Acta de Comité Estratégico Básico No 1 de 2014 Bogotá

Gestión Administrativa
ACTA DE REUNION COMITE
ACTA COMITÉ ESTRATEGICO BASICO No: 01
Hora:8:00am – 12:m
Fecha: 10 de enero de 2.014
Lugar:
Sala de Juntas de la Dirección Regional
Dependencia que Convoca:
Grupo Planeación y Sistemas
Direccionamiento Estratégico
Objetivo:
Desarrollar el Comité Estratégico Básico, dando cumplimiento a la
Resolución 5786 del 17 de diciembre de 2.010.
Agenda:
1.- Resolución 11485 del 31 de Diciembre de 2013 Distribución y Asignación Presupuestal Vigencia Fiscal 2.014 por gerencia de recursos.
2.- Plan de Compras y Contratación PACCO
3.- Varios.
Desarrollo:
1.- Distribución y Asignación Presupuestal – Resolución 11485 del 31 de Diciembre/2013: La
Coordinadora del Grupo de planeación y Sistemas Doctora Doris Stella Romero, presenta la
Resolución en mención, por medio de la cual se distribuye y asigna el presupuesto de ingresos y
gastos de la Regional Bogotá, para la vigencia fiscal del año 2.014.
Presenta la estructura programática, para mayor apropiación por parte de los miembros del Comité,
con los rubros y la descripción de cada uno de los programas.
Se presenta en la Matriz de Seguimiento y Control presupuestal, la asignación inicial, se socializa
y verifica la información con cada Coordinador responsable de la ejecución del gasto.
Gestión Administrativa.
Gastos de Funcionamiento:
-Impuesto de Vehículos:
-Impuesto Predial: Asignado $332.827.854. Se tiene un déficit de $64.961.794 Se debe solicitar
el faltante al Nivel Nacional.
-Valorizaciones: No asignaron presupuesto.
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Gestión Administrativa
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-Otros Materiales y Suministros: Enviar correo al Nivel Nacional, para que asignen presupuesto
para la compra de la escalera de 3 pisos para los archivos el cual no fue asignado en el presupuesto
inicial.
Iniciar el proceso para la compra de los extintores, para lo cual se asignó un presupuesto de
$8.433.900.
Mantenimiento de Equipos, Muebles y Enceres: Presupuesto asignado, $8.433.600. La
Directora Regional solicita adelantar los trámites para iniciar contratación con oportunidad.
Servicio de Cafetería y Restaurante: Asignados $610.549.147, para el suministro de almuerzos
de colaboradores ICBF. Se solicitaron $781.695.720, quedando pendiente por asignar
$171.146.573. Se define adicionar contrato actual hasta marzo con el presupuesto asignado.
En cuanto al servicio de vigilancia la Doctora Sasha informa que la Licitación para la vigilancia la
realizó la Sede Nacional y quedó la misma compañía. Se proyecta hacer rotación General en
centros zonales y Regional. La Doctora Adriana Marcela Rojas solicita reubicar la cámara de
seguridad ubicada cerca al Grupo de Ciclos de Vida y Nutrición.
Mantenimiento de Otros Bienes: No asignaron todo el presupuesto, queda un faltante por valor
de $164.825.
Para el funcionamiento del punto de atención en el SUPERCADE, asignaron lo solicitado
$6.530.016, sin embargo la Directora Regional informa que se encuentra revaluando la ubicación
del SUPERCADE.
Gastos de Inversión:
Construcción, Remodelación, Mantenimiento de Infraestructura: La Doctora Sasha informa
que el proyecto que funcionaba en la vigencia 2.013 como Construcción Remodelación y/o
Mantenimiento de Sedes Administrativas, Regionales, Centros Zonales y Unidades de Servicio, se
abrió en 2 programas, en la estructura programática de la vigencia 2.014. La Directora Regional
solicita a la Coordinadora del Grupo Administrativo para el próximo Comité explicar el tema, con la
distribución presupuestal, para mayor conocimiento y apropiación de estos programas.
Administración de la Planta Física - Arrendamientos: Se tiene un déficit de $284.393.215, para
el pago de arrendamiento de inmuebles. Queda el compromiso de buscar el inmueble para el
centro zonal Ciudad Bolívar y Suba.
Soporte a la Gestión del Proyecto –De tipo Administrativo: La Doctora Sasha informa que en
este momento se encuentran en servicio solo 66 vehículos, el contrato va hasta el mes de marzo
y la Directora considera no adicionarlo dado que el servicio no se ha cumplido con rigurosidad. La
Sede disminuyó el presupuesto para transporte.
Teniendo en cuenta que el recurso del transporte se maneja por diferentes rubros y por la
experiencia vivida en la vigencia anterior para el efectivo seguimiento y control presupuestal, la
Doctora Doris Stella Romero propone concentrar todos los rubros de transporte en el Grupo
Administrativo propuesta que es avalada por la Directora Regional.
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Gestión Administrativa
ACTA DE REUNION COMITE
Gestión Humana: La Doctora Ana Lucía Villota coordinadora del Grupo Gestión Humana, informa
del cambio de algunos clasificadores del Gasto.
Viáticos: De la misma manera que con el rubro de transporte, se propone y se avala la propuesta
de concentrar los viáticos en el Grupo de Gestión Humana, para el adecuado seguimiento y control
de la ejecución de éste rubro. Es necesario aclarar el destino del presupuesto asignado en viáticos
y Gastos de Viaje.
Servicios de Bienestar Social: La Directora solicita si el clasificador del gasto lo permite, reservar
un presupuesto para eventos, reuniones, refrigerios. Igualmente solicita a las coordinadoras de los
Grupos Jurídico y Gestión Humana revisar e informar, si necesariamente se debe contratar
únicamente con Cajas de Compensación y específicamente con CAFAM
Capacitación: La asignación presupuestal, ampara la contratación de un profesional del Grupo de
Gestión Humana. Dado que el presupuesto para capacitación de colaboradores se queda en la
Dirección de Gestión Humana, instancia que lidera el Plan único de Capacitación.
Dotación: Revisar, verificar e informar el presupuesto asignado para este rubro, teniendo en
cuenta que lo disminuyeron y no han asignado el presupuesto para la dotación de
supernumerarios. Solicitar a la Sede Nacional la información, teniendo en cuenta que la Regional
tiene hallazgos porque la asignación presupuestal llega tarde y las dotaciones no se entregan con
oportunidad.
La Directora solicita el apoyo de la Doctora Doris Stella Romero para que con la Coordinadora del
Grupo Gestión Humana revisen el presupuesto de Soporte a la Gestión del Proyecto y demás
rubros de Gestión Humana.
Gestión Jurídica: La Doctora Gracia informa que el presupuesto asignado por valor de
$18.000.000 para Gastos de Cobro Coactivo se incluyen en el rubro de Recaudo y $30.000.000
asignados para los Gastos Judiciales vienen por Administrativa, pero se ejecutan por el área
Jurídica.
Ciclos de Vida y Nutrición.
Atención Integral: Asignados $43.384.801.075. La Doctora Adriana Marcela Rojas informa que
este presupuesto no llegó completo. La Directora Regional Solicita enviar hoy mismo desde la
Dirección correo para que se asigne el presupuesto faltante.
Se está adelantando el proceso de contratación de esta modalidad y queda el 24 de enero como
fecha límite para que estos contratos estén debidamente firmados. Una vez lista la contratación,
citar para las firmas, pero antes realizar la inducción o capacitación sobre las minutas dejando acta
con firmas como soporte y evidencia de que fue enterado de los temas pertinentes, dado que este
es un requisito del instructivo de contratación.
Dada la falta de claridad sobre el tema del pago de pólizas, se solicita a la Doctora Gracia realizar
la consulta al Nivel Nacional reiterando que la respuesta sea por escrito, para tener el soporte.
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Protección:
La Doctora Carmenza Gutierrez informa:
 quedo todo contratado, acorde a las invitaciones realizadas a las diferentes entidades.
 La modalidad Externado quedo por 4 meses.
 Se envió correo a la sede Nacional solicitando los recursos para la presente vigencia para
Emergencias de NNA de Protección. (gastos funerarios, transporte de NNA).
 presupuesto asignado por $160.000.000 para el pago a la Clínica Santo Tomás durante 7
meses para la atención del caso especial de 1 niño psiquiátrico.
 Se creó un nuevo proyecto para la vigencia 2014: Apoyo en Contratación de ServiciosAtención Directa a la Comunidad.
Recaudo: La Doctora Amparo Florez informa que se solicitó al nivel nacional el presupuesto de
$10:000.000, para contratar por prestación de servicios con la Cámara de Comercio para realizar
consultas de los contribuyentes y no fue asignado. Se realizó nuevamente la solicitud, aún no se
tiene respuesta.
2.- Plan Anual de Compras y Contratación –PACCO: La Doctora Doris Stella Romero, explica
el PACCO, frente a la estructura del PHVA (Planear, hacer, Verificar y Actuar), presenta el registro
mensual del seguimiento a lo ejecutado año 2.013, los avances en el aplicativo PACCO y el estado
en que se encuentra en la vigencia 2.014.
Teniendo en cuenta la importancia que reviste el Plan Anual de Adquisiciones institucionalmente,
la Doctora Doris reitera la necesidad de la apropiación directa por parte del coordinador zonal y la
permanencia de un referente que maneje el tema.
Se reconoce que aunque se tiene un líder que maneja el PACCO, es requisito contar con unas
competencias para ésta responsabilidad. Se requiere una persona más para que desde Planeación
se continúe manejando el tema, dada la nueva dinámica de registro y cargue de información por
parte de los Centros Zonales.
El 21 de enero vence el plazo para ingresar la información, frente a la contingencia el Grupo
Planeación y Sistemas diseño estrategia para que el próximo lunes se presente el examen por
parte de los CZs, requisito para que se les habilite el perfil, para lo cual se dispondrán de cuatro
equipos de cómputo y se requiere el apoyo de los referentes PACCO de protección y prevención,
La Directora señala que se debe informar a la Dirección de Abastecimiento el cronograma de
contratación de Ciclos de Vida, dando a conocer que los tiempos sobrepasan el 21 de enero, fecha
límite de cargue de información.
3.-Varios:
La Doctora Diana Arboleda Directora Regional manifiesta:
 Agradecimiento por la participación y organización con motivo de la visita del Director
General del Instituto quien expreso un balance positivo y buena impresión al conocer más
de cerca los programas que maneja la Regional Bogotá.
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Gestión Administrativa
ACTA DE REUNION COMITE
Compromiso
Responsables
Solicitar al Nivel Nacional, el presupuesto
Sasha Godoy Carvajal
faltante para impuesto predial de los
Coordinadora Grupo Administrativo.
inmuebles de la Regional.
Fechas
12-01-14
Enviar a jurídica la documentación para la Sasha Godoy Carvajal
contratación del Mantenimiento de Vehículos. Coordinadora Grupo Administrativo.
27-01-14
Solicitar nuevamente los recursos para la
compra de la escalera de 3 pisos para los
archivos.
Sasha Godoy Carvajal
Coordinadora Grupo Administrativo.
12-01-14
Sasha Godoy Carvajal
Coordinadora Grupo Administrativo.
27-01-14
Adelantar trámites para iniciar contratación
Sasha Godoy Carvajal
del rubro de mantenimiento de bienes
Coordinadora Grupo Administrativo.
muebles, equipos y enceres.
27-01-14
Explicar en el próximo Comité Estratégico
Básico,
el
tema
de
Construcción Dra. Sasha Godoy
Remodelación y Mantenimiento en la nueva Coordinadora Grupo Administrativo.
Estructura Programática.
17-01-14
Iniciar
búsqueda de inmueble para el
Dra. Sasha Godoy
funcionamiento del centro zonal Ciudad
Coordinadora Grupo Administrativo.
Bolívar y Suba.
15 -01 -14
Enviar a jurídica la documentación para la
compra de extintores.
Dra. Ana Lucia Villota
Aclarar e informar destino del presupuesto
Coordinadora Grupo Gestión
asignado a viáticos y gastos de viajes.
Humana
Dra. Ana Lucia Villota
Coordinadora Grupo Gestión
Revisar cada uno de los rubros de Soporte a
Humana
la Gestión- Contratación de Servicios y
Doris Stella Romero
demás rubros de Gestión Humana.
Coordinadora Grupo Planeación y
Sistemas.
Dra. Ana Lucia Villota
Revisar presupuesto de servicios de Coordinadora Grupo Gestión
Bienestar Social e informar si únicamente se Humana
debe contratar con Cajas de Compensación. Dra. Gracia Emilia Ustáriz Beleño
Coordinadora Grupo Jurídico.
Elaborar y enviar correo desde la Dirección
Dra. Adriana Marcela Rojas Murcia
Regional al Nivel Nacional, para que se
Coordinadora Grupo Ciclos de Vida
asigne el presupuesto faltante en Atención
y Nutrición.
Integral.
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17 -01 -14
15-01-14
17 -01 -14
10 -01 -14
Gestión Administrativa
ACTA DE REUNION COMITE
Consultar a la Sede Nacional sobre el tema
del pago de Póliza y solicitar respuesta por Dra. Gracia Emilia Ustáriz Beleño
escrito
Coordinadora Grupo Jurídico.
13 -01 -14
FIRMA ASISTENTES COMITÉ ESTRATEGICO BASICO 06 – 12 -13
Nombre
Diana Patricia Arboleda
Ramirez
Cargo / Dependencia
Entidad
Directora Regional
ICBF
Doris Stella Romero Garcia
Coordinador Grupo Planeación
y Sistemas
ICBF
Gracia Emilia Ustariz Beleño
Coordinadora Grupo Jurídico
ICBF
Sasha Godoy Carvajal
Carmenza Gutierrez de
Camacho
Coordinadora
Grupo Administrativo y Grupo
Gestión Humana
ICBF
Amparo Florez Nieto
Coordinadora
Grupo Protección
Coordinadora Grupo Atención
en Ciclos de Vida y Nutrición
Coordinadora Grupo
Financiero
Coordinadora Grupo Recaudo
Fabrin Vasquez Mendieta
Asesor Dirección
ICBF
Paula Becerra Ramirez
Asesora Dirección
Profesional Responsable
Gestión y Atención al
Ciudadano.
Profesional
Grupo Planeación y Sistemas
Fecha
ICBF
Adriana Marcela Rojas Murcia
Luz Stella Méndez Rojas
Delfa Amparo Marcelo
Edilia Aldana Méndez
Próximo Comité Estratégico
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Firma
ICBF
ICBF
ICBF
ICBF
ICBF
ICBF
Hora
Lugar