Firma automatizada de actas
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Firmaautomatizadadeactas Àrea de Sistemes d'Informació i Comunicacions Universitat Politècnica de València Edifici 4L2 Camí de Vera, s/n, 46022 València Tel. +34 96 387 70 70, ext. 77070 • Fax +34 96 387 70 79, ext. 77070 [email protected] www.asic.upv.es Contenido Antecedentes. ............................................................................................................................................................... 3 Situación actual. ............................................................................................................................................................ 3 Elementos de partida. ................................................................................................................................................... 3 Rediseño del nuevo procedimiento. ............................................................................................................................. 5 Conclusiones. ................................................................................................................................................................ 7 Àrea de Sistemes d'Informació i Comunicacions Universitat Politècnica de València Edifici 4L2 Camí de Vera, s/n, 46022 València Tel. +34 96 387 70 70, ext. 77070 • Fax +34 96 387 70 79, ext. 77070 [email protected] www.asic.upv.es Antecedentes. Desde 1990 la Universitat Politècnica de Valencia dispone de una herramienta que permite y facilita a los profesores gestionar las notas sus alumnos, esta herramienta conocida como PADRINO (Programa de Ayuda Docente para Registro Interno de Notas), no solo permite y facilita el registro de notas en las BBDD sino que además permite de modo autónomo consultar y actualizar la información asociada de los alumnos matriculados en una asignatura. La implantación de esta herramienta y su evolución ha sido por la necesidad de minimizar el periodo de actualización de las calificaciones de los alumnos al finalizar las convocatorias de examen, especialmente la junio y septiembre, pues uno de los principales factores que dependen el orden de matriculación de los alumnos es el rendimiento académico y por lo tanto necesariamente la introducción de las notas debe de ser muy ágil. La evolución esta herramienta ha sido tanto tecnología como funcional y se ha ido adaptando a las nuevas necesidades funcionales de los usuarios. Situación actual. Actualmente cuando todos los profesores de asignatura han calificado a sus alumnos, el profesor responsable de la misma, carga las notas en el acta., la imprime, firma manual del acta y la entrega en la Secretaria de la Entidad Responsable del Título (ERT) para que un gestor la valide en el ERP de la Gestión Académico, registre y archive el documento en el libro de Registro de Actas. Con la implantación de los nuevos planes de estudios el periodo de entregas de actas se ha visto obligado a reducirse considerablemente, pues debido al calendario escolar que se inicia la primera semana de setiembre obliga en las matriculaciones de los alumnos sea la última quincena de julio, previamente los alumnos deben de ser citados de acuerdo a los criterios definidos lo que exige que el proceso de gestión de Actas sea extremadamente rápido y corto. Elementos de partida. La UPV 2010 dentro marco del proyecto eUPVgestión al objeto de aumentar la eficiencia y valor añadido a sus procesos, la UPV apuesta por incorporar mejoras que permitan eliminar trámites incensarios y reducir en la medida que sea posible el uso de papel como soporte de gestión administrativa sin mermar las garantías de los procedimientos. Para ello, en los últimos años la UPV ha ido apoyándose o dotándose de todas las normativas que facilitaran un proyecto de este estilo, para ello a nivel normativo se dispone de: Normativa interna: Àrea de Sistemes d'Informació i Comunicacions Universitat Politècnica de València Edifici 4L2 Camí de Vera, s/n, 46022 València Tel. +34 96 387 70 70, ext. 77070 • Fax +34 96 387 70 79, ext. 77070 [email protected] www.asic.upv.es Normativa de Régimen Académico y Evaluación del Alumnado, aprobada el 28 de enero 2010. Normativa 11 marzo de 2010, por el que se aprueba el Reglamento de creación y regulación de la Sede Electrónica de la Universitat Politècnica de Valencia. Normativa 11 marzo de 2010, por el que se aprueba el Reglamento de creación y regulación del Registro Electrónico la Universitat Politècnica de Valencia. Resolución, del 17 de septiembre de 2013, del Rector relativa a la creación del sello electrónico para su utilización en la UPV. Reglamento 7 de noviembre 2013, por el que se acuerda la regulación de las actuaciones administrativas automatizadas Universitat Politècnica de Valencia. Acuerdo 7 de noviembre 2013 de la Comisión académica de la UPV sobre el procedimiento de firma de actas Normativa externa: Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica. Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Ley 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal. Con este objetivo y aprovechado la evolución de las TIC y que están al alcance de toda la comunidad universitaria la UPV dispone de herramientas que ayudan a llevar a cabo dichos objetivos, cabe destacar: La plataforma de administración electrónica eUPVgestión está formada por una arquitectura basada en componentes fuertemente integrados que proporcionan las herramientas básicas para implementar la ejecución automatizada de los procesos administrativos de la UPV, cabe destacar para este proyecto: La Sede electrónica. Registro telemático. Sellado del tiempo. Bandeja de firma electrónica Entre los componentes principales que forman parte de la plataforma eUPVgestion se encuentran los siguientes: Cliente de firma para el acceso a @firma, a través de la GVA, al MAP Motor de workflow Trew@ Àrea de Sistemes d'Informació i Comunicacions Universitat Politècnica de València Edifici 4L2 Camí de Vera, s/n, 46022 València Tel. +34 96 387 70 70, ext. 77070 • Fax +34 96 387 70 79, ext. 77070 [email protected] www.asic.upv.es Gestor de expedientes Tramit@, incluye notificación fehaciente y envío de mensajes Registro telemático Mastin Acceso a los servicios ACCV (certificados, sello de tiempo) Repositorio de información digital Alfresco Bus de servicio Oracle ‐ Acceso a múltiples erp's corporativos (rrhh, alumnado, gestión económica, biblioteca, etc…) Firma electrónica de documentos y almacenamientos en el gestor documental. Sistema de identificación única de los usuarios: o Específico de la UPV: usuario/contraseña o Genérico para la administración: Certificado digital de la GVA; certificado de empleado público de la GVA, DNI electrónico Rediseño del nuevo procedimiento. Según el artículo 9 de la NRAyE del alumnado establece que el profesor responsable de cada asignatura será el encargado de firmar el acta y entregarla en la secretaria de la ERT antes de finalizar el plazo preestablecido en cada convocatoria. Este nuevo procedimiento se rediseña con la finalidad de agilizar y simplificar el proceso de calificación de los alumnos de las titulaciones oficiales de la UPV y con el objetivo de eliminar los tiempos muertos que se puedan producir desde la finalización de los exámenes hasta la entrega y validación de actas. Tras analizar el proceso se detecta que el proceso vigente podría mejorar considerablemente en la fase de entrega y validación de actas. Específicamente el procedimiento se rediseña a partir de que el responsable de la asignatura tiene que generar el acta de una asignatura en una convocatoria, para ello se ha incorporado una nueva opción en el programa PADRINO dónde el mismo responsable en un sólo click de ratón se llevaran a cabo las siguientes tareas: Firma electrónica de empleado público en base a clave concertada con la UPV por el profesor responsable de cada asignatura mediante la inclusión expresa de su clave de personal UPV en la plataforma informática. Firma electrónica automatizada con sello de órgano, basado en certificado electrónico, emitido por la Agencia de Tecnología y Certificación Electrónica (ACCV) de la Generalitat Valenciana. Archivo electrónico del Acta en el repositorio documental de la UPV donde se guardan todos los documentos firmados electrónicamente y será desde este registro desde donde se imprimirá cada vez que un autorizado requiera consultar el acta de la Àrea de Sistemes d'Informació i Comunicacions Universitat Politècnica de València Edifici 4L2 Camí de Vera, s/n, 46022 València Tel. +34 96 387 70 70, ext. 77070 • Fax +34 96 387 70 79, ext. 77070 [email protected] www.asic.upv.es asignatura. Como esta será estática, habrá que acompañarla de todas las diligencias que se hayan producido con posterioridad a la fecha de la firma electrónica. Este sistema de firma equivale a la entrega del acta en la secretaría de la ERT, sin necesidad de su impresión, ni desplazamientos, así como ni el posterior registro y custodia física de los documentos. Este sistema se ha puesto operativo para todas las asignaturas de todas las titulaciones de la UPV, tanto para las antiguas titulaciones de Ciclos, como las nuevas de Grado, Máster y Doctorado en este curso 2013‐2014, habiendo finalizado satisfactoriamente en enero del 2014. En el siguiente grafico se muestra una gráfica comparativa de los tiempos de introducción de actas en la misma convocatoria para los cursos 2012‐2013 sistema clásico y 2013‐2014 nuevo sistema. 2500 2000 1500 2013‐2014 2012‐2013 1000 500 0 0‐1 1‐2 2‐3 3‐4 4‐5 >5 DEMORA 2013‐2014 2012‐2013 0‐1 2113 1346 1‐2 11 277 2‐3 0 127 3‐4 0 82 4‐5 0 78 >5 5 219 Àrea de Sistemes d'Informació i Comunicacions Universitat Politècnica de València Edifici 4L2 Camí de Vera, s/n, 46022 València Tel. +34 96 387 70 70, ext. 77070 • Fax +34 96 387 70 79, ext. 77070 [email protected] www.asic.upv.es Conclusiones. Entre las numerosas ventajas de este nuevo servicio se destacan: 1. 2. 3. 4. 5. Plena satisfacción por parte de los profesores por la agilidad del proceso. El profesor puede consultar las actas en cualquier momento. Eliminación de desplazamientos, colas y pérdidas de tiempo. Eliminación del papel, y como consecuencia reducción en los espacios de los archivos. Disminución importante de la carga de trabajo en este periodo en los servicios administrativos de las ERT, lo cual permite que el personal destinado a ello pueda dedicarse a labores que aporten verdadero valor añadido a los usuarios. 6. Fiabilidad total de los datos, pues es el propio interesado (profesor responsable)q quien a la vez que firma archiva las actas sin necesidad de implicar a terceros. 7. Inmediatez en la generación y publicación de las actas en tiempo real, el alumno puede conocer la calificación definitiva en el momento de la generación del acta. 8. Disminución del periodo de introducción de actas, por lo que como ventaja adicional, en el momento de la ordenación de existe la garantía que las notas ya están introducidas y validadas. Por último, destacar que con la solución dada por la UPV a la firma de actas de calificaciones académicas, esta universidad se convierte en la primera que consigue implantar la firma electrónica en la totalidad de estos documentos y por la totalidad de su profesorado. Àrea de Sistemes d'Informació i Comunicacions Universitat Politècnica de València Edifici 4L2 Camí de Vera, s/n, 46022 València Tel. +34 96 387 70 70, ext. 77070 • Fax +34 96 387 70 79, ext. 77070 [email protected] www.asic.upv.es
