Iberia Mantenimiento

Success Story
Iberia Mantenimiento
La aerolínea española es pionera en la utilización de tarjetas
electrónicas de trabajo en tareas de mantenimiento de aviones con
las soluciones Adobe® LiveCycle
Cliente
Iberia Mantenimiento
www.iberiamaintenance.com
En colaboración con:
Atos Origin
www.es.atosorigin.com/es-es/
Sector
Aeronáutica
Retos
• Sustituir las tarjetas de trabajo en
papel por tarjetas electrónicas con
firma digital
• Mayor agilidad y eficacia en las
revisiones, ahorrando en tiempos y
costes
• Aumentar la visibilidad de las tareas de
mantenimiento y la trazabilidad de su
documentación
Solución
• Sistema Alejandría.
Solución pionera en el sector MRO
que permite la utilización de tarjetas
de trabajo digitales basadas en
formularios electrónicos con eFirma
generados y gestionados con
soluciones Adobe LiveCycle
Resultados
• Mejoras en tiempos, calidad y
productividad que permiten afrontar
una revisión C extra cada año
• Intercambio de información con
los clientes sobre la evolución de
sus encargos y presentación de la
documentación de las revisiones en
un CD
• Ahorro en papel, impresoras (2,5 ton. /
año y 100 tóneres anuales) y personal
involucrado en su administración
9ª empresa del mundo en mantenimiento e ingeniería
Iberia Mantenimiento es una de las cuatro líneas de negocio de las que consta Iberia, el primer
grupo de transporte aéreo en España y cuarto en Europa, junto al transporte de pasajeros y de
carga, y la asistencia en aeropuertos. Esta división se encarga de realizar revisiones y reparaciones
de aviones, motores y componentes de la propia aerolínea y de los de un centenar de clientes. Es la
9ª empresa del mundo en este sector, cuenta con 220.000 m² de instalaciones MRO (siglas en
inglés de Mantenimiento, Reparaciones y Revisiones) y cerró 2009 con 321,5 millones de euros de
facturación a terceros.
Certificada por agencias nacionales e internacionales como Aviación Civil Española, Agencia
Europea de Seguridad Aérea o la Federal Aviation Administration (FAA) de EE.UU, tiene en la
calidad y la competitividad las máximas de su negocio. En este sentido, se planteó hace dos años
sustituir las tarjetas de trabajo de papel que se utilizaban en cada revisión por tarjetas
electrónicas dotadas de firma digital buscando tanto una mayor agilidad y eficacia en el trabajo,
como un ahorro en tiempos y costes.
Para ello era necesario cambiar el sistema de generación de tarjetas existente. Iberia maneja
documentación técnica (AMM) procedente de fabricantes en formato SGML o XML. Esa
información se carga en el gestor documental Documentum en XML y la planificación de tareas
se realiza en su ERP SAP. Esta aplicación enviaba órdenes de impresión al sistema antiguo, que
generaba las tarjetas específicas a partir del ‘despiece’ y la recomposición de los distintos
manuales. Luego, para cada una de las órdenes, el gestor documental creaba un archivo en
formato Adobe PDF que era impreso y era el documento sobre el que los trabajadores realizaban
sus tareas, cumplimentándolo a mano. Una vez finalizadas las tarjetas de trabajo y firmadas, eran
escaneadas, generándose un archivo Adobe PDF para cada una que se guardaba en Documentum.
Visualizar en pantalla lo mismo que en papel
“Con este sistema estábamos bloqueados. Queríamos mejorar en tiempos, control de revisión y
trazabilidad de la documentación. El reto era encontrar una solución que permitiera que el
usuario visualizara en la pantalla lo mismo que cuando utilizaba papel”- indica Carlos Expósito,
Jefe de la Unidad de Sistemas de Mantenimiento e Ingeniería de la Dirección de Sistemas de
Iberia – “Se licitó el proyecto mediante invitación a consultoras internacionales y fue Atos Origin,
en colaboración con Adobe, quien planteó una alternativa no continuista y diferente al resto,
basada en soluciones de Adobe LiveCycle”.
La propuesta de Atos Origin es Alejandría, un sistema que le permite a Iberia mantener tal cual
su infraestructura de servidores, base de datos, ERP y gestión documental existente, sustituyendo
solamente el anterior sistema por Adobe LiveCycle para poder emitir tarjetas de trabajo en
formato electrónico. De esta manera, el archivo Adobe PDF imprimible que se generaba ha
evolucionado a formulario electrónico de Adobe que incluye el uso de firma digital, en este caso
DNIe. Una vez cumplimentada la tarjeta, Alejandría la almacena en el repositorio como no
modificable, pudiéndose imprimir también en cualquier momento.
La base de esta aplicación web, que sólo requiere un navegador de Internet y el pluggin de Adobe
Reader, son los productos Adobe LiveCycle Forms, que permite la interacción con los formularios;
Adobe LiveCycle Output, dedicado a la impresión de las tarjetas si así se quiere; y Adobe
LiveCycle Reader Extensions, que otorga los permisos necesarios a los archivos para ser utilizados
“Con el sistema anterior,
estábamos bloqueados.
Queríamos mejorar
en tiempos, control de
revisión y trazabilidad
de la documentación. El
reto era encontrar una
solución que permitiera
que el usuario visualizara
en la pantalla lo mismo
que cuando utilizaba
papel”.
Carlos Expósito,
Jefe de la Unidad de Sistemas de
Mantenimiento e Ingeniería de la
Dirección de Sistemas
Iberia
“El mensaje que lanzamos
al mercado es que
apostamos por la
innovación, mejoramos
nuestros procesos y
somos más competitivos
al acortar el tiempo de
las revisiones. En las de
tipo C queremos ser la
referencia en Europa”.
Carlos Expósito,
Jefe de la Unidad de Sistemas de
Mantenimiento e Ingeniería de la
Dirección de Sistemas
Iberia
Systems At A Glance
• Adobe LiveCycle Forms
• Adobe LiveCycle Output
• Adobe LiveCycle Reader Extensions
• Adobe Reader
• Cluster de máquinas SUN Solaris en
UNIX
• Servidor de aplicaciones Oracle
Weblogic
• Base de datos Oracle 9i
• ERP SAP
• Gestor documental Documentum
• Laptops robustos de Panasonic
• Redes Wi-Fi
Adobe Systems Ibérica
Torre Mapre - Villa Olímpica
Marina, 16-18 Planta 20
08005 Barcelona - España
www.adobe.com/es
desde Adobe Reader. La inversión TI se ha encaminado a la instalación de redes Wi-Fi en los
hangares y a la compra de dispositivos móviles, en este caso laptops robustos de Panasonic para
visualizar y completar los formularios electrónicos a pie de avión, activos y disponibles en todo
momento online como offline.
Formación de los técnicos en sólo dos horas
El desarrollo de la solución se fraguó en la Software Factory de Atos Origin en Valladolid con un
equipo de 15 personas y cuatro consultores, liderados por Esdras Martín Sánchez, que trabajaron
codo a codo durante cerca de un año y medio con otros tres consultores y un usuario por parte de
Iberia. Desde noviembre de 2009, está en funcionamiento en el mayor hangar que tiene Iberia
Mantenimiento en Madrid, donde se puede trabajar sobre cinco aviones en paralelo. A éste se
unirá próximamente otro, y a finales de 2010 también se utilizará en las nuevas instalaciones de
Barcelona.
Carlos Expósito destaca que trabajar con tecnología Adobe ha facilitado la formación de usuarios,
que pasarán de los 200 actuales a 1.500 previstos próximamente y con un crecimiento a futuro
que podría duplicar esta cifra: “Al ser igual que la tarjeta que utilizaban anteriormente, el tiempo
de formación es breve: dos horas para un mecánico o cuatro para un encargado”. Atos Origin
impartió durante dos semanas tres cursos al día. Ahora ya formamos nosotros, muchas veces son
cursos de refresco que damos a pie del avión, conforme a lo que se necesite”.
Evitar riesgos laborales y competir con el mercado asiático
Carlos Expósito es consciente de las ventajas que les depara esta solución pionera en el sector
MRO: “Controlamos en tiempo real las revisiones, ahorrando continuos chequeos visuales de la
documentación para evitar olvidos en las firmas, búsquedas de papeles, etc.; además, los técnicos
se ahorran desplazamientos a sus PCs para consultar instrucciones o manuales, pues las tarjetas
incluyen enlaces a archivos Adobe PDF con esa información. También, el fichaje de inicio y fin de
tarea se hace desde el formulario, no tienen que ir al reloj físico a hacerlo. Con esto estás evitando
riesgos laborales, puesto que los técnicos se mueven en zonas peligrosas, escaleras, pasadizos,
andamios, bodegas…”. En concreto, se manejan cifras de ahorro tan importantes como 4.320
horas/año en el planning de hangar en revisiones; 800 horas/año + impacto TAT (Tiempo de
cambio de estado para cada tarea) al evitar la consulta de manuales en papel; 9.900 horas/año +
impacto TAT gracias a la firma electrónica; ó 3.800 horas/año en recogidas de revisiones.
Estas mejoras en el trabajo diario tienen como objetivo terminar el año con capacidad para
realizar una revisión C adicional, en la que se suele invertir 12-14 días e intervienen unas 60
personas. “El mensaje que lanzamos al mercado es que apostamos por la innovación, mejoramos
nuestros procesos, somos más competitivos, al acortar el tiempo de las revisiones, y no sólo
facilitamos en un CD toda la documentación relativa a una revisión sino que vía SAP podemos ir
informando de cómo van los encargos. Es la única manera de competir con el mercado asiático y
su bajo coste horas/hombre. En las revisiones C queremos ser el referente para Europa”.
Y por supuesto, el negocio también se beneficia de los ahorros en costes de papel e impresoras,
fomentando un modelo de negocio más sostenible. La empresa ha estimado que con esta solución
se dejarán de imprimir 2,5 toneladas / año de papel y de utilizar unos 100 tóneres al año. A lo que
hay que añadir el ahorro en el personal que participa en los procesos vinculados al papel, desde
comprar a escanear. Así, por ejemplo, en el escaneado de la documentación completa se
contempla un ahorro de 500 jornadas de trabajo al año y 500.000 páginas en licencias Kofax
(sistema de escaneado) y mantenimiento de escáner, además de 600 horas/año del empaquetado y
envío de la documentación.
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