Informe Pormenorizado del Estado de Control Interno Marzo

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011
Periodo
Marzo de 2015 a Julio de 2015
JEFE OFICINA DE CONTROL
Gustavo Rayo Morales
evaluado:
INTERNO ( E )
Fecha de
Julio 10 de 2015
elaboración:
Dando cumplimiento a lo preceptuado en el Artículo 9º de la Ley 1474 de 2011, se presenta el informe pormenorizado
del estado del Sistema de Control Interno de la Lotería de Bogotá, en el cual se describen las actividades realizadas
durante el período evaluado de acuerdo a las directrices impartidas en el Decreto 943 de fecha 21 de Mayo de 2014.
ELEMENTO
Acuerdos,
Compromisos y
Protocolos Éticos.
1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
1.1. COMPONENTE TALENTO HUMANO.
AVANCES PRODUCTOS.
OPORTUNIDAD DE MEJORA.
Uno de los mecanismos y estrategias utilizados para la
socialización y apropiación de los principios y valores éticos
de la entidad, consistió en la actualización en forma
participativa de todos los funcionarios invitándolos a que
efectuaran las observaciones pertinentes al Código de ética
que ya existía, lo que se consolido mediante Resolución 197
del 16 de Diciembre de 2014, la cual se encuentra en el link
de la intranet normatividad interna. Así mismo en el mes de
Junio de 2015 la Unidad de Talento Humano diseñó plegable
sobre el Código de Ética, el cual fue entregado a cada uno
de los funcionarios de la entidad. Actualmente se cuenta con
un Instrumento de autoevaluación de la gestión del Talento
Humano, que se viene aplicando a los funcionarios en los
últimos años, y hace referencia al conocimiento que tiene
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Se recomienda rediseñar y
aplicar nuevas herramientas
que permitan medir el clima
laboral a partir de un enfoque
más dinámico y de mayor
impacto al interior de la entidad.
sobre su puesto de trabajo, criterios de evaluación y
conocimiento en general del Código de ética. (Anexo No. 1
tabulación de Autoevaluación).
ELEMENTO
AVANCES PRODUCTOS.
Desarrollo del
Talento Humano.
Referente al desarrollo del Talento Humano, mediante
Resolución No. 040 de marzo de 2015, se aprobó el Plan
Institucional de Capacitación y a la fecha se han ejecutado
las capacitaciones programadas para el primer trimestre.
OPORTUNIDAD DE MEJORA.
Se recomienda que en las
actividades de inducción y
reinducción se haga referencia
a los procesos, procedimientos
de la entidad y a los indicadores
De igual manera, la metodología de evaluación de las que se han definido para cada
capacitaciones se hacen a través del formato de calidad que uno de ellos, todo lo cual se
se diseño para este fin (Anexo No. 2 Formato Registro y deberá reflejar en el formato de
Evaluación de Capacitación).
registro FRO320-95-3.
Las capacitaciones se utilizan como un mecanismo de
fortalecimiento de las competencias laborales, y al mismo
tiempo por intermedio de ellas se da cumplimiento al plan de
capacitación (Anexo No. 3 Plan Acción Capacitación vigencia
2015).
En cuanto al plan de Bienestar de los funcionarios se profirió
la Resolución No. 0038 del 20 de marzo de 2015, el cual
cuenta con su plan de acción y se ha ejecutado de acuerdo a
lo planeado, (Anexo No. 4 Plan Acción Bienestar vigencia
2015). .
El proceso de Inducción se ha desarrollado con los nuevos
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funcionarios de conformidad con lo establecido en el Manual
que se encuentra publicado en la Página WEB (Anexo No. 5
Formato Registro de Inducción y Reinducción)) En relación al
proceso de reinducción se tiene previsto su desarrollo para
el tercer trimestre del año 2015.
1.2.
ELEMENTO
Modelo de
Operación por
Procesos.
COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO.
AVANCES PRODUCTOS.
OPORTUNIDAD DE MEJORA.
Con respecto al Manual de operación por procesos y el
ajuste a los procedimientos para la implementación del
SIPLAF, además de la publicación a través de la Intranet se
llevo a cabo capacitación en marzo de 2015 (Anexo No. 6
Correo electrónico y acta de reunión).
En lo que respecta a la evaluación de la percepción que
tienen los usuarios, clientes e interesados sobre la gestión
realizada por la entidad, se optó por que las encuestas se
distribuyeran en las oficinas donde se atienden visitantes,
para que con esta herramienta, se pueda cumplir con mayor
efectividad la evaluación, no obstante, como es una decisión
puesta en práctica muy recientemente, aún no hay
resultados, que permitan medir o evaluar el grado de
efectividad.
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ELEMENTO
AVANCES PRODUCTOS.
Indicadores de
Gestión.
La entidad a través de un profesional asignado a la Oficina
de Control Interno, se reunió con cada uno de los líderes de
los procesos y se revisaron los indicadores, donde se
concluyó la necesidad de hacer planes operativos con
indicadores que estuvieran alineados con los procesos y
procedimientos.
Políticas de
Operación.
OPORTUNIDAD DE MEJORA.
Se recomienda difundir la
capacitación
a
todos
los
funcionarios de la entidad para
que los indicadores sean
registrados y permanentemente
actualizados, aprovechando así
esta herramienta en beneficio
La Lotería de Bogotá cuenta con indicadores que son de la entidad para la toma de
diligenciados de acuerdo a la periodicidad de su medición decisiones futuras.
(mensual, trimestral etc.) y están cargados en el nuevo
aplicativo PIGI.
Adicionalmente, efectuar una
revisión a los indicadores en
cuanto a su construcción,
análisis
y
finalidad,
determinando si requieren ser
ajustados,
modificados
o
retirados del tablero de control.
Las políticas de operación han sido diseñadas por los Los líderes de los procesos
diferentes líderes de procesos, quienes son los encargados deben revisar las políticas
de asegurar su debido cumplimiento.
implementadas,
efectuar
seguimiento y comunicar el
grado de cumplimiento de las
mismas a la Oficina de
Planeación Estratégica y de
Negocios,
quien
es
la
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encargada de su consolidación
como
parte
del
Direccionamiento
Estratégico
del Proceso de Planificación a
la Gestión.
1.3.
ELEMENTO
Políticas de
Administración del
Riesgo.
Identificación de
Riesgos.
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LOS PROCESOS.
AVANCES PRODUCTOS.
OPORTUNIDAD DE MEJORA.
La Entidad cuenta con una política de Administración del
riesgo y mapas de riesgo institucional y anticorrupción los
cuales se encuentran publicados en la Intranet.
La Lotería de Bogotá tiene identificados los riesgos de los Se recomienda que los líderes
procesos misionales, estratégicos y de apoyo.
de
los
procesos realicen
reuniones para analizar
los
riesgos presentes en los
procesos que intervienen.
ELEMENTO
AVANCES PRODUCTOS.
Análisis y
Valoración del
Riesgo.
En el mes de mayo de 2015, la Oficina de Control Interno de
la entidad, efectuó el seguimiento al plan anticorrupción y
prestó su servicio de asesoría y acompañamiento en la
actualización del mismo, el cual se encuentra consolidado.
El seguimiento al mapa de riesgos de anticorrupción se
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OPORTUNIDAD DE MEJORA.
publica en la página Web de la Entidad.
En lo que respecta al Mapa de riesgos por proceso,
igualmente la OCI realizó el seguimiento a las acciones
establecidas para el control de riesgos con el fin de mitigar su
materialización.
2. MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO.
ELEMENTO
Autoevaluación
ELEMENTO
2.1. AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL.
AVANCES PRODUCTOS.
La Entidad ha desarrollado mecanismos tales como mapa
de riesgos institucional, anticorrupción, registro de
indicadores, Auditorias Internas, Auditoría Interna de
Calidad, que han permitido establecer acciones correctivas,
preventivas y oportunidades de mejora a nivel institucional.
2.2. AUDITORÍA INTERNA.
AVANCES PRODUCTOS.
OPORTUNIDAD DE MEJORA.
Se ratifica la observación respecto a
implementar una metodología para
la autoevaluación del Control de la
Gestión, aprovechando insumos
tales como los indicadores, riesgos
reconocidos, controles establecidos,
auditorias desarrolladas entre otras.
OPORTUNIDAD DE MEJORA.
A corte de julio 10 de 2015, la Oficina de Control Interno Producto de los informes de
desarrolló el programa de Auditoría establecido. (Auditoría seguimiento y auditoría, los líderes
Auditoría Interna. Interna al Sistema de Gestión de Calidad).
de los procesos deben formular sus
acciones de mejoramiento con el fin
de contribuir a subsanar las
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debilidades
que
se
presentar en los procesos.
ELEMENTO
Plan de
Mejoramiento.
2.3. PLANES DE MEJORAMIENTO.
AVANCES PRODUCTOS.
La Lotería de Bogotá cuenta actualmente con dos Planes de
Mejoramiento: Institucional y por Procesos, a ellos se les ha
venido efectuando un seguimiento en abril de 2015 a partir de la
verificación de las actividades reportadas.
En la primera semana de julio 2015 se formuló Plan de
Mejoramiento a los hallazgos formulados por la Contraloría
Distrital con ocasión de la realización de los sorteos
extraordinarios 2012, 2013 y 2014.
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puedan
OPORTUNIDAD DE MEJORA.
EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN.
ELEMENTO
AVANCES PRODUCTOS.
La Lotería de Bogotá cuenta con la Oficina de Atención al
cliente para recepcionar y atender sugerencias e inquietudes
Información
y realizadas por parte de los clientes internos y externos, las
Comunicación
cuales han sido atendidas dentro del término legal
Interna y Externa.
establecido.
Dando cumplimiento a la ley 1712 de 2014 y su decreto
reglamentario 103 de 2015, se creó un link en la página WEB
de la entidad, que contiene información direccionada a la
ciudadanía tal como: Estructura orgánica, Funciones,
Ubicación de sedes y áreas, Divisiones o Departamentos y
horas de atención al Público, Presupuesto General,
Ejecución Presupuestal histórica anual entre otras.
Sistemas
Información
Comunicación.
de La Lotería de Bogotá, cuenta con la Oficina de Atención al
y Cliente para atender las Peticiones, Quejas y Reclamos y
Buzón, carteles, boletines, para el servicio a la ciudadanía en
general, Plan de Comunicaciones, página WEB, Intranet,
Correos electrónicos, Tablas de retención Documental, redes
sociales (Facebook, Twitter, Youtube), con la finalidad de
ampliar la población objetivo y conocer las expectativas de
los usuarios internos y externos. (A estos sistemas de
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Mantener
actualizada
la
información fundamental para el
libre acceso a la información
pública por parte de la
ciudadanía.
información les corresponde un enfoque trasversal).
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FECHA: 10/07/2015