Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE ACTA COMITÉ ESTRATEGICO BASICO No: 01 Hora:8:00am – 12:m Fecha: 10 de enero de 2.014 Lugar: Sala de Juntas de la Dirección Regional Dependencia que Convoca: Grupo Planeación y Sistemas Direccionamiento Estratégico Objetivo: Desarrollar el Comité Estratégico Básico, dando cumplimiento a la Resolución 5786 del 17 de diciembre de 2.010. Agenda: 1.- Resolución 11485 del 31 de Diciembre de 2013 Distribución y Asignación Presupuestal Vigencia Fiscal 2.014 por gerencia de recursos. 2.- Plan de Compras y Contratación PACCO 3.- Varios. Desarrollo: 1.- Distribución y Asignación Presupuestal – Resolución 11485 del 31 de Diciembre/2013: La Coordinadora del Grupo de planeación y Sistemas Doctora Doris Stella Romero, presenta la Resolución en mención, por medio de la cual se distribuye y asigna el presupuesto de ingresos y gastos de la Regional Bogotá, para la vigencia fiscal del año 2.014. Presenta la estructura programática, para mayor apropiación por parte de los miembros del Comité, con los rubros y la descripción de cada uno de los programas. Se presenta en la Matriz de Seguimiento y Control presupuestal, la asignación inicial, se socializa y verifica la información con cada Coordinador responsable de la ejecución del gasto. Gestión Administrativa. Gastos de Funcionamiento: -Impuesto de Vehículos: -Impuesto Predial: Asignado $332.827.854. Se tiene un déficit de $64.961.794 Se debe solicitar el faltante al Nivel Nacional. -Valorizaciones: No asignaron presupuesto. 1 Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE -Otros Materiales y Suministros: Enviar correo al Nivel Nacional, para que asignen presupuesto para la compra de la escalera de 3 pisos para los archivos el cual no fue asignado en el presupuesto inicial. Iniciar el proceso para la compra de los extintores, para lo cual se asignó un presupuesto de $8.433.900. Mantenimiento de Equipos, Muebles y Enceres: Presupuesto asignado, $8.433.600. La Directora Regional solicita adelantar los trámites para iniciar contratación con oportunidad. Servicio de Cafetería y Restaurante: Asignados $610.549.147, para el suministro de almuerzos de colaboradores ICBF. Se solicitaron $781.695.720, quedando pendiente por asignar $171.146.573. Se define adicionar contrato actual hasta marzo con el presupuesto asignado. En cuanto al servicio de vigilancia la Doctora Sasha informa que la Licitación para la vigilancia la realizó la Sede Nacional y quedó la misma compañía. Se proyecta hacer rotación General en centros zonales y Regional. La Doctora Adriana Marcela Rojas solicita reubicar la cámara de seguridad ubicada cerca al Grupo de Ciclos de Vida y Nutrición. Mantenimiento de Otros Bienes: No asignaron todo el presupuesto, queda un faltante por valor de $164.825. Para el funcionamiento del punto de atención en el SUPERCADE, asignaron lo solicitado $6.530.016, sin embargo la Directora Regional informa que se encuentra revaluando la ubicación del SUPERCADE. Gastos de Inversión: Construcción, Remodelación, Mantenimiento de Infraestructura: La Doctora Sasha informa que el proyecto que funcionaba en la vigencia 2.013 como Construcción Remodelación y/o Mantenimiento de Sedes Administrativas, Regionales, Centros Zonales y Unidades de Servicio, se abrió en 2 programas, en la estructura programática de la vigencia 2.014. La Directora Regional solicita a la Coordinadora del Grupo Administrativo para el próximo Comité explicar el tema, con la distribución presupuestal, para mayor conocimiento y apropiación de estos programas. Administración de la Planta Física - Arrendamientos: Se tiene un déficit de $284.393.215, para el pago de arrendamiento de inmuebles. Queda el compromiso de buscar el inmueble para el centro zonal Ciudad Bolívar y Suba. Soporte a la Gestión del Proyecto –De tipo Administrativo: La Doctora Sasha informa que en este momento se encuentran en servicio solo 66 vehículos, el contrato va hasta el mes de marzo y la Directora considera no adicionarlo dado que el servicio no se ha cumplido con rigurosidad. La Sede disminuyó el presupuesto para transporte. Teniendo en cuenta que el recurso del transporte se maneja por diferentes rubros y por la experiencia vivida en la vigencia anterior para el efectivo seguimiento y control presupuestal, la Doctora Doris Stella Romero propone concentrar todos los rubros de transporte en el Grupo Administrativo propuesta que es avalada por la Directora Regional. 2 Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE Gestión Humana: La Doctora Ana Lucía Villota coordinadora del Grupo Gestión Humana, informa del cambio de algunos clasificadores del Gasto. Viáticos: De la misma manera que con el rubro de transporte, se propone y se avala la propuesta de concentrar los viáticos en el Grupo de Gestión Humana, para el adecuado seguimiento y control de la ejecución de éste rubro. Es necesario aclarar el destino del presupuesto asignado en viáticos y Gastos de Viaje. Servicios de Bienestar Social: La Directora solicita si el clasificador del gasto lo permite, reservar un presupuesto para eventos, reuniones, refrigerios. Igualmente solicita a las coordinadoras de los Grupos Jurídico y Gestión Humana revisar e informar, si necesariamente se debe contratar únicamente con Cajas de Compensación y específicamente con CAFAM Capacitación: La asignación presupuestal, ampara la contratación de un profesional del Grupo de Gestión Humana. Dado que el presupuesto para capacitación de colaboradores se queda en la Dirección de Gestión Humana, instancia que lidera el Plan único de Capacitación. Dotación: Revisar, verificar e informar el presupuesto asignado para este rubro, teniendo en cuenta que lo disminuyeron y no han asignado el presupuesto para la dotación de supernumerarios. Solicitar a la Sede Nacional la información, teniendo en cuenta que la Regional tiene hallazgos porque la asignación presupuestal llega tarde y las dotaciones no se entregan con oportunidad. La Directora solicita el apoyo de la Doctora Doris Stella Romero para que con la Coordinadora del Grupo Gestión Humana revisen el presupuesto de Soporte a la Gestión del Proyecto y demás rubros de Gestión Humana. Gestión Jurídica: La Doctora Gracia informa que el presupuesto asignado por valor de $18.000.000 para Gastos de Cobro Coactivo se incluyen en el rubro de Recaudo y $30.000.000 asignados para los Gastos Judiciales vienen por Administrativa, pero se ejecutan por el área Jurídica. Ciclos de Vida y Nutrición. Atención Integral: Asignados $43.384.801.075. La Doctora Adriana Marcela Rojas informa que este presupuesto no llegó completo. La Directora Regional Solicita enviar hoy mismo desde la Dirección correo para que se asigne el presupuesto faltante. Se está adelantando el proceso de contratación de esta modalidad y queda el 24 de enero como fecha límite para que estos contratos estén debidamente firmados. Una vez lista la contratación, citar para las firmas, pero antes realizar la inducción o capacitación sobre las minutas dejando acta con firmas como soporte y evidencia de que fue enterado de los temas pertinentes, dado que este es un requisito del instructivo de contratación. Dada la falta de claridad sobre el tema del pago de pólizas, se solicita a la Doctora Gracia realizar la consulta al Nivel Nacional reiterando que la respuesta sea por escrito, para tener el soporte. 3 Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE Protección: La Doctora Carmenza Gutierrez informa: quedo todo contratado, acorde a las invitaciones realizadas a las diferentes entidades. La modalidad Externado quedo por 4 meses. Se envió correo a la sede Nacional solicitando los recursos para la presente vigencia para Emergencias de NNA de Protección. (gastos funerarios, transporte de NNA). presupuesto asignado por $160.000.000 para el pago a la Clínica Santo Tomás durante 7 meses para la atención del caso especial de 1 niño psiquiátrico. Se creó un nuevo proyecto para la vigencia 2014: Apoyo en Contratación de ServiciosAtención Directa a la Comunidad. Recaudo: La Doctora Amparo Florez informa que se solicitó al nivel nacional el presupuesto de $10:000.000, para contratar por prestación de servicios con la Cámara de Comercio para realizar consultas de los contribuyentes y no fue asignado. Se realizó nuevamente la solicitud, aún no se tiene respuesta. 2.- Plan Anual de Compras y Contratación –PACCO: La Doctora Doris Stella Romero, explica el PACCO, frente a la estructura del PHVA (Planear, hacer, Verificar y Actuar), presenta el registro mensual del seguimiento a lo ejecutado año 2.013, los avances en el aplicativo PACCO y el estado en que se encuentra en la vigencia 2.014. Teniendo en cuenta la importancia que reviste el Plan Anual de Adquisiciones institucionalmente, la Doctora Doris reitera la necesidad de la apropiación directa por parte del coordinador zonal y la permanencia de un referente que maneje el tema. Se reconoce que aunque se tiene un líder que maneja el PACCO, es requisito contar con unas competencias para ésta responsabilidad. Se requiere una persona más para que desde Planeación se continúe manejando el tema, dada la nueva dinámica de registro y cargue de información por parte de los Centros Zonales. El 21 de enero vence el plazo para ingresar la información, frente a la contingencia el Grupo Planeación y Sistemas diseño estrategia para que el próximo lunes se presente el examen por parte de los CZs, requisito para que se les habilite el perfil, para lo cual se dispondrán de cuatro equipos de cómputo y se requiere el apoyo de los referentes PACCO de protección y prevención, La Directora señala que se debe informar a la Dirección de Abastecimiento el cronograma de contratación de Ciclos de Vida, dando a conocer que los tiempos sobrepasan el 21 de enero, fecha límite de cargue de información. 3.-Varios: La Doctora Diana Arboleda Directora Regional manifiesta: Agradecimiento por la participación y organización con motivo de la visita del Director General del Instituto quien expreso un balance positivo y buena impresión al conocer más de cerca los programas que maneja la Regional Bogotá. 4 Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE Compromiso Responsables Solicitar al Nivel Nacional, el presupuesto Sasha Godoy Carvajal faltante para impuesto predial de los Coordinadora Grupo Administrativo. inmuebles de la Regional. Fechas 12-01-14 Enviar a jurídica la documentación para la Sasha Godoy Carvajal contratación del Mantenimiento de Vehículos. Coordinadora Grupo Administrativo. 27-01-14 Solicitar nuevamente los recursos para la compra de la escalera de 3 pisos para los archivos. Sasha Godoy Carvajal Coordinadora Grupo Administrativo. 12-01-14 Sasha Godoy Carvajal Coordinadora Grupo Administrativo. 27-01-14 Adelantar trámites para iniciar contratación Sasha Godoy Carvajal del rubro de mantenimiento de bienes Coordinadora Grupo Administrativo. muebles, equipos y enceres. 27-01-14 Explicar en el próximo Comité Estratégico Básico, el tema de Construcción Dra. Sasha Godoy Remodelación y Mantenimiento en la nueva Coordinadora Grupo Administrativo. Estructura Programática. 17-01-14 Iniciar búsqueda de inmueble para el Dra. Sasha Godoy funcionamiento del centro zonal Ciudad Coordinadora Grupo Administrativo. Bolívar y Suba. 15 -01 -14 Enviar a jurídica la documentación para la compra de extintores. Dra. Ana Lucia Villota Aclarar e informar destino del presupuesto Coordinadora Grupo Gestión asignado a viáticos y gastos de viajes. Humana Dra. Ana Lucia Villota Coordinadora Grupo Gestión Revisar cada uno de los rubros de Soporte a Humana la Gestión- Contratación de Servicios y Doris Stella Romero demás rubros de Gestión Humana. Coordinadora Grupo Planeación y Sistemas. Dra. Ana Lucia Villota Revisar presupuesto de servicios de Coordinadora Grupo Gestión Bienestar Social e informar si únicamente se Humana debe contratar con Cajas de Compensación. Dra. Gracia Emilia Ustáriz Beleño Coordinadora Grupo Jurídico. Elaborar y enviar correo desde la Dirección Dra. Adriana Marcela Rojas Murcia Regional al Nivel Nacional, para que se Coordinadora Grupo Ciclos de Vida asigne el presupuesto faltante en Atención y Nutrición. Integral. 5 17 -01 -14 15-01-14 17 -01 -14 10 -01 -14 Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITE Consultar a la Sede Nacional sobre el tema del pago de Póliza y solicitar respuesta por Dra. Gracia Emilia Ustáriz Beleño escrito Coordinadora Grupo Jurídico. 13 -01 -14 FIRMA ASISTENTES COMITÉ ESTRATEGICO BASICO 06 – 12 -13 Nombre Diana Patricia Arboleda Ramirez Cargo / Dependencia Entidad Directora Regional ICBF Doris Stella Romero Garcia Coordinador Grupo Planeación y Sistemas ICBF Gracia Emilia Ustariz Beleño Coordinadora Grupo Jurídico ICBF Sasha Godoy Carvajal Carmenza Gutierrez de Camacho Coordinadora Grupo Administrativo y Grupo Gestión Humana ICBF Amparo Florez Nieto Coordinadora Grupo Protección Coordinadora Grupo Atención en Ciclos de Vida y Nutrición Coordinadora Grupo Financiero Coordinadora Grupo Recaudo Fabrin Vasquez Mendieta Asesor Dirección ICBF Paula Becerra Ramirez Asesora Dirección Profesional Responsable Gestión y Atención al Ciudadano. Profesional Grupo Planeación y Sistemas Fecha ICBF Adriana Marcela Rojas Murcia Luz Stella Méndez Rojas Delfa Amparo Marcelo Edilia Aldana Méndez Próximo Comité Estratégico 6 Firma ICBF ICBF ICBF ICBF ICBF ICBF Hora Lugar