Definición de documentos y cuentas PUC - R-FAST

DEFINICION DE DOCUMENTOS Y CUENTAS PUC GENERALES
DOCUMENTOS
Contables
En esta pestaña se especifica los documentos de tipo 99 (comprobantes de interfaz) que se crean en la
opción de documentos del componente contable.
Ingresos de facturación: En este campo se define el documento para los ingresos de facturación que
afecta las cuentas que se parametrizan en la pestaña de cuentas generales, que se digito en el campo
caja que se afectara al lado débito y al lado crédito es la cuenta que se parametrizo en el campo cuota de
recuperación con su respectivo documento soporte.
CXC al usuario: En este campo se define el documento para las cuentas por cobrar a los usuarios que
afecta las cuentas que se parametrizan en la pestaña de cuentas generales que se digito en el campo
CXC al usuario (Letras) que se afectara al lado débito con su respectivo documento soporte que se
generó en el componente de facturación y al lado crédito son las cuentas 4 de ingresos que se
parametrizaron en definición de cuentas puc por centros de producción y centros de costos, este
documento se genera cuando no está seleccionada o marcada la opción de
parametrizo en cuentas generales.
que se
Descuentos: En este campo se define el documento para los descuentos que se realizan a los usuarios
que afecta la cuenta que se parametriza en la pestaña de cuentas generales que se digito en el campo
gastos de descuentos que se afectara al lado Debito y al lado crédito son las cuentas 4 de ingresos que
se parametrizaron en definición de cuentas puc por centros de producción y centros de costos.
Ingresos de asociados: En este campo se define el documento para los ingresos correspondientes a los
médicos asociados que afecta la cuenta que se parametriza en la pestaña de cuentas generales que se
digito en el campo recuperación arrendamiento que se afectara al lado débito con el documento soporte
quesería el mismo documento contable que se está generando en el momento de realizar la interfaz con
el componente de facturación y al lado crédito es la cuenta que se parametrizo en el campo
arrendamientos.
Pagos de asociados: En este campo se define el documento para los pagos de médicos asociados solo
cuando se factura al régimen particular que afecta la cuenta que se parametriza en la pestaña de cuentas
generales que se digito en el campo CXP a asociados que se afectara al lado debito con su respectivo
documento soporte y el campo pagos de asociados que se afectara al lado crédito.
Notas de ajuste: En este campo se define el documento para registrar las notas de ajuste generadas en
el componente de facturación que afecta la cuenta que se parametriza en la pestaña de cuentas
generales que se digito en CXC al usuario (Notas) que se afectara al lado debito con su respectivo
documento soporte que se generó en el componente de facturación, y el campo cuenta de ingreso(Notas)
que se afectara al lado crédito, este documento se genera cuando no está seleccionada o marcada la
opción de
que se parametrizo en cuentas generales.
Cuotas de recuperación: En este campo se define el documento para las cuotas de recuperación
generadas por los usuarios en el componente de facturación que afecta la cuenta que se parametriza en
la pestaña de cuentas generales que se digito en el campo cuota de recuperación que se afecta al lado
debito con documento soporte el mismo documento contable que se está generando en el momento de
realizar la interfaz con el componente de facturación, si la opción de
esta
seleccionada o marcada en cuentas generales y si se tiene un recaudo por una letra o una nota de
ajuste debito el sistema coloca el documento soporte el numero con que se generó en el componente de
facturación.
Ajuste CXC anticipada: En este campo se define el documento para realizar el ajuste de las cuentas
por cobrar anticipadas que afecta la cuenta del registro del componente de cartera que se digito en la
pestaña CXC anticipadas que se afecta al lado debito con el documento soporte que generó la factura
anticipada y al lado crédito son las cuentas 4 de ingresos que se parametrizaron en definición de cuentas
puc por centros de producción y centros de costos, este proceso lo que realiza es un ajuste sobre la
cuenta anticipada contra las cuentas de ingreso esto se puede realizar al finalizar cada mes o cuando el
rango de fecha que se digita en la interfaz con el componente de facturación es superior a la fecha final
de elaborar cuenta de cobro anticipada.
Presupuestales
En la pestaña de documentos se especifica los documentos de tipo RE (Reconocimiento) y CI(Ingreso)
que se crean en la opción de documentos del componente de presupuesto.
Reconocimiento: En este campo se define el documento para realizar los reconocimientos de las cuotas
de recuperación esto se realiza en base al documento contable que se parametrizo en el campo cuotas de
recuperación y en la cuenta contable que se parametrizo en el campo cuota de recuperación de la
pestaña cuentas generales, esto afecta el rubro presupuestal que se parametrizo en definición de rubros
por cuentas PUC – ingresos presupuestales con su respectivo destino que seria los diferentes regímenes
de seguridad social.
Reconocimiento EPS: En este campo se define el documento para realizar los reconocimientos a los
documentos de cobro, esto se realiza en base al documento contable que se parametrizo en el campo
documento de la pestaña documento de cobro a eps, y en la cuenta contable que se parametrizo en el
campo cxc de la pestaña de empresa y nivel, esto afecta el rubro presupuestal que se parametrizo en
definición de rubros por cuentas PUC – ingresos presupuestales con su respectivo destino.
Ingreso: En este campo se define el documento para realizar los ingresos de cuotas de recuperación
basándose en el documento presupuestal que se parametrizo en el campo reconocimiento y en el
documentó contable que se parametrizo en el campo ingresos de facturación, esto afecta el mismo rubro
presupuestal que se afectó en el documento presupuestal que se parametrizo en el campo
reconocimiento
DOCUMENTOS DE COBRO A EPS
En esta pestaña permite organizar los datos por celda nit o la celda empresa.
Nit: Muestra el código del tercero asignado por la empresa que se crea se le asigna por empresas del
componente de facturación hospitalaria, esta celda es de solo lectura.
Días de gracias: En esta celda se especifica los días de vencimiento de la cuenta de cobro o la cuenta
transitoria que generara la interfaz para establecer la fecha de vencimiento
Empresa: Muestra el código de la empresa que se creó por empresas del componente de facturación
hospitalaria.
Descripción: Muestra el nombre de la empresa que se creó por empresas del componente de
facturación hospitalaria.
Régimen: Muestra los regímenes agrupados que se crearon en los niveles de recuperación que se creó
por empresas del componente de facturación hospitalaria, si una empresa tiene 3 niveles de régimen
subsidiado y 3 niveles con régimen contributivo el sistema muestra solo dos registro en esta grilla debido
a que ellos agrupa por régimen.
Documento: En esta celda se le asigna los documentos de tipo 96 (Comprobante CxC transitoria) que
es para causar la cuenta de cobro temporal que
afecta el documento presupuestal que se
parametrizado en el campo reconocimiento cxc temporal y el tipo de 98 (Comprobante CxC/Factura de
interfaces) que se afecta el documento presupuestal que se parametrizo en el campo reconocimiento eps
de la pestaña documentos, el sistema brinda dos opciones:
Primero causar las cuentas de cobro en el componente contable con un documento temporal afectando
la cuenta contable de tipo cxc, para posteriormente general la cuenta de cobro real que puede ser en
diferente mes de la causación, esto se realiza por la opción de elaborar cuenta de cobro real del
componente de cartera.
Segundo causar la cuenta de cobro en el componente contable con un
cuenta contable de tipo cxc.
documento real afectando la
Es de aclarar que las dos modalidades son muy similares a nivel contable lo único que la diferencias es el
tipo de documento, el proceso de realizar la causación en un documento temporal es de garantizar a
nivel contable que los ingresos de un mes, en el componente de facturación hospitalaria se han iguales a
los ingresos contables a nivel de cuentas (4), la diferencia seria el margen de la contratación a favor o
encontrá, y el proceso de realizar la cuenta de cobro real es que afecta directamente la contabilidad en
cuanto a las cuentas de ingreso (4) al momento de realizar la interfaz con el componente de facturación
hospitalaria.
Se debe tener en cuenta que al momento de realizar las cuentas de cobro en documentos temporales
esto afecta al componete de presupuesto realizando reconocimientos temporales y cuando realicen la
cuenta de cobro real el sistema realizaría una cancelación parcial al reconocimiento temporal y generaría
otro reconocimiento con el documento de cobro real.
Descripción: Muestra el nombre del documento que se creó por documento componente de contabilidad
Opción de generación: En esta opción se define como se cobrara a la empresa contratante que puede
ser de 4 maneras.
1.
Quiere decir que si la empresa tiene creado 3 contratos por ejemplo al
momento de generar la interfaz genera un solo documento de tipo 98 (Comprobante CxC/Factura
de interfaces) o de tipo 96 (Comprobante CxC transitoria) por empresa.
2.
Quiere decir que si al empresa esta es creada con varios regímenes de seguridad
social por ejemplo subsidiada y contributiva al momento de generar la interfaz generara 2 de tipos
de documentos 98 (Comprobante CxC/Factura de interfaces) o 2 de tipo 96 (Comprobante CxC
transitoria) por empresa.
3.
Quiere decir que si la empresa tiene creado 4 contratos por ejemplo al momento
de generar la interfaz generar 4 de tipos de documentos 98 (Comprobante CxC/Factura de
interfaces) o 2 de tipo 96 (Comprobante CxC transitoria) por empresa. Esta es la opción mas
recomendada para parametrizar el sistema de acurdo a la necesidad de la institución.
4.
Quiere decir que si la empresa tiene creados varios contratos y en la opción
donde se relación la las empresas al contrato hay varias con diferentes régimen de seguridad
social al momento de generar la interfaz generara N de tipos de documentos 98 (Comprobante
CxC/Factura de interfaces) o N de tipo 96 (Comprobante CxC transitoria) por empresa.
Generar: En esta opciones se define si se genera el documento de tipo 98 (Comprobante CxC/Factura
de interfaces) o de tipo 96 (Comprobante CxC transitoria) de cobro la momento de generar la interfaz de
facturación.
Ajuste CXC temporal: En este campo se define el documento de tipo 99(comprobantes de interfaz)
para realizar los ajustes sobre las causaciones temporales generadas en los documentos de tipo 96
(Comprobante CxC transitoria), este ajuste solo funciona si la institución tiene la modalidad de causar
todo a contabilidad en comprobantes CxC transitoria y al momento de elaborar la cuenta de cobro real
del componente de cartera, este movimiento consiste en acreditar la cuenta por cobrar que se causo el el
documento de comprobante cxc transitoria y debitando las cuentas de ingreso que se acreditaron al
momento de elaborar la cuenta de cobro real.
Liquidación de reconocimiento: En este campo se define el documento de tipo LR (Liquidación de
reconocimiento) para realizar la cancelación parcial al reconocimiento que se genero con la causación
temporal en el documento de tipo 96 (Comprobante CxC transitoria) al momento de generar la interfaz
de facturación.
Reconocimiento CXC temporal: En esta campo se define el documento de tipo RE (Reconocimiento)
para generar el reconocimiento a la cuenta de cobro temporal al momento de generar la intaz de
facturación
Reconocimiento CXC real: En este campo se define el documento de tipo RE (Reconocimiento) para
generar el reconocimiento al nuevo documento de cobro cuando se elabore la cuenta de cobro real del
componente de cartera.
Ajuste CxC base: En este campo se define el documento de tipo 99(comprobantes de interfaz) para
realizar los ajustes sobre los recobros que se generan sobre los documentos de cobros generados
anteriormente que se cobraron ala entidad que no es y son de mese anteriores.
Liquidación de reconocimiento: En este campo se define el documento de tipo LR (Liquidación de
reconocimiento) para realizar la cancelación parcial sobre el documento de venta generado por la interfaz
de facturación o por la opción de elaborar cuenta de cobro real del componete de cartera, para las
instituciones que tienen la modalidad de utilizar documento de tipo 96 (Comprobante CxC transitoria).
Reconocimiento CXC derivada: En este campo se define el documento de tipo RE (Reconocimiento)
para generar el reconocimiento al nuevo documento de cobro que se genera por la opción de elaborar
recobros del componete de cartera.
La caja de chequeo Auto Procesar es para definir que si al momento de generar la interfaz del componete
de facturación al momento de decir la opción de procesamiento Recaudos y generación de cuentas
de cobro (EPS y SOAT) indiferente de la empresa que se ente cobrando o causando en documentos
temporales genere automáticamente las cuentas de cobro a victimas de eventos catastróficos o
accidentes de transito (soat).
La caja de chequeo Establecer fecha del documento de cobro se define para definir si la fecha del
documento de cobro soat es la misma al momento de grabarla en el componete de contabilidad y
cartera, que se genero por la opción de generar cuenta de cobro al soat del componente de facturación.
La caja de cheque Restringir interfaz si existen facturas régimen 6 sin definir cobro es para cuando se
seleccione la opción de procesamiento Recaudos y generación de cuentas de cobro (EPS y SOAT)
verifique los documentos de venta que tiene facturado a régimen 6 Accidentes de tránsito si no tiene
establecido el documento de cobro muestra un mensaje de error en la parametrizacion cuando esta
seleccionado esta caja de chequeo:
Cuando la casilla no está seleccionada lo muestra como advertencia:
La caja de chequeo Controlar la fecha con respecto al consecutivo es para especificar si se controlara la
fecha de los documentos de cobro al soat al momento de generar la interfaz de facturación al momento
de grabar en contabilidad debido a que se cobra cuentas de cobro de meses anteriores.
La caja de chequeo Generar reconocimientos presupuestales es para especificar si al momento de
generar los documentos de cobro a las empresas se generaran los reconocimientos presupuestales, este
parámetro no aplica para los reconocimientos presupuestales de los recaudos (copagos, cuotas
moderadoras) que si se generan automáticamente.
DOCUMENTOS DE VENTA
En esta pestaña se define los documentos que afectaran la contabilidad y cartera con el mismo
documento y numero que se realiza el documento de venta en el componente de facturación, se puede
especificar por régimen, empresa, contrato y se especifica el documento para ser grabado a contabilidad
y cartera.
Para que esta opción funcione se debe marcar las casilla crear usuario como tercero de la pestaña
cuentas generales.
Al momento de procesar la interfaz de facturación en la opción de procesamiento se debe escoger
facturación individual si no se escoge la interfaz muestra un mensaje de error donde detecta que hay
facturas que requiere procesamiento individual.
Posteriormente permite exportar en Excel el archivo para verificar los documentos de cobro donde se le
especifica donde se exportar el archivo a decisión del usuario que este procesando la interfaz.
Para mostrar un archivo en Excel donde se reflejan los documentos.
Ingresos de facturación: En este campo se define el documento de tipo de tipo 99(comprobantes de
interfaz) para generar el ingreso de los recaudos por cada documento de venta que se procesara.
Ingreso: En este campo se define el documento de tipo de tipo CI (Ingreso) para generar el ingreso de
los recaudos por cada documento de venta que se procesara.
Reconocimiento: En este campo se define el documento de tipo de tipo RE (Reconocimiento) para
generar el ingreso de los recaudos por cada documento de venta que se procesara.
CONTRATO
En esta pestaña se muestran los contratos con su respectivo tipo si es de evento o capitación, también
muestra la empresa a que están relacionados.
Forzar el cobro a: Como su nombre lo dice forzar el cobro a otra empresa que tenga parametrizado el
contrato.
PUC CXC: Es para especificar la cuenta de cobro por cada contrato si se tiene, aunque no es necesidad
debido a que el sistema cuando se genera la interfaz guarda el tercero y contrato en contabilidad y
cartera, si este parámetro está lleno el sistema ignora el que está en la pestaña De empresa y Nivel de la
columna CXC.
La caja de chequeo Generar cuenta de cobro por cada usuario solo se habilita para los contratos de tipo
evento. Lo que el sistema realizaría es generar documentos de cobro por cada usuario en el rango de
fechas que se procese la interfaz de facturación.
La caja de chequeo Agrupar todas las atenciones de un usuario en una misma cuenta de cobro esta
depende de la casilla de generar cuenta de cobro por cada usuario lo que hace el sistema es agrupar las
atenciones de un usuario en el rango de fecha que se estableció en la interfaz de facturación en un solo
documento de cobro.
Cobrar como: Esta opción es para especificar a qué régimen se cobrara cuando un contrato tiene varias
empresas y diferentes regímenes de seguridad social, debido a que el cobro solo se debe realizar a uno
solo, esto es para poder manejar los desplazados afiliado al régimen subsidiado o contributivo.
CUENTAS GENERALES
Caja: En esta campo se define la cuenta de la caja que se afectara en el documento de ingresos
parametrizado en la pestaña Documentos, debitando la cuenta de la caja y acreditando la cuentas de
cuota de recuperación. Que se afecta por día dependiendo de la casilla de generar ingreso diario.
Cuota de recuperación: En este campo se define la cuenta de cuotas de recuperación que se afectara
en el documento cuotas de recuperación parametrizado en la pestaña Documentos, debitando la cuenta
de cuotas de recuperación y acreditando la cuentas de ingresos que se definieron en definición de
cuentas PUC por centro de costo Y centros de producción.
Recuperación arrendamiento: En este campo se define la cuenta de tipo cxc para causar el ingreso
que le corresponde a la institución por el concepto de asociados que afectara el documento cuotas de
recuperación parametrizado en la pestaña Documentos, debitando la cuenta de recuperación
arrendamiento y acreditando la cuenta de arrendamientos de la pestaña Documentos.
CXC al usuario (Letras): En este campo se define la cuenta de tipo cxc para causar los créditos que se
le generan al usuario en el componente de facturación siempre y cuando la casilla de Excluir CXC al
usuario no este seleccionada para afectar el documento de CXC al usuario parametrizado en la pestaña
Documentos, debitando la cuenta CXC al usuario (Letras) y acreditando la cuentas de ingresos que se
definieron en definición de cuentas PUC por centro de costo Y centros de producción.
CXC al usuario (Notas): En este campo se define la cuenta de tipo cxc para causar los créditos que se
le generan al usuario en el componente de facturación por el concepto de notas de ajuste débito para
cargar una deuda al usuario o crédito para descargar o bajar la deuda al usuario siempre y cuando la
casilla de Excluir CXC al usuario no este seleccionada para afectar el documento de Notas de Ajuste
parametrizado en la pestaña Documentos, debitando la cuenta CXC al usuario (Notas) y acreditando la
cuentas de ingresos de la pestaña Cuenta de Ingreso (Notas) se recomienda una 48 debido a que serían
ingresos por otros conceptos diferentes a los de servicio de salud.
Cuenta de ingreso (Notas): En este campo se define la cuenta ingresos para afectar el documento de
Notas de Ajuste parametrizado en la pestaña Documentos, Acreditando o debitando la cuenta de ingresos
(notas), si la nota de ajuste de facturación es débito o crédito, contra la cuenta CXC al usuario (notas)
dependiendo el caso.
Se recomienda una 48 debido a que serían ingresos por otros conceptos diferentes a los de servicio de
salud.
Orden debito: En este campo se habilita cuando la casilla de CXC al usuario (letras) y CXC al usuario
(notas) no están llenas esta se habilita para definir en la cuentas del plan contable las de orden débito, el
manejo que se le da es el mismo para las notas la diferencia es que no afectara cuentas de tipo CXC y de
ingreso si no cuentas de control.
Orden Crédito: En este campo se habilita cuando la casilla de CXC al usuario (letras) y CXC al usuario
(notas) no están llenas esta se habilita para definir en la cuentas del plan contable las de orden Credito,
el manejo que se le da es el mismo para las notas la diferencia es que no afectara cuentas de tipo CXC y
de ingreso si no cuentas de control, y no toma en cuenta así esté llena la cuenta de ingreso (notas).
se define la cuenta ingresos para afectar el documento de Notas de Ajuste parametrizado en la pestaña
Documentos, Acreditando o debitando la cuenta de ingresos (notas), si la nota de ajuste de facturación
es débito o crédito, contra la cuenta CXC al usuario (notas) dependiendo el caso.
el ingreso que le corresponde a la institución por el concepto de asociados que afectara el documento
cuotas de recuperación parametrizado en la pestaña Documentos en el campo recuperación
arrendamiento, debitando la cuenta de recuperación arrendamiento y acreditando la cuenta de
arrendamientos de la pestaña Documentos.
Utilice la consulta de registros para ver los registros creados.
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