ANA DELIA PENAGOS RICO CC.No. 20.490.450 de Choconta

ANA DELIA PENAGOS RICO
CC.No. 20.490.450 de Choconta.
SECRETARIA DE GOBIERNO
CUARTA SEMANA
TAREA No. 4
Tema: Reporte de Hallazgos en las Auditorías Internas de Calidad
Fecha: Del 24 al 30 de Mayo
OBJETIVOS

Desarrollar la habilidad de redactar de forma clara y concisa una no conformidad u
observación encontrada en una Auditoría Interna de Calidad.
ACTIVIDAD
Las siguientes son descripciones de incidentes observados por el auditor durante el curso de una
auditoría. Estas contienen descripciones de situaciones en las que se puede requerir un reporte de
hallazgo.
Incidente 1
XYZ Ltda., es una compañía dedicada a prestar servicios de administración de cafeterías al sector
de alimentos. Dos de los operarios del Laboratorio de Análisis de Alimentos no estaban utilizando
gorros de nylon, una operaria tenía su blusa desabotonada y estaba usando joyas. Los otros tres
operarios estaban bien. El procedimiento FAL 002 revisión 2 (que es la versión actual) está
disponible en el área y claramente describe, en la cláusula 7, el código de vestido que requiere que
la blusa debe estar abotonada, se deben usar gorros de nylon y no se permite el uso de joyas.
RESPUESTA
HALLAZGO; LABORATORIO DE ANALISIS DE ALIMIENTOS
DESCRIPCION. En la Compañía XYZ , se encuentra hallazgo consistente en que se encuentra al
momento de la visita a dos operarios que en su sitio de trabajo no tenían las medidas de seguridad
consistentes dos operarios de la Sección no utilizan el gorro de nylon, y una de las operarias tenia
la blusa desabotonada y estaba usando Joyas
REFERENCIA , a criterio de esta auditoria , el hallazgo evidencia la falta de normas de higiene
en el área de Laboratorio de Análisis de alimentos, lo que puede ocasionar que por no colocarse
los implementos que se requieren para realizar esta labor , se contamina los alimentos a los cuales
se les esta haciendo análisis, el uso de joyas puede contaminar los análisis y puede ocasionar
accidentes en el sitio de trabajo, la respuesta a lo analizado en este laboratorio no se ajusta a la
realidad, se sugiere que se tomen de manera inmediata los correctivos necesarios para evitar
accidentes laborales, que el resultado sea exacto , que por un mal análisis de laboratorio la
compañía pueda ser demandada por un resultado negativo y que se aplique a los productos que
esta elaborando , darle perdida por que esta tomando una decisión gerencial a un resultado no
probable.
Esta situación afecta la Normas ISO 9001; 2008, afectando la utilidad de la empresa. su buen
nombre , le trae grandes perdidas .la persona encargada de esta sección no debe permitir por
ningún motivo que un operario realice su trabajo sin las debidas medidas de seguridad y con la
indumentaria requerida
Incidente 2
En la oficina de Planeación el auditor revisa los reportes de auditorías internas y nota lo siguiente:
El reporte 03 muestra dos acciones correctivas pendientes (vencidas hace 10 meses).
El reporte 05 muestra una acción correctiva pendiente (vencida hace 6 meses)
El reporte 07 muestra una acción correctiva pendiente (vencida hace 4 meses). No hay
evidencia de acciones de seguimiento.
RESPUESTA
Revisar los reportes , enviar un comunicado a la gerencia de la empresa , los hallazgos
encontrados, la consecuencias que esto acarrea para la empresa , remite copia al control interno
para que se tome las medidas disciplinarias a que haya lugar, se debe dejar las respectivas
constancias una vez se realice la nueva revisión , hacer seguimiento para que las mismas sean
corregidas , dando un plazo corto para subsanarlas
Incidente 3
En el Departamento Administrativo el auditor revisó la lista de cinco objetivos de calidad
establecidos para ese departamento. El auditor preguntó si las actividades de planificación llevada
a cabo para establecer estos objetivos fue documentada. El Director Administrativo respondió que
esta actividad no se documentó, porque él no vio la necesidad.
Ustedes deben leer las descripciones de los incidentes asignados, examinarlos cuidadosamente y
tomar una de las siguientes decisiones:
Si ustedes creen que existe suficiente evidencia objetiva de una no conformidad, entonces deben
diligenciar un reporte por cada hallazgo indicando el numeral de la norma ISO 9001:2008 que se
está afectando (el que más valor genere) y redactar la no conformidad.
Si usted cree que no hay suficiente evidencia objetiva para levantar una no conformidad, entonces
debe indicar sus razones y los riesgos para la organización, indicando qué acciones adicionales se
deben realizar, por ejemplo, identificar lo que se debe verificar antes de determinar la existencia de
una no conformidad. Acto seguido deben elaborar
RESPUESTA
REPORTE POR HALLAZGOS EN EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
UBICACIÓN . DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DESCRIPCION , Revisito cinco objetivos de calidad
Administrativo . Los cuales debieron planificarse,
establecidos para el Departamento
REFERENCIA. De acuerdo a la revisión realizada por esta auditoria ,existe una no conformidad del
hallazgo encontrado al no realizar actividades de planificación en el Departamento Administrativo,
lo que genera un retraso en las actividades, perdida de tiempo por parte del funcionario, demora
notable en la presentación de los trabajos, perdida para la empresa , gastos operativos por no
planificar las tareas, no hay autocontrol, ni seguimiento , se pierde insumos, se debe realizar todas
las labores de este departamento con planificación, creando un plan de trabajo de acuerdo a las
prioridades emitidas por la gerencia, revisar a diario que el mismo se cumpla en el estricto orden
que se creo, solicitando las asesorías necesarias que llevar a cabo la tarea que genere costo
beneficio para la empresa,
Se esta evidencia la falta de planeación y la no aplicación de las Normas ISO 9001 -2008 -
FORO
Cuarta Semana
Foro Tema 4
Tema: Reporte de Hallazgos en las Auditorías Internas de Calidad
Fecha: Del 24 al 30 de Mayo
Para tener en cuenta!
1. La participación en este foro es individual
2. Recuerde que sus participaciones en el foro deben contener elementos o reflexiones de
tipo interpretativo, argumentativo y propositivo.
3. En el foro se participa a través de Moodle en las fechas propuestas en el cronograma. Por
ningún motivo se aceptarán participaciones en el foro por fuera de este medio.
4. No olvide comentar por lo menos 2 aportes de sus colegas, el éxito de éste es generar
discusión.
5. Participe en el foro desde el comienzo, no es una tarea adicional es un espacio propicio
para generar discusión y enriquecer nuestro conocimiento.
Planteamiento del foro
Se muestran los siguientes hallazgos en una Auditoría Interna realizada en una entidad:
1. Los procedimientos de operación y de control no están disponibles en los sitios de los
lugares de trabajo previstos.
2. La implementación de los requisitos de la norma relacionados con la Revisión por la
Dirección y la validación de los planes de emergencia no pudieron ser verificados durante
la última auditoría interna.
3. El sistema de detección de necesidades de capacitación y entrenamiento está orientado
solamente para el personal operativo (prestación del servicio).
Analice los 3 hallazgos y determine según sus conocimientos si es una No Conformidad u
Observación y justifique su respuesta, documéntese con los numerales de la norma ISO
9001:2008.
RESPUESTA
El incumplimiento a los procedimientos de operación y de control no están disponibles en los
lugares de trabajo previstos, esto genera para la empresa perdida de tiempo, dinero, mano de
obra, no se esta cumpliendo con las normas de trabajo , indica que falta planeación por parte de
las directivas de la compañía , los procedimientos deben realizarse de acuerdo a la norma 9001:
2001 , denota falta de planeación en la compañía, no hay seguimiento por parte de las directivas,
por lo este hallazgo determina una no Conformidad.
2º. Es importante realizar la revisión a los planes de emergencia por parte de la auditoria , para
que esta emita su concepto , revise si esta cumplimiento con todos los requisitos que se requieren
en caso de una emergencia, es decir capacitar a las personas de la empresa, revisar si existen
señales de emergencia,, se los pisos y escaleras cumplen con las Normas de emergencia
que
determina La ley , dejar el respectivo hallazgo y recomendaciones necesarias,
3º.- se debe analizar y reportar la convencía de que todo el personal este debidamente capacitado
, esto ayuda a evitar demoras en la realización de las labores, a que se planifique las tareas, se
evite accidentes, se cumpla con la visión, misión de la entidad, se cumpla con los objetivos de la
empresa, la capacitación debe ser a todos los niveles de la compañía para que esta sea productiva
no solo en parte operativa sino en la administrativa ya que la empresa es un engranaje que
requiere estar girando todos al mismo lado, y con el mismo objetivo.
FORO 1
Considero que uno de los mayores aportes la Ley 489 de 1998 es dar inicio al sistema de
Desarrollo administrativo que busca fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño
Institucional, se crea el sistema de control interno el cual tiene como objetivo primordial ser un
ente articulador, se da orientaciones claras en lo que respecta a la ciudadanía la cual puede
hacerse participe de los procesos de las entidades, se crea la rendición de cuentas donde la
ciudadanía se informa como se esta distribuido el presupuesto, como se ha gastado, cual ha sido
el costo beneficio, puede opinar, sugerir , hacer proyectos y viabilizarlos, los funcionarios han
aprendido a trabajar con planes de trabajo, a ser productivos , a buscar que la comunidad vuelva a
creer en las instituciones, en la Empresa Publica para la que laboro Secretaria de Gobierno hasta
ahora se esta implementando la Auditoria y se esta trabajando por procesos , es nuevo , falta
mucha capacitación, si se fortalecen los procesos y procedimientos mi entidad podría alcanzar
altos niveles de productivad.
TAREA 1
En mi entidad se esta implementando las auditorias internas , es el departamento de sistemas,
solo se ha capacitado algunas personas, pero las mismas no se aplican aun en la entidad, falta
funcionarios idóneos en este tema
Par a una entidad publica la auditoria interna , es un cambio en los procedimientos que dejen de
ser exhaustivos , en cambios rápidos, productivos , eficaces, con den resultados, que generen
confianza, que todo se haga con control previos , perceptivo , existan procedimientos sobre los
procesos que realiza la entidad, que las acciones sean paralelas entre la parte administrativa,
financiera y humana, se cumpla con la normas legales. e cumpla con las funciones para las que
fueron creada..
Según la ultima visita realizada por la oficina de control interno, nuestra dependencia esta un 20%
de grado de avance de la implementación del sistema de gestión de calidad.
No tengo opinión de los grupo de estudio porque mi área no hay interés por este tema.