reproducción y
distribución de las directrices del Administrador por medio de la coordinación con
COIA.
Documento controlado – válido solo a la fecha que aparece en el documento”
Puede confirmar la versión vigente consultando a la Intranet.
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6. INFORMACIÓN.
Para mayor información, ver las directrices del Administrador en la siguiente
dirección: http://infored.acp/admin-corner/directrices/index.html Para
información adicional sobre el procedimiento de emisión de directrices,
comuníquese con la Gerente de Coordinación Interinstitucional y Administrativa
(COIA) al teléfono 272-1405.
Documento controlado – válido solo a la fecha que aparece en el documento”
Puede confirmar la versión vigente consultando a la Intranet.
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Capítulo 4
ANEXO
FECHA: 7 de febrero de 2009
PARA: Todo el personal de la Autoridad del Canal de Panamá (ACP)
1. NÚMERO DE DIRECTRIZ: AD-2006-02
2. FECHA DE VIGENCIA: 7 de febrero de 2006
3. ASUNTO: Programa de Ahorro de Energía de la ACP
4. EXPOSICIÓN DE MOTIVO:
a. Mejorar la eficiencia energética en proyectos, obras o actividades que se realicen en
las instalaciones de la ACP, promoviendo la utilización de criterios de diseño,
especificaciones de compra y modos de operación y mantenimiento, que minimicen los
costos de los sistemas a lo largo del ciclo de vida y que tengan el menor impacto en el
ambiente.
b. Reglamentar la aprobación de normas de eficiencia energética.
5. DIRECTRIZ: A partir de la fecha de vigencia de esta directriz, todos los proyectos, obras o
actividades de la ACP deben cumplir con los siguientes requisitos:
a. Mejorar la eficiencia energética en forma continua, mediante la implementación de
programas de administración de energía que garanticen un ambiente de trabajo
productivo y seguro.
b. Resaltar la eficiencia energética como un factor en los procesos de diseño y
construcción de nuevas instalaciones, la rehabilitación de la infraestructura existente y
la compra y reemplazo de equipos. El criterio de selección de alternativas debe
considerar el menor costo a lo largo del ciclo de vida, y su implementación debe ser
económicamente viable.
c. Considerar el uso de fuentes de energía renovables o de producción más limpia en
los procesos de generación eléctrica y fabricación o reparación en los talleres.
d. Delegar en el Comité Técnico del Programa de Ahorro de Energía de la ACP, que
será presidido por el Gerente de la División de Administración Ambiental del
Departamento de Seguridad y Ambiente, la facultad de aprobar las normas y
procedimientos, verificar el cumplimiento de las metas del programa y recomendar las
acciones de obligatorio cumplimiento.
7. FECHA DE EXPIRACIÓN: Indefinida.
Alberto Alemán Zubieta
Administrador
Documento controlado – válido solo a la fecha que aparece en el documento”
Puede confirmar la versión vigente consultando a la Intranet.
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