informe seguimiento 39-10 hospital cochrane evaluación control

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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPIJBLICA
CONTRALORIA REGIONAL DE AYSEN DEL GENERAL CARLOS IBANEZ DEL CAMPO
AREA DE CONTROL EXTERNO
INFORME DE SEGUIMIENTO
SOBRE EVALUACION DE
CONTROL INTERNO Y EXAMEN DE
CUENTAS EN EL HOSPITAL DE
COCHRANE, REGION DE AYSEN.
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Fecha
:
N° Informe :
-r
a NOV. 2011
39/2010
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
CONTRALORIA REGIONAL DE AYSEN
DEL GENERAL CARLOS IBANEZ DEL CAMPO
AREA DE CONTROL EXTERNO
PREG N° 11031 / 2011
N° 441 / 2011
AI
REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO DE
LAS OBSERVACIONES CONTENIDAS EN
EL INFORME FINAL N° 39 DE 2010,
SOBRE EVALUACION DE CONTROL
INTERNO Y EXAMEN DE CUENTAS EN EL
HOSPITAL DE COCHRANE.
N°
e
COYHAIQUE,
1 8NOV. 2011
Cumple con enviar a Ud., para su
conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe de Seguimiento N° 39 de 2011,
con los resultado del seguimiento efectuado al Informe Final N° 39 de 2010. sobre
EvaluaciOn de Control Interno y Examen de Cuentas que se practicara en el Hospital
de Cochrane.
Saluda atentamente a Ud..
AOL
Contralo
ES S AZAR
.G
4 .ei neral de la ReoUbliC:
ralor R egional de Ay >e,1
SUBItOGAN T
AL SENOR
DIRECTOR
HOSPITAL DE COCHRANE
COCHRANE
ANH
Obispo Vielmo N° 275 - Coyhaique I Fono Fax (67) 264200 I Email [email protected]
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
CONTRALORIA REGIONAL DE AYSEN
DEL GENERAL CARLOS IBANEZ DEL CAMPO
AREA DE CONTROL EXTERNO
PREG NJ' 11031 / 2011
A.I.
N' 442 / 2011.
REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO DE
LAS OBSERVACIONES CONTENIDAS EN
EL INFORME FINAL N° 39 DE 2010,
SOBRE EVALUACION DE CONTROL
INTERNO Y EXAMEN DE CUENTAS EN EL
HOSPITAL DE COCHRANE.
N"
COYHAIQUE,
1 8 NOV. 2011
Cumple con enviar a Ud., para su
conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe de Seguimiento N° 39 de 2011,
con los resultado del seguimiento efectuado al Informe Final N° 39 de 2010, sobre
EvaluaciOn de Control Interno y Examen de Cuentas que se practicara en el Hospital
de Cochrane.
Saluda atentamente a Lid_
SA AZAR
n
eral
de
la RepubliczCOntraloria •
Contralor Regional d • Aysen
SUBROGANT
AUL A
AL SENOR
DIRECTOR
SERVICIO DE SALUD AYSEN
PRESENTE
ANH
Obispo Vielmo N' 275 - Coyhaique / Fono Fax (67) 264200 / Email [email protected]
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
CONTRALORIA REGIONAL DE AYSEN
DEL GENERAL CARLOS IBANEZ DEL CAMPO
AREA DE CONTROL EXTERNO
PREG N° 11031 / 2011
AT
N° 118 / 2011
INFORME DE SEGUIMIENTO DE LAS
OBSERVACIONES CONTENIDAS EN EL
INFORME FINAL N° 39 DE 2010, SOBRE
EVALUACION DE CONTROL INTERNO Y
EXAMEN DE CUENTAS PRACTICADO EN
EL HOSPITAL DE COCHRANE.
COYHAIQUE,
1 &NOV. 2011
En cumplimiento del
plan
anual de
fiscalizaciOn de esta Contraloria Regional. se procedi6 a efectuar en el Hospital de
Cochrane. un seguimiento a las observaciones formuladas en el Informe Final N° 39
de 2010, sobre evaluaciOn de control interno y examen de cuentas, emitido mediante
oficio N° 4.235, del mismo aho.
El seguimiento efectuado arrojO los siguientes
resultados, en relaciOn con las observaciones que en cada caso se indican:
I. EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
1. CONTROL DE INVENTARIOS
1.1
Bienes del Servicio
Respecto al inventario de bienes del Hospital
de Cochrane, se observO mediante el Informe Final en analisis, que este se
encontraba desactualizado respecto a las Oltimas adquisiciones. especificamente, la
implementaciOn de la sala destinada al psicOlogo. pudiendose senalar, a modo de
ejemplo: escritorio, sillones e implementaciOn computacional, incluida una impresora.
Al respecto. el Hospital de Cochrane
manifesto en su oportunidad que se instruy6 al Encargado de Inventario, a traves de
su memorandum N° 19 de fecha 14 de diciembre de 2010, efectuar la actualizaciOn
del inventario en relaciOn a lo observado por esta Contraloria Regional.
AL SENOR
CONTRALOR REGIONAL (S)
CONTRALORIA REGIONAL DE AYSEN
PRESENTE
ANH
Obispo Vielmo N" 275 - Coyhaique / Fono (67) 264200. Fax (67) 264201 I www.contraloria.c1/ Email aysenOcontraloria.c1
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AREA DE CONTROL EXTERNO
Durante la visita de seguimiento, se procedib
a validar lo mencionado precedentemente, constatandose que el Hospital de
Cochrane se encuentra en el proceso de actualizaciOn del inventario general de
bienes del establecimiento para el presente ano, y que las ultimas adquisiciones
efectuadas en el segundo semestre del ano 2010. especialmente para el box salud
mental, se encuentran incorporados en la actualizaciOn del inventario de bienes que
se esta Ilevando a cab°, lo que permite dar por levantada la observaciOn planteada.
1.2. lnventario de medicamentos e insumos medicos
1.2.1 Inventario en Farmacia del Hospital
Mediante el Informe Final N° 39 de 2010, se
constatb que existian diferencias donde se reflejaba un numero menor de
medicamentos fisicos en razOn de lo registrado en el respectivo sistema de control.
como asi tambièn se detectaron diferencias donde las existencias fisicas
determinaban un nOrnero mayor de medicamentos en relaciOn al mencionado registro,
lo que permitia estimar que no se realizaba oportunamente la actualizaciOn de la
informaciOn de dicho medio de control. esto es, registro de entradas y salidas.
El Director del Hospital setialb en su
oportunidad, que dicha situaci6n obedecia a una falla en el control de existencias y
rebaja de medicamentos por parte del nuevo sistema informatico que se habia
implementado en el mes de septiembre del ano 2010. por lo que se adoptarian las
medidas para dar soluciOn al problema desde el mes de enero de 2011.
En la presente visita de seguimiento. se
constat6 que dicha situaciOn ha sido corregida por el establecimiento. tanto en la
bodega central que abastece a la farmacia del policlinico como en la de urgencia, por
lo que se levanta la observaciOn formulada.
1.2.2 lnventario de Medicamentos e Insumos Medicos en la Bodega General del
Hospital
En el Informe Final N° 39 de 2010, se observ6
que en la bodega general del Hospital. habilitada para mantener el stock de
medicamentos e insumos medicos para distribuir a todas aquellas unidades del
Servicio, existia una diferencia de 1.000 comprimidos respecto del medicamento
ranitidina 300 mg, cuyo recuento fisico era mayor al registro del sistema de control, lo
que evidenciaba que el registro de entradas y salidas de dicha dependencia se
encontraba desactualizado.
Servicio
habia
situaciOn el
Ante tal
comprometido medidas para solucionarlas a contar del mes de enero del ano 2011.
Obispo Vielmo N° 275 - Coyhaique / Fono (67) 264200. Fax 167) 264201 / wwvv.contraloria.c1/ Email aysemWcontraloria.c1
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Durante el presente seguimiento. se logre
verificar que actualmente las falencias detectadas en la bodega central del
establecimiento hospitalario se han subsanado, verificàndose que el Servicio nombrb
a un funcionario como Encargado de la Bodega de Medicamentos, quien procedie a
actualizar el stock existente. Asi tambien. se procedie a efectuar una visita a dicha
bodega y realizar un arqueo selectivo de algunos medicamentos tales como
omeprazol 20mg. Haloperiodol 5 mg, fluoxetina 20 mg. entre otros. constatãndose que
no existen diferencias relevantes que mencionar, permitiendo dar por levantada la
observaciOn planteada.
2. HIGIENE Y SEGURIDAD
2.1 Cocina del Hospital
Mediante el Informe Final N° 39 de 2010. se
constatO el mal estado en que se encontraban algunas baterias de cocina donde el
Servicio prepara la alimentaciOn diaria de los pacientes hospitalizados, tales como
ollas y sartenes. asumiendo el Hospital dicha situaci6n y comprometiendo medidas
para que en el manejo presupuestario del ano 2011 se priorizaria la mantenci6n de la
cocina.
En relaciOn a lo anterior, se verified durante la
visita de seguimiento que el Hospital procedie el presente ano a renovar los
implementos de cocina observados, adquiriendo un set de baterias las cuales se
encuentran en use por las manipuladoras de alimentos del establecimiento
hospitalario. por lo que se levanta la observacien formulada.
2.2 Campana de Cocina
En relacien con esta materia, se observe en el
Informe Final en anâlisis, que la campana existente en la cocina destinada al control
de gases o vapores se encontraba en mal estado. por lo que al igual que en el punto
anterior, el Servicio asumie la observacien y se comprometie a dar prioridad a la
solucien para el ano 2011
En efecto, se verified durante la visita de
seguimiento que dicha campana fue reparada por el establecimiento hospitalario. sin
embargo, actualmente ella se encuentra en desuso en atencibn a que durante el
presente ano se adquiri6 una cocina a gas mss pequena, la cual se ubica en un lugar
distinto al que se encuentra instalada la aludida campana. Por otra parte. se inform6
que el establecimiento se encuentra a la espera de la confeccibn de la resolucien que
permita dar de baja este bien para retirarla de la cocina y posteriormente instalar una
nueva campana, acorde a la cocina a gas existente, por lo que se levanta la
observaciOn formulada.
Obispo Vielmo 1,4° 275 • Coyhaique I Fono (67) 264200, Fax (67) 264201 / www.contraloria.c1/ Email aysenAcontraloria.c1
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2.3 Cocina industrial a gas
De acuerdo al Informe Final del rubro. se
observb que la cocina industrial a gas era manipulada mediante clavos que
remplazaban las perillas, mètodo por el cual se encendia y regulaba el paso del gas.
De acuerdo a ello. durante el presente
seguimiento se efectub una visita a la cocina del establecimiento. a objeto de verificar
si el Hospital adoptb las medidas necesarias para realizar la mantencian o renovaciOn
de ella, constatandose, tal como se mencionb en la observaciOn anterior, que durante
el presente ano el Hospital de Cochrane adquirib una cocina a gas mas pequena la
que se encuentra siendo utilizada por parte de las manipuladoras de alimentos y
constatandose que la antigua cocina industrial esta en desuso y a la espera de
solicitar su baja del inventario para su posterior remate. lo que permite dar por
levantada la situaciOn advertida.
2.4 Lavanderia
En el Informe Final de cuyo seguimiento se
trata. se observb que en el sector de la lavanderia se encontraba la instalaciOn
elèctrica en mal estado, detectandose cables expuestos sin protecciOn y sistema de
iluminaciOn que no funcionaba.
Se verificb. durante la visita de seguimiento.
que el Hospital de Cochrane procediO a efectuar el cambio de las instalaciones
elOctricas en dicha dependencia. dejando en desuso aquellas deterioradas por el paso
del tiempo, por lo que se levanta la observaciOn formulada.
2.5 Extintores de incendio vencidos
En relaciOn con esta materia, se observO en el
Informe Final N° 39 de 2010. que el Hospital de Cochrane. contaba con 21 extintores
de incendio vencidos. instalados en diversas dependencias de ese centro hospitalario.
Se verificb durante la visita de seguimiento la
existencia de cada uno de los 21 extintores de incendio observados. constatandose
que el Hospital procediô a licitar la mantenciOn de todos ellos. los que al mes de
octubre de 2011 se encontraban vigentes y con fecha de vencimiento noviembre de
2011, por lo que el Encargado de Inventario senalo que prbximamente se va a
proceder a efectuar la mantenciOn de ellos. previo a su vencimiento, por lo que se
levanta la observaciOn formulada.
Obispo VieImo N° 275 • Coyhaique I Fono (67) 264200. Fax (67) 264201 / www.contralona.c1/ Email aysencontraloria.c1
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II. EXAMEN DE CUENTAS
CONCILIACIONES BANCARIAS
De acuerdo al Informe Final del rubro. se
observb que en la conciliaciOn bancaria del mes de agosto de 2010. existian ajustes
pendientes de regularizar por un monto de S21.268, cuya procedencia se desconocia,
instruyèndose a ese Servicio para que agote las medidas tendientes a regularizar tal
situaciOn.
Al respecto. en la presente visita de
seguimiento se constat6 que aOn no se han regularizado tales ajustes. por lo que se
mantiene la observaciOn, debiendo el Hospital de Cochrane instruir una investigaciOn
sumaria con el objeto de determinar las eventuales responsabilidades administrativas
que pudieran derivarse del hecho de no dar cumplimiento a la instrucciOn de
regularizaciOn de los ajustes observados en el Informe Final N° 39 de 2010.
Por otra parte. se observ6 mediante el Informe
Final en análisis. que existian seis cheques caducados en la conciliaciOn del mes de
agosto de 2010, por un total de $164.104.
Al respecto, se constatO que ese Servicio
procedi6 a efectuar los respectivos ajustes equivalente a los seis cheques caducados.
en virtud de lo cual se da por levantada la observaciOn formulada.
INGRESOS
2.1 Ingresos percibidos y depositados en fecha posterior
En el Informe Final de cuyo seguimiento se
trata, se observb que existian casos en los cuales los ingresos percibidos por el
Hospital fueron depositados con fecha posterior al dia hábil siguiente.
Al respecto, se verific6 que a traves del
memorandum N' 95. el Director del Hospital instruyb al encargado de caja de ese
establecimiento para que realice los depOsitos oportunamente. situaci6n que se valid6
selectivamente en la recaudaciones diarias del primer semestre del presente ario.
constatandose que se ha dado cumplimiento a la instrucciOn antes mencionada,
depositándose en el Banco Estado a mas tardar el dia hábil siguiente la recaudaciOn
del dia anterior. en virtud de lo cual se da por levantada la observaciOn formulada.
Obispo Vielmo N° 275 - Coyhaique / Fono (67) 264200. Fax (67) 264201 / www.contraloria.c1/ Email aysen(&contralona.c1
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2.2 ContabilizaciOn desfasada
En cuanto a este punto, se observ6 a traves
del Informe Final en analisis, que existian casos en que la contabilizaciOn por la
percepciOn de ingresos se realizaba en dias posteriores a los de ocurrido el hecho
financiero.
Al respecto, efectuada una revision selectiva
de los ingresos del primer semestre de 2011, se constatb que la Direccibn del
establecimiento hospitalario instruyb a la unidad de contabilidad y finanzas a travès
del memorandum N° 94 de 2010, que se priorice las actividades referente a los
registros en el Sistema de lnformacibn para la GestiOn Financiera del Estado, Sigfe.
advirtièndose que el Hospital a adoptado las medidas a objeto de que no exista
desfase entre la fecha de percepciOn de los ingresos y su posterior contabilizaciOn,
detectbndose situaciones aisladas en el periodo en el cual la encargada de efectuar
dicha labor hizo use de su feriado legal. por lo que se levanta la observaciOn en
comento.
2.3 Falta de Comprobante de DepOsito en los ingresos
Sobre el particular. mediante el Informe Final
39 de 2010, se observb que en algunos comprobantes de ingresos del ano 2010 no
se encontraba el respaldo del depbsito.
N°
Con motivo del presente seguimiento se
verificb la situaciOn actual, constatandose que efectivamente cuentan con sus
respectivos comprobantes de depOsitos adjuntos al comprobante de ingreso. Adembs,
se efectub una validaciOn en forma selectiva de los comprobantes de ingreso del
primer semestre del ano 2011, constatandose que ellos cuentan con la boleta de
depOsito del banco adjunta al comprobante de tesoreria. lo que permite dar por
levantada la observaciOn planteada.
2.4 Falta de documentaciOn de respaldo
Se observb, en el Informe Final en analisis, la
existencia de ingresos en los cuales no se encontrb la documentaciOn de respaldo
suficiente.
En atencibn a lo anterior, durante el presente
seguimiento el Servicio adjuntb la documentacibn faltante, constatandose que dichos
ingresos cuentan con toda la documentaciOn sustentatoria y que la ausencia de
respaldo en el caso de los pagos efectuados por DIPRECA se debe a que la
instituciOn efect0a el deposit6 directamente en la cuenta corriente del Hospital por lo
Obispo Vielmo N° 275 - Coyhaique Fono (67) 264200. Fax (67) 264201 / www_contraloria.c1/ Email aysen(&contraloria.c1
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que se adjuntb las cartolas bancarias en las cuales se consignan dichos depOsitos, y
por consiguiente, se levanta la observaciOn planteada.
2.5. Cuentas por cobrar
En cuanto a este punto. se observO en el
Informe Final del rubro, que al 31 de agosto del ano 2010 las cuentas por cobrar
correspondientes a los ingresos de operacibn del Hospital. ascendian a un total de
$10.031.593. originadas desde el atio 1998.
En base a ello. se le instruy6 a ese Servicio
regularizar totalmente dicha situaciOn, constatãndose durante la visita de seguimiento
que a esa fecha se han regularizado solo dos situaciones consignadas en dicha
cuenta. y que al 30 de junio de 2011 aCin persisten los demás derechos por cobrar, por
lo que se mantiene la observaciem, debiendo el Hospital instruir una investigaciOn
sumaria con el fin de determinar las eventuales responsabilidades administrativas que
pudieran derivarse del hecho mencionado precedentemente.
3. EGRESOS
3.1 Corte de agua en tràrnite y saldos anteriores existente en facturas de agua
potable
Se observe) en el Informe Final en anàlisis.
que las facturas correspondientes a consumo de agua potable de la empresa Aguas
Patagonia de Aysen S.A. en la mayoria de los meses reflejaban saldos anteriores, y
producto de ello, se establecia el "carte en trãmite", lo que demostraba que los pagos
por dicho consumo no habian sido efectuados oportunamente, pudiendo originar
eventuales cobros adicionales por multas e intereses.
En base a ello. ese Servicio procediO a
solicitar al encargado de la oficina local de Aguas Patagonia de Aysen S.A., a travês
de su oficio N°362. de fecha 10 de diciembre de 2010, considerar la posibilidad de
priorizar la entrega de la boleta de ese establecimiento entre las demás boletas de la
localidad. con el fin de pagar oportunamente la deuda de acuerdo al flujo de caja,
evitando asi pagar fuera de plazo de vencimiento y adernâs de evitar la situaciOn de
corte en trámite.
Durante
el
presente
seguimiento
se
efectuaron las validaciones selectivas a los servicios bàsicos pagados el primer
semestre de 2011, no evidenciãndose pagos atrasados de dichos servicios por parte
del Hospital. por ende, no se generan pago de multa e intereses. en virtud de lo cual
se levanta la observaciOn planteada.
Obispo Vielmo N" 275 - Coyhaique / Fono (67) 264200, Fax (67) 264201 / www.contraloria.c1/ Email aysen(contraloria cl
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CONTRALORIA REGIONAL DE AYSEN
DEL GENERAL CARLOS IBANEZ DEL CAMPO
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III. CONCLUSIONES
En mêrito de lo expuesto en el presente
informe de seguimiento, cabe concluir que el Hospital de Cochrane ha adoptado
medidas tendientes a subsanar, en general, las observaciones contenidas en el
Informe Final N° 39 de 2010, de este Organismo Fiscalizador, debiendo considerar las
siguientes conclusiones especificas en relaciOn a las dos situaciones que se
mantienen en el presente informe de seguimiento:
Respecto
al
punto
1.
"Conciliaciones
Bancarias" y punto 2.5 "Cuentas por Cobrar", ambas del titulo II. "Examen de
Cuentas", respectivamente, el Hospital de Cochrane deberb instruir una investigaciOn
sumaria con el fin de determinar las eventuales responsabilidades en la falta de
regularizaciOn de los ajustes que presenta la conciliaciOn bancaria y sobre el saldo de
las cuentas por cobrar que contiene derechos no percibidos que datan del ano 1998,
cuyos resultados deberan ser informados a esta Contraloria Regional una vez
concluidas las investigaciones.
Saluda atentamente a Ud..
(
JOSE MEDINA R I IZ
Jefe Unidad de Control Externo
Contraloria Regional ysen
SUBROGANTE
Obispo Vielmo N° 275 - Coyhaique / Fono (67) 264200, Fax (67) 264201 / www.contraloria.c1/ Email aysen(Wcontraloria.c1
8
n
www.contraloria.c1