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Especial Seguridad
Productividad en la oficina
5 formas de mejorar
la seguridad en el
área de impresión
Las impresoras multifunción (MFP) se
han convertido en un elemento
fundamental en el entorno de oficina.
¿Son también una amenaza de
seguridad?. Los expertos lo confirman
así, por lo tanto los responsables de
Informática deben considerar que
pasos tomar para mejorar la seguridad
de sus MFP. Empezando por estos
cinco pasos.
Por Jeff Segarra
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Si define una lista de los elementos más vulnerables en
documentos a sus PC de sobremesa o directamente a
su red ethernet, probablemente faltaría uno de los más
contactos vía correo electrónico. Los departamentos de
puntos más delicados: Impresoras multifunción (MFP).
informática dependen de alertas automáticas para
Más que las copiadoras, impresoras y escáneres, los
determinar cuando los consumibles están acabándose o
MFP han incorporado funcionalidades que añaden valor
si el dispositivo necesita mantenimiento. Las impresoras
para mejorar la productividad y capacidad en la oficina.
multifuncionales (MFP) pueden incluso actualizar su
Estas mejoras también añaden vulnerabilidades en la red
sistema operativo con software recibido a través de la
que deben afrontarse.
red. Todas estas funciones se realizan gracias a discos
En un informe reciente titulado “Copier Data Security: A
Guide for Businesses”, La Comisión Federal de Comercio
(USA) se refería a las copiadoras digitales como PCs. Es
una comparación relevante dado que las MFP tienen
cada vez más en común con un ordenador.
duros internos, firmware interno y conexión a red al igual
que un PC.
En este contexto, examinemos 5 maneras para proteger
el flujo de documentos (workflow) para asegurar el
acceso físico y electrónico que enlaza con los MFP.
Evaluemos como se utilizan estos dispositivos. Los
Simplemente se puede mejorar la seguridad en el entorno
usuarios los usan como ruta de acceso para soluciones
de impresión utilizando las mismas herramientas que un
de captura de información – escaneo y entrega de
PC, tablet o Smartphone:
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1.
2.
Autentificación de usuarios. A través de
4.
herramientas de auditoría, informes y tracking
seguros. Herramientas de software para
de usuarios además de otros elementos de
validar
seguridad. No hay ninguna MFP más insegura
usuarios en los MFP. Por ejemplo, hospitales
que la que permite acceso sin identificación.
que
Estos dispositivos son propensos a uso
introducidos en los MFP para evitar envíos de
fraudulento imposible de detectar.
información por fax a destinos no seguros.
La
Auditoría
permite
seguras.
dónde fue enviada la información.
volátil utilizada para almacenar datos en el
dispositivo
debe
tener
un
sistema
de
protección y eliminación de datos para blindar
información confidencial.
teléfono
comunicación debe usar líneas de teléfono
fue el punto acceso, quién fue el usuario y
documentos impresos. Toda la memoria no
de
que todavía utilice el fax como método de
herramienta permite identificar cuál dispositivo
imágenes de documentos escaneados y
números
los
seguros. Del mismo modo, cualquier empresa
de datos. En caso de ataque informático esta
disponen de discos duros para almacenar
los
por
documentos escaneados a destinos no
información de tracking del MFP en una base
MFPs. Las impresoras multifunción actuales
validan
introducidos
direcciones de e-mail para evitar envíos de
almacenar
Encriptación de datos desde y hasta los
metadatos
Entidades financieras deben validar las
Auditoría centralizada de actividad en la
red.
3.
Garantizar el acceso a enlaces de red
5.
Implantar reglas de impresión. El acceso
más seguro empieza por identificación de
usuario en el MFP, además de la capacidad
para controlar y limitar las funciones que cada
usuario puede desempeñar. Por ejemplo, las
reglas de impresión deben obligar a que el
usuario esté presente delante del MFP al iniciar
la impresión (con código o tarjeta de
identificación). Esto permite aumentar la
seguridad y previene que usuarios no
autorizados recojan documentos impresos
ajenos.
Estos cinco pasos pueden tener un impacto dramático
la seguridad de su entorno de impresión. Averigüe cómo
puede mejorar la seguridad de su red y MFPs. Nuance
Document Security Solutions puede ayudarle a
proteger su entorno de trabajo y eliminar muchos de los
riesgos asociados con el uso de MFP y copiadoras
digitales.
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