Política de uso Aceptable de Sistemas de Información Lafrancol

Política de Uso Aceptable de Sistemas Informáticos- LABORATORIO FRANCO
COLOMBIANO LAFRANCOL S.A.S, LAFRANCOL INTERNACIONAL S.A.S. y
LABORATORIOS SYNTHESIS S.A.S.
Resumen
Propósito
Alcance
Responsabilidad
Definiciones
Proveer un conjunto completo de requerimientos y reglas que demarquen el
uso aceptable y seguridad aceptable de la tecnología computacional de
Lafrancol, Lafrancol Internacional y Synthesis.
Este documento aplica a todos los Usuarios de las subsidiarias de Abbott
Laboratories (USA) a nivel mundial, incluyendo a los empleados de Lafrancol,
Lafrancol Internacional y Synthesis, contratistas, afiliados, consultores y
cualquier otro individuo que tenga acceso a las tecnologías computacionales
de Lafrancol, Lafrancol Internacional y Synthesis. Este documento aplica a
todos los Usuarios como consumidores de servicios de tecnología de
información.
Todos los Usuarios son responsables de leer y entender el contenido de este
documento.
Lista de Términos:
Abbott- Para todos los efectos de esta política, el término “Abbott” se refiere
a Abbott Laboratories (USA) y todas sus subsidiarias a nivel mundial,
incluyendo a Lafrancol, Lafrancol Internacional y Synthesis.
Información Confidencial - toda la información no pública que Abbott tenga
en su posesión, que puede ser útil para los competidores o dañina para la
estabilidad financiera o la posición competitiva de Abbott en caso de que fuera
revelada (Ejemplos de información confidencial pueden ser encontrados en el
Código de Conducta de Abbott.)
Medios electrónicos - todos los sistemas computacionales de Abbott, software
y periféricos asociados.
Dispositivo móvil - un Blackberry, tableta/teléfono Android,
Superficie/Teléfono Windows, IPhone/IPad Apple, etc. que ha sido entregado
por Abbott para el desarrollo del negocio de la Compañía.
Medios digitales portátiles - incluye USB, discos duros portátiles, y otros
dispositivos para almacenar datos que pueden ser conectados a un sistema
computacional.
La siguiente tabla lista los contenidos de este Proceso por tema y número de
página
Contenido
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Tema
Privacidad
Comunicaciones Electrónicas
Uso de Información y Recursos Computacionales
Medios
Dispositivos Personales
Acceso al Sistema
Software
Reporte de Incidentes y Responsabilidad
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Privacidad
Expectativa de
Privacidad
De acuerdo con el Código de Conducta de Abbott, salvo que la ley
aplicable disponga lo contrario, los Usuarios no tiene derecho a la privacidad
en lo relacionado con el uso o acceso a cualquier Medio Electrónico
suministrado por o por medio de Abbott
Todos los Medios Electrónicos suministrado por Abbott son propiedad
de Abbott, y los Usuarios no tienen ningún otro derecho de propiedad sobre
los Medios Electrónicos de Abbott, incluyendo información, productos del
trabajo o datos producidos durante el desarrollo del contrato de trabajo
Cuando sea permitido por la ley, la información que no sea asociada a
productos de trabajo de Abbott seguirá siendo considerada como de propiedad
exclusiva de Abbott, si tales materiales se encuentran en Medios Electrónicos
de Abbott, incluso si tales elementos pueden ser considerados como
"personales" por su naturaleza.
Información
Relacionada con los
Usuarios
Cuando sea permitido por la ley, Abbott se reserva el derecho de
monitorear las actividades que ocurran en sus sistemas, con el propósito de
solucionar problemas del sistema, interrupciones o cortes.
Cuando sea requerido por la ley, Abbott recolectará, monitoreará y
reportará el uso de sus Medios Electrónicos a las autoridades encargadas.
Hasta el alcance permitido por la ley, Abbott recolectará, revisará y
producirá a terceras partes Medios Electrónicos necesarios, en relación con
una demanda, investigación administrativa, citaciones, Demandas de
Investigación Civil u otros procedimientos legales similares.
Cuando sea permitido por la ley, Abbott podrá monitorear o acceder a
las actividades de los Usuarios que estén relacionadas con sus Medios
Electrónicos en cualquier tiempo, con el fin de facilitar investigaciones
internas. A los Usuarios les queda prohibido adelantar sus propias
investigaciones y deberán trabajar con una autoridad de investigación
reconocida de Abbott, tal como sea encargada por la Oficina de Abbott de
Ética y Cumplimiento para iniciar cualquier investigación.
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Comunicaciones
Electrónicas
Acceso y Uso de
Internet
De acuerdo con las políticas de Abbott, el Uso de Medios Electrónicos,
acceso a Internet es para usos empresariales.
El acceso a Internet puede ser filtrado por el Servicio de Información
Global, mediante el bloqueo de contenido indeseado. Los Usuarios pueden
solicitar cambios a las reglas de filtración del contenido de Internet
contactando al Centro de Servicio Global, pero no podrán intentar esquivar
cualquier control de filtrado.
Abbott monitorea y/o registra el uso por parte de los individuos del
Internet cuando sea requerido por la ley, y podrá monitorear y/o registrar tal
uso cuando sea permitido por la ley local. Las actividades de internet podrán
ser revisadas por autoridades de investigación autorizadas por Abbott y podrán
ser suministradas a autoridades de control de aplicación de la ley.
A los usuarios les queda prohibido acceder o monitorear el uso de
otros Usuarios del Internet y otras comunicaciones sin autorización.
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Mensajería
Sistemas de mensajería, incluyendo correo electrónico, buzón de voz y
mensajería instantánea, son propiedad de Abbott.
Mensajería instantánea, mensajes de texto y buzón de voz no son foros
para crear o transmitir información que debe ser retenida por razones
estatutarias, regulatorias u otras razones legales.
El negocio de Abbott no podrá ser desarrollado usando cuentas de
correo electrónico externas que no sean manejadas por el IT de Abbott.
Los Usuarios deberán usar los Sistemas de Mensajería Electrónica de
Abbott en una manera responsable y legal. Les queda prohibido a los Usuarios:
o
Enviar mensajes indeseados de spam
o
Crear o reenviar cadenas de correo, esquemas piramidales u
otro material ofensivo o disruptivo
o
Falsificar la información de la fuente del correo electrónico o
tomar acciones para ocultar el origen o la identidad del remitente del
mensaje
o
Usar los sistemas de mensajería para enviar copias de
documentos, violando las normas de derechos de autor
o
Usar los sistemas de mensajería para intimidar, acosar,
amenazar o interferir de alguna otra manera en la habilidad de otras
personas para desarrollas el negocio.
Se debe tener precaución al abrir documentos adjuntos o seguir links
de correos electrónicos recibidos de fuentes desconocidas o cuando se reciben
documentos adjuntos inesperados de fuentes conocidas. Si existe alguna duda
sobre la autenticidad del mensaje o del adjunto, los Usuarios deberán contactar
al remitente directamente para confirmar su legitimidad antes de abrir el
archivo.
Los usuarios deberán considerar la sensibilidad de la información que
están transmitiendo y tomar las acciones para prevenir su visualización por
partes no autorizadas. Los Servicios de Información Global tienen sistemas de
mensajería de correo electrónico y sistemas de transferencia de datos
disponibles, y los Usuarios podrán contactar el Centro de Servicio Global o la
organización de apoyo de IT para información adicional o soluciones
alternativas.
Colaboración
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Los Usuarios de herramientas de colaboración, incluyendo pero no
limitado a SharePoint, deben evitar compartir información en una manera tal
que sea inconsistente con los objetivos y reglas establecidos por el propietario
del sitio SharePoint.
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Uso de la
Información y
Recursos
Computacionales
Sistemas y Redes
Los Medios Electrónicos no deberán ser usados con propósitos que
violen las leyes locales, o las políticas de Abbott, incluyendo la privacidad de
datos o la transmisión de material amenazante, obsceno o acosador.
Abbott IT podrá inspeccionar física o remotamente cualquier Medio
Electrónico por violaciones a su política o cualquier otra política de Abbott en
cualquier momento sin notificación previa al Usuario.
Los Usuarios no podrán conectar ningún dispositivo de escritorio,
laptop, tableta o Dispositivo Móvil, que no sea manejado por Abbott, a la red
de Abbott o a ninguna red inalámbrica de Abbott sin autorización de los
Servicios de Información Globales.
Los Usuarios no podrán conectar ningún dispositivo hardware,
incluyendo impresoras, puntos de acceso remotos, routers, switches u otro
equipo de red, quemadores de CD/DVD, discos duros, u otros dispositivos de
almacenamiento, a la red computacional de Abbott o a cualquier red
inalámbrica de Abbott.
Los Usuarios podrán conectar a su computador de escritorio o portátil
asignado individualmente, únicamente dispositivos o medios que hayan sido
autorizados por Abbott IT.
A los usuarios les queda prohibido compartir los Medios Electrónicos
de Abbott con individuos por fuera de Abbott, incluyendo familia, amigos, o
socios comerciales sin que esto sea contemplado en los contratos legales de
Abbott.
Los Usuarios no podrán intentar intencionalmente burlar o dañar los
sistemas computacionales, aplicaciones o redes o causar alguna infracción de
la seguridad de Abbott, incluyendo escáner o monitoreo de seguridad sin
autorización.
El uso de dispositivos de grabación digital de video, tales como
cámaras web está prohibido, salvo que sea autorizado por Recursos Humanos.
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Información
Confidencial
Información
Personal
Identificable (IPI)
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De acuerdo con el Código de Conducta Comercial de Abbott los Usuarios son
responsables de lo siguiente:
Los Usuarios no podrán revelar a terceras partes información
confidencial obtenida en el desarrollo de su empleo o afiliación salvo que sea
en virtud de un acuerdo de divulgación de confidencialidad o alguna provisión
de confidencialidad redactada y aprobada por la División Legal, salvo que
dicha divulgación sea legalmente mandada tal como sea determinado por la
División Legal.
La información Confidencial deberá ser destruida cuando no sea
requerida, de acuerdo con todos los cronogramas o políticas de Retención de
Registros que sean aplicables.
La Información Confidencial deberá ser protegida apropiadamente
cuando sea transmitida o transferida de una locación a otra.
La Información Confidencial debe ser almacenada en una manera
segura cuando no sea usada y el acceso de terceros no autorizados deberá ser
restringido.
Las fuentes de información confidencial deberán marcar los materiales
confidenciales como tales.
De acuerdo con el Código de Conducta de Abbott, los Usuarios serán
responsables de lo siguiente:
Los Usuarios evitarán cualquier Tratamiento de Datos que conlleve
discriminación ilegal o arbitraria contra cualquier interesado; y no llevará a
cabo cualquier Tratamiento de Datos que sea incompatible con los propósitos
para los cuales la IPI haya sido recolectada.
Los Usuarios deberán notificar los propósitos para los cuales recolecta
IPI y cómo será usada.
Los Usuarios dejarán de procesar IPI cuando un individuo haya
objetado con justificación el Tratamiento de su IPI.
Los Usuarios transferirán y darán acceso a la IPI únicamente a
Terceros que tengan practicas de protección de datos adecuadas.
Los Usuarios realizarán los esfuerzos razonables y apropiados para
prevenir y seguir perdidas, divulgación no autorizada y cualquier acceso
inapropiado o uso de la IPI recolectada.
Los Usuarios realizarán los esfuerzos razonables para asegurar que la
IPI es precisa y confiable para los propósitos para los cuales fue recolectada.
Los Usuarios, cuando sea apropiado, aseguraran que los individuos
sean capaces de acceder a la IPI que se tenga sobre ellos, a corregirla o
eliminarla en casos en que no sea precisa.
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Uso personal
Abbott da acceso a la información y recursos computacionales para
propósitos comerciales. El uso incidental personal de Medios Electrónicos que
no interfiera con el negocio de Abbott o el desarrollo de las responsabilidades
de un Usuario es aceptable, en tanto ese uso no incluya asuntos ilegales, contra
la ética u que de otra forma resulten ofensivos, incluyendo apuestas,
pornografía, materiales o lenguaje sexualmente explícitos o gráficos, o epítetos
étnicos o raciales, insultantes o que creen estereotipos, y en la medida en que
tal uso sea de otra forma apropiado bajo los términos de las políticas de
recursos humanos o cualquier procedimiento o política aplicable.
Usar los servidores, sistemas o aplicaciones de Abbott para almacenar
sitios web personales u otros servicios personales de Internet está prohibido.
Archivos del Departamento y personales pueden ser usados
exclusivamente para propósitos del negocio de Abbott y no para contenido
personal tal como juegos, fotos, archivos de audio y video y back-ups
completos de discos duros locales.
Deber de Adecuado
Uso de Material
Protegido
Los Usuarios no podrán usar material protegido en forma tal que
violen los derechos de cualquier persona o compañía protegidos por derechos
de autor, secreto comercial, patente u otra propiedad intelectual, o regulaciones
o leyes similares.
Los Usuarios no pueden copiar o distribuir material protegido,
incluyendo pero no limitado a, digitalización y distribución de fotografías de
revistas, libros u otras fuentes protegidas, música protegida, y la instalación de
cualquier software protegido para los cuales Abbott o el usuario final no tienen
una licencia activa.
Prohibición de
Elusión de las
Medidas de
Seguridad
Los Usuarios no podrán eludir intencionalmente o intentar eludir
cualquier sistema de autenticación o de seguridad de cualquier computador,
red o cuenta de Abbott
Los Usuarios no podrán ayudar a partes internas o externas que no
estén autorizadas, a comprometer los sistemas o información de Abbott.
Los Usuarios no podrán interrumpir, deshabilitar o remover cualquier
software o sistema que sea diseñado para prevenir virus u otro software
malicioso.
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Acceso Remoto/
Computación Móvil
Los Usuarios no podrán desarrollar los negocios de Abbott por medio
de una conexión a una red insegura, sin primero conectarse al VPN de Abbott
o usando otros de los recursos en línea seguros de Abbott, tales como el
Acceso Web de Outlook, MyHR o aplicaciones Citrix, todas protegidas por
"HTTPS".
Los Usuarios Remotos deberán conectarse a la red de Abbott
frecuentemente para obtener parches o actualizaciones de los sistemas
computacionales.
Los Usuarios Remotos en lugares públicos deberán tomar las
precauciones para evitar el riesgo de que su sesión sea vista por personas no
autorizadas.
Los dispositivos móviles deberán ser físicamente protegidos contra
robos, especialmente cuando sean dejados en vehículos, cuartos de hotel,
centros de conferencia y locaciones públicas.
Los Medios Electrónicos que contengan información comercial
importante, sensitiva y/o crítica no deberán ser dejados sin vigilancia y,
cuando sea posible, deberán ser físicamente guardados para asegurar el equipo.
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Media
Electrónica
Los Usuarios deberán usar software de encriptación y sistemas que
sean suministrados por Abbott para proteger cualquier información de la
Compañía, incluyendo Información Confidencial e IPI usada en el desarrollo
del negocio de Abbott.
Los Usuarios no deberá usar sistemas o herramientas de encriptación
propios que no sean autorizados o manejados por Abbott IT, resultando en la
inhabilidad de Abbott para acceder a la información encriptada.
Los Usuarios no podrán almacenar la información de Abbott en
lugares de almacenamientos virtuales no autorizados.
Es la responsabilidad de cada gerente de Abbott el valorar los registros
de Abbott y la información de empleados salientes o transferidos y de
contratistas, para asegurar que estos estén seguros y, si es posible, transferidos
a su reemplazo.
Cuando sea permitido por la ley, los gerentes pueden contactar al
Centro de Servicio Global para su asistencia para asegurar los registros y la
información de Abbott que se encontrara en el correo electrónico, en el hogar
personal y en las localizaciones de SharePoint del empleado saliente (si
aplicare), después de su salida.
La Información Confidencial e IPI que se encuentre en papel deberá
ser almacenada seguramente cuando sea dejada sin vigilancia.
Física
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Los Usuarios deben sacar o asegurar documentos que contengan
Información Confidencial o IPI apenas sean impresas en máquinas de
fotocopiado, fax o impresión.
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Medios Digitales
Portátiles
La habilidad para almacenar Información Confidencial o IPI en
medios digitales portátiles (USB, discos duros, teléfonos, dispositivos
portátiles, reproductores digitales, etc) puede ser restringido o prohibido por la
ley local o por limitaciones contractuales, y los Usuarios que manejen dicha
información serán responsables de consultar con su gerente y/o jurídico, como
sea necesario, para entender las limitaciones del uso o almacenamiento de
dicha información.
Los registros y archivos de Abbott deberán ser almacenados en la red
de Abbott como lugar de almacenamiento primario.
Cuando sea posible, la Información Confidencial e IPI deberá ser
almacenada exclusivamente en la red de Abbott, bajo el firewall.
Medios digitales portátiles apropiadamente seguros que sean
suministrados por Abbott podrán ser usados como medios para almacenar
temporalmente archivos para fines comerciales. Los Usuarios no podrán usar
medios digitales portátiles personales, incluso si están asegurados, para ningún
propósito comercial.
Cuando el almacenamiento de Información Confidencial o IPI en
medios digitales portátiles esté permitido por la ley o los contratos que sean
aplicables, tal información debe ser almacenada en un formato encriptado
apropiado, de acuerdo con las instrucciones dadas por Abbott IT.
La Información Confidencial e IPI deberá ser removida de cualquier
medio digital portátil tan pronto como dicha información no se requiera en el
dispositivo.
Destrucción Segura
y Eliminación
Los Usuarios no podrán insertar ningún medio digital portátil de un
origen desconocido (tales como USB encontradas en un parqueadero o en otro
lugar público) en los sistemas de Abbott.
Los Usuarios deberán cumplir con todas Ordenes Legales de Tenencia.
Destruir o eliminar la información o materiales bajo el alcance de la Orden
Legal de Tenencia es una violación del Código de Conducta Comercial de
Abbott.
De acuerdo con las políticas de Manejo de Registros de Abbott, los
Usuarios son responsables de eliminar la Información Confidencial cuando
deje de ser requerida, en contenedores de eliminación seguros, o usando otros
métodos de destrucción suministrados.
De acuerdo con las políticas de Manejo de Registros de Abbott, los
Usuarios deben eliminar DVDs, CDs, USBs y otros medios digitales portátiles
en una forma segura. Los Usuarios pueden contactar a IT para coordinar al
eliminación apropiada de Medios Electrónicos.
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Reciclar
Medios Electrónicos
de Abbott fuera de
Abbott está prohibido
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Dispositivos
Personales
Dispositivos
Personales
Los Usuarios no podrá utilizar dispositivos computacionales
personales con el fin de hacer copias de seguridad o almacenar información de
Abbott.
Los dispositivos computacionales personales no pueden ser usados
para evadir ninguna medida de seguridad de Abbott existente o para perturbar
los sistemas o información de Abbott.
El uso de dispositivos de computación personales para el desarrollo
del negocio de Abbott está limitado a las aplicaciones entregadas por Abbott
IT como apropiadas en esos dispositivos. incluyendo el Acceso Web a
Outlook/ Domino, Citrix, MyHR u otros portales web que están generalmente
disponibles en Internet.
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Acceso a Sistemas
Acceso y
Credenciales
Los gerentes deben reportar separaciones o transferencias de
empleados o contratistas inmediatamente a la iniciación, al contactar al Centro
de Servicios Globales y Recursos Humanos, o la agencia de contratación
apropiada.
Es la responsabilidad de cada gerente de Abbott el asegurar que los
cambios en estatus de empleados o requerimientos del trabajo se reflejen en el
acceso a la seguridad para sus subalternos directos, contratistas o consultores
bajo su supervisión directa con prontitud.
Todo gerente de Abbott es responsable de asegurar que el acceso a
sistemas de Abbott se de solo a los Usuarios con necesidades comerciales
legitimas y que se le de el privilegio mínimo de acceso, el cual es el acceso
mínimo requerido para desarrollar labores del trabajo, a sus subalternos,
contratistas o consultores bajo su supervisión directa.
Los Usuarios deben tomar las precauciones apropiadas para prevenir
que otros obtengan acceso a sus Medios Electrónicos. Los Usuarios serán
responsables por las transacciones que se hagan con sus contraseñas y no
podrán compartir sus contraseñas asignadas individualmente, PINs u otras
credenciales con ningún otro individuo, incluyendo el personal del
departamento, Abbott IT u otro personal de apoyo, o a ninguna parte externa.
Las Contraseñas no deben ser exhibidas cuando sean visibles o
accesibles por partes no autorizadas.
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Software
Instalación
Los Usuarios no deberán instalar o remover ningún software,
incluyendo, pero no limitado a, descargas de software de sitios web y
aplicaciones para dispositivos móviles como aplicaciones de Apple o Android,
en recursos computacionales que sean propiedad de Abbott, sin el
consentimiento previo y por escrito de Abbott IT.
El Software deberá ser instalado únicamente por el personal designado
por Abbott IT.
Los Usuarios no deberán instalar ningún juego, programas de
intercambio de archivos, "freeware", comunicaciones de voz sobre IP,
mensajería instantánea, o productos de redes sociales en Medios Electrónicos
propiedad de Abbott.
Los usuarios no deben instalar ningún software sin licencia o que fuera
licenciado de manera inapropiada.
Licenciamiento
Los usuarios solo podrán utilizar software de acuerdo con la licencia
del software aplicable y con el acuerdo de uso.
Los usuarios no pueden exportar software, información técnica,
software para encriptar u otra tecnología, violando las leyes de control de
exportación internacionales o regionales.
Distribución
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Le queda prohibido a los Usuarios copiar, distribuir o reproducir
cualquier software para su uso en más de un computador o Dispositivo Móvil,
salvo que esté explícitamente autorizado.
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Reporte de
Incidentes y
Responsabilidad
Reporte de
Incidentes y
Responsabilidad
Actividades sospechosas en los computadores deberán ser reportada al
Centro de Servicio Global de Abbott
Cualquier pérdida o robo de medios de escritorio, laptop, tabletas,
Dispositivos Móviles, medios digitales portátiles o cualquier otro tipo de
Medio Electrónico debe ser reportado al Centro de Servicio Global de Abbott
apenas se tenga conocimiento del mismo.
Los Usuarios deben presentar un reporte policial a las autoridades
locales en el evento en que Medios Electrónicos de Abbott sean robados.
Los Usuarios deben intentar preservar cualquier evidencia relacionada
con incidentes de seguridad computacional, y deben cumplir con todas las
direcciones suministradas por Abbott IT durante el curso de la investigación de
dicho incidente.
FIN DEL DOCUMENTO
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