6.2.4 Proceso de Control de Monitoreo y Competencia.

6.2.4 Proceso de Control de Monitoreo y Competencia.
Este proceso es muy importante y su función principal es la de
controlar las compras realizadas para los clientes y estar al tanto de lo que
la competencia realiza; se proponen los siguientes pasos:
lo. El ejecutivo de medios entrega a los encargados de monitoreo y
competencia, copias de las órdenes enviadas a los medios de
comunicación.
20. Con esas copias monitorean diariamente cada medio; el encargado de
radio y televisión lo hace a través de un programa adquirido por medio de
proveedor y el de prensa recorta cada periódico.
30. Al mismo tiempo que monitorean, controlan la competencia.
40. Todos los días lunes el encargado de radio y televisión va a los
canales y a algunas radios a copiar lo nuevo que la competencia tiene al
aire.
50. El mismo día lunes, se le pasa al ejecutivo de cada cuenta el material
junto con un reporte previo de inversión de la competencia. También se le
entrega un reporte semanal de monitoreo de su cliente.
60. Una vez al mes el encargado de radio y televisión va a a los canales y
llama a las radios de mayor rating para recopilar la inversión real que la
competencia tiene. Para prensa sólamente presupuestan de acuerdo a lo
monitoreado o recortado.
70. Se comienza a digitar la información para los reportes de competencia
que se entregan mensualmente al cliente (el día ocho del siguiente mes).
80. Una vez terminados los reportes de competencia, se presentan al
Director de Medios.(Originaly copia).
90. Este prepara un análisis sobre los resultados y se lo pasa al ejecutivo
de la cuenta.
100. Si el ejecutivo tiene todo claro se procede a enviarlo al cliente.
En este proceso es necesario que se cuente con personal que posea
mucha iniciativa, percepción, dinamismo, concentración y lógica, porque
a la larga pareciera un proceso tedioso; pero en realidad es un trabajo de
mucho interés y es donde desemboca todo lo demás que se hace en el
Departamento de Medios. Monitoreo y Competencia es un proceso
complementario, no aparte de todo el funcionamiento que el departamento
exige.
a) Tareas que comprende el Proceso d e Monitoreo y
Competencia.
lo. Escuchar radio y ver tele~isión;de esta forma se puede saber si
realmente se están transmitiendo los comerciales de los clientes y conocer
los de la competencia.
20. Leer y recortar periódicos; generalmente las nuevas campañas son
publicadas inicialmente en el medio prensa y facilita la identificación del
trabajo que la competencia esta realizando, cuando se ve un nuevo
anuncio en los periódicos da la pauta para indagar en los otros medios la
compra realizada; pero también con esta tarea se lleva un control de los
anuncios pautados por los clientes de la agencia.
30. Manejar tarifas de todos los medios de comunicación; la gente que
trabaja en este proceso tiene que presupuestar, por lo tanto debe tener un
conocimiento completo de las forma de compra y aplicación de tarifas de
todos los medios.
40. Contacto y buenas relaciones con los encargados de continuidad y
recepción de cada medio, esto es muy importante, de ello depende la
efectividad de la información que se recopile sobre inversiones de la
competencia.
50. Sacar fotocopias y millar los reportes de competencia.
60. Llevar archivo de prensa: un archivo que sea el historial del cliente y
otro que sirva para cualquier consulta. En el historial deben aparecer
todos los anuncios de los clientes de la agencia; agrupados por campañas
e indicando fechas de pauta.
70. Llevar archivo de los materiales donde se copian anuncios de la
competencia: VHS, cassettes y otros.
80. Controlar los diskettes que envía el proveedor de monitoreo.
Diariamente se recibe en el departamento el monitoreo de televisión y
radio y este es suministrado en diskettes, los cuales deben ser devueltos al
proveedor para que se sigan utilizando.
90. informar al ejecutivo de medios cuando hay faltas de spots o cuñas de
acuerdo a lo contrato, y hacer el reclamo respectivo.
100. Una vez resuelto, informarle fechas de reposición para que éste se
las comunique al ejecutivo de ia cuenta.
b) Recursos necesarios para el desarrollo del Proceso de
Monitoreo y Competencia.
- Humanos:
Un Director de Medios
Dos Ejecutivos de Medios(Depende1á del número de clientes que se
tenga en la Agencia).
Un Encargado de radio y televisión
Un Encargado de prensa
Una Persona para arcluvos
Una Persona auxiliar para monitoreo.
- Materiales:
PIograma de monitoreo y competencia integrado al programa de medios
Dos Computadoras, una AniUadora, una Guillotina y papelería necesaria
para presentar los reportes.
Es importante aclarar que los recursos a utilizar en cada proceso
serán utilizados coordinadamente (serán los mismos para todos los
procesos), de manera que se logre integrarlos efectivamente.
c) Gráfica del Proceso de Control de Monitoreo y Competencia
1. Ejecutivo de Medios entrega a los encargados
de Monitoreo y Competencia copiade órdenes de
inserción enviadaalosmedios.
2. Monitorean diariamente radio, televisión
y prensa (clientes y competencia)
*
3. Todos los lunes se copia competencia en los
canales de televisión y en las radioemisoras.
*
1
1
4 El mismo día lunes se elabora reporte previo de
inversión de la competenciay se entrega al ejecutiv
iunto conel monitoreo semanal del cliente.
v
1
5. Mensualmente se vista los canales de T.V.ylas
radioemisoras de mayor rating para recopilar
inversión real de la competencia.
6. Con esa información se elaboran los reportes
mensuales de competencia.
w
1
7. Terminados los reportes se le presentan al
Director de Medios para revisión y análisis.
8. Los reportes son entregados al Ejecutivo
de Cuentas.
I
DIAGRAiWA DE
BLOQUE
7. Organograma Propuesto para un Departamento de Medios
DIRECTOR DE MEDIOS
PIANIFICADORES
DE MEDIOS'
E J E C U T m S DE
.
NOTA EL OKGANOCiKAM.4 PROPUESTO 1 3 MUY SENCILLO. SE 1KATA DI;
- OUE lil
TRAHA
.... .IO
~-~~
SE FSALJCE POR PROCESOS EVITANí)O DEMASIADOS NIVl31.13 JBIIARQI IICOS. PIJiJI>E SIC11
ADAPTADO A ClJN-QUIER AGENCIA 1)l~PI:~NDlENDODE LA MAGNI'KJD Q1JE 'l'CN(i.4 El.
~~
8. Lineamientos para la Implantación de la Propuesta.
Es necesario desarrollar acciones a efecto de que la propuesta del
Programa de Reingeniena para los Departamentos de Medios de las
Agencias de Publicidad de El Salvador, se ejecute y no sólamente quede
diseiiada.
a) Objetivo:
Lograr operativizar la propuesta, mediante acciones que se
presentarán a la Junta Directiva y Director de Medios de las Agencias de
Publicidad, para su correspondiente aprobación y ejecución.
El encargado de autorizar las acciones para ejecutar el Programa de
Rcingeniena propuesto, será la Junta Directiva ya que implica costos por
lo tanto, se hace necesario contar con la aprobación de la máxima
autoridad que tienen las Agencias de Publicidad.
b)Acciones a desarrollar:
- Dar a conocer, en términos específicos, el Programa de
Reingenieria a la Junta Directiva y a los Directores de Medios de las
Agencias de Publicidad.
- Programar reuniones de trabajo con el personal del Departamento
de Medios, para explicarles los cambios que se han diseñado en su
fimcionamiento.
- Programar una reunión general de la Agencia para informar a los
demás departamentos, de los cambios que se realizarán en el
departamento de Medios; solicitando su colaboración ya que todo es un
trabajo interrelacionado
- Los cambios también tienen que ser comunicados a los clientes
para que se enteren del interés de la Agencia por servirles mejor.
- Analizar el número de personas que laboran en el Departamento
de Medios y ver si son las necesarias o no.
- Hacer un inventario del recurso material con que se cuenta para
determinar lo que debe adquirirse.
- Contratar un proveedor de computadoras e instalación de red e
internet.
- Contratar los servicios de la empresa que instalará el programa de
medios y monitoreo.
c) Políticas:
Para que las anteriores acciones puedan realizarse efectivamente es
necesario observar las políticas siguientes:
- Evaluación del desempefio de cada empleado que trabaja
actualmente en el Departamento de Medios.
- Cotizar los recursos materiales con varios proveedores de manera
que el presupuesto se optimice.
- El programa de Reingeniería será dirigido por una persona
externa a la Agencia, por lo menos los primeros 4 meses del cambio.
-Después de introducidos los cambios se evaluará nuevamente a
los empleados para medir su adaptación o no a los cambios.
d) Estrategias:
Es muy importante establecer estrategias que dirijan las actividades
a realizar:
- Los cambios se establecerán en forma paralela al sistema que
actualmente se utiliza, para evitar errores y tardanzas en las actividades;
al mismo tiempo se logrará una mejor adapación por parte del personal
que está experimentando el cambio
- Los primeros tres meses se tendrá reuniones semanales con el
personal del Departamento de Medios y la persona externa que estará
dirigiendo los cambios, a fin de evaluar la forma en que se están
realizando los nuevos procesos.
- Después de los cuatro meses, se nombrará a una persona del
departamento para que se encargue de controlar y supervisar el programa
de reingenieria establecido, ya que a partir de ese tiempo no se contará
con una persona especializada en Reingeniería.
- Se instalará Intemet e E-Mail para agilizar la comunicación con
los clientes internacionales y con los contactos de las Agencias
Internacionales con las cuales hay algún tipo de asociación.
e) Requisitos necesarios para implantar el Programa de
Reingeniería.
- Recurso humano idóneo para desempeñar cada puesto.
- Entrenamiento suficiente para el personal que se integrará a los cambios,
de manera que se logre una pronta adaptación y aceptación por parte de
éste.
- Equipo tecnológico que cumpla los requerimientos adecuados para la
instalación del Programa Integrado de Medios, Internet e E-mail,
específicamente lo siguiente:
Cuenta de ANTEL (membresía con derecho a: Passwar, Dirección de
correo electrónico y login) Procesadores 486 mínimo ocho megas de
memoria Rarn, tener instalado Window 3.1 o Window 95, Modem
mínimo 14.4 velocidad.
- Solvencia financiera que permita invertir en la adquisición del equipo a
utilizarse, de acuerdo al presupuesto que se presenta.
f) Presupuesto de Costo del Plan de Implantación.
Recurso Humano:
Especialista en Reingeniería
(Contrato por 4 meses)
Recursos Tecnológicos:
Programa Integrado de Medios
Programa de Monitoreo y Competencia
(Contrato anual, una cuota mensual de
$8,000.00)
Nueve computadoras mínimo ocho megas
de memoria Ram y cinco impresores
Recursos Materiales:
Una máquina anilladora
Una máquina guillotina
Papelería (Proyección anual)
Otros:
Configuración de programa para
conexión a Internet.
Cuenta de ANTEL ($35.00, $8.70 x $1)
(Membresia)
@
804.50
SUB-TOTAL
IMPREVISTOS 10°/o
..................................................,..-...
TOTAL
$430,115.00
Nota: Este presupuesto puede variar dependiendo de las necesidades de cada agencia;
algunas ya tienen recursos tecnológicos y sólamente habrá que complementarlos,
además las cotizaciones pueden aumentar o disminuir por parte de los proveedores.
9. Modelo de Cronograma para la Implantación
del Programa de Reingeniería
1
PRIMER MES
(semanas)
1
SEGUNDO MES
,semanas)
1
TERCER MES
(semanas)
1
CUARTO MES
t*manas)
1
QUINTO MES
(semanas,
1
SEXTO MES
(semanas)