identificación de construcciones, m - CompromISO

PROCESO: GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y LOGÍSTICA
PROCEDIMIENTO: IDENTIFICACIÓN DE CONSTRUCCIONES, MANTENIMIENTO Y ADECUACIONES
Objetivo: Diagnosticar y prever las necesidades de construir, ampliar, remodelar, adecuar y efectuar mantenimiento de las edificaciones que tiene el SENA para el normal funcionamiento y la prestación de los servicios
institucionales; estableciendo prioridades, garantizando la planeación y ejecutó de los recursos asignados para construcciones a nivel nacional.
Responsable: Coordinador del Grupo Construcciones de
Alcance: Este procedimiento aplica a nivel nacional Inicia desde la recepción de las necesidades definidas por las regionales y centros de formación y finaliza en la
contratación de los proyectos aprobados.
la Dirección General
DEFINICIONES
POA: Plan Operativo Anual
Acta de concertación: Documento mediante el cual los directores y subdirectores de manera concertada definen las necesidades de mantenimiento, adecuación y obras nuevas para la próxima vigencia; dicha acta debe ser firmada
por todos los Directores y Subdirectores de las Regionales. En los caso de las Regionales en las que el Director es a su vez Subdirector de Centro debe ser firmada por dicho Subdirector y su grupo de Coordinación.
GENERALIDADES
N°
1
Plan de Priorización:
Relaciona la asignación de los recursos en mantenimiento, adecuaciones y construcciones.
2
De acuerdo al decreto 249 del 2004, los recursos asignados por el rubro de mantenimiento no requieren de concepto técnico y financiero de la DAF, excepto para aquellas regionales en las que el
Director también hace las veces de Sub- Director de Centro.
3
4
Lineamientos para la asignación de los recursos, la distribución de los recurso de acuerdo a:
a.
Área construida por Regional en metros cuadrados (fuente: avalúos IGAC)
b. Número de Centros Formación a cargo de la Regional
c.
Aprendices atendidos en la Regional en la vigencia (Fuente Planeación SENA)
Se asigna a cada una, un valor en porcentaje de incidencia en el siguiente orden 30%,30% y 40% respectivamente.
Proyectos Aprobados:
La Dirección Administrativa y Financiera Informará a las Regionales y Centros de Formación los proyectos aprobados, a fin de que remitan la siguiente información:
a. Estudios Previos para la contratación, los cuales deberán incluir todas las consideraciones referentes a requerimientos ambientales, disponibilidad de servicios públicos, cumplimiento de normas
técnicas, licencias y permisos especiales necesarios para la oportuna y correcta ejecución de los mantenimientos y adecuaciones.
b. Presupuesto de la contratación, el cual debe incluir: descripción detallada y completa de cada ítem, unidad de medida, cantidad, valor unitario y valor total. Se debe tener en cuenta que incluye el AIU y
el IVA. El presupuesto del mantenimiento y/o adecuación debe garantizar que las mismas se ejecuten en su totalidad dentro de la vigencia , sin generar adiciones. El resultado del presupuesto debe estar
soportado de acuerdo con el método de estudio de mercado.
c. Licencias de construcción y permisos(si lo requiere la intervención), planos o esquemas básicos donde se dimensione el proyecto a realizar, especificaciones técnicas del mantenimiento y/o adecuación ,
área en metros cuadrados a intervenir, nombre de la persona que realizó el dimensionamiento de la adecuación o mantenimiento y datos de contacto.
d. CDP que respalde presupuestalmente la obra, mantenimiento o adecuación
e. Estudio de Mercado.
CRITERIOS DE PRIORIDAD
CRITERIO 1
CRITERIO 2
CRITERIO 3
CRITERIO 4
1.1.1.
Situación de Ocupación
Número de centros de formación
Regional/Cobertura
1.1.2.
Cubierta
Número de centros de formación
Regional/Cobertura
1.1.3
Drenajes
Número de centros de formación
Regional/Cobertura
1.1.4
Muros
Número de centros de formación
Regional/Cobertura
1.1.5
Aparatos y Griferías
Número de centros de formación
Regional/Cobertura
1.2.1
Fumigación
Número de centros de formación
Regional/Cobertura
1.2.2
Aire Acondicionado
Número de centros de formación
Regional/Cobertura
1.2.3
Motobombas,
Subestaciones, Plantas
Número de centros de formación
Regional/Cobertura
1.2.4
Ascensor
Número de centros de formación
Regional/Cobertura
1.2.5
Extintores
Número de centros de formación
Regional/Cobertura
1.3.1
Valor (de menor a mayor)
Número de centros de formación
Regional/Cobertura
1.4.1
Valor (de menor a mayor)
Número de centros de formación
Regional/Cobertura
1.5.1.
Valor (de menor a mayor)
Número de centros de formación
Regional/Cobertura
ATENDER FALLAS EN LA EDIFICACIÓN
1.1
Adecuación para atender riesgos por fallas en la edificación e instalaciones o
posible colapso, que impidan la ejecución de la formación.
MANTENIMIENTO PERIODICO O PREVENTIVO DE EQUIPOS QUE HACEN PARTE
DE LA EDIFICACIÓN
PRIORIDAD 1.
ATENDER FALLAS EN LA
EDIFICACIÓN E INSTALACIONES 1.2
DEL MISMO PARA GARANTIZAR
LA CONTINUIDAD EN LA
PRESTACIÓN DEL SERVICIO, POR
FUNCIONAMIENTO, OPERACIÓN
Y EXIGENCIA AMBIENTAL O
JURIDICA
Mantenimiento periódico de las instalaciones de la edificación (Equipos
hidroneumáticos, bombas eyectoras, plantas de tratamiento de agua potable y
residuales, pozos de agua y hepáticos, tanques de almacenamiento de agua,
fumigación recarga de extintores, plantas eléctricas subestaciones, ascensores,
aires acondicionados etc...
ATENDER EXIGENCIAS AMBIENTALES Y NORMAS SANITARIAS
1.3
Adecuación para atender cumplimiento normatividad ambiental obligatoria.
ATENDER REQUERIMIENTOS DE SALUD OCUPACIONAL O SEGURIDAD
INDUSTRIAL
1.4
Adecuación para atender riesgos de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial o
Clima Laboral
ATENDER RIESGOS DE SEGURIDAD DE ACTIVOS
1.5
Adecuación y/o Mantenimiento por seguridad; cerramientos, controles de
acceso; circulo cerrado, etc.
JURIDICA
PROCESO: GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y LOGÍSTICA
PROCEDIMIENTO: IDENTIFICACIÓN DE CONSTRUCCIONES, MANTENIMIENTO Y ADECUACIONES
Objetivo: Diagnosticar y prever las necesidades de construir, ampliar, remodelar, adecuar y efectuar mantenimiento de las edificaciones que tiene el SENA para el normal funcionamiento y la prestación de los servicios
REQUERIMIENTOS
JUDICIALES
institucionales; estableciendo prioridades, garantizando la planeación ATENDER
y ejecutó de
los recursos asignados
para construcciones a nivel nacional.
1.6
2.1
Adecuación para atender acciones legales de cumplimiento obligatorio por
fallos, sentencias u otras acciones con plazos limite para su ejecución
ATENDER ADECUACIÓN DE ESPACIOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DE
EQUIPOS YA ADQUIRIDOS (CRITERIO SOLO PARA ADECUACIONES)
1.6.1
Valor (de menor a mayor)
Número de centros de formación
Regional/Cobertura
2.1.1.
Valor (de menor a mayor)
Número de centros de formación
Regional/Cobertura
2.2.1
Instalaciones Hidráulicas y
Sanitarias
Número de centros de formación
Regional/Cobertura
2.2.2
Instalaciones Eléctricas
Número de centros de formación
Regional/Cobertura
2.2.3
Iluminación
Número de centros de formación
Regional/Cobertura
2.3.1
Valor
Número de centros de formación
Regional/Cobertura
2.4.1
Criterio solo para
adecuaciones
Número de centros de formación
Regional/Cobertura
OPTIMIZACIÓN DE INFRAESTRUCTURA DE SERVICIOS, (ACUEDUCTO,
ALCANTARILLADO, ENERGÍA, GAS)
PRIORIDAD 2.
CONSERVAR LA CORRECTA
PRESTACIÓN IMAGEN Y
ACTUALIZACIÓN DE LA
INFRAESTRUCTURA FÍSICA
2.2.
Adecuaciones para optimización del uso de los servicios púbicos y recursos
naturales.
MANTENIMIENTO DE ACABADOS
2.3
Mantenimiento de los acabados y enlucimiento de las edificaciones tales como
pinturas, estucos, sellos de pisos.
MODERNIZACIÓN DE AMBIENTES Y AREAS
2.4
Adecuación para modernización de ambientes de formación y diferentes áreas.
DOCUMENTOS ASOCIADOS
Normatividad
Reglamento Colombiano de Construcción Sismo Resistente - NSR-10. Ley 400 de 1997
Plan de Ordenamiento Territorial
RETIE Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas de 2013
RAS Reglamento Técnico del Sector Agua Potable y Saneamiento Básico Año 2000
Ley 142 de Servicios Públicos de 1994
GIL-P-010 V.01
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Inicio
1. Validar lineamientos y priorizar
necesidades de construcciones,
adecuaciones y mantenimientos
2. Verificar del reporte de
necesidades priorizadas de
construcciones, adecuaciones y
mantenimientos
Validación de los lineamientos establecidos en el procedimiento definidos a partir del
segundo semestre del año anterior de la vigencia a ejecutar; para la realización del POA a
nivel Nacional con respecto a las construcciones, adecuaciones y mantenimientos.
Los Directores de las regionales y los subdirectores se reúnen cada uno con su equipo de
trabajo y priorizan las necesidades de acuerdo a las generalidades establecidas en el
procedimiento y por medio de un acta de concertación las envían al Grupo de Planeación
para la consolidación del POA.
El Grupo de Construcciones de la Dirección General recibe de la consolidación realizada por
la Oficina de Planeación con respecto a las necesidades de construcciones, adecuaciones y
mantenimientos el reporte de necesidades, para que estas sean verificadas por cada
regional. En la verificación se debe garantizar que ningún Centro de Formación se quede sin
recursos para mantenimiento, buscando la optimización de recursos y la atención a las
necesidades básicas de las edificaciones y Centros, esta verificación es realizada por los
apoyos del grupo de construcciones de la Dirección Administrativa y Financiera. En la
verificación de las necesidades de los centros y regionales se asegura que las necesidades
priorizadas estén definidas e identificadas en el plan operativo, se revisa la correcta
Priorización y definición de prioridades para cada regional y cada centro de formación
donde se define el gasto o rubro presupuestal para cada uno.
Directores de área Dirección
General, Directores Regionales
y Subdirectores de Centros de
Formación
Acta de Concertación
Directo(a) Administrativa y
Financiera
Coordinador del Grupo de
construcciones
Reporte del Plan
Operativo Anual (POA)
con respecto a las
construcciones,
adecuaciones y
mantenimientos.
Actas de Reunión
El Director Administrativo y Financiero expide Resolución donde identifica la Asignación de
recursos a las regionales y centros de formación teniendo en cuenta los lineamientos para
la asignación de los recursos y la distribución definidos en las generalidades de este
procedimiento. Una vez asignado los recursos se envía la Resolución a los ordenadores del
gasto de las regionales y centros de formación
Directo(a) Administrativa y
Financiera
Resolución
La Regional y los Centros de Formación; una vez recibido la Resolución de asignación de
recursos por parte del Director Administrativo y Financiero, deberá iniciar de inmediato, los
procesos de contratación respectivos, realizan los estudios previos, especificaciones
técnicas, CDP, presupuestos, estudios de mercado y lo envían al Grupo de Construcciones
de la Dirección General.
Director Regional ,
Subdirectores de Centro
Ordenador del Gasto
C.I. Por Radicar
El Director Administrativo y Financiero recibe todas las necesidades y se las traslada al
Coordinador del Grupo de Construcciones de la Dirección Administrativa y Financiera de la
Dirección General.
3. Asignar los Recursos a las
necesidades
4. Enviar documentación de
contratación al Grupo de
Construcciones de la Dirección
NO
¿Los bienes
entregados cumplen
con las cantidades
y/o especificaciones
técnicas?
SI
El grupo de Construcciones de la Dirección Administrativa y Financiera, recibe los
documentos técnicos asigna el caso a un profesional del área para que se estudie y emita
concepto técnico y Financiero a los proyectos.
Mediante C.I. por radicar el Coordinador del grupo de Contracciones informa el resultado
del Concepto Técnico y Financiero.
Si el resultado es Favorable se puede realizar la contratación sin inconvenientes teniendo
en cuenta lo estipulado por el Manual Contratación Administrativa, de lo contrario si es
desfavorable los Ordenadores del Gasto deberán realizar nuevamente la validación y enviar
la documentación al Grupo de Construcciones para emitir nuevamente un concepto
técnico.
Coordinador del Grupo de
Construcciones
C.I. Por Radicar del
Concepto Técnico
Proceso Gestión
Contractual
Fin
GIL-P-010 V.01