ANEXONo10 ACTANo13 REG_CAS2013

República de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Regional Casanare
Planeación y Sistemas
NIVEL
REGIONAL
REGIONAL
REGIONAL
REGIONAL
PROGRAMA O
MODALIDAD
ATENCION INTEGRAL,
NUTRICION, NIÑEZ Y
ADOLESCENCIA, FAMILIA Y
COMUNIDADES.
ATENCION INTEGRAL,
NUTRICION, NIÑEZ Y
ADOLESCENCIA, FAMILIA Y
COMUNIDADES.
ATENCION INTEGRAL,
NUTRICION, NIÑEZ Y
ADOLESCENCIA, FAMILIA Y
COMUNIDADES.
APLICAN TODOS LOS
PROGRAMAS.
REGIONAL
APLICAN TODOS LOS
PROGRAMAS.
REGIONAL
APLICAN TODOS LOS
PROGRAMAS.
REGIONAL
APLICAN TODOS LOS
PROGRAMAS
REGIONAL
TABLERO DE CONTROL DE
PROCESOS
REGIONAL
RECUSRSOS TECOLOGICOS
ESTRATEGIA
ASESORIA MEDIANTE
GRUPOS DE ESTUDIO
Y MEDIANTE
HERRAMIENTA LYNC.
TEMATICA
CONTENIDOS
SOCIALIZACIÓN PLAN
DE ACCIÓN
SOCIALIZACIÓN FORMATO
PLAN DE ACCIÓN
INTEGRAL Y PLANES
OPERATIVOS.
POBLACION
OBJETIVO
RESPONSABLES
INDICADORES GRUPO DE
ASISTENCIA TÉCNICA,
CENTROS ZONALES,
GRUPO FINANCIERO Y
JURÍDICO.
RECUSRSOS TECOLOGICOS
RESPONSABLE
CUMPLIMIENTO DE
ACUERDO CON LO
PROGRAMADO A
MAYO
11, 20 Y 21 DE
MARZO DE 2013.
NORAIMA
ALVAREZ
100%
1. APLICACIÓN DE
ESTRATEGIAS A UTILIZAR
PARA LA MEJORA EN EL
REPORTE DE ANÁLISIS DE
INDICADORES. 2. ANÁLISIS
HOJAS DE VIDA
INDICADORES.
RESPONSABLES
INDICADORES GRUPO DE
ASISTENCIA TÉCNICA,
CENTROS ZONALES,
GRUPO FINANCIERO Y
JURÍDICO.
MENSUAL HASTA
FINALIZACION DE
LA VIGENCIA.
NORAIMA
ALVAREZ
0%
EVIDENCIAS PLAN DE
ACCIÓN.
VERIFICACIÓN DE
EVIDENCIAS PLAN DE
ACCIÓN, CON BASE EN LO
REPORTADO POR LOS
GRUPOS DE LA REGIONAL
Y CENTRO ZONALES.
RESPONSABLES
INDICADORES GRUPO DE
ASISTENCIA TÉCNICA,
CENTROS ZONALES,
GRUPO FINANCIERO Y
JURÍDICO.
MAYO, JULIO Y
DICIEMBRE DE
2013
NORAIMA
ALVAREZ
33.33%
REPORTE
PROGRAMACION
PLAN DE COMPRAS Y
CONTRATACION
METODOLOGIA
PROGRAMACION PACCO /
ENVIO REPORTES
VERIFICACION AVANCE
PROGRAMACION.
COORDINADORES
REGIONAL PACCO –
COORDINADORES GRUPO
ASISTENCIA TECNICA Y
ADMINISTRATIVA
REGIONAL – A 28
DE FEBRERO DE
2013
NORAIMA
ALVAREZ
100%
ASESORIA
REPORTE
CONTRATACION Y
EJECUCION PACCO
ACLARAR DUDAS E
INQUIETUDES ACERCA DEL
MANEJO DEL APLICATIVO ANALISIS REPORTE
INDICADORES PACCO
(CONTRATOS SIN ASOCIAR,
CONTRATOS ASOCIADOS A
PACCO SIN REPORTE DE
EJECUCION, DIFERENCIA
VLR CONTRATADO
FINANCIERA/CONTRATACI
ON PACCO, RUBROS SIN
PROGRAMAR)
COORDINADORES
REGIONAL PACCO –
COORDINADORES GRUPO
ASISTENCIA TECNICA Y
ADMINISTRATIVA
REGIONAL /
JUNIO, JULIO,
AGOSTO,
NOVIEMBRE,
DICIEMBRE DE
2013
NORAIMA
ALVAREZ
0%
SEGUIMIENTO
MEDIANTE
VERIFICACION ACTAS
DE REUNION
EJECUCION PACCO
CORTES MENSUALES
REPORTE EJECUCION
PACCO EN COMITES
ESTRATEGICOS.
COORDINADORES
REGIONAL PACCO –
COORDINADORES GRUPO
ASISTENCIA TECNICA Y
ADMINISTRATIVA
REGIONAL /
MAYO, JUNIO,
JULIO, AGOSTO,
NOVIEMBRE,
DICIEMBRE DE
2013
NORAIMA
ALVAREZ
16.66%
SEGUIMIENTO
IMPLEMENTACION
SISTEMA
INTEGRADO DE
GESTION
ACCIONES DE
MEJORA
VERIFICACIÓN
TRATAMIENTO Y/O DE LAS
ACCIONES DE MEJORA (AC,
AP, SNC).
RESPONSABLES DE
PROCESOS DE LA
REGIONAL.
REGIONAL MENSUAL
NORAIMA
ALVAREZ
10%
23, 29 Y 30 DE
MAYO Y 5 Y 7 DE
JUNIO
ADELA TORRES
ASESORIA MEDIANTE
HERRAMIENTA LYNC
Y/O CORREO
ELECTRONICO.
SEGUIMIENTO
MEDIANTE TRABAJO
EN CAMPO Y/O
MEDIANTE
HERRAMIENTA LYNC
Y/O CORREO
ELECTRONICO.
ASESORIA (LISTA DE
ASISTENCIA) Y
SEGUIMIENTO
MEDIANTE CORREO
ELECTRONICO A LOS
COORDINADORES
REGIONALES.
ASESORIA MEDIANTE
GRUPOS DE ESTUDIO
Y MEDIANTE
HERRAMIENTA LYNC.
SOCIALIZACIÓN
METODOLOGÍA
PARA EL REPORTE
PLAN DE ACCIÓN.
HOJAS DE VIDA
INDICADORES
MACROPROCESOS
REGIONALES
CORREO
ELECTRÓNICO
DESARROLLAR Y
SOCIALIZAR
METODOLOGÍA PARA
MANEJO DE CORREO
ELECTRÓNICO EN BUZÓN Y
NO EN PST, EN REGIONAL
Y CENTROS ZONALES
RESPONSABLES
INDICADORES GRUPOS
DE ASISTENCIA TÉCNICA,
GRUPO FINANCIERO,
JURÍDICO,
ADMINISTRATIVO Y
CENTROS ZONALES
COLABORADORES ICBF
Día EPICO
REGIONAL
LUGAR Y
FECHA
SOCIALIZACION
OFIMÁTICA
SOCIALIZAR A LOS
FUNCIONARIOS EL USO
ADECUADO DE OUTLOOK Y
TIPS DE USO DE (CORREO,
OWA, CALENDARIO,
TAREAS)
COLABORADORES ICBF
REGIONAL Y
CENTRO ZONAL
YOPAL
GIOVANNI BARÓN
0%
CZ PAZ DE
ARIPORO
WILLMAR SUAREZ
0%
CZ PAZ DE
VILLANUEVA.
WILLMAR SUAREZ
0%
GIOVANNI BARÓN
25%
CZ PAZ DE
ARIPORO
WILLMAR SUAREZ
50%
CZ PAZ DE
VILLANUEVA.
WILLMAR SUAREZ
50%
Fecha. Max
31/07/2013
REGIONAL Y
CENTRO ZONAL
YOPAL
Día EPICO
1RA – Fch. Max
31/05/2013
República de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Regional Casanare
Planeación y Sistemas
2DA – Fch. Max.
31/12/2013
REGIONAL
RECUSRSOS TECOLOGICOS
SOCIALIZACION
OFIMÁTICA
SOCIALIALIZAR A
FUNCIONARIOS EL USO
ADECUADO DE LYNC PARA
UN EFICIENTE USO DE LAS
COMUNICACIONES
UNIFICADAS
COLABORADORES ICBF
REGIONAL Y
CENTRO ZONAL
YOPAL
CZ PAZ DE
ARIPORO Y
VILLANUEVA.
Día EPICO y Comité
Ampliado
GIOVANNI BARÓN
25%
WILLMAR SUAREZ
50%
GIOVANNI BARÓN
0%
WILLMAR SUAREZ
0%
GIOVANNI BARÓN
50%
(Email, Video y
Encuesta)
GIOVANNI BARON
20% (Grupo Financiero y
De Dirección Regional)
1RA – Fch. Max
31/05/2013
REGIONAL
RECUSRSOS TECOLOGICOS
SOCIALIZACIÓN
BACKUP
SOCIALIZACIÓN DEL
PROCEDIMIENTO DE
BACKUPS DE USUARIOS A
LOS SERVIDORES
PÚBLICOS
COLABORADORES ICBF
CZ PAZ DE
ARIPORO Y
VILLANUEVA.
Día EPICO
REGIONAL
RECUSRSOS TECOLOGICOS
SOCIALIZACION
SGSI
SOCIALIZACION DEL USO
ADECUADO DE LAS
CONTRASEÑAS
2DA – Fch. Max.
31/12/2013
REGIONAL Y
CENTRO ZONAL
YOPAL
COLABORADORES ICBF
Fch. Max
31/07/2013
REGIONAL Y
CENTRO ZONAL
YOPAL, PAZ DE
ARIPORO Y
VILLANUEVA.
1RA – Fch. Max
31/04/2013
REGIONAL
RECURSOS TECNOLOGICOS
SOCIALIZACION
SCANNER DE RED
SOCIALIZAR A
FUNCIONARIOS REGIONAL
Y CENTROS ZONALES
SOBRE EL USO DEL
SANNER DE RED
ENCARGADOS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL Y
PERSONAL QUE TENGA
ACCESO A SCANNER DE
RED
2DA – Fch. Max.
31/10/2013
REGIONAL Y
CENTRO ZONAL
YOPAL,
PAZ DE ARIPORO Y
VILLANUEVA.
WILLMAR SUAREZ
1RA – Fch. Max
30/04/2013
(Grupo Jurídico y
Dirección)
2DA – Fch. Max
31/12/2013
REGIONAL
RECURSOS TECNOLOGICOS
SOCIALIZACION
ANTIVIRUS
SOCIALIZAR LA
UTLIZACION ADECUADA A
LOS ANTIVIRUS Y
MEMORIAS USB
COLABORADORES ICBF
Esta Actividad
depende de la
llegada de los
Scanners de Red, a
la regional ya llego
uno asignado al
Grupo Jurídico.
REGIONAL Y
CENTRO ZONAL
YOPAL,
PAZ DE ARIPORO Y
VILLANUEVA.
GIOVANNI BARON
0%
WILLMAR SUAREZ
0%
GIOVANNI BARON
0%
WILLMAR SUAREZ
33,33%
1RA – Fch. Max
30/06/2013
REGIONAL
RECURSOS TECNOLOGICOS
SOCIALIZACION
SIM
SOCIALIZAR LOS ERRORES
FRECUENTES Y LA
SOLUCION A PROBLEMAS
DE ACCESO AL SIM EN
INTERNET EXPLORER
COLABORADORES ICBF
DIA EPICO
2DA – Fch. Max.
31/10/2013
REGIONAL Y
CENTRO ZONAL
(YOPAL – PAZ DE
ARIPORO Y
VILLANUEVA)
1RA – Fch. Max
31/05/2013
2DA – Fch. Max.
30/08/2013
REGIONAL
RECUSRSOS TECOLOGICOS
SOCIALIZACIÓN
REDUCCIÓN DE
PAPEL
SOCIALIZACIÓN DE USO DE
PAPEL A DOBLE CARA
SEGÚN SEA EL CASO Y LA
IMPRESORA, AL IGUAL
UTILIZACIÓN DE LAS
MISMAS EN MODO
COLABORADORES ICBF
3RA – Fch. Max
31/12/2013
REGIONAL Y
CENTRO ZONAL
(YOPAL – PAZ DE
ARIPORO Y
VILLANUEVA)
República de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Regional Casanare
Planeación y Sistemas
ECONO-FAST, A REGIONAL
Y CENTROS ZONALES.
1RA – Fch. Max
31/05/2013
2DA – Fch. Max.
30/08/2013
3RA – Fch. Max
31/12/2013
SOCIALIZAR LA
POLÍTICA
INTEGRADA,
OBJETIVOS,
ALCANCE, POLÍTICAS
DE SEGUNDO NIVEL
SOCIALIZACIÓN
POLITICAS DE LOS 4
EJES DEL SISTEMA
INTEGRADO DE
GESTIÓN
SOCIALIZAR
MACROPROCESOS Y
DOCUMENTACIÓN
DEL SISTEMA QUE
ACTUALICE EL NIVEL
NACIONAL.
GRUPOS DE ESTUDIO
PARA REVISAR
PROCESOS –
PROCEDIMIENTOS –
GUIAS –
INSTRUCTIVOS Y
FORMATOS,
ENVIADOS POR EL
NIVEL NACIONAL
ACTUALIZADOS
TALLERES DE
FORMULACIÓN DE
ACCIONES DE
MEJORA ISOLUCION
REGIONAL
TODOS LOS PROGRAMAS
SOCIALIZACIÓN Y
SENSIBILIZACION
MEDIANTE GRUPOS
DE ESTUDIO – DIA
EPICO – LINK
ASESORIA/ORIENTAC
IÓN
ASESORIA Y
ORIENTACIÓN
REGIONAL
TODOS LOS PROGRAMAS
SOCIALIZACIÓN
FUNDAMENTOS Y
APLICACIÓN EN EL
ICBF DEL SISTEMA
INTEGRADO DE
GESTIÓN
ASESORIA Y
ORIENTACIÓN
ACCIONES DE
MEJORA DE
IDENTIFICACIÓN Y
ANALISIS DE CAUSAS
SEGÚN LA GUIA DE
IDENTIFICACIÓN DE
CAUSAS
ASESORIA Y
ORIENTACIÓN EN LA
VALORACIÓN DE LOS
RIESGOS –
ANTICORRUPCIÓN –
RIESGOS DEL EJE DE
CALIDAD
ORIENTACIÓN EN LA
INCLUSIÓN DE
MATRICES DE
ASPECTOS E
IMPACTOS Y
REQUISITOS LEGALES
LA LEGISLACIÓN
ACTUALIZADA
ORIENTAR Y
ASESORAR A LOS
RESPONSABLES DE
MACROPROCESOS
EN LOS INFORMES
DE REVISIÓN POR
DIRECCIÓN Y
CONSOLIDAR EL
INFORME FINAL DE
LA REVISIÓN POR
DIRECCIÓN Y ENVIAR
A LA SUBDIRECCIÓN
DE MEJORAMIENTO
DOS VECES AL AÑO.
AC, AP, SNC, NCS.
COLABORADORES
RESPONSABLES
DE
MACROPROCESO
S REGIONAL Y
CENTROS
ZONALES.
COLABORADORES
RESPONSABLES
DE
MACROPROCESO
S REGIONAL Y
CENTROS
ZONALES.
REGIONAL Y
CENTROS
ZONALES /
ABRIL – MAYO
– AGOSTO –
DICIEMBRE DE
2013
PROMOTORES
EPICO REGIONAL
Y CENTROS
ZONALES
REGIONAL Y
CENTROS
ZONALES
50%.
REGIONAL Y
CENTROS
ZONALES
A AGOSTO NOVIEMBRE
DE 2013
ANA YADIRA TORRES
CRUZ – PROFESIONAL
DE APOYO EPICO
ABRIL – JUNIO
- DICIEMBRE
FUNDAMENTACIÓN
DE LA ESTRATEGIA
PERMANENTE DE
INNOVACIÓN Y
CAMBIO
ORGANIZACIONAL
EN LOS EJES DE
CALIDA Y
AMBIENTAL
VERIFICACIÓN DE
IMPLEMENTACIÓN
DE TRATAMIENTOS Y
PLANES DE ACCIÓN
DE LAS ACCIONES
CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y
SERVICIOS NO
CONFORMES.
A) FORMULADAS AL
INTERIOR DE LA
REGIONAL
B) FORMULADAS DE
LA REGIONAL A LA
SEDE NACIONAL
C) FORMULADAS DE
LA SEDE NACIONAL
A LA REGIONAL
D) FORMULADAS EN
EL MARCO DE LAS
AUDITORÍAS
INTERNAS Y
EXTERNAS SIGE
MAPA DE RIESGOS
POR
MACROPROCESOS –
SEGÚN LA GUIA DE
ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS V.2.0
VERIFICACIÓN DE
MATRIZ DE
ASPECTOS E
IMPACTOS Y
REQUISITOS LEGALES
ACTUALIZADAS
2 INFORMES FINALES
DE LA REVISIÓN POR
DIRECCIÓN SEGÚN
ANEXO 2 VERSIÓN 2.
– USO DE
PLANTILLAS PARA
PRESENTACIÓN
COLABORADORES
ICBF –
OPERADORES DE
UNIDADES DE
SERVICIOS
REGIONAL Y
CENTROS
ZONALES
ABRIL – MAYO
– SEPTIEMBRE
DE 2013
RESPONSABLES
DE PROCESOS –
PROMOTORES
EPICOS GRUPOS
Y CENTROS
ZONALES
REGIONAL Y
CENTROS
ZONALES
MENSUAL
ANA YADIRA TORRES
CRUZ – PROFESIONAL
DE APOYO EPICO
RESPONSABLES
DE PROCESOS –
PROMOTORES
EPICOS
REGIONAL Y
CENTROS
ZONALES
COORDINADOR
ADMINISTRATIVA
– INGENIERO
AMBIENTAL –
S&SO - SGSI
REGIONAL Y
CENTROS
ZONALES
JUNIO –
DICIEMBRE
2013
ANA YADIRA TORRES
CRUZ – PROFESIONAL
DE APOYO EPICO
REGIONAL Y
CENTROS
ZONALES
JUNIO –
SEPTIEMBRE DICIEMBRE DE
2013
ANA YADIRA TORRES
CRUZ – PROFESIONAL
APOYO EPICO
RESPONSABLES
DE
MACROPROCESO
S EJES DE
CALIDAD – S&SO
SGSI - SGA
REGIONAL Y
CENTROS
ZONALES –
JUNIO –
DICIEMBRE DE
2013
ANA YADIRA TORRES
CRUZ – PROFESIONAL
APOYO EPICO NORAIMA ALVAREZ
PARA EL MES DE MAYO SE TIENE
PROGRAMADO GRUPO DE ESTUDIO
CON LA NUTRICIONISTA DE
ASISTENCIA TECNICA PARA REVISAR
LA GUIA DE METROLOGIA APLICABLE
A LOS PROGRAMAS MISIONALES DE
PREVENCIÓN Y PROTECCIÓN DEL
ICBF- INSTRUCTIVOS POR MODULO
DE ISOLUCION V.2.0
UN AVANCE DEL 33.3%. SE REALIZO
EJERCICIO PRÁCTICO A PROMOTORES
ÉPICOS DE LOS CENTROS ZONALES
VILLANUEVA, PAZ DE ARÍPORO Y
GRUPOS REGIONAL JURÍDICA –
ASISTENCIA TÉCNICA, EL DÍA 16 DE
ABRIL DE 2013.
UN AVANCE DEL 33.3% EN EL MES DE
ABRIL SE REALIZO SOCIALIZACIÓN A
LOS TRES CENTROS ZONALES –
GRUPOS DE LA REGIONAL Y A TRES
(3) OPERADORES DE UNIDADES DE
SERVICIO.
EN EL MES DE ABRIL SE REALIZO
APLICACIÓN LISTADO DE CHEQUEO
PARA VERIFICACIÓN DE
TRATAMIENTO Y/O ACCIONES
IMPLEMENTADAS DE LAS AC DEL
PROCESO DE
PROTECCIÓN/RESTABLECIMIENTO –
HA.
SE PRESENTO EN COMITÉ
ESTRATÉGICO A LA DIRECTORA
REGIONAL Y COORDINADORES DE
GRUPOS Y CENTROS ZONALES EL
ESTADO DE LAS ACCIONES DE
MEJORA.
SE REALIZARON GRUPOS DE TRABAJO
CON LOS RESPONSABLES DE
PROCESOS PARA DAR RESPUESTAS A
LAS AC DE AUDITORIA INTERNA EN EL
MES DE MARZO Y ABRIL DE 2013 –
SEGÚN METOLOGÍA GUÍA DE
IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE
CAUSAS
SE EMITIÓ CORREO ELECTRÓNICO EL
DÍA 10 DE MAYO DE 2013 A LOS
RESPONSABLES DE PROCESOS PARA
QUE REALIZARAN SUS APORTES Y
OBSERVACIONES A LOS RIESGOS DE
CORRUPCIÓN.
SE INICIA A PARTIR DEL MES DE
JUNIO DE 2013
República de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Regional Casanare
Planeación y Sistemas
ASESORIA Y
ORIENTACIÓN
ORIENTACIÓN EN
RACIONALIZACIÓN Y
MEJORA DE
PROCESOSFORMATOS
REPORTE DE
PROCESOS
MEJORADOS
RESPONSABLES
DE PROCESOS
REGIONAL Y
CENTROS
ZONALES
MAYO –
NOVIEMBRE
DE 2013
ANA YADIRA TORRES
CRUZ – PROFESIONAL
APOYO EPICO
ASESORIA
ORIENTACIÓN
SOCIALIZACIÓN Y
ORIENTACIÓN
IMPLEMENTACIÓN
DEL MODELO DE
INNOVACIÓN Y
REPORTE DE
BITÁCORAS
SOCIALIZACIÓN DE
LA GUÍA DE MEJORES
PRÁCTICAS
AMBIENTALES A
COLABORADORES.
VERIFICAR EL
DILIGENCIAMIENTO
DE LA BITÁCORA Y
SOPORTES
RESPONSABLES
DE PROCESOS –
COLABORADORES
REGIONALES Y
CENTROS
ZONALES
REGIONAL Y
CENTROS
ZONALES
MAYO –
NOVIEMBRE
DE 2013
ANA YADIRA TORRES
CRUZ – PROFESIONAL
APOYO EPICO
COLABORADORES
REGIONALES Y
CENTROS
ZONALES
REGIONAL Y
CENTROS
ZONALES
MAYO A
NOVIEMBRE
DE 2013
ANA YADIRA TORRES
CRUZ – PROFESIONAL
APOYO EPICO
SOCIALIZACIÓN
A TRAVES DE
TALLERES
DIDACTICOS –
VIDEOS ALUSIVOS –
PRESENTACIONES,
ETC.
PARA EL MES DE MAYO SE TIENE
PROGRAMADO EN EL DÍA EPICO
REALIZAR TALLER DE
RACIONALIZACIÓN DE FORMATOS VS
PROCEDIMIENTOS DE LOS
MACROPROCESOS DE PROTECCIÓN Y
NIÑEZ Y ADOLESCENCIA
DIVULGACIÓN DE LA BITÁCORA –
EUREKA EN EL MAYO
SE TIENE PROGRAMADO PARA EL
MES DE MAYO EN EL DÍA EPICO PARA
LOS GRUPOS Y CENTROS ZONALES
DIVULGACIÓN DE LAS GUÍAS Y TALLER
DINÁMICO LAS 5R’S.