1. OBJETIVO Realizar un conjunto de acciones orientadas a la

ALCALDIA DE POPAYAN
P-GD-07
ORGANIZACIÓN ARCHIVO CENTRAL
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1. OBJETIVO
Realizar un conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y
descripción de los documentos originados y recibidos en la Alcaldía Municipal de
Popayán.
2. ALCANCE
Involucra todos los procedimientos concernientes a las Tablas de Retención
Documental.
3. DEFINICIONES
ARCHIVO CENTRAL: Es aquel donde se encuentra toda la documentación de la
entidad, procedentes del archivo de gestión, una vez transcurrido el periodo de
permanencia en este.
COTEJAR: Confrontar si las transferencias primarias indicadas corresponden a
las realmente entregadas.
FOLIO: hoja.
FOLIAR: acción de numerar hojas.
FOLIACIÓN: operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en
numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental.
INVENTARIO DOCUMENTAL: Es un registro que sirve para indicar la cantidad de
los expedientes que existen en un archivo, y tiene como principal utilidad, el poder
expedientar correctamente los documentos existentes o nuevos, además de que
serán los únicos que permitan realizar una Transferencia Primaria.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD): Es el listado de series y sub
series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por
las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a
las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo; las
Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico, esencial que
permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la
producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en
los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades.
ELABORACIÓN
______________________________
Wilson H. Cuellar
GESTIÓN DOCUMENTAL
REVISION
_______________________________
Wilson H. Cuellar
GESTIÓN DOCUMENTAL
APROBACION
_______________________________
Andréss Collazos
GESTIÓN DOCUMENTAL
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TRANSFERENCIA: Traslado controlado y sistemático de expedientes semi
activos al archivo central y de los inactivos al archivo histórico.
TRANSFERENCIA SECUNDARIA: Es la transferencia del Archivo Central al
Archivo Histórico de la Institución.
4. ASPECTOS GENERALES
La foliación es una actividad imprescindible en la organización de documentos,
tiene dos finalidades esenciales: controlar la cantidad de folios de una unidad de
conservación dada (carpeta, legajador etc.) y controlar la calidad, entendida esta
última como respeto de orden original y la conservación de la integridad de la
unidad documental.
5. DESCRIPCIÓN
No
ACTIVIDAD
1
Recibir
las
transferencias
documentales
2
Verificar
la
transferencia
3
Ubicar
y
organizar
los
documentos
4
Mantener
actualizado
inventario
documental
5
Retención
y
disposición final
según las TRD
el
DESCRIPCIÓN
El archivo central recibe de las
dependencias,
las
transferencias documentales
primarias en las unidades de
conservación y realiza cotejo.
El archivo central constata que
los documentos transferíos
sean
efectivamente
entregados.
RESPONSABLE
REGISTRO
Funcionario de
archivo
Constancia de
recibido.
Funcionario de
archivo
N/A
El archivo central ubica y
organiza los documentos.
Funcionario de
archivo
N/A
Funcionario de
archivo
Formato único
de inventario
documental FGD-14
A partir de las transferencias
primarias
mantiene
actualizado
el
inventario
general de documentos con
todos los elementos que
faciliten la localización de los
mismos.
La dependencia aplica el
procedimiento establecido en
la TRD. En primera instancia
conservará
las
series
documentales hasta que se
cumpla la fecha establecida,
en segundo lugar realizará la
eliminación, la selección y la
digitalización de las series
correspondientes o preparará
la transferencia secundaria.
Funcionario de
archivo
Inventario
documental o
acta de
eliminación
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6. CONTROL DE CAMBIOS
Versión
01
Fecha de aprobación
Abril de 2011
02
Noviembre de 2015
Descripción del cambio
Creación
Actualización de la
codificación del procedimiento.
Proviene del P-GD-113-07