1. OBJETIVO Elaborar los estados e informes financieros que

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1. OBJETIVO
Elaborar los estados e informes financieros que reflejen la situación contable y
financiera de la Fundación FES y el resultado de sus operaciones de los periodos
determinados, dando cumplimiento a las disposiciones legales y a los principios
contables generalmente aceptados en Colombia.
2. ALCANCE
Inicia con la verificación del cierre contable del periodo a generar y finaliza cuando los
estados financieros son auditados y firmados.
3. DEFINICIONES

Balance general: Es un informe de saldos débitos y créditos tanto de cuentas
reales o de balance como de cuentas de resultado o de pérdidas y ganancias,
que se genera para determinar que existe el equilibrio contable en la aplicación
de la partida doble de los diferentes registros de los hechos económicos.

Comité de Mesa: Comisión designada por el Consejo Superior de Directores
para analizar en profundidad los temas financieros y definir el orden del día de
la reunion mensual del Consejo.

Díctame de la revisoría fiscal: Declaración realizada por el revisor fiscal sobre
los estados financieros con respecto a todos los aspectos significativos, la
situación financiera, los cambios en el patrimonio, los resultados de operaciones
y los cambios en la situación financiera de la Fundación, de conformidad con
principios de contabilidad generalmente aceptados.

Estado de cambios en el patrimonio: Es un documento que muestra en
forma clasificada y detallada las variaciones que se presentan en las cuentas del
patrimonio durante un periodo contable, producto de la actividad de la
Fundación.

Estado de cambios en la situación financiera: Es un documento relacionado
con el Balance General que muestra el comportamiento de los ingresos y los
gastos en un período determinado, generalmente correspondiente al año fiscal.
Este documento muestra el excedente o faltante de recursos al final del año.

Estado de flujos de efectivo: Es un informe que incluye las entradas y salidas
de efectivo para así determinar el saldo final o el flujo neto de efectivo, factor
decisivo para evaluar la liquidez de la Fundación. El estado de flujo de efectivo
es un estado financiero básico que junto con el balance general y el estado de
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resultados proporcionan información acerca de la situación financiera de la
Fundación.

Estados Financieros: Son el conjunto de informes preparados, con el fin de
dar a conocer a los grupos de interés, la situación financiera y los resultados
operacionales de la empresa en un período determinado. Los básicos son los
siguientes:






Balance general.
Estado de resultados o pérdidas y ganancias.
Estado de cambios en el patrimonio
Estado de cambios en la situación financiera.
Estado de flujos efectivo.
Notas a los estados financieros

Estados Financieros auditados: El conjunto de informes financieros
preparados con el fin de dar a conocer la situación financiera de la Fundación,
acompañado de un dictamen de revisoría fiscal.

Estado de pérdidas y ganancias (P y G) o Estado de Resultados: Permite
evaluar la gestión operacional de la empresa y además sirve de base para la
toma de decisiones. En este estado se resumen todas las transacciones
correspondientes a los ingresos generados y a los costos y gastos incurridos por
la empresa en un período determinado. La diferencia que resulta entre los
ingresos y egresos será el producto de las operaciones que puede ser utilidad o
pérdida.

Informes financieros: Informe para dar a conocer la situación económica y
financiera de la empresa en un tiempo determinado. Información útil para la
toma de decisiones.

Notas a los estados financieros: Son explicaciones o descripciones de hechos
o situaciones cuantificables o no, que tiene por objeto facilitar la adecuada
interpretación de los estados financieros. Las Notas pueden presentarse en
formas narrativas y compiladas de acuerdo con la descripción establecida para
cada nota. Las Notas deben ser claramente referenciadas en los rubros o
conceptos a los cuales están vinculados.

Reclasificar: Dejar los saldos de las cuentas de acuerdo con su naturaleza, es
decir si una cuenta por pagar tiene saldo débito, debe pasarse a una cuenta por
cobrar y viceversa.
4. RESPONSABLE
Contador de la Fundación
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5. CONDICIONES
La información que afecta la contabilidad y que se genera en otros módulos del
sistema de información o en otros sistemas de información, debe ser coherente y
confiable a fin de garantizar que al realizar la interfase contable, el cierre contable no
se vea afectado por información que no corresponde a la realidad de la Fundación.
Los informes a generar periódicamente son:
Mensual: Balance General y Estado de Resultados
Anual: Todos los informes comparativamente con el año anterior.
Se pueden generar los informes con cortes específicos según solicitudes de los
contratantes y/o entidades financieras.
Los informes a presentar anualmente son los auditados por el Revisar Fiscal.
6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
6.1 Generar informes financieros
Periódicamente el Contador puede presentar informes financieros por solicitud de las
diferentes dependencias los cuales podrán servir de soporte para la entrega de
informes a los contratantes.
Se atiende la forma exigida para su presentación.
6.2. Preparar los estados financieros periódicos
6.2.1. Analizar los registros contables
El Contador analiza las cuentas, revisa su respectiva contabilización la cual debe estar
relacionada con la naturaleza y esencia de la operación y el cuadre de los
comprobantes contables, y considerar además los conceptos de la Revisoría Fiscal.
Si el Contador encuentra incongruencias en la información, lleva a cabo los ajustes
pertinentes para la generación del balance de prueba del periodo correspondiente.
6.2.2 Elaborar y verificar el Balance de prueba
El Contador genera el Balance de prueba y lo revisa conjuntamente con el Director
Administrativo y Financiero.
Si se requiere alguna consulta contable al Revisor Fiscal, se realiza y se consideran sus
recomendaciones para realizar los ajustes correspondientes.
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El Balance de Prueba se genera desde el aplicativo contable, se pasa a Excel a fin de
facilitar la verificación de la información.
6.2.3 Realizar los ajustes contables
Una vez revisada la información junto con el Director Administrativo y Financiero, el
Contador procede a realizar los cambios sugeridos y genera nuevamente los estados
financieros para ser presentados al Comité de Mesa.
Si se identifican ajustes contables en el Comité de Mesa se procede a realizar el
análisis y el ajuste en el software contable, según se considere pertinente
Se revisa nuevamente la información con el Director Administrativo y Financiero a fin
de preparar la presentación ante el Consejo Superior de Directores.
6.2.4. Presentar los
Directores
estados financieros
ante el
Consejo Superior de
El Director Ejecutivo presenta los estados financieros ante el Consejo Superior de
Directores, resolviendo las inquietudes y recibiendo las recomendaciones de ajuste
correspondiente.
Los estados financieros anuales deben estar acompañados por el dictamen del Revisor
Fiscal. Ver actividad 6.3.2.
Los estados financieros anuales deben ser aprobados por el Asamblea Consejo
Superior, y debe consignarse su aprobación en el acta de la sesión.
6.2.5. Realizar el ajuste final a los estados financieros
El Director Administrativo y Financiero informa al Contador los ajustes a realizar, a fin
de generar los estados financieros definitivos del periodo que servirán de base para la
toma de decisiones administrativas y financieras.
El Contador procede a la impresión de los estados financieros en los libros contables
según lo establecido por las normas contables y según lo dispuesto en el
procedimiento Gestión Documental.
6.3 Realizar revisión contable y financiera por parte de la Revisoría Fiscal
6.3.1. Realizar revisión de la información contable y financiera
La Revisoría Fiscal realiza auditoria a la información contable y financiera y emite un
el concepto contable. En reunión conjunta entre el Director Ejecutivo, el Director
Administrativo y Financiero y el Contador, se analiza el concepto a fin de analizar la
pertinencia de realizar los ajustes recomendados.
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6.3.2 Emitir el dictamen de Revisor Fiscal
Al cierre del año, el Revisor Fiscal revisa los estados financieros confirmando que se
hayan incluido los ajustes y reclasificaciones sugeridas durante las revisiones previas.
Emite el dictamen de acuerdo con las normas de auditoria general aceptadas en
Colombia.
Una vez el Revisor Fiscal emite el dictamen, los estados financieros son entregados al
Director Administrativo y Financiero.
6.4 Formular
Aprendidas
Acciones
Correctivas,
Preventivas,
Mejora
y
Lecciones
Periódicamente se verifica si el presente procedimiento ha cumplido con sus objetivos
de manera eficiente. Si se identifican brechas de cumplimiento se pueden formular
acciones correctivas, preventivas y de mejora según lo establecido en el procedimiento
P-GMC-6; y/o lecciones Aprendidas según el procedimiento P-GCO-1.
FIN.
7.ANEXO
No Aplica
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CONTROL DE CAMBIOS
Descripción
Versión
del del Cambio
Documento
Motivo
cambio
1
______
Creación
del Fecha
cambio
del Aprobado por
24 de Junio Director
de 2014
Administrativo
Financiero
y
CONTROL DEL DOCUMENTO
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Nombre: Harold
Kusguen Parra.
Nombre: Olga Mildred
Charry.
Nombre: Máximo Adrián Luna
Valencia
Cargo: Contador.
Cargo: Coordinadora de
Planeación y Calidad.
Cargo: Director Administrativo
y Financiero.
Firma:
Firma:
Firma: