administración de arrendamientos y servicios públicos

PROCESO DE RECURSOS FISICOS
ADMINISTRACIÓN DE
ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS
PÚBLICOS
Revisó:
Jefe Planta Física
Aprobó:
Rector
Código: GRF.08
Versión:
04
Página 1 de 2
Fecha de aprobación:
Diciembre 05 de 2007
Resolución Nº 1883
1. OBJETIVO.
Definir los lineamientos generales, para un óptimo desarrollo de las tareas adscritas
administración de arrendamientos y servicios públicos.
a la
2. ALCANCE.
Aplica a las personas que tienen relación con la actividad adscritas a la administración de
arrendamientos y servicios públicos.
3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS



Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de actividades efectuadas o de
resultados alcanzados.
Reporte: Descripción escrita de características y circunstancias de un suceso o asunto
I.P.C: Índice de Precios al Consumidor.
4. CONTENIDO DE LA GUÍA
La administración de arrendamientos y servicios públicos son actividades adscritas a la División de
Planta Física, la cual actúa como ente regulador de las cláusulas establecidas en los contratos, de
lineamientos internos y del consumo en los servicios públicos que existen en los establecimientos
arrendados.
- Con respecto al cobro de los rubros de arrendamiento y servicios públicos

La secretaria de la División de Planta Física o Coordinación de Sede realiza las facturas de
los servicios públicos teniendo en cuenta las fechas establecidas en cada uno de los
contratos de arrendamiento, las unidades consumidas y la fórmula de cálculo necesaria para
obtener el rubro a cancelar.

Servicio de acueducto y energía eléctrica: El cobro en los locales de los servicios de acueducto
y energía eléctrica se efectuará de acuerdo a la lectura del contador. Aquellos locales que
no cuentan con contador se tienen montos preestablecidos de consumo y su valor se
incrementa dependiendo de la variación del I.P.C.

Las facturas deben tener original y dos copias. La factura original permanece en poder del
arrendatario, una de las copias se envía a la Sección de Tesorería y la otra se conserva en el
archivo de la División de Planta Física o Coordinación de Sede.
PROCESO DE RECURSOS FISICOS
ADMINISTRACIÓN DE
ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS
PÚBLICOS
Código: GRF.08
Versión:
04
Página 2 de 2

El tiempo establecido para el pago de los rubros es de 10 días hábiles a partir de la fecha en
la que se elaboró la factura.

El arrendatario debe entregar una copia de la factura cancelada a la Secretaria de Planta
Física y/o de la Sede, la cual será enviada a la Sección de Tesorería para ser descargada del
sistema.

En caso de solicitarse una prórroga por parte del arrendatario; el plazo adicional para la
cancelación de la factura se establecerá con el Jefe de la División de Planta Física o con el
Coordinador y/o Administrador de Sede.

En caso de existir un atraso en el pago de las facturas por parte del arrendatario, se dará
aviso al arrendatario, se indagará el motivo del atraso y se establecerá las medidas a tomar.
El control del pago de los servicios públicos por parte de los arrendatarios de los locales se
registra en el formato “Control de consumo de servicios públicos y canon de
arrendamiento” FRF.20.

5. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
01
Diciembre 05 de 2007
02
Abril 14 de 2008
03
Noviembre 5 de 2009
04
Marzo 25 de 2010
Creación del documento
Ingresaron actualización de formato que serán soporte
de la actividad de administración de arrendamientos y
servicios públicos, y se elimino de esta guía el formato
FRF.06
Actualización del contenido de la Guía para su aplicación
en las Sedes. Incremento del valor de los servicios
públicos teniendo en cuenta la variación del I.P.C.
Unificación de las actividades de cobro del servicio de
energía eléctrica y acueducto.