Por la cual se establecen lineamientos del sistema de gestió

RESOLUCIÓN
Por la cual se establecen lineamientos básicos de control del Sistema de Gestión
Integral
EL SUPERINTENDENTE DE SOCIEDADES
En uso de sus facultades legales, especialmente la contenida en los numerales 2 y 15
del artículo 8 del Decreto 1023 del 18 de mayo de 2012
CONSIDERANDO
Que el Sistema de Gestión Integral es una herramienta metódica y transparente que
permite lograr la satisfacción de los usuarios, la mejora continua de la eficacia,
eficiencia y efectividad de la gestión de la Superintendencia de Sociedades, la
protección de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de
información, la administración de riesgos y controles mediante la gestión por
procesos.
Que dentro del Sistema de Gestión Integral la mejora continua de procesos y
documentos asociados a ellos, involucra la observancia de principios de la función
administrativa, tales como los de eficiencia, celeridad y economía previstos en la
Constitución Política.
Que conforme con lo anterior, la Superintendencia debe articular el ejercicio de las
funciones administrativas de la Entidad, sean estas regulatorias, misionales,
organizacionales etc, con el Sistema de Gestión Integral para garantizar su
coherencia.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO: Impartir las siguientes instrucciones:
ACTOS ADMINISTRATIVOS
1.
Cuando sea necesario Impartir instrucciones de carácter general éstas deben
ser proyectadas para la firma del Superintendente o el Secretario General en
circulares externas o internas, de conformidad con la Guía Documental, que
se encuentra el Sistema de Gestión Integral, proceso Gestión Documental.
2.
Cuando sea necesario asignar, suprimir o ajustar funciones a las diferentes
áreas de trabajo o se creen, modifiquen o deroguen procedimientos, éstos
deben ser proyectadas para la firma del Superintendente o del Secretario
General en resoluciones, de conformidad con la Guía Documental, que se
encuentra el Sistema de Gestión Integral, proceso Gestión Documental.
3.
El proyecto de acto administrativo relacionado con los numerales 1 y 2 de esta
circular, deberá ser remitido vía correo electrónico al Jefe de la Oficina Asesora
de Planeación para su revisión.
4.
El Jefe de la Oficina de Planeación dentro de los tres (3) días siguientes a la
recepción del acto administrativo referido lo revisará y dará su visto bueno. En
el evento en el que se deban realizar modificaciones, el Jefe de la Oficina de
Planeación lo hará saber a la dependencia en la que se origina el proyecto de
acto administrativo, una vez realizados los ajustes, hará la verificación
pertinente, dará su visto bueno y pasará a firma del Superintendente o
Secretario General, según corresponda
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
1.
Previo a la creación, modificación o eliminación de Grupos de Trabajo de la
Entidad, el responsable de la iniciativa deberá enviar al Jefe de la Oficina
Asesora de Planeación la solicitud junto con el documento de justificación,
para su estudio y viabilidad.
2.
El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación efectuará el estudio
correspondiente y enviará correo al solicitante informando su aceptación o
rechazo.
3.
En el evento de ser aceptada la solicitud, el solicitante diligenciará el formato
Control de Cambios que se encuentra en el Sistema de Gestión Integral,
proceso Gestión Estratégica y lo enviará al Jefe de la Oficina Asesora de
Planeación para su trámite.
4.
Una vez expedido el acto administrativo de creación o modificación de la
estructura, el Coordinador del Grupo de Gestión Documental, asignará el
código para el Centro de Costos y lo enviará vía correo electrónico al Jefe de
la Oficina Asesora de Planeación para su visto bueno.
PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN
1.
Previo a la creación, modificación o eliminación de procesos, procedimientos
o sistemas de información, el responsable de la iniciativa deberá enviar al Jefe
de la Oficina Asesora de Planeación la solicitud junto con el documento de
justificación, para su estudio y viabilidad a través del programa de Arquitectura
Empresarial
2.
El Líder de Calidad y Arquitectura Empresarial efectuará el análisis de impacto
correspondiente y enviará correo al solicitante informando su aceptación o
rechazo.
3.
En el evento de ser aceptada la solicitud, el solicitante diligenciará el formato
Control de Cambios que se encuentra en el Sistema de Gestión Integral,
proceso Gestión Estratégica y lo enviará al Jefe de la Oficina Asesora de
Planeación para su trámite.
DOCUMENTOS Y REGISTROS
1.
En el evento que sea necesario crear, modificar o suprimir formatos,
formularios, manuales, guías, instructivos entre otros documentos del Sistema
de Gestión Integrado, se debe tener en cuenta el procedimiento GC-PR-001
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS el cual se encuentra en el
Sistema de Gestión Integrado proceso Gestión Integral.
ARTÍCULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su
publicación en Diario Oficial.
COMUNIQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., a los
LUIS GUILLERMO VÉLEZ CABRERA
Proyectó:
Ligia Rodríguez Hernández
Jefe Oficina Asesora de Planeación (E)
NIT.
RAD.
COD. TRAM.
COD. DEP.
FOLIOS:
CÓD. FUNC.
899.999.086-2
S/N
53001
165
2
L3556