León Felipe Acosta Tovar - Archivo General de la Nación

Las Tecnologías Aplicadas a los Archivos
León Felipe Acosta Tovar
Las tecnologías en los archivos no resuelven los problemas de rescate,
conservación, organización, clasificación y descripción de los archivos, pero son
instrumentos para el cumplimiento de los procesos de formación y desarrollo de
los acervos documentales.
Los avances tecnológicos nos han creado la imagen equivocada de la sustitución
de lo físico por lo digital. Pero realmente qué tanto podemos sustituir lo físico por
lo virtual. La gran mayoría de los documentos que generamos en formato digital no
tienen valor jurídico y se pueden considerar como copias simples, con el único fin
de informar y difundir. Por tal motivo podemos decir que la incorporación de las
tecnologías en un sentido amplio está limitada a dos actividades
fundamentalmente: en el caso de los archivos administrativos, a la coordinación y
agilización de las gestiones documentales y dos a la divulgación de aquella
documentación para su socialización y uso académico.
Es pertinente decir que otro tema son aquellos documentos que desde su origen
son generados de forma electrónica por lo que implican un tratamiento totalmente
integrado a la tecnología. En el caso de documentos de origen físico y que son
trasferidos mediante digitalizaciones a formato digital, se puede decir que se
realiza una creación artificial de los mismos que ya no responde a su naturaleza
original. Luego entonces, un archivo que es transferido de un soporte a otro deja
de ser un archivo, para ser un centro de documentación, ya que es creado de
manera artificial para fines no necesariamente idénticos a los de la gestión
administrativa que los creó.
Para dar un ejemplo: La función del Periódico Oficial del Estado de Morelos es
difundir y oficializar el marco normativo dentro del territorio que comprende el
Estado.
Pero la digitalización que realizamos en el 2010 sobre todos los ejemplares que
localizamos del POEM tu vo fines relacionados, pero no estrictamente vinculados a
la función inicial.
La gran mayoría de los documentos que digitalizamos no tienen ya vigencia legal
pero si dejan testimonio de la historia jurídico institucional de nuestro estado, Los
materiales se digitalizaron con fines de difusión para la investigación histórica.
Cabe señalar que la fuente en cuestión en algunos momentos históricos aporta
información de carácter social no relacionada con la función natural de una
publicación oficial.
¿Por qué tocar este tema? La razón es muy simple, no se debe mirar a la
digitalización y automatización como un medio de sustitución de los soportes
documentales físicos.
La Ley General de Archivos debería de contar con una regulación clara sobre la
no sustitución de los soportes físicos cuando estos se transfieran en soportes
magnéticos.
Y ser un instrumento que oriente a los archivistas, pero sobre todo los funcionarios
en la implementación de tecnologías, evitando las iniciativas de digitalizar para
destruir.
Algo que parece obvio entre el gremio de los archivistas, pero que dista mucho de
ser conocido por los funcionarios que en muchas ocasiones toman las decisiones
en las instituciones. Dando instrucciones de digitalizar para destruir o en el mejor
de los casos arrumbar la documentación en bodegas.
Las empresas que venden servicios de automatización o de digitalización de
archivos nos crean la idea de que con sus sistemas vamos a encontrar la solución
a las dificultades de gestión documental que tenemos en nuestras instituciones.
Así pues logar:



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Realizar de manara ágil la búsqueda.
Reducir las necesidades de almacenamiento
Reducir costos
Simplificar procesos
La Ley general de archivos debería de establecer criterios claros sobre lo que
podemos hacer, pero también lo que no podemos hacer con las tecnologías
Podemos desglosar cada uno de estos aspectos para explicarlos con detalle.

Realizar de manara ágil la búsqueda.
La búsqueda ágil solo se puede lograr con una buena administración documental
de los archivos físicos, es decir, que ya hallamos cruzado por todas las etapas
archivísticas que van desde el rescate, organización y descripción del documento.
No es menester de esta plática ahondar en el tema pero es importante mencionar
que todos estos procesos archivísticos son previos a la incorporación de
tecnologías informáticas de digitalización y automatización. Por lo que todos los
acervos que no hayan cumplido con sus procesos archivísticos en forma no es
están en condiciones de implementar tecnologías de este tipo.

Reducir las necesidades de almacenamiento
Uno de los errores más comunes en este sentido es la creencia que una vez que
digitalicemos el documento, nos podemos deshacer de él, pero la supresión de un
documento, como saben nuestros compañeros archivistas, dependen de otros
factores que nada tienen que ver con su digitalización. Como son la presencia de
valores jurídicos y los testimoniales históricos. Así pues, este argumento no tiene
ninguna valides, por tanto es un error creer que al digitalizar ahorraremos espacio.
Reduciremos costos.
La implementación de estos procesos representa recursos bastante elevados,
podríamos hacer un comparativo de cuánto nos cuesta la conservación de un
documento en papel, con un documento electrónico.
Documento en papel
Documento Informático
La guarda
Equipo de cómputo
Mobiliario
Mobiliario
Instalaciones
Equipos de control de clima
Fumigaciones
Instalaciones
Control de clima
Software
Copias espejo o de respaldo
Actualización periódica de equipo de computo
Actualización periódica de software
Migración a nuevos formatos
Costos de cambio de plataforma de software

Simplificar procesos
La simplificación de procesos no siempre es una realidad, la complejidad en el
manejo de equipos, como son escaners y computadoras, se ve directamente
afectada por el software que se aplicará para su uso. Criterios específicos que se
deben de utilizar de acuerdo con las fuentes documentales que procesaremos es
otra complicación. Estas dependen de los formatos, soportes y condiciones de los
documentos, así como su uso y utilidad en formato electrónico. Por tanto la
incorporación de tecnologías requiere personal especializado que maneje todos
los aspectos de la compleja relación entre el documento físico y el soporte digital.
En conclusión lo que se pretende en esta exposición es que se haga uso de las
tecnologías tomando en cuenta las condiciones de la documentación, con plena
conciencia de que los documentos digitales no sustituirán a los documentos físicos
y valorando que necesidad se cubre con la automatización de archivos,
considerando pues la utilidad real y necesidad de crear colecciones virtuales de
documentos físicos.