MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN - Cantidades a cuenta

 MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN Cantidades a cuenta Agosto 2016 Agosto – 2016 LC Ibérica – Módulo Admin: Cantidades a cuenta ÍNDICE DE CONTENIDOS 1 INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 3 2 NUEVA CANTIDAD A CUENTA ................................................................................................. 4 3 USO DE LAS CANTIDADES A CUENTA ..................................................................................... 8 2 Agosto – 2016 LC Ibérica – Módulo Admin: Cantidades a cuenta 1 INTRODUCCIÓN Las “cantidades a cuenta” permiten registrar ingresos que hacen los pagadores para que puedan ser usados como forma de pago en los recibos no abonados de los alumnos. Los podemos encontrar (ver FIG 1) dentro de la ficha del alumno como un submenú de otro llamado “FACTURACIÓN”. Dentro de este submenú se ha recolocado “RECIBOS” que antes ocupaba el lugar de “FACTURACIÓN” FIG 1 La primera vez que se accede a este apartado en la ficha de un alumno en concreto encontraremos un mensaje (ver FIG 2) que nos indica que “No hay dadas de alta cantidades a cuenta”. FIG 2 3 Agosto – 2016 LC Ibérica – Módulo Admin: Cantidades a cuenta 2 NUEVA CANTIDAD A CUENTA Para insertar una cantidad a cuenta tenemos que darla de alta usando el botón “Nueva cantidad a cuenta” (ver FIG 2) Al accionar este botón se mostrará en pantalla una ventana donde podremos introducir la cantidad a cuenta. (FIG 3) Es necesario que el alumno tenga definido al menos un pagador para poder dar de alta cantidades a cuenta. En caso contrario aparecerá un mensaje recordando este requerimiento. FIG 3 Los campos disponibles son: 
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Pagador: debemos elegir el pagador del alumno que hace entrega de la cantidad a cuenta. Importe: la cantidad entregada a cuenta. Debe ser superior a 0€. Asociar a pagos de: elegiremos entre “Pagador” o “Fondo común”. Diferencia entre pagos de Pagador o de Fondo común: si el registro se hace al pagador sólo se podrá usar en recibos de dicho pagador en cualquier alumno que lo tenga como tal. Si se hace a “Fondo común” podrá ser utilizado para pagar recibos de cualquier pagador que tenga asignado el alumno aunque se computa a la cantidad acumulada por el pagador. IMPORTANTE: hay que tenerlo muy en cuenta en casos de padres separados donde recomendamos NO usar “Fondo común” para evitar problemas. En la siguiente imagen mostramos un caso poco habitual pero que puede darse en la vida real. 4 Agosto – 2016 LC Ibérica – Módulo Admin: Cantidades a cuenta Alumno A‐B Alumno B‐C Pagador A Pagador B Pagador C Son pareja actualmente Mismo domicilio, convivencia diaria FIG 4
Si se registra una cantidad a cuenta del pagador A (pareja del pagador B) como “Fondo común” podría llegar a usarse para pagar un recibo del pagador C ya que ambos se encuentran como pagadores del alumno B‐C aunque sus padres sean el pagador B y el pagador C. Una vez completados los tres campos finalizamos con el botón “Añadir” FIG 5 Si el alta se ha registrado de forma satisfactoria nos lo indicará con un mensaje (FIG 5). Si no existían cantidades a cuenta previas, se mostrará el nombre del pagador junto con la cantidad actual o, si ya existían ingresos previos, se agregará la cantidad registrada al neto que el pagador acumulaba. También se agregará una línea de registro al historial de movimientos. 5 Agosto – 2016 LC Ibérica – Módulo Admin: Cantidades a cuenta Este registro y el fondo disponible del pagador se mostrarán en la ficha de aquellos alumnos que lo tengan agregado como tal (recordar lo indicado anteriormente sobre los casos de padres separados). En FIG 6 tenemos un ejemplo en el que un pagador ha realizado 2 ingresos a cuenta, uno a “Fondo común” y otro a “Pagador” pero se contabilizan ambos en el monedero de ese pagador (1200€ en el ejemplo) y se muestran y podrán usar en cualquier alumno que lo tenga como pagador. FIG 6 En cada uno de los registros del histórico de las cantidades a cuenta encontramos: 
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Fecha: fecha en la que se registró la cantidad a cuenta. Pagador: quien tiene asignado dicha cantidad a cuenta. Saldo inicial: esta es la cantidad inicial en el momento de dar de alta la cantidad a cuenta. Saldo actual: muestra la cantidad sin usar de la cantidad a cuenta registrada. Icono Lupa: mostrará todos los detalles de la cantidad a cuenta: a qué pagador se asignó el ingreso a cuenta (útil para los casos de “Fondo común”), el usuario que lo registró, fecha, etc. Icono Impresora: nos permite sacar un listado de los pagos realizados con esa cantidad a cuenta (FIG 7). 6 Agosto – 2016 LC Ibérica – Módulo Admin: Cantidades a cuenta 
Icono Papelera: permite eliminar una cantidad a cuenta siempre y cuando no haya sido usado ya para realizar un pago. FIG 7 7 Agosto – 2016 LC Ibérica – Módulo Admin: Cantidades a cuenta 3 USO DE LAS CANTIDADES A CUENTA Las cantidades a cuenta las encontraremos como otro medio de pago más para los recibos pendientes de cobro: “No pagado”, “Devuelto”, “Parcialmente pagado”,… En las imágenes siguientes podemos ver dos ejemplos: uno para el pago del total de un recibo (FIG 8) y otro para el pago de un concepto dentro de un recibo (FIG 9) FIG 8 8 Agosto – 2016 LC Ibérica – Módulo Admin: Cantidades a cuenta FIG 9 El método de pago mediante cantidad a cuenta se indicará de la misma forma que con el resto de medios de pago. En el ejemplo de FIG 10 pago de un recibo devuelto. FIG 10 9 Agosto – 2016 LC Ibérica – Módulo Admin: Cantidades a cuenta A la hora de elegir este método de pago, la plataforma mostrará el disponible que le corresponde a dicho pagador (las cantidades disponibles asignadas a él exclusivamente más las disponibles de “Fondo común” del resto de pagadores del alumno) Si el pago del recibo entero o el pago del concepto deseado es posible mostrará la cantidad disponible con un fondo verde (FIG 11). FIG 11 10 Agosto – 2016 LC Ibérica – Módulo Admin: Cantidades a cuenta Si no es posible pagar ninguno de los conceptos que forman parte del recibo o de un concepto que hayamos seleccionado para pagarlo se mostrará un fondo rojo (FIG 12) y el pago no será posible. FIG 12 Cuando se usa como medio de pago “Cantidad a cuenta”, se realiza el pago por concepto. Si un recibo consta de varios conceptos internamente empezará a pagarlos uno a uno. Primero intentará usar una cantidad a cuenta del pagador (por orden de antigüedad) que pueda pagar el concepto entero, independientemente si está asignada a “Pagador” o asignada a “Fondo común”. En caso que no se puedan usar cantidades a cuenta “enteras” se empezarán a usar de más a menos antigüedad dejándolas a 0. Se puede dar el caso de un recibo con varios conceptos que no pueda ser pagado en su totalidad pero sí alguno de los conceptos que lo compone. En ese caso encontraremos algo similar a la FIG 13. 11 Agosto – 2016 LC Ibérica – Módulo Admin: Cantidades a cuenta FIG 13 Como se puede ver no es posible el pago del recibo entero ya que el botón “Aceptar” está deshabilitado. El administrador debe ir a la pestaña “Estado del recibo” y decidir en base al fondo disponible qué conceptos desea pagar. 12