ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA POR

ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA POR
PROCESOS
INFORME
DICIEMBRE de 2011
Rectoría
Iván Enrique Ramos Calderón, Rector
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
Profesor Luis Carlos Castillo Gómez
Representante de la Dirección
Equipo Coordinador de Implantación
Ingeniera Claudia Milena Muñoz P.
Ingeniera Diana Velásquez Ramírez.
Contratista Marcos Salcedo.
Empresa Contratista – Soporte Proyecto de Implementación - EQTEC
Gustavo Lenis
Fernando Maya
Vanessa Montero
Omar Losada Rivera
Documento elaborado por: Ing. Diana Velásquez
El contenido de este documento
puede reproducirse total
o parcialmente citando la fuente.
Consúltelo en http://gicuv.univalle.edu.co
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
Área de Calidad y Mejoramiento
Ciudad Universitaria Meléndez
Edificio 301- Oficina 3016 3er. Piso
Tele – Fax: 321 22 23
Cali, Colombia
Febrero de 2012
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RESULTADOS GENERALES
Total de Formatos de ACPM
136
Acciones Correctivas
Acciones Preventivas
Acciones de Mejora
Total de Acciones
382
74
273
729
52,4%
10,2%
37,4%
Estado de Acciones
Acciones Abiertas
Acciones Cerradas
Total de Acciones
121
605
726
16,7%
83,3%
Estado Abiertas
Abiertas Retrasadas
Abiertas con Tiempo
Total Abiertas
101
20
121
83,5%
16,5%
Del total de las Acciones reportadas hasta el momento, la participación de los Procesos, Sedes, Facultades e Institutos
Académicos se presenta a continuación:
4
RESULTADOS POR PROCESOS
1. Planeación Institucional
Seguimiento:
El Subproceso Planeación Institucional ha levantado 11
Acciones pero todas están cerradas.
El Subproceso Planeación de la Estructura Organizacional
No ha Levantado Acciones.
2. Comunicación Institucional
Seguimiento:
El Subproceso Comunicación Institucional ha levantado 20
Acciones, las cuales se encuentran cerradas.
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3. Gestión del Control
Acciones Abiertas
0%
Abiertas con Tiempo
100%
Abiertas Retrasadas
La única acción que está abierta se encuentra retrasada y el responsable de ésta es la Oficina Jurídica:

Implementar el procedimiento a partir de notificar esta Acta.
Seguimiento:
Aún se encuentra abierta. El Área de Calidad y Mejoramiento ha entregado al responsable los archivos correspondientes para el
seguimiento pero el responsable de esto no ha notificado si ha ejecutado la acción.
7
4. Formación
Seguimiento:
Las 7 acciones abiertas corresponde a 5 del subproceso Gestión de los Programas Académicos que corresponde al problema “Se
presenta inconsistencias en las Resoluciones de Consejo Académico, Consejo Superior y Registro Calificado de los Programas
Académicos” para lo cual han la Dirección de la DACA a levantado una ACPM de 5 acciones y no han sido cerradas a la fecha.
Las otras 2 acciones abiertas corresponden al subproceso Apoyo para la Formación en Entornos Virtuales de Aprendizaje que
corresponde al problema “Mejorar la Disponibilidad Integral del Servicio de Campus Virtual”, las cuales estaban programadas
para ejecutarse en los meses de Agosto y Octubre del año 2011.
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5. Extensión y Proyección Social
Seguimiento:
De las 7 acciones abiertas 4 pertenecen al subproceso de Promoción y Ejecución de Programas de Extensión y Educación
continúa, 1 al subproceso de Apoyo a la Inserción Laboral y 2 al subproceso Gestión de Emprendimiento, todas estas 7 acciones
se encuentran retrasadas, siendo responsable el Director de Extensión y Educación Continua. A continuación se describe la
situación:

Promoción y Ejecución de Programas de Extensión y Educación continua: Tres (3) de las Cuatro (4) Acciones abiertas
retrasadas corresponde a la situación que no se da cumplimiento a la NTCGP100:2009 - numeral 7.3 Diseño y Desarrollo
en la prestación del Servicio, esto debido a que No existe un documento que evidencie los procesos de prestación del
servicio, las acciones propuestas son:
 Revisión y observaciones del documento
 Elaborar versión final del documento
9
 Aprobación de la versión final del documento
De éstas cinco (5) acciones abiertas retrasadas del subproceso anterior hay otra que tiene que ver con la falta de
divulgación de información de las diferentes actividades que desarrolla la dirección de extensión en cada uno de sus
programas (educación continua, emprendedores, practicas profesionales y egresados), como acción última de la ACPM
era propuesta para resolver la dificultad fue Ejecutar el Plan de Comunicaciones la cual estaba para el mes de septiembre
y aun esta abierta.

Apoyo a la Inserción Laboral: 1 de las acciones abiertas retrasadas hace referencia a la Consolidación del Programa
Institucional de Prácticas Profesionales, esto debido a que No hay fortalecimiento institucional del programa de prácticas
profesionales como unidad asesora de las unidades académicas para la vinculación de estudiantes en práctica. Es
necesario fortalecer las relaciones empresariales para la vinculación de estudiantes en prácticas en el sector. No han sido
aprobado por el consejo superior la resolución que reglamenta las prácticas profesionales y No existen normas
institucionales que regulen el programa de prácticas profesionales. Por lo anterior se ha propuesto Revisar y aprobar la
implementación del sistema de información para prácticas profesionales. Se están adelantando las gestiones con la
OITEL.

Y del subproceso Gestión de Emprendimiento se cuenta con dos acciones aun abiertas:
 Presentar propuesta de Resolución ¨Por la cual se establece y reglamenta la oferta de Cursos de Extensión y
Diplomados y la expedición de los respectivos certificados en la Dirección de Extensión y Educación Continua¨ al
Vicerrector Académico.
 Realizar las recomendaciones y cambios sugeridos por el Vicerrector Académico.
Pero en Enero de 2012 se continúa trabajando en la propuesta de Resolución para reglamentar los cursos de extensión.
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6. Investigación y Generación de Conocimiento
Seguimiento:
De las siete (7) acciones que se encuentran abiertas pertenecientes al subproceso de Transferencia de Resultados de
Investigación, cuatro (4) están retrasadas y las tres (3) restantes aún se encuentran con tiempo, programadas para ejecutarse
en los meses de Julio y Diciembre del año 2012.

Las cuatro (4) retrasadas corresponde al subproceso Transferencia de Resultados de Investigación del problema de
“actualización de los documentos” ya que el Modelo de la OTRI ha cambiado desde que se elaboró el Manual, es decir
desde el año 2008. Éste subproceso propuso las siguientes acciones que aun están abiertas y retrasadas: Revisión y
actualización del Manual de procedimientos, Revisión y actualización del Nomograma y Revisión y actualización de la
caracterización del subproceso.

Y del mismo subproceso de Transferencia de Resultados de Investigación y Gestión de Propiedad Intelectual “no han
identificado los riesgos asociados a la seguridad de la información” y una de las acciones propuestas que esta abierta y
retrasada es Solicitar asesoría a la OITEL para el manejo de la seguridad de información en medio magnético, pero esta
no se ha ejecutado.
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7. Desarrollo Humano y Bienestar
Seguimiento:
De las siete (7) acciones abiertas, tres (3) se encuentran aún con tiempo y cuatro (4) retrasadas, pertenecientes al subproceso
de Gestión de Programas Socioeconómicos y de Fortalecimiento Personal, siendo responsable la Sección de Desarrollo Humano
y Promoción Socioeconómica.
Situación en las acciones retrasadas: Las Unidades Académico-Administrativas no utilizan el programa de fomento de empleo
estudiantil establecido para asignar las monitorias administrativas necesarias. Esto debido a que existe desconocimiento de las
unidades académico administrativas y de los estudiantes mismos del procedimiento a seguir para acceder al programa de
fomento estudiantil. Para lo cual el responsable planteó las siguientes acciones para ejecutarse en los meses de Julio y
Diciembre del 2011:
12

Diseñar plegable con la información del programa de fomento estudiantil.

Realizar un portafolio con la información relativa a servicios de empleo.

Fomentar vínculos interfacultades.

Fomentar vínculos con empresas.
Las acciones abiertas con tiempo están propuestas para cierre de ejecución en los meses de Febrero, Mayo y Diciembre del
2012.
13
8. Gestión de Bienes y Servicios
Las 16 acciones abiertas se encuentran retrasadas, y existen diversos responsables de los Subprocesos Contratación y Compras
Nacionales, Subproceso Compras Internacionales, Subproceso Donaciones y Subproceso de Gestión de Proyectos de
Construcción; a continuación se presentan las acciones propuestas:

Diseñar los reportes necesarios para la obtención de los datos que permitan generar los indicadores propuestos, como
responsable es el Jefe de Sección de Administración de Bienes y Servicios.

Se debe culminar el proceso de lleno de vacante para terminar con la encargatura que genera mayor cargo de trabajo.
No se han programado fechas ya que los responsables son de la Dirección Universitaria.

Establecer registro de control de los procesos de donación para monitoreo del indicador. No se han programado fechas
ya que los responsables son de la Dirección Universitaria.

Mejorar estudios previos de mercado para la sección de proponentes. Responsable Jefe de Contratación.

Mejorar la capacidad para estudio de ofertas. Responsable Jefe de Contratación.
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
Programar los procesos contractuales para que estén finalizados en su etapa pre contractual con suficiente tiempo para
garantizar que los contratos estén firmados y legalizados antes del cierre de fin de año. Responsable Oficina de
Planeación y Desarrollo Institucional.

Reforma Estatuto de Contratación. Responsable Vicerrector Administrativo.

Creación Oficina de Contratación. Responsable Vicerrector Administrativo.

Elaborar circular o instructivo para la divulgación de la información sobre las actividades que se deben seguir para recibir
donaciones. Responsable Jefe Sección de Compras y Administración de Bienes.

Publicar la información por agenda a todos los funcionarios, por la pagina de processo y de la Sección.

Actualizar instructivo del procedimiento de importaciones. Responsable Jefe de Sección de Compras y Administración de
Bienes.

Divulgar el instructivo a los funcionarios.

Capacitar a los funcionarios de las unidades que más tramitan importación.

Gestionar la entrega de las autorizaciones de los proyectos a cargo de la DABS, para inicio a los procesos de Contratación
de la Universidad.

Planear y Diagnosticar los tiempos de duración de los procesos de Contratación de la Universidad.
Seguimiento:
Se está llevando a cabo una reestructuración del proceso Contratación y Compras.
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9. Gestión Financiera
Seguimiento:
De las 35 acciones correctivas, preventivas y de mejora, dos (2) se encuentran abiertas pertenecientes al subproceso de
Subproceso de Gestión Financiera, una (1) se encuentra retrasada y la otra se encuentra aún con tiempo de ejecución, con
fecha de cierre hasta el mes de Junio del 2012.
La acción que esta abierta retrasada es Socializar el nuevo procedimiento a los funcionarios que intervienen en el mismo,
aunque se modifico la fecha de la Socialización a Enero 31 de 2012, esta no se ha cerrado.
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10. Gestión del Talento Humano
Seguimiento:
De las 14 acciones abiertas 13 se encuentran retrasadas y 1 se encuentra con tiempo para su ejecución, éstas cuentan con
diversos responsables de los subprocesos de Permanencia de Personal con 1 acción abierta retrasada, Gestión del Desarrollo
Humano Docente con 5 acciones abiertas retrasadas y 1 con tiempo, Retiro de Personal con 4 acciones abiertas retrasadas, y el
subproceso de Ingreso del Personal con 3 acción abiertas retrasada; a continuación se presentan algunas acciones retrasadas
propuestas entre los meses de Abril a Diciembre del 2011:

Revisar si las metas propuestas de los indicadores reflejan la situación real del proceso.

Cuando se presenten vacantes definitivas, tomar como primera opción la Encargatura para funcionarios que cumplan los
requisitos de los cargos.
17

Actualizar los Manuales de Procedimientos, Caracterizaciones, Normograma, Indicadores, Revisar estándar de formatos
de los Subprocesos. Estos a se actualizaron pero falta la aprobación por parte del responsable.

Diligenciar la Matriz de Información. Responsable Jefe de División de Recursos Humanos.

Oficializar y divulgar a los funcionarios de la sección sobre la herramienta de recolección de los datos necesarios para los
indicadores de gestión, la fecha propuesta de cierre estaba para 30/08/2010. Luego se procedió a organizar la
herramienta con los funcionarios de la sección, por lo tanto, se tomó la decisión de reprogramar la fecha de cierre para
1/05/2011, pero aún sigue abierta.

Re-diseñar la herramienta para recolección de datos.
Debido a que se identificó la necesidad de revisar y ajustar la reglamentación para el otorgamiento de las distinciones
académicas para los docentes, el responsable del proceso tomo las siguientes acciones, las cuales debieron ser ejecutadas en el
mes de mayo a junio del año 2011, pero se encuentran abiertas retrasadas:

Realizar seguimiento a las sugerencias del Consejo Académico y su recomendación al Consejo Superior. Responsable
Vicerrector Académico.

Informar a las Unidades Académicas para aplicar el procedimiento definido en la Resolución a partir de la próxima
convocatoria para otorgar las distinciones académicas (en caso de que la Resolución sea aprobada por el Consejo
Superior). Responsable Vicerrector Académico.
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11. Gestión de Recursos Tecnológicos
Las 2 acciones abiertas se encuentran retrasadas, pertenecientes al subproceso Gestión de la Operación de los Servicios de la
OITEL, siendo el responsable la OITEL. La situación presentada hace referencia a los servicios de red en el edificio de
administración Central, los cuales han presentado fallas: Lentitud de la red, perdida de información, largos periodos de
Indisponibilidad. Para lo cual el responsable planteo las siguientes acciones propuestas para los meses de Agosto y Septiembre
del 2011:

Migrar individualmente a los usuarios actuales al nuevo sistema.

Implementar una intranet que reemplace los demás servicios de Novell.
Seguimiento: El viernes 13 de mayo se realizó seguimiento a las Acciones abiertas, y se encuentra que esta actividad ha sido
realizada parcialmente, se migraron los usuarios de Gestión Documental pero falta terminar con el resto de usuarios. La
actividad se reprograma para Agosto 2011. Pero aún se tiene abierta y retrasada estas dos acciones.
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12. Gestión de la Calidad
De las 20 acciones abiertas, 11 se encuentran con tiempo y 9 retrasadas, siendo responsable el Área de Calidad y Mejoramiento:

Frente al control de los documentos y registros del Sistema de Gestión de Calidad, a la fecha no se tiene mecanismos
ágiles y oportunos que permitan controlar los documentos y registros que se manejan de forma descentralizada en las
Facultades, Institutos Académicos y Sedes Regionales como son: instructivos de procedimientos y formatos, igualmente
hace falta controlar toda la documentación y registros distintos a formatos a nivel central, dado que actualmente solo se
controlan los manuales de procedimientos y formatos, y es necesario incluir todos los documentos definidos en la
estructura documental del SGC.
Para el control de registros no se tiene establecido los controles para el almacenamiento, protección, recuperación,
tiempo de retención y disposición de los registros del Sistema de Gestión de Calidad.
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Una de las acciones propuestas es 2. Tramitar con la OITEL la custodia de la información del GICUV a través de los
servidores institucionales, pero esta no se ha hecho. Sin embrago la Coordinadora del Área de Calidad realiza back up en
un disco duro cada viernes.

Otra acción es “Restructurar la página web, haciéndola más interactivo y asequible a los usuarios que la consulten”, esta
aun se encuentra abierta. Sin embargo se trabaja en las páginas del GICUV y Proceso actuales actualizándola
frecuentemente, mientras se desarrolla la nueva página web del Sistema de Gestión de Calidad.

Las Tablas de Retención Documental - TRD no están aprobadas por la Gobernación del Valle, igualmente estas TRD se
encuentran desactualizadas. Debido a esto el Área de Calidad y Mejoramiento no ha podido solicitar la modificación de la
Tabla de Retención Documental para el Área de Calidad y Mejoramiento a la Sección de Gestión Documental una vez
hayan sido aprobadas por la Gobernación

Los procesos y actividades realizadas por la Oficina de Relaciones Internacionales, no están incluidas dentro del mapa de
procesos, ni se encuentran documentadas dentro del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad del Valle - GICUV
21
13. Gestión del Mejoramiento
Seguimiento:
Las 40 acciones pertenecientes al proceso Gestión del
Mejoramiento se encuentran cerradas.
22
FACULTADES E INSTITUTOS ACADÉMICOS
Las 3 acciones abiertas se encuentran retrasadas y los responsables son Facultad Ingeniería, Facultad Ciencias de la
Administración y el Instituto Educación y Pedagogía, respectivamente:
Seguimiento:

El profesor solicita Licencia No remunerada para terminar y sustentar su Tesis. El Vicedecano de Invest. Y Post. de la
Facultad Ingeniería Solicita a los jefes de unidad revisar el estado de los vencimientos de las comisiones de estudio dado
que muchos casos los tiempos están atrasados.

Esta es una acción propuesta por la Facultad Administración y que aun esta abierta: El Consejo decide enviar
comunicación al Coordinador del Área, profesor Rubén Darío Echeverry, solicitando que reúna a sus profesores para
elaborar un plan de trabajo con respecto a los nuevos programas académicos (M. Comercio Exterior-M. Estudios Europeo)
y que nominen a los próximos Directores del Programa de Comercio Exterior.
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
El Instituto Educación y Pedagogía propone se levante un banco de instituciones para hacer convenios, este sería un
facilitador y controlador. La Representante Estudiantil expresa que desde diciembre de 2009, viene trabajando con los
estudiantes sobre la primera versión del documento, hace entrega de un escrito que recoge algunas observaciones.
Solicita una copia de esta nueva versión.
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SEDES REGIONALES
Seguimiento:
De las 35 acciones abiertas, 34 se encuentran retrasadas y 1 con tiempo, estas acciones estaban programadas para ejecutarse
en el segundo semestre del 2010 y el primer y segundo semestre del 2011 pero no se han cerrado aún. Los responsables son:
25

La Sede Buga tiene esta acción abierta “Instalar un programa que sistematice la documentación del S.G.C. y la de los
procesos de planeación estratégica”.

La Sede Caicedonia tiene las siguientes acciones abiertas: Contratación con empresas de transporte regional debido a la
carencia de un vehículo de transporte propio de la sede, y Contratación con empresas de telecomunicaciones debido a
daño en la fibra óptica del proveedor, daño en puertos del ADSL.

La Sede Cartago tiene las siguientes acciones abiertas: Solicitar al director de la fundación mixta el permiso para el
traslado de ARP, Solicitar a la oficina de Planeación, capacitación para el diligenciamiento de los informes del SUE,
Retroalimentación de los resultados de la evaluación a los docentes durante el periodo académico y no solo al final, y
Seguimiento a los programas propuestos por los docentes Vs los ejecutados.
26

La Sede Norte del Cauca tiene las siguientes acciones abiertas: Solicitarle a la dirección de la Sede la elaboración y
trámite de un documento de responsabilidad por parte del colegio ante el cuidado de las carteleras, Elaborar comunicado
a los docentes informado el procedimiento a seguir en caso de inasistencia a clase 1. Crear un sistema ó base de datos
que permita obtener los resultados de la evaluación de docentes de forma rápida y eficiente. (base de datos, archivo en
Excel con mayor técnica etc.), Enviar comunicado al área de Registro Académico para que modifiquen el formato que hay
en el sistema, que se deje en Excel y permita guardar la información digitada, Solicitar por escrito a la Dirección de la
sede adjudicación de espacios apropiados para realizar la labor. Igualmente solicitar por escrito al encargado de
sistemas de la sede para que reserve equipos a los cuales les funcione perfectamente los softwares y la conectividad a
internet para que sean adjudicadas a las personas mencionadas. Esta son acciones que están abiertas y que debieron ser
ejecutadas en el 2010.
La situación “Falla en la prestación de los servicios de internet desde que se conecta con Cali especialmente en el mes de
abril de 2011”, presentó dos acciones que aun se encuentran abiertas.

La Sede Tuluá presenta una situación de “Incumplimiento por parte de los docentes y coordinadores de programa en los
procedimientos del subproceso Gestión actividades académicas (Registros académicos, Programación académica)” para
lo cual ha propuesto como acciones 1. Socializar nuevamente los Instructivos de procedimiento a los docentes y
Coordinadores y 2. Establecer un mecanismo de control y seguimiento en los procedimientos que presenten mayor
impacto, las cuales eran para ser ejecutadas en el 2010 y aun siguen abiertas.

La Sede Yumbo presenta las siguientes acciones abiertas: Compra de Planta Eléctrica Portátil, Instalar una división
corrediza entre las salas de sistemas 1 y 2, Instalar ventiladores de pared, Colocar seguridad en la puerta en la parte
externa colocando un candado, Verificar si la PQRS presentada a Empresas Municipales de Cali fue recibida y asignada, y
Enviar comunicado a los profesores que usan la sala de sistemas para estén pendientes de los horarios establecidos.
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