MACROPROCESO: GESTIÓN DE LABORATORIOS PRESTACION DE SERVICIOS EN LOS LABORATORIOS PROCESO: GESTIÓN OPERATIVA DE LABORATORIOS Código: Versión: 01 Página 1 de 3 SUBPROCESO: PRESTACIÓN DEL SERVICIO 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Describir los pasos para la prestación de un servicio, la realización de un ensayo o la venta de un producto por parte de un laboratorio a un usuario interno o externo a la Universidad. ALCANCE: Aplica a cualquier laboratorio que oferte servicios de extensión. DEFINICIONES: Consultorías y Asesorías. Son trabajos especializados que se realizan con el fin de entender y redefinir problemáticas existentes, encontrar y recomendar las soluciones más apropiadas en materia científica, técnica, tecnológica, política, económica, social, ambiental, artística y cultural. Extensión: Es una función misional y sustantiva de la Universidad, a través de la cual se establece una interacción privilegiada y recíproca entre el conocimiento sistemático de la academia y los saberes y necesidades de la sociedad, y de las organizaciones e instituciones que hacen parte de ella (Acuerdo 036 de 2009 CSU). Laboratorio: Unidad constituida por planta física, equipos o instrumentos, insumos y personal idóneo, que se encuentra dentro de la estructura orgánica de las facultades, los institutos, los centros o las direcciones de laboratorios de la Universidad Nacional de Colombia con el fin de desarrollar las múltiples potencialidades de la investigación, la pedagogía, la cooperación externa y la prestación de servicios de carácter experimental y aplicado, esto es, por la experiencia práctica, la observación empírica y vivencial, la realización de ensayos, la interacción directa con el medio, la simulación controlada, la interpretación y modelación de procesos, la aplicación de metodologías, los diseños operativos y la innovación en las técnicas, las artes y las ciencias. Otros servicios de extensión. Según el Acuerdo 036 de 2009, son aquellos que buscan atender necesidades permanentes del medio a través del ejercicio profesional. Además del talento humano calificado, estos servicios comprenden la organización y la disposición de locaciones y tecnologías necesarias para su prestación. Se incluyen entre otros, los Consultorios de Salud Humana, los Consultorios de Salud Animal, los Servicios de Laboratorio, y los Servicios de Reproducción Animal o Vegetal. Servicio Docente Asistencial. La docencia asistencial es la prestación de servicios de la comunidad universitaria en áreas tales como la salud (animal y humana), la asistencia jurídica y la atención psicológica. Su propósito es formar y desarrollar capacidades en el ámbito de sus programas curriculares. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Externos: 1. Normatividad reglamentaria del Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad en Salud. 2. Manual de buenas prácticas de laboratorio para registro ante el Instituto Colombiano Agropecuario (ICA), para laboratorios de diagnostico Veterinario. 3. Demás normatividad legal que regula actividades dentro de los laboratorios. 4. NTC GP 1000:2009. Norma técnica de calidad en la gestión pública. Sistema de gestión de calidad. Para la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios. Requisitos. 5. ISO 9001:2008. Sistemas de gestión de calidad. Requisitos. 6. ISO/IEC 17025:2005. Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración. Internos: 1. Acuerdo 036 de 2009 emanado por el Consejo superior Universitario. Código: Versión: 01 MACROPROCESO: GESTIÓN DE LABORATORIOS Página 2 de 3 PRESTACION DE SERVICIOS EN LOS LABORATORIOS PROCESO: GESTIÓN OPERATIVA DE LABORATORIOS SUBPROCESO: PRESTACIÓN DEL SERVICIO CONDICIONES GENERALES: 1. Los laboratorios de la Universidad Nacional de Colombia prestan servicios de extensión en diferentes modalidades tales como Ensayos o pruebas, calibración de equipos e instrumentos de medición, asesorías y consultorías, mantenimiento, atención de pacientes, diseño u oferta de productos elaborados. 2. Para la prestación de los servicios de extensión se observarán los principios básicos contemplados en el Acuerdo 036 de 2009 del CSU. 3. Para la prestación de un servicio o la oferta de un producto se deben contemplar los requisitos legales y técnicos aplicables. 4. Cada actividad, proyecto o programa de extensión, tendrá un Director de Proyecto, designado y aprobado por el Consejo de Facultad o Instituto respectivo. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ID ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN 1. Definir las condiciones para la prestación del servicio El laboratorio debe establecer y documentar las condiciones que deben cumplir los usuarios para acceder al servicio. 2. Suministrar información precisa y clara a los usuarios 3. Análisis solicitud servicio 4. Cotización servicio producto de la de del o La información necesaria para que el usuario acceda al servicio debe estar disponible permanentemente para que sea suministrada a través de la página web, telefónicamente o de forma personal al usuario. Para ello se debe contar con medios de comunicación de acuerdo a sus posibilidades y al tipo de servicio ofrecido. El laboratorio debe tener en cuenta su capacidad de prestar el servicio y el cumplimiento de las condiciones establecidas por parte del usuario. Para los laboratorios que tengan implementado un Sistema de Gestión este paso se debe realizar de acuerdo al procedimiento de Revisión de Solicitudes Ofertas y Contratos. Una vez analizada la solicitud, el laboratorio le informa al usuario que está en capacidad o no de prestar el servicio solicitado. En caso de poder prestar el servicio, le informa al usuario el costo (si aplica), la forma, el plazo, la vigencia de la oferta, el horario (si aplica), etc. Esta actividad se puede DEPENDENCIA O UNIDAD DE GESTIÓN CARGO O PUESTO DE TRABAJO REGISTROS/ DOCUMENTOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN O APLICATIVOS Laboratorio Equipo de trabajo del laboratorio Los que apliquen al servicio N/A Laboratorio Equipo de trabajo del laboratorio Los que apliquen al servicio N/A Laboratorio Equipo de trabajo del laboratorio Los que apliquen al servicio N/A Laboratorio Equipo de trabajo del laboratorio Los que apliquen al servicio N/A Código: Versión: 01 MACROPROCESO: GESTIÓN DE LABORATORIOS Página 3 de 3 PRESTACION DE SERVICIOS EN LOS LABORATORIOS PROCESO: GESTIÓN OPERATIVA DE LABORATORIOS SUBPROCESO: PRESTACIÓN DEL SERVICIO 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ID ACTIVIDAD 5. Prestación servicio 6. Entrega del informe o producto DEPENDENCIA O UNIDAD DE GESTIÓN DESCRIPCIÓN del realizar personalmente, telefónicamente o mediante una cotización escrita, en el mismo momento en que el usuario hace la solicitud o en el plazo pactado con el usuario. Dependiendo la naturaleza del servicio prestado, el laboratorio debe contemplar normas técnicas, requisitos legales y requisitos del cliente. Los procedimientos operativos que sean pertinentes y necesarios para el laboratorio deben ser documentados mediante: Procedimientos Operativos Estándar, Procedimientos Normalizados de Trabajo, Instructivos, Guías Clínicas, Protocolos, Manuales de procedimientos, etc. De acuerdo a la naturaleza del servicio prestado se debe entregar al usuario el informe, el certificado de calibración o producto en el plazo establecido y de acuerdo a los requisitos técnicos, legales y del usuario. CARGO O PUESTO DE TRABAJO REGISTROS/ DOCUMENTOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN O APLICATIVOS Laboratorio Equipo de trabajo del laboratorio Los que apliquen al servicio N/A Laboratorio Equipo de trabajo del laboratorio Los que apliquen al servicio N/A ELABORÓ Andrea del Pilar García Sandra Milena Gutiérrez REVISÓ Luz Mila Pinzón APROBÓ CARGO Profesionales CEIF CARGO Directora de Laboratorios Sede Bogotá CARGO FECHA 2010/09/30 FECHA 2010/10/01 FECHA