Informe de resumen sobre avance en la implementación del MECI

Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción
INFORME BIMESTRAL DE HALLAZGOS RELEVANTES
ENTIDAD: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
OFICINA DE CONTROL INTERNO
BIMESTRE: JULIO - AGOSTO 2015
NÚMERO DE HALLAZGOS: 0
Detalle del hallazgo
Unidad Responsable
Total hallazgos
P
F
A
D
0
0
0
0
Ente de control en conocimiento
Informe de resumen sobre avance en la implementación del MECI 1000-2005:
INDICADOR DE MADUREZ MECI 73,85%
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
El presente informe consigna los avances realizados en el proceso de implementación y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión del AGN, el cual está integrado como se muestra a continuación
Durante el periodo Julio - Agosto de 2015, se revisaron los procesos del AGN en el marco de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública-NTCGP 1000-2009 y la Norma ISO 14001- 2004 “Sistema de Gestión Ambiental” verificando el estado de los documentos y registros
como se detalla a continuación:
DESCRIPCIÓN
ACTIVIDAD
AVANCE
Procedimiento PQRSD
Revisión y actualización
95%
Procedimiento Satisfacción al Cliente
Procedimiento para la elaboración de certificados para generación de Bonos
Pensionales.
Procedimiento “Diligencias de Inspección Judicial”
Revisión y actualización
90%
Elaboración y Aprobación
85%
Elaboración y Aprobación
60%
Procedimiento Digitalización Documentos
Actualización y Aprobación
50%
Procedimiento Recursos Físicos (Mantenimiento)
Actualización y Aprobación
50%
Microfilmación
Publicaciones
Custodia de Microfilms y medios digitales
Plan de Contingencias
Coordinación de Consejos Territoriales
Almacén e Inventarios
Actualización y Aprobación
Actualización y Aprobación
Actualización y Aprobación
Elaboración y Aprobación
Actualización y Aprobación
Actualización
50%
50%
50%
0%
20%
50%
Tabla No.1
Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción
INFORME BIMESTRAL DE HALLAZGOS RELEVANTES
ENTIDAD: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
OFICINA DE CONTROL INTERNO
BIMESTRE: JULIO - AGOSTO 2015
NÚMERO DE HALLAZGOS: 0
Nota: para este informe se han eliminado 07 procedimientos en relación con el anterior informe puesto que ya se encuentran al 100% y por consiguiente publicados como corresponde en la Carpeta compartida de consulta del Sistema Integrado de Gestión y la INTRANET. A la
fecha de realización del informe se incluye 1 documento en estudio (Almacén e Inventarios).
De acuerdo con las actividades desarrolladas anteriormente a la fecha la actualización de la documentación del sistema se presenta asi:
En la Tabla No 2 mostramos el grado de avance en documentación para el periodo MAYO-JUNIO de 2015:
Proceso
Caracterización
Procedimientos
Instructivos
Formatos
Total Procesos
%AVANCE
Adm inis tración del Acervo Docum ental
1
8
1
42
52
68,21%
Des arrollo de la Politica Archivis tica
1
1
0
3
5
83,33%
Evaluación Seguim iento y Control
1
3
0
8
12
100,00%
Ges tión de Com pras y Adquis iciones
1
10
2
22
35
100.00%
1
9
2
19
31
84,72%
Ges tión de Servicios Archivis ticos
1
15
39
38
93
53,39%
Ges tión Docum ental
1
5
0
23
29
56,67%
Ges tión Es trategica
1
10
8
4
23
100,00%
Ges tión Financiera
1
14
0
9
24
100,00%
Ges tión Hum ana
1
11
0
18
30
100,00%
Ges tión Jurídica
1
9
0
1
11
100,00%
Ins pección Control y Vigilancia
0
1
0
5
6
50,00%
Sis tem a Integrado de Ges tión
1
9
1
10
21
94,44%
Sis tem a Nacional de Archivos
0
2
0
2
4
83,33%
12
107
53
204
376
83,86%
Ges tión de los Recurs os Fís icos
Tabla No. 2
Fue nte : Oficina As e s or a de Plane ación
Nota: es de aclarar que los datos registrados anteriormente, son avance de la línea base del diagnóstico recibido en febrero del año 2015 (77.07 %).
En la Tabla No 3 mostramos el grado de avance en documentación para el periodo JULIO-AGOSTO de 2015:
Total documentos
Proceso
80,71%
12
Caracterización
88,95%
101
Procedimientos
17
Instructivos
97,48%
163
Formatos
293
Total Procesos
%AVANCE
Ad mi n i s tra ci ó n d e l Ace rvo D o cu me n ta l
1
5
1
19
26
88,68%
D e s a rro l l o d e l a Po l i ti ca Arch i vi s ti ca
1
1
0
3
5
83,33%
Eva l u a ci ó n Se gu i mi e n to y Co n tro l
1
3
0
8
12
100,00%
Ge s ti ó n d e Co mp ra s y Ad q u i s i ci o n e s
1
10
2
22
35
100.00%
Ge s ti ó n d e l o s Re cu rs o s Fís i co s
1
9
2
19
31
84,72%
Ge s ti ó n d e Se rvi ci o s Arch i vi s ti co s
1
14
3
20
38
66,19%
Ge s ti ó n D o cu me n ta l
1
5
0
23
29
56,67%
Ge s ti ó n Es tra te gi ca
1
10
8
4
23
100,00%
Ge s ti ó n Fi n a n ci e ra
1
14
0
9
24
100,00%
Ge s ti ó n Hu ma n a
1
11
0
18
30
100,00%
Ge s ti ó n Ju ríd i ca
1
9
0
1
11
100,00%
I n s p e cci ó n Co n tro l y Vi gi l a n ci a
0
0
0
5
5
83,33%
Si s te ma I n te gra d o d e Ge s ti ó n
1
9
1
10
21
94,44%
Si s te ma Na ci o n a l d e Arch i vo s
0
1
0
2
3
83,33%
12
101
17
163
293
88,62%
Tabla No. 3
Fuente: Oficina Asesora de Planeación
Se o b s e rva n 5 p u n to s p o rce n tu a l e s e n a va n ce d e d o cu me n ta ci ó n , e n ra zó n a l p e río d o a n te ri o r
SISTEMA UNICO DE INFORMACIÓN DE TRÁMITES – SUIT
A partir del presente informe incorporamos la información de los trámites y de otros procedimientos administrativos que las instituciones del Estado ofrecen a la ciudadanía, en cumplimiento de la Ley 962 de 2005 y del Decreto 019 de 2012, para el
caso el Archivo General de la Nación.
Además de la información que como funcionarios consultamos en la página del Departamento Administrativo de la función Pública, el Archivo General de la Nación dio a conocer lo pertinente al Sistema Único de Información en el desarrollo del
Programa de Inducción y Reinducción 2014-2015, celebrado los días 28 de julio y 4 de agosto.
El Archivo General de la Nación tiene registrado en dicho sistema los siguientes trámites (T) y otros procedimientos administrativos (OPAS) de cara a la ciudadanía así:
TRÁMITES:
• Evaluación y convalidación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental
• Transferencia regular de documentación histórica al Archivo General de la Nación
Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción
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OFICINA DE CONTROL INTERNO
BIMESTRE: JULIO - AGOSTO 2015
NÚMERO DE HALLAZGOS: 0
OTROS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS:
• Asistencia técnica en el desarrollo de programas para la organización y Conservación de los archivos.
• Eventos de Capacitación en Materia Archivística.
• Carné de investigador para consulta de documentos históricos.
• Consulta y fotocopia documentos históricos.
• Consulta y fotocopia protocolos notariales.
• Consulta en Línea de Documentos Históricos del Archivo General de la Nación.
• Préstamo o Alquiler de Auditorio Salas de Exposición o Salas Alternas.
• Visitas guiadas.
En la actualidad el Archivo General de la Nación se encuentra en proceso de registrar un nuevo trámite ante el SUIT que sería el Registro Único de Series Documentales – RUSD - .
2. SISTEMA DE CONTROL INTERNO – MECI (Modelo Estándar de Control Interno)
A continuación se relacionan las actividades realizadas por la Oficina de Control Interno en pro del fortalecimiento del Sistema de Control Interno del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, para el periodo comprendido entre Julio y Agosto de 2015:
La Oficina de Control Interno ha finalizado el proceso de asesoría y acompañamiento en la identificación de riesgos con todos los procesos de la Entidad. Se consolidará el mapa de procesos para ser enviado a la oficina asesora de Planeación como responsable de convocar al
nivel directivo para que se revise y apruebe el mapa de riesgos por procesos de la Entidad.
La oficina de Control Interno en el programa de Inducción y Reinducción de la Entidad, realizó la capacitación “Ética Pública”, orientada hacia la prevención de conducta corruptas e identificación de áreas susceptibles de corrupción.
3. SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
Ilustración No. 1. Plan de Acción Ambiental vs Ciclo PHVA.
Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción
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ENTIDAD: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
OFICINA DE CONTROL INTERNO
BIMESTRE: JULIO - AGOSTO 2015
NÚMERO DE HALLAZGOS: 0
Como se mencionó anteriormente, se presenta para esta vigencia el plan de acción ambiental que contempla el ciclo PHVA, dicho plan hace énfasis en los siguientes ítems de trabajo:
1. Aspectos e impactos ambientales de la Entidad
Durante este periodo se realizó la actualización de la matriz de aspectos e impactos y de forma general se dio la socialización de los principales aspectos e impactos ambientales, así como las buenas prácticas ambientales que pueden llevarse a cabo en las instalaciones de la
Entidad, la cual fue dictada a los servidores públicos del AGN que participaron de la jornada de inducción y Reinducción.
2. Identificación, evaluación y seguimiento de requisitos legales ambientales
Se realizó la revisión y actualización de la matriz de requisitos legales ambientales aplicables a la Entidad, de la cual se evidencias algunas fallas que se han venido corrigiendo, tales como la puesta en marcha de procesos de contratación para cumplir requisitos de saneamiento
ambiental dentro de las instalaciones de la entidad.
Adicionalmente, continúa el acompañamiento y supervisión de recolección de residuos peligrosos al interior de la Entidad, realizando los recorridos de las rutas sanitarias, recolección y pesaje de residuos peligrosos de la Entidad y su posterior entrega ante Ecocapital.
Por otro lado, se radican los documentos para iniciar el proceso de contratación del servicio de caracterización de los vertimientos en ambas sedes de la Entidad, los cuales consisten en el documento técnico y el estudio de mercado para dicho sector.
3. Campañas de Sensibilización y Socialización ambiental.
Se dio lugar a un encuentro entre los servidores de la Entidad, los cuales participaron en la jornada de socialización de las temáticas GEL que tienen relación con el ambiente, las cuales son “Cero Papel” y “Tecnología verde”, en dicha jornada participaron 60 personas y se busco
sensibilizar a la población sobre el costo ambiental del uso del papel en la oficina y en el hogar.
Adicionalmente, se socialización mediante cartelera y papel tapiz en la Entidad las fechas ambientales celebradas en estos meses, la cuales correspondieron a: Día internacional de las tecnologías apropiadas, Día para conservación del mangle, Día del Cóndor, Día internacional de
las poblaciones indígenas y Día del Árbol.
4. Emisión de Conceptos Ambientales
De conformidad con el Decreto 1510, en el desarrollo del art. 15 y subsiguientes y, en concordancia con la guía de Estudio de Sector de Colombia Compra Eficiente pág. 4, es necesario emitir un concepto emitido validado por parte del gestor ambiental de la Entidad por cada una
de fichas técnicas (de cumplimiento o no de los criterios ambientales).
Con el fin de adelantar los estudios de mercado del Plan de Compras y Adquisiciones 2015, durante la vigencia Julio-Agosto de 2015, fueron emitidos 17 conceptos ambientales correspondientes a bienes, obras y servicios requeridos en la Entidad.
Datos de la Entidad:
Nombre: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO
Dirección: Cra. 6° No. 6-91
Teléfono 3 282888
Correo Electrónico [email protected]
CONVENCIONES
Hechos que lo constituye valorado si es del caso
Área donde se encontró el hallazgo
Detalle del hallazgo
Unidad Responsable
P
F
A
D
Ente de Control en conocimiento
SIGNIFICADO
Penal
Fiscal
Administrativo
Disciplinario
Contraloría, Fiscalía, Procuraduría, Ninguno