universidad francisco de paula santander biblioteca eduardo cote

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER
BIBLIOTECA EDUARDO COTE LAMUS
RESUMEN - TESIS DE GRADO
AUTORES__MARIA CONSTANZA BARRERA ARCHILA______________________
___________LUIS FERNANDO URIBE ANGARITA___________________________
FACULTAD_DE INGENIERIAS____________________________________________
PLAN DE ESTUDIOS__INGENIERIA DE SISTEMAS__________________________
DIRECTOR__Ing. NELSON BELTRAN GALVIS______________________________
TITULO DE LA TESIS__ANALISIS DEL SISTEMA DE INFORMACION PARA LA
BIBLIOTECA EDUARDO COTE LAMUS DE LA U.F.P.S. Y DISEÑO E
IMPLEMENTACION DE LOS MODULOS DE PROCESOS TECNICOS Y CONSULTA
____________________________________________________________
RESUMEN
Este proyecto ofrece a la Biblioteca Eduardo Cote Lamus de la Universidad Francisco
de Paula Santander un nuevo Sistema de Información Bibliográfico: El S.I.B.
Este nuevo Sistema permite a la biblioteca un eficiente control de los recursos
bibliográficos, a través del Módulo de Procesos Técnicos, desarrollado con base en el
Formato Internacional MARC para datos bibliográficos para manejar cualquier tipo de
material dentro de la biblioteca.
El Módulo de Consulta ofrece a los usuarios una eficiente herramienta de acceso al
material catalogado, a través de una interfaz gráfica amigable y utilizando el poderoso
lenguaje de recuperación de Oracle.
CARACTERISTICAS
PAGINAS_________PLANOS________ILUSTRACIONES________CD-ROM______
ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA BIBLIOTECA
EDUARDO COTE LAMUS DE LA U.F.P.S. Y DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE
LOS MÓDULOS DE PROCESOS TÉCNICOS Y CONSULTA
BARRERA ARCHILA MARIA CONSTANZA
URIBE ANGARITA LUIS FERNANDO
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER
FACULTAD DE INGENIERÍAS
PLAN DE ESTUDIOS DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
SAN JOSE DE CÚCUTA
2000
ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA BIBLIOTECA
EDUARDO COTE LAMUS DE LA U.F.P.S. Y DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE
LOS MÓDULOS DE PROCESOS TÉCNICOS Y CONSULTA
BARRERA ARCHILA MARIA CONSTANZA Cód. 150826
URIBE ANGARITA LUIS FERNANDO Cód. 150517
Director
NELSON BELTRAN GALVIS
Ingeniero de Sistemas
Proyecto de Grado presentado como requisito para optar al
título de Ingeniero de Sistemas.
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER
FACULTAD DE INGENIERÍAS
PLAN DE ESTUDIOS DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
SAN JOSE DE CÚCUTA
2000
A la memoria de mi abuelo…
A mi madre Alicia, mi apoyo en todos los momentos
de mi vida y mi mayor motivación.
A Maritza y Lorena, las mejores hermanas que alguien
pudiera tener.
Constanza.
A Dios, mi Padre
A Halina, mi eterno amor. Gracias mamá, por estar ahí
cuando más te necesito.
A Luis Fernando Uribe Narvaez, mi hijo, el sol que
ilumina mi camino.
A Leyla, la mujer que amo.
Luis Fernando.
CONTENIDO
RESUMEN - TESIS DE GRADO
1
CARACTERISTICAS
1
NELSON BELTRAN GALVIS
4
A DIOS, MI PADRE
7
A HALINA, MI ETERNO AMOR. GRACIAS MAMÁ, POR ESTAR AHÍ CUANDO
MÁS TE NECESITO.
7
A LUIS FERNANDO URIBE NARVAEZ, MI HIJO, EL SOL QUE ILUMINA MI
CAMINO.
7
INTRODUCCIÓN
1
1. EL PROYECTO
3
1.1 TÍTULO
3
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
3
1.3 OBJETIVOS
5
1.3.1 Objetivo General.
5
1.3.2 Objetivos Específicos.
5
1.4 JUSTIFICACIÓN
6
1.5 ALCANCES
8
1.LA BIBLIOTECA EDUARDO COTE LAMUS
9
1.6 MISIÓN
9
1.7 VISIÓN
9
1.8 RESEÑA HISTÓRICA
10
1.9 OBJETIVOS
19
1.10 FUNCIONES
19
1.11 ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA DIVISIÓN DE BIBLIOTECA
20
1.12 UNIDADES DE LA DIVISION DE BIBLIOTECA
21
1.13 USUARIOS
22
1.14 RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS
22
1.15 SERVICIOS
23
2.FORMATO MARC PARA DATOS BIBLIOGRÁFICOS
25
1.16 GENERALIDADES
25
1.17 ETIQUETAS MARC
26
3.EL SISTEMA DE INFORMACIÓN ESTRUCTURADO
32
1.18 GENERALIDADES
32
1.19 ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS
33
1.20 DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS
36
4.3.2 Diagrama de Contexto.
37
4.3.3 Diagrama de nivel 0.
38
4.3.4 Diagrama de Primer Nivel.
39
1.21 DICCIONARIO DE DATOS
40
4.4.1 Descripción de Procesos.
40
5.ORACLE: DEVELOPER/2000
48
5.1 APLICACIONES DE BASE DE DATOS
48
5.2 ARQUITECTURA CLIENTE/SERVIDOR
51
6.EL SISTEMA DE INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICO (S.I.B.)
53
6.1 GENERALIDADES
53
6.2 MÓDULO DE CATALOGACIÓN
54
6.3 MÓDULO DE CONSULTA
55
6.4 MÓDULO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO
56
6.5 MÓDULO DE ADQUISICIONES
57
7.ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICO (S.I.B.)
58
7.1 MODELO DE CONTEXTO
58
7.2 MODELO DE EVENTOS
59
7.2.3 Diccionario de Eventos.
62
7.2 MODELO DE INFORMACIÓN
67
ANALITICAS
69
8.DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICO
81
8.1 DISEÑO DE LA INTERFAZ
81
FIGURA 14. PANTALLA DE CONSULTA POR AUTOR.
86
9. PRUEBAS E IMPLEMENTACIÓN
89
9.1 PROCESO DE RECUPERACIÓN DE LOS DATOS
89
9.2 PROCESO DE CORRECCIÓN Y DEPURACIÓN DE LOS DATOS
90
9.3 MODULO DE CATALOGACIÓN TEMPORAL
91
9.4 PROCESO DE EXPORTACIÓN DE LOS DATOS
93
Introducción
39
Acerca de este manual
39
Lo que debe Saber Acerca del S.I.B.
39
Lo que debe Saber Acerca de la Biblioteca
39
Módulos que Conforman el S.I.B.
Botones de Comando. Se utilizan para iniciar,
39
interrumpir o terminar un proceso
particular. Un botón de comando puede tener solo texto o un icono que describen la acción
que ejecutan.
Barra de Menú.
45
Se ubica en la parte superior de la pantalla, cuenta con una serie de
opciones, algunas de ellas presentan submenús, a través de los cuales se accede a los
diferentes procedimientos que conforman la Aplicación.
47
10. CONCLUSIONES
94
11. RECOMENDACIONES
96
BIBLIOGRAFIA
97
ANEXOS
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.
Diagrama de Contexto.
37
Figura 2.
Diagrama de Nivel 0.
38
Figura 3.
Diagrama de Primer Nivel Proceso 1.
39
Figura 4.
Diagrama de Primer Nivel Proceso 3.
39
Figura 5.
Diagrama de Contexto S.I.B.
58
Figura 6.
Modelo Entidad Relación Sección Desarrollo de Colecciones.
69
Figura 7.
Modelo Entidad Relación Sección Circulación - Préstamo.
70
Figura 8.
Pantalla Catalogación Libros. Página Autores - Edición.
83
Figura 9.
Pantalla Catalogación Libros. Página Imprenta - Desc. Física - Serie.
83
Figura 10.
Pantalla Catalogación Libros. Página Notas - ISBN.
84
Figura 11.
Pantalla Catalogación Libros. Página Materia - Inventario.
84
Figura 12.
Pantalla Principal de Consulta.
85
Figura 13.
Pantalla de Consulta por Material.
85
Figura 14.
Pantalla de Consulta por Autor.
86
Figura 15.
Pantalla de Consulta por Materia.
86
Figura 16.
Pantalla de Resultados de Consulta
87
Figura 17.
Pantalla de Ficha del Material.
87
Figura 18.
Pantalla de Existencias.
88
Figura 19.
Fragmento Archivo Plano según ISO 2709.
LISTA DE FORMATOS
Formato 1.
Catalogar Material.
40
Formato 2.
Clasificar Material.
41
Formato 3.
Capturar Material.
42
Formato 4.
Consultar Material.
43
Formato 5.
Verificar Usuario Material.
45
Formato 6.
Realizar Préstamo.
46
Formato 7.
Devolver Material.
47
Formato 8.
Diccionario de Eventos.
62
Formato 9.
Descripción de Entidades.
72
LISTA DE TABLAS
Tabla 1.
Estructura de la Base de Datos BIBL1.
34
LISTA DE ANEXOS
Anexo A.
Manual del Usuario.
Anexo B.
Formato de Catalogación de Libros.
Anexo C.
Formato de Catalogación de Libros.
Anexo D.
Bolsillo Libros de Colección General - Reserva.
Anexo E.
Ficha Libros de Colección General - Reserva.
Anexo F.
Bolsillo Libros de Colección Referencia.
Anexo G.
Ficha Libros de Colección Referencia.
Anexo H.
Bolsillo Tesis.
Anexo I.
Ficha Tesis.
Anexo J.
Rótulos.
INTRODUCCIÓN
La Biblioteca Eduardo Cote Lamus de la Universidad Francisco de Paula Santander es un
centro de orientación, información y divulgación fundamental para el trabajo docente y
discente de investigación y extensión.
La eficiencia que presta la Biblioteca a sus usuarios dentro y fuera de la Universidad
depende del adecuado control dado al material bibliográfico, así como de su capacidad
para diseñar y participar en programas de cooperación e integración de la información
bibliográfica.
La normalización en el contexto del intercambio de registros bibliográficos es de
fundamental importancia; ya que permite coordinar, simplificar y uniformar criterios con
la ventaja de obtener mayores productos a menor costo y con rapidez.
El formato MARC para datos bibliográficos está diseñado para almacenar información
bibliográfica acerca de material textual manuscrito o impreso, archivos de computador,
mapas, música, publicaciones seriadas y analíticas, material audiovisual y material mixto
manejado por cualquier biblioteca.
2
El manejo centralizado de toda la información bibliográfica por parte de la Biblioteca
Eduardo Cote Lamus, le permitirá un control eficiente de los recursos bibliográficos que
trascenderá en un eficiente servicio a los usuarios.
Este Proyecto parte de la necesidad de reestructurar el Sistema de Información
Bibliográfica implementado actualmente dentro de la Biblioteca, con miras a apoyar los
trabajos de modernización desarrollados en la Universidad.
Se plantea el análisis de un nuevo sistema de información que permita una Biblioteca
eficiente, y el diseño e implementación de los Módulos de Procesos Técnicos y Consulta,
básicos en el manejo de la información.
3
1. EL PROYECTO
1.1 TÍTULO
ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA BIBLIOTECA EDUARDO
COTE LAMUS DE LA U.F.P.S. Y DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE LOS
MÓDULOS DE PROCESOS TÉCNICOS Y CONSULTA.
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Ultimamente, como consecuencia de la nueva política estatal frente a las universidades
oficiales; la Universidad Francisco de Paula Santander ha incrementado sus planes de
estudio,
convenios inter-institucionmales, servicios a los egresados y extensión a la
comunidad.
La Biblioteca Eduardo Cote Lamus es un centro de orientación, información y divulgación
fundamental para el trabajo docente y discente de investigación y extensión, lo que la
convierte en eje fundamental dentro de las actividades de la Universidad.
El Sistema de Información anteriormente implementado en la Biblioteca no cumplía con
ningún estándar internacional para el almacenamiento de la información bibliográfica,
limitando la participación de la Biblioteca en procesos de intercambio de registros
4
bibliográficos y de cooperación mutua con otras bibliotecas a nivel nacional e
internacional.
Los datos almacenados en la base de datos bibliográfica de diseño estructurado, que
soportaba el sistema anterior; presentaban además algunos problemas de inconsistencia y
redundancia de información, que se traducían en ineficiencia y demoras en la prestación del
servicio; así como en fallas de confiabilidad e integridad de la información.
La Biblioteca Eduardo Cote Lamus, mantenía bases de datos separadas para los diferentes
tipos de material que maneja y existían algunas colecciones como videos y discos
magnéticos; que no estaban siendo registradas en ninguna base de datos. Esta situación
conlleva a que la información bibliográfica no estuviese centralizada,
dificultando el
proceso de circulación y control del material dentro de la Biblioteca y el acceso de los
usuarios a información completa y actualizada.
Paralelo al proceso de remodelación de la planta física de la Biblioteca Eduardo Cote
Lamus, se hacía necesario organizar una “remodelación” del sistema de información que
administraba los recursos bibliográficos, patrimonio de la Universidad. El diseño del nuevo
Sistema debería tener en cuenta un estándar internacional que facilite el proceso de
intercambio de registros bibliográficos, así como un adecuado control del material
bibliográfico por medio de una Base de Datos Bibliográfica que centralice las diferentes
colecciones que son manejadas por la Biblioteca.
5
1.3 OBJETIVOS
1.3.1 Objetivo General.
−
Analizar el Sistema de Bibliográfico a implementarse en la Biblioteca Eduardo Cote
Lamus de la Universidad Francisco de Paula Santander y diseñar e implementar los
Módulos de Procesos Técnicos y Consulta.
1.3.2 Objetivos Específicos.
−
Normalizar la Base de Datos Bibliográfica y adoptar el Formato MARC para datos
bibliográficos a los requerimientos de información de la Biblioteca Eduardo Cote
Lamus.
−
Diseñar la Base de Datos Bibliográfica normalizada, que permita la participación en
procesos de intercambio de registros bibliográficos.
−
Integrar la información de los diferentes tipos de material manejados por la biblioteca,
garantizando la centralización y un adecuado control de los recursos bibliográficos.
−
Realizar el análisis del Sistema de Información Bibliográfico (S.I.B.) a implementarse
en de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus.
−
Realizar el diseño e implementación del Módulo de Procesos Técnicos y Catalogación
para la Biblioteca Eduardo Cote Lamus.
6
−
Realizar el diseño e implementación del Módulo de Consulta para la Biblioteca
Eduardo Cote Lamus.
−
Diseñar y ejecutar el proceso de exportación de los datos almacenados en el Sistema
anteriormente implementado al nuevo Sistema de Información Bibliográfico.
−
Organizar y supervisar la forma de corregir y depurar la información bibliográfica una
vez exportada al nuevo Sistema.
−
Diseñar los Módulos adicionales al Sistema de Información Bibliográfico como
Circulación - Préstamo, Auditoría y Estadísticas; y sentar las bases para su efectiva
implementación.
1.4 JUSTIFICACIÓN
La remodelación de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus en cuanto a sus recursos físicos y
lógicos, hace necesario la reestructuración del Sistema de Información implementado
anteriormente, por uno más moderno y eficiente que permita a los usuarios un acceso
rápido y oportuno a la información y un control adecuado del material bibliográfico,
aprovechando la tecnología existente para lograr una biblioteca más moderna que cumpla
cabalmente las funciones y objetivos establecidos por la Dirección.
La Normalización de las Bases de Datos Bibliográficas y la World Wide Web, permiten el
intercambio de registros bibliográficos entre diferentes instituciones para agilizar los
7
procesos de catalogación de material bibliográfico, permitiendo ahorrar tiempo y dinero.
Para lograr eficientemente el intercambio de registros con la comunidad bibliotecaria
internacional, se hace necesario almacenar la información bibliográfica en un formato
estándar adoptado ampliamente a nivel internacional, como es el Formato MARC para
datos bibliográficos.
La integración de la información en una sola Base de Datos Bibliográfica bajo un Formato
único de Catalogación, proporciona un acceso oportuno y eficiente a la información; que se
traduce en un buen servicio para el usuario final. También facilita los procesos de control y
toma de decisiones por parte de la Dirección.
El nuevo Sistema de Información Bibliográfico garantizará la integridad de la información
y la agilización de los proceso de Consulta ofreciendo a los usuarios diferentes puntos de
acceso a la información y presentando resultados sobre todas las colecciones que agrupan
los diferentes tipos de material.
Finalmente, es indispensable para la Universidad Francisco de Paula Santander; contar con
una Biblioteca moderna y eficiente y un Sistema de Información Bibliográfico flexible que
permita la adopción de nuevas tecnologías que optimice algunos proceso dentro de la
Biblioteca Eduardo Cote Lamus.
8
1.5 ALCANCES
El Proyecto planteado abarca en primer lugar, el análisis de etiquetas MARC a usar para
manejar la información de los diferentes tipos de material catalogados dentro de la
Biblioteca Eduardo Cote Lamus; el diseño de la Base de Datos Bibliográfica normalizada y
su implementación. Así mismo, el proceso de exportación de la información almacenada
en la anterior base de datos estructurada a la estructura relacional soporte del nuevo Sistema
y la definición de nuevas políticas necesarias para el reingreso de la información en el
proceso de depuración y corrección de la misma.
Además, el análisis completo del nuevo Sistema de Información Bibliográfico (S.I.B.) que
será implementado en la Biblioteca Eduardo Cote Lamus soportado por un eficiente modelo
relacional que permite satisfacer las necesidades de control del material bibliográfico y
permita flexibilidad para la adopción de nuevas tecnologías. Paralelo a este análisis, se
realizará el diseño e implementación de los Módulos de Catalogación y de Consulta; así
como el diseño de los Módulos Auxiliares que conforman el Sistema de Información.
9
1. LA BIBLIOTECA EDUARDO COTE LAMUS
1.6 MISIÓN
La División de Biblioteca de la Universidad Francisco de Paula Santander, es una Unidad
de Información cuya parte fundamental es brindar apoyo constante en la información
requerida por la academia de la comunidad universitaria y del profesional que genera un
desarrollo económico, social y cultural de la región, brindando una prestación de servicios
eficientes de información innovadora.
Su propósito es satisfacer las necesidades de
información de los usuarios y la participación continua hacia el progreso.
1.7 VISIÓN
Para el año 2005, la División de Biblioteca de la Universidad Francisco de Paula Santander,
será una Unidad de Información, con modernas tecnologías que incorpore la
automatización en todos sus procesos con un equipo humano procesador, generador y
difusor de información; logrando combinar Internet con la investigación presencial que
realiza la comunidad universitaria y de zona de frontera, ofrecida a través de un servicio de
calidad.
10
1.8 RESEÑA HISTÓRICA
La Biblioteca fue creada en el año 1962, en ese entonces la planta física ocupó una
extensión de 14 m2 y tuvo un fondo bibliográfico de 164 volúmenes.
En 1964, la Biblioteca se ubicó en el bloque de Bienestar Universitario, recibió los aportes
de varias empresas como la Lotería de Cúcuta que donó $10.000,oo; y la Cámara de
Comercio $100.000,oo.
El 4 de Febrero, según Acta del Consejo Directivo, se recibió del Señor Obispo de Cúcuta,
una donación de la Biblioteca de autores católicos, hecha por el Instituto de Cultura
Hispánica de Madrid.
El 17 de Diciembre del mismo año, según consta en el acta No. 25 del Consejo Directivo, el
Rector de la Universidad Francisco de Paula Santander, fue autorizado para contactar la
organización de la Biblioteca, se le asignó para tal fin y para su funcionamiento un
presupuesto de $10.000,oo.
El 27 de Julio, el Consejo Directivo analizó la propuesta, según datos textuales que constan
en el Acta 42 de Julio 27 de 1967 del Honorable Consejo Directivo; Organización de la
Biblioteca:
“a.
Revisión de la organización e implantación del sistema Dewey que es Universal.
b.
Organización del fichero.
11
c.
Elaboración de las tarjetas para los libros y para los ficheros.
d.
Organización del préstamo de los libros.
e.
Vinculación con los organismos internacionales e instituciones que podrían enviar
publicaciones.
f.
Organización de la biblioteca de planeación.
g.
Organización de la Hemeroteca es decir, periódicos y revistas.
h.
Entrenamiento de las personas encargadas de la biblioteca
i.
Preparación del reglamento de la biblioteca.
j.
Preparación del manual de procedimientos y métodos de trabajo.”
El valor del contrato sería de $10.000,oo con una duración de tres meses.
En l968, según consta en el Acta No. 49 del 30 de Septiembre, el Doctor José Luis Acero
Jordán, Rector de la Universidad, manifiesta su interés por donar su sueldo para la
adquisición de obras necesarias mientras que se cumple su período de asistencia
de
Asistencia a la Asamblea del Departamento como Diputado.
En 1971, Resolución No. 339 se reglamenta el funcionamiento de la Biblioteca Eduardo
Cote Lamus, se nombra Consejo y se fijan funciones.
En
1985, en cabeza del Señor Rector Doctor Andrés Entrena y siendo Vicerrector
Académico el Doctor Gandolfo, se tomó la determinación de ampliar y mejorar las
condiciones físicas
de la Biblioteca, tomando los espacios del segundo piso
correspondientes a Texun, Bienestar universitario, FAPROEM y
Planeación Física,
12
logrando obtener
cuatro (4)
salas estilo cubículo con arcos, ésta remodelación le
correspondió al Arquitecto Alfonso Cabrales, Jefe de la Oficina de Planeación Física en
esa época, y le dio a la Biblioteca un área de 441.4 m 2 que le permitió tener una capacidad
de 350 lectores distribuidos en las diferentes salas de consulta, a la vez que se mejoraron
los servicios y se obtuvo una mejor distribución de las colecciones (se anexa plano de
distribución logrado por dicha remodelación).
Igualmente se efectuó la construcción de la cafetería para el personal de la dependencia
como un bienestar social se organizó un espacio ubicado en la secretaria de la biblioteca,
siendo debidamente dotada
funcionamiento.
con greca y otros elementos indispensables para su
Además se autorizó por la Dirección Administrativa una división
modular en madera en la sala de reserva - referencia, para ubicar la Unidad de Procesos
Técnicos, y se realizo a través de Mantenimiento de la UFPS un retoque general de pintura
para la dependencia.
Con fecha 29 de Octubre de 1988, ante el Comité de Biblioteca la Oficina de Planeación
Física, hizo la presentación del proyecto de ampliación de la Biblioteca Eduardo Cote
Lamus, a un corto plazo y con una solución inmediata a 10 años, capacidad 700 lectores,
50.000 volúmenes, una inversión de construcción $110.000.000,oo; dotación de muebles
por $75.631.419,oo; total costo de ampliación, $185.637.420,oo. Sería un Edificio paralelo
a la Biblioteca ubicado en la zona peatonal, constaría de un semisótano, y tres (3) pisos de
los cuales el segundo estaría interconectado con la actual planta de la biblioteca a través de
un túnel elevado, que cumpliría la doble función de circulación peatonal y exposiciones
13
transitorias de tipo liviano, respetando el criterio urbanístico general del campus
universitario, de amplias zonas verdes y edificios de baja altura.
En el documento de la Universidad Francisco de Paula Santander, HACIA EL SIGLO XXI,
agenda de trabajo del Doctor Patrocinio Ararat Díaz entonces candidato a la Rectoría de la
Universidad, período 1994 - 1997, presentado en mayo de 1994, en el numeral 2.4,
consolidación de la infraestructura física, es mencionado entre las prioridades la
construcción del edificio de la Biblioteca.
Por razones de financiación fue imposible llevar a cabo el proyecto de construcción de la
biblioteca. Es así como el Señor Rector Doctor Patrocinio Ararat Díaz, gestiona en 1998, la
construcción de la Biblioteca Pública de la Ciudad de Cúcuta en predios de la Universidad
Francisco de Paula Santander, proyecto que no tuvo el empeño de los mandatarios de la
Región, perdiendo una buena oportunidad de ubicar una biblioteca moderna en una zona de
mucha afluencia de estudiantes debido a la cercanía de colegios como el Municipal, el
INEM, el CASD, y por derecho otras entidades como, el ISS, el Hospital Erasmo Meoz, el
Colegio Ebenezer, etc.
Es así como a finales de ese año, se toma la decisión de remodelar la Biblioteca existente,
para lo cual debe ser evacuado el edificio en su totalidad y se toma como alternativa ubicar
temporalmente la biblioteca en la Casona donde se inicia el servicio en su totalidad a
partir del 2 de Noviembre de 1998. Para no dejar colecciones ni equipos guardados, se
envían recursos bibliográficos a las Bibliotecas Satélites del CREAD y del Bosque Popular,
se solicita al Doctor Oscar Gallardo Jefe del Departamento de Informática y Sistemas, se
14
considere la posibilidad de ceder una sala del 4 piso del Edificio de Aulas Sur, siendo
aceptada ésta petición logrando a partir de Enero de 1999, dar al funcionamiento la Sala
de Internet de la Biblioteca
cuyos equipos
fueron obtenidos
por el Convenio
COLCIENCIAS-UFPS en 1998.
Gracias a este Proyecto de remodelación la Biblioteca Eduardo Cote Lamus cuenta hoy con
una moderna y funcional construcción de 1.850 m2 y dos niveles distribuidos así:
Primer Nivel.
−
Seis Salas de Lectura.
−
Catorce cubículos individuales de Lectura.
−
Un Auditorio.
−
Area Administrativa.
−
Zonas de Servicio.
−
Ascensor para minusválidos.
−
Recepción y Control General.
Segundo Nivel.
−
Tres Salas de Lectura.
−
Ocho cubículos individuales de Lectura.
−
Dos salas de música.
−
Hemeroteca.
−
Secretaría y Dirección.
−
Dos grandes Salas Virtuales.
15
2.3.1 Biblioteca Satélite “BOSQUE POPULAR”. En 1988, un estudio presentado y
sustentado por la Oficina de Planeación General permitió que se realizara el “Proyecto
ICFES SED-BID Universidad a Distancia – Obras Civiles, Biblioteca Eduardo Cote
Lamus”; Biblioteca Satélite ubicada en el Bosque Popular. Este proyecto fue concebido,
dado que la Seccional Regional del ICETEX, trasladaba sus dependencias a su propia sede,
se hacía necesario utilizar el área ocupada por dicha entidad, en el Bosque Popular, tratando
de aprovechar al máximo las mejoras y adaptaciones locativas, solucionando en parte con
ello la necesidad de espacios físicos que tienen algunas dependencias de la Universidad
Francisco de Paula Santander, entre las alternativas propuestas se presentó la
descentralización de servicios Bibliotecarios, teniendo en cuenta que gran parte de la
población universitaria estaba ubicada en aquel entonces en las instalaciones del Bosque
Popular, como eran:
−
Primeros semestres de Ingeniería.
−
Primer semestre de Biología.
−
De primero a cuarto semestre de Administración de Empresas y Contaduría.
−
Total de alumnos del programa de Tecnología de Delineantes de Arquitectura e
Ingeniería y Tecnología Agropecuaria.
−
Cuarto semestre de Tecnología en obras civiles
−
Tres primeros semestres de Tecnología Electromecánica, Obras Civiles y Minas.
Lo anterior daba un número aproximado de 1.600 alumnos equivalente a un 47% del
total de estudiantado de la UFPS, (3.432 estudiantes presenciales), además en el Bosque se
dictaban también los cursos de preuniversitario que en esa época contaba con un total de
314 alumnos.
16
Teniendo en cuenta el aspecto anterior y considerando además que la Biblioteca de la
Universidad no contaba con la capacidad suficiente para atender la demanda actual de
sus usuarios debido a su reducido espacio físico. La descentralización de parte de sus
servicios bibliotecarios al Bosque Popular permitiría subsanar temporalmente este
problema, a la vez que favorecería al personal discente, evitándole traslados continuos,
pérdida de tiempo e incomodidades y de igual manera a los demás estamentos de la
Universidad.
En esta Biblioteca se dispondrían de 4 salas de lectura, 1 cuarto para cafetería, servicios
sanitarios en un área de 152.20 m2.
La Dirección de Biblioteca planteó una
distribución interna basada en la estructura
orgánica de la biblioteca Central, se establecieron las secciones de Recepción y Control
Circulación y Consulta,
el Préstamo a domicilio
se dejó inicialmente de carácter
restringido a los estudiantes de las Escuelas de Tecnología Agropecuaria y Delineante de
Arquitectura, se conservó el sistema de estantería abierta. La preparación técnica de los
recursos bibliográficos se dejó centralizada. El objetivo inicial fue dar servicio a la
comunidad Universitaria ubicada en este lugar, allí fueron trasladas la colecciones de
arte, obras civiles, libros para primeros semestres y la segunda copia de las tesis, además
la totalidad de las Tesis de Delineantes de Arquitectura y Tecnología Agropecuaria poco a
poco fue especializándose el servicio para estudiantes de la Escuela de Delineantes de
Arquitectura y estudiantes de la Escuela de Tecnología Agropecuaria.
17
En 1994 el Consejo Superior Estudiantil, remitió una comunicación al Comité de Biblioteca
solicitando la ampliación del préstamo a domicilio a todas las carreras, fue aceptada por
unanimidad por los miembros del Comité quienes recomendaron poner en practica dicha
sugerencia. Además se hizo necesario ampliar el horario a la jornada nocturna y se
dejaron dos (2) personas con el ánimo de lograr satisfacer la necesidad de investigación de
los lectores hasta el año 1995, cuando por cambios surgidos por la nueva estructura
orgánica planteada para la Universidad se modificaron espacios y se volvieron a reubicar
las colecciones de ciencias agropecuarias en la Biblioteca Central y la Colección de
Delineantes en la Biblioteca Satélite del CREAD. Como un complemento al servicio
ofrecido se incorpora a esta Biblioteca Satélite una fotocopiadora en arriendo.
Actualmente el apoyo en ésta área es dado a los estudiantes de preuniversitario, algunos
estudiantes de presencial y en su totalidad a los estudiantes de postgrado, lectores de otras
Universidades y de zona de frontera.
2.3.2 Biblioteca Satélite del CREAD. En 1988, se establece la Biblioteca Satélite del
CREAD. El objetivo del proyecto correspondía a atender la demanda de investigación que
tenían los estudiantes de la modalidad de Licenciatura en Educación Primaria y Obras
Civiles como una necesidad sentida de apoyar la investigación de los estudiantes de esta
modalidad.
El proyecto contempló recursos bibliográficos con una capacidad 10.800
volúmenes. Esta Biblioteca ofrecía los servicios tradicionales de consulta, fotocopiadora,
préstamo a domicilio.
18
Inicialmente se disponía de un área de 118.m2 ubicada en el tercer piso del CREAD. Este
espacio fue modificado por el Doctor Eduardo Castellanos y las directivas de la época,
asignándole el 2 piso del mismo edificio.
Se especializan sus colecciones en educación, se traslada de la Biblioteca Central un
promedio de 5.000 volúmenes se establecen los servicios de Recepción y control, Préstamo
a Domicilio, y consulta en la sala de lectura; fue desarrollada en cuanto a colecciones y
servicios por personal técnico de la Biblioteca Central; aún así, un año después deja de
pertenecer a la Biblioteca central hasta 1994, cuando a solicitud respetuosa del Comité de
Biblioteca le es entregada nuevamente para su administración, mantenimiento y desarrollo
a la Dirección de la Unidad de Información.
Actualmente, la Biblioteca satélite del CREAD ha desaparecido y sus colecciones han sido
integradas a la Biblioteca Central en su nueva instalación física.
2.3.3 Bibliotecas Satélites Extensiones Tibú y Chinácota. A partir de 1997 se establece
por parte de la Universidad una descentralización de Programas Académicos
correspondientes a Ingeniería Civil e Ingeniería de Sistemas, en los Municipios de Tibú y
Chinácota, como un apoyo a estas extensiones la Biblioteca Central inicia con la Sección
de Procesos Técnicos una nueva descentralización de colecciones especializadas en estos
programas.
La Extensión de Chinácota se encuentra ubicada en el Colegio San Luis Gónzaga de dicho
municipio a cargo del Doctor Nelson Beltrán. La Extensión Tibú se encuentra ubicada en
19
un edificio asignado por la Alcaldía del Municipio, a cargo de la Doctora Susana Marles
Herrera.
La biblioteca de Chinácota cuenta con el apoyo de las directivas del Colegio y de la
ciudadanía residente, quienes van a realizar consulta y efectúan donaciones con el ánimo
de lograr un mayor desarrollo de sus colecciones. La extensión de Tibú está recibiendo
apoyo de las directivas del Municipio de Tibú y especialmente de ECOPETROL.
1.9 OBJETIVOS
Prestar servicios en el campo bibliográfico y afines a profesores, estudiantes y a la
comunidad en general, para facilitar las actividades académicas y de investigación, así
como el desarrollo cultural de la región.
1.10 FUNCIONES
Las funciones generales de la División de Biblioteca son las siguientes:
−
Proponer a los organismos de dirección y gobierno de la Universidad las políticas de
desarrollo del área de conformidad con los objetivos generales de la institución.
−
Constituirse, en concordancia con los objetivos y principios institucionales, en centro
de acopio y divulgación
de la información socioeconómica, científica, técnica y
cultural de la región de frontera.
20
−
Definir un programa de trabajo en concordancia con las unidades de la Dependencia de
tal manera que se garantice establecimiento de prioridades y procedimientos integrados.
−
Elaborar y promover programas de desarrollo de la División para permitir un servicio
actualizado y eficiente.
−
Promover las actividades de difusión cultural, bien sea con programas propios de la
División o en coordinación con los demás organismos de la Universidad.
−
Presentar ante las instancias correspondientes el proyecto de presupuesto anual de la
División y velar por su adecuada ejecución.
−
Dar a conocer los recursos y servicios que presta la División y asesorar al personal
que requiera de ellos.
−
Desarrollar y ofrecer los servicios y sistemas de información bibliográfica y consulta
que requieran la docencia, la investigación y la extensión.
−
Las demás que le asignen los reglamentos específicos.
1.11 ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA DIVISIÓN DE BIBLIOTECA
2.6.1
forma:
Organización. La División de Biblioteca se encuentra organizada de la siguiente
21
A Nivel Macro.
Como organismos directivos a este nivel, pertenece la Vicerrectoría
Asistente de Investigación y Extensión.
A Nivel Micro.
Se encuentra la Biblioteca Eduardo Cote Lamus, como dependencia
ejecutora de los procesos técnicos y de los servicios al público.
Como Organismo de Apoyo.
Se encuentran la Bibliotecas Satélites, es decir; las
Bibliotecas Bosque Popular, Tibú, Chinácota.
Como Organismo Asesor. Se encuentra el Comité Asesor de Biblioteca.
1.12 UNIDADES DE LA DIVISION DE BIBLIOTECA
La División de Biblioteca para la prestación de sus servicio cuenta con las siguientes
unidades:
2.7.1
Unidad de Procesos Técnicos.
catalogación de
Encargada
de la selección, adquisición y
libros, preparación de los materiales e ingreso a la Base de Datos
Bibliográfica.
2.7.2 Unidad de Servicios al Público.
Encargada de la prestación de los servicios a la
comunidad universitaria y al público en aspectos de: Referencia, Circulación, colecciones
de Consulta General
extensión cultural.
y Reserva, Hemeroteca, y demás servicios especializados y de
22
1.13 USUARIOS
−
Docentes, tiempo completo, medio tiempo, Contratación ocasional.
−
Personal Administrativo.
−
Estudiantes
Presencial, Estudiantes de Educación a Distancia, Estudiantes de
Preuniversitario, Estudiantes de Postgrados.
−
Estudiantes de otras Universidades de la región y Zona de Frontera.
−
Egresados y Jubilados.
−
Investigadores de la Región,
Zona de Frontera, departamental, Nacional
e
Internacional.
1.14 RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS
La División de Biblioteca ofrece a sus usuarios los siguientes recursos Bibliográficos:
−
41.000 Libros de consulta general.
−
10.000 Libros de carácter restringido.
−
700 títulos de Revistas de carácter Técnico y Científico.
−
8.000 Proyectos de Grado de los diferentes planes de estudios de la Universidad en
copias impresas y CD-ROM.
−
2.000 Disquetes de libros y material complementario de Proyectos de Grado.
−
300 Videos de temas generales y material complementario de Proyectos de Grado.
23
−
180 Sonovisos sobre temas generales y material complementario de Proyectos de
Grado.
−
150 CD-ROMS, correspondientes a la base de datos DATALEGIS y Tesis de Grado
Los Recursos Bibliográficos en mención, luego de ser procesados técnicamente, son
distribuidos en las siguientes colecciones de la Unidad de Servicios al Público.
−
Colección General.
−
Colección de Reserva.
−
Colección de Referencia.
−
Colección de Proyectos De Grado.
−
Colección de Audiovisuales.
−
Colección Especial.
−
Colección de Hemeroteca (Revistas y Documentos).
1.15 SERVICIOS
Como apoyo a la comunidad universitaria y extensión a la ciudadanía ofrece:
−
Consulta de
colecciones
en las salas de lectura y préstamo a domicilio, según
reglamentación.
−
Ubicación y adquisición de reimpresos en otras Bibliotecas Universitarias del País, por
sistema manual y/o programas electrónicos como ARIEL.
−
Servicio de consulta de INTERNET, por turnos y reglamentación definida.
24
−
Préstamo interbibliotecario.
−
Suministro de información en disquette, listados, según los requerimientos de los
lectores.
−
Consulta automatizada de las colecciones de libros, tesis y parte de la información
ubicada en la Hemeroteca.
−
Asesoría metodológica para los estudiantes que realizan Proyecto de Grado.
−
Cursos para estudiantes de primer semestre.
−
Visitas guiadas a la División de Biblioteca a solicitud de Instituciones de la Región.
−
Suministro de información y Datos correspondientes a los Proyectos de Grado para
evaluación de puntaje, e información de apoyo a la Acreditación por parte de los
Departamentos de la Universidad.
−
Servicios de Extensión a personas egresadas y externas a la institución.
−
A solicitud de los usuarios se elaboran bibliografías.
−
Información y orientación de usuarios.
25
2. FORMATO MARC PARA DATOS BIBLIOGRÁFICOS
1.16 GENERALIDADES
El Formato MARC para Datos Bibliográficos está diseñado para ser un portador de
información bibliográfica sobre los materiales textuales impresos o manuscritos, archivos
de computadora, mapas, música, publicaciones periódicas, materiales visuales y los
materiales mixtos. Los datos bibliográficos normalmente incluyen títulos, nombres, temas,
notas, datos de la publicación e información sobre la descripción física del artículo.
El Formato MARC para Datos Bibliográficos contiene elementos de los datos para los
siguientes tipos de material:
−
Libros. Material textual que es de naturaleza monográfica.
−
Archivos de Computador. La información en forma codificada de una manera que le
permite ser procesada por un computador, incluyendo tanto los datos guardados en
forma legible por la máquina como los programas que procesan esos datos.
−
Mapas.
Todo tipo de material cartográfico, incluso mapas y globos.
−
Música. Música impresa, música manuscrita; las grabaciones no musicales legítimas y
las grabaciones musicales legítimas.
26
−
Publicaciones Periódicas.
Artículos con un modelo repetido de publicación como
revistas, periódicos, anuarios.
−
Materiales Visuales. Medios de comunicación proyectados, gráficos bidimensionales,
objetos tridimensionales u objetos animados en tiempo real.
−
Materiales Mixtos.
Principalmente las colecciones de manuscritos o una mezcla de
formas de material.
1.17 ETIQUETAS MARC
Las etiquetas MARC se encuentran definidas y agrupadas según las Areas de Descripción
Catalográfica definidas en las Normas Angloamericanas de Catalogación Bibliográfica
(AACR).
3.2.1 Etiquetas de Control.
Las etiquetas de Control agrupan las etiquetas bajo las
cuales se registran los Números de Control o codificación internos o externos que
caracterizan el material. Las etiquetas de control utilizadas en el diseño de la Base de
Datos Bibliográfica son:
−
Etiqueta 001. - Número de Control. El número de control asignado por la organización
que crea, usa o distribuye el registro. Este Número de Control es asignado internamente
por el Sistema.
27
−
Etiqueta 005. - Fecha y hora de la última transacción. La fecha y hora de la última
transacción realizada sobre el registro. La fecha es almacenada según el formato ANSI
X3.30 y la hora en el formato ANSI X3.43.
−
Etiqueta 020. - International Standard Book Number (ISBN). El ISBN asignado a una
publicación monográfica por agencias designadas en cada país participante en el
programa.
−
Etiqueta 022. - International Standard Serial Number (ISSN). El ISSN asignado a una
publicación seriada por un Centro Nacional bajo el auspicio del ISDS.
3.2.2 Entrada Principal. Las etiquetas 1XX contienen un encabezamiento de nombre o
título uniforme usado como entrada principal en un registro bibliográfico. Se utilizan para
mencionar el autor considerado como Principal, responsable del material catalogado.
−
Etiqueta 100. - Nombre Personal. Nombre Personal usado como entrada principal en
un registro bibliográfico.
−
Etiqueta 110. - Nombre Corporativo. El nombre de una entidad u organización usado
como entrada principal en un registro bibliográfico.
−
Etiqueta 111. - Congresos, Conferencias. Nombre de un Congreso, Conferencia u otro
tipo de encuentro usado como entrada principal del registro bibliográfico.
28
3.2.3 Título.
Estas etiquetas contienen el Título del material descrito en el registro
bibliográfico y títulos variados que también se aplican.
−
Etiqueta 240. - Título Uniforme. En esta etiqueta se registra el título asignado por el
catalogador cuando no aparece visiblemente impreso en el mismo.
−
Etiqueta 243. - Título Colectivo. Es un título distintivo para fines de catalogación, que
se usa para agrupar las publicaciones de un autor, compositor o entidad; que contiene
varias obras, extractos, etc., de diferentes trabajos; por ejemplo, obras completas, varias
obras de un género literario o forma musical específica.
−
Etiqueta 245. - Título y Subtítulo. El título propiamente dicho; se transcribe según
aparece en la portada y separando el título del subtítulo por dos puntos (:).
3.2.4 Edición.
El número de la edición relacionada con el material que está siendo
catalogado, cuando se presenta el caso de varias publicaciones del mismo se registra bajo la
Etiqueta 250.
3.2.5
Imprenta. Todos los elementos del Pie de Imprenta se almacenan en la Etiqueta
260. Estos son: Lugar, Editorial y Fecha de Publicación.
3.2.6
Descripción Física.
material.
La Etiqueta 300 almacena los detalles que describen el
La descripción del material en cuanto a monografías o cualquier material
impreso o manuscrito incluye básicamente tres elementos: Extensión (en páginas),
29
Ilustraciones y otros detalles complementarios.
Con relación a otro tipo diferente de
material; se almacenan los detalles característicos de almacenamiento.
3.2.7 Serie. Corresponde a la Serie o Colección a la que pertenece el material, cuando se
trata de una Colección con título propio que reúne varios trabajos. El nombre o título de la
Serie se registra bajo la Etiqueta 440.
3.2.8
Notas. Estas etiquetas contienen notas que relaciona algunos aspectos de los
materiales bibliográficos que son específicos a un tipo particular de material o a un
ejemplar específico.
−
Etiqueta 500. - Nota General. Información general para la que no se ha definido
ninguna etiqueta 5XX especializada.
−
Etiqueta 502. - Nota de Tesis. La designación de una Tesis, el título obtenido y la
Institución a las que fue presentado incluyendo la Facultad o Departamento asociado.
−
Etiqueta 505. - Nota de Contenido. Los títulos separados o partes de un artículo o el
conjunto de volúmenes que conforman el artículo que se está catalogando. Esta etiqueta
se utiliza en el caso de material monográfico, cuyo título denota un Título Colectivo.
−
Etiqueta 516. - Nota de Tipo de Archivo de Computadora. Una descripción general de
los archivos almacenados en el medio magnético.
30
−
Etiqueta 520. - Nota de Resumen.
Contiene información sin formato que describe el
alcance y las características generales de los materiales. Este puede ser un resumen,
anotación o solo una frase que describe el material.
−
Etiqueta 525. - Nota de Suplemento. Información sobre la existencia de suplementos o
ediciones especiales asociadas con una publicación periódica.
−
Etiqueta 546. - Nota de Idioma. Información textual sobre el idioma de los materiales
descritos.
3.2.9
Epígrafes de Materia.
Nombres Personales,
Los epígrafes de materia pueden estar definidos por
Corporativos, Congresos o conferencias, Temas Generales
Nombres Geográficos.
y
La asignación de Epígrafes temáticos proviene de Listas
Controladas Estándares en su mayoría.
−
Etiqueta 600. - Nombres Personales como Materia. Se almacena el nombre completo:
Nombres y Apellidos.
−
Etiqueta 610. - Nombres Corporativos como Materia.
Se almacena el nombre
completo de la entidad y la unidad subordinada de esta.
−
Etiqueta 650. - Materia: Epígrafes Generales.
Se almacena el tema específico
seleccionado por el catalogador de la Lista de Epígrafes de Materia Normalizada.
31
−
Etiqueta 651. - Nombre Geográfico. Almacena el nombre geográfico correspondiente a
un país, ciudad, etc. cuando se usa como epígrafe de materia.
3.2.10
Entradas Secundarias. Corresponden a los autores responsables del material
considerados como Secundarios, cuando se hace mención a varios autores.
Se realiza el
mismo tratamiento que con los Autores mencionados como Entrada Principal, bajo las
siguientes etiquetas:
Etiqueta 700. - Nombre Personal,
Corporativo, Etiqueta 711. - Congreso, Conferencia.
Etiqueta 710. - Nombre
32
3. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN ESTRUCTURADO
1.18 GENERALIDADES
El Sistema de Información implementado anteriormente en la Biblioteca Eduardo Cote
Lamus se manejaba bajo ambiente MS-DOS y fue desarrollado en el software Micro
CDS/ISIS versión 3.07.
4.1.1 Micro CDS/ISIS. El software CDS - ISIS (Computarized Documentation System Integrated Set for Information System), comúnmente llamado MicroIsis es un sistema
generalizado de almacenamiento y recuperación de información basado en menús, diseñado
especialmente para el manejo computarizado de bases de datos no numéricas, constituidas
principalmente por texto.
Este sistema soporta un Modelo Estructurado, es decir no relacional. Puede pensarse en
una base de datos CDS/ISIS como un archivo de datos relacionados, generados para
satisfacer los requerimientos de información de los usuarios. El sistema opera en PC bajo
el Sistema MS-DOS y Windows.
El MicroIsis fue diseñado para el registro de documentos. Su uso ha estado dirigido
principalmente al área bibliográfica y a toda base de datos que posea información
estructurada en “fichas textuales”.
33
1.19 ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS
El Sistema de Información anteriormente implementado en MicroIsis, está conformado de
tres módulos principales: Módulo de Procesos Técnicos, Modulo de Consulta y Módulo de
Circulación y Préstamo desarrollados en ISIS-PASCAL para interactuar con las Bases de
Datos MicroIsis.
4.2.1 Módulo de Procesos Técnicos. En este Módulo se realiza el ingreso de los datos
bibliográficos correspondientes a Libros y Tesis en la Base de Datos Bibliográfica BIBL1,
cuya estructura se presenta en la Tabla 1.
No existe ninguna diferencia entre el Formato de Entrada de usado para el tipo de material
Libros, ni Tesis.
Los dos tipos de materiales quedan integrados en la misma Base de
Datos. Existe un registro dentro de la base de datos por cada volumen y copia de un mismo
Título existente dentro de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus, lo que se traduce en
redundancia de información.
La Signatura Topográfica asignada a cada Título es el identificador único que permite la
ubicación de un ítem en los estantes de la Biblioteca, este Módulo de Procesos Técnicos no
valida la unicidad de la Signatura; dificultando el proceso de Catalogación al personal de la
Biblioteca.
El Módulo genera los Reportes necesarios para la ubicación del ítem dentro de la estantería
como Rótulos, Fichas y Bolsillos característicos de cada Colección definida.
34
Tabla 1. Estructura de la Base de Datos BIBL1.
Rótulo
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
110
120
130
140
150
160
170
180
190
200
210
220
230
240
250
260
270
280
290
300
310
320
330
340
350
360
370
380
390
400
Nombre
NREG
NROVOL
NROCOP
SIGTOP
TIPO-COLECCIÓN
MATERIA
TITULO
AUTOR
COSTOAD
CODAL
FECHAPRES
NRVEPRES
NRVEPREAC
PERMAXRET
PERMINRET
PERPRORET
TIPOL
FECHADQUI
SECCION
PERIODO
FECENT
MULTA
ESTADO-FISICO
FECHAPB
UFECVEC
HORAPD
TIPOD
EDICION
LUGAR
EDITORIAL
AÑOPUBL
DESCRIPCION-FISICA
SERIE
ISBN
DIRECTOR
NOTAS
O-AUTORES
FORMA-ADQUISICION
CALIFICACION
RESUMEN
Subcampos
ABC
AB
AB
AB
Fuente: Biblioteca Eduardo Cote Lamus.
Longitud
5
2
2
30
1
100
400
50
11
6
10
8
8
3
3
3
1
8
1
1
10
7
1
10
8
5
1
10
200
230
4
150
40
20
50
60
100
1
1
800
Tipo
N
N
N
X
A
X
X
X
X
N
P
N
N
N
N
N
A
P
N
N
P
N
N
P
P
P
N
X
X
X
N
X
X
X
X
X
X
N
A
X
Rep.
Patrón
R
99/99/9999
99/99/99
99/99/9999
99/99/9999
99/99/99
99:99
R
R
35
4.2.2 Módulo de Consulta. El Módulo de Consulta se encarga básicamente de facilitar el
acceso de los usuarios a la información bibliográfica almacenada en la base de datos
BIBL1,
utilizando la sintaxis propia del Lenguaje de Búsqueda y Recuperación de
MicroIsis.
El Módulo de Consulta utiliza un “Diccionario de Términos Recuperables” formado con
cada palabra de los campos Título, Materia y Autor.
Esto implica que el Sistema solo
permite consultar sobre estos tres campos dentro de la base de datos.
4.2.3 Módulo de Circulación y Préstamo. Este Módulo es el más importante dentro de
la Unidad de Atención al Público.
Es el encargado de realizar el registro diario de
préstamos a cargo de los usuarios y su respectiva devolución.
La Biblioteca Eduardo Cote Lamus cuenta con una base de datos de usuarios, actualizada
semestralmente con base a un listado de alumnos matriculados enviado desde el Centro de
Cómputo. En esta misma base de dato se registran los préstamos realizados por los
diferentes usuarios dentro de la Universidad.
El Módulo no controlaba políticas de
préstamo para las diferentes colecciones, ni tampoco calculaba multas por mora en la
devolución.
Estos procesos se corregían manualmente por parte del funcionario
responsable.
El Módulo de Circulación y Préstamo generaba informes sobre préstamos diarios
ordenados por Códigos de Usuario o Números de Registro identificadores únicos de usuario
y material respectivamente.
36
1.20 DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS
4.3.1 Notación Utilizada. El Diagrama de Flujo de Datos es una de las herramientas más
comúnmente utilizadas, sobre todo en Sistemas en los cuales las funciones del sistema son
de gran importancia y son más complejas que los datos que éste maneja. La notación se
tomó prestada de artículos anteriores sobre teoría de gráficas y continúa siendo utilizada
por los ingenieros de software que trabajan en la implantación directa de modelos de los
requerimientos del usuario.1
Proceso: Grupo de actividades mediante las cuales se reciben datos procesan para producir
resultados o información de salida.
Flujo de Datos: Compuesto de atributos de datos individuales, agrupados en paquetes de
información sobre una banda transportadora. Los flujos de estímulos son las entradas y los
flujos de respuestas son las salidas.
Agentes Externos: Cada parte interesada que está en el ambiente alrededor del sistema y
que interactúa con éste, están fuera del contexto del área de estudio por esta razón nunca
1
YOURDON, Edward. Análisis Estructurado Moderno. México: Prentice-Hall Hispanoamericana, 1993.
735 p.
37
se muestran flujos entre ellos. Sólo se despliegan los datos que fluyen hacia o desde el
sistema en el diagrama de contexto.
4.3.2 Diagrama de Contexto.
ALMACEN
Orden de Alta
Orden de Alta - R.B
Rbo. Multa
Documentos
R.B.
Paz y Salvo
SISTEMA DE
INFORMACIO
N
ESTRUCTURAD
O
ISIS
Listado Deudores – R.B
Consulta
Listado Préstamos
USUARIOS
UFPS
Rta. Consulta
USUARIOS
EXTERNOS
BIBLIOTECAS
SATÉITES
Figura 1. Diagrama de Contexto
Listado Deudores
Listado Usuarios
CENTRO DE
COMPUTO
4.3.3 Diagrama de nivel 0.
Hemeroteca
CENTRO DE
COMPUTO
USUARIO
UFPS
- Documento
- Sol. Consulta
Ficha Préstamo
Firmada
Colecciones
R.B. P.
Listado
Usuarios
R.B. Consultado
R.B.P.
Consulta
R.B. P.
Orden de Alta
Procesada
Procesar
Material
Consultar
Material
R. Multa
3.
- R.B.P.
- Ficha Préstamo
Prestar
Material
Ficha Préstamo
Diligenciada
4.
Devolver
Material
R. Usuario
USUARIO
EXTERNO
R.B.P.
R. Préstamo
BIBLIOTECAS
SATÉLITES
Actualizar Libro
Inf. Libro
R.B.P.
Rbo. Multa
USUARIO
UFPS
Paz y Salvo
Actualizar Libro
Consulta
Dat.
Préstamo
Listado
Deudores
Dat Préstamo
Listado Deudores
Libros
Rta. Consulta
Inf. Bibliográfica
BIBLIOTECAS
SATÉLITES
2.
Mat. procesado
R.B. P.
1.
Sol.Consulta
- Orden de Alta
- R.B.
Inf. Libros
ALMACEN
Dat Usuario
Inf.
Bibliogáfica
Listado Préstamos
Inf. Revistas
R.
Mat. Procesado
Rta. Consulta
Colecciones
Usuarios -Préstamos
Libros
Figura 2. Diagrama de Nivel 0
38
39
4.3.4 Diagrama de Primer Nivel.
Mat. Procesado
PROCESO 1. PROCESAR MATERIAL.
Hemeroteca
Libros
Inf. Libros
Mat.
Procesado
R.
Inf. revistas
ALMACEN
- Orden de Alta
- R.B.
Orden de Alta
Procesada
1.1
Cataloga
r
Material
R.B.
Catalogado
1.2
Clasificar
Material
1.3
Capturar
Material
R.B.
Clasificado
R.B. Procesado
R.B.
Procesado
Figura 3. Diagrama de Primer Nivel Proceso 1
BIBLIOTECAS
SATÉLITES
Colecciones
PROCESO 3. PRESTAR MATERIAL.
Libros
Inf. Libro
Listado
Préstamos
Actualizar Libro
CENTRO DE
COMPUTO
Listado
Usuarios
R. Usuario
R. Material
- R.B.P
- Ficha Préstamo
Ficha Préstamo
Firmada
USUARIO
UFPS
3.1
Verificar
Usuario
Material
- Ficha Préstamo
Aprobada
3.2
Realizar
Préstamo
R.B.P.
Dat. Préstamo
Dat. usuario
Listado
Deudores
Usuario-Préstamo
Figura 4. Diagrama de Primer Nivel Proceso 3
USUARIO
UFPS
Listado
Préstamos
BIBLIOTECAS
SATÉLITES
40
1.21 DICCIONARIO DE DATOS
4.4.1 Descripción de Procesos.
Formato 1. Catalogar Material
Número del Proceso : 1.1
Nombre del Proceso : CATALOGAR MATERIAL
Entrada : Orden de Alta
Salida : Orden de Alta Procesada
R.B.
R.B. Catalogado
DESCRIPCION :
Verificar que la Orden de Entrada de Libros, proveniente de ALMACEN, concuerde
con el total de Volúmenes enviados (Recursos Bibliográficos), además se registra la
información bibliográfica del material en el Formato de Captura.
ESPECIFICACION FUNCIONAL
Llega Orden de Alta de ALMACÉN
Llegan Recursos Bibliográficos (R.B.) de ALMACÉN
Verificar que la Orden de Alta concuerde con los R.B.
SI la verificación es correcta
Diligenciar Orden de Alta
Sale Orden de Alta Procesada a ALMACÉN
PARA cada R.B.
Diligenciar el formato de Cap
Sale R.B. Catalogado
FIN PARA
SI NO
Rechazo.
FIN SI
41
Formato 2. Clasificar Material
Número del Proceso : 1.2
Nombre del Proceso : CLASIFICAR MATERIAL
Entrada : R.B. Catalogado
Salida : R.B. Clasificado
DESCRIPCION
Agrupar el Recurso Bibliográfico (R.B), asignando a cada uno de ellos el
encabezado de materia y la clave de Autor, así como la materia y el número de
inventario
ESPECIFICACION FUNCIONAL
Llega Recurso Bibliográfico (R.B.) catalogado
PARA cada R.B. Catalogado
Asignar Encabezado de Materia utilizando el Sistema de Clasificación
Dewey
Asignar Clave de Autor utilizando el Sistema de Clasificación Dewey
Asignar Materia
Asignación de número de Inventario
Sale R.B. Clasificado
FIN PARA
42
Formato 3. Capturar Material
Número del Proceso : 1.3
Nombre del Proceso : CAPTURAR MATERIAL
Entrada : R.B. Clasificado
Salida : R.B. Procesado
Inf. Libros
Mat. procesado
Inf. Revistas
DESCRIPCION
Permite ingresar la información procesada a los almacenes de Libros y Hemeroteca,
así como elaborar los bolsillos, fichas y rótulos del material clasificado
ESPECIFICACION FUNCIONAL
Llega Recurso Bibliográfico (R.B.) clasificado
PARA cada R.B. Clasificado
SI Recurso Bibliográfico es un Libro o Tesis
Sale Mat. Procesado a Libros
SI NO
Sale Mat.Procesado a Hemeroteca
FIN SI
Generar Bolsillo
Generar Ficha
Generar Rótulo
Sale Recurso Bibliográfico (R.B.) Proceaso a Colecciones
Sale Recurso Bibliográfico (R.B.) Procesado a BIBLIOTECAS
SATÉLITES
FIN PARA
43
Formato 4. Consultar Material
Número del Proceso : 2
Nombre del Proceso : CONSULTAR MATERIAL
Entrada : Documento
Salida :
Sol. Consulta
Rta. Consulta
R.B.P.
R.B.P.
Ficha Préstamo
Inf. Bibliográfica
Consulta
DESCRIPCION
Suministra información Bibliográfica tanto a usuarios de la Universidad Francisco de
Paula Santander, como a usuarios externos y sirve de antesala al proceso de préstamo
de Material
ESPECIFICACION FUNCIONAL
SI tipo usuario = Usuario UFPS
Entra Documento USUARIO UFPS
Entra Sol. Consulta USUARIO UFPS
SI colección a consultar = Libros o Tesis
Sale Consulta Libros
Entra Rta. Consulta
Entra Recurso Bibliográfico Procesado (R.B.P)
Sale Inf. Bibliográfica
SI Préstamo domiciliario
Sale Recurso Bibliográfico procesado (R.B.P.)
Sale Ficha Préstamo
SI NO
Sale Recurso Bibliográfico (R.B.) Consultado
FIN SI
SI NO
Sale Consulta Hemeroteca
Entra Rta. Consulta
44
Sale Inf. Bibliográfica
Sale Recurso Bibliográfico (R.B.) Consultado
FIN SI
SI NO
Entra Sol. Consulta USUARIO EXTERNO
SI colección a consultar = Libros o Tesis
Sale Consulta Libros
Entra Rta. Consulta
Entra Recurso Bibliográfico Procesado (R.B.P)
Sale Inf. Bibliográfica
Sale Recurso Bibliográfico (R.B.) Consultado
SI NO
Sale Consulta Hemeroteca
Entra Rta. Consulta
Sale Inf. Bibliográfica
Sale Recurso Bibliográfico (R.B.) Consultado
FIN SI
FIN SI
45
Formato 5. Verificar Usuario Material
Número del Proceso : 3.1
Nombre del Proceso : VERIFICAR USUARIO MATERIAL
Entrada : R.B.P.
Salida : Ficha Préstamo Aprobada
Ficha Préstamo
Rechazo Material
Ficha Préstamo Firmada
Rechazo Usuario
Inf. Libro
Dat. Usuario
DESCRIPCION
Realiza la validación de la información del Usuario y el estado del Material para
aprobar o rechazar el Préstamo.
ESPECIFICACION FUNCIONAL
Entra Registro Bibliográfico Procesado
Entra Ficha Préstamo
SI Ficha Préstamo = Correcta
USUARIO UFPS diligencia Ficha Préstamo
Entra Ficha Préstamo Firmada
Entra Dat. Usuario
SI Código Usuario = Aprobado
Entra Inf. Libro
SI Estado Material = Disponible
Sale Ficha Préstamo Aprobada
SI NO
Sale Rechazo Material
FIN SI
SI NO
Sale Rechazo Usuario
FIN SI
FIN SI
46
Formato 6. Realizar Préstamo
Número del Proceso : 3.2
Nombre del Proceso : REALIZAR PRESTAMO
Entrada : Ficha Préstamo Aprobada
Salida :
Listado Préstamos
Listado Usuarios
R.B.P.
Dat. Préstamo
Actualizar Libro
Listado Deudores
Listado Préstamos
DESCRIPCION
Registra los datos correspondientes al Préstamo dentro del Sistema, actualizando el
Estado del Material y del Usuario.
ESPECIFICACION FUNCIONAL
Entra Ficha Préstamo Aprobada
Actualiza Fecha Préstamo = Fecha Actual
Calcula Fecha Entrega = Fecha Préstamo + 7
Sale Dat. Préstamo
Actualiza Estado Material = Prestado
Sale Actualizar Libro
Sale Listado Préstamos
Sale Listado Deudores
47
Formato 7. Devolver Material
Número del Proceso : 4
Nombre del Proceso : DEVOLVER MATERIAL
Entrada : Ficha Préstamo Diligenciada Salida :
R.B.P.
Rbo. Multa
R.B.P.
Paz y Salvo
Dat. Préstamo
Actualizar Libro
DESCRIPCION
Elimina los datos correspondientes al Préstamo del Sistema, actualizando el Estado
del Material y del Usuario.
ESPECIFICACION FUNCIONAL
Entra Ficha Préstamo Diligenciada
Entra Registro Bibliográfico Procesado (R.B.P.)
SI Fecha Actual > Fecha Entrega
Calcular Multa
Entra Rbo. Multa
Sale Paz y Salvo a USUARIO UFPS
FIN SI
Sale Dat. Préstamo
Elimina Dat. Préstamo
Sale Registro Bibliográfico Procesado (R.B.P.)
Actualiza Estado Material
48
5. ORACLE: DEVELOPER/2000
5.1 APLICACIONES DE BASE DE DATOS
Un gestor de Base de Datos como ORACLE, es un sistema de software que permite
consultar, manipular y controlar datos mediante el lenguaje SQL de base de datos. Cuando
una aplicación utiliza un gestor de base de datos, se crea una aplicación de bases de datos
en vez de una sola aplicación.
Los gestores de base de datos reales dan protección contra las vicisitudes de la vida
(recuperación); permiten múltiples usuarios (concurrencia), múltiples aplicaciones e
integridad referencial; protegen la utilización no autorizada de los datos (seguridad); y
aíslan de los detalles de la gestión de los datos en una plataforma particular (portabilidad).
5.1.1 Recuperación. La recuperación es la capacidad que provee ORACLE de recuperar
la base de datos después de un fallo en una transacción, en una aplicación, en el sistema o
en el medio.
Si se desarrolla una aplicación que depende de un sistema de archivos que
accede directamente a estos, se está totalmente expuesto a cualquier fallo de cualquier
nivel. El software debe tener en cuenta dichos fallos.
49
Una transacción es una unidad lógica de trabajo. La transacción comienza con una acción
relacionada con los datos y termina con una orden de finalización con éxito (commit) o una
orden de finalización fallida (rollback).
Estos límites configuran esencialmente una
secuencia de operaciones sobre los datos que se pueden deshacer si fuera necesario volver
atrás.
Entre Developer/2000 y ORACLE como gestor de base de datos subyacente, no es
necesario preocuparse por la recuperación. Ocasionalmente se puede necesitar que el
administrador de la base de datos recupere alguno de sus archivos que se ha estropeado en
cualquier lugar. Esto se refiere básicamente a la política de Copias de Seguridad.
5.1.2 Concurrencia. La concurrencia es la capacidad de que múltiples procesos accedan
a la base de datos al mismo tiempo. Estos pueden ser clientes residentes en máquinas
diferentes o procesos independientes en la misma máquina. De nuevo, estas cuestiones se
manejan entre Developer/2000 y ORACLE de forma automática.
ORACLE maneja la concurrencia bloqueando tablas y filas de diferentes formas.
El
bloqueo evita que otros procesos arranquen alguna operación que viole las reglas de la
concurrencia.
Puede ser necesario desarrollar el manejador de errores que sucedan
ocasionalmente, pero estos serán poco frecuentes.
5.1.3 Independencia de los Datos. Una de las razones principales de la gestión de bases
de datos es la necesidad de una base de datos central que soporte múltiples aplicaciones,
además de múltiples usuarios de una aplicación. Los teóricos de bases de datos dividieron
50
su arquitectura en tres partes: Los aspectos físicos de la gestión de bases de datos (el
Modelo Interno), los aspectos lógicos (el Modelo Conceptual) y los aspectos lógicos de las
vistas de los datos compartidas por la aplicaciones (el Modelo Externo).
Esta arquitectura tiene dos consecuencias principales en las aplicaciones de base de datos.
La primera es que se puede cambiar el modelo de datos de la base de datos sin afectar las
aplicaciones que lo utilizan. Si se proporcionan vistas de los datos, no se tendrán que
cambiar las aplicaciones en absoluto. La segunda es que se pueden estructurar diferentes
aplicaciones sin tener que compartir estructuras de datos intermedias basadas en el modelo
conceptual. La clave de toda esta teoría es la independencia de los datos. Los datos físicos
son independientes del modelo conceptual; los datos de las aplicaciones son independientes
del modelo conceptual.
5.1.4
Integridad Referencial. La integridad referencial es la capacidad de las bases de
datos de asegurar que cuando una fila hace referencia a otra fila, exista dicha
segunda fila.
Los asuntos relacionados con la integridad referencial se deben
abordar durante la construcción de la base de datos, en vez de en la propia
aplicación.
5.1.5
Seguridad.
La seguridad es la protección de la base de datos contra accesos no
autorizados o cambios. Esta definición asume que los accesos autorizados son seguros y
que no dañarán los datos.
Diferentes usuarios tienen diferentes necesidades, y no todos
ellos deberían tener que acceder a todos los datos.
Developer/2000 y ORACLE se
combinan para proporcionar un alto nivel de seguridad a las aplicaciones.
51
El primer nivel de seguridad es el usuario de ORACLE. Cada usuario tiene una contraseña.
Se debe tener una forma de iniciar sesión en la base de datos con el nombre de usuario y la
contraseña que proporciona el nivel de acceso adecuado a la aplicación. Developer/2000
maneja este requisito como un primer nivel de seguridad de forma automática.
El segundo nivel de seguridad es el esquema de autorización del sistema. El SQL estándar
permite acceder a las tablas. ORACLE amplía este sistema permitiendo conseguir muchos
privilegios específicos sobre muchos elementos específicos. ORACLE8 añade los roles o
papeles que hacen que la obtención de privilegios sea mucho más flexible.
5.1.6 Portabilidad. La portabilidad es la capacidad de ejecución en diferentes sistemas.
Se aplica a los sistemas operativos o cualquier otra plataforma de servicios. Los requisitos
de una aplicación Developer/2000 pueden incluir la ejecución de la misma aplicación en
diferentes gestores de base de datos o en diferentes sistemas operativos.
Developer/2000 es en sí mismo un desarrollador de aplicaciones portables. Se puede
desarrollar la aplicación y ejecutarla en cualquier sistema operativo que soporte los
programas ejecutables; Oracle Corporation trata de portar estas herramientas a tantos
sistemas operativos como sea posible.
5.2
ARQUITECTURA CLIENTE/SERVIDOR
52
El procesamiento cliente/servidor lo es ahora todo en el mundo corporativo del
procesamiento de información.
La computación cliente/servidor comprende una
arquitectura descentralizada pero cooperativa en la negociación de la Información. Es el
procesamiento de Información mediante un conjunto de procesadores, en donde los
usuarios distribuidos geográficamente inician peticiones que son procesadas mediante
servidores centrales. Las aplicaciones pueden ser dividas en cuatro componentes:
Lógica de presentación. Es la parte de la aplicación que interactúa con el usuario final.
Lógica del negocio. Es la parte que utiliza la información del usuario y de la base de datos
para efectuar transacciones haciendo cumplir las políticas o reglas del negocio.
Lógica de base de datos. Es la parte de la aplicación en la que se accede a los datos dentro
de la aplicación para manipularlos, los gestores de base de datos relacionales.
El modelo cliente/servidor presenta las siguientes ventajas:
−
Integración de diferentes tipos de sistemas operativos en un único ambiente de
procesamiento.
−
Una aplicación es más asequible para el usuario.
−
Inmediato crecimiento de la capacidad de cómputo del sistema.
53
−
Reducción de costos de la comunicación tanto local como remota por la minimización
en el tiempo de respuesta.
6. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICO (S.I.B.)
6.1 GENERALIDADES
El Sistema de Información Bibliográfico será desarrollado en ORACLE teniendo en
cuenta todas las características que ofrece este gestor de base de datos. El Sistema será
soportado en un eficiente modelo relacional que garantizará la integridad y seguridad de la
información, permitiendo la definición de diferentes políticas por parte de la Biblioteca
Eduardo Cote Lamus.
El S.I.B. contará con una Base de Datos diseñada basados en el Formato MARC para Datos
Bibliográficos, que permitirá manejar información de cualquier tipo de material
bibliográfico como son libros, tesis, publicaciones seriadas, archivos de computadora y
material audiovisual.
El S.I.B. permitirá una gran flexibilidad, siendo altamente configurable al gusto del usuario;
es decir puede ser adaptado a las política y procedimientos de la biblioteca sin programados
adicional. Las políticas pueden ser cambiadas usando la función de control de política.
Son ejemplos de políticas definidas por el usuario:
−
Perfiles o Tipos de Usuario.
54
−
Períodos de Préstamo.
−
Períodos de Gracia y Límites de Tiempo.
−
Porcentajes de Multas y Pagos.
−
Ubicación del Material.
−
Seguridad.
El S.I.B. permitirá el manejo de más de una Biblioteca con el mismo sistema, permitiendo
la integración de las diferentes extensiones de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus para un
control centralizado.
6.2 MÓDULO DE CATALOGACIÓN
El corazón del Sistema es su completo control bibliográfico. De forma consistente, toda la
información catalográfica se crea, mantiene y almacena en un solo lugar: La Base de Datos
Bibliográfica.
El S.I.B. soporta el formato MARC completo que permite catalogar y almacenar cualquier
tipo de material.
El sistema clasifica el material bibliográfico en cuatro grupos:
Monografías (Libros y Tesis), MRDF (Archivos de Datos Legibles a Máquina),
Publicaciones Seriadas o Periódicas, Material Cartográfico y Material Visual.
Los materiales son identificados por el Sistema por su Signatura Topográfica (Número de
Clasificación Decimal Dewey) y un número de identificación interno.
55
El Módulo de Catalogación permite la creación de registros en línea en una estación de
trabajo. El Sistema valida automáticamente la estructura de cada registro, realizando la
siguiente revisión de errores:
−
Formato apropiado y definido para cada campo.
−
Entradas válidas en campos controlados.
−
Presencia de datos obligatorios o requeridos.
Así mismo, este Módulo permite la Consulta y Recuperación de información desde
diferentes puntos de acceso; así como la generación de informes o reportes impresos
necesarios para efectos de Auditoría y Control.
6.3 MÓDULO DE CONSULTA
El Módulo de Consulta es donde la mayoría de los usuarios de las bibliotecas pasa el mayor
tiempo. En este módulo, una serie de pantallas guían al usuario para realizar los procesos
de Búsqueda y Recuperación de los registros bibliográficos.
Este Módulo presenta los resultados en forma detallada en forma de Ficha Bibliográfica,
permitiendo además visualizar las existencias de un mismo título dentro de la Biblioteca
Eduardo Cote Lamus indicando su ubicación exacta en cualquiera de las salas que
componen la biblioteca, así como su estado de disponibilidad.
Existen varias opciones de consulta para el usuario, estando definidas principalmente los
puntos de acceso por Autor, Título y Materia. Existen puntos de acceso secundarios que
56
varían dependiendo del tipo de material a ser consultado, como I.S.B.N. en caso de libros, o
Facultad en caso de tesis, etc.
Paralelo al Módulo de Consulta, el S.I.B. proporciona un Módulo de Servicios a los
Usuarios, que le permite a los usuarios diferentes servicios como ver el estado actual de sus
cuentas, enviar comunicaciones y recibir respuesta mediante mensajes y hacer solicitudes
de Reservas de material bibliográfico.
6.4 MÓDULO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO
El Módulo de Circulación está diseñado para hacer frente a las demandas de cualquier área
de Circulación.
La tabla de Políticas maneja todos los requerimientos definidos por la
Biblioteca Eduardo Cote Lamus, entre ellas se encuentran:
−
Perfil o Tipo de Usuario. Número máximo de cargos permitidos por tipo de material o
colección, prioridades,
−
Período de Préstamo. El tiempo establecido para el préstamo.
−
Restricciones de Préstamo. Acceso a las colecciones por horas o días específicos.
−
Reglas de Circulación. Permisos de renovación o reserva.
−
Estructura de Facturación. Valor de multas por vencimientos.
Cualquier transacción realizada es reflejada en el estado de disponibilidad del registro de
Inventario que está siendo procesado, así como en el estado del usuario dentro del Sistema.
El Módulo de Circulación cumple básicamente las siguientes funciones:
57
−
Cargo o Préstamo a domicilio del material bibliográfico.
−
Descargo o Devolución del material.
−
Liquidación y Pago de Multas.
−
Registro y administración de usuarios.
−
Generación de avisos a usuarios.
−
Generación de Reportes Estadísticos.
6.5 MÓDULO DE ADQUISICIONES
Las adquisiciones y manejo de fondos del S.I.B. permiten seguir la compra de materiales a
través de su orden, recepción y procesamiento. El proceso de solicitud de adquisiciones por
parte de la Biblioteca se inicia desde Desarrollo de Colecciones, mediante el análisis de las
solicitudes realizadas por los usuarios así como de las peticiones realizadas por las
diferentes dependencias de la Universidad.
58
7. ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICO (S.I.B.)
Orden de Alta
7.1 MODELO DE CONTEXTO
DISTRIBUIDOR
ALMACEN
Orden de Alta - R.B
Solicitud
Cotización
CREAD
Cotización
DEPENDENCIAS
U.F.P.S
Rbo. Multa
Documentos
R.B.
Paz y Salvo
USUARIOS
EXTERNOS
Rta. Consulta
Figura 5.
CENTRO DE
COMPUTO
Listado Préstamos – R.B
Consulta
BIBLIOTECA
EDUARDO
COTE
LAMUS
U.F.P.S.
Listado Préstamos
USUARIOS
UFPS
BIBLIOTECAS
SATELITES
Diagrama
de Contexto
UFPS
ICFES
UFPS
S.I.B.
BIBLIOTECAS
EXTERNAS
UFPS
59
7.2 MODELO DE EVENTOS
El propósito del Modelo de Eventos es describir cuál es el comportamiento adecuado de un
Sistema. Sirve para determinar todas las acciones que en el mundo real deben causar que el
sistema entre en acción. Determina que las Interfaces deben de responder a la acción de
clic por medio del ratón o a la introducción de una orden mediante el teclado.
Un Evento es un suceso que ocurre en el ambiente alrededor del sistema, es reconocible
por el sistema y al cual debe responder. Un evento cuenta con las siguientes características:
−
Un evento sucede en un momento específico.
−
Un evento sucede en el ambiente y no dentro del sistema.
−
La ocurrencia del evento está bajo el control del ambiente y no del sistema.
−
El sistema debe ser capaz de detectar que el evento sucedió.
−
Se supone que el sistema hará algo con respecto a él, significando esto que es relevante
para el plan general del proyecto.
Los eventos pueden clasificarse en varios tipos. La comprensión del patrón asociado con
cada tipo de evento le da al analista una ventaja adicional cuando determina el
comportamiento adecuado del sistema y ayuda en el descubrimiento de eventos
subsecuentes.
−
Eventos inesperados. La mayoría de los eventos en los sistemas de información de
negocios son inesperado. Un evento inesperado significa que, para cualquier instancia
dada del evento, el sistema nunca sabe cuando sucederá y ni siquiera si sucederá.
60
−
Eventos Esperados. Para un evento esperado, el sistema determina un periodo en el
cual anticipa que el evento debe suceder.
−
Eventos Temporales. También se denomina activado por el paso del tiempo. Estos
siempre son esperados, debido a que algún evento predecesor debe establecer la
calendarización dentro del sistema.
Paralelo a los Eventos, es importante crear el Diccionario de eventos que contiene entradas
que definen la importancia del evento dentro del sistema y sus partes componentes.
Básicamente, el Diccionario de Eventos contiene:
−
Estímulo. Flujo de datos de entrada que activa el evento.
−
Actividad. Procesamiento realizado por el sistema para producir respuesta adecuada.
−
Respuesta. Datos enviados desde el sistema, de regreso al ambiente para producir un
efecto en el negocio.
La Matriz de eventos establece relaciones entre los diferentes eventos para poder identificar
cuales de ellos realizan acciones similares o idénticas sobre sus entidades respectivas, y
detectar procedimientos y reglas que podrían ser buenos candidatos para la codificación
como componentes de software reutilizable.
Es la encargada de mostrar una buena
panorámica de las operaciones de datos requeridas para responder adecuadamente a cada
evento.
61
7.2.1
Lista de Eventos.
Los eventos que afectan el Sistema se desarrollan en tres
escenarios principalmente: Desarrollo de Colecciones, Circulación - Préstamo y Consulta.
Estos escenarios corresponden a las tres diferentes secciones que conforman la Biblioteca
Eduardo Cote Lamus.
Desarrollo de Colecciones.
−
Desarrollo de Colecciones solicita cotizaciones.
−
Desarrollo de Colecciones recibe cotizaciones.
−
Desarrollo de Colecciones recibe material bibliográfico.
−
Desarrollo de Colecciones cataloga material bibliográfico.
−
Desarrollo de Colecciones clasifica material bibliográfico.
−
Desarrollo de Colecciones registra material bibliográfico.
Circulación – Préstamo
−
Dirección define políticas.
−
Usuario presta material bibliográfico.
−
Usuario devuelve material bibliográfico.
−
Usuario paga la multa.
Consulta
−
Usuario ingresa consulta.
−
Usuario realiza solicitud.
−
Usuario reserva material bibliográfico.
62
7.2.3 Diccionario de Eventos.
Formato 8. Diccionario de Eventos.
Evento
Desarrollo de Colecciones recibe Material Bibliográfico.
Descripción
Iniciador
Estímulo
Actividad
Cuando la sección de Desarrollo de Colecciones de la Biblioteca
Eduardo Cote Lamus recibe el Material Bibliográfico (Libros, Tesis,
Revistas, etc.) de Almacén en el caso de Libros, o algún Usuario en el
caso de Tesis. Las Revistas se reciben directamente de su fuente
Externa.
Almacén, Usuario
Llegada del Libro, Tesis o Revista.
Verificar la Orden de Alta de Almacén
Comparar la Orden de Alta con la Solicitud Biblioteca
SI Orden de Alta = Solicitud Biblioteca
Imprimir Orden de Alta Procesada
Actualizar Registro Adquisiciones
SI NO Imprimir Nota Rechazo
FSI
Respuesta
Efecto
Material admitido en Desarrollo de Colecciones.
Afecta el procesamiento en Desarrollo de Colecciones.
Evento
Desarrollo de Colecciones clasifica Material Bibliográfico.
Descripción
La sección de Desarrollo de Colecciones de la Biblioteca Eduardo
Cote Lamus realiza el proceso de asignación de la Signatura
Topográfica según el Sistema de Clasificación Decimal Dewey al
Material Bibliográfico.
Auxiliar Desarrollo de Colecciones
Formato de Entrada de Material diligenciado.
SI Tipo Material = Tesis
Definir Encabezado de Tesis
FSI
Asignar Encabezado de Materia
Asignar Clave de Autor
Consultar Signatura Topográfica
SI Signatura Topográfica existe
Adicionar Clave Título
FSI
Iniciador
Estímulo
Actividad
Respuesta
Efecto
Material clasificado en Desarrollo de Colecciones.
Afecta la organización de las Colecciones dentro de la Biblioteca.
63
Continuación Formato 8. Diccionario de Eventos.
Evento
Desarrollo de Colecciones cataloga Material Bibliográfico.
Descripción
La sección de Desarrollo de Colecciones de la Biblioteca Eduardo
Cote Lamus realiza el proceso de Catalogación o Captura en el
respectivo Formato de Entrada para el Material Bibliográfico.
Iniciador
Estímulo
Actividad
Almacén, Usuario
Llegada del Libro, Tesis o Revista.
Diligenciar Formato Captura
Registrar Datos Material Bibliográfico
SI Copias Libro > 1
Actualizar Datos Inventario
FSI
Respuesta
Efecto
Material catalogado en Desarrollo de Colecciones.
Afecta el procesamiento en Desarrollo de Colecciones.
Evento
Desarrollo de Colecciones registra Material Bibliográfico.
Descripción
La sección de Desarrollo de Colecciones de la Biblioteca Eduardo
Cote Lamus registra los datos de los diferentes tipos de material
bibliográfico basados en el Formato de Entrada característico a cada
tipo de material.
Iniciador
Estímulo
Actividad
Auxiliar Desarrollo de Colecciones
Formato de Entrada diligenciado y clasificado.
Registrar Signatura Topográfica, Título
SI Tipo Material = Libro
Registrar Datos Libro
SI NO SI Tipo Material = Tesis
Registrar Datos Tesis
FSI
FSI
Registrar Datos Inventario
Respuesta
Efecto
Registro Bibliográfico
Material disponible en la Base de Datos Bibliográfica para consulta.
64
Continuación Formato 8. Diccionario de Eventos.
Evento
Dirección define Políticas de Préstamo.
Descripción
Iniciador
Estímulo
Actividad
La Dirección de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus define los Tipos
de Usuario de la Biblioteca así como las políticas de Préstamo y
Circulación de las diferentes colecciones para cada usuario específico.
Dirección Biblioteca
Solicitudes de Préstamo de material bibliográfico.
Definir Tipos de Usuario de Biblioteca
Definir Colecciones con servicio de Préstamo a domicilio
Asignar Límite de Préstamo
Definir Períodos de Préstamo
Definir Valor de la Multa
Respuesta
Efecto
Políticas actualizadas
Circulación - Préstamo realiza préstamos a domicilio del material
bibliográfico.
Evento
Usuario presta material bibliográfico
Descripción
Los diferentes usuarios de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus solicitan
el servicio de préstamo a domicilio de las diferentes colecciones que
conforman la biblioteca en la sección de Circulación y Préstamo.
Usuario, Auxiliar Circulación - Préstamo
Carnet del usuario, Ficha Préstamo diligenciada
Leer Código de Barras material bibliográfico
SI Estado Material = Procesado
Leer Código Usuario
SI Estado Usuario = Normal
Verificar Políticas
Asignar Fecha Entrega
Registrar Préstamo
Actualizar Estado Material = Prestado
Actualizar Estado Usuario = Deudor
Imprimir Recibo Préstamo
Desensibilizar material bibliográfico
FSI
FSI
Iniciador
Estímulo
Actividad
Respuesta
Efecto
Recibo de Préstamo
Material bibliográfico autorizado para salir de la Biblioteca Eduardo
Cote Lamus.
65
Continuación Formato 8. Diccionario de Eventos.
Evento
Usuario devuelve material bibliográfico
Descripción
Iniciador
Estímulo
Actividad
Los usuarios del servicio de préstamo a domicilio de las diferentes
colecciones que conforman la Biblioteca, deben devolver el material
prestado en la fecha estipulada por el Sistema con base a las políticas
definidas.
Usuario, Auxiliar Devoluciones
Material Bibliográfico
Leer Código de Barras material bibliográfico
Registrar Fecha Devolución
Actualizar Estado Material = Procesado
SI Fecha Actual > Fecha Entrega
Calcular Valor Multa
Imprimir Recibo Multa
Actualizar Estado Usuario = Multado
FSI
Sensibilizar material bibliográfico
Ubicar material bibliográfico en Colección
Respuesta
Efecto
Planilla Devolución, Recibo Multa
Material bibliográfico integrado dentro de la Colección de la
Biblioteca Eduardo Cote Lamus.
Evento
Usuario paga la Multa
Descripción
Los usuarios que deban alguna multa a la Biblioteca Eduardo Cote
Lamus, figuran ‘Multados’ dentro del Sistema. Este estado les impide
utilizar el servicio de préstamo a domicilio. El usuario paga la Multa
en la Sección de Tesorería de la Universidad.
Usuario, Auxiliar Devoluciones
Recibo de Pago Tesorería
Leer Código de Usuario
Registrar Valor Recibo
Registrar Número Recibo
Actualizar Estado Usuario = Normal
Iniciador
Estímulo
Actividad
Respuesta
Efecto
Recibo Pago Tesorería
Usuario nuevamente habilitado dentro del Sistema para acceder al
Servicio de Préstamo a Domicilio
66
Continuación Formato 8. Diccionario de Eventos.
Evento
Usuario ingresa Consulta
Descripción
Iniciador
Estímulo
Actividad
Los usuarios de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus pueden hacer
Consultas sobre la Base de Datos Bibliográfica desde diferentes
puntos de acceso característicos del material.
Usuario
Solicitud Consulta
Leer Forma Consulta
SI Forma Consulta = Material
Leer Signatura Topográfica
Leer Título
Leer Tipo Material
SI NO SI Forma Consulta = Autor
Mostrar Lista Autores
Leer Autor
SI NO Mostrar Lista Materias
Leer Materia
FSI
FSI
SI Consulta = Éxito
Visualizar Resultados Consulta
Visualizar Detalle material bibliográfico
FSI
Respuesta
Efecto
Registro Bibliográfico
Usuario ubica el material bibliográfico dentro de las diferentes
Colecciones manejadas por la Biblioteca Eduardo Cote Lamus.
Evento
Usuario realiza Solicitud
Descripción
Si el usuario no recibe resultados satisfactorios el Sistema permite que
realice solicitudes o peticiones del material bibliográfico que necesita
para realizar su investigación.
Iniciador
Estímulo
Actividad
Usuario
Resultados de Consulta
SI Consulta <> Éxito
Leer Datos material bibliográfico
Registrar Solicitud
FSI
Respuesta
Efecto
Alerta Solicitud
Desarrollo Colecciones recibe solicitudes y define material
bibliográfico a ser adquirido por la Biblioteca Eduardo Cote Lamus.
67
Continuación Formato 8. Diccionario de Eventos.
Evento
Usuario reserva material bibliográfico
Descripción
Los usuarios de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus pueden hacer
reservas de material bibliográfico si este se encuentra actualmente
prestado por otro usuario.
Iniciador
Estímulo
Actividad
Usuario
Solicitud Reserva
SI Estado Material = Prestado
Leer Código Usuario
Leer Clave
Calcular Fecha Expiración Reserva
Registrar Reserva
Actualizar Estado Material = Reservado
FSI
Respuesta
Efecto
Registro Bibliográfico Reservado
Usuario es informado de la fecha de expiración de la Reserva del
material bibliográfico.
7.2
MODELO DE INFORMACIÓN
Los datos son la parte más importante de cualquier sistema, comprenden el mapa de
memoria empresarial de cualquier organización.
Los objeticos de efectividad de un
Sistema de Base de Datos incluyen:
−
Asegurarse de que la Base de Datos pueda ser compartida entre los usuarios de una
diversidad de aplicaciones.
−
Mantener datos que sean precisos y consistentes.
−
Asegurarse de que todos los datos requeridos para las aplicaciones actuales y futuras
estén fácilmente disponibles.
68
−
Permitir que los usuarios construyan su vista personal de los datos sin preocuparse de la
forma en que estén físicamente guardados los mismos.
El diseño de la base de datos se realiza mediante la modelación de un Diagrama de
Entidad / Relación y una Descripción de Entidades.
El diagrama entidad – relación está compuesto por las entidades acerca de las cuales el
sistema necesita recordar hechos especificos y las relaciones que existen dentro de los
grupos de hechos, de igual manera la cardinalidad de las relaciones.
En el Formato de Descripción de Entidades, se definen los atributos correspondientes a las
entidades, así como sus propiedades incluyendo: opcionalidad, tipo de dato, rango, unidad
de medida, precisión y valores restringidos; junto con una definición exacta y clara de cada
uno de ellos.
7.3.1
Diagrama Entidad - Relación.
El Diagrama Entidad - Relación del Sistema de
Información Bibliográfico está dividido por Secciones para facilitar su comprensión y
análisis. La Sección de Desarrollo de Colecciones, está conformada por las tablas que
conforman la Base de Datos Bibliográfica de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus, siguiendo
el Formato MARC; y la Sección de Circulación - Préstamo está conformado por las tablas
que soportan los diferentes servicios ofrecidos por la Sección de Atención al Público de la
Biblioteca.
69
TESIS
# NO_CONTROL
LUGAR
EDITORIAL
AÑO
DESC_FISICA
NOTA_GRAL
NOTA_TESIS
NOTA_RESUMEN
NO_CD
CALIFICACION
MATERIAL
# NO_CONTROL
SIG_TOPOGRÁFICA
FECHA_ACT
TÍTULO
TIPO_MATERIAL
TIPO_TÍTULO
LIBROS
# No_Control
ISBN
Edición
Lugar
Editorial
Año
desc_fisica
nota_serie
Nota_Gral
Nota_Contenido
Nota_Idioma
MAT_AUTOR
ARCH_COMP
# cod_barras
no_control
tipo_cd
Tipo_file
desc_fisica
Requerim
TESIS_DIRECTOR
# No_Control
# Cod_Autor
Tipo_Entrada
AUTORES
# Cod_Autor
Nombre
Tipo_Autor
REVISTAS
# No_Control
ISSN
Edición
Lugar
Editorial
Año
DESC_fisica
numeracion
Frecuencia
Nota_Gral
Nota_Suplemento
Nota_Idioma
nota_contenido
# No_Control
# Cod_director
MAT_MATERIA
DIRECTORES
# No_Control
# Cod_Materia
Tipo_Materia
# Cod_DIRECTOR
Nombre
ANALITICAS
# NO_CONTROL
PAGS
RESUMEN
MATERIAS
# Cod_Materia
Nombre
INVENTARIO
COLECCION
# Cod_COLECCION
DETALLe
ES
# No_Registro
cod_barras
No_Control
Volumen
Copia
Coleccion
fecha_adq
Precio
Edo_Fisico
forma_Adq
Ubicación
sala
EDOS_FISIC
# Cod_EDOFIS
DETALLE
Figura 6. Modelo Entidad Relación Sección Desarrollo de Colecciones
OS
70
TIPOS_USUAR
# Tipo_Usuar
Descripcion
Max_Prest
POLITICAS
# Tipo_Usuar
# cod_Coleccion
tipo_prest
tiempo_Prest
no_libprest
hora_prest
renovacion
Multa
EDOS_USUA
ES
INVENTARIO
USUARIOS
# Cod_Usuar
Nip
Nombre
Tipo_Usuar
edo_usuar
COLECCION
# cod_Coleccion
Detalle
PRESTAMOS
# No_Prest
No_Reg
Cod_Usuar
Fecha_Pres
Fecha_Ent
coleccion
fecha_dev
pr_interno
# No_Registro
cod_barras
No_Control
Volumen
Copia
Coleccion
fecha_adq
Precio
Edo_Fisico
forma_Adq
Ubicación
sala
# cod_ESTADO
Descripcion
R
MULTAS
# No_Prest
Valor_Multa
Valor_Pago
No_Recibo
Figura 7. Modelo Entidad Relación Sección Circulación - Préstamo
71
7.3.2
Descripción de Entidades. La descripción de las tablas corresponde al mismo
Diccionario de Datos. Los tipos de datos a los que se hace referencia en el diccionario de
datos, son aquellos soportados por el Schema Builder herramienta del ORACLE
Developer 2000, usada en la definición de la estructura de la Base de Datos; básicamente
estos son:
−
Number. Este tipo puede contener un valor numérico entero o de punto flotante. La
sintaxis para la declaración incluye la precisión (P) y la escala (S). La precisión es el
número de dígitos enteros y la escala el número de dígitos a la derecha del punto
decimal.
La precisión máxima es 38 y la escala puede variar entre –84 y 127.
−
Varchar.
Almacena cadenas de caracteres de longitud variable, con una longitud
máxima especificada. Una columna de base de datos tipo Varchar solo puede contener
4000 bytes.
−
Date.
Se emplea para almacenar información sobre la fecha y la hora, incluyendo el
siglo, año, mes, día, hora, minuto y segundo.
ORACLE soporta otros tipos de datos adicionales llamados Subtipos que lo que hacen,
esencialmente es renombrar los tipos de datos principales por cuestiones de compatibilidad
con los tipos de datos de otras bases de datos.
72
Formato 9. Descripción de Entidades.
NOMBRE
: MATERIAL
DESCRIPCION : Contiene los datos generales comunes a cualquier tipo de material, y su
número de identificación único dentro de la colección.
CAMPO
NO_CONTROL
SIG_TOP
LLAVE
PRIMARIA
LLAVE
FORANEA
X
TIPO
LONG
NOT
NULL
DESCRIPCION
NUMBER
VARCHAR
6
30
X
X
Número Consecutivo Interno.
Número de Clasificación
según el Sistema Decimal
Dewey.
La fecha de la última
transacción realizada sobre el
material.
La etiqueta MARC asociada
con el título: 240, 241 o 245.
El título propiamente dicho
del material catalogado.
1 = Libro, 2 = Tesis, 3 =
Revista, 4 = Analítica.
FECHA_ACT
DATE
X
TIPO_TITULO
NUMBER
3
X
TITULO
VARCHAR
500
X
TIPO_MATERIAL
NUMBER
1
X
NOMBRE
: LIBROS
DESCRIPCION : Contiene los datos específicos asociados con el tipo de material Libros.
CAMPO
LLAVE
PRIMARIA
LLAVE
FORANEA
TIPO
LONG
NOT
NULL
DESCRIPCION
X
X
NUMBER
VARCHAR
6
30
X
EDICION
VARCHAR
50
LUGAR
VARCHAR
100
X
EDITORIAL
VARCHAR
100
X
AÑO
VARCHAR
4
X
DESC_FISICA
VARCHAR
100
X
NOTA_SERIE
VARCHAR
200
NOTA_GRAL
VARCHAR
200
NOTA_CONTENIDO
VARCHAR
500
NOTA_IDIOMA
VARCHAR
50
Número Consecutivo Interno.
Número Internacional para
Libros Normalizado.
La mención de la edición
correspondiente al Libro.
El
lugar
(ciudad)
de
publicación del Libro.
El nombre de la Editorial
responsable de la publicación.
El año de publicación del
Libro.
Descripción en cuanto a
páginas, ilustraciones y otro
material acompañante.
El nombre de la Serie cuando
pertenece a alguna colección.
Detalles de carácter general
relacionados con un Libro.
Los títulos separados que se
encuentran agrupados en el
Libro.
El idioma en el que está
escrito el Libro.
NO_CONTROL
ISBN
X
73
Continuación Formato 9. Descripción de Entidades.
NOMBRE
: TESIS
DESCRIPCION : Contiene los datos específicos asociados con el tipo de material Tesis.
CAMPO
LLAVE
PRIMARIA
LLAVE
FORANEA
TIPO
LONG
NOT
NULL
DESCRIPCION
X
X
NUMBER
VARCHAR
6
100
X
X
EDITORIAL
VARCHAR
100
X
AÑO
VARCHAR
4
X
DESC_FISICA
VARCHAR
100
X
NOTA_GRAL
VARCHAR
200
NOTA_TESIS
VARCHAR
300
X
NOTA_RESUMEN
VARCHAR
800
X
NO_CD
NUMBER
6
CALIFICACION
VARCHAR
1
Número Consecutivo Interno.
El
lugar
(ciudad)
de
publicación de la Tesis.
El nombre de la Editorial
responsable de la publicación.
El año de publicación de la
Tesis.
Descripción en cuanto a
páginas, ilustraciones y otro
material acompañante.
Detalles de carácter general
relacionados con la Tesis.
La Facultad y el Plan de
Estudios asociados a la Tesis.
Una breve descripción del
contenido de la Tesis.
Número de Registro del CD
correspondiente a la Copia 2
de la Tesis.
Calificación
en
Letras
asignada por los Jurados a la
Tesis.
NO_CONTROL
LUGAR
X
NOMBRE
: REVISTAS
DESCRIPCION : Contiene los datos específicos asociados con el tipo de material Revistas.
CAMPO
LLAVE
PRIMARIA
LLAVE
FORANEA
TIPO
LONG
NOT
NULL
DESCRIPCION
X
X
NUMBER
VARCHAR
6
20
X
EDICION
VARCHAR
30
LUGAR
VARCHAR
100
X
EDITORIAL
VARCHAR
100
X
AÑO
VARCHAR
4
X
DESC_FISICA
VARCHAR
100
X
Número Consecutivo Interno.
Número Internacional para
Series Normalizado.
La mención de la edición
correspondiente a la Revista.
El
lugar
(ciudad)
de
publicación de la Revista.
El nombre de la Editorial
responsable de la publicación.
El año de publicación de la
Revista.
Descripción en cuanto a
páginas, ilustraciones y otro
material acompañante.
NO_CONTROL
ISSN
74
Continuación Formato 9. Descripción de Tablas.
NOMBRE
: REVISTAS
DESCRIPCION : Contiene los datos específicos asociados con el tipo de material Revistas.
NUMERACION
VARCHAR
30
X
FRECUENCIA
VARCHAR
50
X
NOTA_GRAL
VARCHAR
200
NOTA_IDIOMA
VARCHAR
300
NOTA_SUPLEMENTO
VARCHAR
800
NOTA_CONTENIDO
NUMBER
6
X
Detalles
de
numeración
(Volumen,
Número)
correspondientes a la Revista.
Frecuencia de Publicación de
la Revista o Serie.
Detalles de carácter general
relacionados con la Revista.
El idioma en el que está
escrito el Revista.
Título
del
Suplemento
Especial asociado con la
Revista.
Los títulos separados que se
encuentran agrupados en la
Revista.
NOMBRE
: ANALITICAS
DESCRIPCION : Contiene los datos específicos asociados con el tipo de material Analíticas
que corresponden a los artículos representativos extraídos de cada Revista.
CAMPO
NO_CONTROL
PAGS
LLAVE
PRIMARIA
LLAVE
FORANEA
TIPO
LONG
NOT
NULL
DESCRIPCION
X
X
NUMBER
VARCHAR
6
30
X
X
VARCHAR
200
NUMBER
6
Número Consecutivo Interno.
Las páginas de inicio y fin de
la Analítica en la Revista.
Descripción breve o Resumen
del Artículo.
Número Consecutivo Interno
asignado a la Revista Origen.
RESUMEN
NO_REVISTA
X
X
NOMBRE
: ARCH_COMP
DESCRIPCION : Contiene los datos específicos que describen los materiales almacenados
en dispositivos magnéticos legibles a través de computador.
CAMPO
COD_BARRAS
NO_CONTROL
LLAVE
PRIMARIA
LLAVE
FORANEA
X
X
TIPO
LONG
NOT
NULL
DESCRIPCION
NUMBER
6
X
NUMBER
6
X
Número Interno de Inventario
asignado
al
Dispositivo
Magnético.
Número
Consecutivo
asignado
al
material
propietario del Dispositivo.
75
Continuación Formato 9. Descripción de Tablas.
NOMBRE
: ARCH_COMP
DESCRIPCION : Contiene los datos específicos que describen los materiales almacenados
en dispositivos magnéticos legibles a través de computador.
TIPO_CD
VARCHAR
TIPO_FILE
DESC_FISICA
VARCHAR
VARCHAR
REQUERIM
VARCHAR
200
X
X
X
Tipo
de
Dispositivo
Magnético.
Tipo de Archivo almacenado.
Cantidad de espacio físico
utilizado en el Dispositivo.
Requerimientos técnicos para
el acceso a los archivos.
NOMBRE
: AUTORES
DESCRIPCION : Contiene los datos de los diferentes Autores responsables del material.
CAMPO
COD_AUTOR
NOMBRE
LLAVE
PRIMARIA
LLAVE
FORANEA
TIPO
LONG
NOT
NULL
DESCRIPCION
X
X
NUMBER
VARCHAR
6
X
X
NUMBER
3
X
Número Consecutivo Interno.
Apellidos
y
Nombres
completos del Autor.
Etiqueta MARC que define si
el
autor
es
Personal,
Corporativo o Conferencia.
TIPO_AUTOR
NOMBRE
: MAT_AUTOR
DESCRIPCION : Tabla intermedia que relaciona la tabla Material con Autores.
CAMPO
LLAVE
LLAVE
PRIMARIA
FORANEA
TIPO
NO_CONTROL
X
X
NUMBER
COD_AUTOR
X
X
VARCHAR
NOT
DESCRIPCION
NULL
NUMBER
TIPO_ENTRADA
LONG
6
X
X
3
X
Número Consecutivo Interno
del Material.
Número Consecutivo Interno
del Autor.
Etiqueta MARC que define si
el
autor
es
Personal,
Corporativo o Conferencia.
NOMBRE
: MATERIAS
DESCRIPCION : Contiene los datos de las diferentes Materias asignadas al material.
CAMPO
COD_MATERIA
LLAVE
PRIMARIA
LLAVE
FORANEA
TIPO
LONG
NOT
NULL
DESCRIPCION
X
X
NUMBER
6
X
Número Consecutivo Interno.
76
Continuación Formato 9. Descripción de Tablas.
NOMBRE
VARCHAR
TIPO_MATERIA
NUMBER
X
3
X
Nombre
completo
Normalizado de la Materia.
Etiqueta MARC que define si
la Materia es un Nombre
Personal,
Corporativo,
Temático o Geográfico.
NOMBRE
: MAT_MATERIA
DESCRIPCION : Tabla intermedia que relaciona la tabla Material con Materias.
CAMPO
LLAVE
PRIMARIA
LLAVE
FORANEA
TIPO
LONG
NOT
NULL
DESCRIPCION
NO_CONTROL
X
X
NUMBER
6
X
COD_AUTOR
X
X
VARCHAR
Número Consecutivo Interno
del Material.
Número Consecutivo Interno
de la Materia.
X
NOMBRE
: DIRECTORES
DESCRIPCION : Contiene los datos de los docentes responsables como Directores de
Proyecto.
CAMPO
COD_DIRECT
NOMBRE
LLAVE
PRIMARIA
LLAVE
FORANEA
TIPO
LONG
NOT
NULL
DESCRIPCION
X
X
NUMBER
VARCHAR
6
X
X
Número Consecutivo Interno.
Nombre
completo
Normalizado del Director.
NOMBRE
: TESIS_DIRECTOR
DESCRIPCION : Tabla intermedia que relaciona los Directores con los respectivos
Proyectos.
CAMPO
LLAVE
PRIMARIA
LLAVE
FORANEA
TIPO
LONG
NOT
NULL
DESCRIPCION
NO_CONTROL
X
X
NUMBER
6
X
COD_DIRECT
X
X
NUMBER
Número Consecutivo Interno
de la Tesis.
Número Consecutivo Interno
del Director.
X
77
Continuación Formato 9. Descripción de Tablas.
NOMBRE
: INVENTARIO
DESCRIPCION : Contiene los datos correspondientes a las existencias físicas del material
dentro de la Biblioteca.
CAMPO
LLAVE
PRIMARIA
LLAVE
FORANEA
TIPO
LONG
NOT
NULL
DESCRIPCION
X
X
NUMBER
10
X
X
NUMBER
NUMBER
6
6
X
VOLUMEN
NUMBER
2
COPIA
NUMBER
2
VARCHAR
2
Número de Registro Impreso
de Inventario.
Número de Código de Barras.
Número Consecutivo Interno
asignado al Material.
Número del Volumen del
material.
Número de Copia del
material.
Tipo de Colección a la que
pertenece el material.
La Fecha en que fue
adquirido el material.
El valor por el que fue
adquirido el material.
El Estado de disponibilidad
asociado al material.
La forma como fue adquirido
el material: Compra, Canje,
Donación.
La ubicación del material
dentro de la Biblioteca.
La sala donde está ubicado el
material
dentro
de
la
Biblioteca Central.
NO_REG
COD_BARRAS
NO_CONTROL
COLECCION
X
X
DATE
FECHA_ADQ
NUMBER
10
NUMBER
2
FORMA_ADQ
NUMBER
2
UBICACION
NUMBER
2
SALA
VARCHAR
6
PRECIO
EDO_FISICO
X
X
NOMBRE
: COLECCIONES
DESCRIPCION : Contiene las Colecciones definidas por la Biblioteca.
CAMPO
COD_COLECC
DETALLE
LLAVE
PRIMARIA
LLAVE
FORANEA
TIPO
LONG
NOT
NULL
DESCRIPCION
X
X
VARCHAR
2
X
VARCHAR
20
X
Código alfabético asignado a
la Colección.
Nombre completo de la
Colección.
78
Continuación Formato 9. Descripción de Tablas.
NOMBRE
: EDOS_FISICOS
DESCRIPCION : Contiene los Estados Físicos definidas por la Biblioteca.
CAMPO
COD_EDOFIS
LLAVE
PRIMARIA
LLAVE
FORANEA
TIPO
LONG
NOT
NULL
DESCRIPCION
X
X
NUMBER
2
X
VARCHAR
20
X
Código numérico asignado al
Estado Físico.
Nombre completo descriptivo
del Estado Físico.
DETALLE
NOMBRE
: POLITICAS
DESCRIPCION : Contiene las Políticas de Préstamo definidas por la Biblioteca.
CAMPO
LLAVE
PRIMARIA
LLAVE
FORANEA
TIPO
LONG
NOT
NULL
DESCRIPCION
TIPO_USUAR
X
X
NUMBER
2
X
COD_COLECC
X
X
VARCHAR
2
X
TIPO_PREST
VARCHAR
2
X
TIEMPO_PREST
NUMBER
3
X
NO_LIBPREST
NUMBER
3
X
HORA_PREST
VARCHAR
5
RENOVACION
VARCHAR
1
X
MULTA
NUMBER
6
X
Código numérico asignado a
los Tipos de Usuario.
Código numérico asignado a
la Colección.
Indica si el Préstamo se
realiza por Días u Horas.
Período de Préstamo a
Domicilio.
Número de ítems permitidos
al
Usuario
sobre
una
Colección específica.
Restricción de hora cuando el
Préstamo es por Hora.
Permiso de Renovación: Sí,
No.
Valor de la multa asignada.
NOMBRE
: USUARIOS
DESCRIPCION : Contiene los datos de los Usuarios de la Biblioteca.
CAMPO
COD_USUAR
NIP
LLAVE
PRIMARIA
LLAVE
FORANEA
TIPO
LONG
NOT
NULL
DESCRIPCION
X
X
NUMBER
VARCHAR
6
20
X
X
Código asignado al Usuario.
Número de Identificación
Personal.
Nombre Personal Completo.
Código
numérico
que
identifica el Tipo de Usuario.
Código
numérico
que
identifica el Estado del
NOMBRE
TIPO_USUAR
X
VARCHAR
NUMBER
50
2
X
X
EDO_USUAR
X
NUMBER
2
X
79
Usuario dentro del Sistema.
Continuación Formato 9. Descripción de Tablas.
NOMBRE
: TIPOS_USUAR
DESCRIPCION : Almacena los diferentes Tipos de Usuarios de la Biblioteca.
CAMPO
LLAVE
PRIMARIA
LLAVE
FORANEA
TIPO
LONG
NOT
NULL
DESCRIPCION
X
X
NUMBER
2
X
DESCRIPCION
VARCHAR
20
X
MAX_PREST
NUMBER
3
X
Código numérico asignado a
cada Tipo de Usuario.
Breve descripción del Tipo de
Usuario.
Número total de préstamos
para cada Tipo de Usuario.
TIPO_USUAR
NOMBRE
: PRESTAMOS
DESCRIPCION : Contiene los Préstamos realizados por los Usuarios Biblioteca.
CAMPO
LLAVE
PRIMARIA
LLAVE
FORANEA
TIPO
LONG
NOT
NULL
DESCRIPCION
X
X
NUMBER
6
X
NO_REG
X
VARCHAR
6
X
COD_USUAR
FECHA_PRES
X
VARCHAR
DATE
6
X
X
Código Numérico asignado a
cada Préstamo internamente.
Numérico
de
Registro
Impreso de Inventario.
Código asignado al Usuario.
Fecha y hora en que se realiza
el Préstamo.
Fecha y hora en que se debe
entregar el Préstamo.
Colección a la que pertenece
el material prestado.
Fecha y hora en que se realiza
la Devolución.
Bit que indica si el Préstamo
es de carácter interno.
NO_PREST
FECHA_ENT
DATE
COLECCION
VARCHAR
FECHA_DEV
DATE
PR_INTERNO
NUMBER
X
2
X
1
NOMBRE
: EDOS_USUAR
DESCRIPCION : Almacena los diferentes Estados de los Usuarios dentro de la Biblioteca.
CAMPO
COD_ESTADO
DESCRIPCION
LLAVE
PRIMARIA
LLAVE
FORANEA
TIPO
LONG
NOT
NULL
DESCRIPCION
X
X
NUMBER
2
X
VARCHAR
20
X
Código numérico asignado a
cada Estado de Usuario.
Breve descripción del Estado
del Usuario.
80
Continuación Formato 9. Descripción de Tablas.
NOMBRE
: MULTAS
DESCRIPCION : Registra las Multas a cargo de los Usuarios por concepto de Préstamos.
CAMPO
LLAVE
PRIMARIA
LLAVE
FORANEA
TIPO
LONG
NOT
NULL
DESCRIPCION
X
X
NUMBER
2
X
VALOR_MULTA
NUMBER
10
X
VALOR_PAGO
NUMBER
10
NO_RECIBO
NUMBER
6
Código Numérico asignado a
cada Préstamo internamente.
Valor de la Multa calculado
internamente a partir de la
Fecha de Devolución
Valor cancelado por concepto
de Multa en la Tesorería.
Número del Recibo de Caja
expedido en Tesorería.
NO_PREST
81
8. DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICO
8.1 DISEÑO DE LA INTERFAZ
La Interfaz del S.I.B. garantiza un control total ya que permite a los diferentes usuarios de
la Biblioteca Eduardo Cote Lamus el ingreso de los datos de una forma ágil y eficiente,
disminuyendo considerablemente los errores en el proceso de Captura de Información.
El Sistema valida las restricciones de integridad y existen formatos y máscaras de entrada
que permiten controlar el acceso en ciertos campos claves. Los campos de asignación y
control interno del Sistema están restringidos a cambios por parte del usuario final.
8.1.1
Módulo de Catalogación. El Módulo de Catalogación está formado básicamente
de lienzos tipo Tabulación organizados según las diferentes Areas Catalográficas estándares
presentes en los Formatos de Captura de Libros y Tesis para facilitar el proceso de ingreso
de información.
Para garantizar el adecuado control de los diferentes tipos de material bibliográfico y
teniendo en cuenta que su Captura y Catalogación involucra datos diferentes, el S.I.B. trata
cada tipo de material en forma independiente durante el proceso de ingreso a la Base de
Datos Bibliográfico, pero siguiendo el mismo diseño para mantener uniformidad y
coherencia.
82
Las Areas Catalográficas definidas según los estándares de Catalogación definidos a nivel
nacional, estas son: Area de Signatura Topográfica, Area de Título, Area de Autor, Area
de Edición, Area de Imprenta, Area de Descripción Física, Area de Serie, Area de Notas,
Area de ISBN, Area de Materia y Area de Inventario.
Las pantallas que conforman el Módulo de Catalogación de Libros se muestran a
continuación:
Figura 7. Pantalla Catalogación Libros. Página Control - Signatura - Título.
83
Figura 8. Pantalla Catalogación Libros. Página Autores - Edición.
Figura 9. Pantalla Catalogación Libros. Página Imprenta - Desc. Física - Serie.
84
Figura 10. Pantalla Catalogación Libros. Página Notas - ISBN.
Figura 11. Pantalla Catalogación Libros. Página Materia - Inventario.
85
8.1.2 Módulo de Consulta. La pantalla principal del Módulo de Consulta, está formada
por un Menú que le permite al usuario seleccionar la opción por la que desea consultar.
Figura 12. Pantalla Principal de Consulta
El usuario tiene acceso a consultar por tres opciones diferentes: Material, Autor y Materia.
Estas conforman los tres puntos de acceso más importantes a la información bibliográfica.
Figura 13. Pantalla de Consulta por Material.
86
Figura 14. Pantalla de Consulta por Autor.
Figura 15. Pantalla de Consulta por Materia.
Los Resultados de la Consulta son visualizados inicialmente en forma tabular, presentando
solo los datos principales asociados con cada material: Signatura Topográfica, Título y
Autor Principal. La Pantalla de Resultados de Consulta se presenta en la siguiente Figura.
87
Figura 16. Pantalla de Resultados de Consulta
Figura 17. Pantalla de Ficha del Material.
88
En la Ficha del Material se presenta además de la Ficha Bibliográfica, una relación
detallada de las existencias de un título específico dentro del Inventario de la Biblioteca, su
ubicación exacta en cualquiera de las Salas y su Estado de disponibilidad; tal y como se
muestra en la Figura.
Figura 18. Pantalla de Existencias.
89
9.
PRUEBAS E IMPLEMENTACIÓN
El proceso de implementación del S.I.B. en la Biblioteca Eduardo Cote Lamus, se
desarrolló de forma gradual por etapas: Recuperación de los Datos existentes en el anterior
Sistema de Información Estructurado, Corrección y Depuración de la Información mediante
un Módulo Temporal de Catalogación y finalmente exportación de los Datos Corregidos al
nuevo Sistema.
9.1 PROCESO DE RECUPERACIÓN DE LOS DATOS
El problema al considerar o no los datos existentes, radicaba en el alto porcentaje de errores
que la base de datos mantenía y a la gran duplicidad e inconsistencia de los mismos
provocados principalmente por la impotencia de su modelo de Base de Datos Estructurado
característico del Micro - ISIS.
Sin embargo, se tomó la decisión de adoptar los datos
recopilados durante años de trabajo bibliotecario y tomarlos como punto de partida en el
proceso de desarrollo del Nuevo Sistema de Información.
Micro CDS/ISIS posee una herramienta que permite la exportación de los datos a archivos
planos basándose en el estándar ISO 2709. A continuación se muestra un fragmento de uno
de los archivos ISO generados con esta herramienta.
90
00370000000000229000450001000060000005000020000619000020000802000020001003000020
00120400016000140800013000300700042000432900010000853000005000953100005001003200
00700105060001200112380000200124090000300126180000900129230000200138*00004*C*0*0
*1*^B001.53 ^CF828*^AFRANK^BH. *CIBERNETICA: UN PUENTE ENTRE LAS CIENCIAS*BARCEL
ONA*ZEUS*1966*507 p.*CIBERNETICA*1*80*12/01/70*0*#
00542000000000349000450012000020000013000020000214000020000415000020000616000020
00081700002000102000002000122400007000142500007000212700002000280100002000300500
00200032190000200034020000200036030000200038040001300040080001500053070004500068
29000070011330000060012031000050012632000070013106000350013838000020017309000060
0175180000900181230000200190*0*0*0*0*0*0*0* / /* / /*0*6*C*0*0*1*^B071 ^CT32
2*^ATEBBEL^BJOHN*BREVE HISTORIA DEL PERIODISMO NORTEAMERICANO*MEXICO*UTEHA*1967*
297 p.*PERIODISMO NORTEAMERICANOHISTORIA*1*80.00*12/01/70*0*#004930000000003370004500120000200000130000200002140
415000020000616000020
00081700002000102000002000122400007000142500007000212700002000280100005000300500
00200035190000200037020000200039030000200041040001200043080001500055070003300070
29000100010331000050011332000070011806000110012538000020013609000060013818000090
Figura 19. Fragmento Archivo Plano según ISO 2709
9.2 PROCESO DE CORRECCIÓN Y DEPURACIÓN DE LOS DATOS
El proceso de corrección y depuración de la información no fue fácil. Inicialmente, los
archivos planos fueron depurados utilizando una Hoja de Cálculo
para eliminar los
duplicados de información y los datos erróneos o dañados resultantes del proceso de
Exportación desde Micro-Isis.
Luego de este primer filtro, la información fue transportada a Microsoft Access, donde
utilizando el Lenguaje de Consulta de Datos (SQL), y las herramientas de filtrado avanzado
de datos, se realizó una segunda depuración y se generaron tablas intermedias con las
respectivas relaciones que soportan el nuevo Modelo Relacional del S.I.B.
91
9.3 MODULO DE CATALOGACIÓN TEMPORAL
Basados en el Formato MARC, los datos extraídos y filtrados desde Micro-ISIS aparecían
incompletos a los requerimientos exigidos según este Formato Internacional, por esta razón;
este proyecto se encargó de la Dirección y Coordinación del Proceso de Recuperación y
Corrección de los Datos usando las estructuras definidas en Microsoft Access y un pequeño
Módulo de Catalogación diseñado específicamente para este fin, capacitando personal
contratado específicamente para este proceso; por la Universidad Francisco de Paula
Santander.
Todo este proceso se ha desarrollado durante los meses de Noviembre - Diciembre del año
1999, y Enero - Febrero del año 2000 incluyendo el período de vacaciones.
El Módulo de Catalogación Temporal fue diseñado completamente en Microsoft Access e
instalado bajo un servidor de Windows NT, con trece estaciones de trabajo en la sede de La
Casona, antigua sede de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus.
Las principales características de este Módulo de Catalogación temporal:
−
Está basado en un Sistema de Bases de Datos Relacional, el cual soporta tan solo dos
tipos de material. (Libros y Tesis). Las Entidades y las Relaciones de este sistema
fueron evaluadas en la sección anterior.
−
El Sistema se encarga de controlar los usuarios y el número de registros procesados por
estos. Control a través del cual se cancela la nómina de los digitadores.
92
−
El Sistema permite las Búsquedas por No de Registros, No de Control o por Signaturas
Topográficas del material facilitando la tarea de verificación.
−
El Módulo también mantiene un sistema de seguridad para los usuarios controlando el
acceso a la aplicación.
−
Los usuarios están supervisados por un control de transacciones interno, el cual registra
cada uno de los cambios realizados por estos sobre las Tablas de Material e Inventario.
−
El Módulo está diseñado para facilitar la digitación efectiva y controlada y para ello
utiliza objetos y herramientas de programación con los cuales los usuarios evitan la
digitación repetitiva de campos, evitando a su vez, errores en la misma.
−
Otra de las características fundamentales de este Módulo, es su capacidad para evitar el
Fraude por parte de los digitadores en contra de la Biblioteca y en contra de ellos
mismos, protegiendo cada uno de los registros procesados y restringiendo su acceso
solo al personal administrativo.
Este Módulo de Catalogación Temporal, fue desarrollado con el único propósito de cumplir
con el proceso de depuración propuesto, por esta razón no se realiza un estudio detallado
del mismo.
93
9.4 PROCESO DE EXPORTACIÓN DE LOS DATOS
Finalizado el proceso de Corrección de la información, y paralelamente al cambio de la
Biblioteca Eduardo Cote Lamus al nuevo y moderno edificio que le servirá de sede
definitiva dentro del campus universitario, se realizó el proceso de exportación de los datos
desde Microsoft Access a ORACLE.
Este proceso fue definitivo para efectos de implantación de los Módulos de Catalogación
del S.I.B. Tal y como fue concebido inicialmente, el modelo soportado por el Módulo de
Catalogación Temporal y el alto grado de portabilidad característico de Oracle, permitió
una fácil exportación de los datos a las estructuras Oracle utilizando ODBC.
94
10. CONCLUSIONES
Las aplicaciones del Sistema de Información Bibliográfico S.I.B., son creadas con una
amigable interfaz gráfica, que permite un fácil e intuitivo acceso a los diferentes módulos
que lo conforman, garantizando un rápido proceso de adaptación al nuevo Sistema. Así
mismo, todos los módulos utilizan objetos sencillos y herramientas que combinados, logran
disminuir al máximo los errores en el proceso de captura de datos y el tiempo de ingreso
por registro.
La metodología aplicada fue del análisis y diseño para sistemas cliente/servidor GUI
(Interfaz Gráfica de Usuario). Emplea el modelo de contexto para definir el alcance del
sistema implementado, el modelo de eventos que define los requerimientos del sistema
desde el punto de vista del usuario y el diseño de la base datos para definir los datos que
intervienen en el sistema.
El modelo de arquitectura cliente/servidor es considerado el más adecuado por que
centraliza y protege la integridad de la base de datos, optimiza el procesamiento de
consulta/actualización generando un mayor rendimiento en las transacciones, de ahí la
herramienta de desarrollo utilizada, Oracle Developer 2000.
El Módulo de Procesos Técnicos fue creado para registrar toda la información necesaria y
requerida
sobre diferentes tipos de material bibliográfico administrado por cualquier
95
biblioteca. Y fue basado en el Formato Internacional MARC para Datos Bibliográficos.
Permite la generación de los reportes como fichas y rótulos, necesarios para la ubicación
del material dentro de las diferentes colecciones de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus.
El Módulo de Consulta garantiza un rápido acceso a los datos utilizando las herramientas
de recuperación y de integridad referencial ofrecidas por Oracle, el Sistema Administrador
de la Base de Datos.
96
11. RECOMENDACIONES
Los Módulos que conforman el Sistema de Información Bibliográfico S.I.B. deben ser
administrados por personal capacitado en Oracle, que establezca las políticas de seguridad
y de acceso a las diferentes tablas que conforman la Base de Datos. Esto es de vital
importancia para garantizar que la información sea consistente y libre de errores.
Así mismo, el desarrollo de nuevos módulos adicionales al Sistema; debe tener en cuenta
los lineamientos de diseño seguidos anteriormente para conservar la uniformidad en todo el
Sistema. Este proceso de actualización requiere personal capacitado en la herramienta
Oracle Developer 2000.
El Sistema requiere que la Biblioteca Eduardo Cote Lamus defina políticas claras y
estándares para el manejo de sus usuarios y del material bibliográfico, para lograr así la
configuración y puesta a punto del Sistema.
97
BIBLIOGRAFIA
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN.
Normas colombianas para la presentación de tesis de grado. Santafé de Bogotá:
ICONTEC. 1998. 132p. NTC 1307.
MULLER, Robert J. Manual de Oracle Developer 2000. Madrid: Mc. Graw Hill, 1998.
573 p.
RUBLE A, David. Análisis y diseño práctico de sistemas Cliente/ Servidor con GUI.
México: Prentice Hall, 1997. 498p.
URMAN, Scott. Oracle 8: Programación PL/SQL. Madrid: Mc. Graw Hill,1998. 778 p.
ANEXOS
ANEXO A. MANUAL DEL USUARIO
Sistema de Información Bibliográfico
Manual del Usuario
S.I.B.
Contenido
Introducción
Acerca de este manual
Lo que debe Saber Acerca del S.I.B.
Oracle®: Developer/2000
Requerimientos
Requerimientos mínimos de Hardware
Hardware Recomendado
Requerimientos de Software
Instalación del S.I.B.
Instalación de un Módulo del S.I.B.
Elementos de las Pantallas
Entorno de Trabajo
Lo que debe Saber Acerca de la Biblioteca
Usuarios
Colecciones
Políticas
Módulos que Conforman el S.I.B.
Módulos de Procesos Técnicos
Catalogación
Catalogación de Libros
Catalogación de Tesis
Código de Barras
Módulos de Consulta
Consultas
Consultar Material
Consultar Autor
Consultar Materia
Módulos de Circulación – Préstamo
Circulación – Préstamo
Devoluciones
Pago de Multas
Prestamos diarios
Módulos de Auditoría
Sistema de Información Bibliográfico
Manual del Usuario
S.I.B.
Auditoría
Introducción
Una Aplicación es un programa informático que realiza una tarea. Una aplicación de Base
de Datos es un programa que utiliza los datos de un sistema de gestión de bases de datos.
El Sistema de Información Bibliográfico (S.I.B.) es entonces una aplicación de Base de
Datos que utiliza Oracle 8.0 como motor o sistema de gestión de Base de Datos.
Bienvenidos al S.I.B. Este Sistema de Información le brinda al usuario un ambiente
cómodo y amigable, facilitando el manejo gracias a su poderosa Interfaz Gráfica de
Usuario (G.U.I). El S.I.B. está dividido en Módulos los cuales les permiten a cada una de
las Dependencias de la Biblioteca desarrollar sus tareas y facilitar los procesos.
Los Módulos del S.I.B. se encuentran agrupados por secciones (Desarrollo de Colecciones,
Consulta, Circulación – Préstamo, Auditoría) y son cada uno de ellos administrados por
diferentes tipos de usuarios. De esta manera los Módulos de Desarrollo de Colecciones son
manejados por personal administrativo capacitado en el proceso de catalogación de los
diferentes tipos de material. Los Módulos de Consultas, son manejados por usuarios que
solicitan el material de la Biblioteca (Estudiantes, profesores, usuarios externos, personal
administrativo, jubilados etc.). Los Módulos de Circulación – Préstamo son utilizados por
el personal administrativo encargado de los procesos de Préstamos y devoluciones. Y por
último, los Módulos de Auditoría son manejados por el personal perteneciente al área de
Desarrollo de Colecciones, el Director de la Biblioteca y el Ingeniero de Sistemas a cargo.
Es importante señalar, que cada uno de los usuarios del Sistema de Información
Bibliográfico, posee diferentes privilegios sobre la Base de Datos, de esta manera se
mantiene un margen de seguridad sobre los datos contenidos en ella, dándole a cada usuario
el role que le pertenece y control sobre los datos.
Sistema de Información Bibliográfico
Manual del Usuario
S.I.B.
Acerca de este Manual
En este manual se describe la forma adecuada de manejar el Sistema de Información
bibliográfico (S.I.B.), aquí podrá encontrar respuestas a sus inquietudes, pues consta de
una descripción detallada de la manera como se accede eficazmente a cada una de las
opciones que lo conforman. Posee una interfaz amigable, por lo tanto le será fácil
familiarizarse con sus elementos y herramientas.
Convenios utilizados en este Manual
Además de las explicaciones claras y coherentes sobre el manejo del software, el material
incluye algunos elementos especiales para ayudar a conducirle a través de la explicación de
este manual.

Esta viñeta denota la utilización de una Herramienta, función, expresión o nota
importante que facilitará su trabajo
 Esta viñeta representa una advertencia sobre alguna operación, o para denotar
algún procedimiento que deberás tener en cuenta antes de realizar alguna tarea.
8
Esta viñeta denota una operación fallida o algún error efectuado por el operador o por
el mismo Sistema.
Convenios de Teclado
TAB
ALT
ENTER
F7
F8
%

:
:
:
:
:
:
Tecla tabulador
Tecla alterna
Tecla Enter
Tecla de Función F7
Tecla de Función F8
Tecla Porcentaje << SHIFT + 5 >>
El signo más (+) entre dos teclas significa que deben ser presionadas al tiempo. Por
ejemplo, <<CTRL + A>> ó <<ALT + F>>.
Sistema de Información Bibliográfico
Manual del Usuario
S.I.B.

Debes tener en cuenta el Tipo y configuración de tu teclado, ya que dependiendo de
ello, difiere la posición de las teclas. Utiliza el Panel de Control de Windows para
configurarlo.
Lo que debe saber acerca del S.I.B.
Oracle®: Developer/2000
Un gestor de Base de Datos como Oracle®, es un sistema de software que permite
consultar, manipular y controlar datos mediante el lenguaje SQL de base de datos. Oracle
ofrece las siguientes características: Recuperación, Concurrencia, Independencia de los
datos, Integridad Referencial, Seguridad, Portabilidad.
Recuperación. Le permite al usuario rescatar los datos, después de un fallo en una
transacción ya sea de la aplicación, del sistema o del medio.
Concurrencia. Capacidad de que múltiples procesos accedan a la Base de Datos al mismo
tiempo.
Independencia de los Datos. Una de las más importantes características es que separa las
aplicaciones de los datos físicos permitiendo por ejemplo que múltiples aplicaciones
accedan a los datos así como que múltiples usuarios obtengan respuestas de la misma.
Integridad Referencial. La base de datos no debe contener valores de clave ajena sin
concordancia, en otras palabras el Motor debe garantizar que si una fila hace referencia a
otra fila, dicha fila debe existir.
Seguridad. La seguridad es la protección de la base de datos contra accesos o cambios no
autorizados. De esta forma diferentes usuarios tienen diferentes necesidades y diferentes
privilegios sobre los datos.
Portabilidad. Capacidad de ejecución en diferentes sistemas. Se puede desarrollar la
aplicación y ejecutarla en cualquier sistema operativo que soporte los programas
ejecutables.
Developer/2000 es en si mismo una herramienta para desarrollar aplicaciones de Bases de
Datos. Oracle Corporation ha implementado herramientas que le permiten a sus
usuarios realizar esta y otras tareas utilizando a Oracle como Gestor de sus datos
(Administración, Seguridad, Consultas, Diseño, Desarrollo etc.).
Requerimientos
Requerimientos Mínimos de Hardware:
 Ordenador compatible PC
Sistema de Información Bibliográfico
Manual del Usuario
S.I.B.
 Procesador de tipo 486 o Superior
 8 MB de Memoria RAM
 Aproximadamente 20 MB de Disco Duro libres
 Monitor VGA Color
Hardware Recomendado





Procesador Pentium II
64 MB de Memoria RAM
100 MB de Disco Duro Libres
Tarjeta de Video con Acelerador
Monitor SVGA Color
Requerimientos de Software




Windows 95 o superior
Forms Runtime
Reports Runtime
SQL Net
Instalación del S.I.B.
Como mencionamos anteriormente, el S.I.B. esta conformado por un conjunto de Módulos,
los cuales desarrollan tareas especificas a diferentes tipos de usuarios, esto quiere decir, que
el S.I.B. no es una aplicación que se instala en su totalidad, lo que se instala en realidad son
aplicaciones más pequeñas llamadas Módulos los cuales satisfacen las necesidades de un
determinado usuario.
Instalación de un Módulo del S.I.B.
Para poner en funcionamiento un Módulo del S.I.B. debes haber instalado con anterioridad
todo el software mencionado en la sección de requerimientos y configurar el SQL Net de
tal manera que el equipo pueda acceder al Motor de Oracle.
Debes también estar conectado a la unidad de Red en donde se encuentran almacenados los
módulos del S.I.B. ( \\Vertigo\S.I.B. ) Luego creas un acceso directo al Forms Runtime y lo
configuras para que pueda ejecutar directamente el Módulo. Por ejemplo:
Sistema de Información Bibliográfico
Manual del Usuario
S.I.B.
C:\ORAWIN95\BIN\F50RUN32.EXE Z:\consulta

Si no tienes acceso a esta unidad de red o si alguna de estas instrucciones te parece
confusa, comunícate de inmediato con el Administrador de la Red, o el Administrador
de la Base de Datos. Recuerda que este proceso solo puede ser realizado por personal
autorizado.
En este caso hemos configurado el Forms Runtime para que ejecute el módulo de consulta
que se encuentra en la unidad de red denominada Z: ( \\Vertigo\S.I.B. ). Debes definir tu
conexión a la unidad de red como Z: para evitar problemas de configuración de los
módulos.
C:\ORAWIN95\BIN\F50RUN32.EXE Z:\consulta consulta@ufps/consulta
Esta instrucción ejecuta el módulo de consulta y envía como parámetros, el usuario y su
contraseña. Esto le evita al usuario tener que establecer la conexión cada vez que ejecute un
llamado sobre el módulo (Ver figura 1).
Figura 1. Cuadro de Conexión.

Esta última configuración solo debe emplearse con Módulos que realicen única y
exclusivamente consultas sobre la base de datos, para evitar que usuarios no autorizados
realicen operaciones restringidas sobre la misma.
Elementos de las Pantallas
En las diferentes pantallas que conforman los Módulos del S.I.B. encontramos algunos
elementos de datos comunes, cuyo funcionamiento explicaremos a continuación.
Sistema de Información Bibliográfico
Manual del Usuario
S.I.B.
Botones de Comando. Se utilizan para iniciar, interrumpir o terminar un proceso
particular. Un botón de comando puede tener solo texto o un icono que describen la
acción que ejecutan.
Figura 2. Botones de Comando.
Botones de Opción. Generalmente, los botones de opción permiten a los usuarios
especificar una opción entre varias, en lugar de introducir los datos.
La opción seleccionada es aquella que presenta un círculo negro (encendida).
Figura 3. Botones de Opción.
Cajas de Chequeo. A diferencia de los Botones de Radio, las cajas de chequeo permiten
seleccionar más de una opción entre varias. Las opciones seleccionadas, son aquellas que
presentan un indicador dentro de la caja.
Figura 4. Cajas de Chequeo.
Lista Desplegable. Despliega una lista de elementos en la que el usuario puede seleccionar
uno haciendo click con el mouse sobre él. Estas Listas son estáticas y su contenido no
varía en tiempo de ejecución.
Figura 5. Lista Desplegable.
Sistema de Información Bibliográfico
Manual del Usuario
S.I.B.
Lista de Valores (LDV). Al igual que la Lista Desplegable, despliega una lista de
elementos en al que el usuario puede seleccionar uno haciendo doble click con el mouse.
La diferencia es que estas listas son variables. Sus opciones pueden cambiar en tiempo de
ejecución, ya que son resultado de acceder los datos de una tabla específica.
Figura 6. Lista de Valores (LDV).
Cuadro de Texto. El cuadro de texto es el control básico que permite a los usuarios agregar
o modificar datos almacenados en un campo de la tabla.
Figura 7. Cuadro de Texto.
Cuadro de Edición. Permite que los usuarios modifiquen texto de campo de caracteres o
de campos grandes, con mucho texto. Los cuadros de edición ofrecen la posibilidad de
moverse por el texto con las teclas de dirección, las teclas de avance y retroceso de página,
y las barras de desplazamiento.
Figura 8. Cuadro de Edición.
Sistema de Información Bibliográfico
Manual del Usuario
S.I.B.
Entorno de Trabajo
Barra de Menú. Se ubica en la parte superior de la pantalla, cuenta con una serie de
opciones, algunas de ellas presentan submenús, a través de los cuales se accede a los
diferentes procedimientos que conforman la Aplicación.
Barra de Herramientas
Barra de Título
Menú
Barra de Menú
Submenú
Figura 9. Menú Principal.
Barra de Herramientas. Junto a la Barra de Menú Principal, la Aplicación cuenta con
una Barra de Herramientas que consta de un grupo de botones por medio de los cuales se
puede acceder a procedimientos simples y comunes, solo con hacer click en el botón
correspondiente.
La Barra de Herramientas está organizada de la siguiente forma:
 Barra de Archivo.
Guardar
 Barra de Edición.
Deshacer
Salir
Cortar
Copiar
Pegar
Sistema de Información Bibliográfico
Manual del Usuario
S.I.B.
Registro
 Barra de Navegación.
Anterior
Registro
Siguiente
Primer
Registro
 Barra de Consulta.
Último
Registro
Ejecutar
Consulta
Ingresar
Consulta
Cancelar
Consulta
Cuadro de Mensaje. Este cuadro de diálogo se utiliza para mostrar al usuario mensajes,
ya sean de advertencia, de aviso, de información o de interrogación, en cualquier caso debe
seleccionar uno de los botones que aparecen en él, para devolver una respuesta al sistema y
así continuar con los procesos que se estén realizando.
Figura 10. Cuadro de Mensaje.
Sistema de Información Bibliográfico
Manual del Usuario
S.I.B.
Lo que debe saber acerca de la Biblioteca
Usuarios
Como criterio particular de este manual se ha clasificado a los usuarios del Sistema de
Información Bibliográfico en tres grandes grupos:




Usuarios U.F.P.S.
Usuarios Externos.
Usuarios Internos.
Usuarios Administradores.
Usuarios U.F.P.S. En este grupo podemos encontrar todos los Usuarios que se encuentran
vinculados con la Universidad Francisco de Paula Santander, ya sea como funcionarios
Administrativos o Docentes; o simplemente Estudiantes.
En este grupo se encuentran la gran mayoría de los usuarios de la Biblioteca Eduardo Cote
Lamus. Para lograr un adecuado control y una definición flexible de políticas de Préstamo
y Acceso, este grupo de Usuarios se encuentra subdividido en varios tipos específicos
dentro del S.I.B.:
Personal Administrativo. Funcionarios de la Universidad con cargos
Administrativos, no relacionados con la Docencia.
−
Docentes. Los diferentes Docentes de la Universidad, sin importar su tipo de
contratación como Tiempo completo, Medio tiempo o Cátedra.
−
Estudiantes. Los estudiantes de las diferentes Facultades y Planes de Estudio
de la Universidad, en la modalidad de Pregrado, Postgrados, Educación a
Distancia, Preuniversitario. Dentro de este grupo se hace una diferenciación
especial a los estudiantes de Primer Semestre, quienes manejan una Política de
Préstamo Especial.
−
Usuarios Externos. En este grupo podemos encontrar los usuarios de la Biblioteca Eduardo
Cote Lamus que no se encuentran vinculados directamente con la Universidad Francisco de
Paula Santander, como son Egresados de la U.F.P.S., Estudiantes de otras Universidades e
Investigadores en general.
Sistema de Información Bibliográfico
Manual del Usuario
S.I.B.
Usuarios Internos. En este grupo está el personal administrativo que labora dentro de la
Biblioteca Eduardo Cote Lamus en las diferentes dependencias que la conforman
(Desarrollo de Colecciones, Circulación y Préstamo, Secretaría, Dirección); y es
responsable del funcionamiento de cada uno de los Módulos del S.I.B.
Usuarios Administradores. A este grupo pertenecen los funcionarios administrativos que
laboran en la Sección de Sistemas de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus, responsables de
la administración, control y mantenimiento del S.I.B.
Tipos de Usuarios. La tabla muestra la forma como están organizados los Usuarios dentro
del S.I.B. El código asignado a cada Tipo de Usuario dentro del sistema y el límite de
préstamos permitido por cada tipo de usuario.
Tipo Usuario
Descripción
1
Pregrado
2
Primer Semestre
3
Postgrado
4
Docente
6
Investigadores
7
Administrativos
8
Externos
10
Egresado
Fuente: Biblioteca Eduardo Cote Lamus
Límite Préstamos
2
0
3
3
3
3
1
0
Estados de Usuarios. Cada usuario mantiene un Estado dentro del S.I.B. Este Estado
puede ser modificado internamente en la medida que el Usuario realice alguna operación
dentro del sistema como préstamos a domicilio, devoluciones, etc.; o puede ser modificado
por algún funcionario de la Biblioteca con privilegios para ello dentro del sistema.
Los posibles estados para un usuario dentro de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus son:
Estado Usuario
1
2
3
4
5
Fuente: Biblioteca Eduardo Cote Lamus.
Descripción
Normal
Deudor
Multado
Sancionado
Carnet Perdido
Sistema de Información Bibliográfico
Manual del Usuario
S.I.B.
El S.I.B. revisa antes de realizar cualquier transacción el Estado del Usuario, manteniendo
así un estricto control de las actividades realizadas por los usuarios.
 Estado Normal.
El estado inicial de todos los usuarios dentro de la
biblioteca. Cuando no existe ningún préstamo, ni multa, ni sanción a cargo del
Usuario.
 Estado Deudor. El estado del usuario cuando tiene algún préstamo a cargo
de la Biblioteca. Los Usuarios Deudores pueden prestar el material hasta
cumplir su límite de préstamos.
 Estado Multado. El estado del usuario cuando tiene una multa a su cargo
por concepto de mora en la devolución del material. Los Usuarios Multados no
pueden utilizar el servicio de Préstamo a Domicilio.
 Estado Sancionado. El estado del usuario cuando tiene una sanción a su
cargo por cualquier concepto definido por la Dirección. Las políticas de
sanciones no están definidas actualmente. Los Usuarios Sancionados no podrán
utilizar el servicio de Préstamo a Domicilio.
 Estado Carnet Perdido. El estado del usuario cuando reporta su carnet como
perdido en la Sección de Circulación y Préstamo. Esta es una medida de
seguridad para el Usuario, con el fin de evitar posibles fraudes. El usuario que
reporte su carnet como ‘perdido’ no podrá realizar préstamos hasta tanto no
resuelva su situación y sea reactivado como Normal.
Colecciones
La Biblioteca Eduardo Cote Lamus mantiene organizados sus recursos bibliográficos en
una serie de Colecciones distribuidas en las diferentes salas de la Biblioteca. Cada
colección tiene una característica particular y una restricción de acceso a los diferentes
usuarios. Estas colecciones son:
 Colección Referencia ( R ). Esta colección comprende los volúmenes que
corresponden a Enciclopedias, Manuales, Decretos o Leyes que sirvan de
referencia para los Usuarios. Esta colección no tiene servicio de Préstamo a
domicilio.
 Colección Reserva ( S ). Esta colección comprende una o varias copia de
los ejemplares más consultados, considerados de mayor importancia dentro de la
Sistema de Información Bibliográfico
Manual del Usuario
S.I.B.
Biblioteca, garantizando un estricto control de los mismos. El servicio de
préstamo a domicilio de esta colección está restringido a un horario especial.
 Sin embargo, es permitido el préstamo del material para consulta dentro de
la misma Biblioteca (Préstamo Interno). Además siempre se deja una copia en
Reserva de cada título específico.
 Colección General ( C ). Esta colección corresponde a la mayoría de libros
de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus. No cuenta con ninguna política especial
para Préstamo a domicilio.
 Colección Tesis ( T ). Corresponde a los Proyectos de Grado entregados
por los estudiantes como donación a la Biblioteca. Esta colección tiene servicio
de Préstamo a domicilio restringido a un horario y solo a estudiantes que estén
realizando su Proyecto de Grado.
 Colección Hemeroteca ( H ). Esta colección comprende todas las Revistas,
Documentos y Publicaciones Periódicas o Seriadas que recibe la Biblioteca
Eduardo Cote Lamus por concepto de suscripciones. Esta colección no tiene
servicio de Préstamos a domicilio.
 Colección en Medio Magnético ( M ). Esta colección corresponde a los
Proyectos de Grado entregados por los estudiantes en CD-Rom. Esta colección
es nueva dentro de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus y tiene restricciones de
acceso para consulta y Préstamo a domicilio.
Políticas
Las Políticas de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus en cuanto manejo de Usuarios y
Colecciones definidas por la Dirección están soportadas por los diferentes módulos del
S.I.B., especialmente Circulación y Préstamo.
Aquí tenemos un ejemplo de Política:
 Los Usuarios de tipo 1 (Estudiantes de Pregrado) tienen definida sobre la
Colección S (Colección Reserva) una política de préstamo por horas, a partir de
las 17:00 (5:00 p.m.) por 1 día. El valor de la multa por mora será de $250 por
hora.
Sistema de Información Bibliográfico
Manual del Usuario
S.I.B.
La Tabla presenta en forma codificada las políticas definidas por la Dirección de la
Biblioteca Eduardo Cote Lamus para los diferentes tipos de Usuario y que son validadas
internamente por el S.I.B.:
Tipo
Tipo
Número
Usuario
Colección Préstamo* Préstamos
1
C
D
2
1
S
H
1
1
T
H
1
2
S
H
1
3
C
D
3
3
S
H
1
3
C
D
3
3
S
H
1
4
C
D
3
4
S
H
1
4
T
H
1
Fuente: Biblioteca Eduardo Cote Lamus.
Período
Préstamo
7
1
2
0
7
1
7
1
7
1
2
Hora
Préstamo*
17:00
17:00
17:00
17:00
17:00
17:00
17:00
Multa
250
250
250
250
250
250
250
250
250
250
250
La columna Tipo Préstamo* indica si el préstamo se realiza por Días (D) o por Horas (H).
En este sentido es como se liquida la multa.
La Hora Préstamo* indica la restricción de horario para Préstamo a Domicilio sobre
algunas colecciones. Los libros de Reserva solo tienen servicio de Préstamo a Domicilio
después de las 17:00 (5:00 p.m.)
Multas. El valor de las multas en la Biblioteca Eduardo Cote Lamus se calcula por días u
horas, según el tipo de préstamo realizado. La multa se liquida desde la Fecha de Entrega
asignada por el Sistema en el momento del Préstamo, hasta la Fecha en que el Usuario
realiza la Devolución. El Sistema descarga el Préstamo al Usuario y actualiza su Estado a
Deudor hasta tanto el Usuario no presente el Comprobante de Pago de la Multa, expedido
en la Tesorería de la Universidad.
Sistema de Información Bibliográfico
Manual del Usuario
S.I.B.
Módulos que conforman el S.I.B.
A continuación presentaremos los diferentes módulos que conforman el Sistema de
Información Bibliográfico - S.I.B. - ,
describiéndolos detalladamente según su
funcionamiento y características más importantes.
El S.I.B. está conformado por diferentes agrupados en cuatro categorías diferentes:
Módulos de Procesos Técnicos, Módulos de Consulta, Módulos de Circulación y
Préstamo y Módulos de Auditoría.
Módulos de Procesos Técnicos
Los módulos de Procesos Técnicos son los que corresponden a la Sección anteriormente
llamada de Procesos Técnicos y ahora denominada Desarrollo de Colecciones.
En esta sección están presentes dos módulos diferentes: Catalogación y Código de Barras.
Módulos de Catalogación
Los Módulos de Catalogación son los encargados de registrar y almacenar la información
correspondiente a los diferentes materiales administrados por la Biblioteca Eduardo Cote
Lamus. En la sección de Desarrollo de Colecciones se encuentran instalados los Módulos
de Catalogación de Libros y Catalogación de Tesis.
Catalogación de Libros. El Módulo de Catalogación de Libros registra la información
del tipo de material Libros, el más importante dentro de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus
con aproximadamente 12000 títulos distribuidos en las diferentes colecciones.
Los datos almacenados de cada Libro son tomados usando el Formato de Entrada para
Libros, organizado siguiendo el Formato MARC para Datos Bibliográficos y
posteriormente registrados a través de este Módulo.
El Módulo se encuentra organizado en forma de Carpetas o ‘Tabs’ que agrupan las
diferentes áreas catalográficas estándares en el mismo orden lógico presentado en el
Formato de Entrada, facilitando así su navegación.
Sistema de Información Bibliográfico
Manual del Usuario
S.I.B.
Seguidamente presentamos las diferentes Páginas que conforman este módulo y los campos
contenidos en cada uno de ellos.
Página de Signatura Topográfica / Título.
En esta página se encuentran las Areas de Control, Signatura Topográfica y Título.
Figura 11. Página de Control / Signatura Topográfica / Título. (Libros).
 El Area de Control es manejada exclusivamente por el S.I.B. Está
conformada por el Número de Control, un consecutivo numérico asignado
internamente a cada título diferente existente dentro de la Biblioteca Eduardo
Cote Lamus y que no puede ser modificado; y la Fecha de Actualización, donde
el sistema registra la fecha y hora exacta de ingreso del material en la Base de
Datos.
 El Area de Signatura Topográfica es donde se registra la Signatura
Topográfica asignada al Libro, que permite identificarlo dentro de la colección.
La signatura Topográfica según el Sistema de Clasificación Decimal Dewey;
está conformada por el Encabezado de Materia y la Clave de Autor, que son
Sistema de Información Bibliográfico
Manual del Usuario
S.I.B.
validados en forma independientemente por el S.I.B. para garantizar la
consistencia de la Signatura eliminando posibles errores.
 El Area de Título está conformada por el Tipo de Título, que puede ser
Título Uniforme, Colectivo o Título y Subtítulo; y el Título propiamente dicho
del material.
Página de Autores / Edición.
En esta página se encuentran las Areas de Autores y Edición.
Figura 12. Página de Autores / Edición. (Libros).
 El Area de Autores registra el nombre completo del Autor responsable del
material y la responsabilidad que tiene sobre el mismo (Autor Principal,
Secundario, Traductor, etc.). El nombre del Autor se valida desde un LOV
(Lista de Valores), garantizando así una entrada normalizada para todos los
nombres de autores.
Los botones de ‘Nuevo Autor’ y ‘Modifica Autor’ permiten ingresar un nombre
nuevo al LOV o editar una entrada para corregirla, respectivamente.
Sistema de Información Bibliográfico
Manual del Usuario
S.I.B.
 El Area de Edición almacena los detalles relevantes a la Edición del Libro,
cuando existan varias ediciones del mismo.
Página de Imprenta / Descripción Física / Serie.
En esta página se encuentra las áreas correspondientes al Pie de Imprenta, Descripción
Física y Serie.
Figura 13. Página de Imprenta / Descripción Física / Serie. (Libros).
 El Area de Imprenta, está conformada por tres campos que conforman el Pie de
Imprenta de todo material bibliográfico: Lugar de Publicación, Editorial y Año de
Publicación. Los campos de Lugar y Editorial, son validados por el S.I.B. de un LOV,
para garantizar uniformidad en las entradas.
 El Area de Descripción Física, corresponde a la descripción detallada del material en
cuanto a sus características físicas de extensión (páginas), ilustraciones y material
acompañante o complementario.
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 El Area de Serie almacena la Serie o nombre de Colección a la que pertenece el libro,
cuando se catalogan colecciones.
Página de Notas / I.S.B.N.
En esta página se encuentran el Area de Notas relacionados con el libro y el Area del
Número Internacional Normalizado I.S.B.N.
Figura 14. Página de Notas / Edición. (Libros).
 El Area de Notas está conformado por las diferentes Notas relacionadas con el Libro.
Básicamente existen tres tipos de notas para el tipo de material Libro: Nota General,
Nota de Contenido y Nota de Idioma.
Nota General. Almacena información de carácter general sobre el Libro.
Detalles como numeración, bibliografías e índices.
−
Nota de Contenido. Almacena el contenido parcial o total del Libro. Se
utiliza específicamente para enumerar los ítems de una colección de varios tomos;
como una Enciclopedia, cuando se produce una entrada bajo un Título Colectivo.
−
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Nota de Idioma. Almacena el idioma en que está escrito el Libro. En este
campo aparece escrito el idioma ‘ESPAÑOL’ por defecto.
−
 El Area de I.S.B.N. corresponde al Area del Número Internacional Normalizado
asignado por Organizaciones Internacionales a cualquier Libro distribuido
comercialmente.
Página de Materia / Inventario.
En esta página se registran las Areas de Materia e Inventario.
Figura 15. Página de Materia / Inventario. (Libros).
 El Area de Materia registra las materias asignadas por Desarrollo de Colecciones a un
Libro específico, para facilitar su consulta y organización del material por áreas del
conocimiento.
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 El Area de Inventario registra las existencias en la Biblioteca Eduardo Cote Lamus,
para un mismo título de Libro. Es importante destacar, que un mismo título (Número
de Control) puede tener múltiples entradas en Inventario, cada una de ellas con su
Número de Registro y Código de Barras; dependiendo del número de copias que la
Biblioteca posea del mismo material.
Catalogación de Tesis. Al igual que el Módulo de Catalogación de Libros, el Módulo de
Catalogación de Tesis registra la información del tipo de material Tesis, el segundo en
importancia dentro de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus con aproximadamente 8000
títulos asignados a la colección de Tesis.
Los datos almacenados de cada Tesis son tomados usando el Formato de Entrada para
Tesis, organizado siguiendo el Formato MARC para Datos Bibliográficos y posteriormente
registrados a través de este Módulo.
El Módulo cuenta con la misma organización que el Módulo anterior, es decir; en forma de
Carpetas o ‘Tabs’ que agrupan las diferentes áreas catalográficas estándares en el mismo
orden lógico presentado en el Formato de Entrada, facilitando así su navegación.
A continuación presentamos las diferentes Páginas que conforman este Módulo, explicando
solo los datos relevantes que lo diferencian del anterior.
Página de Control / Signatura Topográfica / Título.
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Figura 16. Página de Control / Signatura Topográfica / Título. (Tesis).
 El Area de Signatura Topográfica tiene un elemento adicional; el Encabezado de Tesis
que corresponde a una cadena alfabética que indica el Plan de Estudios al que pertenece
la Tesis. Este campo es validado desde un LOV, y una vez validado se actualiza la
Nota de Tesis. (Ver Página de Notas más adelante).
 El Area de Título no cuenta con el campo Tipo Título.
tesis se registra como Título y Subtítulo.
Página de Autor / Imprenta.
Por defecto, el título de una
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Figura 17. Página Autor / Imprenta. (Tesis).
 El Area de Imprenta cuenta con valores por defecto en los campos Lugar y Editorial.
(‘SAN JOSÉ DE CÚCUTA’, ‘UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA
SANTANDER’).
Página de Descripción Física / Notas.
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Página 18. Página de Descripción Física / Notas. (Tesis).
 El Area de Notas, cuenta con dos Notas exclusivas del tipo de material Tesis: Nota de
Tesis y Resumen.
Nota de Tesis. Este campo registra la información sobre la Facultad y el
Plan de Estudios al que pertenece el Proyecto de Grado. El S.I.B. llena este campo
de forma automática después de validar el Encabezado de Tesis del LOV.
−
Resumen. En esta nota se almacena un breve Resumen explicativo del
contenido del Proyecto, con el fin de brindar una mayor información a los usuarios
que consulten a través del S.I.B.
−
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Página de Materia / Director.
Figura 19. Página de Materia / Director. (Tesis).
 El Area de Directores, incluye la Calificación asignada a la Tesis y el (los) nombre (s)
del (los) Director (es) responsables del Proyecto de Grado. Por defecto, el Sistema
marca la calificación de Aprobada. Al igual que el nombre de los autores, el nombre
del Director es seleccionado de un LOV permitiendo un control de la entrada
normalizada.
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Página de CD-Rom / Inventario.
Figura 20. Página de CD-Rom / Inventario (Tesis).
 El Area de CD-Rom, contiene los datos correspondientes a la copia entregada en CDRom de todos los Proyectos de Grado. Estos datos son Tipo de CD, Archivos que
contiene, Descripción de los Archivos y Requerimientos específicos.
Inicialmente estos datos se encuentran inhabilitados, solo se activan para su ingreso en
el momento de presionar el botón de CD-Rom. Esta disposición se debe a que
inicialmente las tesis no tenían copia en CD-Rom, resultando ineficiente el
desplazamiento por esta Area.
Módulo de Código de Barras
El segundo Módulo perteneciente a los Módulos de Procesos Técnicos, es el Módulo de
Código de Barras; que describiremos a continuación.
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Código de Barras. Este Módulo fue creado inicialmente, con el fin de insertar a cada
registro bibliográfico el correspondiente Código de Barras asignado por la Biblioteca
Eduardo Cote Lamus para facilitar el proceso de Préstamo a Domicilio y Devolución.
Este Módulo solo permite Actualización. Actualmente se utiliza como herramienta rápida
de consulta de un ítem específico para la edición o corrección de sus datos. Permite
consultar el material bibliográfico de cualquier tipo (Libros, Tesis, etc.) por Número de
Registro o Inventario.
Figura 21. Módulo de Código de Barras.
 El botón “Buscar Registro” recupera los datos del material bibliográfico
correspondiente al Número de Registro especificado.
Los datos son desplegados organizados por bloques. Bloque de datos del Material,
Inventario, Autor, Materia, y finalmente Libros o Tesis; según el tipo de material.
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Figura 22. Bloque de Autor y Materia de Módulo de Código de Barras.
 Los botones de “Anterior” y “Siguiente” permiten el desplazamiento entre los
diferentes bloques.
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Figura 23. Bloque de Libros en el Módulo Código de Barras.
 El botón “Nueva Consulta” regresa a la ventana principal, para realizar la búsqueda de
un nuevo Número de Registro.
Por razones de seguridad, este Módulo de Código de Barras no permite la inserción de
nuevos registros. El proceso de inserción se realiza solo por personal autorizado a través de
los Módulos de Catalogación de Libros, o Tesis respectivamente. Tampoco es permitido
eliminar registros desde este Módulo. El proceso de eliminación de registros está
restringido.
Módulos de Consulta
Los Módulos de Consulta permiten la recuperación de los registros bibliográficos desde
varios puntos de acceso diferentes: Título o Signatura Topográfica en la Consulta por
Material, Autor en Consulta por Autor y Materia en la Consulta por Materia.
Estos Módulos son de vital importancia ya que corresponden a los de mayor uso por parte
de los diferentes usuarios de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus.
La pantalla principal que relaciona los diferentes Módulos de Consulta corresponde a un
Menú que permite a los usuarios elegir el tipo de consulta a realizar.
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Figura 24. Menú Principal de Consulta.
Consulta por Material
Este tipo de consulta permite recuperar registros por el Título completo o parte de él, por
Signatura Topográfica, y por Tipo de Material. La búsqueda puede incluir uno de estos
elementos individualmente o cualquier combinación.
Para referirse a fracciones del Título o la Signatura Topográfica, se utiliza el carácter
especial “%”, que cumple en Oracle funciones de comodín.
La ventana que permite ingresar el criterio de consulta al Módulo de Consulta por Material
es la siguiente:
Figura 25. Consulta de Material.
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 El sistema despliega un tip de ayuda indicando al usuario el uso del caracter especial
“%”, para la búsqueda.
 Los botones de “Aceptar” y “Cancelar”, permiten que la búsqueda sea ejecutada o
cancelada respectivamente. Si el usuario confirma el criterio de búsqueda, el S.I.B.
retorna los resultados en la pantalla de Resultados de Consulta, donde se puede
seleccionar cualquier registro y ampliar la información sobre él.
Por ejemplo, la figura muestra los Resultados de la Consulta del Tipo de Material
‘Tesis’, por Signatura Topográfica ‘TIS%’, y cuyo Tìtulo empiece por ‘ANALISIS
%DISEÑO%’.
Figura 26. Resultados de la Consulta.
 El título completo del registro seleccionado, así como el tipo de material aparece en el
recuadro ubicado en la parte superior. Los resultados muestran básicamente la
Signatura Topográfica, el Título y el Autor Principal. El botón
ubicado a la
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derecha permite desplegar la Ficha Bibliográfica del material, para ampliar la
información sobre el mismo.
 El botón “Nueva Consulta” regresa al Usuario a la ventana principal de Consulta por
Material, para que ingrese nuevamente los datos de consulta.
La Ficha Bibliográfica del material, se muestra en la figura 27.
Figura 27. Ficha Bibliográfica del Material.
 En la Ficha Bibliográfica se muestran los datos completos del material dependiendo de
su Tipo específico. En el ejemplo, se muestran los datos correspondientes al tipo de
material Tesis, que incluye Resumen. El botón “Ver Resumen”, es característico de las
Tesis y permite leer el Resumen asociado con la Tesis que se está consultando.
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Figura 28. Resumen.
 El botón “Aceptar” regresa a la Ficha Bibliográfica del material.
 En la Ficha Bibliográfica del material, existe otro botón llamado “Ver Existencias”,
éste permite visualizar las existencias (número de copias) en la Biblioteca para el título
especificado. Así mismo, permite ver la ubicación dentro de la Biblioteca Eduardo
Cote Lamus de cada copia individual y su estado de disponibilidad.
Figura 29. Existencias.
 El botón “Aceptar” regresa a la Ficha Bibliográfica.
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 Finalmente, en la esquina inferior derecha de la Ficha Bibliográfica del material se
encuentra el botón
, que permite regresar a la Ventana de Resultados de la
Consulta
para
seleccionar otro registro.
Consulta de Autor
Esta modalidad de consulta permite recuperar registros por el nombre completo del Autor o
parte de él (usando el caracter especial “%”). El nombre del autor se puede extraer de la
Lista Normalizada de Autores registrados en el S.I.B.
Figura 30. Consulta de Autor.
El botón se
utiliza para que el usuario pueda seleccionar de una Lista de Valores,
el
nombre
del Autor por el que desea consultar. Este procedimiento garantiza
que la consulta producirá resultados evitando errores en el ingreso de los criterios de
Consulta.
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La Lista de Valores, permite filtrar los nombres de los Autores. Es decir, el usuario escribe
parte del nombre del Autor (el primer apellido como en el ejemplo anterior, o la primera
letra, etc.) y la Lista devuelve los autores que cumplan con esa condición. Este proceso
permite limitar la selección del usuario, así como mejorar el tiempo de ejecución. El S.I.B.
cuenta con aproximadamente 20.000 nombres de Autores normalizados, en sus registros.
Los resultados de la Consulta son presentados en la Pantalla de Resultados de Consulta,
presentada anteriormente. De igual forma, es posible conocer más detalles sobre el
material desplegando la Ficha Bibliográfica relacionada con el mismo. Para efectos de
garantizar consistencia y uniformidad en la presentación, todas las ventanas del Módulo de
Consulta conservan la misma línea de presentación, lo que garantiza al usuario un fácil
aprendizaje y un intuitivo manejo de la interfaz.
Consulta de Materia
Esta modalidad de consulta permite recuperar registros por el Encabezado de Materia o
parte de él (usando el caracter especial “%”). El Encabezado de Materia es asignado por
el personal de Desarrollo de Colecciones de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus, para
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clasificar el material bibliográfico según las diferentes áreas del conocimiento. El
Encabezado de materia, al igual que el nombre del Autor, se puede extraer de la Lista
Normalizada de Materias registradas en el S.I.B.
Figura 32. Consulta de Materia.
 Este Módulo tiene un funcionamiento muy parecido al Módulo de Consulta de Autor.
El botón a la derecha del Elemento de Texto Nombre de la Materia, permite desplegar
una Lista de Valores desde la que el usuario puede seleccionar la materia sobre la que
desea consultar.
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Figura 33. Lista de Valores de Materias.
 La Lista de Valores de Materias no tiene procedimiento de filtrado. Existen solo 4000
Encabezados de Materia aproximadamente registrados en el S.I.B.
La ventana de Resultados de Consulta y la Ficha Bibliográfica, son exactamente iguales a
las descritas anteriormente.
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Módulos de Circulación – Préstamo
Los Módulos de Circulación – Préstamo pertenecen a la Sección de Atención al Público de
la Biblioteca Eduardo Cote Lamus y permiten ofrecer los servicios de Préstamo a
Domicilio, Devolución del Material, Liquidación y Pago de Multas y generación de
Reportes de Préstamos Diarios.
Circulación – Préstamo
Es el Módulo más importante dentro de este grupo de Módulos. Es el encargado de
registrar y controlar el material bibliográfico que va a ser entregado con el servicio de
Préstamo a Domicilio.
La interfaz de este Módulo es muy sencilla y fácil de usar. El uso de las lectoras de Código
de Barras para capturar el Material Bibliográfico y el Usuario, hace prácticamente
imposible los errores en la entrada de datos. El Módulo valida internamente el Tipo de
material bibliográfico y su Estado, el Tipo de usuario y su estado; y con base en las
políticas establecidas determina si es permitido o no realizar el Préstamo. En caso
afirmativo, determina la respectiva Fecha de Devolución o Entrega del material
bibliográfico y registra el préstamo en la tabla de Préstamos actualizando el estado del
usuario.
Figura 34. Módulo de Circulación – Préstamo. (Colección General).
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 El cuadro de Material despliega el Título del material bibliográfico, su Signatura
Topográfica y la Colección a la que pertenece, inmediatamente después de capturar el
Código de Barras del material.
 El cuadro de Usuario despliega el Nombre del Usuario y el Tipo de Usuario asignado,
inmediatamente después de capturar el Código del Usuario de su carnet.
 Los botones de “Aceptar” y “Cancelar”, permiten al funcionario de la Biblioteca
Eduardo Cote Lamus validar o rechazar el registro del Préstamo.
 El botón de permite salir del Módulo.
 La Caja de Chequeo Prést. Interno, se activa solo con el material bibliográfico de la
colección Reserva; para indicar si el Tipo de Préstamo es Interno dentro de la Biblioteca
Eduardo Cote Lamus.
Figura 35. Módulo de Circulación – Préstamo. (Colección Reserva).
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Figura 36. Alertas del Módulo Circulación – Préstamo.
 El Módulo presenta Alertas en línea a los usuarios, informando sobre el éxito o fracaso
de la operación realizada. Si el Préstamo no es realizado, el mensaje de Alerta informa
al usuario sobre la razón del rechazo.
El Préstamo es rechazado si el Estado del Usuario es diferente a Normal; o si el Estado
del Material Bibliográfico es diferente a Disponible. También se rechaza el Préstamo,
si se trata de una Colección que no tiene definida política de Préstamo para los
Usuarios. Todas estas validaciones las realiza el S.I.B. internamente, generando los
respectivos mensajes de Alerta.
Devoluciones
Paralelo al Módulo de Circulación – Préstamo, se encuentra el Módulo de Devoluciones;
encargado de descargar los Préstamos a los usuarios, cuando éstos hacen entrega del
material bibliográfico. Así mismo, este Módulo realiza la liquidación y cálculo de la
respectiva multa, ya sea por días o por horas; en caso de que el Usuario haya excedido la
Fecha de Devolución definida. Este cálculo, lo realiza con base en las Políticas definidas
por la Dirección.
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Figura 37. Pantalla de Devoluciones.
 El Módulo captura el Código de Barras del material bibliográfico que va a ser devuelto
por el Usuario y con base en él, visualiza los datos completos del Préstamo y algunos
más relevantes del material bibliográfico.
 Las fechas de Préstamo y Devolución son visualizadas en el recuadro central del
Módulo. La Fecha de Devolución es tomada de la Fecha Actual del Sistema cada vez.
El proceso de liquidar multa se realiza automáticamente, cuando el S.I.B. compara la
Fecha de Entrega almacenada contra la Fecha de Devolución o Fecha Actual y detecta
que hay un traspaso del período establecido.
ANEXO B. FORMATO DE CATALOGACIÓN DE LIBROS
ANEXO C. FORMATO DE CATALOGACIÓN DE TESIS
ANEXO D. BOLSILLO LIBROS COLECCIÓN GENERAL - RESERVA
ANEXO E. FICHA LIBROS COLECCIÓN GENERAL – RESERVA
ANEXO F. BOLSILLO LIBROS COLECCIÓN REFERENCIA
ANEXO G. FICHA LIBROS COLECCIÓN REFERENCIA
ANEXO H. BOLSILLO TESIS
ANEXO I. FICHA TESIS
ANEXO J. ROTULOS