Políticas sobre el registro del catalogo de PROMOTORES Introducción En este documento se especifican las políticas de los registros de promotores en el CGI. Es importante señalar que el catalogo de promotores (usuarios externos) es de uso general en el CGI por lo que resulta importante determinar las reglas de cada dato de un promotor al momento de darlo de alta o modificarlo. Propósito Establecer las características que deberán tener los registros que se creen o modifiquen referente a los promotores dentro del CGI, mediante la especificación de reglas a aplicar en los datos que componen la información de un promotor, con el fin de contar con un catalogo uniforme y de fácil localización al momento de generar asuntos dentro del sistema. Alcance Este documento aplica para todos los usuarios que operan el sistema de Control de Gestión Institucional CGI de la SCT. Página 1 de 8 INDICE Consideraciones antes de dar de alta un promotor…...................................3 Formato que deberán tener los campos que conforman el registro de PROMOTORES……………………………………………………………………………………………5 Página 2 de 8 Políticas para el registro del catalogo de PROMOTORES Consideraciones antes de dar de alta un promotor. 1. ¿Qué es un promotor? Dentro del CGI un promotor es un usuario externo, es decir, aquella persona que no pertenece a la SCT, -alguien que labora en alguna dependencia, organismo o institución pública o privada, incluso una persona física- del cual se podrán recibir o enviar asuntos que se registrarán y se les dará seguimiento mediante el sistema. 2. ¿Dónde se dan de alta los promotores en el CGI? Dado que el catalogo de promotores es utilizado por todos los usuarios del CGI, un promotor puede darse de alta desde todos los módulos y componentes del sistema, es decir, podrán darse de alta promotores mediante los módulos de administración, captura, seguimiento, Word y Outlook. 3. ¿Qué se debe considerar antes de proceder a dar de alta un promotor? Primero hay que verificar que el promotor no haya sido dado de alta previamente, si es así, se puede utilizar el registro disponible y con ello se evita la duplicidad de promotores. Segundo, si al verificar que el promotor no se encuentra registrado, pero existe información de la institución a la que pertenece y/o la oficina en la que labora dentro de dicha institución, se debe crear el nuevo promotor con base en dicha información, con ello evitaremos duplicidad de Instituciones y oficinas. Página 3 de 8 Políticas para el registro del catalogo de PROMOTORES ¿Qué se debe hacer si se dio de alta un promotor y éste tiene datos incorrectos?, ¿se puede modificar mediante los módulos mencionados en el punto anterior? Cuando se haya dado de alta un promotor y el registro contenga datos incorrectos se deberá comunicar dicha situación al administrador del CGI en su área para que realice las modificaciones correspondientes y la información del promotor quede disponible como se requiere. Los promotores solo podrán ser modificados mediante el módulo de administración del CGI, por lo que solo un usuario con perfil de administrador podrá ejecutar dicha tarea. Es importante señalar que cuando se realice el alta de un promotor desde los módulos (excepto el de administración) o desde los componentes y se trate de modificar un dato, el CGI generará un nuevo registro de dicho promotor, ya que dichos módulos o componentes no tienen la opción de modificar, solo dar de alta, por tanto se genera otro registro del mismo promotor duplicando la información. En caso de que esto suceda se debe informar al administrador del CGI en el área, que elimine el promotor que fue dado de alta con datos incorrectos. Página 4 de 8 Políticas para el registro del catalogo de PROMOTORES Formato que deberán tener los campos que conforman el registro de PROMOTORES No. 1 Campo Institución Definición Formato Nombre de la institución a la que pertenece el promotor En letras mayúsculas sin acentos Consideraciones Ejemplos 1 Tratándose de cámaras como de comercio, de la construcción, de la radio, etc., iniciar con la abreviatura de la cámara. CIRT CAMARA NACIONAL DE LA INDUSTRIA DE RADIO Y LA TELEVISION CANACO CAMARA NACIONAL DE COMERCIO CANACINTRA CAMARA NACIONAL DE LA INDUSTRIA DE TRANSFORMACION. 2 Tratándose de dependencias, instituciones o empresas de la Administración Pública Federal iniciar con su abreviatura. 3 Tratándose de empresas privadas y estas cuentan con abreviatura, iniciar con la abreviatura si no cuenta con estas, darla de alta tal cual se identifica en el asunto. Tratándose de Gobiernos de los Estados darlos de alta con la siguiente nomenclatura GOBIERNO DEL ESTADO DE [NOMBRE DEL ESTADO], evitar colocar GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE o GOBIERNO LIBRE Y SOBERANO DEL ESTADO SHCP SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO SE SECRETARIA DE ECONOMIA SEMARNAT SECRETARIA DE MEDIO AMBIENTE, RECURSOS NATURALES Y PESCA CONAE COMISION NACIONAL PARA EL AHORRO DE ENERGIA PEMEX PETROLEOS MEXICANOS CFE COMISION FEDERAL DE ELECTRICIDAD TELMEX TELEFONOS DE MEXICO S.A.B DE C.V. ICA INGENIERIOS CIVILES ASOCIADOS S. A. DE C. V. 4 GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL GOBIERNO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES GOBIERNO DEL ESTADO DE MEXICO Página 5 de 8 Políticas para el registro del catalogo de PROMOTORES No. Campo Definición Formato Consideraciones 5 Nombre de la oficina en que labora el promotor dentro de una institución 2 1 Oficina Domicilio Ejemplos GOBIERNO MUNICIPAL DE ACAPULCO DE JUAREZ, GUERRERO GOBIERNO MUNICIPAL DE ECATEPEC DE MORELOS, ESTADO DE MEXICO GOBIERNO MUNICIPAL DE TOLUCA, ESTADO DE MEXICO CIRT CAMARA NACIONAL DE LA INDUSTRIA DE RADIO Y LA TELEVISION GERENCIA GENERAL LA OFICINA SERA GERENCIA GENERAL SHCP SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO SUBSECRETARIA DE EGRESOS LA OFICINA SERA SUBSECRETARIA DE EGRESOS Domicilio donde se puede localizar al promotor 3 En letras mayúsculas sin acentos Tratándose de Gobiernos de Municipios darlos de alta con la siguiente nomenclatura GOBIERNO MUNICIPAL DE [NOMBRE DEL MUNICIPO], [NOMBRE DEL ESTADO], evitar colocar GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL MUNICIPIO DE o GOBIERNO LIBRE Y SOBERANO DEL ESTADO o H. AYUNTAMIENTO DE, etc. El propio asunto debe indicar a que oficina pertenece el promotor En letras mayúsculas sin acentos 2 Si el documento no contienen la oficina, esta se puede tomar del puesto con que firme el remitente 1 Domicilio completo iniciando por calle, número exterior, número interior, colonia, localidad, delegación o municipio, código postal y estado. Si se trata de un promotor del extranjero, colocar los datos que contenga el documento. 2 JUAN LOPEZ PEREZ DIRECTOR GENERAL DE RECURSOS HUMANOS LA OFICINA SERA DIRECCION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS CALLE 18 DE SEPTIEMBRE NO. 147 COL. LAZARO CÀRDENAS, METEPEC, C. P. 012345, ESTADO DE MEXICO. INSURGENTES SUR 1735, COL. GUADALUPE INN, DEL. ALVARO OBREGON, C. P. 01020, MEXICO, D.F. 1150 CONNECTICUT AVENUE. NW SUITE 702. WASHINGTON, D.C. 20036-4131 150 EAST 55TH STREET, 7TH FLOOR, NEW YORK Página 6 de 8 Políticas para el registro del catalogo de PROMOTORES No. 4 5 6 7 Campo Nombre Titulo Puesto Teléfono Definición Formato Nombre completo del promotor En letras mayúsculas sin acentos 1 Consideraciones Titulo que ostenta el promotor y que aparece en los documentos que emite. En letras mayúsculas sin acentos 1 Puesto que ostenta el promotor dentro de la institución a la que pertenece y que aparece en los documentos que emite. Número telefónico donde puede localizarse al promotor. En letras mayúsculas sin acentos 1 Con números y guiones. 1 Iniciar con el o los apellidos del promotor, primero el paterno y después el materno y a continuación el o los nombres Indicar el titulo de forma abreviada e indicar un punto al final de este. Este campo es opcional, si no se cuenta con un titulo o no se conoce o no se requiere, este campo se debe dejar vacío. Indicar el puesto completo. Se debe indicar preferentemente la clave de larga distancia. Ejemplos URDIALES TIJERINA ALFONSO ANIBAL RUIZ MORENO RAFAEL CARRERA QUEZADA JOSE R. ING. DR. MTRO. LIC. DIRECTOR DE NUEVOS NEGOCIOS REPRESENTANTE LEGAL AGENTE DEL MINISTERIO PUBLICO DE LA FEDERACION PRESIDENTE DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION (55) 55667788 Este campo es opcional, si no se cuenta con un número telefónico o no se conoce, este campo se debe dejar vacío, aunque se recomienda colocarlo para contar con datos de contacto con el promotor. Página 7 de 8 Políticas para el registro del catalogo de PROMOTORES No. 8 9 Campo Fax Mail Definición Formato Número de fax donde se le pueden enviar documentos al promotor. Con números y guiones. Cuenta de correo electrónico donde se le pueden enviar información al promotor. En letras minúsculas Consideraciones 1 1 Se debe indicar preferentemente la clave de larga distancia al inicio del dato. Este campo es opcional, si no se cuenta con un número fax o no se conoce, este campo se debe dejar vacío, aunque se recomienda colocarlo para contar con datos de contacto con el promotor. Inidcar la cuenta de correo, después el carácter @, y posteriormente el dominio, este ultimo deberá por lo menos contar con dos palabras unidas por un punto. Ejemplos (55) 55667799 [email protected] Este campo es opcional, si no se cuenta con un correo electrónico o no se conoce, este campo se debe dejar vacío, aunque se recomienda colocarlo para contar con datos de contacto con el promotor. Página 8 de 8