Reingeniería de los procesos de ingreso y alta para una gestión

Reingeniería de los procesos de ingreso y alta para una gestión eficiente.
Modalidad 3: Gestión de un área de conocimiento
Interés del Proyecto:
La hospitalización es un hecho importante en las vidas de nuestros usuarios. A
menudo hablamos de medicina basada en la evidencia. En este trabajo nos hemos
centrado en la gestión basada en la evidencia, en parámetros de eficiencia y calidad.
El objetivo de esta intervención ha sido revisar el circuito de hospitalización para
mejorar la calidad y la eficiencia con la que proporcionamos asistencia.
Para identificar los puntos de mejora creamos grupos de trabajo multidisciplinares con
responsables de todos los estamentos, pacientes y acompañantes. Se evaluaron el
servicio ofrecido según la perspectiva del paciente, las dificultades de los profesionales
para llevar a cabo su labor y algunos elementos de mejora para optimizar recursos.
Las intervenciones se centraron en:
-Reducir la variabilidad en el proceso de admisión, evitando cancelaciones
innecesarias de intervenciones programadas que repercutían en las listas de
espera,
-Reducir la variabilidad en el proceso del alta, planificándola con 24h de
antelación, y
-Como consecuencia de las anteriores, reducir la estancia media.
-Facilitar el proceso del alta al paciente hospitalizado y sus acompañantes.
Este proyecto va dirigido a todos los pacientes que requieran de hospitalización, a los
profesionales que participan en la gestión de pacientes y a los gestores de hospitales.
Por una parte se ha intentado mejorar el trato y la calidad asistencial percibida para el
paciente y sus acompañantes. Por otra parte, se ha sistematizado y optimizado el uso
de los recursos asistenciales.
Palabras Clave: Gestión hospitalaria, eficiencia y calidad
Participantes en el proyecto:
Coordinador:
Berta Ortiga Fontgivell – Coordinación médica de gestión de pacientes
C. Feixa Llarga, S/n
08907 L’Hospitalet. Barcelona
Tel. 93 260 78 30
Fax. 93 260 78 43
Hospital Universitario de Bellvitge
[email protected]
Participantes:
Albert Salazar Soler (Director Médico), Cristina Capdevila (Subdirectora Médica),
Carlos Bartolomé (Subdirector Médico) Marisa Ridao (Directora de Enfermería), Mari
Fe Viso (Responsable enfermera de Procesos Asistenciales), Lourdes Pastor
(Responsable enfermera de Procesos Transversales), Lluís Murgui (Responsable de
Sistemas de Información), Rosa Redón (Informática), Sílvia Millat (Responsable
Administrativa Asistencial), Mar Vila (Responsable Administrativa de Hospitalización),
Sílvia Salgado (Responsable Admisiones de Hospitalización), Jose Luís Parra
(Responsable de Seguridad), Sergi López (Responsable de Celadores) y Xavier
Corbella Virós (Director Gerente de Centro)
Resultados:
Los beneficios para el paciente fueron:
En relación a las sugerencias obtenidas de los focus group de pacientes y
acompañantes, se mejoraron los procesos administrativos siguientes:
-Agilizar los trámites administrativos relacionados con el proceso del alta.
-Evitar colas y esperas en el momento del ingreso, ajustando la hora de entrada.
-Evitar ingresar el día anterior a la intervención si no era necesario.
Los beneficios fueron:
-Tener a la enfermera responsable de su proceso como referente. La enfermera le
entregaría toda la documentación del alta y resolvería cualquier tipo de duda.
-El paciente ingresaba, como norma general, en el centro hospitalario el mismo día de
la intervención. Así podía descansar en su domicilio hasta el último momento.
-El paciente confirmaba su ingreso el día anterior a la intervención y recibía
instrucciones claras de cuándo debía presentarse y en qué condiciones (ayunas, etc.).
-Para aquellos ingresos de corta estancia, el paciente conocía la fecha prevista de alta
en el momento de hacer el ingreso.
-El paciente/acompañante no se desplazarían a secretaría a recoger la información del
alta ni a admisiones a comunicar su marcha del centro.
-De forma indirecta:
-Evitar cancelaciones de última hora por falta de camas, con el impacto que ello
tiene sobre los pacientes y sus acompañantes.
-Evitar esperas innecesarias sobre los procedimientos con lista de espera.
Los beneficios para los profesionales del hospital:
-Transparencia e inmediatez de información, especialmente para todo el personal que
participa en la gestión de pacientes. Ver circuito y figuras 1 y 2 en documento annexo.
-Conocimiento de las cargas de trabajo con antelación, especialmente para el personal
de celadores, limpieza y transporte sanitario. Ver circuito y figuras 1-3 en documento
annexo.
-Dotar de una herramienta, los cuadros de mando, que permita a los cargos
intermedios una gestión de equipos objetivable con resultados.
-Agilizar la gestión de pacientes para disminuir la presión del “paciente sin cama” en
los recoverys quirúrgicos y en urgencias.
Los beneficios para el hospital:
-Incrementar el número de pacientes con el alta planificada con 24 horas de
antelación, como mínimo. Así, en el año 2007 la media de planificaciones del alta era
del 40% mientras que en el año 2008 se consolidó en más de un 80% en el último
trimestre. Ver tabla 1 en documento annexo.
-Incrementar la rotación de pacientes por cama hospitalaria, gracias a las mejoras en
la estancia media. En este sentido, la estancia media se redujo de 8,7 días en el año
2008 a 8,3 días en el primer trimestre del año 2009. Como consecuencia, la rotación
anual de pacientes pasó de 42 a 44 pacientes por cama hospitalaria. Así, la estimación
del número de pacientes anuales que podían ser hospitalizados gracias a disminuir la
estancia media fue de 1800 pacientes.
-Disminuir el número de cancelaciones quirúrgicas por falta de cama, especialmente
gracias a la preparación en la unidad de recepción quirúrgica. El diferencial de
pacientes no anulados durante el primer trimestre del año 2009 fue de +32.
La repercusión económica de este resultado se traduce en 96.736€ trimestrales. Este
importe es el resultado de multiplicar 32 pacientes por 3.023 €/alta hospitalaria. A este
ahorro económico se le debería añadir la reducción en la penalización por no cumplir
las garantías de los procedimientos en lista de espera, establecidas por la entidad
aseguradora.
Además, este incremento de actividad tiene un impacto en la lista de espera al reducir
las demoras a la vez que facilita el cumplimiento de los objetivos de actividad y así
recibir el complemento de retribución variable del hospital.
-La proporción de pacientes que ingresaban el mismo día de la intervención pasó del
67% en el año 2007 a 87% en el primer trimestre del año 2009. Este resultado tuvo
repercusión sobre los pacientes de urgencias pendientes de asignar cama el día
siguiente. La media de pacientes pendientes de cama pasó de 4,7 en el año 2007 a
3,3 pacientes en el último semestre de 2008. Por tanto, conseguimos una reducción
del 30% de pacientes pendientes de cama. Como consecuencia, una mayor oferta de
cama tuvo un impacto sobre el tiempo de espera de los pacientes que acudían a la
urgencia por haber disminuido el bloqueo puntos de asistencia por pacientes
pendientes de cama.
Metodología, cronograma y sistemas de validación de los resultados:
La implementación del proyecto fue durante el año 2008, con resultados en el año
2009. Hubo una prueba piloto para los servicios de MIR y NCR.
Servicio Días de formación
MIR
12 -13 de enero
NRC
12 -13 de enero
NRL
12 -13 de junio
NEF
12 - 13 de junio
17 - 18 de junio
TRA/REU
25 - 26 de junio
CGD/GAS
URO
9 -10 de octubre
CTO
9 -10 de octubre
INF
16 -17 de octubre
ORL
23 - 24 de octubre
ACV
23 - 24 de octubre
GIN/OFT
30 - 31 de octubre
END
30 - 31 de octubre
CAR
6 - 7 de novembre
CCA
6 - 7 de novembre
CPL
13 - 14 de novembre
NML
13 - 14 de novembre
PSQ
20 - 21 de novembre
UDD
20 - 21 de novembre
Inicio preaviso
16 de enero
16 de enero
16 de junio
16 de junio
19 de junio
30 de junio
13 de octubre
13 de octubre
20 de octubre
27 de octubre
27 de octubre
3 de novembre
3 de novembre
10 de novembre
10 de novembre
17 de novembre
17 de novembre
24 de novembre
24 de novembre
Inicio nuevo circuito
19 de enero
19 de enero
17 de junio
17 de junio
20 de junio
1 de julio
14 de octubre
14 de octubre
21 de octubre
28 de octubre
28 de octubre
4 de novembre
4 de novembre
11 de novembre
11 de novembre
18 de novembre
18 de novembre
25 de novembre
25 de novembre
La validación de los resultados se hizo a través de la monitorización de los preavisos
de alta médica y las actuaciones de enfermería. El cambio de circuito fue
implementado en todo el hospital y su adherencia fue del 100%.
Presupuesto:
Presupuesto Premios Barea
Pagos
Diseño y desarrollo del programa informático
Adquisición de 6 butacas
Recursos humanos
Total pagos
3.500
7.500
11.000
€
€
€
€
Ingresos
Disminución de IQ canceladas por falta de cama (128*3023€/alta)
386.944
€
Total
375.944
€
Anexos:
Gestión de altas.
-
-
Aparecerá la marca del Médico cuando éste haya rellenado los datos del alta.
Enfermería pondrá la marca cuando el paciente marche del centro hospitalario
Admisiones pondrá la marca de cambio de prioridad de limpieza cuando sea
necesario (por ejemplo cama de paciente crítico). Esta acción comporta un cambio
de color, a cama urgente, pendiente de limpieza.
La coordinadora de limpieza pondrá la marca cuando la cama esté limpia.
Sólo se podrá desmarcar un registro cuando no haya ninguna marca posterior. Así
Zel2 podrá desmarcar si limpieza aún no ha puesto la marca. Igualmente Zel1 lo
podrá hacer si no hay marca de Zel2. Enfermería lo podrá desmarcar si no hay
marca de Zel1.
Siempre que se ponga o se saque una marca, para que esta se actualice, se tiene
que hacer un click para grabar sobre el disquete. En caso contrario, la marca
realizada no quedará gravada.
Fig. 1. Pantalla de trabajo de los pacientes que son alta de hospitalización.
Gestión de Traslados.
-
Enfermería pondrá la marca de traslado preparado.
Zel1 pondrán la marca de traslado en curso.
Zel2 pondrán la marca de traslado realizado.
La coordinadora de limpieza pondrá la marca de cama limpia.
Admisiones pondrá la marca de cambio de prioridad de limpieza cuando sea
necesario (por ejemplo cama de paciente crítico). Esta acción comporta un cambio
de color, a cama urgente, pendiente de limpieza.
-
-
Admisiones pondrá la marca de ficha fuera del planning del hospital cuando sea
necesario.
Hay unos totales de pacientes pendientes de empezar el traslado, y otro total de
confirmados.
Sólo se podrá desmarcar un registro cuando no haya ninguna marca posterior. Así
Zel2 podrá desmarcar si limpieza aún no ha puesto la marca. Igualmente Zel1 lo
podrá hacer si no hay marca de Zel2. Enfermería lo podrá desmarcar si no hay
marca de Zel1.
Siempre que se ponga o se saque una marca, para que esta se actualice, se tiene
que hacer un click para grabar sobre el disquete. En caso contrario, la marca
realizada no quedará gravada.
Fig. 2. Pantalla de trabajo de los pacientes que son trasladados en hospitalización
Gestión de limpiezas de camas.
-
Se mostrará la relación de camas a limpiar, ordenadas per código de cama.
Cuando la cama tenga un cambio de prioridad de normal a urgente, aparecerá al
principio de la relación, y estará en otro color
Mientras la columna de hora de cama libre esté vacía, significa que es una cama
prevista a vaciarse, pero que aún no se puede limpiar.
Cuando esta columna tenga hora informada, significa que ya se puede limpiar
desde la hora fijada.
Cuando la cama esté limpia, la coordinadora de limpieza pondrá la marca de cama
limpia. De esta forma finaliza el circuito.
Inicialmente se mostrarán las camas pendientes. A medida que se vayan
limpiando, desaparecerán de la pantalla y se podrán ver seleccionando camas
realizadas.
Se mostrarán un total de camas pendientes y un total de las que son urgentes.
Fig. 3. Pantalla para la gestión de solicitudes de limpieza de camas.
Evolución del % de planificación del alta
100%
80%
60%
51% 52%
43% 44% 47%
56%
68% 65% 64%
81% 82% 80%
76% 80%
89% 88% 88%
40%
20%
0%
% planificación
Tabla1. Evolución de la planificación del alta con 24 horas de antelación
Boletín semanal del hospital universitario de Bellvitge.
Activitat assistencial
Índex
L’HUB consolida les millores introduïdes en el procés de l’alta
El nou sistema agilitza l’alta, estalvia gestions als pacients i acompanyants, i minimitza
el volum de malalts ingressats fora del servei
L’Hospital Universitari de Bellvitge ha completat a principis d’aquest any els canvis
introduïts en el procés de l’alta dels malalts hospitalitzats.
L’èxit del nou circuit d’alta ha vingut determinat, en una primera instància, per
l’increment en el percentatge d’altes preavisades amb 24 hores d’anticipació per part
de tot l’equip facultatiu i, d’una altra banda, per la implicació del personal d’infermeria
en termes de gestió de l’alta del pacient.
La introducció sistemàtica del preavís en la dinàmica de treball assistencial és
l’element més important que permet la resta de passos que es succeeixen en el circuit
de l’alta dels pacients. L’objectiu final és agilitzar i optimitzar l’ús dels llits de l’Hospital,
amb l'adequació de les necessitats de llit a la seva disponibilitat, i disminució de
l’ectopisme.
Com a resultat d’aquest esforç, el percentatge mitjà de preavís de les altes a domicili,
que se situava al voltant del 40 % a principis de l’any 2008, s'ha incrementat fins a
consolidar-se al 80 % en els primers dos mesos de l’any 2009. En aquests moments
tots els serveis preavisen més del 70 % de les seves altes.
A més a més, la fiabilitat del preavís ha millorat, donat que, durant el 2009, s’han
anul·lat el 7,5 % de les altes preavisades, mentre que l’any anterior aquest percentatge
era del 10,7 %. Aquest fet no ha tingut repercussió sobre l’estada mitjana de l’Hospital,
que manté una tendència decreixent des de finals de l’any 2007. L’any 2008 va
finalitzar amb una estada mitjana de 8,7 dies i, en el primer trimestre del 2009, ha
disminuït fins a 8,4 dies.
Cal destacar, també, el paper del personal d’infermeria, ja que la seva implicació en la
gestió del pacient aconsegueix tancar el procés assistencial del malalt a l’Hospital des
de la mateixa unitat d’hospitalització. Aquest col·lectiu fa entrega de tota la
documentació a l’usuari, resol els possibles dubtes que se’n derivin, i transmet la
marxa del malalt a Admissions d’Hospitalització de forma electrònica.
Aquesta millora ha estat possible gràcies a la digitalització del tràmit administratiu de
l’alta. Així, el pacient o familiar no ha d’acudir a l’Àrea d’Admissions a recollir l’informe
d’alta ni avisar que marxa del centre.
Aquests canvis es van iniciar l’abril de 2008 en alguns serveis pilot i progressivament
s’han estès fins a culminar el gener de 2009 amb la seva normalització a tot l’Hospital.
La intervenció s’ha dut a terme de forma global a l’Hospital i hi han participat
intensament professionals de l’àmbit administratiu, d’infermeria, facultatius, zeladors,
serveis de seguretat i serveis informàtics.
En definitiva, aquesta nova organització evita els possibles factors d’improvisació que
hi pogués haver anteriorment i consolida el procés d’alta com un sistema totalment
planificat.
BIBLIOGRAFÍA:
1. Pérez Rubio, A. et al. Evaluación de la adecuación de las estancias en 1 hospital de
tercer nivel. Anales Sis San Navarra (on line).2007, vol.30, n1 pp 29-36
2. Escarrabill J, Corbella X, Salazar A, Sánchez JL. Los colapsos en los servicios de
urgencias hospitalarios durante el invierno. Aten Primaria. 2001;27:137-40
3. Chan TC, Killeen JP, Nelly D, Guss DA. Impacto rapid entry accelerated care at
triatge on reducing emergency department patient wait times, lengths of stay, and
rate of left without being seen. Ann Emerg Med. 2005;46:491-7
4. Salazar A, Cobellea N, Martin X, Del Solar C, Álvarez M y Casagran A. Impacto de
un modelo centralizado de priorización de las camas hospitalarias como
instrumento válido de gestión asistencial. Rev. Calidad Asistencial. 2008; 23(6):
248-52
5. Weston M. Defining control over nursing practice and autonomy. Jona
2008;38(9):404-408
6. Pedro Montalban, MT de; Rodrigo,I. Análisis del circuito de los pacientes
hospitalizados. Rev. Todo Hospital. 1997 (138):13-20
7. Ramon R, Jiménez A, Mayoral JM, Serra C, Castejon JA. Estrategia para la
planificación del alta en un hospital universitario. Rev. de Calidad Asistencial.
1994;9(3):142
8. Luque M, Sanchez de la Torre JL,Guerra N. Preaviso de alta. Rev. Calidad
Asistencial. 1995;10(4): 174-175
9. Roman B, Vivanco J, Ormazabal MJ, Aguinagalde L, Zavala E. La demora entre alta
médica y disponibilidad real de cama hospitalaria: un problema a resolver. Rev.
Calidad Asistencial. 1995;10(4):175
10. Fernández P, Colomo J, Tamayo ML. Seguimiento del informe del alta. Rev.
Calidad Asistencial. 1994;9(3):170-171
11. Kulasegarah J, Lang EE, Carolan E, Viani L,Gaffney R, Walsh RM, Wals M. Day of
Surgery Admission- Is This Safe Practise? IMJ2008, 101(8): 218-219.
12. Howell E, Bessman E, Kravet S, Kolonder K, Marshall R, Wright S. Active bed
management by hospitalist and emergency department throughput. Ann Intern Me.
2008;149: 804-810
13. Vijay V, Kazzaz S, Refson J. The same day admissions unit for elective surgery: a
case study. Inter J Health Care Quality Assur. 2008; 21(4): 374-379