g_01_1 guía para el diligenciamiento

GUÍA PARA EL DILIGENCIAMIENTO
DEL DIAGNÓSTICO
GH01
INTRODUCCIÓN
El diagnóstico NTC 5906 permitirá determinar el grado de cumplimiento de los
requisitos de esta norma por parte de cada Centro de Conciliación y/o Arbitraje.
Para facilitar la realización del diagnóstico por parte de los Centros de Conciliación y/o
Arbitraje, se diseñó una herramienta en Excel, que hace parte de la Guía de
Implementación de la Norma Técnica Colombiana NTC 5906, la cual puede ser
consultada también en la web del Sistema de Conciliación www.conciliación.gov.co
sección Norma Técnica Centros.
Esta herramienta examina la totalidad de los requisitos de la norma.
diligenciamiento tenga en cuenta:



1
Para su
Escribir claramente el nombre del Centro y la fecha del diligenciamiento
No dejar ninguno de los ítems sin calificar
Ser preciso, objetivo y franco en su calificación, pues este es el primer paso para
la implementación de la NTC 5906 en su Centro.
REQUERIMIENTOS DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE
Para aplicar la herramienta de diagnóstico el Centro de Conciliación y/o Arbitraje debe
contar con mínimo los siguientes requerimientos técnicos:

2
Un computador que tenga habilitado el programa de Microsoft Excel.
RECOMENDACIONES QUE DEBE CUMPLIR EL CENTRO DE CONCILIACIÓN
Y/O ARBITRAJE PARA LA EJECUCIÓN DEL DIAGNÓSTICO
Con el propósito de garantizar el éxito en el desarrollo del diagnóstico, recomendamos
que el Centro de Conciliación y/o Arbitraje:



Imprima o diligencie en medio electrónico el cuestionario y lea las preguntas
antes de responder.
Disponga del tiempo y la información necesarios para contestarlo.
Tenga disponible el soporte de las respuestas, debido a que van a ser auditables
posteriormente.
3
3.1
INSTRUCCIONES PARA REALIZAR EL DIAGNÓSTICO
Descargar la herramienta de Excel
La herramienta de diagnóstico ha sido diseñada considerando tanto la naturaleza del
Centro de Conciliación y/o Arbitraje (persona jurídica sin ánimo de lucro, entidad pública
o facultad de derecho) como el tipo de servicio que este presta (conciliación y arbitraje;
únicamente conciliación, o únicamente arbitraje). De esta manera, al descargar la
herramienta encontrará un menú que lo llevará a que realice la selección de acuerdo
con la naturaleza y servicio que presta su Centro, como se muestra en el ejemplo a
continuación:
Figura 1
Una vez seleccionados la naturaleza jurídica del Centro y el tipo de servicio que este
presta, aparecerá la respectiva hoja de cálculo del diagnóstico en la cual, en primer
lugar, debe ingresar información general del Centro de Conciliación y/o Arbitraje.
Recuerde que todos los campos son obligatorios.
Figura 2
3.2 Iniciar diligenciamiento del diagnóstico
Después de completar los datos de información general del Centro, encontrará los
enunciados con los requisitos de la NTC 5906 que debe cumplir el Centro, así:
Figura 2
Usted debe calificar cada uno de los enunciados de requisitos de la NTC 5906 de
acuerdo con los siguientes criterios, los cuales aparecen en una lista desplegable en la
columna EVALUACIÓN del archivo de Excel, así:
CRITERIO
No aplica
No está operando ni existe documento
No está operando pero existe documento
Está operando parcialmente pero no existe
documento
Está operando y existe documento, pero
requiere ajustes
Está operando y existe documento
PUNTAJE
0
1
2
3
4
5
4
TABULACIÓN DEL ESTADO DE
CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE
CUMPLIMIENTO
DEL
CENTRO
DE
Una vez terminada la evaluación de todos los enunciados de requisitos de la NTC
5906, se podrá ver el perfil de cumplimiento por parte del Centro al hacer clic en la
herramienta “Tabulación del diagnóstico”, en la cual aparecerán nuevamente los
puntajes asignados a cada enunciado y su correspondiente ponderación de acuerdo
con los siguientes rangos:
Rango 0.0 – 2.9: Insuficiente
Rango 3.0 – 3.9: Aceptable.
Rango 4.0 – 5.0: Satisfactorio
Figura 3
Igualmente, al concluir el diligenciamiento del diagnóstico encontrará dos herramientas
más que lo llevarán a las gráficas generadas automáticamente en las cuales se
presenta el estado de cumplimiento de requisitos por parte del Centro, de la siguiente
manera: i) gráfico de barras de cumplimiento por sub numeral; y, ii) gráfico radial de
cumplimiento por numeral.
Figura 4
Figura 5
En la figura 4 se da un ejemplo del gráfico de barras en el que se presenta el
cumplimiento de requisitos por sub numeral de la NTC 5906, en tanto la figura 6
muestra la gráfica radial que indica el cumplimiento de requisitos por numeral de la
NTC 5906.
5
INFORMAR LA EJECUCIÓN DEL DIAGNÓSTICO
El diagnóstico se constituye en el derrotero del Centro para el proceso de
implementación, por lo cual debe archivar y conservar el documento para su
posterior consulta y como soporte para una posterior auditoría. A partir de la
información del diagnóstico se desarrollarán las demás actividades del proceso de
implementación de la NTC 5906, incluyendo la herramienta H_01_4 MODELO DE
INFORME DE DIAGNÓSTICO, la cual debe ser diligenciada una vez terminado el
diagnóstico.