MODULO III: HABILIDADES PARA TRIUNFAR TEMA 1. TOMA DE DECISIONES 1.1. Introducción La habilidad de tomar decisiones es una definitoria del ser humano. Este ha alcanzado un alto nivel de desarrollo por su capacidad para imaginar formas alternativas de acción, predecir sus consecuencias y decidir entre ellas. En la actualidad, en un mundo cada vez más globalizado, es fundamental tomar decisiones cada vez más efectivas, de forma rápida y en contextos complejos. Obviamente, no sería apropiado tomas decisiones basadas en la intuición, por lo que se aconseja disponer de un marco racional que facilite la resolución de problemas. 1.2. Conceptos básicos La toma de decisiones genera una gran trascendencia en el ser humano, ya que en casi todos los ámbitos se nos impone el tener que elegir, basándonos en actitudes o experiencias previas, entre varias alternativas aquella que nos parezca más racional. En las empresas continuamente se han de tomar decisiones de forma consciente , escogiendo y decidiendo entre las posibilidades que se nos presenten. Las decisiones van a implicar a seis elementos: Agente decisorio: Persona que selecciona la opción entre varias alternativas. Objetivos: Son las metas que el agente decisorio pretende alcanzar con sus acciones. Preferencias: Son los criterios que el agente decisorio utiliza para poder escoger entre las alternativas posibles. Estrategias: Es el curso de acción que el agente decisorio escoge para alcanzar mejor sus metas y/o objetivos. Las estrategias van a depender de los recursos de los que de disponga. Situación: Son los aspectos del entorno que rodean al agente decisorio, muchos van a estar fuera de su control. Logros y resultados: Es el resultado de una estrategia. Habilidades para crecer. Habilidades para triunfar 1.1 1.3. Proceso de la toma de decisiones El proceso de la toma de decisiones consta de una serie de pasos que nos van llevando a la elección de una determinada alternativa, dependiendo de diversos factores como son: la importancia que tenga, complejidad, etc.. el proceso será más o menos minucioso. Los pasos son los siguientes: 1.-Percepción y captación de la situación en envuelve a un problema. 2.-Análisis y definición del problema en cuestión: Debemos contar con un sistema de información de confianza y actualizado. Tendremos que conocer los factores internos formales e informales de la organización. Conocer además los factores externos. Elegir adecuadamente las técnicas o herramientas a utilizar. Definir las restricciones y limitaciones. Especificar los rendimientos y las metas que esperamos obtener. Evaluar el costo-beneficio. Evaluar las posibles repercusiones 3.4.5.6.- Definir metas y objetivos. Buscar las alternativas más adecuadas para el alcance de los objetivos. Evaluar y comparar las alternativas. Implementación de esas alternativas. 1.4. Clasificación de las decisiones Existen numerosas clasificaciones de decisiones, vamos a centrarnos en una que considera la existencia de seis tipos de decisiones. Individuales. Cuando el problema es fácil de resolver. Requiere el esfuerzo de una sola persona. Gerenciales. Decisiones que se toman desde la gerencia. Son importantes y se buscará orientación, asesoría y evaluación en cada paso del proceso. Programables. Son las decisiones que se toman como hábito, regla o procedimiento. Son aplicables a problemas estructurados, rutinarios y repetitivos. 1.2 Habilidades para crecer. Habilidades para triunfar En condiciones de certidumbre. Son las que se toman con certeza de lo que va a suceder, se cuenta con información exacta, medible y confiable y se conocen las relaciones causa-efecto. En condiciones de incertidumbre. Estas decisiones se toman con falta de información, escasez de datos. Otra clasificación sería considera la existencia de tres tipos: Las que tomamos en condiciones de riesgo Las que se toman de forma rutinaria Las operativas 1.5. Importancia de la toma de decisiones La toma de decisiones es una responsabilidad fundamental en toda organización y que implica a gran parte de sus integrantes, incluido el personal menos cualificado. También es un factor de desarrollo de la propia organización. La toma de decisiones incluye; la adquisición de información acerca de la organización y el medio ambiente externo, la detección de limitaciones o discrepancias en la conducta, el rendimiento, análisis de eventos y alternativas y la implantación de nuevas acciones. La toma de decisiones tiene estas implicaciones: Racionalidad limitada. Debemos tener la suficiente información del problema en un determinado ambiente para poder analizarlo y evaluarlo, la eficiencia va a ser el criterio que orienta la decisión. Esta se va a lograr obteniendo los máximos resultados con los mínimos recursos. Relatividad de las decisiones. Al escoger una determinada alternativa, implica la renuncia de las demás y la creación de nuevas situaciones y alternativas en el tiempo. Jerarquización de las decisiones. El comportamiento es planeado cuando es guiado por objetivos y es racional cuando selecciona las alternativas adecuadas para lograr los objetivos, estos son buscados a través de las acciones de las personas y obedece entre sí a una jerarquía. Habilidades para crecer. Habilidades para triunfar 1.3 Racionalidad administrativa. Implica la utilización de técnicas que faciliten la aplicación del trabajo organizado, la selección y determinación de las acciones más adecuados en la comunicación de las personas. Influencia organizacional. La organización establece ciertos asuntos sobre los que los participantes no pueden decidir libremente; como la división de tareas, desempeño, canales de Comunicación, etc.. 1.6. Modelos de decisión 1.6.1 Modelo racional Este modelo se basa en la observación de ciertas regularidades que se presentan en la naturaleza. Se trata de un modelo muy criticado, puesto que considera al ser humano con una racionalidad ilimitada, argumentan los críticos que solo este modelo se cumpliría si todos tuviéramos una visión homogénea del mundo y los mismos códigos de valores. A pesar de las críticas, este modelo es la base de los modelos posteriores. 1.6.2. Modelo organizacional Este modelo supone que existen niveles de hetereogenidad de valores y por tanto de preferencias. Las decisiones van a tener visiones distintas del mundo. Otra característica de este modelo es que los decisores no van a tener las información completa de la realidad, aunque esta información es recopilada estableciendo un conjunto de alternativas del comportamiento. No buscan la decisión optima sino la más satisfactoria. Este nivel de satisfacción está relacionado con el nivel de aspiración del individuo que toma las decisiones. 1.6.3. Modelo político La característica principal de este modelo es su contenido empírico y su énfasis en lo descriptivo. Está basado en el incrementalismo y pretende ser de aplicación práctica. Exige del decisor un reconocimiento de toda la realizada que le rodea, parte de la siguiente premisa: Me encuentro en una situación, haré pequeños cambios y veré si mejora o empeora. También supone que el decisor conoce su contexto y toma decisiones parcializadas a partir de situaciones complejas. 1.4 Habilidades para crecer. Habilidades para triunfar 1.6.4 Modelo de la no decisión Parte de la concepción tradicional de que para el individuo que toma la decisión nada es imposible. Las decisiones se toman con plena libertad. Este modelo considera a la decisión como elemento de dominación y reduce al mundo a una dicotomía donde solo existen; los dominadores y los dominados. 1.6.5. Modelo de los “cestos o botes de basura” Según este modelo las acciones entran en un universo de interacciones y es finalmente el ambiente quien toma posesión, en un sentido en que puede volverse la antípoda de la intención inicial y producirse condiciones de ambigüedad. La clave consiste en entender los procesos decisorios a través de situaciones de decisión, es decir, en aquellos momentos en que se espera de la organización un comportamiento determinado como si fuesen cestos o cubos de basura donde los individuos mezclan sus problemas y soluciones, cada cubo será atendidos por los individuos según el tiempo que tengan y según su capacidad de negociación. 1.6.6. Modelo del aprendizaje organizacional La idea fundamental es que el aprendizaje organizacional es un producto resultante de la combinación de los valores de aprendizaje individual y colectivo. Hay que enfrentarse a las situaciones a partir de cambios constantes. 1.7. La toma de decisiones en grupo Nos vamos a referir, al complejo proceso de decisión cuando los intervinientes son grupos de personas como los que componen los equipos de trabajo. Dedicaremos una especial atención al consenso como la forma más adecuada de decidir cuando se trata de compartir responsabilidades e implicar a todos los miembros del grupo. La toma de la decisión grupal se producirá, en la mayoría de las ocasiones, en reuniones que deben estar preparadas por anteriores reuniones, sean deliberativas o consultivas, informes, consultas, etc. Habilidades para crecer. Habilidades para triunfar 1.5 Formas de tomar decisiones 1. Por votación democrática El coordinador de la reunión informa y centra el tema objeto de la toma de decisión: génesis y razones de la necesidad de tomar decisiones sobre el tema o problema. El grupo analiza, debate y discute alternativas. El grupo decide por votación la opción mayoritaria. La votación en todo grupo o equipo de trabajo debe hacerse de forma secreta, a no ser que exista previo consenso. Problemas de las decisiones acordadas por votación: La decisión adoptada por mayoría implica la división dentro del grupo entre vencedores y vencidos. La decisión que se tome, difícilmente implica a todos los miembros. A veces estas decisiones, para evitar conflictos, no se suelen llevar a la práctica ni se hace un control y seguimiento de ellas. Quedan, así, devaluadas y desprestigiadas. No se aconseja esta forma de tomar decisiones cuando se trate Si el tema sobre el que se va a decidir está relacionado directamente con las personas del grupo, con sus intereses, valores o ideales. La votación puede tener dos efectos negativos: no servir para nada, ya que no se va a llevar a la práctica, y generar un mal ambiente o clima en el grupo o equipo de trabajo. 2. De forma parlamentaria El coordinador o jefe de equipo en la reunión expone y contextualiza el tema a tratar. Se plantean y se analizan las diferentes alternativas. El tema se discute, pero no se llega a votar hasta que se agotan las razones. La votación se ofrece como solución, pero el grupo se compromete a aceptar y asumir la decisión de la mayoría. Como en la forma anterior, la decisión se basa en la votación, pero se hace un esfuerzo para integrar a las minorías. Con la decisión tomada se intenta implicar a todos, y se crean mecanismos de seguimiento y control por parte del grupo. 1.6 Habilidades para crecer. Habilidades para triunfar 3. Por consenso Esta forma de tomar decisiones en equipo supone el nivel mayor de participación y de compromiso por parte del grupo. La decisión se toma por consenso, no llegándose nunca a la votación. No es aconsejable la votación, ya que, en ciertos temas, se corre el riesgo de que los resultados de la misma no sean aceptados y asumidos. Se aconseja el consenso a través del pacto y de la negociación. Esta forma de trabajo y de decidir es mucho más lenta, pero más eficaz, ya que todo el grupo participa y se implica en la decisión. Frente a la votación, crea un buen ambiente de trabajo y un buen clima de relaciones personales. Esta forma de decidir se hace imprescindible: Si la decisión va a tener mucha importancia en la organización y funcionamiento del grupo. Si el grupo no está de acuerdo con el análisis del problema o tema. Si la decisión que se va a tomar afecta directamente a los intereses, a los valores, o está relacionada directamente con el trabajo y las funciones de cada uno de los miembros participantes. Si la decisión se quiere implantar y llevar a efecto con garantías. Para llegar a acuerdos en la elaboración de los Proyectos. El consenso El consenso se produce en la toma de decisiones cuando todas las personas que intervienen asumen la decisión final como si fuese la suya propia. El consenso requiere poseer estas características: – Mucha comunicación: a todos los niveles, ya que todas las opiniones deben ser escuchadas. – Plena participación: para conseguir un alto grado de compromiso con la decisión final. – Implicación: ante cualquier dificultad nadie niega su colaboración. Habilidades para crecer. Habilidades para triunfar 1.7 Para llegar a alcanzar el consenso es preciso: – Enfocar la tarea de manera lógica. – No cambiar de opinión para llegar a un acuerdo o evitar el conflicto. – Apoyar ideas con las que se puede estar de acuerdo, al menos en parte. – Considerar las diferencias de opinión como positivas y enriquecedoras, no como obstáculos a destruir. – No discutir para defender opiniones muy particulares. – No pensar en ganar o perder. – Asumir la responsabilidad de escuchar y de ser escuchados. – Lanzar sugerencias creativas e innovadoras. – No tomar las decisiones muy rápidamente. – Evitar técnicas para reducir tensiones, como la votación. – Ser conscientes de que es imprescindible cuidar el proceso. – No criticar, sí sugerir. – Pedir argumentos ante críticas o sugerencias. – Escuchar comprensivamente dichos argumentos. Prueba de consenso. Aunque la decisión que estamos a punto de tomar no sea mi opción ni la mejor para mí, al ser viable recibirá mi apoyo como si fuera la mejor. ¿Qué ocurre cuando no es posible el consenso?. Nunca se debería volver a la votación como manera de solucionar el problema. Sería un gran error. Se corre el peligro, como ya se ha señalado, de que el resultado no sea interiorizado ni asumido y, consecuentemente, no se lleve a la práctica. 1.8. Seguimiento y control de las decisiones adoptadas en grupo El seguimiento y el control de las decisiones tomadas es una del responsable del equipo después de, o junto a la planificación, organización y ejecución. Esta tarea consiste en la comprobación, supervisión y seguimiento de las tareas y actividades pertinentes para conseguir las metas y objetivos previstos. El control comprende un conjunto de actuaciones que permiten comprobar la consecución de los objetivos, la realización de tareas y actividades y realizar modificaciones durante su ejecución. 1.8 Habilidades para crecer. Habilidades para triunfar Requisitos para un control eficaz: Planificación de objetivos claros, asumidos, realistas, operativos y medibles. Establecimiento de indicadores y criterios de observación diseñados en la fase de planificación, que deben ir implícitos en la formulación de metas y objetivos. Distribución y división de tareas y responsabilidades. Distinción clara de las diferentes funciones y roles en la organización del grupo. Cronoprogramación de actividades. Existencia del principio de autoridad asumido por los responsables y aceptado por el grupo. En todo grupo es necesario que exista una persona o grupo de personas que se responsabilicen de hacer el seguimiento y el control para que las actividades programadas se realicen y se lleven a efecto. Habilidades para crecer. Habilidades para triunfar 1.9 RESUMEN Definimos afrontamiento de estrés a un conjunto de respuestas cognitivas o conductuales- ante la situación estresante ejecutadas por el individuo para manejarla y/o neutralizarla, para reducir de algún modo las cualidades aversivas de tal situación. Una vez identificadas estas situaciones o factores que nos producen estrés debemos tratar de neutralizarlos. Tomando un descanso y aprendiendo técnicas para ello. Las técnicas cognitivas tratan de cortar el circuito que se produce entre pensamiento y situación estresante y el ambiente. Las técnicas de relajación consisten en la producción bajo control del propio sujeto de estados de baja activación del sistema nervioso autónomo. Los ejercicios de respiración son muy útiles para el estrés, hay que aprender a respirar profundamente, inspirando por la nariz y expirando por la boca, el aire debe llegar al diafragma. 1.10 Habilidades para crecer. Habilidades para triunfar