procedimiento de digitalización y microfilmación

Código : PGD.10
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO DE DIGITALIZACIÓN Y MICROFILMACIÓN
Versión : 01
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Revisó: Director de Certificación y Gestión Documental
Técnico de Archivo y Gestión Documental
Fecha de aprobación: Agosto 25 de 2015
Resolución Nº 1829
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Establecer los requisitos y las condiciones adecuadas para la digitalización
y microfilmación de documentos.
Aplica a los documentos que son recibidos por la Dirección de
Certificación y Gestión Documental y que deben ser digitalizados y
microfilmados para su conservación total.
NORMATIVIDAD










Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los
documentos microfilmados.
Decreto 3354 de 1954. Restringe adulteración, recorte y dobles de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos microfilmados.
NTC 3723. Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm. Técnicas de operación.
NTC 4080. Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. Clasificación de Microfilmes.
NTC 5238. Normas sobre reprografía. Microfilmación Series. Procedimiento de operación.
Circular 4 de 2010. Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y Gestión de Documentos electrónicos.
Circular externa 2 de 2012. Adquisición de herrramientas tecnológicas de Gestión Documental.
Guía del Usuario i9600 Aplicación de Software Kodak, noviembre 2009. Proceso relacionado con el montaje del rollo en el escritor electrónico y
su microfilmación.
Manual del Usuario i9600 Kodak, enero 2003. Indicaciones para el buen uso del escritor electrónico para la filmación de imágenes digitales en el
rollo.
Guía del usuario Capture Pro Software Kodak, diciembre 2010. Aplicación de digitalización para la captura electrónica de documentos.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS



Digitalización: Escaneo de documentos y/o Captura electrónica de una o dos caras del documento. Imagen analógica digital.
Documento electrónico: Registro de información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o
similares y que permanece en estos medios durante su ciclo vital.
Formato Único de Inventario Documental FGD.15: Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo
(archivo de una entidad). Siguiendo la organización de las series documentales, con el fin de asegurar el control de los documentos en sus diferentes
fases.
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
Imagen: Representaciones electrónicas de páginas digitalizadas.

Lote: Uno o varios documentos digitalizados, similares a una carpeta o un archivo colgante que contenga varios documentos independientes.

Microfilm: Fotografía en película generalmente de 16 mm ó 35 mm, utilizada en reproducción de documentos.

Microfilmación: Técnica fotográfica de registrar en película de sales de plata, imágenes de documentos, con reducciones, que de acuerdo al equipo
utilizado permiten superar muchas veces su tamaño original.

Página: Son hojas físicas de papel que se alimentan a través del scanner para producir imágenes.

Revelado: Tratamiento que permite hacer visible la imagen latente, conseguida mediante la exposición del material sensible.

Residuos Químicos: Sustancias o preparados que casi siempre presentan determinadas características de toxicidad y/o peligrosidad. La identificación
y el almacenamiento incorrecto de estos residuos puede constituir un riesgo adicional, a los ya propios de la actividad del laboratorio.
CONSIDERACIONES

Se recomienda revisar los documentos, eliminar ganchos, desdoblar y separarlos antes de escanearlos.

Escanear documento a documento y tener en cuenta la calidad del papel para evitar que se pasen mas de dos o queden unidos como uno solo

Es importante revisar la imagen de todos los documentos antes de dar salida de lote.

Pasar el Lote a Kodak Daw Baches y posteriormente dar salida a la carpeta Kodak Daw.

Colocar el microfilm en el escritor electrónico y verificar su ajuste para recibir las imágenes digitalizadas.

Escribir el microfilm con las imágenes digitalizadas.

La numeración de los microfilm es consecutiva y por programa (Archivo centralizado, historias académicas, consecutivo de correspondencia
despachada, etc.), la secuencia de los documentos ha de ser completa; se debe conservar el orden y la continuidad.
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Inicio/Fin
Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
Dec isión
Documento
Procesamiento en S.I., o
Intranet
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
Conector
RESPONSABLE
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
INICIO
A
1. Prepara el material a
digitalizar y microfilmar
1. Prepara el material a digitalizar y microfilmar; lo cual
consiste en confrontar los documentos con el Formato
Único de Inventario Documental, desempastar los libros,
revisar ordenación, foliación y eliminar ganchos de los
documentos.
2. Prepara y ajusta el
Scanner
2. Prepara y ajusta el Scanner lo cual consiste en limpiar
los módulos alimentador y separador (rodillos) y las
respectivas guías de cristal; se debe asegurar que el
equipo este encendido y correctamente conectado al PC
Operador de
Conservación de
Documentos
3. Realiza del proceso de
digitalización
3. Realiza el proceso de digitalización de los documentos,
creando un lote nuevo o abriendo uno existente. Se debe
incluir Acta inicial, listado de documentos y Acta Final por
cada Lote (Rollo)
Operador de
Conservación de
Documentos
4. Revisa los documentos
digitalizados
4. Revisa los documentos digitalizados y verifica faltantes,
dobleces, documentos unidos. Si es necesario se realiza
corrección escaneando nuevamente el (los) documento
(s).
Operador de
Conservación de
Documentos
5. Realiza copia en PDF
5. Si el programa lo requiere se realiza copia en PDF por
rollo. Se almacena en el PC para su consulta posterior.
Operador de
Conservación de
Documentos
1
Auxiliar de Archivo
y Gestión
Documental
Guía del Usuario
Scanners de la serie
i1400 Kodak
(páginas 7,8,9,13,14
y 15)
Guía para la
digitalización y
Microfilmación
GGD.05 (páginas 4,5
y 6)
Tutorial Software
Capture (Flujo de
Trabajo del Software
Capture Pro:
Digitalizar a PDF)
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Inicio/Fin
Dec isión
Actividad
Documento
Procesamiento en S.I., o
Intranet
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
Conector
RESPONSABLE
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1
B
Guía del Usuario
Capture Pro
Software Kodak
(página 22)
6. Dar salida de Lote
6. Da salida de Lote (Documentos escaneados por rollo)
para trasladar los documentos a la Carpeta Kodak Daw
Baches.
Operador de
Conservación de
Documentos
7. salida a Kodak Daw
7. Da salida de Kodak Daw Baches a Kodak Daw
procurando que la información cumpla con los
requerimientos del escritor electrónico y la película.
Operador de
Conservación de
Documentos
8. Encendido y ajuste del
Escritor
8. Prepara y ajusta el escritor electrónico i9600.
Encendido, carga la película en el casete y carga el casete
en el escritor y verifique que la pantalla este encendida.
Operador de
Conservación de
Documentos
Manual del Usuario
Escritor Electrónico
i9600
9. Da salida a las imágenes digitalizadas de la carpeta
Kodak Daw al escritor electrónico y verifique que estas
se graben totalmente en la película.
Operador de
Conservación de
Documentos
Guía de Aplicación
Escritor Electrónico
i9600
9. Escritura de la Imagen en
la película
Las imágenes
quedaron
integramente en el
rollo
Si
2
No
A
Pág.3
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Inicio/Fin
Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
Dec isión
Documento
Procesamiento en S.I., o
Intranet
Procedimiento predefinido
Conector
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
10. Finaliza el proceso de grabado de imágenes en la
película, de avance hasta finalizar el rollo, retira el casete
del escritor, retira la película y marca la caja.
Operador de
Conservación de
Documentos
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
2
10. Retiro de la película del
Escritor
11. Traslada los
documentos
11. Traslada de forma organizada al archivo respectivo
los documentos que han sido microfilmados
Auxiliar de Archivo
y Gestión
Documental
12. Entrega Actas, listado y
Rollos
12. Entrega el Acta Inicial, el Acta Final y el listado de
documentos microfilmados con sus respectivos rollos al
Técnico de Archivo y Gestión Documental para el
proceso de revelado.
Operador de
Conservación de
Documentos
13. Realiza el proceso de
Revelado e inspección del
rollo
13. Realiza el proceso de Revelado e inspecciona la
legibilidad del documento digitalizado y microfilmado
Técnico de Archivo
y Gestión
Documental
14. Recolección de
Residuos
14. Realiza la recolección de Residuos Químicos y
Sólidos en los recipientes destinados para ello.
Técnico de Archivo
y Gestión
Documental
3
Guía de Aplicación
Escritor Electrónico
i9600
Guía para la
digitalización y
Microfilmación
GGD.05
Acta Inicial y Final
de Microfilmación
(listado de relación
de documentos
microfilmados)
Guía para el Revelado
y Duplicado de rollos
GGD.06
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Inicio/Fin
Dec isión
Actividad
Documento
Procesamiento en S.I., o
Intranet
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
Conector
RESPONSABLE
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
3
¿Se debe dar nueva
escritura de imagen a
la película?
Si
B
Pág.4
No
¿Se debe duplicar el
rollo?
No
Si
16. Realiza el proceso de
duplicación
16. Se verifica que las condiciones del equipo duplicador
como la tensión, velocidad y la luz de proyección sean
favorables para el proceso de Duplicado.
Técnico de Archivo
y Gestión
Documental
17. Realiza el proceso de
Revelado.
17. Realiza el proceso de Revelado de los rollos
duplicados e inspecciona la legibilidad del documento.
Técnico de Archivo y
Gestión Documental
18. Recolección de
Residuos
18. Realiza la recolección de Residuos Químicos y Sólidos
en los recipientes destinados para ello.
Técnico de Archivo y
Gestión Documental
19. Archiva las actas
20. Entregan informe
FIN
19. Archiva las Actas Inicial y Final de los rollos.
20. Entrega de informe de actividades realizadas
mensualmente.
Guía para el Revelado
y Duplicado de rollos
GGD.06
Auxiliar de Archivo
y Gestión
Documental
Técnico de Archivo y
Gestión Documental,
Operador de
Conservación de
Documentos y
Auxiliar de Archivo y
Gestión Documental
Informe mensual de
Rollos originales y
Duplicados
FGD.20
Informe Mensual de
Actividades de
Microfilmación
FGD.19
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO DE DIGITALIZACIÓN Y MICROFILMACIÓN
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Versión : 01
Página 7 de 7
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
1
Agosto 25 de 2015
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del Documento