custodiar un millón de cajas

la instalación I Recall
CUSTODIAR
UN MILLÓN DE CAJAS
Seguridad total. El servicio más completo, la custodia de documentos más
meticulosa. Y para una cantidad de información abrumadora. Se trata de más
de 1.300.000 cajas en una nave de 10.000 m2 en Ribatejada (Madrid). A ella
llegan cada día 1.000 contenedores. Es la instalación dedicada a archivos más
grande de Europa.
Texto: Manuel Palos
R
En la imagen, uno de los
corredores principales
a los que van a dar los
pasillos en los que se
guardan las cajas con
los archivos.
ecall lleva 20 años custodiando
documentos en la Comunidad
de Madrid y en otras zonas de España. Así lo hace también en 24 países
de todo el mundo. En la región madrileña utilizan dos centros, uno en
Daganzo y otro, más reciente, en
Ribatejada, inaugurado en 1997 y
ampliado a 10.000 m2 el pasado septiembre. Dentro de tres meses se expandirán con 2.600 m 2 más. La
apuesta de Recall por su nuevo emplazamiento de Ribatejada ha sido
tan espectacular como el resultado:
estas instalaciones se han convertido en las mayores de Europa. El de
Ribatejada es el almacén más grande del Viejo Continente dedicado a
la custodia de archivos.
Todo se inició en 1971. En ese año se
fundó el Centro de Tratamiento de la
Documentación (CTD), una empresa
que comenzó trabajando en la microfilmación de documentos y que a
partir de 1981 empezó a dedicarse a
la organización de los archivos de
compañías e instituciones públicas.
Creó una consultoría y acudió a los
ministerios y a las empresas para
analizar su documentación y asesorarles en la gestión de sus flujos documentarios.
En 1987, CTD inauguró su primera
nave en Daganzo de 8.100 m2, en el
noreste de la Comunidad de Madrid.
LA NAVE PUEDE
ACOGER HASTA
1.500.000
CONTENEDORES,
AUNQUE EN
RECALL
ESPERAN AMPLIAR
ESTA CIFRA HASTA
LOS 2.300.000
70 I MecaluxNews
www.mecalux.com I 71
LA PLANTA
TIENE DOS ZONAS.
EL 5% DE LA NAVE,
LA PRIMERA ZONA,
ES ARCHIVO VIVO;
MIENTRAS QUE
EL 95% RESTANTE
PERMANECE
EN STOCK EN LA
SEGUNDA
Recall ofrece la gestión integral de los
documentos, o lo que es lo mismo, su
clasificación y ordenamiento desde el
expediente, pasando por el documento y llegando hasta la más mínima factura. “De este modo, el cliente
no tiene que molestarse en buscar el
escrito de entre una montaña de expedientes; nosotros nos comprometemos a buscarlo por él y a entregarle
en su despacho la factura, el papel o
la información concreta que nos pida”, comenta José Eduardo Grau.
Para trasladar las cajas a
distintos niveles se usan
carretillas que las elevan
hasta unas entradas
situadas en los corredores
principales.
Diez años después, en 1997, haría lo
propio a pocos kilómetros de esa localidad y estrenaría su segundo centro en Ribatejada. En 1998, Recall
–firma ya entonces con una amplia
experiencia internacional y perteneciente al grupo australiano, líder en
el sector, Brambles– compró CTD. E
incorporó a su trayectoria la veteranía
en la gestión documental de la empresa española.
Orden milimétrico
“Aquí, desde el primer día, lo que se
hizo fue dar un servicio al cliente y or-
72 I MecaluxNews
ganizar toda la documentación recibida con el objetivo de facilitarle las
búsquedas y las consultas posteriores”, explica José Eduardo Grau, director general de Recall en España.
“La idea era que el usuario no tuviera
que organizar por su lado ninguna
base de datos, sino que nosotros la
hiciésemos por él y se la ofreciéramos como servicio”, dice. El servicio
de gestión de archivos de Recall, por
eso, no se limita a la simple vigilancia
del monto de información que las
empresas o instituciones ceden para
su custodia.
La multinacional posee una forma exhaustiva de trabajar, que se integra
perfectamente en el modo en que organizan sus propias instalaciones.
Una vez que el cliente se pone en contacto con Recall y comunica su intención de externalizar la gestión de sus
archivos, la empresa envía a la sede o
a la oficina indicada por el usuario un
equipo de documentalistas con la misión de efectuar un análisis íntegro de
sus archivos. Hechas estas pesquisas, los expertos realizan una serie de
recomendaciones al cliente sobre cómo gestionar sus archivos y qué tipo
de servicios le puede ofrecer Recall.
Cliente y custodio se ponen de acuerdo, se establecen las tarifas, se firma
el contrato y se estipula la llegada de
los primeros envíos de documentos a
las naves de Recall.
Ubicadas en Madrid
Los clientes de Recall, por lo general, son empresas e instituciones ra-
la instalación I Recall
LÍDER EN GESTIÓN DE ARCHIVOS
Recall es el líder. Integrada en la
compañía australiana Brambles,
número uno a nivel mundial en
servicios de almacenaje y distribución, la firma gestiona la información de miles de empresas e
instituciones públicas y privadas
en 24 países de los cinco continentes. Las soluciones de gestión
documental de Recall proporcionan soporte a lo largo de todo el
ciclo de vida de la información de
las compañías, desde la identificación y clasificación de contenidos a
la destrucción asegurada de los
documentos almacenados.
Gran potencial
Brambles factura unos 3.000
millones de euros y crece
exponencialmente desde hace
años. En España su cifra de
negocio en Madrid alcanza los
12 millones de euros. En Barcelona
y Valencia gestiona de manera
conjunta con otras firmas centros
de custodia, lo que representa
unos ingresos adicionales de siete
millones de euros. En 2008, Recall
espera hacerse con la totalidad de
estas empresas y proseguir su
expansión por España. Un
mercado –a decir de los expertos
en el sector– poco trillado aún por
las compañías que ofrecen
servicios de gestión documental.
Sucede lo contrario en países
cercanos como Francia o Reino
Unido, donde el sector se
encuentra bastante más maduro
y no existen tantas posibilidades
de negocio.
da, a 15 m de la construcción más
próxima. Dispone de presencia física de guardias de seguridad las 24
horas del día. Las precauciones son
máximas: circuito de cámaras, perros guardianes, vallado del perímetro… Y un volumen de entradas de
documentos en la nave enorme. Más
de 1.000 contenedores o cajas repletos de escritos llegan de media
cada día al centro de custodia. Y la
cifra va en aumento. Al año se destruye aproximadamente entre el 10 y
el 15% del total de los documentos
almacenados, por requerimiento del
cliente. En menos de dos meses esa
cantidad ya ha sido repuesta.
día y la hora de entrada de la mercancía para organizar su posterior
almacenaje, la compañía se pone de
acuerdo con el cliente acerca del
momento en que pueden comenzar
a hacerse cargo de sus documentos. “Acordamos un período de tiempo en el que podemos gestionar sus
archivos”, indica Grau. “Entonces le
hacemos un presupuesto al cliente y
le facturamos por cada contenedor
que llegue y por cada día que esté
archivado”, dice.
La instalación se subdivide en
varias naves que se han ido
ampliando sucesivamente hasta
los actuales 10.000 m2.
propio software: Request. Es un sistema de gestión adaptado a las
necesidades y a su forma de trabajar. Con escáner y trazabilidad absoluta de todos los elementos almacenados. Por decirlo así, el escáner tiene una foto y un histórico de cada legajo custodiado. De este modo, Recall sabe cuándo se ha movido,
quién lo ha movido y hacia dónde se
ha desplazado.
Software propio
Para proceder, organizar y ejecutar
el almacenaje, Recall ha creado su
cancías; en este caso en el movimiento de los documentos.
Los documentos con mayor
movimiento se disponen en
cajas abiertas, más accesibles
a las consultas.
dicadas en Madrid y alrededores.
Operar desde la capital para usuarios situados en poblaciones más lejanas saldría demasiado costoso en
términos de transporte de las mer-
“En Ribatejada hemos contabilizado
más de 700 km de contenedores llenos de escritos; si construyésemos
una línea con contenedores, uno al
lado del otro, podríamos comunicar
Madrid con Zaragoza en un viaje de
ida y vuelta”, asegura Grau. Los números abruman. En Ribatejada hay
1.300.000 contenedores o cajas, en
Daganzo unas 500.000. En septiembre prevén acabar la ampliación
del centro en Ribatejada en otros
2.600 m 2 más y en los próximos
cinco años proyectan otras dos ampliaciones. “La actividad que realizamos en Recall aumenta de manera
progresiva, y no sólo para esta compañía, sino para todo el sector en
general”, señala José Eduardo Grau,
“ya que las entidades españolas cada
vez externalizan más la gestión de su
documentación; es un sector en
expansión”.
1.000 contenedores
La de Ribatejada es una nave aisla-
Pero, antes de que los documentos
entren físicamente por los muelles de
la planta, hay una manipulación previa del cargamento por parte de los
documentalistas de Recall. El material hay que ordenarlo por series
documentales, organizarlo numéricamente, alfabéticamente, por fechas… Ese trabajo se acomete en las
estancias del cliente, antes de que se
proceda a su envío a Ribatejada.
De la llegada de los documentos a la
nave se ocupa la propia flota de furgonetas de la empresa, que oscila
entre nueve y 12 vehículos. Sobre el
Del almacenaje se encargan 40 operarios ayudados por una máquina retráctil, una frontal de apoyo y dos
transpaletas. Y todo ello se desarrolla en una nave con una altura de entre 10 y 15 m en su parte más alta,
que guarece estanterías divididas
por módulos de 2,7 m de anchura y 3
de alto, con una capacidad para seis
contenedores. En total caben hasta
126 contenedores en cada módulo o
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la instalación I Recall
Al ser todas las cajas
iguales y sólo identificarse
por un código de barras,
queda asegurada la
privacidad del contenido de
las mismas.
FICHA
TÉCNICA
ESTANTERÍAS
DE ‘RACK’ MANUAL
CON CUATRO Y CINCO
ENTREPLANTAS
cuerpo. Cada pasillo bordea de 18 a
20 módulos. Estos, a su vez, se dividen en fases; a cada cinco pasillos le
corresponde una fase.
Las estanterías además están dimensionadas para recibir más peso
del necesario de cara a almacenar
los documentos. Toda medida de seguridad es poca. Los contenedores
pueden albergar 15 kg de documentos, mientras que los anaqueles sostienen un máximo de 20 kg.
EN SEPTIEMBRE, LOS CONTENEDORES
POSEERÁN RFID: UN CÓDIGO DE BARRAS Y UN
CHIP, QUE PERMITIRÁN CONOCER SU INTERIOR
Dos zonas
Básicamente, el almacén se divide
en dos zonas. El 5% de la nave, la primera zona, es archivo vivo, y el 95%
de los archivos restantes permanece
en stock en la segunda. En ésta, las
estanterías acogen tres contenedores en altura y tres de fondo por tres o
cuatro de alto. Toda la documentación se mantiene archivada en contenedores o cajas estándar de cartón
con una capacidad de 48 l.
AUDITORÍA CON RADIOFRECUENCIA
A la seguridad se le une la
trazabilidad absoluta de todos los
documentos y la implantación
progresiva de un sistema de
radiofrecuencia para localizar
cualquier elemento almacenado.
Una máquina que tiene el aspecto
de un moderno ordenador,
instalada sobre una especie de
paleta con ruedas, especialmente
diseñada para ello, se encarga de
auditar todos los documentos
clasificados mediante RFID. Se
trata de la joya de la corona.
74 I MecaluxNews
Pionera en Europa
El procedimiento es bien sencillo.
La máquina va registrando y
localizando los documentos a la vez
que recorre los pasillos de la nave,
empujada en su pequeño carrito
por uno de los operadores del
centro. Rápidamente capta las
frecuencias de los contenedores y
las estanterías con RFID incorporado y lee lo que ellas encierran.
Recall es pionera en Europa a la
hora de utilizar este sistema para la
gestión de archivos almacenados.
En la parte de archivo activo, las estanterías sólo tienen un contenedor
de fondo para facilitar al máximo las
consultas. Se trata de contenedores
abiertos, unidades de archivo a las
que acceder de una manera rápida y
ágil. El servicio tiene un precio distinto según la documentación permanezca en archivo activo o pasivo,
siendo más caro el primero. Normalmente las grandes empresas a las
que sirve Recall suelen utilizar los
dos servicios, las dos zonas, distinguiendo entre unos archivos y otros.
La instalación se compone de estanterías para cajas formadas por paneles metálicos, con bastidores de una
Longitud: 120 m
Anchura: 94 m
Altura: 15 m
Nº de estanterías: 1.740
Nº de pasillos: 115
Ancho del pasillo: 0,80 m
Nº de niveles de carga: 2 por
entreplanta
Nº de módulos por estantería: 12
Capacidad por hueco: 54 ó 72
contenedores
Unidad de carga: cajas de 40 x
42,5 x 29 cm.
20 kg máximo
Capacidad total:
1.300.000 contenedores
altura de hasta 12,5 m. Se arman con
pasarelas que dibujan pasillos de
800 mm con suelo emparrillado preparado para cargas de hasta 250 kg
por m2 y corredores de 3.000 mm de
piso estriado perforado capaz de
sostener hasta 900 kg por m2. La estructura puede acoger un máximo de
1.500.000 contenedores, aunque en
Recall esperan ampliar esta cifra hasta los 2.300.000 con la puesta en marcha de las sucesivas ampliaciones.
Lecturas con escáner
“Tenemos un sistema de auditoría de
todo lo que hacemos”, asegura el director general, José Eduardo Grau.
la instalación I Recall
Las medidas contra-incendios
y los dispositivos de seguridad son
abundantes en todo el recinto.
mas tecnologías es inmediato. El
próximo septiembre, Recall será la
primera empresa de su sector en Europa que utilice un sistema de RFID.
“Vamos a emplear esta tecnología
para auditar los archivos que gestionamos”, indica Grau.
“Es un control automático del sistema que actúa como el corazón del
programa informático”, prosigue.
“Lo que hace es validar que ejecutamos exactamente los pedidos que
se gestionan con cada cliente, teniendo en cuenta los compromisos
asumidos con ellos”. El sistema de
Recall se alimenta a través de las lecturas que se hacen a partir de los escáneres y con las horas de entrega
exactas en la dirección del usuario.
La fiabilidad es casi absoluta. “Este
mes ha sido baja en Madrid y, sin
embargo, fue del 96%”, recalca
Grau. “Y en ese 4% en que hemos
fallado, el 80% de los casos ha sido
por culpa del tráfico para entregar
los pedidos en la capital”, asegura.
“Es precisamente gracias a esa medición exhaustiva de todo lo que hacemos por lo que conocemos perfectamente qué ha fallado y cuál es el
problema en cada situación concreta”, describe Grau. “De ese modo,
sabemos cómo resolver el problema
lo más rápido posible”, apostilla.
Radiofrecuencia
Y de los problemas y de la optimización en la gestión de archivos, el paso a la inevitable inversión en las últi76 I MecaluxNews
“LA FIABILIDAD EN NUESTRAS
GESTIONES ES, COMO POCO, DEL 96%”, INDICA
JOSÉ EDUARDO GRAU, DIRECTOR GENERAL
DE RECALL ESPAÑA
IMPRESCINDIBLES
Seguridad contra el fuego
Más de 7.000 rociadores
protegen las instalaciones de
Recall en Ribatejada de cualquier
imprevisto. Están repartidos por
todos los pasillos de la nave, cada
2,5 m hay uno de ellos,
destinados a sofocar cualquier
pequeño conato de incendio
desde la raíz. El agua que
alimenta estos dispositivos está
garantizada. Una pequeña caseta
exterior a la nave contiene dos
motores eléctricos que impulsan
el líquido hasta los rociadores; si
estos fallan, otros dos motores
de gasoil aseguran que en ningún
caso faltará agua para los
dispositivos contra-incendios.
Más protección
Dos guardias controlan el
perímetro de la nave y un
profesional vigila la planta las 24
horas del día. Una valla impide el
paso al área de custodia de la
instalación. Y un circuito de
cámaras observa y filma la
presencia de cualquier intruso.
Caos controlado
Por si esto fuera poco, la propia
organización caótica del
almacén, establecida por el
programa informático, crea otro
obstáculo más ante una eventual
tentativa de sustracción de algún
documento. Todos los
contenedores donde se guardan
los archivos son iguales, y al no
estar ordenados ni por
empresas, ni por tipos de
instituciones, ni por familias de
documentos, hallar un escrito en
concreto entre millones de
opciones es casi imposible.
“La RFID no cambia nuestra manera
de trabajar, lo que hace es perfeccionarla notablemente”, precisa Grau.
“Los contenedores poseerán así un
código de barras y un chip con antena en su interior y las estanterías
tendrán también códigos de radiofrecuencia incorporados”, cuenta el director general. “Con esta tecnología
sabremos con total seguridad qué es
lo que tenemos y dónde”.
La capacidad de localización y ordenación de la radiofrecuencia apabulla. Una persona tardaría cinco años
en clasificar todos los archivos que
una de estas máquinas localizaría en
tan sólo 15 días. A partir de septiembre, todos los documentos que lleguen podrán ser almacenados mediante esta nueva tecnología, y los
clientes que así lo deseen podrán
controlar sus documentos con RFID.
La rotación media de un contenedor
es baja, si se considera el volumen total de elementos almacenados. El
porcentaje de contenedores que se
mueve al finalizar el año no llega al
5%, pero casi todos ellos lo hacen
con bastante asiduidad. Hay incluso
una regla estadística: cuando un contenedor se mueve, la probabilidad de
que lo haga otra vez es muy alta.
Cada contenedor y cada tipo de documento tienen una fecha límite, un
plazo de expiración según sea el documento (si es un contrato, una factura, un expediente con fecha de ca-
ducidad, etc.). Cuando la vida útil de
un documento acaba, la compañía
se pone en contacto con el cliente
para comunicarle que el escrito no
tiene validez y que se puede proceder a su destrucción. El usuario decide y debe dar su consentimiento
expreso para que el archivo sea destruido. De lo contrario, permanecerá
en la planta hasta nueva indicación.
Preparación de pedidos
La nave de Recall en Ribatejada tiene dos muelles, dos zonas que sirven a la vez para las entradas y las
salidas del almacén. Hay un área de
control de calidad y otra de preparación de pedidos. En la zona de calidad, el operador comprueba que todos los encargos que van a salir son
los que ha ordenado el cliente. Una
vez verificados, se embalan, en cajas o en sobres (dependiendo del tipo de documento), y se les coloca la
dirección del cliente. Hecho esto, se
introducen en la ruta del día siguiente y se meten en alguno de los dos
carros de expedición, de donde se
extraerán justo antes de que sean
enviados a los usuarios. A la mañana siguiente de que se produzca el
pedido, el transportista valida con un
escáner todas las salidas que se realizan y de las que él se ocupa.
En Recall tienen un procedimiento
establecido para la preparación de
encargos y consultas. La compañía
de custodia recibe los requerimientos
de los clientes hasta las tres de la tarde. Después de esta hora sólo se
aceptan los pedidos urgentes, que se
procesan con otras tarifas y fórmulas.
Desde las tres a las 12 de la noche
(cuando se cierra la instalación hasta
las ocho de la mañana del día siguiente), los operarios gestionan los
encargos, los preparan y los colocan
en los dos carros dispuestos para las
expediciones. El jefe de operaciones
examina en todo momento qué pedidos tiene, hace una clasificación a través del sistema informático y dependiendo de los medios de los que dis-
EL CLIENTE OPINA
Recall ofrece la gestión integral de los documentos, o lo que
es lo mismo, su clasificación y
ordenamiento desde el expediente pasando por el dosier y
llegando hasta la más mínima
factura. “De este modo, nuestros clientes no tienen que molestarse en buscar un legajo de
entre una montaña de expedientes; nosotros nos comprometemos a buscarlo por él y a
entregarle en su despacho la
factura, el contrato o la información precisa que nos demande”, comenta José Eduardo
Grau, director general de Recall España.
Trabajo exhaustivo
La multinacional posee una forma exhaustiva de trabajar que
se integra perfectamente en el
modo en que organizan sus propias instalaciones. Para ello es
fundamental el sistema informático utilizado por la firma de
custodia. Y por eso hay una
“trazabilidad absoluta” de cada
documento o grupo de archivos,
a fin de localizarlos, lo antes
posible, de entre el conjunto de
documentos que integran el
contenedor, si el pedido del
cliente se circunscribe únicamente a una factura, un contrato o un escrito.
ponga efectúa una distribución de las
mercancías entre los transportistas.
El promedio de salidas suele ser de
150 encargos destinados a consultas y entre 200 y 170 pedidos que implican la recogida de los documentos en la nave. Este volumen se traduce en una media de expediciones
que ronda los 1.200 artículos (principalmente, documentos en cajas, expedientes en sobres, etc.) de consultas y las 150 órdenes de trabajo. D