INSTRUCTIVO PARA LA PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL

Sistema Integrado de Gestión Administrativa
SIGA PpR V 5.2.1.B
INSTRUCTIVO PARA LA PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL 2011
UTILIZANDO EL SIGA-MEF
Introducción
Se emite el presente Instructivo, con la finalidad de proporcionar al Usuario una guía
práctica de requerimientos y procedimientos claros, que le permita realizar la
Programación del Cuadro de Necesidades 2011 para Metas Estratégicas, desde el
Módulo de Presupuesto por Resultados – PpR.
Se puede realizar la Programación Presupuestal del año 2011 a partir de la versión
5.2.1 del Módulo SIGA-PpR y del SIGA-ML.
Procedimiento
El procedimiento que se debe realizar es el siguiente:
En el M ódulo de Logística:
1.
M
-
F
E
Configurar el Año de Programación.
Ingresar a Tablas  Parámetros Opción Parámetros Ejecutora.
A
G
I
S
_
C
C
En dicha ventana, registrar el año de Programación del Cuadro de Necesidades
para el 2011 y grabar. En el Campo Control de Fase de Cuadro de Necesidades,
debe indicar obligatoriamente la alternativa 1) Fase Requerido.
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2.
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Copiar la información base
Ingresar con el usuario ADMIN y seleccionar lo siguiente:
Primero: Tablas  Copia Parámetros por Año, para realizar la copia de
parámetros del 2010 al 2011. Seleccionar los parámetros que se
requiere y Grabar.
M
-
F
E
Segundo: Tablas  Configurar Programación, para realizar la copia de las metas
y establecimientos del año 2010 al 2011. Seleccionar los parámetros
que se requiere y Grabar.
A
G
I
S
_
C
C
3.
Verificar la copia de parámetros
Si después de realizar la copia de Parámetros (Paso 2) aparece el mensaje: Ya
existen metas propuestas la entidad deberá realizar el proceso de eliminación
de toda la programación realizada para el año 2011, de lo contrario no se
garantiza el normal funcionamiento del Sistema.
Es necesario aclarar que antes de realizar el proceso de eliminación, el Usuario
deberá coordinar antes con su Residente PpR para que éste verifique si amerita o
no dicho proceso.
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F
E
La eliminación se podrá realizar utilizando el Módulo de PpR, en la opción
Programación  Carga del Cuadro de Necesidades.
M
-
En dicha ventana, al seleccionar el botón
el Sistema
mostrará un mensaje de confirmación indicando que existe información registrada
en la programación y que eliminará toda la información del año 2011.
A
G
I
S
La eliminación incluye lo registrado en el Cuadro de Necesidades para Metas
Estratégicas y Programáticas, Metas Propuestas, Centros de Costo, Metas por
Centro de Costo, Tareas, Tareas por Centro de Costo, Techo Presupuestal, entre
otros.
Luego de realizar la eliminación, se debe regresar al Paso 2 del presente
instructivo.
4.
_
C
C
Copiar el Catálogo del año anterior.
En el Módulo de Logística ingresar a Tablas  Catálogo de Bienes y Servicios.
Seleccionar el botón Catálogo Precio.
Se mostrará la ventana Registro de Precios Estimados para Catálogo, en ella el
Usuario debe dar clic en el botón Copia de Año Anterior.
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Se mostrará un mensaje de confirmación, al cual se dará clic en SI.
M
-
F
E
Luego, el Sistema enviará el siguiente mensaje, al que se dará Aceptar.
A
G
I
S
Seguidamente, presentará un mensaje de información.
_
C
C
Finalmente, mostrará los registros correspondientes.
Se recomienda actualizar los precios estimados en esta etapa.
Si el Usuario desea realizar en el Módulo de PpR la copia de Cuadro de
Necesidades de data DEMO, debe actualizar manualmente los precios estimados
de DEMO a la DATA DE PRODUCCION. Esto permitirá procesar masivamente la
actualización de datos en la Carga de kit Actualizado – Paso 17.
5.
Verificar la Copia de Metas Aprobadas 2010 a Metas Propuestas 2011.
Ingresar a Tablas  Parámetros  Meta Propuesta/Aprobada.
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Seleccionar el Año 2010, filtrar por Metas Estratégicas y verificar el Total de
Registros (En el presente ejemplo son 33 registros).
A
G
I
S
M
-
F
E
Luego, en Metas Propuestas 2011 Filtrar el Año y la fase Requerido y seleccionar
sólo las Metas Estratégicas. Fijarse la cantidad de registros (En el presente
ejemplo son 33 registros).
_
C
C
La cantidad de registros para el 2010 (Fase Aprobado), debe ser similar a la
cantidad de registros para el 2011 (Fase Requerido).
6.
Verificar la Creación de las Tareas Comunes
En el Módulo de Logística ingresar a Tablas  Datos Generales  Logística.
Verificar que sólo existan las Tareas Comunes.
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7.
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Insertar Centros de Costo principales y dependientes
Ingresar a Programación  Cuadro de Necesidades  Registro CN por Centro
de Costo.
A
G
I
S
M
-
F
E
Insertar todos los Centros de Costo principales y dependientes.
_
C
C
En el M ódulo de PpR :
8.
Cargar Sub Finalidades: Generación de Tareas Estratégicas
Ingresar a Tablas  Carga/Consulta de Sub Finalidades
El listado se mostrará vacío. Luego dar clic en Carga de Sub Finalidades
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Seleccionar en la ruta del ejecutable el archivo txt_sub_finalidad.rar.
A
G
I
S
M
-
F
E
Al finalizar la carga, verificar que se muestre el mensaje “Proceso Concluido con
Éxito”. En caso contrario se debe volver a intentar y de persistir el problema se
debe notificar a su Residente PpR.
Terminado el proceso, se muestran las Sub Finalidades cargadas.
_
C
C
En el M ódulo de Logística:
9.
Verificar la generación de las Tareas Estratégicas
Ingresar a Tablas  Datos Generales  Logística
.
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Verificar que se hayan cargado las Tareas Estratégicas.
En el M ódulo de PpR :
M
-
10. Cargar los Establecimientos de Salud
Ingresar a Tablas  Establecimientos de Salud por Sede.
A
G
I
S
F
E
Dar clic en Carga Establecimientos.
_
C
C
Seleccionar en la ruta
txt_establec_salud.rar.
del
ejecutable
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del
SIGA-PpR,
el
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archivo
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F
E
Una vez terminado el proceso de carga, debe mostrarse el mensaje “Proceso
Concluido con Éxito”.
Luego, los datos se recuperan en la siguiente ventana. Se puede observar que se
agregó el Código RENAES y el Estado del Establecimiento pasó a Validado (V).
A
G
I
S
M
-
_
C
C
11. Verificar la Copia de Metas por Centro de Costo
Ingresar a Tablas  Asignación de Centro de Costo por Meta.
La columna que lleva por título #CC indica el número de Centros de Costo
asignados a las Metas Propuestas. Cuando contengan como mínimo un Centro de
Costo, se mostrarán de color verde. En caso no contenga ningún Centro de Costo
será en color Rojo.
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12. Asignar Tareas por Centro de Costo
Ingresar a Tablas  Asignación de Centro de Costo por Meta.
A
G
I
S
M
-
F
E
Para las Unidades Ejecutoras que han trabajado el Cuadro de Necesidades del
2010 deben usar el botón 4) Copia del Año Anterior, el cual asigna Tareas a los
Centros de Costo en el 2011, similar a lo realizado el 2010, aplicándose sólo para
Centros de Costo creados a partir de Establecimientos de Salud y para las Sub
Finalidades válidas para el 2011.
_
C
C
Se puede asignar masivamente Sub Finalidades (Tareas) a los Establecimientos
de Salud (Centros de Costo), utilizando el botón
, el cual
solicitará seleccionar en la ruta del ejecutable, el archivo txt_subfin_x_categ.rar.
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Esto permitirá asignar las Sub Finalidades a los Establecimientos de Salud según
la categoría señalada por el ente rector.
F
E
IMPORTANTE:
Para que se realice con éxito la Copia de Cuadro de Necesidades de la data
DEMO o Producción 2010 (copia completa de la información), se recomienda que
antes de realizar el proceso (Ver Paso 14) el Usuario verifique que todos los
centros de costo se encuentren asignados por finalidad de acuerdo a la
programación DEMO o Producción 2010.
M
-
De no mostrar todos los centros de costo, el Usuario deberá insertarlos de manera
masiva o manual, indicando la fuente de financiamiento y la subfinalidad, tal como
se muestra en la siguiente pantalla:
A
G
I
S
_
C
C
13. Copiar KITs del Año Anterior
Ingresar Paquetes  Carga de Paquetes.
Realizar la Copia de KITs del Año Anterior, ejecutando el botón
. El
proceso demorará un poco, pero trasladará la personalización de KITs por
Categoría y por EESS. Asimismo, mantiene la configuración o personalización de
kits por Categoría que servirá como base para la programación 2011.
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Una vez terminado el proceso, debe mostrarse el mensaje “Proceso realizado con
éxito”, de lo contrario se debe notificar a su Residente PpR.
F
E
Una forma de verificar si la carga se hizo correctamente es cuando el botón queda
inactivado. Eso quiere decir que ya existen ítems para los KITs para el año de
programación.
A
G
I
S
M
-
14. Copiar el Cuadro de Necesidades del Año Anterior
Ingresar a Programación  Carga Cuadro de Necesidad.
_
C
C
Las Metas mostradas corresponden a la fase Requerido del año de Programación,
el mismo que se señala en el filtro Año.
El Usuario debe decidir el ORIGEN de los datos; el cual puede ser la base de
datos Demo o Producción (Filtro Datos), en la fase que se seleccione: Requerido,
Programado o Aprobado (Filtro Fase).
Ambas decisiones dependen del origen de datos del cual se desea traer la data
del año 2010. Lo que se va a traer es el Cuadro de Necesidades y las Metas
Físicas para las Metas Estratégicas.
El objetivo de esta ventana es realizar las equivalencias entre las Metas de la
base de datos Origen del año 2010 con las Metas de la base de datos Producción
de la fase Requerido del año 2011.
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Las equivalencias se realizan considerando el Programa Estratégico y la
Finalidad, para Metas Estratégicas solamente.
Luego se sugiere seleccionar el botón
presentar tres casos:
, para lo cual se pueden
a) En ambos años existe una Meta para cada finalidad.
b) En el 2010 existe más de una Meta. En este caso se debe seleccionar la que
corresponda. La información registrada para la otra Meta no será copiada.
c) No se puede hacer la equivalencia, pues la Meta sólo existe en unos de los dos
años. De existir la Meta sólo en la data origen, la información registrada para
esta Meta no será copiada, por no tener equivalente.
F
E
Sólo copiará el Cuadro de Necesidades de aquellos Centros de Costo que en
Origen y Destino estén asignados a las Finalidades y Sub finalidades que le
correspondan.
A
G
I
S
M
-
_
C
C
15. Verificar la Copia del Cuadro de Necesidades del Año Anterior
Ingresar a Programación  Programación de Meta Estratégica.
Ubicarse en el año 2010, filtrar un Establecimiento de Salud, en este caso
“Ascensión”, indicar filtro Total y capturar esta pantalla.
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F
E
Seguidamente, repetir este procedimiento en el año 2011 para el mismo
Establecimiento de Salud, y capturar la pantalla.
A
G
I
S
_
C
C
Se ha incorporado un nuevo
M
-
reporte en la opción “Carga de Cuadro de
Necesidad” icono imprimir
, el cual permitirá comprobar la copia ya que se
visualizará el origen, el destino y las diferencias de la información migrada y no
migrada.
En el M ódulo de Logística:
Otra forma de verificar es mediante un análisis personalizado de la copia del
Cuadro de Necesidades, para ello en el Módulo de Logística el Usuario debe
ingresar a Programación  Cuadro de Necesidades (CN)  Autorización del C.N.
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Seguidamente dar clic en el icono
SIGA PpR V 5.2.1.B
.
A
G
I
S
Seleccionar el reporte Consolidado
Cantidades/Valores Mensual.
de
M
Cuadro
de
F
E
Necesidades
–
_
C
C
En la ventana Criterios de Selección, indicar todos los Tipos de Bienes y dar clic
en el ícono impresora.
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Luego, seleccionar el botón para la exportación de datos.
A
G
I
S
M
-
F
E
_
C
C
Seleccionar Excel avanzado e indicar la ruta y nombre del archivo Excel a
generarse.
Realizar estos pasos tanto en la data Origen, como Destino. Exportar a Excel
dichos reportes y filtrar sólo lo programado para Tareas tipo E, calcular el total y
comparar dicho importes.
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16. Actualizar los Datos
En el Módulo de Logística (Base de datos Producción), se debe actualizar los
precios estimados del Catálogo conforme a los precios trabajados en la Base de
Datos Origen. De lo contrario, éste puede generar diferencias. Lea también la
recomendación indicada en el Paso 4.
En el M ódulo de PpR :
17. Cargar KITs oficiales para el Año 2011
Ingresar a Paquetes  Carga de Paquetes.
Hacer clic en el botón
M
-
F
E
, para realizar la Actualización respectiva.
A
G
I
S
_
C
C
Seleccionar en la ruta del ejecutable el archivo txt_kit_maestro.rar.
Una vez realizado el proceso, el Sistema debe mostrar el mensaje “Proceso
Concluido con Éxito”, de lo contrario se debe notificar al Residente PpR de la
Entidad.
Una forma de verificar los cambios o recálculos realizados, es comparar el monto
total que se muestra en el Reporte “Consolidado de CN por Clasificador de Gasto”
(ubicado en el Sub módulo Reportes del Módulo de PpR) antes y después de
realizar la copia del Cuadro de Necesidades.
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Nota:
Cabe indicar que el proceso de Actualización de Kits demora debido a que el
Sistema, aparte de cargar los KITs nuevos o modificados, realiza cálculos que
pueden comprender cantidades y montos del Cuadro de Necesidades. Por lo que
se sugiere realizar esta operación al final del día o cuando haya poca
concurrencia de usuarios en el servidor de Base de Datos.
A partir de esta última carga del KIT maestro 2011, en el Módulo de PpR el
Usuario podrá:
 Insertar, modificar, activar, personalizar ítems nuevos, eliminar o retornarlo al
KIT base, si no lo desea.
 Modificar cantidad de Meta Física por Sede y Sub Finalidad.
 Registrar las cantidades de los ítems diferentes al tipo de Cálculo 4.
M
-
F
E
Asimismo, en el Módulo de Logística podrá insertar Gastos Generales, así como
modificar cantidades de ítems con Tipo de Cálculo diferentes al 4.
A
G
I
S
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C
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