Instructivo _Cuestionario_IO

Instructivo de llenado para el cuestionario:
“Identificación de intercambio de información digital entre
organismos de la Administración Pública”
(Interoperabilidad)
Gerencia de Atención al Estado
Oficina de Servicios Integrados al Estado
Caracas, octubre de 2010
Av. Andrés Bello, Torre BFC, Piso 16, Municipio Libertador, Caracas – Venezuela
Master: (+58 212) 597.45.90 – www.cnti.gob.ve
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Índice de contenido
1. Presentación .........................................................................................................................................3
2. Objetivo del cuestionario.......................................................................................................................3
3. Consideraciones generales para el llenado del cuestionario..................................................................3
4. Descripción de las secciones del Cuestionario.......................................................................................4
Sección 1: Identificación de la institución ...........................................................................................4
Sección 2: Identificación de la persona que suministra la información .............................................4
Sección 3: Descripción de los servicios ofrecidos................................................................................5
3.1 Identificación del servicio...........................................................................................................5
3.2 Identificación de los aportes normativo asociados al servicio ...................................................6
3.3 Identificación de los procesos de negocio asociado al servicio .................................................6
3.4 Identificación de los organismos consumidores del servicio.....................................................7
Sección 4: Descripción de los servicios consumidos............................................................................7
4.1 Identificación del servicio...........................................................................................................7
4.2 Identificación de los aportes normativo asociados al servicio ...................................................8
4.3 Identificación de los procesos de negocio asociado al servicio .................................................8
4.4 Identificación de los organismos que ofrecen el servicio...........................................................8
Sección 5: Información adicional..........................................................................................................9
Sección 6: Identificación de otros contactos.........................................................................................9
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1. Presentación
El Centro Nacional de Tecnologías de Información (CNTI), a través de la Gerencia de Atención al Estado y su
Oficina de Servicios Integrados al Estado ha iniciado una investigación que pretende identificar e inventariar los
servicios de información y procesos públicos basados en interoperabilidad que existen en las instituciones del
Estado. En este sentido se elaboró un instrumento de tipo Cuestionario, que busca recoger la información
necesaria que permita determinar el nivel de interoperabilidad actual en la Administración Pública y generar la
propuesta de un Marco de Interoperabilidad adaptado a la situación actual del país.
2. Objetivo del cuestionario
El presente documento tiene por objeto orientar al informante en el llenado del instrumento: “Identificación de
intercambio de información digital entre organismos”. A lo largo del instructivo el lector encontrará una breve
explicación sobre la forma en que debe contestar cada una de las preguntas que conforman el instrumento. La
descripciones se realizan de la misma forma como se presenta el cuestionario (organizado por secciones,
identificadas con el título correspondiente). A continuación se definen algunas consideraciones de tipo general
que deben tener presente al momento del llenado.
3. Consideraciones generales para el llenado del cuestionario
•
Lea cuidadosamente este instructivo antes de completar el cuestionario. Se sugiere que lea este
instructivo con el cuestionario a la vista.
•
El cuestionario debe ser aplicado directamente por el informante calificado escogido por la institución
objeto de estudio, pero podrá estar acompañado por otros informantes si así lo requiere.
•
Al momento de su aplicación el cuestionario puede ser llenado de manera progresiva. Considerando la
disponibilidad de la información solicitada.
•
El cuestionario debe ser llenado sin abreviaciones.
•
Si tuviera dudas podrá contactar al siguiente personal designado, a través de los siguientes medios de
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comunicación:
•
Odalis Pereira, Correo electrónico: [email protected]
•
Zuleimar Pérez, Correo electrónico: [email protected]
¡Atención!: Todas sus respuestas son importantes para los resultados de la investigación, en este sentido lo
exhortamos a que no deje ninguna pregunta sin responder y que los datos suministrados sean veraces.
4. Descripción de las secciones del Cuestionario
En este apartado se detalla el llenado de cada una de las secciones del cuestionario, pero antes de proceder a
describir el llenado de las secciones que lo conforman, es necesario conocer el orden en que estas deben ser
realizadas.
1.- El funcionario designado debe ingresar al link suministrado, donde encontrará la Sección 1:
Identificación de la institución y la Sección 2: Identificación de la persona que suministra la
información. Estas secciones deben ser completadas a fin validar los datos de la persona que
representa la institución. Una vez corroborada esta información, le será enviado a los correos
suministrados en la sección 2, el link de acceso a las siguientes secciones.
2.- La persona responsable ingresará al link con el usuario creado en la sección 2 y procederá al
llenado de las tres secciones siguientes, en el orden que así lo desee.
Sección 1: Identificación de la institución
Esta sección comprende los datos que identifican a la institución a la cual se le aplicará el instrumento.
Ministerio de adscripción: Seleccione el Ministerio al cual pertenece, o en su defecto el nombre del
Ministerio que representa.
Nombre de la institución: En esta pregunta, seleccionará el nombre de la institución a la cual
pertenece. Si representa a un ministerio debe dejar este campo en blanco y proceder a responder la
siguiente pregunta.
Página web: Indicar la dirección del sitio web de la institución a la cual representa. Siguiendo el
siguiente ejemplo: http://www.cnti.gob.ve.
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Sección 2: Identificación de la persona que suministra la información
Esta sección comprende los datos de identificación de la persona asignada por la institución para realizar el
llenado del cuestionario.
Nombre y apellido (*): Nombre y apellido de la persona responsable del llenado de la información
solicitada en el cuestionario.
Cargo (*): Indique el puesto que ocupa en la institución a la cual representa.
Correo institucional (*): Indique el correo electrónico asignado por la institución donde se desempeña.
Correo personal: Introduzca el correo personal.
Teléfono oficina (*): Indique el número de teléfono asignado por la institución donde labora.
Teléfono personal: Indique el número de teléfono personal.
Gerencia (*): Introduzca el nombre de la gerencia en la cual trabaja.
Departamento (*): Indique el nombre del departamento o unidad especifica en la cual labora.
Datos de conexión: Conjunto de datos que le permitirán ingresar de forma segura al cuestionario.
Usuario (*): Introduzca el nombre del usuario con el cual será identificado durante la aplicación
del cuestionario.
Contraseña (*): Introduzca la clave a través de la cual podrá acceder al cuestionario. Recuerde
que la contraseña seleccionada debe tener como mínimo 8 caracteres.
Confirme contraseña (*): A fin de validar, indique nuevamente la contraseña suministrada en
el campo anterior.
Una vez completado todos los datos requeridos, presione el botón “Guardar” para registrar los datos
suministrados. Realizado efectivamente este paso, le será enviado a los correos suministrados la dirección para
ingresar a las siguientes secciones del cuestionario.
Sección 3: Descripción de los servicios ofrecidos
En esta sección se deben describir los servicios de información que su organismo ofrece tanto a los ciudadanos
como a organismos públicos y privados, e incluya por favor aquellos servicios que a su opinión podrían ser
ofrecidos por su institución, sin importar si estos están siendo o no desarrollados.
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3.1 Identificación del servicio
Nombre: Indique el nombre del servicio ofrecido.
Tipo: Seleccione el tipo de servicio que provee.
Dirigido a: Seleccione el sector demandante del servicio ofrecido. Según se detalla a continuación:
Ciudadano: refiriéndose a la población en general, que accede a los servicios desde su
hogar, centros de comunicación y otros espacios.
Empresa u Organismos: se refiere a las empresas privadas y las organizaciones del Estado
Ambas: indica que el servicio puede ser utilizados por empresas y por la población en general.
Descripción: Suministre información básica del servicio, funcionalidades, información que intercambia,
entre otros aspectos que lo describan.
Año de puesta en producción del servicio: Indicar el año en que fue puesto en producción el servicio
ofrecido. Si el servicio no se encuentra en producción colocar la palabra “Posible”.
Cantidad promedio de uso del servicio: Indique la cantidad de uso del servicio y seleccione la unidad
de medida.
Magnitud de información intercambiada: Indique cual es la cantidad de información intercambiada a
través del mensaje ofrecido y seleccione la unidad de medida a aplicar.
Nota: Solo se aceptará que los campos Cantidad promedio de uso del servicio y Magnitud de
información intercambiada se encuentren vacíos en el caso de ser un servicio que aún no se encuentre
en producción.
3.2 Identificación de los aportes normativo asociados al servicio
Nombre de aporte: Indique el nombre del aporte normativo asociado al servicio, tales como: acuerdos
interinstitucionales, contratos, acuerdos de nivel de servicio (SLA) entre otros.
Descripción del aporte: Describa el objeto del aporte normativo y su función.
Nota: Se deben agregar la cantidad de aportes normativos asociados al servicio identificado en la
sección 3.1. Presionando el botón “Añadir aporte”.
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3.3 Identificación de los procesos de negocio asociado al servicio
Se asume que un servicio deber ser soportado por al menos un proceso, es decir, la información
intercambiada en el servicio es generada aunque sea por un proceso dentro de la institución.
Proceso: Liste los procesos que generan (o generarían) la información que se intercambia mediante el
servicio de información que la institución ofrece.
Nombre: Indique el nombre del proceso.
Descripción: Describa el proceso que genera la información intercambiada.
Persona contacto: Contempla los datos de la persona responsable del proceso que genera la
información intercambiada.
Nombre: Indique el nombre de la persona responsable del proceso.
Teléfono: Indique el número de teléfono de la persona responsable del proceso.
Correo: Indique el correo electrónico de la persona responsable del proceso.
Nota: Se deben agregar la cantidad de procesos asociados al servicio identificado en la sección
3.1.Presionando el botón “Añadir proceso”.
3.4 Identificación de los organismos consumidores del servicio
Si el servicio no esta en producción, indicar las instituciones u organismos que se beneficiaría con su
implementación.
Organismo: Liste los organismos que consumen el servicio ofrecido o en su defecto enuncie los
organismos que podrían hacer uso del servicio si este se estuviese en producción.
Nombre: Indique el nombre de la institución que consume el servicio ofrecido.
Tipo: Seleccione el tipo de sector de la institución que consume el servicio (Público o Privado).
Persona contacto: Se refiere a los datos de la persona contacto en la institución que consume el
servicio.
Nombre: Indique el nombre de la persona contacto en la institución identificada.
Teléfono: Indique el número de teléfono de la persona contacto en la institución identificada.
Correo: Indique el correo electrónico de la persona contacto en la institución identificada.
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Nota: Se deben agregar todos los organismos consumidores del servicio identificado en la sección 3.1.
Presionando el botón “Añadir organismo”.
Importante: Si desea agregar otro servicio ofrecido por la institución, deberá presionar el botón “Añadir otro
servicio”, y proceder a agregarlo en la sección 3.1.
Sección 4: Descripción de los servicios consumidos
Describa a continuación los servicios de información que su organismo consume o recibe de otras instituciones
e incluya de ser factible algún servicio de información que usted considera podría ser utilizado por su institución.
4.1 Identificación del servicio
Nombre: Indique el nombre del servicio consumido.
Tipo: Seleccione el tipo de servicio que consume.
Descripción: Suministre información básica del servicio, funcionalidades, información que intercambia,
entre otros aspectos que lo describan.
Año de puesta en producción del servicio: Indicar el año desde el cual consume el servicio
consumido. Si el servicio no esta en producción pero es un servicio que su institución necesita, colocar
la palabra “Posible”.
Cantidad promedio de uso del servicio: Indique la cantidad de uso del servicio y seleccione la unidad
de medida.
Magnitud de información intercambiada: Indique cual es la cantidad de información intercambiada a
través del mensaje consumido y seleccione la unidad de medida a aplicar.
Nota: Solo se aceptará que los campos: Cantidad promedio de uso del servicio y Magnitud de
información intercambiada se encuentren vacíos en el caso de ser un servicio que aún no se encuentre
en producción.
4.2 Identificación de los aportes normativo asociados al servicio
Nombre de aporte: Indique el nombre del aporte normativo asociado al servicio, tales como: acuerdos
interinstitucionales, contratos, acuerdos de nivel de servicio (SLA) entre otros.
Descripción del aporte: Describa el objeto del aporte normativo y su función.
Nota: Se deben agregar la cantidad de aportes normativos asociados al servicio consumido identificado
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en la sección 4.1. Presionando el botón “Añadir aporte”.
4.3 Identificación de los procesos de negocio asociado al servicio
Se asume que el servicio debe aportar información al menos a un proceso dentro de la institución, es
decir, la información intercambiada en el servicio es utilizada aunque sea por un proceso dentro de la
institución que lo consume o consumirá.
Proceso: Liste los procesos que utilizan la información que se intercambia mediante el servicio de
información que su institución consume.
Nombre: Indique el nombre del proceso.
Descripción: Describa el proceso que utiliza la información intercambiada.
Persona contacto: Contempla los datos de la persona responsable del proceso que utiliza la
información intercambiada.
Nombre: Indique el nombre de la persona responsable del proceso.
Teléfono: Indique el número de teléfono de la persona responsable del proceso.
Correo: Indique el correo electrónico de la persona responsable del proceso.
Nota: Se deben agregar la cantidad de procesos que utilizan el servicio consumido identificado en la
sección 4.1. Presionando el botón “Añadir proceso”.
4.4 Identificación de los organismos que ofrecen el servicio
Organismo: Liste los organismos que ofrecen el servicio consumido.
Nombre: Indique el nombre de la institución que ofrece el servicio consumido.
Tipo: Seleccione el tipo de sector de la institución que ofrece el servicio (Público o Privado).
Persona contacto: Se refiere a los datos de la persona contacto en la institución que ofrece el servicio.
Nombre: Indique el nombre de la persona contacto en la institución que ofrece el servicio.
Teléfono: Indique el número de teléfono de la persona contacto en la institución que ofrece el
servicio.
Correo: Indique el correo electrónico de la persona contacto en la institución que ofrece el
servicio.
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Nota: Se deben agregar todos los organismos que ofrecen el servicio consumido identificado en la
sección 4.1. Presionando el botón “Añadir organismo”.
Importante: Si desea agregar otro servicio consumido por su institución, deberá presionar el botón “Añadir otro
servicio”, y proceder a agregarlo en la sección 4.1.
Sección 5: Información adicional
Estándares: Describa los estándares tecnológicos utilizados por su organismo en el intercambio de
información.
Infraestructura: Describa las plataformas tecnológicas utilizadas por su organismo para el intercambio
de información.
Documentación y referencias: Incluya cualquier otra documentación o referencias sobre los servicios
y procesos mencionados en el cuestionario.
Sección 6: Identificación de otros contactos
Identifique algunos contactos dentro del organismo que pueden brindar información adicional sobre el objeto del
cuestionario.
Nombre: Indique el nombre de la persona que puede suministrar información adicional sobre los
servicios ofrecidos o consumidos identificados y los otros aspectos tratados.
Teléfono: Indique el número de teléfono de la persona que puede suministrar información adicional
sobre los servicios ofrecidos o consumidos identificados y los otros aspectos tratados.
Correo: Indique el correo electrónico de la persona que puede suministrar información adicional sobre
los servicios ofrecidos o consumidos identificados y los otros aspectos tratados.
Área funcional: Seleccione el área funcional a la cual pertenece la persona que puede suministrar
información adicional sobre los servicios ofrecidos o consumidos identificados y los otros aspectos
tratados.
Importante: Una vez completada la información deberá presionar el botón “Cuestionario Completado”, a fin de
dar por terminado el cuestionario.
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