COMPRAS Y ACTIVOS FIJOS GUÍA DE ACTIVIDADES PARA LA COMPRA Código: Versión No. 2 Fecha 28-04-2015 DE TIQUETES E INSCRIPCION A EVENTOS Página 1 de 9 GUÍA DE ACTIVIDADES DEL PROCESO ALTERNATIVO PARA LA COMPRA DE TIQUETES E INSCRIPCION A EVENTOS Elaborado por: Juan José Rodriguez Coordinador de compras Revisado por: Paola García Jefe de compras Aprobado por: Maurix Suarez Gerente del Campus COMPRAS Y ACTIVOS FIJOS GUÍA DE ACTIVIDADES PARA LA COMPRA Código: Versión No. 2 Fecha 28-04-2015 DE TIQUETES E INSCRIPCION A EVENTOS Página 2 de 9 Contenido 1. OBJETIVO ..................................................................................................................................................................... 3 2. ALCANCE ...................................................................................................................................................................... 3 3. RESPONSABLE .............................................................................................................................................................. 3 4. DEFINICIONES .............................................................................................................................................................. 3 5. NORMAS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................................ 3 6. PERIODICIDAD DEL PROCESO ...................................................................................................................................... 3 7. INSTRUCCIONES........................................................................................................................................................... 4 Elaborado por: Juan José Rodriguez Coordinador de compras Revisado por: Paola García Jefe de compras Aprobado por: Maurix Suarez Gerente del Campus COMPRAS Y ACTIVOS FIJOS GUÍA DE ACTIVIDADES PARA LA COMPRA Código: Versión No. 2 Fecha 28-04-2015 DE TIQUETES E INSCRIPCION A EVENTOS Página 3 de 9 1. OBJETIVO Ejecutar las tareas y actividades necesarias mediante el proceso alternativo para la compra de tiquetes e inscripción a eventos de acuerdo a las necesidades de los viajeros. 2. ALCANCE Desde la solicitud de cotización de la Unidad correspondiente al proveedor del tiquete de viaje o inscripción a un evento, hasta la generación de la cuenta por pagar teniendo la aceptación del servicio y el manejo de la factura o comprobante de pago y extracto bancario. 3. RESPONSABLE Personal Administrativo- Secretarios Generales 4. DEFINICIONES No aplica 5. NORMAS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA Política Delegaciones Institucionales y Funciones Propias de los Cargos Política de viajes 6. PERIODICIDAD DEL PROCESO Cada vez que se realice la compra de un tiquete o el pago de la inscripción a un evento. Elaborado por: Juan José Rodriguez Coordinador de compras Revisado por: Paola García Jefe de compras Aprobado por: Maurix Suarez Gerente del Campus COMPRAS Y ACTIVOS FIJOS GUÍA DE ACTIVIDADES PARA LA COMPRA Código: Versión No. 2 Fecha 28-04-2015 Página 4 de 9 DE TIQUETES E INSCRIPCION A EVENTOS 7. INSTRUCCIONES Compra de tiquetes e inscripción a eventos en Unidades (proceso alternativo). La tarjeta de crédito entregada a las unidades académicas será de uso exclusivo del Secretario General o Director Administrativo de la misma. El uso de la tarjeta de crédito es exclusivo para la compra de tiquetes nacionales e internacionales en clase económica y para viajes institucionales. No deberían realizar pagos de otro tipo como compra de silla, hospedaje, ni otros asociados con gastos de viaje, ni de otro tipo, y el uso de la tarjeta de crédito para compra de tiquetes, no aplica para los proyectos de investigación asociados a Colciencias. En el comité de compras realizado el 02 de Febrero de 2015 se aprobó el uso de las tarjetas de crédito de las facultades para la inscripción a eventos (congresos y seminarios). “se decide ampliar el uso de la tarjeta de crédito asignada a las Secretarias Generales para realizar las inscripciones a congresos, seminarios, quedando este pago debidamente soportado1” La tarjeta de crédito no podrá ser utilizada para la realización de avances en efectivo. Este proceso no tiene por objetivo reemplazar el proceso de gastos de viaje en cuanto a la solicitud y legalización de los mismos en lo que respecta al gasto de hospedaje. Las compras realizadas con la tarjeta de crédito que no cumplan con la exclusividad estipulada en el presente documento, serán descontadas al responsable de la tarjeta de crédito por medio de nómina con previo aviso. Las modificaciones o cambios que sean solicitados por necesidad expresa del viajero sobre los tiquetes aéreos ya adquiridos deberán ser asumidos por el mismo. La tarjeta de crédito será solicitada a la Tesorería, la entrega la hace esta oficina conforme al Memo Interno para “Entrega de Tarjeta de Crédito Empresarial” aclarando las condiciones de la tarjeta de crédito. De la misma forma si el funcionario y unidad desean devolver la tarjeta de crédito deben hacerlo con la Tesorería entregando el plástico y sin compras pendientes por legalizar. Los pagos de las tarjetas de crédito se harán como anticipos y de forma independiente de la legalización de las compras realizadas con la misma. De ser necesario un anticipo este debe ser solicitado por el Secretario General. La tenencia de la tarjeta de crédito estará condicionada al buen uso de esta. De identificar algún incumplimiento del proceso definido para las compras o de los lineamientos institucionales para las compras de tiquetes de viajes, será solicitado el reintegro de la misma. Monto asignado a la tarjeta de crédito: $50.000.000.oo Facultad de Administración, Ingeniería y Ciencias. $20.000.000.oo Otras Facultades. Responsable Unidad Académica / Agencias virtuales Aerolíneas 1 Documentos asociados Actividades Solicitar Cotización de tiquete 1. Realizar en internet o solicitar vía correo electrónico la cotización del tiquete requerido por el colaborador. Páginas web de agencias virtuales Páginas web de aerolíneas Solicitud de Cotización / Cotización Acta No. 01 Comité compras del 02/02/2015 Elaborado por: Juan José Rodriguez Coordinador de compras Revisado por: Paola García Jefe de compras Aprobado por: Maurix Suarez Gerente del Campus COMPRAS Y ACTIVOS FIJOS GUÍA DE ACTIVIDADES PARA LA COMPRA Código: Versión No. 2 Fecha 28-04-2015 Página 5 de 9 DE TIQUETES E INSCRIPCION A EVENTOS Responsable Documentos asociados Actividades Paso 2, y 3 y 4 no tienen modificación a la forma que maneja actualmente con la agencia de viajes. Unidades Académicas Selección de oferta más conveniente 2. Se selecciona de las cotizaciones la más adecuada de acuerdo al requerimiento realizado. Viajero Para el pago de inscripciones se debe consultar el valor exacto de la inscripción. Confirmación de conocimiento de afectación tributaria 3. El pasajero debe firmar documento de conocimiento de afectación tributaria. Documento de conocimiento de afectación tributaria Este paso no aplica para las inscripciones a eventos. Elaborado por: Juan José Rodriguez Coordinador de compras Revisado por: Paola García Jefe de compras Aprobado por: Maurix Suarez Gerente del Campus COMPRAS Y ACTIVOS FIJOS GUÍA DE ACTIVIDADES PARA LA COMPRA Código: Versión No. 2 Fecha 28-04-2015 Página 6 de 9 DE TIQUETES E INSCRIPCION A EVENTOS Responsable Documentos asociados Actividades Generación de Pedido de Servicios 3. Elaborar pedido de servicios por el tiquete o la inscripción al evento (seminario o congreso) de acuerdo a la cotización seleccionada. Se debe discriminar en posiciones diferentes: el valor del tiquete, la tasa aeroportuaria, el IVA (que corresponde al 16%, pero para viajes internacionales solo se liquida sobre la mitad del precio) y la tarifa administrativa (si se trata de una agencia virtual). Ver en el anexo 1. Algunas pantallazos que pueden tener como ejemplo. Nota: tener en cuenta que el proveedor (agencia o aerolínea este creado en el maestro de proveedores) y las fechas definidas por cuentas por pagar para la recepción de facturas. Para el pago de inscripciones se debe elaborar el Pedido de servicios por el valor exacto del evento. Unidad Académica Autorizar por estrategias de liberación 5. Se debe autorizar (liberar) en el sistema el pedido de servicios, de acuerdo a la política de delegaciones y atribuciones institucional. Aplica de la misma forma para el pago de inscripciones Generar y pagar tiquete o la inscripción al evento 6. El Secretario General debe proceder a comprar tiquete o la inscripción al evento y realizar el pago con la tarjeta de crédito de la Universidad. Tomar una foto a la pantalla o guardar el archivo si la página web lo permite, de: Pedido de Servicios Pantalla transacción de pago en internet Factura Tiquete electrónico Comprobante de inscripción al evento - El registro del pago. - Tiquete electrónico ó comprobante de inscripción al evento O guardar la recepción de los mismos de forma física si existe está opción. NOTA: no utilizar instrumentos para facilitar la programación de pagos periódicos o recurrentes en internet como por ejemplo: PAY PAL. Legalización de compras y conciliación del extracto tarjeta de crédito Responsable Entidad Financiera Tesorería Actividades Documentos asociados Generar extracto tarjeta de crédito 1. Generar extracto de la tarjeta de crédito y enviarlo a la Universidad. Extracto tarjeta de crédito Recibe y distribuye los extractos 2. Los extractos de la tarjeta llegarán de forma centralizada a la Tesorería y esta oficina los enviará a compras con copia a cada responsable. Extracto tarjeta de crédito Si el extracto no ha llegado físicamente 7 días hábiles antes de la fecha de pago se deberá facilitar la consulta por internet. Elaborado por: Juan José Rodriguez Coordinador de compras Revisado por: Paola García Jefe de compras Aprobado por: Maurix Suarez Gerente del Campus COMPRAS Y ACTIVOS FIJOS GUÍA DE ACTIVIDADES PARA LA COMPRA Código: Versión No. 2 Fecha 28-04-2015 Página 7 de 9 DE TIQUETES E INSCRIPCION A EVENTOS Relación de compras 3. La unidad académica debe enviar los soportes de cada una de las compras realizadas (pantallas de transacción de pago en internet- facturas y tiquete electrónico o comprobante de inscripción al evento). Cada soporte debe indicar a que pedido de servicios está asociado y el número de aceptación del servicio. Y la unidad académica debe diligenciar y hacer llegar a la oficina de compras vía electrónica: Unidad Académica Pedido de Servicios Pantalla transacción de pago en internet Tiquete electrónico El formato de legalización compras de tarjeta de crédito con las compras correspondientes al extracto recibido. Factura o comprobante de pago de la inscripción al evento El formato de anticipos tarjeta de crédito con los anticipos solicitados y correspondientes al extracto recibido. Estos archivos deben ser enviados a [email protected] Formato de legalización de compras y anticipos de tarjeta de crédito Tanto los soportes como los formatos deben ser radicados y enviados a la oficina de compras en el momento de finalizar el proceso de pago o máximo 5 días hábiles antes de la fecha de corte. Responsable Elaborado por: Juan José Rodriguez Coordinador de compras Documentos asociados Actividades Revisado por: Paola García Jefe de compras Aprobado por: Maurix Suarez Gerente del Campus COMPRAS Y ACTIVOS FIJOS GUÍA DE ACTIVIDADES PARA LA COMPRA Código: Versión No. 2 Fecha 28-04-2015 DE TIQUETES E INSCRIPCION A EVENTOS Página 8 de 9 Conciliar extracto bancario Compras y Activos Fijos 4. Una vez recibido el extracto, el formato de legalización, Pedido de Servicios el formato de anticipos de tarjeta de crédito y los soportes de cada transacción. Compras debe realizar la Pantalla transacción conciliación de la tarjeta de crédito y deberá enviarla a de pago en internet Cuentas por Pagar tres días hábiles antes del corte. Tiquete electrónico De no existir una correspondencia exacta del número y del valor de las compras. La dependencia de Compras y Factura o Activos Fijos devolverá extracto y soportes a la Unidad comprobante de informando el incumplimiento del proceso. Condición que pago de la puede concluir en la solicitud de reintegro de la tarjeta de inscripción al evento crédito y/o descuento de nómina en el caso de algún faltante. Formato de legalización de Enviar extracto y documentos soporte a Cuentas por compras y anticipos Pagar de tarjeta de crédito 5. Enviar extracto bancario con soportes físicos y relación de movimientos a cuentas por pagar tres días antes de la fecha de límite de pago. Cuentas por pagar Recepción y contabilización Elaborado por: Juan José Rodriguez Coordinador de compras Revisado por: Paola García Jefe de compras Aprobado por: Maurix Suarez Gerente del Campus Extractos bancarios COMPRAS Y ACTIVOS FIJOS GUÍA DE ACTIVIDADES PARA LA COMPRA Código: Versión No. 2 Fecha 28-04-2015 DE TIQUETES E INSCRIPCION A EVENTOS ANEXO 1. Ejemplo de Tiquete Nacional- varios tiquetes Ejemplo de Tiquete internacional-IVA solo sobre la mitad del tiquete. Elaborado por: Juan José Rodriguez Coordinador de compras Revisado por: Paola García Jefe de compras Aprobado por: Maurix Suarez Gerente del Campus Página 9 de 9