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SISTEMA COMDOC
Este sistema fue detectado como Buena Práctica, a fines del año 2003, por los
integrantes de dos de los foros patrocinados por ONTI: el Foro de Informática
(Grupo de Trabajo Sistemas Transversales), y también el Foro de Gestión
Administrativa, que lo seleccionó junto a otros dos casos de innovación
destacables.
Características
COMDOC (Comunicaciones Documentales) es el nombre compartido por 3
productos: COMDOC1, COMDOC2 Y COMDOC3.
COMDOC 1 es un sistema que permite comunicar, almacenar, recuperar y
distribuir documentos electrónicos. Sistema registral, con numeración secuencial
creciente sin huecos, robusta y con log completo de operaciones (quién, cuándo,
etc). Tiene firma electrónica además de firma digital con certificado. Permite
inicialar electrónicamente los borradores (sello escalera), dar de alta un documento
por mandato de otro usuario, listar documentos relacionados, agregar
"AVANCES" ( tipo "post-it") como mecanismo de ayuda de gestión.
Interfaz automática con COMDOC 2: cuando se genera un documento electrónico
y se lo incluye en un expediente o carpeta esto se refleja automáticamente en la
lista de documentos del expediente en COMDOC 2.
Administra una matriz de permisos de acceso y operación por usuario, por tipo y
clasificación de documento y por área. Tiene búsqueda por todos los campos y/o
por texto (full text search).
Los documentos pueden escribirse en el "cuerpo" con un editor muy sencillo, o
"tomarse" desde un procesador de textos, o anexarse (estilo e-mail), incluso como
imagen escaneada con o sin OCR.
Accesible via Internet y via lineas punto a punto (p.ej., junto con SIDIF), con
seguridad SSL y VPN (certificados disponibles).
Se utiliza en el Ministerio de Economía y Producción desde el año 1999. Su uso es
obligatorio.
También se utiliza en el Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y
Servicios desde el año 2003.
COMDOC 2:
Sistema de registro y seguimiento físico de carpetas que contienen
documentos en papel. El sistema emite carátulas y remitos, usa códigos
de barras, permite clasificación por palabra clave mediante tesauros
específicos de cada área, soporta "motivo del pase", "pase interno a
empleado responsable". Conserva la numeración de origen del expediente
otorgada por el organismo donde se generó. Soporta toda la funcionalidad
detectada para el manejo administrativo de la documentación y el control
de gestión, incluso estadías promedio por área, histograma de tiempos de
resolución, etc. Permite búsquedas por una cantidad muy amplia de
criterios. Tiene granularidad fina en la matriz de permisos de acceso y
operación por usuario, por área y por tipo de documento.
El sistema es accesible por Internet y por líneas punto a punto bajo
seguridad SSL y VPN (certificados disponibles). Posee, además, una interfaz a
archivo accesible por Internet para consulta pública de ubicación de expedientes,
log detallado de operaciones y una interfaz automática para inclusión de
documento electrónico del sistema COMDOC 1.
Se utiliza en el Ministerio de Economía y Producción desde el año 2002. Su uso es
obligatorio.
Se utiliza en el Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios y
en algunas universidades nacionales desde el año 2003.
Se utiliza en el Ministerio del Interior desde 2004.
COMDOC 3:
Ya está en etapa avanzada de desarrollo COMDOC 3, que integra totalmente los
documentos con las carpetas con soporte de memos electrónicos y de documentos
en papel, de carpetas formadas exclusivamente por documentos electrónicos y de
carpetas mixtas (electrónicas y de papel).
Consiste en la integración total de las versiones 1 y 2 de COMDOC.
Ventajas
Las ventajas del sistema COMDOC en todas sus formas son evidentes, pudiéndose
citar, entre otras:
- Velocidad en la tramitación, al reducirse a cero el tiempo de traslado de
documentación entre las distintas áreas.
- Registro automático y fehaciente de cada uno de los avances de un trámite.
- Matriz de permisos: No todos los usuarios están autorizados para hacer lo
mismo. Esto permite mantener un adecuado nivel de reserva en las
tramitaciones, y evita errores del tipo de que un funcionario tome intervención
en un trámite para el cual no está habilitado. Cada memo o nota que inicia o se
agrega a una actuación o expediente, tiene identificado de manera exacta a su
emisor, y ha podido ser emitida a partir de la verificación de su identidad
mediante la clave respectiva y de su cotejo con la respectiva autorización a
emitir la comunicación.
- Simplificación en las formalidades: dado el hecho de que cualquier agregado o
avance que se realiza en el expediente o la actuación, automáticamente pasa a
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formar parte de los mismos, no es necesario registrar nuevamente sus datos
escenciales.
A modo de ejemplo, la autorización para la compra de un bien, que en el
expediente tradicional se expresa mediante una nota en la que se describen
nuevamente las características de dicho bien, su precio, otros antecedentes de la
compra, y la personería del firmante, en el expediente electrónico pueden
quedar reducidos a la palabra “Autorizado”, ya que el correlato con el resto de
los elementos están garantizados por el sistema.
Fecha cierta de cada una de las instancias del trámite, y la posibilidad
consecuente de realizar auditorías de tiempos de gestión incurridos por cada
área o responsable.
Cuando se trata de expedientes en papel, se puede efectuar el seguimiento físico
de los mismos, facilitado por la impresión de códigos de barra conteniendo sus
datos escenciales, lo que permite su registración exacta al ingresar o egresar de
las mesas de entrada de las distintas áreas, que cuentan con lectores ópticos de
códigos de barras.
Se ofrece la posibilidad de detectar expedientes cuyo número identificatorio se
desconoce, a través de un funcional número de criterios de búsqueda, tales
como fecha de alta o de vencimiento, procedencia, título, texto, causante,
motivo de archivo o desarchivo, tesauro, etapa, depositario, responsable
primario, carpetas iniciadas, remitos, etc.
El sistema promueve la creación de la CUDAP (Clave Unica de la
Administración Pública), que consiste en la generación de una única fuente de
asignación de números para los expedientes emitidos en el ámbito de la
Administración Pública. Esto, al momento en que el COMDOC tuviese la
posibilidad de funcionar en todas las áreas administrativas, habrá de facilitar la
identificación de expedientes.
Un ejemplo de aplicación: la Dirección de Servicios Generales de la
Secretaría de Agricultura, Ganadería y Pesca del Ministerio de Economía y
Producción
El área mencionada se ocupa del mantenimiento edilicio y de los equipos que
utiliza dicha Secretaría.
Todo pedido de mejora, reparación, limpieza o provisión, que deba ser dirigida
al área mencionada, se opera mediante la opción de memorandum electrónico
de COMDOC. Sólo están fuera de esta prescripción, aquellos pedidos
extremadamente urgentes.
El memo digital, permite registrar y obtener certeza de las características del
pedido, su fecha de emisión y el nombre y personería del solicitante, tanto para
la Dirección de Servicios Generales como para el funcionario que requiere la
intervención de dicha área.
Una vez recibido el memorandum, la Dirección envía al área solicitante un
técnico competente de acuerdo a la temática de los trabajos a realizar, el que
evalúa su magnitud en cuanto a horas de trabajo e insumos. A su regreso, se
elabora la Orden de Trabajo, que detalla de manera pormenorizada los insumos
a utilizar, y se procede a consultar una base de datos para verificar si existen
tales repuestos en el almacén de la Dirección de Servicios Generales. Los
insumos que existen, se retiran del Almacén al mismo tiempo que se dan de
baja en el inventario respectivo. Para aquellos elementos que no se encuentran
en existencia, se inician los pertinentes trámites de adquisición. Los mismos se
inician aplicando el COMDOC, pero el expediente o la actuación que se inicie
en este caso es independiente del pedido original que la originó.
En forma periódica, y utilizando sistemas fuera del COMDOC, la Dirección
procede a efectuar la imputación del costeo operativo incurrido, en base al costo
de los repuestos utilizados atribuibles a cada área, y al costo de la mano de obra
aplicada en cada caso.
Condicionantes jurídicos
El sustento jurídico de un documento es la confiable vinculación entre su
contenido y la identidad del emisor, a través de la firma. En el caso del
documento en papel y la firma autógrafa, esta cuestión no ofrece reparos
legales, pero si nos referimos al documento electrónico firmado digitalmente,
todavía es necesario zanjar algunas instancias que se mencionan mas adelante.
Es por ello que al ponerse en funcionamiento el sistema COMDOC, la
Dirección de Asuntos Jurídicos del Ministerio de Economía emitió un dictamen
por el cual aprobaba el uso obligatorio del mismo, pero con la condición de que
las áreas que intervenían en las tramitaciones generasen, paralelamente,
versiones en papel de las actuaciones o expedientes, debidamente firmadas por
los funcionarios intervinientes.
Para obtener la plena validez jurídica del trámite digital, y consecuentemente
eliminar por completo el uso del papel, es necesario cumplir los pasos que se
detallan a continuación:
1. Promulgación de la Ley de Firma Digital.
2. Dictado de su Decreto Reglamentario
3. Creación de la autoridad certificante que otorgue confianza jurídica sobre la
pertenencia de una firma digital al funcionario que se presenta como su
emisor, previo la aprobación de los estándares tecnológicos a utilizar por
dicha autoridad para la emisión de los certificados de firma digital.
Los pasos 1 y 2 ya han sido cumplidos en fecha relativamente reciente. Un vez
completado el requisito Nº 3, va a ser jurídicamente válido el empleo del
documento electrónico en las operaciones internas que se realicen dentro del
ámbito de la Administración Pública.