Manual de Usuario - Consulta Gestión En Línea - Poder

Gestión Humana
Unidad de Deducciones
Poder Judicial
República de Costa Rica
Manual de Usuario
Sistema en Línea para la
Carga de Archivos de Deducciones
Elaborado por:
MARZO 2013
Gestión Humana
Unidad de Deducciones
Manual de Usuario
Portal Carga de Archivos
Contenido
Ingreso al Sistema ............................................................................................................................ 3
Descripción .................................................................................................................................... 3
Importante...................................................................................................................................... 4
Solicitud de Contraseña .................................................................................................................. 5
Descripción .................................................................................................................................... 5
Importante...................................................................................................................................... 5
Cambiar Contraseña ........................................................................................................................ 6
Descripción .................................................................................................................................... 6
Importante...................................................................................................................................... 7
Inicio ................................................................................................................................................... 8
Descripción .................................................................................................................................... 8
Calendario ......................................................................................................................................... 9
Descripción .................................................................................................................................... 9
Importante.................................................................................................................................... 10
Cargar Archivos .............................................................................................................................. 10
Descripción .................................................................................................................................. 10
Importante.................................................................................................................................... 11
Eliminar Carga ................................................................................................................................ 12
Descripción .................................................................................................................................. 12
Importante.................................................................................................................................... 13
Contactos ......................................................................................................................................... 13
Descripción .................................................................................................................................. 13
Archivos ........................................................................................................................................... 14
Descripción del archivo: ............................................................................................................ 14
Códigos de error: ........................................................................................................................ 14
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Ingreso al Sistema
La pantalla de ingreso al sistema se muestra en la siguiente imagen:
Figura 1.0
Descripción
La pantalla solicita dos datos, el usuario y la contraseña. Digite ambos y presione
el botón “Iniciar Sesión”.
Figura 1.1
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Importante
Si todavía no tiene usuario asignado solicítelo al teléfono 2295-4287 o al correo
electrónico [email protected].
Para cerrar la sesión presione la opción “[Cerrar]” ubicado en la parte superior
derecha de la pantalla de inicio.
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Solicitud de Contraseña
La pantalla de solicitud de contraseña se muestra en la siguiente imagen:
Figura 2.0
Descripción
La pantalla solicita un único dato, el usuario. Digítelo y presione el botón
“Solicitar”.
Figura 2.1
Importante
Para utilizar esta opción debe proporcionar un correo electrónico autorizado a la
Unidad de Deducciones.
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Cambiar Contraseña
La pantalla para cambiar contraseña se muestra en la siguiente imagen:
Figura 3.0
Descripción
La pantalla solicita cuatro datos:
1.
2.
3.
4.
Usuario
Contraseña anterior
Nueva contraseña
Confirmación de la nueva contraseña
Asegúrese de digitar todos los datos y presione el botón “Cambiar contraseña”.
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Figura 3.1
Importante
La contraseña nueva y la confirmación deben ser iguales. Además la contraseña
debe estar compuesta por letras mayúsculas, minúsculas y números, como
mínimo de 10 caracteres de longitud.
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Inicio
La pantalla de inicio se muestra en la siguiente imagen:
Figura 4.0
Descripción
La pantalla contiene las opciones disponibles para el usuario.
Figura 4.1
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Portal Carga de Archivos
Calendario
La pantalla de calendario se muestra en la siguiente imagen:
Figura 5.0
Descripción
La pantalla muestra el mes actual, y marcados de color naranja los días
habilitados para realizar cargas de archivos dentro de ese mes.
Figura 5.1
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Importante
Si desea ver los días habilitados para otro mes que no sea el actual, puede
hacerlo presionando las flechas ubicadas en la parte superior, puede avanzar o
retroceder según sea lo que requiera.
Cargar Archivos
La pantalla de cargar archivos se muestra en la siguiente imagen:
Figura 6.0
Descripción
La pantalla solicita siete datos para ejecutar la carga:
1. Tipo Período (Quincenal o Anual Salario Escolar)
2. Fecha de Vigencia
3. Cifras de Control:
a. Registros Monto Fijos
b. Sumatoria de Montos Fijos
c. Registros Porcentuales
d. Sumatoria Porcentuales
4. Ruta Archivo
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Figura 6.1
Importante
Asegúrese de seleccionar correctamente el Tipo Período según sea la carga que
desea realizar.
El campo Registros Monto Fijos y Registros Porcentuales, se refieren a la
cantidad de registros para cada tipo de deducción ya sea por monto fijo o por
porcentaje.
El campo Sumatoria de Montos Fijos y Sumatoria Porcentuales, refieren al
monto total sumado para cada tipo de deducción ya sea por monto fijo o por
porcentaje.
El campo Ruta Archivo indica la ruta donde se ubica el archivo de deducciones
en la computadora del usuario.
Solamente archivos cifrados se pueden cargar.
Si el proceso se realiza correctamente se enviará un correo con el detalle de la
carga como comprobante. Si el archivo tiene inconsistencias se le adjuntaran
dentro del correo.
Si por error cargo un archivo incorrecto, puede eliminar la carga en la opción
“Eliminar Carga”.
Las cargas de archivos solo pueden realizarse dentro de los días habilitados en el
calendario.
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Eliminar Carga
La pantalla de eliminar carga se muestra en la siguiente imagen:
Figura 7.0
Descripción
Si desea eliminar la carga actual, verifique que los datos que se muestran en
pantalla corresponden a los de su carga, y luego presione el botón “Eliminar”
Figura 7.1
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Importante
Para eliminar una carga de archivos debe estar dentro de los días habilitados en
el calendario.
Si cargo un archivo incorrecto y no lo eliminó, el sistema tomará la carga como
válida y realizará las deducciones respectivas.
Contactos
La pantalla de contactos se muestra en la siguiente imagen:
Figura 8.0
Descripción
En la pantalla se muestran los funcionarios encargados, sus teléfonos y correos
electrónicos en caso de que tenga alguna duda.
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Archivos
A continuación se presenta el formato del archivo de errores que se genera y se
adjunta en el correo en caso de existir inconsistencias en la carga.
Descripción del archivo:
Especificación de los campos que contiene el archivo
Códigos de error:
1
La cédula indicada no existe
2
El código de deducción no existe
3
El código de deducción no existe para la Entidad deductora
4
El formato del campo valor no es el aceptado
5
El valor porcentual de la deducción no es encuentra en el rango de 0 a 100
6
El tipo de aplicación no es válido
7
La institución especificada no existe
8
Registros duplicados o repetidos en el archivo
9
El formato del archivo es incorrecto
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San Pablo de Heredia, 300 metros Noroeste de Más X Menos, carretera a Heredia.
Heredia, Costa Rica.
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